Sähköpostien automaattilähetys Käyttöohje Päivitetty 13.5.2014 Sähköpostien automaattilähetys - 1 -
Sisällys SÄHKÖPOSTIEN AUTOMAATTILÄHETYS... 3 KÄYTTÖÖNOTTO... 4 KÄYTTÖÖNOTON VAATIMUKSET... 4 Tyypillisiä lähtevän sähköpostipalvelimen osoitteita... 4 TOIMINNON REKISTERÖIMINEN KÄYTTÖÖN... 5 ASETUKSIEN TEKEMINEN... 5 SÄHKÖPOSTIPOHJIEN AUTOMAATTINEN LUOMINEN... 6 SÄHKÖPOSTIAUTOMAATION KÄYTTÄMINEN... 8 SÄHKÖPOSTIN LÄHETTÄMINEN... 8 VIESTIPOHJIEN HALLINTA... 9 Viestipohjan luominen...11 Viestipohjien muokkaaminen...12 Viestipohjien poistaminen...12 LÄHETTÄJÄN SÄHKÖPOSTIOSOITTEEN MÄÄRITTELY KÄYTTÄJÄKOHTAISESTI...12 RAPORTTIEN LÄHETTÄMINEN SÄHKÖPOSTITSE...13 LASKUN LÄHETTÄMINEN ASIAKKAALLE AUTOMAATTISESTI SÄHKÖPOSTILLA...13 PDF-TIEDOSTON ESIKATSELU VIESTIN LÄHETYSVAIHEESSA...14 LÄHETETTYJEN SÄHKÖPOSTIEN HALLINTA...14 SÄHKÖPOSTIEN SELAUSOIKEUDET...14 SELAUSTOIMINNON KÄYTTÖ...14 KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA...15 LISÄTIETOJA...16 OHJEEN VERSIOHISTORIA...16 Sähköpostien automaattilähetys - 2 -
SÄHKÖPOSTIEN AUTOMAATTILÄHETYS Tämä ohje kuvaa sähköpostien automaattilähetystoiminnon. Tämä toiminto on lisämoduuli ohjelmiston versioon 2010. Ohjelmaversiosi tulee olla vähintään 2010.0.0b tai sitä uudempi. Sähköpostien automaattilähetys lähettää AutoFutur- tai KoneFutur-ohjelmistolla tehdyt laskut, lähetteet, tarjoukset ja monet muut dokumentit suoraan vastaanottajan sähköpostiin. Tässä ohjeessa kuvataan mm. seuraavat asiat: Terveisin Sähköpostien automaattilähetyksen käyttöönotto Sähköpostien automaattilähetyksen käyttö eri dokumenteille Kuinka ratkaiset erilaisia virhetilanteita FuturSoft Oy / Ylläpito Sähköpostien automaattilähetys - 3 -
KÄYTTÖÖNOTTO KÄYTTÖÖNOTON VAATIMUKSET Sähköpostien automaattilähetysten käyttö edellyttää, että sinulla on: Ohjelmiston täysversio 2010. Sähköpostitili. Kiinteä laajakaistayhteys sisältää lähes poikkeuksetta sähköpostipalvelimen. Tarvitset operaattorin palvelusopimuksesta seuraavat tiedot: o Lähtevän postin SMTP-palvelimen osoitteen. Yleensä lähettävän postin palvelin vaatii vain käyttäjätunnuksen. Jos liittymäsi lähettävän postin palvelin vaatii kirjautumisen, tarvitset myös salasanan. Jos et tiedä, vaatiiko sähköpostioperaattori kirjautumista, kokeile viestin lähettämistä. Jos viesti ei lähde, operaattori todennäköisesti vaatii kirjautumisen. Katso tällöin lisätietoja kappaleesta Virhe. Viitteen lähdettä ei löytynyt.. o Sähköpostiautomaatio ei tue salauksia, eli smtp-autentikointi pitää olla mahdollista vain tunnuksilla (tunnukseton käyttö onnistuu usein teleoperaattorin omassa verkossa). Huomaa! Ilmainen Webmail-palvelu, kuten Hotmail tai Luukku, ei yleensä sisällä SMTP-palvelinta. o Sähköpostiosoitteen ja tähän liitetyt käyttäjätunnukset. Internet liittymä, jolla voi lähettää sähköposteja. TYYPILLISIÄ LÄHTEVÄN SÄHKÖPOSTIPALVELIMEN OSOITTEITA Alla on luettelo tyypillisistä lähtevän sähköpostipalvelimen osoitteista: Sonera smtp.tele.fi tai smtp.inet.fi tai mail.inet.fi Elisa smtp.kolumbus.fi NIC smtp.nic.fi Netsonic smtp.netsonic.fi Jippii posti.saunalahti.fi Netikka smtp.netikka.fi Google Mail smtp.gmail.com DNA smtp.dnainternet.net TDC (Song Networks) smtp.tdc.fi Nebula smtp.nbl.fi (tai smtp.nblnetworks.fi) Welho smtp.welho.com Setera smtp.taajama.com (portti on 25) Sähköpostien automaattilähetys - 4 -
TOIMINNON REKISTERÖIMINEN KÄYTTÖÖN Voit rekisteröidä toiminnon käyttöön seuraavasti: 1. Valitse Asetukset Lisätoimintojen käyttöönotto. 2. Valitse Sähköpostien automaattilähetys (tai tee nimihaku). 3. Valitse Rekisteröi kohdalla oleva toiminto käyttöön ja syötä rekisteröintikoodi. 4. Poistu rekisteröinnistä. 5. Aja Huolto Rekisteröi toiminnot. 6. Käynnistä ohjelma uudelleen. ASETUKSIEN TEKEMINEN Voit asettaa sähköpostien automaattilähetyksen asetukset seuraavasti: 1. Valitse Asetukset Lisäasetukset Sähköposti. 2. Syötä kenttiin seuraavat arvot: Käyttäjätunnus Syötä tähän kenttään sähköpostitilisi sähköpostipalvelimen käyttäjätunnus. Lähettäjän nimi Syötä tähän kenttään lähetettyihin sähköposteihin tuleva lähettäjän nimi. Jos sähköpostiautomaatiota käyttää useampi henkilö, syötä kenttään esimerkiksi yrityksen nimi. Lähettäjän sähköpostiosoite Syötä tähän kenttään käyttäjätunnukseen liitetty sähköpostiosoite. Sähköpostien automaattilähetys - 5 -
3. Paina OK. Raporttien automaattilähetyksen sähköpostiosoite Syötä tähän kenttään sähköpostiosoite, johon raportit lähetetään automaattisesti. Raporttijonon ajoaika Syötä tähän kenttään aika, jolloin raportit ajetaan. Salasana Syötä tähän kenttään SMTP-palvelimen salasana. Yleensä sähköpostioperaattorit eivät vaadi salasanan käyttöä. Sähköpostin lähettäminen vaatii kirjautumisen palvelimelle Anna arvo kyllä, jos sähköpostioperaattori vaatii kirjautumisen viestien lähettämistä varten. Sähköpostipalvelimen osoite (smtp) Syötä tähän kenttään lähettävän SMTP-palvelimen osoite. Sähköpostipalvelimen portti (smtp) Syötä tähän kenttään lähettävän SMTP-palvelimen portti. 4. Käynnistä ohjelma uudelleen. SÄHKÖPOSTIPOHJIEN AUTOMAATTINEN LUOMINEN Sähköpostiautomaation käyttöönotossa kannattaa tehdä hyvät pohjat kullekin eri tapahtumalle ja käyttäjälle, jotta esimerkiksi tarjous näyttää hyvältä vastaanottajan päässä. Voit luoda sähköpostipohjat eri tapahtumatyypeille automaattisesti. Toimi seuraavasti: 1. Avaa toiminto sähköpostien lähetyksen pääruudun kohdasta Luo vakiopohjat. Toiminto käynnistyy automaattisesti, jos avaat sähköpostitoiminnon, eikä yhtään sähköpostipohjaa ole luotu. Jos pohjia on jo luotu, toiminto ilmoittaa asiasta. Jos jatkat vakiopohjien luomista, ohjelma kirjoittaa aiempien pohjien päälle. Sähköpostien automaattilähetys - 6 -
2. Valitse Viestipohjan käyttöalue -paneelista, teetkö kaikille yhteiset pohjat (yksi pohja tapahtumatyyppiä kohden) vai käyttäjäkohtaiset pohjat kaikille käyttäjille, jotka ohjelmaan on perustettu. 3. Valitse Tapahtumat-paneelista, mille tapahtumatyypeille pohjat luodaan. 4. Kirjoita Tervehdysteksti-kenttään teksti, joka tulee viestin alkuun. 5. Ohjelma hakee Yrityksen alateksti -kenttään sähköpostipohjan alatekstiksi yrityksen tiedot. Voit muokata näitä tietoja vapaasti. Näiden tekstien väliin ohjelma syöttää kiinteän tekstin Ohessa xxx, esimerkiksi Ohessa tarjous. Voit muokata tätä tekstiä vapaasti, kun olet ensin luonut pohjat. Automaattisesti muodostettu pohja voi näyttää esimerkiksi alla olevan kuvan tyyppiseltä: Sähköpostien automaattilähetys - 7 -
SÄHKÖPOSTIAUTOMAATION KÄYTTÄMINEN SÄHKÖPOSTIN LÄHETTÄMINEN Voit lähettää sähköpostin yleisimmistä ohjelman toiminnoista, kuten tarjous, asiakastilaus, lähete, laskutusmyynti ja työmääräys. Toimi kaikissa ohjelman toiminnoissa vastaavasti kuin alla olevassa tarjouksen lähetysesimerkissä kuvataan: 1. Tee tarjous. 2. Kun päätät tarjouksen teon, paina Lähetä-painiketta: 3. Jos asiakastiedoissa on sähköpostiosoite, avautuu lähetysikkuna. Muussa tapauksessa avautuu ruutu, johon voit syöttää vastaanottajat. 4. Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite Vastaanottajan sähköpostiosoite -kenttään ja paina Enter. Voit myös valita osoitteen viimeksi käytettyjen osoitteiden luettelosta tai asiakaskortistosta. Lisää niin monta osoitetta kuin tarvitset. Sähköpostien automaattilähetys - 8 -
5. Tiedoston lähetysruutu avautuu. Voit tehdä seuraavia asetuksia: Voit asettaa ohjelman lähettämään kopion sähköpostista haluamaasi osoitteeseen valitsemalla Kopiovalintaruudun. Voi asettaa ohjelman lähettämään piilokopion sähköpostista haluamaasi osoitteeseen valitsemalla Piilokopio-valintaruudun. Piilokopio-kenttää kannattaa käyttää, jos haluat saada tarjouksen myös omaan sähköpostilaatikkoosi. Voit liittää sähköpostiin tiedostoja valitsemalla Liitteet-valintaruudun. Huomaa! Tarjous tallentuu automaattisesti viestiin PDF-liitetiedostoksi, vaikka Liitteet-valintaruutu ei ole valittuna. 6. Paina Lähetä-painiketta. Viesti lähtee vastaanottajalle. Alla kuvattu ruutu avautuu. Kun ruutu katoaa, sähköposti on lähetetty onnistuneesti. VIESTIPOHJIEN HALLINTA Voit kirjoittaa sähköpostin aihe- ja viestiosan aina käsin. Helpompaa on kuitenkin tehdä valmiit viestipohjat (tarjoukselle, lähetteelle, laskulle yms.) ja käyttää vakioituja pohjia viestiä kirjoitettaessa. Sähköpostien automaattilähetys - 9 -
Voit tehdä viestipohjan joko täysin yleiseksi, tai Käyttäjäkohtaiseksi Tapahtumakohtaiseksi Näiden yhdistelmäksi, esimerkiksi myyjä Matti Myyjän tarjouspohjaksi. Voit luoda ja hallita viestipohjia painamalla Viestipohjat-painiketta. Hallintaruutu on kuvattu alla. Ota pohjaksi -painikkeella voit valita valitun pohjan viestin lähetysruudulle. Sähköpostien automaattilähetys - 10 -
VIESTIPOHJAN LUOMINEN Luo uusi pohja seuraavasti: 1. Paina Luo uusi -painiketta. Viestipohjan lisäys- ja muuttamisruutu avautuu: 2. Valitse, onko viestipohja: Oma Käytettävissä vain omalla käyttäjätunnuksellasi. Kaikille yhteinen yleinen Kaikkien käytettävissä. Myyjäkohtainen Tiettyjen myyjien käytettävissä. Tällä asetuksella pääkäyttäjä voi tehdä kullekin myyjälle valmiiksi heidän viestipohjansa. Jos valitset tämän asetuksen, avautuu hakukenttä, josta voit hakea viestipohjalle myyjän tunnuksen. Huomaa! Pohjan valinnassa ohjelma näyttää muiden käyttäjien käyttäjäkohtaiset pohjat vaaleanpunaisella ja yleiset vihertävällä taustavärillä. Oman käyttäjätunnuksen pohjat näkyvät valkoisella taustavärillä. 3. Valitse tapahtumatyyppi, kuten tarjous, lähete tai laskutusmyynti. Viestipohjat kannattaa tehdä jokaiselle tapahtumatyypille, jota yrityksessä käytetään. Valittavissa ovat vain ne tapahtumat, joille lähetys on mahdollinen. Käyttäjäkohtaisten viestipohjien tarve riippuu siitä, onko yrityksen henkilöillä erilliset yhteystiedot vai halutaanko viesteissä näkyvän yrityksen yleiset yhteystiedot. 4. Syötä lopuksi seuraavat tiedot: Viestipohjan nimi Syötä viestipohjalle kuvaava nimi. Tätä nimeä käytetään valittaessa viestipohjaa. Tämä nimi näkyy vain ohjelman käyttäjälle. Sähköpostien automaattilähetys - 11 -
Aihe Syötä viestin aihe. Aihe näkyy viestin Aihe-kentässä asiakkaalle. Huomaa! Ohjelma lisää aiheen perään aina tapahtuman numeron sulkeissa. Jos asetat aiheeksi esimerkiksi Tarjous, lopullisen sähköpostiviestin aiheeksi tulee Tarjous (1234). Viesti Syötä itse viesti, jota voit sitten muokata viestiä lähetettäessä. 5. Kun olet valmis, paina Tallenna-painiketta. VIESTIPOHJIEN MUOKKAAMINEN Jos haluat muokata aiemmin luotuja pohjia, paina Muokkaa-painiketta. Katso lisätietoja kentistä ja asetuksista kappaleesta Viestipohjan luominen. VIESTIPOHJIEN POISTAMINEN Jos haluat muokata aiemmin luotuja pohjia, valitse haluamasi pohja ja paina Poista-painiketta. LÄHETTÄJÄN SÄHKÖPOSTIOSOITTEEN MÄÄRITTELY KÄYTTÄJÄKOHTAISESTI Kun olet lähettämässä viestiä asiakkaalle, et välttämättä halua, että viestissä näkyy sähköpostiosoitteena yrityksen yleinen sähköpostiosoite, esim. myynti@yritys.fi. Tee tällöin käyttäjäkohtaiset viestipohjat jokaiselle henkilölle ja syötä käyttäjän sähköpostiosoite Lähettäjä-kenttään. Tämä ei ole pakollinen kenttä viestipohjalla. Jos se on tyhjä, viestissä käytetään asetuksiin määriteltyä lähettäjän osoitetta. Tärkeää! Lähettäjän osoitteen on oltava sellainen, että operaattori hyväksyy lähettämisen. Operaattorit usein tarkistavat, että sähköpostiosoitteen loppuosa on yrityksen verkkotunnus (domain). Osoitteen täytyy olla esim. muodossa xxxx@yritys.fi. Et voi tällöin syöttää esimerkiksi Hotmail-osoitetta, vaan osoitteen on vastattava yrityksen sähköpostin käyttäjätunnuksia. Sähköpostien automaattilähetys - 12 -
RAPORTTIEN LÄHETTÄMINEN SÄHKÖPOSTITSE Sähköpostiautomaatiolla voit lähettää myös raportteja. Toimi seuraavasti: 1. Lisää uusi sähköpostipohja ja anna sille tyypiksi Raportti. 2. Paina raportointiruudun alareunassa olevaa Lähetä-painiketta. 3. Ohjelma kysyy, lähetetäänkö raportti PDF- vai Excel- muodossa. 4. Syötä raportin vastaanottaja joko manuaalisesti tai hae se asiakaskortistosta. Ohjelma tallentaa myös viimeisimmät käytetyt sähköpostiosoitteet. Voit hakea osoitteen viimeisimmistä sähköpostiosoitteista painamalla Viimeksi käytetyt -painiketta. Kukin osoite näkyy vain kerran, vaikka asiakkaalle olisi lähetetty useita viestejä. Näin sinun ei tarvitse syöttää osoitetta manuaalisesti tai hakea sitä aina, kun lähetät raportteja esimerkiksi kirjanpitäjälle. 5. Kun olet valmis, lähetä viesti. LASKUN LÄHETTÄMINEN ASIAKKAALLE AUTOMAATTISESTI SÄHKÖPOSTILLA Voit asettaa laskut lähetettäväksi automaattisesti asiakkaille. Valitse asiakkaan tietoruudun Lisätiedot-välilehdeltä Lähetä lasku automaattisesti sähköpostilla. Kun tämä asetus on käytössä ja teet automaattilaskutuksen, ohjelma avaa automaattisesti sähköpostin lähetysruudun ensimmäiselle asiakkaalle, jolle lasku lähetetään. Viestissä on liitteenä lasku. Kun lähetät viestin tai perut sen lähetyksen, automaattilaskutus siirtyy seuraavaan asiakkaaseen, kunnes kaikki laskut on joko lähetetty tai peruttu. Sähköpostien automaattilähetys - 13 -
PDF-TIEDOSTON ESIKATSELU VIESTIN LÄHETYSVAIHEESSA Voit avata lähetettävän tiedoston viestin lähetysruudulla ja esikatsella sitä painamalla Näytä liite -painiketta. LÄHETETTYJEN SÄHKÖPOSTIEN HALLINTA Ohjelmalla lähetetyt viestit eivät ole henkilökohtaisia viestejä. Toiminnon käyttäjille on korostettava, että he käsittelevät yrityksen omistamia dokumentteja, kuten tarjouksia, ja ne ovat yrityksen johdon ja haluttaessa muidenkin työntekijöiden selattavissa ja luettavissa. Viestit ovat osa myynninhallintaa ja asiakassuhteiden hoitoa. Järjestelmällä voit hallita viestejä, joita tietylle asiakkaalle on yrityksen ja eri myyjien nimissä lähetetty. Vinkki! Sähköpostipohjien hallinta, esimerkiksi uuden pohjan teko, onnistuu myös avaamatta sähköpostin lähetystoimintoa. Valitse Tiedot Sähköpostit Viestipohjat. SÄHKÖPOSTIEN SELAUSOIKEUDET Käyttöoikeuksien hallinnassa voit määrittää käyttäjät, joilla on oikeus viestien selaukseen. Tee haku hakusanalla Sähköpostit ja valitse Sähköpostit-rivi. SELAUSTOIMINNON KÄYTTÖ Voit selata sähköposteja valitsemalla Tiedot Sähköpostit. Alla kuvattu ruutu avautuu: Sähköpostien automaattilähetys - 14 -
Lähetettyjen sähköpostien selauksessa näet sähköpostiosoitteen, jonne viesti on lähetetty. Ostotilausten kohdalla näet nimen. Nimi haetaan asiakaskortiston sijaan toimittajakortistosta. Sähköpostien selausruudun yläosassa on hakutyökalut, joilla voit hakea viestejä aiheen hakusanalla, asiakashaulla, päivämäärällä, lähettäjällä ja tapahtuman tyypillä. Sähköpostien selausruudun alareunassa luetellaan lähetetyt liitteet. Järjestelmä ei tallenna liitteiden sisältöä, mutta liitteestä näkee, että viestissä on lähetetty tietty tarjous tai muu aineisto, joka löytyy esimerkiksi tulostamalla tarjous uudelleen PDF-muotoon. Koska viestin aihekentässä on yleensä tapahtuman numero, tietyn tarjouksen saatetekstit löytyvät Aihe-haulla helposti. Tekemäsi rajaus päivittyy dynaamisesti, eikä erillisiä rajauspainikkeita ole. Oletuksena ruudulla näkyvät omalla käyttäjätunnuksellasi luodut viestit. KYSYMYKSIÄ JA VASTAUKSIA K: Asetukset ovat oikein mutta sähköpostipalvelin antaa virheilmoituksen, kun yritän lähettää viestiä? Kokeilin myös vaihtoehtoa Palvelin vaatii kirjautumisen. V: Päivitä tietokoneen verkkokortin ajurit. Saat lisätietoja helpdeskistä. Sähköpostien automaattilähetys - 15 -
LISÄTIETOJA FuturSoft Oy Lars Sonckin Kaari 16, 00260 Espoo Vaihde 0207-288 730, Fax 0207-288 731, Helpdesk 0600-9-4044 mailto: helpdesk@futursoft.fi, http://www.futursoft.fi OHJEEN VERSIOHISTORIA Muutospäivä Tekijä Muutos 13.5.2014 TTL 2010.3-version muutokset lisätty dokumenttiin. 21.12.2011 TTL Oikoluku 13.3.2011 MK 2010.1 version lisäykset 27.1.2009 TL Uudistettu ohje, useita muutoksia 20.11.2008 VA Alkuperäinen ohje Sähköpostien automaattilähetys - 16 -