ESPOON HIIPPAKUNNAN TUOMIOKAPITULI PIISPANTARKASTUS ESPOON HIIPPAKUNNAN SEURAKUNNISSA ohjeistuksen käsittely: hyväksytty tuomiokapitulin istunnossa 12.12.2006 päivitetty 2.10.2007 ja 7.6.2010 uudistettu 15.10.2012 uudistettu 28.10.2014 uudistettu 23.3.2015 Piispantarkastuksen tavoite ja sisältö Piispantarkastus perustuu kirkkolainsäädännössä piispalle ja tuomiokapitulille osoitettuun hiippakunnan seurakuntien ja seurakuntayhtymien ohjaus- ja valvontatehtävään. Piispantarkastuksen toteutustapaa ja sisältöä ohjaavat tuomiokapitulin voimassa oleva toimintalinjaus ja siinä määritelty tuomiokapitulin toiminta-ajatus sekä tarkastettavan seurakunnan tai seurakuntayhtymän erityistarpeet. Piispantarkastuksen tavoitteena on tukea ja ohjata seurakuntia ja seurakuntayhtymiä niiden toteuttaessa perustehtäväänsä. Erityistä huomiota kiinnitetään tarkastettavan seurakunnan tai seurakuntayhtymän johtamisen tukemiseen, seurakuntaelämän kehittämiseen sekä hallinnon, talouden ja omaisuuden hoitoon. Seuraava ohjeistus piispantarkastuksen toteutuksesta on laadittu paikallisseurakuntaa varten, mutta se koskee soveltuvin osin myös Espoon hiippakuntaan kuuluvan seurakuntayhtymän piispantarkastusta. Seurakuntayhtymän tarkastusten osalta piispa antaa tarvittavat lisäohjeet. Piispantarkastuksen kokonaisuus valmistelu johtamisen tukeminen seurakuntaelämän kehittämishanke seurakuntakertomukset ja työhyvinvointitutkimus hallinnon ja talouden tarkastus piispantarkastusviikko ja piispan loppulausunto pöytäkirja lääninrovastin tarkastus kaavio ks. liite 1 Piispantarkastuksen osallistujat Kokonaisvastuu piispantarkastuksen suunnittelusta, toteutuksesta ja valvonnasta on piispalla. 1
Piispa - päättää tarkastusten ajankohdista ja seurakunnasta, jossa se kulloinkin pidetään - antaa seurakuntakohtaiset yleisohjeet tarkastuksen ohjelmasta, sisällöstä, osallistujista sekä seurakunnan ja/tai seurakuntayhtymän edustuksesta - antaa seurakunnalle piispantarkastuksesta loppulausunnon - päättää niistä lisä- ja erityistoimista, joihin piispantarkastus antaa aihetta. Piispantarkastuksessa avustavasta asessorista päättää tuomiokapituli. Asessori - osallistuu kaikkiin piispantarkastuksen ohjelman suunnittelua, valmistelua, toteutusta ja arviointia koskeviin tilanteisiin - valvoo ja ohjaa piispan ohjeiden pohjalta piispantarkastuksen ohjelman valmistelua ja informoi säännönmukaisesti piispaa ja tuomiokapitulia valmistelun etenemisestä - saattaa lopullisen ohjelman piispan ja tuomiokapitulin henkilöstön tietoon viimeistään kuukautta ennen piispantarkastusviikkoa - osallistuu kaikkiin piispantarkastuksen ohjelmaan kuuluviin tilanteisiin, ellei piispan kanssa erikseen muuta sovita - osallistuu piispantarkastuksen loppulausunnon valmisteluun - suorittaa muut piispan määräämät tehtävät - kutsuu piispan kanssa neuvoteltuaan piispantarkastuksen notaarin ja osallistuu hänen perehdyttämiseensä - suorittaa poikkeustilanteissa seurakunnassa lääninrovastin tarkastuksen (ks. jäljempänä) - asessorin matkakustannuksista vastaa tuomiokapituli. Tuomiokapitulin lakimiesasessori - osallistuu piispantarkastuksen valmisteluun - johtaa seurakunnan hallinnon ja talouden tarkastusta ja laatii siitä raportin piispalle ja seurakunnalle - osallistuu seurakunnan henkilöstön ja luottamushenkilöiden kanssa järjestettäviin tapaamisiin sekä sovitun mukaisesti muihin piispantarkastuksen tilanteisiin - osallistuu lääninrovastin tarkastukseen - vastaa piispantarkastuksen notaarin perehdyttämisestä. Hiippakuntadekaani - osallistuu piispantarkastuksen valmisteluun - vastaa piispantarkastuksen yhteyteen sijoittuvan johtamisen kehittämisen suunnittelusta, toteutuksesta, resursoinnista ja arvioinnista - ohjaa ja valvoo piispantarkastuksen yhteyteen sijoittuvan seurakuntaelämän kehittämishankkeen suunnittelua, toteutusta ja arviointia - osallistuu seurakunnan hallinnon ja talouden tarkastukseen, seurakunnan henkilöstön ja luottamushenkilöiden kanssa järjestettäviin tapaamisiin sekä sovitun mukaisesti muihin piispantarkastuksen tilanteisiin - osallistuu lääninrovastin tarkastukseen. Tuomiokapitulin asiantuntijat - osallistuvat tarkoituksenmukaisin osin piispantarkastuksen valmisteluun - osallistuvat seurakunnan henkilöstön kanssa järjestettäviin tapaamisiin sekä sovitun mukaisesti muihin piispantarkastuksen tilanteisiin - asiantuntijoista valittu työpari johtaa seurakuntaelämän kehittämishankkeen käytännön suunnittelua, valmistelua, toteutusta ja arviointia siten, että toinen asiantuntijoista toimii 2
tuomiokapitulin puolesta hankkeen vastuuhenkilönä ja toinen avustavana konsulttina. Piispantarkastuksen notaari - osallistuu kaikkiin piispantarkastuksen suunnittelua ja valmistelua koskeviin tilanteisiin ja pitää niistä muistiota - osallistuu kaikkiin piispantarkastuksen ohjelmaan kuuluviin tilanteisiin ja pitää niistä muistiota - laatii piispantarkastuksen pöytäkirjan - suorittaa muut piispan määräämät tehtävät - tehtävistä lähemmin ks. liite 2 - notaarin palkkiosta ja matkakustannuksista vastaa tuomiokapituli. Tarkastettavan seurakunnan rovastikunnan lääninrovasti - osallistuu piispantarkastuksen valmisteluun - osallistuu kaikkiin piispantarkastuksen ohjelmaan kuuluviin tilanteisiin, ellei piispan kanssa erikseen muuta sovita - pitää seurakunnassa tarkastuksen ja laatii siitä raportin seurakunnalle ja tuomiokapitulille. Tarkastettavan seurakunnan kirkkoherra - vastaa seurakunnan puolesta piispantarkastuksen kokonaisuuden suunnittelusta ja toteutuksesta - valmistelee piispantarkastuksen asessorin kanssa piispantarkastuksen yksityiskohtaisen ohjelman siten, että lopullinen ohjelma on valmis viimeistään kuukautta ennen piispantarkastusviikkoa - ohjaa ja valvoo piispantarkastuksen ohjelman toteutumista - vastaa piispantarkastuksen viestinnästä ja tiedotuksesta - vastaa eri tilanteisiin osallistuvien henkilöiden kutsumisesta - vastaa seurakunnan luottamuselinten ja henkilöiden informoinnista - huolehtii työntekijöiden mahdollisuudesta osallistua kaikkiin heitä koskeviin piispantarkastuksen tilanteisiin - kutsuu seurakunnan puolesta piispantarkastuksen ohjelmassa sanotut yhteistyötahot ja vastaa näiden tarpeellisesta informoinnista ja perehdyttämisestä - osallistuu kaikkiin piispantarkastuksen kokonaisuuteen kuuluviin tilanteisiin - osallistuu seurakuntaelämän kehittämishankkeen suunnitteluun, valmisteluun sekä sovittavalla tavalla toteutukseen - huolehtii piispan piispantarkastuksen loppulausunnossa esiin nostamien asioiden ja kysymysten käsittelystä työyhteisön ja kirkko- tai seurakuntaneuvoston kanssa sekä tarvittaviin korjaaviin toimiin ryhtymisestä - raportoi loppulausunnon perusteella seurakunnassa suoritetuista toimista kirjallisesti piispalle ja tuomiokapitulille ennen lääninrovastin tarkastusta - osallistuu johtamisen kehittämisprosessiin ja kirkkoherran 360-arviointiin - osallistuu lääninrovastin tarkastukseen - suorittaa muut piispan määräämät tehtävät. Valmistelu - piispa ilmoittaa tarkastettavalle seurakunnalle piispantarkastuksen ajankohdan vähintään kaksi vuotta ennen tarkastusprosessin käynnistymistä 3
- piispa käynnistää valmistelun kutsumalla tarkastettavan seurakunnan edustajat (kirkkoherra, talouden johtava viranhaltija, kirkkovaltuuston puheenjohtaja ja kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja, mahdollisesti 1-2 muuta henkilöä kirkkoherran harkinnan mukaan; seurakuntayhtymään kuuluvasta seurakunnasta kirkkoherra, hallintokappalainen tai vastaava viranhaltija, seurakuntaneuvoston varapuheenjohtaja, mahdollisesti 1-2 muuta henkilöä kirkkoherran harkinnan mukaan, lisäksi seurakuntayhtymän edustajana yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja) tuomiokapituliin piispantarkastuksen suunnittelukokoukseen n. vuotta ennen piispantarkastusviikkoa - tuomiokapitulin henkilöstöstä suunnittelukokoukseen osallistuvat piispan lisäksi lakimiesasessori, hiippakuntadekaani, seurakuntaelämän kehittämishankkeesta vastaavat asiantuntijat, lääninrovasti, piispantarkastuksen asessori ja notaari sekä piispan sihteeri - asessori kutsuu tarkastuksen notaarin viimeistään samanaikaisesti suunnittelukokouksen koolle kutsumisen kanssa - suunnittelukokouksessa sovitaan piispantarkastuksen toteutuksen peruslinjoista ja aikatauluista - n. kuukauden kuluessa suunnittelukokouksen jälkeen o asessori ja kirkkoherra käynnistävät piispantarkastuksen yksityiskohtaisen ohjelman valmistelun o hiippakuntadekaani ja kirkkoherra neuvottelevat johtamisen kehittämisen tarpeista ja tavoitteista sekä päättävät toimenpiteistä o seurakuntaelämän kehittämishankkeesta vastaavat asiantuntijat, hiippakuntadekaani ja kirkkoherra sekä tämän mahdollisesti kutsumat muut seurakunnan edustajat neuvottelevat hankeen tavoitteista ja sisällöstä sekä päättävät hankkeen käynnistämisestä ja aikataulusta. Johtamisen tukeminen Johtamisen tukeminen käynnistyy kirkkoherran ja hiippakuntadekaanin neuvottelulla noin vuotta ennen piispantarkastusviikkoa. Prosessi jatkuu tarvittaessa lääninrovastin tarkastukseen saakka. Mikäli johtamisen tukitoimien jatkumista tämän jälkeenkin pidetään tarpeellisena, kyse on eri prosessista, ja siitä tehdään erillinen sopimus. Johtamisen tukemisen kokonaisuudesta vastaa hiippakuntadekaani; erikseen sovittaessa voidaan hyödyntää hiippakunnan työyhteisökonsultteja. Piispantarkastukseen kuuluvan johtamisen tuen yhteyteen liitetään yhteistyössä Kirkon koulutuskeskuksen kanssa toteutettava kirkkoherran 360-arviointi. Prosessiin sisältyy kirkkoherran itsearvioinnin ja alaisilta saadun arvioinnin ohella konsultointiprosessi, jossa arvioinnissa esiin nousseita seikkoja käydään konsultin avulla läpi henkilökohtaisissa keskusteluissa ja työyhteisön kanssa. Arviointi toteutetaan tilanteesta riippuen joko piispantarkastuksen alku- tai loppuvaiheessa. Arviointi toistetaan jokaisen piispantarkastuksen yhteydessä. Johtamisen tukemisen sisältö nousee ensi sijassa kirkkoherran työstä ja tarpeista, mutta tarpeen mukaan prosessiin voidaan kytkeä myös muuta seurakunnan ylintä tai välijohtoa. 4
Seurakuntaelämän kehittämishanke Ohjeistus ks. liitteet 3 ja 4. Seurakuntakertomukset ja työhyvinvointitutkimus Viimeistään kuukautta ennen hallinnon ja talouden tarkastusta seurakunta toimittaa tuomiokapitulin käyttöön 10 kpl seuraavia asiakirjoja: o seurakunnan strategia, mikäli sellainen on laadittu o viimeisin hyväksytty tasekirja, johon sisältyvät tilinpäätös ja toimintakertomus o viimeisin hyväksytty toiminta- ja taloussuunnitelma o ohje- ja johtosäännöt o henkilöstökertomus tai -tilinpäätös o mahdolliset muut tuomiokapitulin pyytämät asiakirjat o kirkkoherran arvio seurakunnan elämän ja toiminnan nykytilasta ja siihen vaikuttavista tekijöistä o kirkkoneuvoston tai yhtymäseurakunnassa seurakuntaneuvoston arvio seurakunnan elämän ja toiminnan nykytilasta ja siihen vaikuttavista tekijöistä o viimeisimmän seurakunnassa suoritetun työhyvinvointitutkimuksen tulokset (tutkimus voi olla suoritettu enintään kaksi vuotta ennen hallinnon ja talouden tarkastusta). Hallinnon ja talouden tarkastus Seurakunnan hallinnon ja talouden tarkastus toimitetaan n. 2-3 viikkoa ennen piispantarkastusviikkoa. Lakimiesasessori päättää hallinnon ja talouden tarkastuksen ajankohdasta, sisällöstä ja toteutustavasta neuvoteltuaan kirkkoherran kanssa. Tuomiokapitulin puolesta hallinnon ja talouden tarkastuksen toimittavat lakimiesasessori, piispantarkastuksen asessori, hiippakuntadekaani ja lääninrovasti. Seurakunnasta hallinnon ja talouden tarkastukseen osallistuvat kirkkoherra, talouden johtava viranhaltija, kirkkovaltuuston puheenjohtaja, kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja sekä muut kirkkoherran tarpeellisina pitämät ja lakimiesasessorin hyväksymät henkilöt. Seurakuntayhtymään kuuluvasta seurakunnasta hallinnon ja talouden tarkastukseen osallistuvat kirkkoherra, hallintokappalainen tai vastaava viranhaltija, seurakuntaneuvoston varapuheenjohtaja sekä muut kirkkoherran tarpeellisina pitämät ja lakimiesasessorin hyväksymät henkilöt. Seurakuntayhtymää edustavat hallinto- ja/tai talousjohtaja sekä yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajisto. Tarkastettavan seurakunnan henkilöstön edustajina hallinnon ja talouden tarkastukseen osallistuvat luottamusmies ja työsuojeluvaltuutettu. Lakimiesasessorin päätöksellä hallinnon ja talouden tarkastukseen voidaan kutsua seurakunnan tilintarkastajat sekä muiden viranomaisten (aluehallintovirasto tms.) edustajia tai näiltä voidaan pyytää seurakunnan hallintoa ja taloutta koskevia lausuntoja. Hallinnon ja talouden tarkastuksessa tarkastellaan ja arvioidaan seurakunnan toimittaman aineiston ja mahdollisten muiden tarkastajien ennakkoon pyytämien selvitysten pohjalta seurakunnan hallinnon lainmukaisuutta ja toimivuutta taloustilannetta ja talouden suunnittelua 5
henkilöstön tilaa ja työhyvinvointia kiinteistöjen ja toimitilojen kuntoa omaisuuden hoitoa hautaustointa kirkkoherranviraston hoitoa. Notaari pitää hallinnon ja talouden tarkastuksesta muistiota. Lakimiesasessori laatii hallinnon ja talouden tarkastuksesta raportin piispalle ja seurakunnalle. Mikäli lakimiesasessori ja piispa katsovat aiheelliseksi, piispantarkastusviikon maanantaina voidaan järjestää hallinnon ja talouden lisätarkastus. Tähän osallistuvat piispan sekä varsinaisen hallinnon ja talouden tarkastuksen toimittaneiden tuomiokapitulin edustajien ohella ne henkilöt ja tahot tarkastettavasta seurakunnasta, jotka piispa ja lakimiesasessori määräävät. Piispantarkastusviikko Piispantarkastusviikon kaikkiin tapahtumiin osallistuvat tuomiokapitulista piispa, asessori, notaari sekä lääninrovasti, ellei joidenkin kohdalla erikseen toisin sovita. Lakimiesasessori, hiippakuntadekaani ja asiantuntijat osallistuvat tapahtumiin kulloinkin sovitun mukaisesti. Seurakuntaa edustavat tarkastusviikon eri tilanteissa kirkkoherran ohella johtavat luottamushenkilöt ja työntekijöiden edustajat piispan ja kirkkoherran sopimalla tavalla. Seurakuntayhtymän edustuksesta piispantarkastusviikon tilanteissa piispa ja kirkkoherra sopivat erikseen. Tarkastusviikon rungon muodostavat seuraavat tapahtumat (järjestys ja sijoittuminen viikolle voivat vaihdella erikseen sovittavalla tavalla): maanantai piispan ja seurakunnan koko henkilöstön tapaaminen (joko yhtenä ryhmänä, henkilöstöryhmittäin tai muulla piispan ilmoittamalla tavalla) koko seurakunnalle suunnattu tilaisuus (kirkkoilta, seurat, tms.) tarvittaessa hallinnon ja talouden lisätarkastus keskiviikko työskentely kehittämishankkeen tematiikasta; seurakunnan henkilöstöstä läsnä ne, joiden työhön kehittämishanke kiinteästi liittyy neuvottelu luottamushenkilöiden kanssa (kirkkovaltuuston ja neuvoston jäsenet; yhtymäseurakunnissa seurakunnan edustajat yhteisessä kirkkovaltuustossa ja -neuvostossa sekä seurakuntaneuvoston jäsenet) torstai verkostovierailut tiedotusvälineiden edustajien tapaaminen piispa yleisön tavattavissa sunnuntai messu (liite 5) messun jälkeen piispa antaa seurakunnalle piispantarkastuksen loppulausunnon kirkkokahvit tai lounas. 6
Piispantarkastuksen pöytäkirja Piispantarkastuksen notaari laatii tarkastuksesta pöytäkirjan mahdollisimman pian tarkastusviikon jälkeen, ja asessori tarkastaa sen. Pöytäkirja toimitetaan seurakunnalle, tuomiokapitulille ja lääninrovastille. Lääninrovastin tarkastus Lääninrovasti, piispantarkastuksen asessori, lakimiesasessori ja hiippakuntadekaani toimittavat seurakunnassa tarkastuksen noin vuoden kuluttua piispantarkastusviikosta. Lääninrovasti sopii tarkastuksen ajankohdan seurakunnan kirkkoherran ja tarkastuksen toimittajien kanssa n. puoli vuotta ennen tarkastuspäivää. Tarkastukseen varattavasta ajasta päättää lääninrovasti. Seurakunnasta tarkastukseen osallistuvat kirkkoherra, talouden johtava viranhaltija, kirkkovaltuuston puheenjohtaja ja kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja. Seurakuntayhtymään kuuluvasta seurakunnasta lääninrovastin tarkastukseen osallistuvat kirkkoherra, hallintokappalainen tai vastaava viranhaltija ja seurakuntaneuvoston varapuheenjohtaja. Mikäli piispantarkastuksen yhteydessä on tarkastettu myös seurakuntayhtymä, lääninrovastin tarkastukseen kutsutaan kaikkien seurakuntayhtymään kuuluvien seurakuntien kirkkoherrat sekä seurakuntayhtymän talousjohto. Lääninrovasti voi kutsua myös muita tarkastuksen kannalta tarpeellisia seurakunnan, seurakuntayhtymän tai tuomiokapitulin edustajia osallistumaan tarkastukseen. Lääninrovastin tarkastuksen asialistan muodostavat piispan antama piispantarkastuksen loppulausunto, piispantarkastuksen pöytäkirja sekä kirkkoherran piispalle ja tuomiokapitulille antama raportti toimista, jotka seurakunnassa on loppulausunnon perusteella suoritettu. Tarkastuksessa arvioidaan lääninrovastin johdolla toimia, joihin seurakunta on ryhtynyt piispantarkastuksessa esiin nousseiden seikkojen ja kysymysten pohjalta. Lääninrovasti laatii tarkastuksesta raportin seurakunnalle ja tuomiokapitulille. Mikäli lääninrovasti on tarkastettavan seurakunnan kirkkoherra, lääninrovastin tarkastuksen toimittaa piispantarkastuksen asessori. Samoin toimitaan, jos lääninrovasti on muusta syystä pakottavasti estynyt toimittamasta lääninrovastin tarkastusta. Espoon hiippakuntaan kuuluvan seurakuntayhtymän piispantarkastus Mikäli seurakuntayhtymään kuuluvan seurakunnan piispantarkastuksen yhteydessä toimitetaan myös seurakuntayhtymän piispantarkastus tai mikäli piispantarkastus toimitetaan ainoastaan seurakuntayhtymässä, edellä olevaa ohjeistusta noudatetaan soveltuvin osin. Piispa antaa tarpeelliset täsmentävät määräykset ja ohjeet seurakuntayhtymää koskevan piispantarkastuksen kokonaisuudesta ja yksityiskohdista. 7
LIITE 1 8
LIITE 2 Ohjeistus piispantarkastuksen notaarille Notaari laatii piispantarkastuksesta pöytäkirjan. Pöytäkirja toimitetaan seurakunnalle, tuomiokapitulille ja lääninrovastille. Notaari laatii piispantarkastuksen suunnittelukokouksesta muistion. Siitä käyvät ilmi tarkastuksen ohjelma sekä sovitut toimet ja tavoitteet. Notaari kirjaa pöytäkirjaan neuvottelujen ja muiden tapahtumien kulun keskeiset kohdat. Keskusteluista kirjataan aihe, keskeiset ehdotukset ja kysymykset sekä tuomiokapitulin edustajien kannanotot. Notaari kirjaa neuvotteluihin osallistuneiden henkilöiden nimet sekä tarkistaa vierailukohteissa ohjelmaan keskeisesti osallistuvien henkilöiden nimet ja tehtävät. Notaari huolehtii, että piispan käytössä keskustelutilaisuuden alussa on luettelo seurakunnan luottamushenkilöistä ja viranhaltijoista. Pöytäkirjaan liitetään piispantarkastuksen ohjelma sekä luettelot eri tilanteisiin osallistuneista seurakunnan työntekijöistä ja luottamushenkilöistä. Pöytäkirjaan liitetään sekä kirkkoherran että kirkkoneuvoston/seurakuntaneuvoston laatimat kertomukset. Liitteenä voi olla myös kirjallisia puheenvuoroja. Mikäli piispanmessuun liittyy virkaanasettaminen tai kirkollisen rakennuksen vihkiminen tai käyttöönotto, siitä laaditaan erillinen pöytäkirja, joka liitetään piispantarkastuksen pöytäkirjaan. Toimituksen pöytäkirjasta tulee ilmetä aika, paikka ja tarkoitus, toimittaja ja avustajat, virret, luetut tekstit sekä piispan ja avustajien keskeinen toiminta messun aikana. Notaari toimittaa piispantarkastuksen pöytäkirjan luonnoksen pappisasessorille kuukauden kuluessa piispantarkastuksesta. Mahdollisten korjausten jälkeen notaari ja asessori allekirjoittavat pöytäkirjan ja lähettävät sen liitteineen tuomiokapitulin notaarille. Piispan saarna liitetään pöytäkirjaan tuomiokapitulissa. Tuomiokapituli lähettää seurakunnalle ja lääninrovastille näiden kappaleet pöytäkirjasta. Notaari pukeutuu piispantarkastusta varten piispan ohjeistamalla tavalla. 9
LIITE 3 10
LIITE 4 PIISPANTARKASTUKSEEN LIITTYVÄ SEURAKUNTAELÄ- MÄN KEHITTÄMISHANKE Piispantarkastukseen Espoon hiippakunnan seurakunnissa sisältyy seurakuntaelämän kehittämishanke, joka voi painottua seurakunnan tilanteesta ja tarpeista riippuen eri tavoin. Hankkeen aihe valitaan siten, että se tukee mahdollisimman hyvin seurakunnan toiminnan ja toimintakulttuurin kehittämistä. Kehittämishankkeen ohjaajana toimii tuomiokapitulin nimeämä asiantuntija. Seurakunnan puolesta kehittämishankkeen vastuu- ja yhteyshenkilönä toimii kirkkoherra tai erityisin perustein muu seurakunnan tehtävään osoittama työntekijä. Hankkeen suunnittelu aloitetaan yhtä aikaa koko piispantarkastusprosessin suunnittelun kanssa. Kirkkoherra neuvottelee kehittämishankkeen aiheesta ja toteutuksesta tarkoituksenmukaisessa laajuudessa seurakunnan johtoryhmän, henkilöstön, kirkko- tai seurakuntaneuvoston ja muiden luottamushenkilöiden kanssa. Neuvottelujen pohjalta kirkkoherra toimittaa hiippakuntadekaanille ja kehittämishankkeen ohjaajalle lyhyen raportin suunnitteluprosessista sekä seurakunnan esityksen kehittämishankkeen aiheesta, sisällöstä ja muista hankkeeseen vaikuttavista tekijöistä. Kehittämishankkeen tavoitteet yksilöidään sekä sen toteutuksesta ja resursoinnista päätetään seurakunnan esityksen pohjalta kirkkoherran, hiippakuntadekaanin ja hankkeen vastuuhenkilöiden neuvottelussa. Kehittämishankkeen kesto on n. vuosi. Hanke sisältää: 1-2 suunnittelupalaveria tuomiokapitulin sekä kirkkoherran ja mahdollisten seurakunnan nimeämien muiden vastuuhenkilöiden kesken; 3-5 itsenäistä kehittämishanketapaamista, joiden aikataulu sovitaan erikseen (2-5h/tapaaminen); palautekeskustelun ja hankkeen arvioinnin. Piispantarkastusviikon yhteydessä käsitellään hankkeessa esiin nousseita teemoja piispan johdolla. 2-3 kuukautta ennen varsinaista piispantarkastusviikkoa pidettävässä neuvottelussa käydään läpi piispantarkastusviikon ohjelma sekä kehittämishankkeen/hankkeiden eteneminen. Neuvotteluun osallistuvat tuomiokapitulista piispa, hiippakuntadekaani, tarkastuksen asessori ja kehittämishankkeesta vastaavat asiantuntijat sekä seurakunnasta kirkkoherra ja tarpeen mukaan muita seurakunnan edustajia. SEURAKUNTA VASTAA: - henkilöstön sitouttamisesta hankkeeseen (prosessiin osallistuminen on virka- / työtehtävä) - kehittämishankkeeseen liittyvästä sisäisestä ja mahdollisesta ulkoisesta viestinnästä - kehittämishankkeen aikana sovittujen toimenpiteiden toteuttamisesta ja seurannasta - tarvittavien tilojen yms. resurssien varaamisesta 11
TUOMIOKAPITULIN TOIMINNAN TIIMI VASTAA: - hankkeen ohjauksesta - vähintään kahden asiantuntijan työpanoksen sijoittamisesta kehittämishankkeen työskentelyihin - kehittämishankkeen työskentelyjen fasilitoinnista KUSTANNUKSET Asiantuntijat osallistuvat kehittämishankkeeseen osana virkatyötään. Tuomiokapituli ja seurakunta vastaavat hankkeen toteuttamisesta aiheutuvista matka- ym. kustannuksista omien viranhaltijoidensa ja työntekijöidensä osalta. Mikäli kehittämishankkeen yhteydessä syntyy muita kustannuksia, niiden kattamisesta sovitaan kirkkoherran ja hiippakuntadekaanin kesken. SOPIMUKSET Kehittämishankkeen toteutuksesta ja siitä aiheutuvista kustannuksista voidaan laatia erillinen sopimus, mikäli se katsotaan tarpeelliseksi. Mahdollisista kehittämishankkeesta nousevista konsultointiprosesseista tai muista jatkotoimenpiteistä sovitaan seurakunnan ja tuomiokapitulin kesken erikseen kehittämishankkeen päättyessä. Jatkotoimista tehdään aina erillinen sopimus. 12
LIITE 5 ESPOON HIIPPAKUNNAN PIISPANMESSUT Oheistus seurakuntia varten ENNEN MESSUA - Aikatauluista ja piispan varusteiden noutamisesta ja palauttamisesta sovitaan piispan sihteerin, Päivi Härkösen kanssa. p. 09 80508832 tai paivi.h.harkonen@evl.fi - Messu suunnitellaan yhteistyössä seurakunnan ja tuomiokapitulin kanssa. Suunnittelua varten tulee olla hyvissä ajoin yhteydessä hiippakuntasihteeri Kati Pirttimaahan, p. 050 3427007 tai kati.pirttimaa@evl.fi - Messun suunnittelun käytännöistä ja vastuunjaosta sovitaan yhdessä seurakunnan kanssa. Pääsääntöisesti hiippakuntasihteeri Kati Pirttimaa tapaa piispanmessuun osallistuvat sekä seurakunnan jumalanpalveluselämästä vastaavat keskeiset työntekijät. Tapaamisen yhteydessä voidaan käydä läpi piispanmessun valmisteluun liittyvien käytännön asioiden lisäksi seurakunnan jumalanpalveluselämän kehittämiseen liittyviä kysymyksiä. - Messun agenda tehdään yleensä järjestävässä seurakunnassa. Valmis ohjelma toimitetaan word-muodossa Kati Pirttimaalle viimeistään kymmenen päivää ennen messua. - Jos messun pääjärjestäjänä on kirkollinen järjestö, messun suunnittelu toteutetaan yhteistyössä sen paikallisseurakunnan kanssa, jonka kirkkotilassa tai alueella messu järjestetään. MESSUN TYÖNJAKO - Selebranttina toimii piispa. - Seurakunnan pappi toimii avustavana pappina. - Muiksi avustajiksi pyydetään ainakin diakonaatin edustaja ja seurakuntalaisia. Maallikoita ja eri työntekijäryhmien edustajia on hyvä olla tasapuolisesti eri tehtävissä. - Ehtoollista jakavat piispan ja avustavan papin lisäksi diakoni/diakonaatin edustaja ja seurakuntalainen. Jakopareja on vähintään kaksi. - Avustajien ja toimittajien kutsumisen yhteydessä pyydetään kiinnittämään huomiota siihen, että naisia ja miehiä on eri tehtävissä tasapuolisesti. Myös messun toimittajien ikäjakaumaan kiinnitetään huomiota. KÄYTÄNNÖN ASIAT - Piispa tulee paikalle n. 45 minuuttia ennen tilaisuuden alkua, ellei toisin sovita. Toivotaan, että piispaa on tuolloin vastaanottamassa suntio tai muu seurakunnan edustaja. - Suntio avustaa piispaa: kokoaa piispan sauvan ja laittaa sauvan jalusta alttarin vasemmalle puolelle (kirkkosalista katsoen) sekä huolehtii piispan liturgisen vaatetuksen ojennukseen. 13
Messun päätyttyä suntio huolehtii piispan sauvan ja muut varusteet takaisin kuljetusta varten. MESSUPÄIVÄNÄ - Kaikkien messua toimittavien toivotaan olevan paikalla viimeistään puoli tuntia ennen messun alkua sakastissa. - Käytännön asiat käydään läpi ennen sakaristorukousta, jonka piispa johtaa viisitoista minuuttia ennen messun alkua. MESSUN KULKU - Piispanmessu alkaa pääsääntöisesti prosessiolla. - Messujärjestyksessä noudatetaan pääsääntöisesti seurakunnan omaa messujärjestystä ja kuorisääntöä. - Ehtoollispöydän kattamisessa ja ehtoollisaineiden käsittelyssä noudatetaan piispankokouksen ohjeistuksia. Gluteenitonta ehtoollisleipää ja alkoholitonta viiniä varataan saataville. - Messun päätyttyä piispa johtaa sakastissa loppurukouksen. Mikäli piispa on ovella kättelemässä seurakuntalaisia, rukouksen johtaa joku muu messun toimittajista. MUUT TILAISUUDET - Muut kirkolliset tilaisuudet, hartaudet ym. suunnitellaan tätä ohjetta soveltuvin osin noudattaen. 14