KANSANELÄKELAITOS Terveysosasto Kuntoutusryhmä KELAN KUNTOUTUSKURSSIJÄRJESTELMÄN EXTRANET Muutosten tekeminen Aikataulujen ja yhteyshenkilötietojen muuttamisen käsikirja Sairausryhmäkohtaiset kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssit Ammatilliset kurssit Tules- ja Typo-Tules-kurssit ASLAK-kurssit Ryhmämuotoinen TYK-toiminta Palveluntuottajan ohjeet 20.1.2014
Sisällys 2 1 Kuntoutuskurssijärjestelmän Extranet... 1 1.1 Yleistä... 1 1.2 Yhteydenotto Extranetiin liittyvissä asioissa... 1 1.3 Extranetin aukiolo... 1 1.4 Extranetiin kirjautuminen, käsikirja ja käytön lopetus... 2 1.5 Extranetistä poistuminen... 4 2 Kurssijärjestelmän kurssit... 5 2.1 Hakutekijät... 5 2.2 Kurssiluettelo... 7 2.3 Kurssijärjestelmän extranetin kortit... 7 3 Kurssien aikataulujen ja yhteyshenkilötietojen muuttaminen... 8 3.1 Yhteistyötahot-kortin muutokset... 8 3.2 Jaksot-kortin muutokset... 10 2.5.1 Jaksot-kortin yhteyshenkilömuutokset... 11 2.5.2 Jaksot-kortin aikataulumuutokset... 11 2.5.2.1 Kurssille ei ole tehty vielä päätöksiä... 12 2.5.2.2 Kurssille on jo tehty päätöksiä... 13 2.5.3 Jaksot-kortin yhteyshenkilö- ja aikataulu muutokset samanaikaisesti... 13
1 Kuntoutuskurssijärjestelmän Extranet 1.1 Yleistä Tämä käsikirja antaa ohjeet sairausryhmäkohtaisten kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssien, ammatillisten kurssien, Tules-kurssien, ASLAK-kurssien ja ryhmämuotoisen TYKkuntoutuksen aikataulujen ja yhteyshenkilötietojen muuttamiseen. Sopimuksen saaneet palveluntuottajat (jäljempänä palveluntuottajat) tekevät itse kursseihin aikatauluja ja yhteyshenkilöitä koskevat muutokset suoraan Kelan kuntoutuskurssijärjestelmän Extranetiin (jäljempänä Extranet). Tehdyt muutokset kirjoittuvat suoraan Kelan tietokantaan. Kurssijärjestelmä perustuu ajan tasalla oleviin tietoihin. Kuntoutusryhmä tarkistaa palveluntuottajan tekemät muutokset ja ottaa yhteyttä palveluntuottajaan, jos muutoksissa on tarkennettavia asioita. Palveluntuottajan tulee seurata Kelan internetsivustoa www.kela.fi/kuntoutuspalvelut > Ajankohtaistiedotteet > Kurssit www.kela.fi/kuntoutuspalvelut > Kuntoutuksen palveluntuottajien ohjeet Niissä on tietoa mm. kurssien toimeenpanosta, extranetin aikatauluista ja muita tarkennettuja ohjeita. 1.2 Yhteydenotto Extranetiin liittyvissä asioissa Jos muutosten tekeminen ei onnistu tai muutosten tekemisestä on kysyttävää, niin palveluntuottaja voi lähettää kysymykset sähköpostitse terveysosaston kuntoutusryhmään osoitteella teosku_kurssimuutokset@kela.fi. Kysymyksiä ja kommentteja järjestelmän teknisestä toimivuudesta sekä kehittämisehdotuksia palveluntuottaja voi lähettää sähköpostitse osoitteella teoskujarjestelmat@kela.fi. 1.3 Extranetin aukiolo Järjestelmä on käytettävissä aikataulujen ja yhteystietojen muutosten tekemiseen joka päivä 24 tuntia. Poikkeavista käyttöajoista ilmoitetaan Kelan internetsivustolla www.kela.fi/kuntoutuspalvelut > Ajankohtaistiedotteet. Kela voi tilapäisesti keskeyttää tietojärjestelmän käytön jos se on välttämätöntä palvelun ylläpitämistä varten tarpeellisten huolto- ja korjaustoimenpiteiden vuoksi. Extranetin rekisteröintitapahtuman varoaika on 30 min. Tietoja rekisteröitäessä on hyvä tehdä välillä tallennus, jotta syötetyt tiedot eivät häviä.
2 1.4 Extranetiin kirjautuminen, käsikirja ja käytön lopetus Palveluntuottaja kirjautuu Extranetiin Kelan internetsivuston kautta www.kela.fi/kuntoutuspalvelut > Kurssit > Kuntoutuskurssijärjestelmä, mistä löytyvät ohjeet järjestelmään kirjautumiseen. Tunnistautuminen Extranetiin tapahtuu Verohallinnon hallinnoiman Katso-tunnistuksen välityksellä. Palveluntuottaja hallinnoi itse omien Extranetin käyttäjien tunnistautumista Katsotunnistuksen kautta. Ohjeet löytyvät Verohallinnon internet-sivustolta (www.vero.fi/katso). Jokaisen palveluntuottajan toimipiste on oma erillinen palveluntuottaja Extranetissä, esim. Kuntoutuskeskus Oy / X-kurssikeskus ja Kuntoutuskeskus Oy / Y-kurssikeskus. Palveluntuottajan on valittava se palveluntuottaja/toimipiste, minkä tarjous on hyväksytty.
3 Olet kirjautunut kuntoutuskurssijärjestelmään ja kurssijärjestelmän aloitussivu avautuu. Vasemmasta navigaattorista on saatavissa tämä Extranetin käsikirja Muutosten tekeminen -pdfversiona. Ruotsinkielistä käsikirjaa voi myöhemmin tiedustella kuntoutusryhmästä.
4 1.5 Extranetistä poistuminen Extranetistä poistutaan Kuntoutuskurssijärjestelmä / Aloitus sivun oikeassa navigaattorissa olevaa Lopetus -painiketta klikkaamalla. Klikkaa Kirjaudu ulos -linkkiä. Saat ilmoituksen uloskirjautumisesta. Olet kirjautunut ulos, selaimen voi sulkea.
5 2 Kurssijärjestelmän kurssit 2.1 Hakutekijät Kurssien tarkistaminen ja täydentäminen aloitetaan navigointipalkissa olevilla toiminnoilla. Kurssien haku -valinnalla etsitään ne kurssit, jos kurssinumero ei ole tiedossa Kurssinumero -valinnalla löydetään ne kurssit, joissa kurssinumero on tiedossa.
Pakollisia hakutekijöitä ovat: Alkupäivä-Loppupäivä kenttä, johon kirjoitetaan aikaväli 01.01.20vv 31.12.20vv, jolla kurssit haetaan. (Mukaan tulevat kurssit, joiden ensimmäisen jakson alkamispäivä on annetulla aikavälillä.) 6 Kuntoutusmuoto, josta valitaan Kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssit tai ASLAK-kurssit Ratkaisun tila valikko, josta valitaan hyväksytty. Valitse budjetoiva alue valikosta valitaan Kaikki tai yksi alue seuraavasti: Sairausryhmäkohtaisissa kursseissa valitaan o valtakunnallisissa kursseissa Kuntoutusryhmä ja alueellisissa kursseissa Pohjois-Suomi, Länsi-Suomi, Itä-Suomi tai Etelä-Suomi ASLAK- kursseissa ja Tyk-ryhmissä valitaan o valtakunnallisissa kursseissa Kuntoutusryhmä ja alueellisissa kursseissa Pohjois-Suomi, Länsi-Suomi (vanha), Itä-Suomi, Lounais-suomi (vanha) tai Etelä-Suomi Tules-kursseissa ja Typo-tules-kursseissa valitaan o alueellisissa kursseissa Pohjois-Suomi, Länsi-Suomi (vanha), Itä-Suomi Lounais-suomi (vanha) tai Etelä-Suomi ja ruotsinkielisissä kursseissa Kuntoutusryhmä Ammatillisissa kursseissa valitaan o suomenkielisissä alueellisissa kursseissa HYKS, KYS, OYS, TAYS tai TYKS ja ruotsinkielisissä kursseissa Kuntoutusryhmä. Lisäksi hakua voidaan täsmentää esimerkiksi seuraavilla valinnoilla: Valitse hankintatapa valikko, josta valitaan Tarjouskilpailu, jos on tarjouskilpailulla hankittu kurssi. Valitse erillisseuranta valikko, josta valitaan seuraavasti: Sairausryhmäkohtaisissa kursseissa voidaan jättää oletus Kaikki kurssit. Jos halutaan erikseen mielenterveyskurssit, valikosta valitaan Mielenterveyskurssit. Jos halutaan erikseen työelämästä poissaolevien kurssit, valikosta valitaan Typo-kurssit. Ammatillisissa kursseissa valikosta valitaan Ammatilliset kurssit. Työelämässä olevien Tules-kursseissa valikosta valitaan Tules-kurssit Valitse kurssin laji valikko, josta valitaan Kaikki kurssit tai yksi laji. Valitse kuntoutusperuste valikko, josta valitaan Kaikki kuntoutusperusteet tai yksi kuntoutusperuste. Valitse sairaus valikko, josta valitaan Kaikki sairaudet tai yksi sairaus. Valitse ammattiala-valikko, josta valitaan ASLAK-kursseissa tai Tyk-ryhmissä Kaikki ammatit tai yksi ammattiala.
7 2.2 Kurssiluettelo Suorita haku -valinnan jälkeen tapahtuma muodostaa annettujen hakutekijöiden mukaisesti kurssiluettelon, josta kurssi voidaan valita kurssi katseltavaksi tai täydennettäväksi. Kurssi valitaan katseltavaksi tai täydennettäväksi klikkaamalla kurssinumeron edessä olevaa valintamerkkiä ja klikkaamalla Valitse -painiketta. Kurssin nimi toimii linkkinä, josta päästään katsomaan kurssin tietoja. Kortin alareunapainikkeet: Valitse -painikkeella suoritetaan kurssin haku. Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle. 2.3 Kurssijärjestelmän extranetin kortit Kurssijärjestelmään monistettu tai kopioitu kurssi sisältää sekä palveluntuottajan tarjouksessaan antamia tietoja että Kelan viemiä tietoja. Kurssit näkyvät Internetissä Kelan sivustolla www.kela.fi/kuntoutuskurssihaku. Kurssi sisältää seuraavat extranetin kortit Perustiedot Yhteistyötahot Jaksot Sisältö Henkilöstö Ohjelma/Ryhmä Ohjelma/Yksilö Hinnat Palveluntuottaja voi korjata vain Yhteistyötahot- ja Jaksot-korttien tietoja.
8 3 Kurssien aikataulujen ja yhteyshenkilötietojen muuttaminen 3.1 Yhteistyötahot-kortin muutokset
9 Palveluntuottaja voi tehdä muutoksia seuraaviin kenttiin: Yhteyshenkilön nimi Puhelin Sähköpostiosoite Faksi Palveluntuottaja tekee Yhteistyötahot-kortille tarvittavat korjaukset/muutokset. Palveluntuottaja etenee sen jälkeen painamalla Yhteistyötahot-kortin alalaidassa olevaa painiketta Muutosilmoitus, josta avautuu Muutosilmoitus-sivu. Muutosilmoitussivulla näytetään palveluntuottajan kaikki kurssit, joissa on toteutuspäiviä kuluvasta päivästä eteenpäin. Palveluntuottaja valitsee kurssivalikosta ne kurssit, joita Yhteistyötahot-kortille kirjoitetut muutokset koskevat. Kurssivalikossa on ensimmäisenä ja valmiiksi merkittynä se kurssi, johon palveluntuottaja on kirjoittanut muutokset. Muut kurssit ovat valikossa kurssinumerojärjestyksessä. Sivulla on valitse kaikki ja poista valinnat -toiminnot (linkkeinä listan yläpuolella). Toiminnoilla voidaan valita kaikki kurssit yhdellä kertaa valituiksi tai poistaa valinnat näytön valintaruuduista. Poista valinnat jättää ylhäältä lukien ensimmäisen ruudun valituksi, koska siinä on kurssi, jonka muutosilmoitusta alun pitäen lähdettiin tekemään. Kortin alareunapainikkeet: Tallenna-painikkeella muutos tallentuu tietokantaan ja se näkyy kurssin/kurssien tiedoissa. Sivun ylälaitaan tulee ilmoitus: Muutosilmoitus tallennettiin seuraaville kursseille: Kaksoispisteen perään tulee lista kurssin numeroista ja nimistä. Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle. Paluu-painikkeella palataan kurssin tietoihin.
3.2 Jaksot-kortin muutokset 10
11 2.5.1 Jaksot-kortin yhteyshenkilömuutokset Palveluntuottaja voi tehdä muutoksia seuraaviin yhteystieto -kenttiin: Paikan yhteyshenkilö Puhelin Sähköpostiosoite Faksi Jos palveluntuottaja tekee muutoksia vain edellä mainittuihin kenttiin, käsittely etenee Jaksot-kortin alalaidassa olevalla painikkeella Muutosilmoitus samalla tavalla kuin Yhteistyötahot-kortille tehtyjen muutosten käsittely. 2.5.2 Jaksot-kortin aikataulumuutokset Palveluntuottaja voi tehdä muutoksia seuraaviin kurssin aikaa koskeviin kenttiin: Hakuaika päättyy (vain esivalinnan sisältävät kurssit) Kuntoutujan jaksojen ajat Omaisten jaksojen ajat Kuntoutujan ajat Palveluntuottaja vie uuden ajan Kuntoutujan jaksojen ajat kenttään vanhan jakson ajan päälle. Rajoitukset Kurssin ensimmäisen jakson aikaa ei voi muuttaa seuraavalle vuodelle. Jaksojen pituutta, järjestystä, määrä, toteutusmuotoa ja vuorokausimäärää ei voi muuttaa. Jaksojen määrän ja jaksojen välin tulee noudattaa standardia. Jos kurssijärjestelmään on viety ns. teknisiä aikoja, palveluntuottaja ei pysty muuttamaan niitä. Tällöin korjattavat ajat ilmoitetaan kuntoutusryhmään. Omaisten ajat Pari- ja perhekursseissa omaisen aika muuttuu automaattisesti kun on muutettu kuntoutujan aikoja. Osittaisissa perhekursseissa palveluntuottaja korjaa omaisten ajat, jos niihin tulee muutoksia kuntoutujan aikojen lisäksi. Jos palveluntuottaja tekee aikamuutoksia osittaisen perhekurssin kuntoutujan aikoihin, mutta ei omaisen aikoihin, tulee huomautus: Kurssi on aikuisten tai lasten ja nuorten osittainen perhekurssi. Muutit kuntoutujan aikoja mutta et omaisen aikoja..
12 Muutosten tekeminen Palveluntuottaja tekee Jaksot-kortille tarvittavat korjaukset/muutokset. Palveluntuottaja etenee sen jälkeen painamalla Jaksot-kortin alalaidassa olevaa painiketta Muutosilmoitus, josta avautuu Muutosilmoitus-sivu. Jakson aikoja koskevassa muutosilmoituksessa avautuu Sitoumus-sivu. 2.5.2.1 Kurssille ei ole tehty vielä päätöksiä Jos kurssille ei ole tehty päätöksiä ja palveluntuottaja tekee Jaksot-kortilla muutoksia edellä mainittuihin kenttiin, Jaksot-kortin alalaidan painikkeesta Muutosilmoitus avautuu Sitoumus-sivu. Sivulla on ilmoitus: Tekemämme jaksomuutos toteutetaan palvelulinjakohtaisen standardin jaksotusta koskevien määräaikojen mukaisesti. Sitoumus-sivulle merkitään rasti (pakollinen) ja kirjoitetaan seuraavat tiedot: Palveluntuottajan edustajan nimi (pakollinen) Puhelinnumero (pakollinen) Sähköposti (pakollinen) Kortin alareunapainikkeet: Tallenna-painikkeella muutos tallentuu tietokantaan. Sivun ylälaitaan tulee ilmoitus Jaksojen muutokset on tallennettu. Paluu-painikkeella palataan kurssin tietoihin.
13 2.5.2.2 Kurssille on jo tehty päätöksiä Jos kurssille on tehty jo päätöksiä, Sitoumus-sivulla on ilmoitus: Kurssilla on jo päätöksiä. Olen palveluntuottajan edustajana ollut yhteydessä kuntoutujiin ja he ovat hyväksyneet jaksomuutoksen. Tekemämme jaksomuutos toteutetaan palvelulinjakohtaisen standardin jaksotusta koskevien määräaikojen mukaisesti. Sitoumus-sivulle merkitään rasti (pakollinen) ja kirjoitetaan seuraavat tiedot: Palveluntuottajan edustajan nimi (pakollinen) Puhelinnumero (pakollinen) Sähköposti (pakollinen) Kortin alareunapainikkeet: Tallenna-painikkeella muutos tallentuu tietokantaan. Sivun ylälaitaan tulee ilmoitus Jaksojen muutokset on tallennettu. Paluu-painikkeella palataan kurssin tietoihin. 2.5.3 Jaksot-kortin yhteyshenkilö- ja aikataulu muutokset samanaikaisesti Jos palveluntuottaja tekee samanaikaisesti sekä yhteyshenkilö että aikataulumuutoksia, käsittely etenee alalaidassa olevalla painikkeella Muutosilmoitus samalla tavalla kuin jaksojen aikataulumuutosten käsittely