Sisällys Kirjoittajat 2 Termistöä 11 1 Johdanto 13 1.1 Kilpailutuksen lähtökohdat 14 1.1.1 Tavoitteena onnistuminen 14 1.1.2 Kaikki mukaan 15 1.1.3 Yhteinen asiakas 17 1.1.4 Läpinäkyvää toimintaa 17 1.1.5 Paras joukkue voittaa 18 1.2 Osaava kilpailuttaja 21 1.3 Tavoitteiden selvittäminen 22 1.3.1 Uudet kiinteistöt 23 1.3.2 Kilpailuttaminen ratkaisu kaikkiin ongelmiin? 24 1.3.3 Tehtäväsisältö 25 1.3.4 Kokonaisuuksien kilpailuttaminen 26 1.4 Kilpailuttamisen ja ostamisen vaiheet 28 2 Kilpailu t ta misen valmistelu (vaihe 1) 31 2.1 Tavoitteiden asettaminen 32 2.1.1 Laske ostettavan palvelun hinta-arvio 33 2.1.2 Kilpailutuksen tarve ja tavoitteet 34 2.1.3 Tavoitteiden toteutumisen seuranta 36 Sisällys 5
2.2 Kilpailutuksen riskit 37 2.2.1 Odottamattomat riskit 38 2.2.2 Kilpailutuksen epäonnistumisen riskit 38 2.2.3 Positiivinen riski 39 2.3 Kilpailutuksen ajankohdan valitseminen 40 2.3.1 Hyvä sopimuksen alkamisajankohta 41 2.3.2 Hyvä sopimuksen päättämisajankohta 42 2.3.3 Kilpailuttamisen ja ostamisen vuosiaikakello 43 2.4 Ennakkokysely eli tarjoajien kartoittaminen 44 2.5 Tarjousten arviointikriteerien määrittely 45 2.6 Julkisten hankintojen kilpailutus 46 2.6.1 Julkinen hankinta 47 2.6.2 Julkisten hankintojen kilpailuttaminen 48 2.6.3 Hankintamenettely 49 2.6.4 Tarjouspyyntö 49 2.6.5 Hankintailmoitus 49 2.6.6 Tarjousaika ja sen lyhentäminen 50 2.6.7 Tarjoaminen 51 2.6.8 Tarjousten avaaminen 51 2.6.9 Tarjousten vertaileminen 51 2.6.10 Hankintapäätös ja siitä tiedottaminen 52 2.6.11 Hankintasopimus ja sen allekirjoittaminen 52 2.6.12 Päätöksestä valittaminen 53 2.6.13 Julkisten hankintojen kilpailutusprosessi 54 2.7 Huolto- ja siivoussuunnitelman laadinta 57 2.7.1 Huoltokirja 58 2.7.2 Huoltosuunnitelman laadinta 64 2.7.3 Siivoussuunnitelman laadinta 78 3 Tarjouskilpailu (vaihe 2) 85 3.1 Tarjouspyynnön laatiminen 86 3.1.1 Yleistä 86 3.1.2 Tarjouspyyntö 87 3.1.3 Tarjouspyynnön liitteet 102 6 KIINTEISTÖNHOIDON OSTAMINEN
3.1.4 KP YSE 2007 -ehtojen huomioiminen tarjouspyynnössä 102 3.1.5 Tarjouspyynnön täydentäminen tarjousaikana 103 3.1.6 Tarjoajien lisäkysymykset 104 3.1.7 Tarjouspyynnön täydentäminen tarjousten jättämisen jälkeen 105 3.1.8 Tarjouspyynnön lähettäminen 105 3.2 Tarjoaminen 106 3.2.1 Tarjouksen laskemiseen tarvittavat tiedot 106 3.2.2 Tarjouksen laskemiseen varattava aika 107 3.2.3 Kohteeseen tutustuminen 108 3.2.4 Tarjouksen laskeminen 108 3.2.5 Hintaan vaikuttavat asiat 109 3.2.6 Tarjouksen jättäminen 110 3.2.7 Tarjouksen voimassaolo 110 3.3 Tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen 111 3.4 Tarjousten arviointi ja vertailu 112 3.5 Palveluntuottajan valinta 113 4 Sopiminen (vaihe 3) 117 4.1 Sopimusneuvottelut 118 4.1.1 Lisätarjoukset 119 4.1.2 Tarjouskohteen jakaminen usealle palveluntuottajalle 120 4.2 Palvelusopimuksen laatiminen 120 4.2.1 Sopimussisällön muutokset sopimusaikana 121 4.2.2 Sopimuskumppanin toimintaedellytysten muuttuminen 123 4.2.3 Sopimusten siirtäminen kolmannelle osapuolelle 124 4.2.4 Hinnantarkistusmenettely 125 4.3 Laatusopimuksen laatiminen 127 Sisällys 7
5 Sopimusaikainen laadunhallin ta (vaihe 4) 133 5.1 Laadunhallinnan käynnistäminen 134 5.1.1 Mitä tulikaan sovittua? 136 5.1.2 Palvelua, ei tavaraa 136 5.1.3 Laatujärjestelmät ja laatujärjestelmät 137 5.1.4 Lupaukset ovat vain lupauksia 138 5.1. 5 Luottamus hyvä, kontrolli parempi 139 5.1.6 Tilaajan tavoitteet vs. palveluntuottajan tavoitteet 140 5.1.7 Odotuksista laadunhallintaan 141 5.2 Huolto- ja siivoustyön tekniset tarkastukset 144 5.2.1 Teknisen tarkastuksen tavoite 144 5.2.2 Tunne sopimuksesi 146 5.2.3 Teknisen tarkastuksen lähtökohdat 147 5.2.4 Teknisen tarkastuksen perustaminen 147 5.2.5 Mitä tarkastetaan? 149 5.2.6 Kysy ja kuuntele 150 5.2.7 Tarkastuksen ajankohta 151 5.2.8 Perusrunko teknisiin tarkastuksiin 152 5.2.9 Teknisen tarkastuksen pääkohtia ja periaatteita 153 5.2.10 Ennakkotarkastus 154 5.2.11 Nopea osa-aluetarkastus 156 5.3 Asiakastyytyväisyysmittaukset 157 5.3.1 Asiakastyytyväisyystutkimuksen toteutus 159 5.3.2 Asiakastyytyväisyystutkimukseen vastaajat 160 5.4 Palveluntuottajan ja tilaajan yhteistyöpalaverit 161 5.5 Kiinteistönhoidon asiakaspalautekokous 166 5.6 Reklamaatiot 167 8 KIINTEISTÖNHOIDON OSTAMINEN
6 Sopimuksen päättäminen (vaihe 5) 171 6.1 Sopimuksen irtisanominen 172 6.1.1 Irtisanomisaika 172 6.1.2 Irtisanominen tilaajan toimesta 173 6.1.3 Irtisanominen palveluntuottajan toimesta 173 6.1.4 Hyvitykset ja sanktiot 174 6.1.5 Toimet irtisanomisen yhteydessä 175 6.1.6 Loppukeskustelu palveluntuottajan kanssa 176 6.2 Uuden kilpailutuksen käynnistäminen 176 6.2.1 Pohdittavaa ennen uutta kilpailutusta 177 6.2.2 Sopimussisällön tarvitsemat muutokset 178 6.2.3 Vuorovaikutuksen analysointi 178 6.2.4 Hinnan arviointi 179 6.2.5 Uudelleenkilpailutuksen esittely hallitukselle 179 7 Kilpailu t uksen ja laadunhallinnan onnistumisen arviointi 181 7.1 Kilpailutuksen onnistumisen arviointi 181 7.1.1 Palvelun hinta 181 7.1.2 Palveluntuottajan valinta 182 7.1.3 Asiakirjojen tarkoituksenmukaisuus 183 7.1.4 Hankintapäätös 183 7.2 Onnistunut kiinteistönhoitosopimuksen laadunhallinta ja sen arviointi 184 7.3 Kilpailutuksella saavutettu hyöty 187 7.4 CASE: VTS-Kodit 2003 2008 188 7.4.1 Alustukseksi 188 7.4.2 Kihla työkalu laadunvarmistukseen 190 7.4.3 Ensimmäistä kertaa laatua etsimässä 193 7.4.4 Kilpailutusta ja korttelitalonmiehiä 194 7.4.5 Laatusopimukset VTS-kodeissa 195 8 Loppusanat 199 Sisällys 9
LÄHTEET 202 Liitteet 203 Liite 1 Esimerkki olosuhdemittauspöytäkirjasta 203 Liite 2 Esimerkki tarjouspyynnöstä 205 Liite 3 Kiinteistönhuoltotarjouksen liite 1 222 Liite 4 Kiinteistönhuoltotarjouksen liite 2 224 Liite 5 Kiinteistönhoidon hinta- ja työaika-arvio 226 Liite 6 Teknisen tarkastuksen perustaminen ja prosessiin vienti 227 Liite 7 Teknisen tarkastuksen lomake 228 10 KIINTEISTÖNHOIDON OSTAMINEN