Hankinnasta maksuun missä mennään? Taloushallintoasiantuntijat Heidi Jortama ja Joona Huovinen
Mistä ollaan tulossa? Taha2020 HAMA-hanke (2014-2015) Hallitusohjelma
Missä mennään nyt?
Hankinnasta maksuun -prosessi osana digitalisaatiota Hankintojen digitalisointi HANKO-hanke Kirjanpidon tehtävien siirto Palkeisiin Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen ohjelmistorobotiikka Taltio-hanke
Hankinnasta maksuun -prosessin automaatiotavoite 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 2016 tavoite 2017 tavoite 2018 tavoite 2019 tavoite 2020 tavoite Tilaukselliset 1% 6% 15% 20% 27% Sopimukselliset 3% 6% 22% 26% 28% Tiliöintikoodilliset 3% 10% 25% 31% 34%
Valtiokonttori tiedottaa Hankinnasta maksuun -prosessin mittaritiedot tammi-maaliskuulta 2016 julkaistu Hankinnasta maksuun -prosessin kirjanpitoyksikkötasoiset prosessimittaritiedot tammimaaliskuulta 2016 on julkaistu Valtiokonttorin Prosessien ohjaus ja toteutus sivustolla. Sivusto on osoitteessa www.valtiokonttori.fi/prosessiohjaus. Sivusto on tarkoitettu vain valtionhallinnon sisäiseen käyttöön ja käyttö edellyttää kirjautumista. Sivustolle kirjaudutaan kaikille käyttäjille yhteisillä käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Sivustolla julkaistaan myös toimintatapojen kehittämistä tukevia ohjeita ja käytännön vinkkejä. Menojen käsittelyn automatisointia tukevista ohjeista sopimuskohdistuksen pikaohjetta on muokattu tukemaan paremmin sopimustietojen tallentamista. Lisäksi sivustolla tullaan julkaisemaan toukokuun alussa englannin- ja ruotsinkieliset ohjeet toimittajille tilaus-, ja sopimusnumeron sekä tiliöintikoodin lisäämiseksi ostolaskuille.
Laskujen välityksen nykytila, verkkolaskun vastaanotto Q1/2016 45000 40000 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 EK LVM MMM OKM OM PLM SM STM TEM TP UM VM VN YM Määrä yht. VL % tot VL % tav 100% 90% 80% 70%
Menojen käsittelyn automaation eteneminen 16,0 % 14,0 % 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % Q1/2015 Q2/2015 Q3/2015 Q4/2015 Q1/2016 Tilauksellisten laskujen osuus 6,3 % 6,6 % 7,5 % 8,5 % 8,3 % Sopimuksellisten osuus 1,7 % 2,0 % 2,6 % 2,3 % 3,6 % Tiliöintikoodillisten osuus 0,4 % 1,1 % 1,6 % 2,0 % 2,7 % Kokonaisautomaatio 8,4 % 9,7 % 11,8 % 12,7 % 14,6 % = Tilha-laskujen osuus 3,7%
Menojen käsittelyn automaation edistyminen hallinnonalakohtaisesti Hallinnonala Q1/2016: OC tositemäärä Q1/2016: Hallinnonalan osuus koko OC tositemäärästä Q1/2016: Automaation piirissä olevien tositteiden osuus ostolaskuista PLM 43 519 17,5 % 34,8 % SM 41 910 16,8 % 8,3 % OM 36 776 14,8 % 4,2 % TEM 31 793 12,8 % 20,4 % VM 29 556 11,9 % 19,4 % OKM 15 467 6,2 % 4,8 % LVM 13 950 5,6 % 7,4 % MMM 11 670 4,7 % 11,8 % STM 11 042 4,4 % 2,3 % VNK 4 099 1,6 % 0,0 % UM 3 352 1,3 % 2,4 % YM 2 561 1,0 % 10,4 % EK 2 519 1,0 % 1,3 % TPK 746 0,3 % 5,9 % Yhteensä 248 960
TOP 15 kirjanpitoyksiköt Q1/2016 Menojen käsittelyn kokonaisautomaatioaste huomioiden: 1. Verohallinto 49 % 2. Tulli 38 % 3. Kansallisarkisto 35 % 4. Puolustushallinnon rakennuslaitos 34 % 5. Maanmittauslaitos 31 % 6. Hallinnon tietotekniikkakeskus 30 % 7. Rajavartiolaitos 29 % 8. Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus 27 % 9. Turvallisuus- ja kemikaalivirasto 27 % 10. Ilmatieteen laitos 27 % 11. Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus 26 % 12. ELY-keskusten ja TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus 23 % 13. Geologian tutkimuskeskus 23 % 14. Maaseutuvirasto 22 % 15. Pelastusopisto 22 %
TOP 3 kirjanpitoyksiköt Q1/2016 Tilaustenhallinta: 1. Tulli 32,8 % (1670 kpl) 2. Puolustushallinnon rakennuslaitos 29,4 % (3285 kpl) 3. Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus 22,6 % (144 kpl) Sopimuskohdistus: 1. ELY-keskus 20 % (4 905 kpl) 2. Verohallinto 10 % (538 kpl) 3. Maanmittauslaitos 8,5 % (278 kpl) Tiliöintikoodi: 1. Rajavartiolaitos 25,8 % (2161 kpl) 2. Turvallisuus- ja kemikaalivirasto 24,7 % (210 kpl) 3. Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus 23 % (77 kpl)
Tuottavuuden kehitys Sopimuskohdistuksen ja tilauskohdistuksen automaattinen täsmäytymisaste ei ole vielä tavoitellulla tasolla, joten laskennallisia htv-säästöä ei ole saavutettu. - TILHA-täsmäytymisaste, tavoite 70 % - Sopimuskohdistus, automaatiotavoite 90 % Automaatiotoimintojen käyttöaste vaihtelee kirjanpitoyksiköittäin Automaattisen täsmäytymisasteen ja käyttöasteen nostaminen on edellytys tuottavuuden kasvulle
Mihin ollaan menossa?
Manuaalisesta käsittelystä kohti automaation hallintaa
Kohti vuotta 2020 Hankinnasta maksuun -prosessin jatkuva kehittäminen (konserni- ja kirjanpitoyksikkötasoinen) - Hankinnasta maksuun -prosessin hyvät käytännöt -ohjeen huomioiminen - Prosessia tukevien järjestelmien jatkuva kehittäminen - Toiminnan organisointi Johdon sitoutuminen prosessin kehittämiseen Osaamisen kehittäminen
Ajankohtaista hankinnasta maksuun -prosessialueella Verkkolaskujen osuuden kasvattaminen ja sisällön kehittäminen Korttimaksuihin liittyvien kuittien digitalisointi eli TALTIO-hanke toteutetaan 1.3.2016 31.10.2017. Kehitystyö on käynnistetty. Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelma toimeenpanee valtionhallinnon hankintatoimen osalta hallitusohjelman linjauksia ja tavoitteita Maksuunpanon automatisointi Tiliotteiden käsittelyn automatisointi Sopimushallinta Kirjanpidon tehtävien siirto Palkeisiin Hankintalain kokonaisuudistus Verkkomaksamisratkaisu
Kiitos Taloushallintoasiantuntija Heidi Jortama (heidi.jortama@valtiokonttori.fi) Taloushallintoasiantuntija Joona Huovinen (joona.huovinen@valtiokonttori.fi) Klinikka K1 klo 11 12