AutoFutur Ja Tools Ja Elektro Oy sähköinen kaupan liitäntä Käyttöohje Päivitetty 5.4.2013 1
KÄYTTÖÖNOTTO...3 YLEISTÄ...3 TOIMINNON REKISTERÖIMINEN KÄYTTÖÖN...3 JA- YHTIÖIDEN TOIMITTAJANUMERON JA KÄYTTÄJÄTUNNUSTEN ASETTAMINEN...3 ASETUSTEN JA TUNNUSTEN LAITTAMINEN...4 TILAUKSEN LÄHETTÄMINEN...6 PUHELINTILAUSTEN KUITTAAMINEN POIS LÄHETETTÄVIEN LISTALTA...7 TILAUSVAHVISTUKSET...7 SAATAVUUSKYSELY...7 KÄYTTÖÖNOTTO...7 YKSITTÄISEN TUOTTEEN SAATAVUUSKYSELY...7 VASTAUKSET KYSELYYN:...8 KORVAAVA TUOTEKOODI...9 KAIKKIEN TUOTERIVIEN SAATAVUUSKYSELY KERRALLA...9 LIITÄNTÄ JA- YHTIÖIDEN SÄHKÖISEEN VARAOSALUETTELOON...10 YLEISTÄ...10 KÄYTTÖÖNOTTO: KÄYTTÄJÄTUNNUSTEN SYÖTTÖ...10 KÄYTTÖÖNOTTO: LUETTELON AKTIVOIMINEN KÄYTTÖÖN KONEKOHTAISESTI...10 KÄYTTÖ...11 LISÄASETUKSET...12 HINNASTOJEN NOUTO...13 NORMAALIHINNASTON NOUTO (SUOSITUSHINNASTO)...13 OSTOTARJOUSHINNASTON NOUTO (NETTOHINTAISET TARJOUKSET)...14 HINNASTOJEN TULKINTAOHJEET OHJEEN TEKOHETKELLÄ...15 JA Automaattinouto - tulkintaohje...15 JA Automaattinouto tarjoukset tulkintaohje...15 MIHIN YHTEYS ONGELMATILANTEISSA?...16 2
KÄYTTÖÖNOTTO YLEISTÄ Liittymä käyttää SFTP-protokollaa. JA- yhtiöiden (Ja Tools Ja Elektro Oy) sähköisen kaupankäynnin liitäntä sisältävät seuraavat osat: - Tilaus - Saatavuuskysely - Hinnastopäivitysten automatisoitu nouto - Varaosaluetteloliitäntä Yhteydet tapahtuvat internetin kautta SFTP protokollalla (portti 22). Yrityksellä tulee ennen käyttöönottoa olla käytössään internet- yhteys, mieluiten laajakaista eli ADSL. Ennen käyttöönottoa pitää JA-yhtiöiltä olla saatuna käyttäjätunnukset ja salasanat, SEKÄ AVATTUNA YRITYKSELLE PÄÄSY JA:N PALOMUURIIN. Tämä edellyttää että yritys ilmoittaa JA:lle oman julkisen ip-osoitteensa. Tästä tarkemmat ohjeet JA:lta. TOIMINNON REKISTERÖIMINEN KÄYTTÖÖN Kyseessä on ohjelman maksullinen lisämoduuli. Rekisteröintiä varten tulee saada rekisteröintikoodi FuturSoftilta. Rekisteröintikoodin saamiseksi pitää sopia ensin tilausliitännän käyttöönotosta JA- yhtiöiden kanssa. Tällöin JA- yhtiöt toimittaa käyttäjätunnukset ja salasanat, joihin tässä ohjeessa jatkossa viitataan. Kun rekisteröintikoodi on saatu, se syötetään päävalikon kohdassa Lisätoiminnot - Muut- Lisätoimintojen käyttöönotto. Tällä ruudulla selataan kohtaan Tilausliitäntä JA- yhtiöt, ja painetaan sen kohdalla Rekisteröi kohdalla oleva toiminto käyttöön. Tällöin syötetään annettu koodi. Rekisteröintikoodi riippuu yrityksen tarkasta nimestä. Joten jos ohjelma ei hyväksy saatua koodia, pitää ilmoittaa tällä ruudulla näkyvä yrityksen nimi, ja pyytää sitä vastaava uusi koodi. JA- YHTIÖIDEN TOIMITTAJANUMERON JA KÄYTTÄJÄTUNNUSTEN ASETTAMINEN Ensin ohjelmaan pitää määrittää, millä toimittajanumerolla ohjelmassa käsitellään JA- Yhtiöitä. Ohjelma kohdistaa kyseisen toimittajanumeron tilaukset ja kyselyt tälle toimittajalle. Koska toimittaja on yleensä jo perustettuna ohjelmaan, katsotaan toimittajatietokannasta, mikä numero sille on annettu. Numero on vapaavalintainen. Tämä numero asetetaan sen jälkeen seuraavaan kohdassa Asetukset Lisäasetukset Liitännät. ASETUS ON HYVIN TÄRKEÄ!!! 3
Sen jälkeen kohdassa Lisäasetukset WWW Luettelot, syötetään saadut varaosaluettelon käyttäjätunnus ja salasana. Nämä ovat konekohtaisia, eli niitä voi olla esimerkiksi 10 erilaista, eri koneita/käyttäjiä varten. Näitä ei pidä sekoittaa tilauksen käyttäjätunnuksiin, joita on aina vain yksi per toimipiste. - Mennään päävalikon kohtaan Asetukset Lisäasetukset - Siellä välilehdelle Lisäohjelmat - Täällä kohdassa JA- yhtiöiden toimittajanumero annetaan oikea toimittajanumero. ASETUSTEN JA TUNNUSTEN LAITTAMINEN Toiminnon rekisteröinnin ja toimittajanumeron tarkistamisen jälkeen toiminto on käytettävissä. Tilausjärjestelmän tiedot syötetään seuraavaksi toimittajien hallintaruudulla. Sinne mennään päävalikon Tiedot- välilehdeltä kohdasta Toimittajat. Tällä ruudulla haetaan ensin JA- yhtiöt, esimerkiksi F2- hakutoiminnolla. JA- yhtiöiden kohdalle, toimittajan tietoruudulla syötetään seuraavat tiedot. Asiakasnumero, jolla yritys asioi JA- yhtiöiden kanssa. Se on aina numeromuotoinen, eikä koskaan sisällä kirjaimia. Tämä kohta on ruudun Yleiset- välilehdellä. Se on usein jo ennestään asetettuna. www- palvelimen osoite. Tämä on normaalisti www.ja-online.fi. HUOM! Ellei saatavuuskysely tai tilaus toimi, pitää ehkä internet operaattorista riippuen käyttää tämän sijaan IPosoitetta. Tämä on tarvittaessa pyydettävä JA:lta tai helpdeskistä. Kumpikin tieto voi kuitenkin jatkossa muuttua, joten viimeisin tieto tulee ongelmatilanteessa kysyä suoraan JAyhtiöiden atk-tuesta. Aktiivisuus pitää olla "AKTIIVINEN". Seuraavat kentät ovat puolestaan ruudun Sähköinen kauppa- välilehdellä, eli napsautetaan ensin tämä välilehti auki ruudun yläreunasta. Ruudun tekstit riippuvat hieman käytettävistä toiminnoista. 4
Tälle ruudulle täydennetään seuraavat tiedot: www käyttäjätunnus. Tämä oy JA- yhtiöiden antama käyttäjätunnus. Tämä saadaan aina JA- yhtiöiltä. Siinä voi olla sekä kirjaimia ja numeroita. www salasana, eli salasana, joka myös saadaan käyttäjätunnuksen yhteydessä. Muilla ruudussa olevilla tiedoilla ei ole merkitystä tilausliitännän kannalta. Tämän jälkeen voidaan poistua toimittajien hallintaruudulta. Kun tiedot on annettu, ja käyttäjätunnukset avattu JAyhtiöillä, voidaan liitännän käyttö aloittaa, lähettämällä ensin esimerkiksi testitilaus. Jos testitilaukseen tulee sähköpostitse tilausvahvistus noin 5 min. sisällä, on liitäntä toiminnassa. Muussa tapauksessa tulee ottaa yhteys JA- yhtiöille. Huom! Vahvistus tulee nimenomaan sähköpostitse, eli sitä EI haeta ohjelman tilausvahvistus- toiminnolla. 5
TILAUKSEN LÄHETTÄMINEN Ensin tilaus hyväksytään normaaliin tapaan, eli painetaan Hyväksy. Sen jälkeen painetaan tilauskirjalla oltaessa painiketta "Lähetä". Avautuva ruutu on oheisen tyyppinen, ulkonäkö riippuu siitä mitä toimintoja on käytössä. Mikäli käytössäsi ei ole ennestään muita suoria tilausliitäntöjä, ruudun yläreunan kohdat eivät ole näkyvissä. Ruudulla ei normaalisti tarvitse muuttaa mitään valintoja, vaan voidaan painaa heti alareunassa olevaa Lähetä painiketta, Enter näppäintä painamalla. Sillä on myös pikanäppäin F12. Ruudun alaosassa ovat näkyvissä JA- yhtiöiden hyväksytyt ja lähettämättömät ostotilaukset. Oletuksena kaikki ruudulla näkyvät tilaukset ovat valittuna eli näkyvät sinisinä. Jos tilauksia on tehty jostakin syystä useampi ennen niiden lähettämistä, voidaan tarvittaessa hiirellä valita mitkä lähetetään. Tilauksen lähettäminen kestää yleensä noin kymmenen sekuntia. Mikäli lähetys onnistuu, tilaus poistuu listalta ja ruudun alareunaan tulee teksti Tilaus lähetetty. Ruudun voidaan sen jälkeen sulkea Sulje- painikkeella tai ESC- näppäimellä. Sen jälkeen tulee normaalisti muutaman minuutin sisällä tilausvahvistus. Ellei vahvistusta tule, ota yhteys JA- yhtiötille ja selvitä tilauksen tila. Tilausvahvistusten nouto on kerrottu seuraavassa tarkemmin. 6
PUHELINTILAUSTEN KUITTAAMINEN POIS LÄHETETTÄVIEN LISTALTA Huom! Jos jotakin listan tilausta ei pidä lähettää, se on vaikkapa tilattu soittamalla, painetaan hiiren oikeaa tilauksen kohdalla ja sieltä kohtaa TILAUSVAHVISTUKSET JA- yhtiöt lähettää tilausvahvistukset sähköpostilla tai faksilla. Niitä ei näin ollen noudeta ohjelmiston kautta. SAATAVUUSKYSELY KÄYTTÖÖNOTTO Saatavuuskyselyllä kysytään tuotteiden saatavuutta suoraan JA- yhtiöiden tietojärjestelmältä. Tieto tulee suoraan reaaliaikaisesti toimittajan varastojärjestelmästä, eli on aina ajantasaista tietoa. YKSITTÄISEN TUOTTEEN SAATAVUUSKYSELY Kun myynti-, lähete-, työmääräys- tai ostoruudulla on haettu Tuotteet riville JA- yhtiöiden tuote, voidaan riviä napsauttamalla ja painamalla Saatavuus- painiketta. Tällöin avautuu saatavuuskyselyn ruutu, jolla voidaan vielä muuttaa kysyttävää kappalemäärää. Oletukseksi tulee rivillä oleva määrä. 7
Kysely onnistuu myös oikean tuoterivin kohdalla pikanäppäimellä CTRL - S (pidä Ctrl pohjassa ja näppäile S). Tämä pikakysely on sikäli nopeampi, ettei tällöin avaudu erillistä edellä näytettyä ruutua, vaan kysely tehdään aina suoraan rivin kappalemäärälle, ja vastaus tulee näkyviin suoraan. VASTAUKSET KYSELYYN: Vastauksena kyselyyn voi tulla seuraavat vastaukset: Kysytty määrä kokonaan saatavissa Ei saatavissa Saatavissa osittain Tuntematon tuotekoodi Tieto korvaavasta tuotekoodista (yhdistettynä edellä oleviin vastauksiin) Eli esimerkiksi kun tuotetta ei saatavissa lainkaan (0 kpl varastossa): Tuotetta saatavissa kokonaan kysytty määrä: Osa kysytystä määrästä on saatavilla. Tällöin kannattaa siis kysellä pienempää määrää saadakseen tarkemman tiedon. Jos tuotekoodi on tuntematon, tulee ilmoitus "Tuotekoodi tuntematon. Oikea tuotekoodi on tällöin syytä selvittää esim. uusimmasta hinnastosta. 8
KORVAAVA TUOTEKOODI Jos tuotteelle löytyy korvaava koodi, ohjelma ilmoittaa sen. Tällöin se siirretään leikepöydälle automaattisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että korvaava tuotekoodi saadaan ruudulle painamalla Ctrl+V, esimerkiksi uudelle tyhjälle tuoteriville. KAIKKIEN TUOTERIVIEN SAATAVUUSKYSELY KERRALLA Jos on haettu useita kyseisen toimittajan tuotteita kerralla myyntiruutuun, voidaan niille tehdä myös saatavuuskysely kerralla. Tämä onnistuu joko a) Painamalla Saatavuus painiketta ja sieltä edelleen Saatavuuskysely kaikilta riveiltä (F3) b) Painamalla myyntiruudussa Ctrl+ Shift + A. Huom! Jos useiden tuotteiden kyselyssä tulee vastauksena Tuotekoodi tuntematon, on syytä mennä kyseiselle tuoteriville tekemään tarkempi kysely. Ruudulla näkyvä tekstikentän koko on rajallinen, eikä siihen mahdu kaikkea mahdollista tietoa, kuten tietoa korvaavasta tuotteesta. Eli poikkeavista riveistä on hyvä tehdä perään erillinen saatavuuskysely. 9
LIITÄNTÄ JA- YHTIÖIDEN SÄHKÖISEEN VARAOSALUETTELOON YLEISTÄ JA- yhtiöiden sähköinen varaosaluettelo on nettipohjainen. Niinpä se on käytettävissä kaikilla koneilla, joilla on internet-yhteys. Sitä ei tarvitse asentaa, vaan se on käyttövalmis kun kullekin koneelle on saatu käyttäjätunnukset ja salasanat luettelon käyttöön. Käyttäjätunnukset tulee olla saatuna konekohtaisesti, sillä muussa tapauksessa luettelosta poimittavat tuotteet, ns. ostoskorit, sekoittuisivat koneiden kesken. Mikäli siis samalla käyttäjätunnuksella käytettäisiin luetteloa useammilla koneilla. Jos ostoskoria ei käytetä, niin pelkkään selailuun toki samaa käyttäjätunnusta voi käyttää rajattomasti. KÄYTTÖÖNOTTO: KÄYTTÄJÄTUNNUSTEN SYÖTTÖ Tämä asia kerrottiin jo ohjeen alussa, asetusten yhteydessä, joten tarvittaessa voit siirtyä seuraavaan kohtaan. Joka tapauksessa asetukset nimenomaan varaosaluetteloa varten laitetaan menemällä päävalikosta kohtaan Asetukset Lisäasetukset ja sieltä välilehdelle www varaosaluettelot. Tänne syötetään sen jälkeen kyseiselle koneelle JA- yhtiöiltä saatu käyttäjätunnus ja salasana. Ohjelmaan on sisäänrakennettuna loput tiedot, joten luettelo on sen jälkeen käyttövalmis. KÄYTTÖÖNOTTO: LUETTELON AKTIVOIMINEN KÄYTTÖÖN KONEKOHTAISESTI Seuraavaksi kullakin koneella, jolla luetteloa käytetään, otetaan luettelopainike näkyviin ruudulle. Tämä asetus koskee kerralla kaikkia ruutuja, joilla luetteloliitäntöjä on, eli mm. myyntiruutu, läheteruutu, ostotilausruutu ja korjaamoilla työmääräysruutu. 10
Tämä tapahtuu menemällä varaosaluetteloiden kohdalle, ja painamalla hiiren oikeaa näppäintä. (Mikäli ruudulle on ensisijaisesti valittu näkyviin tuotetilastot, ensin napsautetaan kohtaa cd jotta varaosaluetteloiden painikkeet tulevat näkyviin.) Näkyville tulevasta valikosta ruksataan sen jälkeen JA- yhtiöt. Painike ja sen yläpuolella oleva nuoli tulevat sen jälkeen näkyviin. KÄYTTÖ Luettelo avataan JA- painikkeen yläpuolella olevasta nuolesta. Kun luettelo avautuu, siinä lisätään tuotteita ostoskoriin painamalla ensin Tilaa painiketta. Tällöin avautuu ruutu, jolla voidaan vielä muokata määrää. Lisääminen ostoskoriin tapahtuu painamalla Siirrä. Tämän jälkeen ostoskori on siirrettävissä AutoFuturiin. Siitä ei siis synny mitään tilausta JA:n järjestelmään, vaan käsittelyä voidaan jatkaa vapaasti AutoFuturin puolella. 11
Jos halutaan nähdä, mitä tuotteita on ostoskorissa, ja nollata se, toimintaan seuraavasti: Valitaan sivun vasemman laidan valikosta Toiminnot, sieltä edelleen Tilaukset ja Tilauskanta. Avautuu seuraava ruutu. Huom! Lähetä tilaus toimintoa EI käytetä AutoFutur- liitännän yhteydessä. Se aiheuttaisi tilauksen lähtemisen JA:lle suoraan. Tarkoitus on ensin katsoa AutoFutur- ohjelmalla, mitä tuotteita löytyy omasta varastosta, ja sen jälkeen tehdä ostotilaus AutoFutur- ohjelman kautta. Kun kaikki halutut tuotteet on valittu, vaihdetaan Alt+ Tabulaattori näppäinyhdistelmällä, tai hiirellä takaisin AutoFutur ohjelmaan. Ostoskori haetaan ohjelman ruudulle painamalla JA Online- logopainiketta. Ohjelma hakee tuotteet ruudulle samalla tavalla, kuin tuotteet haettaisiin käsin, eli tuotenimikkeet ja hinnat tulevat ohjelman normaalin hinnoittelun kautta. Hinnat eivät siis normaalitilanteessa tule JA- yhtiöiden luettelosta, vaan omasta tietokannasta, asiakaskohtaisin hinnoin. Jos jotakin tuotetta ei löydy tuotekortistosta, ohjelma huomauttaa siitä. TÄRKEÄÄ: Ennen kuin aletaan kerätä uutta ostoskoria, tyhjennetään JA- yhtiöiden luettelossa ostoskori, kuten edellä on kerrottu. Eli AutoFutur EI nollaa JA- yhtiöiden järjestelmän ostoskoria silloin, kun tuotteet haetaan. LISÄASETUKSET Korjaamokäytössä, jolloin tuotteita ei löydy tuotekortistosta, voidaan laittaa päälle asetus Yleiset asetukset Tuotteet Lisää puuttuvat väliaikaistuotteiksi. Tällöin ohjelma hakee tuotteet ruudulle, ja hakee näiden tuotenimet ja hinnat JA- yhtiöiden luettelosta. Tämä olisi kuitenkin varaosaliikkeen tilanteessa vaarallista, koska silloin käyttäjä ei huomaisi, että tuote puuttuu, jolloin se ei vähentyisi varastosta, sen hinta ei olisi välttämättä yrityksen haluama oma hinta, eivätkä nämä tuotteet silloin näkyisi myöskään raportoinnissa oikealla tavalla. 12
HINNASTOJEN NOUTO Toiminto on mukana versiosta 2010.1.1 lähtien. Ennen hinnaston noutoa tulee perustaa toimittajalle tulkintaohje, nimelle JA Automaattinouto. Tämän tulkintaohje on sisällöltään sama, kuin entinen JA normaalihinnaston tulkintaohje. Näin ollen kannattaa mennä tulkintaohjeiden hallintaan, hakea entinen tulkintaohje ja muuttaa vain tulkintaohjeen nimi. Ellei JA:n hinnastoja ole ennestään päivitetty, voi tulkintaohjeen sisällön katsoa tämä ohjeen lopusta. NORMAALIHINNASTON NOUTO (SUOSITUSHINNASTO) Mennään hinnastopäivitysruudulle ja painetaan Nouda hinnastot. Täällä valitaan kohta JA Yhtiöt ja painetaan Näytä hinnastot. Kun hinnaston tiedot tulevat näkyviin, painetaan Siirrä valitut hinnastot. Hinnaston tyyppi-valintaa ei muuteta, vaan sen annetaan olla Normaalihinnasto. Poikkeuksellisesti JA:n tapauksessa tiedoston koko ei näy ruudulla todellisena. Tämä johtuu siitä, että hinnasto latautuu tiedostolinkin avulla, ja listassa näkyvä koko on linkin koko. Tästä tiedosta ei siis tarvitse välittää. Kun hinnasto on siirtynyt, suljetaan ruutu ja palataan hinnastopäivitysruudulle. 13
Tällä ruudulla valitaan toimittajaksi JA- yhtiöt (yritys voi olla esimerkiksi nimellä JA Elektro JA Tools Oy tms.). Tulkintaohjeeksi valitaan JA Automaattinouto. Tällöin ohjelma ehdottaa tiedostonimeksi suoraan c:\tukkurit\eleaa.dat, jolla nimellä tiedosto on siirrossa tallentunut. Hinnasto voidaan sen jälkeen päivittää normaaliin tapaan. OSTOTARJOUSHINNASTON NOUTO (NETTOHINTAISET TARJOUKSET) Päivämäärään sidotut ostokampanjahinnat voidaan noutaa samalla toiminnolla. Tällöin hinnastojen noutoruudulla olevassa Hinnaston tyyppi valikosta valitaan tarjoushinnasto. Noudettava tarjoushinnasto on tiedostomuodoltaan erilainen. Sen vuoksi tarjoushinnastolle pitää olla eri tulkintaohje, ja sen nimeksi tulee perustettaessa antaa JA Automaattinouto tarjoukset. Jos ennestään on perustettuna ostotarjoushinnaston tulkintaohje, riittää että sen nimi vaihdetaan edellä olevaksi. Myös purkautuva tiedosto on eri nimellä, tiedostonimi on eleaa_tarjous.dat. Ohjelma tarjoaa tämän tiedostonimen, kun tulkintaohjeeksi valitaan edellä mainittu. Kun hinnasto on noudettu, ruksataan ennen sen ajamista ruudun vasemmasta reunasta Lisää ostoalennukset. Ennen ajamista vielä varmistetaan, että oikeanpuoleisessa Alennus sarakkeessa näkyvät oikein voimassaolon alku ja loppu sekä ostotarjoushinta. 14
HINNASTOJEN TULKINTAOHJEET OHJEEN TEKOHETKELLÄ Hinnastojen sisällöt voivat muuttua vuosien mittaan. Ohjeen tekohetkellä tulkintaohjeet ovat seuraavat: JA AUTOMAATTINOUTO - TULKINTAOHJE Hinnaston hinnat ovat verollisia. JA AUTOMAATTINOUTO TARJOUKSET TULKINTAOHJE Hinnaston hinnat ovat verollisia. JA- yhtiöiden sähköisen kaupan liitäntä - 15 -
MIHIN YHTEYS ONGELMATILANTEISSA? Häiriötilanteet tilauksissa, saatavuuskyselyissä, hinnastoissa ym. neuvoo Ja Tools Ja Elektro Oy. Ohjelman käyttökysymyksissä, ohjelmapäivityksissä ym. KoneFutur/AutoFutur ohjelman asioissa: FuturSoft Helpdesk 0600-9-4044 / helpdesk@futursoft.fi. JA- yhtiöiden sähköisen kaupan liitäntä - 16 -