KELAN KUNTOUTUSKURSSIJÄRJESTELMÄN EXTRANET

Transkriptio

1 KANSANELÄKELAITOS Etuuspalvelujen lakiyksikkö Työ- ja toimintakykyetuuksien osaamiskeskus Kuntoutuspalvelujen ryhmä KELAN KUNTOUTUSKURSSIJÄRJESTELMÄN EXTRANET Muutosten tekeminen Aikataulujen, yhteyshenkilö- ja henkilöstötietojen muuttamisen käsikirja Sairausryhmäkohtaiset kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssit Ammatilliset kurssit Tules- ja Typo-Tules-kurssit OPI-kurssit KIILA-kurssit ASLAK-kurssit Ryhmämuotoinen TYK-toiminta Palveluntuottajan ohjeet

2 2 Sisällys 1 Kuntoutuskurssijärjestelmän Extranet Yleistä Yhteydenotto Extranetiin liittyvissä asioissa Extranetin aukiolo Extranetiin kirjautuminen, käsikirja ja käytön lopetus Extranetistä poistuminen Kuntoutuskurssijärjestelmän kurssit Hakutekijät Kurssiluettelo Kurssijärjestelmän extranetin kortit Kurssien aikataulujen, yhteyshenkilö- ja henkilöstötietojen muuttaminen Yhteistyötahot-kortin muutokset Jaksot-kortin muutokset Jaksot-kortin yhteyshenkilömuutokset Jaksot-kortin aikataulumuutokset Kurssille ei ole tehty vielä päätöksiä Kurssille on jo tehty päätöksiä Jaksot-kortin yhteyshenkilö- ja aikataulu muutokset samanaikaisesti Henkilöstö-kortin muutokset... 15

3 1 Kuntoutuskurssijärjestelmän Extranet 1.1 Yleistä Tämä käsikirja antaa ohjeet sairausryhmäkohtaisten kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssien, ammatillisten kurssien, Tules- ja Typo-Tules-kurssien, OPI-kurssien, KIILA-kurssien, ASLAK-kurssien ja ryhmämuotoisen TYK-kuntoutuksen aikataulujen, yhteyshenkilö- ja henkilöstötietojen muuttamiseen. Muutostietojen vieminen koskee vain hyväksyttyjä kursseja. Viety muutos tulee näkyviin vain kyseisen vuoden kursseihin. Muutoskorjaus pitää tehdä vuosittain kursseihin. Henkilöstön muutosten tekemisestä on lisäksi ohjeita internetissä kohdassa > Muutoksista ilmoittaminen. Sopimuksen saaneet palveluntuottajat (jäljempänä palveluntuottajat) tekevät itse kursseihin aikatauluja, yhteyshenkilöitä ja henkilöstöä koskevat muutokset suoraan Kelan kuntoutuskurssijärjestelmän Extranetiin (jäljempänä Extranet). Tehdyt muutokset kirjoittuvat suoraan Kelan tietokantaan. Kurssijärjestelmä perustuu ajan tasalla oleviin tietoihin. Kelassa tarkistetaan palveluntuottajan tekemät muutokset ja otetaan yhteyttä palveluntuottajaan, jos muutoksissa on tarkennettavia asioita. Palveluntuottajan tulee seurata Kelan internetsivustoa > Ajankohtaistiedotteet > Kurssit > Kuntoutuksen palveluntuottajien ohjeet Niissä on tietoa mm. kurssien toimeenpanosta, extranetin aikatauluista ja muita tarkennettuja ohjeita. 1.2 Yhteydenotto Extranetiin liittyvissä asioissa Jos muutosten tekeminen ei onnistu tai muutosten tekemisestä on kysyttävää, niin palveluntuottaja voi lähettää kysymykset sähköpostitse Kelaan osoitteella Kysymyksiä ja kommentteja järjestelmän teknisestä toimivuudesta sekä kehittämisehdotuksia palveluntuottaja voi lähettää sähköpostitse osoitteella 1.3 Extranetin aukiolo Järjestelmä on käytettävissä aikataulujen, yhteyshenkilö- ja henkilöstötietojen muutosten tekemiseen joka päivä 24 tuntia. Poikkeavista käyttöajoista ilmoitetaan Kelan internetsivustolla > Ajankohtaistiedotteet. Kela voi tilapäisesti keskeyttää tietojärjestelmän käytön jos se on välttämätöntä palvelun ylläpitämistä varten tarpeellisten huolto- ja korjaustoimenpiteiden vuoksi. Extranetin rekisteröintitapahtuman varoaika on 30 min. Tietoja rekisteröitäessä on hyvä tehdä välillä tallennus, jotta syötetyt tiedot eivät häviä.

4 2 1.4 Extranetiin kirjautuminen, käsikirja ja käytön lopetus Palveluntuottaja kirjautuu Extranetiin Kelan internetsivuston kautta > Kurssit > Kuntoutuskurssijärjestelmä, mistä löytyvät ohjeet järjestelmään kirjautumiseen. Tunnistautuminen Extranetiin tapahtuu Verohallinnon hallinnoiman Katso-tunnistuksen välityksellä. Palveluntuottaja hallinnoi itse omien Extranetin käyttäjien tunnistautumista Katsotunnistuksen kautta. Ohjeet löytyvät Verohallinnon internet-sivustolta ( Jokaisen palveluntuottajan toimipiste on oma erillinen palveluntuottaja Extranetissä, esim. Kuntoutuskeskus Oy / X-kurssikeskus ja Kuntoutuskeskus Oy / Y-kurssikeskus. Palveluntuottajan on valittava se palveluntuottaja/toimipiste, minkä voimassa olevan sopimuksen mukaista kurssia halutaan muuttaa.

5 3 Olet kirjautunut kuntoutuskurssijärjestelmään ja kurssijärjestelmän aloitussivu avautuu. Vasemmasta navigaattorista on saatavissa tämä Extranetin käsikirja Muutosten tekeminen -pdfversiona. Ruotsinkielistä käsikirjaa voi tiedustella sähköpostitse

6 4 1.5 Extranetistä poistuminen Extranetistä poistutaan Kuntoutuskurssijärjestelmä / Aloitus sivun oikeassa navigaattorissa olevaa Lopetus -painiketta klikkaamalla. Klikkaa Kirjaudu ulos -linkkiä. Saat ilmoituksen uloskirjautumisesta. Olet kirjautunut ulos, selaimen voi sulkea.

7 5 2 Kuntoutuskurssijärjestelmän kurssit 2.1 Hakutekijät Kurssien hakeminen aloitetaan navigointipalkissa olevilla toiminnoilla. Kurssien haku -valinnalla etsitään ne kurssit, jos kurssinumero ei ole tiedossa. Kurssinumero -valinnalla löydetään ne kurssit, joissa kurssinumero on tiedossa.

8 Kurssien haku valinta: pakollisia hakutekijöitä ovat: Alkupäivä-Loppupäivä kenttä, johon kirjoitetaan aikaväli vv vv, jolla kurssit haetaan (mukaan tulevat kurssit, joiden ensimmäisen jakson alkamispäivä on annetulla aikavälillä). 6 Kuntoutusmuoto, josta valitaan Kuntoutus- ja sopeutumisvalmennuskurssit tai ASLAK-kurssit Ratkaisun tila valikko, josta valitaan Hyväksytty. Valitse budjetoiva alue valikko, josta valitaan Sairausryhmäkohtaisissa kursseissa o valtakunnallisissa suomen- ja ruotsinkielisissä kursseissa Kuntoutusryhmä o alueellisissa kursseissa ennen vuotta 2016 alkaneiden sopimuskausien kursseissa Pohjois-Suomi, Länsi-Suomi, Itä-Suomi tai Etelä-Suomi tai uusissa vuonna 2016 alkavissa sopimuskauden kursseissa HYKS, KYS, OYS, TAYS tai TYKS. ASLAK- kursseissa ja Tyk-ryhmissä o valtakunnallisissa kursseissa Kuntoutusryhmä o alueellisissa kursseissa Pohjois-Suomi, Länsi-Suomi (vanha), Itä- Suomi, Lounais-Suomi (vanha) tai Etelä-Suomi Tules-kursseissa ja Typo-Tules-kursseissa o Uusissa vuonna 2016 alkavissa sopimuskauden kursseissa HYKS, KYS, OYS, TAYS tai TYKS. Ruotsinkielisissä ja saamenkielisissä kursseissa valitaan Kuntoutusryhmä. Ennen vuotta 2016 alkaneissa alueellisissa kursseissa alueet ovat Pohjois-Suomi, Länsi-Suomi (vanha), Itä- Suomi Lounais-suomi (vanha) tai Etelä-Suomi. Ammatillisissa kursseissa o suomenkielisissä alueellisissa kursseissa HYKS, KYS, OYS, TAYS tai TYKS ja ruotsinkielisissä kursseissa Kuntoutusryhmä. Lisäksi hakua voidaan täsmentää esimerkiksi seuraavilla valinnoilla: Valitse hankintatapa valikko, josta valitaan Tarjouskilpailu. Valitse erillisseuranta valikko, josta valitaan seuraavasti: Sairausryhmäkohtaisissa kursseissa voidaan jättää oletus Kaikki kurssit. Jos halutaan erikseen mielenterveyskurssit, valikosta valitaan Mielenterveyskurssit. Jos halutaan erikseen työelämästä poissaolevien kurssit, valikosta valitaan Typo-kurssit tai Tules-kurssien osalta Typo-Tules-kurssit Työelämässä olevien Tules-kursseissa valikosta valitaan Tules-kurssit Ammatillisissa kursseissa valikosta valitaan Ammatilliset kurssit. Valitse kurssin laji valikko, josta valitaan Kaikki kurssit tai yksi laji. Valitse kuntoutusperuste valikko, josta valitaan Kaikki kuntoutusperusteet tai yksi kuntoutusperuste.

9 7 Valitse sairaus valikko, josta valitaan Kaikki sairaudet tai yksi sairaus. Valitse ammattiala-valikko, josta valitaan KIILA-kursseissa, ASLAK-kursseissa tai Tykryhmissä Kaikki ammatit tai yksi ammattiala. Kortin alareunapainikkeet: Suorita haku -painikkeella suoritetaan kurssien haku. Tyhjennä painike tyhjentää rekisteritapahtuman. Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle.

10 8 2.2 Kurssiluettelo Suorita haku -valinnan jälkeen tapahtuma muodostaa annettujen hakutekijöiden mukaisesti kurssiluettelon, josta kurssi voidaan valita kurssi katseltavaksi tai täydennettäväksi. Kurssi valitaan klikkaamalla kurssinumeron edessä olevaa valintamerkkiä ja klikkaamalla Valitse -painiketta. Kurssin nimi toimii linkkinä, josta päästään katsomaan kurssin tietoja. Kortin alareunapainikkeet: Valitse -painikkeella suoritetaan kurssin haku. Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle. Luettelotuloste/tarjous ja Luettelotuloste/kurssit painikkeet eivät ole käytössä. 2.3 Kurssijärjestelmän extranetin kortit Kurssijärjestelmään monistettu tai kopioitu kurssi sisältää sekä palveluntuottajan tarjouksessaan antamia tietoja että Kelan viemiä tietoja. Kurssit näkyvät Internetissä Kelan sivustolla Kurssi sisältää seuraavat extranetin kortit Perustiedot Yhteistyötahot Jaksot Sisältö Henkilöstö Ohjelma/Ryhmä (ei näy vuonna 2015 tai sen jälkeen hankituissa kursseissa) Ohjelma/Yksilö (ei näy vuonna 2015 tai sen jälkeen hankituissa kursseissa) Hinnat Palveluntuottaja voi korjata Yhteistyötahot-, Jaksot- ja Henkilöstökorttien tietoja.

11 9 3 Kurssien aikataulujen, yhteyshenkilö- ja henkilöstötietojen muuttaminen Tehty muutos näkyy vain kyseisen vuoden kurssissa. Muutos pitää tehdä uudestaan vuosittain. 3.1 Yhteistyötahot-kortin muutokset

12 10 Palveluntuottaja voi tehdä muutoksia seuraaviin kenttiin: Yhteyshenkilön nimi Puhelin Sähköpostiosoite Faksi Palveluntuottaja tekee Yhteistyötahot-kortille tarvittavat korjaukset/muutokset. Jos palveluntuottaja muuttaa yhteyshenkilöiden tietoja, on muistettava tehdä muutos vuosittain sekä Yhteistyötahotkortille että Jaksot-kortille kuntoutuspaikan yhteyshenkilötiedoissa. Palveluntuottaja etenee muutoksen tekemisen jälkeen painamalla Yhteistyötahot-kortin alalaidassa olevaa painiketta Lähetä muutosilmoitus, josta avautuu Muutosilmoitus-sivu. Muutosilmoitussivulla näytetään palveluntuottajan kaikki kurssit, joissa on toteutuspäiviä kuluvasta päivästä eteenpäin. Palveluntuottaja valitsee kurssivalikosta ne kurssit, joita Yhteistyötahot-kortille kirjoitetut muutokset koskevat. Kurssivalikossa on ensimmäisenä ja valmiiksi merkittynä se kurssi, johon palveluntuottaja on kirjoittanut muutokset. Muut kurssit ovat valikossa kurssinumerojärjestyksessä. Sivulla on valitse kaikki ja poista valinnat -toiminnot (linkkeinä listan yläpuolella). Toiminnoilla voidaan valita kaikki kurssit yhdellä kertaa valituiksi tai poistaa valinnat näytön valintaruuduista. Poista valinnat jättää ylhäältä lukien ensimmäisen ruudun valituksi, koska siinä on kurssi, jonka muutosilmoitusta alun pitäen lähdettiin tekemään. Kortin alareunapainikkeet: Tallenna-painikkeella muutos tallentuu tietokantaan ja se näkyy kurssin/kurssien tiedoissa. Sivun ylälaitaan tulee ilmoitus: Muutosilmoitus tallennettiin seuraaville kursseille: Kaksoispisteen perään tulee lista kurssin numeroista ja nimistä. Keskeytä -painike tyhjentää rekisteröintitapahtuman ja palaa aloitusnäytölle. Paluu-painikkeella palataan kurssin tietoihin.

13 3.2 Jaksot-kortin muutokset 11

14 Jaksot-kortin yhteyshenkilömuutokset Palveluntuottaja voi tehdä muutoksia seuraaviin yhteystieto -kenttiin: Paikan yhteyshenkilö Puhelin Sähköpostiosoite Faksi Jos palveluntuottaja tekee muutoksia vain edellä mainittuihin kenttiin, käsittely etenee Jaksot-kortin alalaidassa olevalla painikkeella Lähetä muutosilmoitus samalla tavalla kuin Yhteistyötahot-kortille tehtyjen muutosten käsittely. Tehty yhteyshenkilön muutos näkyy vain kyseisen vuoden kurssissa. Muutos pitää tehdä uudestaan vuosittain Jaksot-kortin aikataulumuutokset Palveluntuottaja voi tehdä muutoksia seuraaviin kurssin aikaa koskeviin kenttiin: Hakuaika päättyy (vain esivalinnan sisältävät kurssit) Kuntoutujan jaksojen ajat Omaisten jaksojen ajat Kuntoutujan ajat Palveluntuottaja vie uuden ajan Kuntoutujan jaksojen ajat kenttään vanhan jakson ajan päälle. Rajoitukset Kurssin ensimmäisen jakson aikaa ei voi muuttaa seuraavalle vuodelle. Jaksojen pituutta, järjestystä, määrä, toteutusmuotoa ja vuorokausimäärää ei voi muuttaa. Jaksojen määrän ja jaksojen välin tulee noudattaa standardia. Jos kurssijärjestelmään on viety ns. teknisiä aikoja, palveluntuottaja ei pysty muuttamaan niitä. Tällöin korjattavat ajat ilmoitetaan sähköpostilla Kelaan osoitteella Omaisten ajat Pari- ja perhekursseissa omaisen aika muuttuu automaattisesti kun on muutettu kuntoutujan aikoja. Osittaisissa perhekursseissa palveluntuottaja korjaa omaisten ajat, jos niihin tulee muutoksia kuntoutujan aikojen lisäksi. Jos palveluntuottaja tekee aikamuutoksia osittaisen perhekurssin kuntoutujan aikoihin, mutta ei omaisen aikoihin, tulee huomautus: Kurssi on aikuisten tai lasten ja nuorten osittainen perhekurssi. Muutit kuntoutujan aikoja mutta et omaisen aikoja..

15 13 Muutosten tekeminen Palveluntuottaja tekee Jaksot-kortille tarvittavat korjaukset/muutokset. Palveluntuottaja etenee sen jälkeen painamalla Jaksot-kortin alalaidassa olevaa painiketta Lähetä muutosilmoitus, josta avautuu Muutosilmoitus-sivu. Jakson aikoja koskevassa muutosilmoituksessa avautuu Sitoumus-sivu Kurssille ei ole tehty vielä päätöksiä Jos kurssille ei ole tehty päätöksiä ja palveluntuottaja tekee Jaksot-kortilla muutoksia edellä mainittuihin kenttiin, Jaksot-kortin alalaidan painikkeesta Lähetä muutosilmoitus avautuu Sitoumus-sivu. Sivulla on ilmoitus: Tekemämme jaksomuutos toteutetaan palvelulinjakohtaisen standardin jaksotusta koskevien määräaikojen mukaisesti. Sitoumus-sivulle merkitään rasti (pakollinen) ja kirjoitetaan seuraavat tiedot: Palveluntuottajan edustajan nimi (pakollinen) Puhelinnumero (pakollinen) Sähköposti (pakollinen) Kortin alareunapainikkeet: Tallenna-painikkeella muutos tallentuu tietokantaan. Sivun ylälaitaan tulee ilmoitus Jaksojen muutokset on tallennettu. Paluu-painikkeella palataan kurssin tietoihin.

16 Kurssille on jo tehty päätöksiä Jos kurssille on tehty jo päätöksiä, Sitoumus-sivulla on ilmoitus: Kurssilla on jo päätöksiä. Olen palveluntuottajan edustajana ollut yhteydessä kuntoutujiin ja he ovat hyväksyneet jaksomuutoksen. Tekemämme jaksomuutos toteutetaan palvelulinjakohtaisen standardin jaksotusta koskevien määräaikojen mukaisesti. Sitoumus-sivulle merkitään rasti (pakollinen) ja kirjoitetaan seuraavat tiedot: Palveluntuottajan edustajan nimi (pakollinen) Puhelinnumero (pakollinen) Sähköposti (pakollinen) Kortin alareunapainikkeet: Tallenna-painikkeella muutos tallentuu tietokantaan. Sivun ylälaitaan tulee ilmoitus Jaksojen muutokset on tallennettu. Paluu-painikkeella palataan kurssin tietoihin Jaksot-kortin yhteyshenkilö- ja aikataulu muutokset samanaikaisesti Jos palveluntuottaja tekee samanaikaisesti sekä yhteyshenkilö että aikataulumuutoksia, käsittely etenee alalaidassa olevalla painikkeella Lähetä muutosilmoitus samalla tavalla kuin jaksojen aikataulumuutosten käsittely

17 Henkilöstö-kortin muutokset Palveluntuottaja voi tehdä muutoksia seuraaviin kenttiin: Työryhmä / ammattinimike Työryhmä / erikoistumisala Erityistyöntekijät / ammattinimike Erityistyöntekijät / erikoistumisala Jos palveluntuottaja tekee Henkilöstö-kortille korjauksia/muutoksia, niiden pitää vastata kyseisen standardin palvelulinjan ja standardin yleisen osan määrityksiä ja kirjallisia ohjeita. Henkilöstön muutosten tekemisestä on lisäksi ohjeita internetissä kohdassa Muutos tehdään ennen kurssin ja ryhmämuotoisen Tyk-kuntoutuksen alkamista. Jos kyseessä on jaksotettu kurssi ja ryhmämuotoinen Tyk-kuntoutus, muutostiedon korjaus tehdään vain silloin, kun se koskee kaikkia jaksoja. Yksittäisen jakson osalta ei tehdä muutosta. Palveluntuottaja etenee korjausten jälkeen painamalla Henkilöstö-kortin alalaidassa olevaa painiketta Lähetä muutosilmoitus. Tieto viedään kurssikohtaisesti ja muutos näkyy vain kyseisessä kurssissa ko. vuonna. Muutoskorjaus pitää siten tehdä vuosittain kursseihin.

18 Alla on kuva kortista, joka koskee kursseja, jotka on hankittu vuonna 2015 ja sen jälkeen. 16

19 Alla on kuva kortista, joka koskee kursseja, jotka on hankittu ennen vuotta

20 18 Henkilöstöä koskevassa muutosilmoituksessa avautuu Sitoumus-sivu. Palveluntuottaja sitoutuu ko. kohdassa tekstissä mainittuihin seikkoihin: Vakuutamme, että ilmoitettu henkilöstössä tapahtunut muutos on voimassa olevaan sopimuksen, standardin palvelulinjan, standardin yleisen osan ja Kelan antamien kirjallisten ohjeiden mukainen. Palveluntuottaja sitoutuu tekemään alihankinnan osalta kirjallisen alihankintasopimuksen. Alihankintasopimuksessa alihankkija sitoutuu noudattamaan tarjouspyyntöasiakirjoissa ja Kelan avo- ja laitosmuotoisen kuntoutuksen standardin yleisessä osassa ja palvelulinjakohtaisessa standardissa hankinnan kohteelle ja palveluntuottajalle asetettuja vaatimuksia ja menettelyjä sekä Kelan antamia kirjallisia ohjeita koko hankintasopimuskauden. Sitoumus-sivulle merkitään rasti (pakollinen) ja kirjoitetaan seuraavat tiedot: Palveluntuottajan edustajan nimi (pakollinen) Puhelinnumero (pakollinen) Sähköposti (pakollinen)

21 Kortin alareunapainikkeet: Tallenna-painikkeella muutos tallentuu tietokantaan. Sivun ylälaitaan tulee ilmoitus Henkilön muutokset on tallennettu. Paluu-painikkeella palataan kurssin tietoihin. 19