Poliisin viestinnän nykytila, viestintästrategia ja kehittämisalueet vuosille 2010-2013 6 2009
POLIISIN YLIJOHTO KUVAILULEHTI Julkaisun päivämäärä 21.12.2009 Tekijät (toimielimestä, toimielimen nimi, puheenjohtaja, sihteeri) Sisäasiainministeriö, poliisiosasto Puheenjohtaja viestintäpäällikkö Marko Luotonen Sihteeri verkkotiedottaja Anna-Minna Lukkala Julkaisun laji Toimeksiantaja Poliisiylijohtaja Toimielimen asettamispäivä 25.8.2008 Julkaisun nimi (myös ruotsinkielisenä) Poliisin viestinnän nykytila, viestintästrategia ja kehittämisalueet vuosille 2010-2013 Julkaisun osat Tiivistelmä Työryhmä esittää, että poliisin viestinnän tavoitelinjaukset vuosille 2010 2013 ovat seuraavat. 1) Viestintä on strategisen johtamisen väline ja luonnollinen osa johtamista. 2) Viestinnällä pyritään vaikuttamaan vastaanottajan tietoihin, mielipiteisiin ja asenteisiin sekä käyttäytymiseen. 3) Viestintä perustuu vastaanottajan tarpeisiin ja poliisin strategisiin tavoitteisiin. 4) Poliisin viestinnän tehtävänä on antaa yleistä informaatiota poliisin toiminnasta ja neuvontaa hallinnonalalla käsiteltävistä asioista ja saatavista julkisista palveluista sekä pyrkiä edistämään kansalaisten yhteiskunnallista osallistumista. 5) Viestintä suunnittelee, toteuttaa ja kehittää tapoja, joilla poliisi kohtaa yhteiskunnan menestyksekkäästi ja turvallisuutta lisäävällä tavalla. 5) Päivittäisessä viestinnässä toteutuvat poliisin arvot eli oikeudenmukaisuus, ammattitaito, palveluperiaate ja henkilöstön hyvinvointi. 6) Painopisteenä on ylläpitää ja lisätä poliisin näkyvyyttä, tarjota mahdollisuus vuorovaikutukseen ja siten estää rikoksia ennalta. 7) Poliisin viestinnän visiona on helpottaa kansalaisten tiedonsaantia ja osallistumista turvallisuutta koskevaan päätöksentekoon, edistää rikosten selvittämistä ja ehkäistä niitä ennalta. 8) Poliisilla on ammattitaitoinen, palveleva ja tehokas viestintäorganisaatio, jolla on yhteiset toimintatavat ja riittävät resurssit normaalioloissa ja tehostettua viestintää vaativissa tilanteissa. Avainsanat (asiasanat) poliisi, viestintä, tiedotus, strategiat Muut tiedot ISBN 978-952-491-432-1 (pdf) Sarjan nimi ja numero Poliisin ylijohdon julkaisusarja 6/2009 Kokonaissivumäärä 103 Jakaja Sisäasiainministeriö Kieli suomi ISSN 1459-7829 Hinta - Kustantaja Sisäasiainministeriö ISBN 978-952-491-431-4 Luottamuksellisuus julkinen
POLISENS HÖGSTA LEDNING PRESENTATIONSBLAD Utgivningsdatum 21.12.2009 Författare (uppgifter om organet: organets namn, ordförande, sekreterare) Inrikesministeriet, polisavdelningen Ordförande kommunikationschef Marko Luotonen Sekreterare Webbinformatör Anna-Minna Lukkala Typ av publikationen Uppdragsgivare Polisöverdirektören Datum för tillsättandet av organet 25.8.2008 Publikation (även den finska titeln) Nuläget för polisens information, polisens informationsstrategi och utvecklingsområden för 2010 2013 (Poliisin viestinnän nykytila, viestintästrategia ja kehittämisalueet vuosille 2010-2013) Publikationens delar Referat Arbetsgruppen föreslår att målriktlinjerna för polisens information för 2010 2013 är följande: 1) Information är ett redskap för strategiskt ledarskap och en naturlig del av ledarskapet. 2) Genom information vill man påverka mottagarens uppgifter, åsikter, attityder och beteende. 3) Informationen grundar sig på mottagarens behov och polisens strategiska mål. 4) Polisens informationsenhets uppgift är att ge allmän information om polisens verksamhet och rådgivning om frågor som behandlas inom förvaltningsområdet och tillgänglig offentlig service. Informationsenhetens uppgift är även att främja medborgarnas samhälleliga deltagande. 5) Informationsavdelningen planerar, genomför och utvecklar metoder för polisen att möta samhället framgångsrikt och på ett sätt som ökar säkerheten. 5) I den dagliga informationen förverkligas polisens värderingar rättvisa, yrkesskicklighet, serviceprincipen och arbetshälsa. 6) Prioriteringen är att upprätthålla och öka polisens synlighet, erbjuda möjlighet till kommunikation och på så sätt förebygga brott. 7) Visionen för polisens information är att göra det lättare för medborgarna att få tillgång till information och delta i beslutsfattande som rör säkerhet, främja utredning av brott och förebygga brott. 8) Polisen har en yrkeskunnig, tjänstvillig och effektiv informationsorganisation som har gemensamma arbetssätt och tillräckliga resurser i normala förhållanden och i situationer som kräver effektivare information. Nyckelord polisen, information, kommunikation, strategier Övriga uppgifter ISBN 978-952-491-432-1 (pdf) Seriens namn och nummer Polisens högsta ledning, publikationsserie 6/2009 Sidoantal 103 Distribution Inrikesministeriet Språk finska ISSN 1459-7829 Pris Förlag Inrikesministeriet ISBN 978-952-491-431-4 Sekretessgrad offentlig
Sisällys Sisällys... 1 Johdolle... 3 Työryhmän asettaminen, tehtävät ja toiminta... 4 1. Poliisin viestinnän nykytila... 7 1.1. Itsearviointi... 9 1.1.1. Poliisin viestintäkulttuuria pidetään ongelmallisena... 9 1.1.2. Visa-pikatesti osoittaa kehittämistarpeita lähes kaikilla osa-alueilla 10 1.1.3. Viestintä on erillinen toiminto, ei luonteva osa johtamista... 12 1.1.4. Poliisilaitosten osaaminen ja resurssit koetaan puutteellisiksi... 14 1.1.5. Viestinnän koulutus kaipaa koordinointia... 16 1.1.6. Poliisihallituksen perustaminen antaa uusia mahdollisuuksia... 17 1.2. Vertaisarviointi kansallisesti ja kansainvälisesti... 19 1.2.1. Rajavartiolaitos... 20 1.2.2. Tulli... 22 1.2.3. Puolustusvoimat... 24 1.2.4. Norjan poliisi... 27 1.3. Ulkoinen arviointi... 31 1.3.1. Henkilöstö kokee tiedonkulun parantuneen, silti tekemistä riittää... 31 1.3.2. Intranet on vaikea sekoitus asiakirjoja, uutisia ja vuorovaikutusta... 33 1.3.3. Poliisi-lehti kiinnostaa ulkopuolisia, ei omaa henkilöstöä... 35 1.3.4. Kansalaiset arvioivat poliisin toistuvasti Suomen luotettavimmaksi. 38 1.3.5. Kansalaiset kokevat tiedottamisen heikoimmaksi lenkiksi... 39 1.3.6. Dokumentaariset televisiosarjat tavoittavat miljoonayleisön... 45 1.3.7. Poliisi.fi-verkkopalveluun ollaan tyytyväisiä... 48 1.3.8. IRC, Facebook ja Youtube avauksia sosiaalisessa mediassa... 51 1.3.9. Poliisin päivä ja Nova liikenteessä ovat kampanjoiden kärkeä... 54 1.3.10. Poliisi on mukana myös viranomaisten yhteisissä kampanjoissa.. 57 1
1.3.11. Vaativan tilanteen viestinnästä Vuoden viestintäteko -tunnustus.. 59 1.3.12. Poliisin julkisuuskuva on toimittajien mielestä parantunut... 67 1.3.13. Julkisuuden seuranta ja arviointi on hajanaista... 71 1.4. Johtopäätökset... 74 2. Poliisin viestintästrategia... 77 2.1. Johdanto... 77 2.2. Viestintä on osa johtamista... 78 2.3. Viestinnän strategiset tavoitteet... 79 2.3.1. Tehtävä: Miksi me olemme olemassa... 79 2.3.2. Arvot: Mihin me uskomme... 80 2.3.3. Visio 2015: Mitä me haluamme olla... 81 2.3.4. Sidosryhmät: Miten me haluamme viestiä... 82 2.3.5. Perusviestit: Mitä me haluamme viestiä... 82 2.4. Viestintää ohjaava lainsäädäntö ja ohjeistus... 84 2.5. Poliisin viestinnälle asetettavat vaatimukset... 86 2.6. Vastuut, prosessit ja organisointi viestinnässä... 88 2.6.1. Vastuut... 88 2.6.2. Prosessit... 88 2.6.3. Organisointi... 90 2.6.4. Organisointi tehostettua viestintää vaativassa tilanteessa... 92 2.7. Toimeenpano... 94 3. Poliisin viestinnän kehittämisalueet 2010-2013... 95 Lähdeluettelo... 100 2
Johdolle Hyvä maine syntyy siitä, että tekee oikeita asioita ja kertoo niistä muille. Poliisi tekee hyviä tekoja päivittäin: estää rikoksia ja onnettomuuksia ja selvittää niitä. Hyvät teot eivät kuitenkaan juuri kuulu eivätkä näy. Kansalaiset kokevat viestinnän poliisin heikoimmaksi lenkiksi yhdessä ennalta ehkäisevän toiminnan kanssa. Tiedonkulku koetaan vaikeaksi myös oman henkilöstön keskuudessa. Poliisi 2020 -suunnitelmassa rikosten ja onnettomuuksien ennalta ehkäisy määritettiin poliisin toiminnan tärkeimmäksi osa-alueeksi ja viestintä yhdeksi sen toteuttamisen välineeksi. Tehtävä ei ole helppo. Poliisin on pyrittävä vaikuttamaan vastaanottajan tietoihin, asenteisiin ja käyttäytymiseen. Jotta tähän tavoitteeseen päästään, on poliisin lisättävä näkyvyyttä ja tarjottava aito mahdollisuus vuorovaikutukseen. Poliisin pitää olla kasvollinen ja siellä missä kansalaisetkin ovat: televisiossa, verkossa, turuilla ja toreilla. Viestinnän tehtävänä on suunnitella ja kehittää tapoja, joilla kohtaamme yhteiskunnan menestyksekkäästi ja turvallisuutta lisäävällä tavalla. Lähtökohtana on vaikuttavuus. Viestinnällä voidaan parhaimmillaan saada hyviä tuloksia kustannustehokkaasti. Tätä tehtävää varten poliisilla on oltava ammattitaitoinen, palveleva ja tehokas viestintäorganisaatio, jolla on yhteiset toimintatavat ja riittävät resurssit normaalioloissa ja tehostettua viestintää vaativissa tilanteissa. Viestintä on strategisen johtamisen väline ja luonnollinen osa johtamista. Johdon oma aktiivinen rooli on edellytys sen onnistumiselle. Samalla on muistettava, että viestintä kuuluu kaikille poliisin hallinnossa palveleville. Se ei ole yksin oikeus. Se on velvollisuus. 3
Työryhmän asettaminen, tehtävät ja toiminta Poliisiylijohtaja asetti 19.9.2008 työryhmän laatimaan poliisille viestintästrategian ja määrittämään viestinnän kehittämisalueet 1. Työn perustaksi työryhmän tehtävänä oli kartoittaa poliisin viestinnän nykytila. Asettamispäätöksen mukaisesti viestintä on kiinteä osa johtamista ja sen avulla pyritään vaikuttamaan suunnitellusti ja ennakoivasti kansalaisten tietoihin, asenteisiin ja käyttäytymiseen. Valtionhallinnon viestinnästä annetut ohjeet sekä poliisin toimintaympäristön ja hallintorakenteen muutokset edellyttävät viestintään liittyen tehtävien ja toimintatapojen uudelleenarviointia. Tavoitetilassa poliisilla on hallintorakenneuudistuksen toimeenpanonkin jälkeen ammattitaitoinen ja palveleva viestintäorganisaatio, jolla on yhteiset toimintatavat ja riittävät resurssit sekä normaalioloissa että tehostettua viestintää vaativissa tilanteissa. Työryhmän jäseninä ovat toimineet: poliisitarkastaja Mikko Lampikoski sisäasiainministeriön poliisiosastosta viestintäpäällikkö Liinu Lehto-Seljavaara Suojelupoliisista tiedotuspäällikkö Juha Hänninen Helsingin poliisilaitoksesta tiedottaja Tuula Kyren Keskusrikospoliisista kehittämispäällikkö Pasi Kemppainen Liikkuvasta poliisista tiedottaja Tuire Salmi-Hiltunen Poliisiammattikorkeakoulusta lakimies Laura Niinimaa Poliisin tekniikkakeskuksesta tiedottaja Kaisa Paavilainen Etelä-Suomen lääninhallituksen poliisiosastosta tiedottaja Liisa Haapanen, Länsi-Suomen lääninhallituksen poliisiosastosta tiedottaja Markku Paksuniemi, Itä-Suomen lääninhallituksen poliisiosastosta erikoissuunnittelija Konsta Korhonen (1.11.2008 saakka) ja lääninylikomisario Markus Kiiskinen (1.11.2008 alkaen) Oulun lääninhallituksen poliisiosastosta viestintävastaava Henna Rajatalo Lapin poliisilaitoksesta sekä 1 Poliisin viestintästrategiatyöryhmän asettamispäätös, sisäasiainministeriön poliisiosaston asiakirja 19.9.2008 4
rikosylikomisario Urpo Lintala Etelä-Pohjanmaan poliisilaitoksesta (1.10.2008 alkaen). Puheenjohtajana toimi viestintäpäällikkö Marko Luotonen ja sihteerinä verkkotiedottaja Anna-Minna Lukkala sisäasiainministeriön poliisiosastosta. Työryhmän toimikausi oli 25.9.2008-30.5.2009. Valtiohallinnon viestintäsuositusta valmistelleen työryhmän toimikauden jatkamisen myötä myös poliisin työryhmän toimikautta jatkettiin vuoden 2009 loppuun. Työryhmä kokoontui kokonaisuudessaan 12 kertaa. Tämän lisäksi työryhmä jaettiin useampaan alatyöryhmään, jotka valmistelivat aineistoja kymmenissä kokouksissa, kasvotusten ja virtuaalisesti. Ryhmät ovat luonnostelleet toimeksiannon ulkopuolella poliisin uusia ohjeita sisäisen, ulkoisen ja tehostetun viestinnän osalta. Viestintästrategiatyöryhmän työhön on liittynyt poliisin johtamis- ja hallintouudistuksen toisen vaiheen hanke, jossa määritettiin poliisin viestinnän prosessit sekä näiden prosessien organisointi uudessa hallintomallissa. Tässä työryhmässä on ollut edustettuna suurin osa viestintästrategiatyöryhmän jäsenistä ja ylikonstaapeli Pekka Salomaa Liikkuvasta poliisista. Viestintästrategian lähtökohdat on esitelty poliisihallinnon ohjausryhmässä. Luonnosvaihetta on käsitelty valtakunnallisilla poliisin viestintäalan neuvottelupäivillä. Työryhmän loppuraportti on esitelty poliisin ylijohdon päällikkökokouksessa, poliisiosaston johtoryhmässä ja poliisipäällikkökokouksessa. Se on ollut lausuntokierroksella poliisin hallinnossa. Saatuaan työnsä valmiiksi työryhmä jättää loppuraporttinsa poliisiylijohtajalle. 5
Helsingissä 21.12.2009 Marko Luotonen Liisa Haapanen Juha Hänninen Pasi Kemppainen Markus Kiiskinen Tuula Kyren Mikko Lampikoski Liinu Lehto-Seljavaara Urpo Lintala Anna-Minna Lukkala Laura Niinimaa Kaisa Paavilainen Markku Paksuniemi Henna Rajatalo Tuire Salmi-Hiltunen 6
1. Poliisin viestinnän nykytila Julkishallinnon viestintää ohjaavat lukuisat lait ja asetukset. Niistä keskeisimpiä ovat perustuslaki, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki, 621/1999) ja asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (julkisuusasetus, 1030/1999). Viestintää ohjaavat lisäksi erilaiset määräykset ja ohjeet, kuten valtionhallinnon viestintäsuositus 2, valtionhallinnon viestintä kriisitilanteissa ja poikkeusoloissa 3, sisäasiainministeriön viestintäsuunnitelma 4, tehostettu viestintä sisäasiainhallinnossa 5, poliisin arvot 6 sekä poliisin viestintämääräys 7 ja sen liitteinä poliisi ohje ulkoisesta tiedottamista ja poliisin graafinen ohjeisto. Julkisuuslain soveltamiseen liittyviä käytäntöjä on käsitelty poliisin ylijohdon julkaisussa Käsikirja julkisuuskysymysten käsittelystä poliisissa 8. Valtionhallinnon viestintäsuosituksen mukaan hallinnon julkisuus sekä luottamus poliittiseen ja hallinnolliseen päätöksentekoon ovat demokratian peruspilareita. Viranomaisten toiminnan julkisuus mahdollistaa valvonnan ja osallistumisen. Kansalaisilla tulee olla mahdollisuus valvoa viranomaisten toimintaa ja julkisen vallan käyttöä sekä keskustella siitä. Viestinnän merkityksen kasvaminen yhteiskunnassa sekä hallinnon toiminnan tehokkuus ja tuloksellisuus luovat odotuksia valtionhallinnon viestinnälle. Tämän takia viestinnän on oltava tavoitteellista ja suunnitelmallista ja sitä on käytettävä johtamisen ja toiminnan välineenä. Tiedon välittäminen hallinnosta on viranomaisen velvollisuus. Viranomaisten on viestittävä aktiivisesti toiminnastaan ja palveluistaan sekä kansalaisten oikeuksista ja velvollisuuksista. Viestintä on jokaisen virkamiehen vastuulla. Valtionhallinnon viestintä lähtee ensisijaisesti vastaanottajien tarpeista. Valtionhallinnon viestintä, samoin kuin muu valtionhallinto ja sen toiminta, on 2 Valtionhallinnon viestintäsuositus, valtioneuvoston kanslian julkaisusarja 2002/6 3 Valtionhallinnon viestintä kriisitilanteissa ja poikkeusoloissa, valtioneuvoston kanslian julkaisusarja 15/2007 4 Sisäasiainministeriön viestintäsuunnitelma, viestintästrategia ja kehittämisalueet 2003 2006, sisäasiainministeriön julkaisusarja 23/2006 5 Tehostettu viestintä sisäasiainhallinnossa, valmiusviestintätyöryhmän raportti, sisäasiainministeriön julkaisusarja 21/2006 6 Poliisin arvot, sisäasiainministeriön poliisiosaston päätös 18.1.2008 7 Poliisin viestintä, sisäasiainministeriön poliisiosaston määräys 15.12.2005 8 Käsikirja julkisuuskysymysten käsittelystä poliisissa, poliisin ylijohdon julkaisu 18.12.2008 7
kansalaisia varten. Tämä ilmenee jo perusinformaation ymmärrettävyydessä ja helpossa saatavuudessa. Onnistunut viestintä perustuu moniin tekijöihin. Viestintää on suunniteltava ja arvioitava riittävän usein kehittämistarpeiden havaitsemiseksi ja ennakoimiseksi Tässä selvityksessä poliisin viestintää arvioidaan kolmella eri tasolla: arvioimalla tilannetta itse, vertailemalla käytäntöjä eri sidosryhmien osalta sekä teettämällä ulkoisia tutkimuksia. Malli perustuu valtionhallinnon viestinnän seuranta- ja arviointijärjestelmään 9. 9 Valtionhallinnon viestinnän seuranta- ja arviointijärjestelmä VISA, osa I, valtioneuvoston kanslian julkaisusarja 3/2005 8
1.1. Itsearviointi Itsearviointi on keskeisin taso kaikissa organisaatioissa. Se tehdään yleensä osana toiminta- ja taloussuunnittelua, jolloin viestinnän onnistumista tarkastellaan suhteessa tavoitteisiin. Tässä hankkeessa itsearviointi on tehty pääosin työryhmässä sisäisesti ja siinä on käytetty seuraavia menetelmiä poliisin viestintäkulttuurityöryhmän havainnot visa-pikatesti swot-analyysi ryhmätyöt valtakunnallisilla poliisin viestinnän neuvottelupäivillä (mukana myös työryhmän ulkopuolisia henkilöitä) poliisin hallintorakenteen kehittämishankeen yhteydessä tehdyt havainnot vaativien tilanteiden viestintään liittyvät havainnot Jokelan ja Kauhajoen koulusurmien yhteydessä. 1.1.1. Poliisin viestintäkulttuuria pidetään ongelmallisena Poliisin viestinnän tilaa arvioitiin edellisen kerran poliisihallinnon viestintäkulttuurityöryhmän loppuraportissa vuonna 2005 10. Tuolloin ongelmaksi koettiin se, että poliisin asiat nousevat esiin tiedotusvälineissä ennenaikaisesti. Työryhmän asettamiskirjeessä todetaan, että maineen hallinnan kannalta poliisin sisäisten asioiden puiminen julkisuuden kautta ei ole toivottavaa. Erityisesti esimiesten rooliin viestintäkulttuurin parantamiseksi on kiinnitettävä huomiota. Keskeisiksi ongelmiksi koettiin muun muassa, että poliisin tiedotuksen rooli on epäselvä viestintäkulttuuria pidetään ongelmallisena sisällä on sekalainen suhtautuminen viestintään; asenne on jopa kielteinen viestintästrategia ja tiedotuksen ohjeistus on hajallaan ja vanhentunutta eri yksiköt esiintyvät kaikki omilla tunnuskuvillaan sisäisestä viestinnästä puuttuu työkaluja tiedotus herää tai herätetään myöhään tilanteiden osuessa päälle; tiedotuksen tehtävät ja resurssit poikkeustilanteissa ovat epäselvät Internet-valmiudet eivät ole riittäviä tehostettua viestintää vaativissa tilanteissa eettiset ohjeet puuttuvat tiedotuksen osalta 10 Poliisihallinnon viestintäkulttuurityöryhmän raportti, sisäasiainministeriön poliisiosaston asiakirja 22.2.2005 9
viestinnän laadun valvonta on puutteellista. Havaintojen perusteella poliisin viestinnälle asetettiin alla kuvatut tavoitteet ja 45 toimenpide-ehdotusta. Poliisin viestintään liittyvä ohjeistus on selkeää ja koulutus riittävää. Poliisin viestintä on toteutettu valtioneuvoston viestintäsuosituksen mukaisesti ja se toimii niin, ettei sitä pidetä ongelmallisena. Tiedotuksen tehtävät on määritelty selkeästi työjärjestyksessä. Tiedotus on osa jokapäiväistä poliisityötä kaikilla tasoilla. Asenne viestintään on neutraalin positiivinen. Viestinnän määräyksessä kaikki ohjeet on tiivistettynä yhteen ja päivitettynä ajan tasalle. Yhtenäinen graafinen perusilme kaikessa poliisin tiedotuksessa Operatiivinen intranet otetaan käyttöön ja sen tiedotusmahdollisuudet hyödynnetään. Ylijohdon varallaolija pitää säännöllisesti myös tiedotuksen ajan tasalla. Tiedotuksella on selkeä toimintamalli poikkeustilanteissa läpi koko poliisihallinnon. Poliisin Internet-palvelut on toteutettu erityistilanteet ja poikkeusolot silmällä pitäen. Ammattieettiset ohjeet on koottu yhteen ja ne ovat käytössä koulutuksen osana. Yleisesti oltava tiedossa kuka valvoo viestintää ja mitä varsinaisista rikkeistä seuraa. Selvityksen perusteella annettiin uusi viestinnän määräys, ulkoisen tiedottamisen ohje ja poliisin graafinen ohje, nimettiin tiedotusvastaavat kaikkiin yksiköihin, otettiin käyttöön intranet, päivitettiin verkkosivujen tietojärjestelmät ja sivujen sisältö ja tuotettiin kirjoitus ammattieettisiä ohjeita käsittelevään kirjaan. 1.1.2. Visa-pikatesti osoittaa kehittämistarpeita lähes kaikilla osa-alueilla Poliisin ylijohdon, läänien poliisiosastojen ja poliisin valtakunnallisten yksiköiden viestinnästä vastaavat arvioivat poliisin viestinnän tilaa valtionhallinnon viestinnän seurantaa ja arviointia varten luodun VISA-pikatestillä 11 alkuvuodesta 2008. Sen avulla voidaan testata organisaation tiedonvälityksen tila ja arvioida karkeasti missä on parantamisen varaa. Testi perustuu valtionhallinnon viestinnän seurantaa ja arviointia selvittäneessä tutkimuksessa esiin nousseisiin 11 Valtionhallinnon viestinnän seuranta- ja arviointijärjestelmä VISA, osa I, valtioneuvoston kanslian julkaisusarja 3/2005 10
viestinnän teemoihin ja seurannan kohteisiin, ja se käsittää sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän tilan arvioinnin. Pikatestiin kuuluu 48 väittämää 12 eri aihealueesta. Arviointiasteikko on neliportainen asia on hyvin hoidossa ja systemaattisesti arvioitu asia on hyvin hoidossa asian merkitys on tiedostettu / asian hoitaminen on aloitettu asia on kokonaan hoitamatta. Poliisin viestinnästä vastaavien oman arvion perusteella viestintäsuunnitelman merkitys hallinnossa on ymmärretty, ja sitä sovelletaan myös käytännössä. Kansalaisjulkisuuden seuraamisen sekä viestinnän osaamisen kehittämisen koettiin jääneen pitkälti vaille huomiota. Muiden toimintojen osalta tarpeet on tiedostettu ja niiden osalta toimenpiteet on jo osin aloitettu. Niitä ovat muun muassa viestinnän asema strategian toteuttamisessa, viestinnän kytkeminen vuosisuunnitteluun, viestinnän organisointi ja vastuusuhteet, resurssit ja varautuminen kriiseihin sekä viestinnän toteutus ja laadun seuranta. Julkisen keskustelun, asiantuntijajulkisuuden ja verkkojulkisuuden seurannan tarve on niin ikään ymmärretty. 11
Kuva 1. Poliisin viestinnän tila alkuvuodesta 2008. Itsearvio on tehty valtionhallinnon viestinnän seurantaan ja arviointiin kehitetyllä VISA-pikatestillä. 1.1.3. Viestintä on erillinen toiminto, ei luonteva osa johtamista Viestintästrategiaryhmä käytti itsearvioinnin tarkentamiseen SWOT-analyysia, jossa kirjataan sisäisiä vahvuuksia ja heikkouksia sekä ulkoisia mahdollisuuksia ja uhkia. Havaintoja voidaan käyttää ideoinnissa ja jatkokehittelyssä. Niiden osalta on arvioitava, miten vahvuuksia voidaan kehittää edelleen, miten heikkouksia voidaan poistaa, miten mahdollisuuksia voidaan hyödyntää ja miten uhkia voidaan torjua. 12
Kuva 2. Sisäisen toimintaympäristön analyysin perusteella poliisilla on vahva ja osaava organisaatio, joka ei osaa kuitenkaan hyödyntää täysin viestintää strategisten tavoitteiden edistämiseen. 13
Kuva 3. Ulkoisen toimintaympäristön analyysin perusteella poliisilla on omalle viestinnälleen vahva pohja. Poliisiin luotetaan ja sen toiminnasta ollaan laajasti kiinnostuneita. Uhkana on viestinnän nykyisten ja tulevien vaatimusten heikko tuntemus. 1.1.4. Poliisilaitosten osaaminen ja resurssit koetaan puutteellisiksi Poliisilaitosten viestinnän nykytilaa arvioitiin valtakunnallisilla poliisin viestinnän neuvottelupäivillä 12. Keskeisimmiksi kehittämiskohteiksi koettiin osaamisen ja resurssien varmistaminen poliisilaitoksissa. Poliisille kaivattiin yhteistä viestintästrategiaa ja yhteisiä malleja poliisilaitoskohtaisten vuosi- ja kriisitilannesuunnitelmien tekemiseen. Myös mediasuhteisiin ja viestintävastaavien verkostoitumiseen ja hyvien käytäntöjen jakamiseen eri laitosten välillä haluttiin panostaa nykyistä enemmän. 12 Poliisilaitoksen viestintä, valtakunnallisten viestinnän neuvottelupäivien ryhmätyömuistio 13.7.2008 14
Viestinnän tehtävät, resurssit, organisaatio ja toimintatavat määritetään osana poliisin johtamis- hallintorakenteen uudistusta. Paikallispoliisin organisaatio uudistettiin vuoden 2009 alussa, jolloin poliisilaitosten määrä väheni 90:stä 24:een. Poliisin hallintorakenteen kehittämishankeen työsuunnitelmassa 13 suositeltiin, että suurimmissa poliisilaitoksissa tulisi olla päätoiminen viestinnästä vastaava virkamies ja hänellä tehtävään nimetty sijainen. Muussa tapauksessa poliisilaitosten sisäiseen ja ulkoiseen viestintään suositellaan nimettäväksi eri henkilöt sijaisineen. Syksyllä 2008 vain kolmeen poliisilaitokseen oltiin nimeämässä uusia päätoimisia henkilöitä viestintään. Tämän lisäksi neljässä poliisilaitoksessa oli jo aiemmin päätoimiset viestintävastaavat. Viestinnästä oman toimen ohella vastaavien virkamiesten määrä oli laskemassa 85:sta 23:een. 14 Myöhemmin lähetetyssä poliisin ylijohdon suunnitteluohjeessa 15 viestintä kehotettiin lisäämään kaikkien poliisin hallinnossa esimiesasemassa olevien henkilöiden tehtävänkuvauksiin. Vuoden 2009 lopussa kahdeksassa poliisilaitoksessa on päätoiminen tai lähes päätoiminen viestinnästä vastaava virkamies. Etelä-Suomen läänissä on seitsemän viestintävastaavaa, jotka kaikki toimivat oman poliisitoimensa ohella. Kahdessa poliisilaitoksessa on nimettynä sijainen viestintävastaavalle. Länsi-Suomen läänin alueella kahdessa poliisilaitoksessa on päätoiminen tiedottaja, yhdessä lähes päätoiminen ja muissa neljässä viestintää hoidetaan poliisitoimen ohella sivutoimisena. Sijaisuusjärjestelyt ovat kunnossa neljässä poliisilaitoksessa. Itä-Suomen läänin kaikissa kolmessa poliisilaitoksessa on päätoiminen tiedottaja. Oulun läänin kaikkiin poliisilaitoksiin on nimetty päällystöön kuuluva viestintävastaava, joiden lisäksi laitoksissa on varsinaista tiedottamista sivutoimisesti tekevä viestintäyhdyshenkilö. Yhdessä poliisilaitoksessa 13 Poliisin hallintorakenteen kehittämishanke PORA-hanke, I-vaiheen valtakunnallinen työsuunnitelma, 12.3.2008 14 Poliisilaitosten viestinnän suunnittelutilanne, sisäasiainministeriön poliisiosaston muistio 25.8.2008 15 Paikallispoliisin rakenneuudistuksen täytäntöönpano, sisäasiainministeriön poliisiosaston kirjelmä poliisin lääninjohdoille 6.10.2008 15
viestintäyhdyshenkilölle on nimetty varahenkilö. Oulun tilannekeskuksella on vuoden alusta saakka ollut aktiivinen ja keskeinen rooli ulkoisessa viestinnässä Lapissa on toisessa poliisilaitoksessa päätoiminen viestintävastaava ja hänellä sijainen. Toisessa sitä hoidetaan oman toimen ohella. Henkilöstöresurssien vähenemisen vaikutuksia viestinnän suorituskykyyn ei voida tässä vaiheessa täysin arvioida. Tehtäviä on saatettu jakaa poliisilaitoksissa uudella tavalla. Vielä ei ole myöskään tietoa siitä, onko tilannetta korjattu esimerkiksi viestinnän toimintamäärärahoja lisäämällä. Toiminta edellä kuvatuilla henkilöstöresursseilla edellyttäisi, että viestintävastaavien tehtävänkuvaukset muutetaan ja niissä painotetaan viestinnän suunnittelua, koordinointia sekä seurantaa ja arviointia. 1.1.5. Viestinnän koulutus kaipaa koordinointia Poliisikoulutuksen eri tasoilla annettavaa viestinnän ja tiedottamisen koulutusta suunnitellaan ja toteutetaan tällä hetkellä omina kokonaisuuksinaan. Koulutustasojen välistä viestintäkoulutuksen kokonaiskoordinaatiota ei toistaiseksi ole. Poliisin perustutkinnossa viestinnästä ja tiedottamisesta ei ole omaa opintokokonaisuutta. Aihetta käsitellään muun opetuksen yhteydessä ja koulutus perustuu hyvin pitkälti kunkin aihealueen opettajan omaan innostukseen. 16 Esimerkiksi ulkoinen viestintä tulee esille lähinnä äidinkielen opetuksessa. Median kohtaamista operatiivisissa tilanteissa ei harjoitella. Opiskelijat kohtaavat viestintään liittyviä tilanteita työharjoittelu- ja kenttätyöjaksolla. Opiskelija on mukana tilanteissa yleensä viestintätoimien seuraajana, ei suorittajana tai tekijänä. Alipäällystö- ja erikoistumisopintojen opintokokonaisuuksiin on varattu osiot viestintäaiheiden käsittelyä varten. Alipäällystökoulutuksen esimiestaidon opinnoissa käsitellään ulkoisen tiedottamisen ja viestinnän perusteita. Erikoistumisopinnoissa viestintäteeman käsittelylle on oma opintojakso, jonka opetussisällöt kohdennetaan erikoistumisalueen mukaisesti. 16 Suunnitelma viestinnän ja tiedottamisen opetuksesta poliisin perus-, alipäällystö- ja päällystökoulutuksessa, Markku Paksuniemi (luonnos) 16
Päällystökoulutuksessa viestinnän opetus painottuu esimiesviestinnän taitoihin ja julkiseen esiintymiseen. Myös rikostutkinnan opintokokonaisuudessa harjoitellaan tutkinnassa tiedottamisessa tarvittavia viestintätaitoja. Poliisin perustutkinnon suorittaneilla on vähän tai ei ollenkaan tietoa julkishallinnon viestintään liittyvistä periaatteista ja sen toimintaympäristöstä, kuten median tarpeista ja toimintatavoista. Poliisiksi opiskelevat kaipaavat lisää viestintävalmiuksien ja tiedotustaitojen koulutusta. Tämä ilmeni vuonna 2001 tehdyssä selvityksessä 17, ja se nousee esille edelleen keskusteluissa harjoittelijoiden ja kenttätyöjaksolla olevien kanssa. Viestintäkoulutuksen kokonaisvaltainen suunnittelemattomuus ja yhtenäisen, tavoitteellisen viestintäkoulutuksen puuttuminen ei tällä hetkellä täytä viestinnän näkökulmasta poliisin tutkintokoulutukselle asetettua tavoitetta kouluttaa valtio- ja yhteiskuntajärjestyksen ymmärtäviä, omalla ammatillisella tehtävätasollaan ajan vaatimuksiin vastaavia poliisimiehiä. Ilta-Sanomien uutispäällikkö Hannes Markkulan mukaan tiedottajat ja tiedotteiden kirjoittajat poliisissa tarvitsisivat enemmän koulutusta. 18 Kentän laajuus - varastetuista mopoista murhiin - aiheuttaa omat haasteensa. Tiedotteiden laatu vaihtelee, alkutiedot saattavat viipyä ja lisätietojen antajaa ei tavoiteta. Suomen Tietotoimiston yhteiskuntatoimituksen esimiehen Päivi Seppälän arvion 19 mukaan viestinnän osaaminen poliisilaitoksilla on yleisesti ottaen laskenut. Kokeneet poliisit ja viestinnästä vastaavat ovat eläköityneet ja uusilla ei ole vastaavaa osaamista. Osa nuoremmista on siksi varsin varovaisia sanoissaan ja vastailee hyvin niukasti toimittajien kysymyksiin. Poliisien joukossa myös jotkut suhtautuvat toimittajiin jopa asenteellisesti. 1.1.6. Poliisihallituksen perustaminen antaa uusia mahdollisuuksia Poliisin hallintorakenneuudistuksen toisessa vaiheessa Suomeen perustetaan vuonna 2010 poliisihallitus, joka ohjaa alaisiaan valtakunnallisia yksiköitä ja paikallispoliiseja. Poliisihallitus perustetaan yhdistämällä nykyiset poliisin lääninjohdot ja poliisin ylijohto. Johtamis- ja hallintorakenne madalletaan kaksiportaiseksi. 17 Paikallispoliisin ulkoisen tiedottamisen kehittämishakkeen väliraportti. Sisäasiainministeriön poliisiosaston julkaisuja 10/2000. 18 Poliisin viestintä toimittajan näkökulmasta, Hannes Markkula, Itä-Suomen läänin poliisipäällystöpäivät 12.11.2009 Mikkelissä 19 Suomen Tietotoimiston ja sisäasiainministeriön viestinnän tapaaminen 24.11.2009 17
Poliisihallituksen perustaminen antaa hyvän mahdollisuuden tarkastella myös viestinnän organisoitumista. Sen perustamista varten asetettiin valmisteluryhmä ja useampi alatyöryhmä, joista yksi viestintään. 20 Viestinnän työryhmä valmisteli suunnitelman viestinnän prosesseista, näiden prosessien organisoinnista uudessa hallintomallissa sekä tehtäväjaoista ministeriön, poliisin keskushallintoviranomaisen, aluehallintovirastojen poliisin vastuualueiden, poliisilaitosten ja poliisin valtakunnallisten yksiköiden välillä. Työryhmä antoi esityksensä pohjalta myös arvion näihin tehtäviin tarvittavista henkilöstöresursseista poliisihallituksessa ja valmisteli poliisihallituksen viestinnän tehtävänkuvaukset 21 22. Niiden suunnittelussa on otettu jo valmisteluvaiheessa huomioon tässä asiakirjassa määritetyt viestinnän tehtävät ja päämäärät. 20 Pora II valmisteluryhmän ja alatyöryhmien asettaminen, sisäasiainministeriön poliisiosaston asettamiskirje 30.12.2008 21 Poliisihallituksen toimisto- ja toimeenpanevien tehtävien toimenkuvien ja palkkauksen vahvistaminen ilmoittautumismenettelyä varten, sisäasiainministeriön poliisiosaston päätös 28.9.2009 22 Poliisihallituksen vastuualueiden esimiesten toimenkuvien ja palkkauksen vahvistaminen ilmoittautumismenettelyä varten, sisäasiainministeriön poliisiosaston päätös 2.9.2009 18
1.2. Vertaisarviointi kansallisesti ja kansainvälisesti Vertaisarviointi tarjoaa hyvän mahdollisuuden tutustua sidosryhmien hyviin käytäntöihin sekä arvioida siten oman viestinnän kehittämistarpeita. Virastoissa ja laitoksissa monet viestinnän tuottamiseen ja palveluun liittyvät tehtävät ovat samankaltaisia. Vertaisarvioinnilla voidaan saavuttaa hyviä tuloksia vähillä kustannuksilla. Tässä selvityksessä vertaisarviointia tehtiin kansallisesti ja kansainvälisesti. Kansallisiksi tahoiksi valittiin julkishallinnossa turvallisuuspalveluita tuottavat Rajavartiolaitos, Tulli ja puolustusvoimat. Rajavartiolaitoksen ja Tullihallituksen osalta vertaisarviointi toteutettiin vierailukäynnillä, jota varten työryhmä lähetti etukäteen teemat ja kysymykset poliisia erityisesti kiinnostavista aiheista. Rajavartiolaitoksessa työryhmän vastaanotti viestintäpäällikkö Päivi Kaasinen ja Tullihallituksessa viestintäjohtaja Hannele Ahokas. Työryhmä on tutustunut lisäksi puolustusvoimien ja puolustushallinnon viestintästrategioihin sekä puolustusvoimien ja poliisin viestinnästä tehtyihin vertaileviin selvityksiin. Kansainvälinen vertaisarviointi toteutettiin lähettämällä kysely Ruotsin, Norjan, Tanskan ja Islannin poliisille. Kyselyssä pyydettiin yleisellä tasolla selvitystä seuraavista kokonaisuuksista. Onko poliisilla viestintästrategia, jos on niin millainen? Mitkä ovat poliisin viestinnän tavoitteet ja painopisteet? Mitä eri määräyksiä ja ohjeita viestinnästä on annettu? Miten viestinnän vastuut on määritetty valtakunnallisesti ja paikallisesti? Miten viestintä on organisoitu paikallisesti ja valtakunnallisesti? Mikä on poliisin viestinnän henkilöstömäärä ja vuosibudjetti? Miten viestinnän seuranta ja arviointi poliisissa on järjestetty? Miten viestinnän koulutus poliisissa on järjestetty? Kyselyyn saatiin vastaukset Norjasta 23. Poliisin ylijohto on tutustunut lisäksi kriisiviestinnän järjestelyihin Saksassa, Alankomaissa 24 ja Tanskassa 25. 23 Response to questionnaire on Police communications 16.9.2009, National Police Directorate, Norway 24 VNK:n, SM:n ja UM:n kriisiviestinnän ekskursio Berliiniin ja Haagiin, muistio 23.3.2009 (ei julkinen). 25 Tanskan kriisivalmius ja kriisiviestintä, UM:n muistio 12.11.2009 (ei julkinen) 19
1.2.1. Rajavartiolaitos Rajavartiolaitoksen viestintästrategian 26 mukaan viestintä on rajavartiolaitoksen tärkeimpiä toimintoja kaikilla ydinalueilla. Se on johdon ja esimiesasemassa olevien keskeinen työkalu sekä osa koko henkilöstön jokapäiväistä toimintaa. Viestintä on osa johtamista, asioiden valmistelua ja päätöksentekoa. Se rakentuu rajavartiolaitoksen arvojen pohjalle, joita ovat luotettavuus, ammattitaito ja yhteistyökyky. Rajavartiolaitos haluaa näkyä ja kuulua julkisuudessa oman monipuolisen toimintansa kautta ja kohottaa profiilia ydintoimintojen kautta, joita ovat rajavalvonta, rajatarkastukset, rikostorjunta, meripelastus, meriympäristövahinkojen torjunta, kansainväliset toiminnot ja sotilaallinen maanpuolustus. Perusviestit tulevat eri strategioista, kuten Rajavartiolaitoksen strategiasta 2015 ja henkilöstöstrategiasta. Rajavartiolaitos on nykyaikainen rajaturvallisuuden erikoisosaaja ja sisäisen turvallisuuden toimija turvana kaikissa oloissa maalla merellä ja ilmassa kaikkina vuorokauden aikoina ympäri vuoden Sisäisen viestinnän perusviestit tulevat viestintästrategiasta: henkilöstön tiedonsaannin tarve on suurempi kuin ulkoinen. Tärkein kohderyhmä on oma henkilöstö. Viestinnän päämäärinä ovat valmius tulla aktiivisesti ulos asiantuntijana, yhtenäisyys sekä vuorovaikutteisuus. Asiantuntijarooli edellyttää profiloitumista ydinalueilla, julkiseen keskusteluun osallistumista ja Rajavartiolaitoksen tutkimustoiminnan tunnetuksi tekemistä. Yhtenäisyys on sitä, että Rajavartiolaitos esiintyy kokonaisuutena ei yksittäisinä hallintoyksiköinä tai vartioalueina. Se näkyy myös yhtenäisenä ilmeenä ja yhteisenä linjana asiaviestinnässä. Vuorovaikutteisuus on sitä, että asiallisiin palautteisiin vastataan aina. Virheellisiin kirjoituksiin tai ohjelmiin reagoidaan vastineilla. Sisäisessä viestinnässä keskitytään erityisesti vuorovaikutteisiin kanaviin. Viestintästrategiassa on painotettu henkilöstön tiedonsaannin ensisijaisuutta. Käytännössä esimerkiksi tiedotteet julkaistaan ensin intrassa ja jaetaan vasta sen jälkeen julkisuuteen. 26 Rajavartiolaitoksen viestintästrategia, Rajavartiolaitoksen esikunnan päätös 21.11.2006 20
Tavoitteena on motivoitunut, asioista perillä oleva ja ammattinsa osaava henkilöstö, joka myös tiedostaa oman roolinsa viestinnässä. Jokainen Rajavartiolaitoksen henkilöstöön kuuluva on myös tiedottaja omassa työyhteisössään ja omassa lähipiirissään. Henkilöstön sitouttamisen edellytyksenä on alettu ymmärtää sisäisen viestinnän merkitys. Se Yhdessä Tekemisen Meininki ei muuten toimi. Tärkeimmät ulkoiset kohderyhmät ovat kansalaiset, ministeriöt, päättäjät, yhteistyökumppanit ja sidosryhmät kansainvälisellä, valtakunnallisella ja paikallisella tasolla, media sekä potentiaaliset rekrytoitavat raja- ja merivartijan virkoihin ja erikoisrajajääkärikoulutukseen. Viestintästrategian toimeenpanossa keskitytään kolmeen kokonaisuuteen: tunnettuuden lisäämiseen ja vahvistamiseen, viestinnän kehittämiseen sekä johdon ja esimiesten viestintävalmiuksien kehittämiseen. Esimerkiksi viestintätaitoja on alettu kehittää keskinäisviestintäkoulutuksella. Rajavartiolaitos luopui uuden viestintästrategian myötä sotilaallisten termien käytöstä. Poikkeuksena ovat rajajääkäriasiat. Rajavartiolaitoksella on hajautettu viestintämalli. Hallintoyksiköt vastaavat itsenäisesti oman alueensa päivittäistiedottamisesta, operatiivisesta tiedottamisesta ja kansalaisten ja median informoimisesta. Hallintoyksiköissä viestinnästä vastaavat apulaiskomentajat (spokesman) ja käytännön toteutuksesta tiedottajat ja tiedotussihteerit. Keskeisistä toimenpiteistä välitetään tieto esikunnan viestintäyksikköön, joka vastaa valtakunnallisesta tiedottamisesta ja johdon tiedotuspalveluista. Viestintäverkosto toimii lähes päivittäin sähköpostin ja puhelimen välityksellä. Organisaatio pyritään pitämään tietoisena siitä mitä missäkin tapahtuu. Viestintää ohjeistaa viestintästrategian lisäksi vuosittain tehtävä valtakunnallinen viestintäsuunnitelma, viestintäkäsky, joka kuuluu hallintoyksiköitä ohjeistaviin vuosittaisiin toiminnan ja talouden suunnittelukäskyihin. Hallintoyksiköt tekevät tämän käskyn linjausten mukaisesti omat vuosisuunnitelmansa. Esimiesten viestintätaitoja on alettu kehittää keskinäisviestintäkoulutuksella. Rajavartiolaitoksen siviilit osallistuvat kolme viikkoa kestävälle peruskurssille. Koulutusvelvoite on sisällytetty viestintäkäskyyn. Maanpuolustuskorkeakoulu antaa viestintäkoulutusta päällystölle. 21
Viestintä on mukana operatiivisissa tilannekatsauksissa. Viestintävalmius virkaajan ulkopuolella perustuu paikalliseen ja valtakunnalliseen valmiuspäivystys- ja johtokeskusjärjestelmään. Viestintäyksikkö on valmiudessa. Viestinnän mittareina käytetään muun muassa asetettujen tavoitteiden toteutumista (TTS), sisäisen viestinnän kartoitusta, työilmapiiriselvityksiä, julkisuuskuvatutkimusta, mediaseurantaa ja mediabarometria. Rajavartiolaitoksen esikunnan viestintäyksikkö on sijoitettu suoraan johdon yhteyteen. Viestintäpäällikkö on johtoryhmän täysvaltainen jäsen. Viestintäyksikössä työskentelee neljä henkilöä. Viides virka on suunnitteilla. Lisäksi yksikössä on korkeakouluharjoittelijoita. Viestintäyksikössä kaikki tekevät kaikkea, jolloin pitkäjänteinen kehittäminen on vaikeaa. Lehden toimitussihteeri on ainoa, joka voi keskittyä yhteen asiaan. Uusia kehittämisalueita ovat viestinnän pitkäjänteinen kehittäminen, verkkoviestinnän tekninen osaaminen, koulutus ja tutkimus sekä markkinointiviestintä. Vuosibudjetti on 300 000 euroa. Esimerkiksi käännöstyöt tuotetaan ostopalveluna. Myös valtakunnallisen tiedotuslehden ulkoistamista harkitaan. 1.2.2. Tulli Tullin viestinnän strategiana 27 on tehdä tullilaitoksen tavoitteet, toiminta ja arvot tunnetuiksi kansalaisten, muiden sidosryhmien sekä oman henkilöstön keskuudessa. Viestintä pohjautuu Tullin arvoihin, joita ovat ammattitaito, luotettavuus, palveluhalukkuus ja yksilön arvostus. Viestintä auttaa Tullia sen keskeisten tavoitteiden saavuttamisessa, kuten kansainvälisen yhteistyön edistämisessä, maailman parhaana ulkomaankaupan sujuvuutta edistävänä virastona, tuloksekkaassa rikostorjunnassa ja kustannustehokkaassa toiminnassa. Tullin toiminnot tehdään tunnetuksi niin, että Tullia pidetään tehokkaana ja oikeudenmukaisena verojen ja maksujen kerääjänä, ulkomaankaupan sujuvuuden edistäjänä ja teollisuuden kilpailukyvyn turvaajana sekä yhteiskunnan suojaajana huumausaineiden ja muiden vaarallisten aineiden salakuljetukselta sekä talousrikollisuudelta. 27 Tullilaitoksen viestintästrategia, Tullihallituksen julkaisu 19.1.2004 22
Tullin viestintästrategiassa määritetään lisäksi viestinnän periaatteet, viestinnän merkitys ja kohderyhmät, viestinnän vastuut, toimenpideohjeet sisäiseen ja ulkoiseen viestintään, kriisiviestintä sekä seuranta ja palaute. Tullihallituksen viestintä laatii vuosittain viestintäsuunnitelman, joka päivitetään riittävän usein. Osastoilta ja yksiköiltä saatavien tietojen perusteella suunnitelmaan sisällytetään tiedot viestinnän sisällöstä, ajoituksesta, keinoista, sidosryhmistä, kustannuksista ja seurannasta. Myös hankkeiden ja projektien suunnittelun osaksi on sisällytettävä niitä koskeva viestintä ja sen suunnittelu. Tässä on onnistuttu erityisesti tietojärjestelmäprojektien yhteydessä. Viestinnän kohderyhmänä ovat kaikki tullilaiset ja kaikki Tullin sidosryhmät (päättäjät ja yhteistyökumppanit, asiakkaat, joukkoviestimet ja kansainväliset yhteistyötahot). Jokaisen kohderyhmän osalta on määritetty perusviestit eli asiat, joista halutaan aktiivisesti viestiä sekä niihin liittyvät keinot. Jokainen tullilainen vastaa päivittäisiä työtehtäviä koskevasta viestinnästä, oman yksikön tai tiimin työn sujumista koskevasta viestinnästä sekä laajemman toiminnan kannalta tärkeän tiedon välittämisestä omalle esimiehelleen. Esimiehillä on suurin vastuu viestinnän onnistumisesta. Sisäisen viestinnän kanavina käytetään tullin viestintäverkostoa, piirien sisäisiä lehtiä, kuudesti vuodessa ilmestyvää tullihallituksen henkilöstölehteä (Tuhti), kaksi kertaa kuukaudessa ilmestyvää pikatiedotetta (Pikis), intranetia, sähköpostia, neljä kertaa vuodessa ilmestyvää Tullin asiakaslehteä (Tulliviesti), tullihallituksen tiedotuksia, työntekijän oppaita, lehdistökatsausta ja sisäistä puhelinluetteloa. Viestintäverkosto kokoontuu kymmenisen kertaa vuodessa. Tilaisuuksissa suunnitellaan tulevat viestinnän tarpeet. Kaikkien yksiköiden päälliköt ovat mukana. Tullin lehdet, valtakunnalliset ja piirien omat, painetaan Tullin omassa painossa. Verkkopalvelut ovat uudistuksen alla, samoin asiakaslehti. Kaikki tullilaiset suorittavat Tullin ammatillisen peruskoulutuksen. Opetussuunnitelmaan sisältyy viestintä tullikuvan luojana sekä sisäisen ja ulkoisen koulutuksen kanavat, välineet ja muut keinot. Opetukseen kuuluu lähipäiviä ja etäopiskelua verkossa. Lisäksi viestinnän ajankohtaisaiheita käsitellään sopivissa yhteyksissä jatko- ja täydennyskoulutuksessa sekä viestintäpäivillä. Julkisuudessa esiintyville virkamiehille annetaan esiintymiskoulutusta. Ulkoisen viestinnän kanavia ovat asiakaslehti Tulliviesti, Tullihallituksen tiedotteet, asiakastiedotteet, käsikirjat, verkossa julkaistavat tilastot, esitteet, 23
julisteet, video-ohjelmat, vuosikertomus, asiantuntijakirjoitukset, oikaisut ja vastineet, ilmoitukset ja mainokset, lomakkeet, Tullin Internet-sivut, ekstranet, tiedotustilaisuudet, taustatietotilaisuudet, esiintymiset tiedotusvälineissä, luennot ja muut esiintymiset, puhelinpalvelu, messut ja näyttelyt, Tullimuseo, mainos- ja liikelahjat, sekä tullin ilme. Neuvontapuhelin palvelee kansalaisia, toimittajia ja Tullin omaa väkeä. Tullihallituksen viestinnässä työskentelee 11 henkilöä. Esimerkiksi sisäisillä ja ulkoisilla lehdillä on omat toimitussihteerit. Tullilla on myös omia kielenkääntäjiä. Viestintäjohtaja kuuluu johtoryhmään. Toimintamäärärahat ovat riittävät. Esimerkiksi liikelahjoihin käytetään vuosittain yli 50000 euroa. Jokaisessa viidessä tullipiirissä on 1 2 tiedottajaa. Yhdellä piirillä on lisäksi oma valokuvaaja. Piirien tiedottajien on informoitava tulevista tapahtumista Tullihallituksen viestintää 1.2.3. Puolustusvoimat Puolustusvoimien viestinnän päämääränä 28 on tukea organisaation strategisten tavoitteiden toteutumista, kuten maanpuolustustahdon ylläpitämistä ja vahvistamista sekä puolustuskyvyn kansallista ja kansainvälistä uskottavuutta. Viestintä on strategisen johtamisen väline. Sen tehtävänä on myös antaa kansalaisille totuudenmukaiset ja riittävät tiedot puolustusvoimien toiminnasta ja tavoitteista. Puolustusvoimien viestinnän painopistealueet tukevat lakisääteisten tehtävien ja puolustusvoimille määriteltyjen ydinprosessien toteuttamista. Tämän perusteella viestinnän painopistealueita ovat 1. Kansallinen puolustus tahto: perinteet, vapaaehtoinen maanpuolustustyö, maanpuolustustiedotus taito: yleinen asevelvollisuus, varusmiehet, reserviläiset, palkattu henkilökunta väline: alueellinen puolustus, maavoimat, merivoimat, ilmavoimat 2. Tuki yhteiskunnalle ja yhteiskunnalta viranomaisyhteistyö: aluevalvonta, virka-apu, muu yhteistoiminta kansalaiskasvatus: koulutus, liikuntakasvatus, terveyskasvatus yhteiskuntavastuu: kokonaismaanpuolustus, toimintatavat, toimintaympäristö 3. Kansainvälinen toiminta 28 Puolustusvoimien viestintästrategia, Pääesikunnan viestintäosaston julkaisu 2003 24
kansainvälinen yhteensopivuus: toimintatavat, välineet, osaaminen kriisinhallintaoperaatiot tuki kansalliselle puolustukselle: toimintatavat, välineet, osaaminen. Viestinnän sisältö ilmentää puolustusvoimien arvoja, kuten suomalaisuutta, uskottavuutta ja kehityshakuisuutta. Viestintä suunnitellaan puolustusvoimien arvoihin sopivaksi. Poikkeusoloissa viestinnän painopistealueet määritetään erikseen kulloisenkin tilanteen mukaisesti. Puolustusvoimien tiedotuksen teemat tukevat operatiivisia tavoitteita ja valtioneuvoston viestinnälle asettamia päämääriä. Kulloisenkin teeman tai teemat ratkaisee puolustusvoimain komentaja. Viestinnän on oltava aktiivista ja palvelevaa, oikea-aikaista ja luotettavaa. Sen tulee lähteä vastaanottajan tarpeista, oikeuksista ja eduista. Toimiva sisäinen viestintä luo edellytykset onnistuneelle ulkoiselle viestinnälle. Maanpuolustustahdon kehittymisen ja ylläpidon kannalta on tärkeää, että puolustusvoimien oma henkilökunta ja asevelvolliset otetaan erityisesti huomioon puolustusvoimien viestinnässä. Viestinnän kokonaisuus voidaan jakaa osa-alueisiin, joita ovat toimintojen tukeminen, kiinnittäminen, tiedottaminen ja maineenhallinta. Viestintä on erityisesti johtamistoimintaan kytkeytyvää ja sitä tehostavaa toimintaa. Viestinnän ja johtamisen suhde korostaa esimiesten vastuuta viestinnän kokonaiskentän hallinnasta sekä edellyttää avointa keskusteluyhteyttä viestintäorganisaation ja ylimmän johdon välillä. Tätä tukee viestintäorganisaation sijoittaminen suoraan johdon alaisuuteen ja sen osallistuminen johtoryhmän työskentelyyn. Viestintäorganisaation asiantuntemusta käytetään jo asioiden valmisteluvaiheessa esittämään viestintään liittyviä näkökulmia ja tukemaan viestinnän suunnittelua. Viestintä sisällytetään kaikkiin julkisiin toimintasuunnitelmiin niiden toteuttamista ja vaikutusta edistävänä tekijänä. Kaikista merkittävistä hankkeista, projekteista ja tapahtumista laaditaan joko erillinen tai muuhun toimintasuunnitelmaan liittyvä viestintäsuunnitelma. Puolustusvoimien viestintästrategian mukaan viestintään on varattava riittävät resurssit. Keskeisimpiä resursseja ovat osaava henkilöstö, selkeä ohjaus, ajanmukaiset työskentelyvälineet sekä toiminnassa tarvittava aika ja taloudelliset voimavarat. 25
Viestintä kuuluu jokaisen virkamiehen perustehtäviin ja se on korostetusti muun muassa työilmapiiriin vaikuttavaa palvelutoimintaa. Kaikkien virkamiesten viestintävastuuseen kuuluu laajan itseohjautuvuuden ja oma-aloitteisuuden vaatimus. Asioista on viestittävä ennakoivasti ja avoimesti. Tietoa on etsittävä ja annettava aktiivisesti. Poikkeusoloissa korostuu puolustusvoimien viestintäorganisaation ja operatiivisen alan yhteistoiminta. Viestinnän suunnittelu on osa operaatioiden suunnittelua. Ennakointia ja tavoitteellista viestintää tukevan tutkimustoiminnan merkitys kasvaa. Viestintäorganisaation perustehtävä on johdon tukeminen tuottamalla viestinnän asiantuntijapalveluita. Esimerkiksi Pääesikunnan viestintäosasto tuottaa puolustusvoimain komentajan ja Pääesikunnan tarvitsemat viestinnän asiantuntijapalvelut, joita ovat muun muassa keskitetty ulkoinen ja sisäinen tiedottaminen sekä asian omistajien itse hoitaman tiedotustoiminnan tukeminen puolustusvoimien maineeseen merkittävästi vaikuttavien toimenpiteiden koordinoiminen tiedotusalan kehittymisen ja tarpeiden seuranta sekä yhteyksien ylläpito viestintäalan toimijoihin tiedotus- ja suhdetoimintamateriaalin sekä puolustusvoimien visuaalisen ilmeen tuottaminen viestintäkampanjoiden ja suhdetoimintatapahtumien ohjaaminen ja toteuttaminen sekä asian omistajien vastuulla olevan suhdetoiminnan tukeminen tiedotustoiminnan luotaus (seuranta ja analyysi) tiedotustoiminnan ja sotilaallisten operaatioiden yhteensovittaminen sotilasmusiikin käyttö viestinnän välineenä ja tukena sekä viestinnän koulutus. Pääesikunnan viestintäosastolla työskentelee 20 henkilöä. Osastolla palvelee lisäksi noin 20 varusmiestä. Viestinnän vuosibudjetti on noin miljoona euroa. Puolustusvoimien viestintäjohtaja on johtoryhmän jäsen. Puolustushaaroilla eli maa-, meri- ja ilmavoimilla on omat viestintäorganisaatiot, joita johtaa tiedotuspäällikkö. Tämän lisäksi sotilaslääneissä ja joukko-osastoissa on pää- tai sivutoimiset tiedottajat. Puolustusvoimien viestinnästä on tehty itsearviointi 29 samaan tapaan kuin poliisissa. Arviointi tehtiin kaksi vuotta uuden viestintästrategian käyttöönoton 29 Puolustusvoimien Visa-pikatesti, kysely puolustusvoimien viestintäalan neuvottelupäivillä 2006 26
jälkeen. Sen tekemiseen osallistuivat puolustusvoimien tiedottajat organisaation eri tasoilta. Itsearvioinnin perusteella puolustusvoimien uuden viestintästrategian aseman, merkityksen ja kytkeytymisen vuosisuunnitteluun on koettu olevan hyvin hoidossa. Myös viestinnän operatiiviset kokonaisuudet vastuista resursseihin ja toteutuksesta julkisen keskustelun seurantaan koetaan olevan hoidossa paremmin kuin poliisissa. Viestinnän kehittämisen sekä seurannan ja arvioinnin osalta tilanne on sama kuin poliisissa. Niihin ei ole pystytty keskittymään riittävästi. Kuva 4. Puolustusvoimien itsearvio osoittaa, että uuden viestintästrategian myötä viestinnän asema ja merkitys organisaatiossa on ymmärretty paremmin. Poliisissa 11 kohtaa oli punaisella. Joukkoviestimien toimittajien mielestä puolustusvoimien viestintä toimii poliisia selkeästi paremmin. 30 Ajankohtaisuudessa poliisi sai puolustusvoimia paremman arvion. Sen johdon mukana olosta ja yhteyshenkilöiden tavoitettavuudesta poliisi sai merkittävästi heikommat arviot. Poliisin tunnettuus, julkisuusstrategia ja yhteisökuva olivat kuitenkin puolustusvoimia parempia. Poliisi on avoimempi ja vuorovaikutteisempi kuin puolustusvoimat. 1.2.4. Norjan poliisi Norjan poliisi on viimeisen vuoden ajan kehittänyt uutta viestintästrategiaa. Sen painopiste on muutoksessa. Poliisi haluaa kehittyä sekä ulkoisessa että sisäisessä viestinnässä. Tavoitteena on kehittää tapoja, joilla viestitään sisäisesti ja ulkoisesti, ei sitä, mistä viestitään. 30 Mediabarometri 2006, Infor Consulting Oy 27