Kunnanhallitus 260 06.10.2014 Kunnanhallitus 347 15.12.2014 Kunnanhallitus 39 09.02.2015 Kunnan Taitoa Oy; talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistot 624/02.00/2014 KHALL 06.10.2014 260 Asian valmistelija: hallintojohtaja Juha Rinta-Jouppi ---------------------------- Nousiaisten kunnanhallitus on käsitellyt ko. asiaa edellisen kerran 10.10.2011 327: Nousiaisten kunta on Kunnan Taitoa Oy:n osakas. Osakemerkintä mah dol lis taa kunnan osallistumisen Taitoan kehittämistoi min taan. Li säk si osakemerkintä luo edellytykset kunnan talous- ja henki löstöhallinto-palveluiden tuo tannon siirtämisen Taitoan tuotta maksi. Nousiais ten kunta on pyytänyt tarjousta Taitoa Oy:ltä talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita koskevan selvityksen laatimisesta. Siirtoselvitysvaiheessa voidaan tehdä yhteistyötä alueellisesti muiden alu een kuntaomistajien niin päättäessä. Tällöin voidaan jakaa ensim mäi sen workshop-päi vän kustannukset osallistujien kesken. Rapor toin ti ja analyysit ovat kuitenkin asiakaskohtaisia. Kunnan Taitoa Oy esittää Nousiaisille laadittavaksi talous- ja henkilöstöhallintopalveluiden siirtoselvityksen. Siirtoselvitys osa Taitoan asiak kaak si tulemista koskevaa prosessissa. Siirtoselvityksessä mää ri tel lään palvelutuo tannon siirron periaatteet ja vaikutukset. Tuloksena syntyy ehdotus palvelutuotannon toteutusmalliksi Nousiaisten kunnalle. Siirtoselvi tyksen jälkeen Nousiaisilla on valmiudet päät tää talous- ja henkilös töhallintopalveluiden siirtoa koskevan proses sin jatkamisesta ja so pimusten tekemisestä. ten jäl keen toteutetaan palvelutuotan tokonseptin tarkennettu suunnittelu. Siir tosel vi tys tavoitteena on kuvata päätöksentekoa varten mikä muut tuu, miten muuttuu ja mitkä ovat saavutettavat taloudelliset ja toi min nal liset hyödyt. Selvi tyksessä tarkastellaan mm. seuraavia asia ko ko naisuuk sia: - Palvelutuotannon prosessit - Nykyisen toiminnan vertailu Taitoan tavoiteprosessiin ja merkittä vien poikkeamien kuvaami nen - Vastuunjako talous- ja henkilöstöhallinnon sekä toimivan organisaa tion välillä - Tietojärjestelmät ja järjestelmien liittymät - Liittymien määrä ja liitetyt järjestelmät
- Sopimussuhteet - Elinkaari ja päivitystarpeet - Odotus tietojärjestelmäympäristöstä (ERP-ratkaisu, erillisjärjestelmät) - Tarvittavat panostukset lähitulevaisuudessa ja muutostilanteessa - Tuotannon käynnistysaikataulu - Päätöksenteon aikataulu - Tuotantosuunnitelman laadinta - Toiminnan yhtenäistämisvaiheen tavoiteaikataulu - Vaihtoehdot palvelutuotannon toteutusmalliksi Kunnan Taitoa Oy veloittaa siirtoselvityksen toteutuksesta omina kus tan nuk si naan käytetyn työajan mukaisesti 700 euroa/htp + alv 23 %. Etukäteen arvioituna siirtoselvityksen edellyttämä Taitoa Oy:n työ pa nos on n. 4-5 htp. Tarvittaessa sovitaan erikseen Tiera Oy:n osal lis tu mi ses ta selvitykseen tietojärjestelmistä se kä niihin liittyvistä so pi muk sis ta ja lisensseistä. Matkustuskustannukset laskutetaan vero hal lin non päätöksen mukaisesti. Lisätietoja selvityksestä ja sen toteu tuk ses ta antaa kehityspäällikkö Atte Niittylä, p. 050 323 8047, atte.niittyla@taitoa.fi. Nousiaisten, Maskun ja Mynämäen kunnanjohtajat ovat pitäneet ko. ai hee seen liittyen alustavan palaverin, jonka sisällöstä kunnanjohtaja kertoo tarkemmin kokouksessa. Oheismateriaali: Kunnan Taitoa Oy:n tarjous Muutettu ehdotus Kunnanhallitus merkitsee tiedokseen Kunnan Tai toa Oy:n siirtoselvi tyksen. Kunnanhallitus siirtää ko. asian myöhempään käsittelyyn. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti keskustelun jälkeen. --------------------------- Perusturvakuntayhtymä Akseli on teettänyt ko. selvityksen toi min toihin sa liittyen aiemmin tänä vuonna. Mynämäen kunta on käyn nis tänyt ko. selvityksen syksyllä 2014. Maskun kunnassa ei olla näillä näky min tekemässä ko. selvitystä. Kunnan Taitoa Oy on jättänyt Nousiaisten kuntaan tarjouksen ko. sel vi tyk sen tekemisestä Mynämäen kunnan selvitystä vastaavalla aika tau lul la synergiaetujen hyödyntämiseksi. Kunnan Taitoa Oy:n edus ta ja on käynyt kertomassa esiselvityksestä kunnanvirastossa 29.9.2014. Oheismateriaali: Kunnan Taitoa Oy:n tarjous esiselvityksestä, Kun-
nan Taitoa Oy:n esitys 29.9.2014 Ehdotus Kunnanhallitus hyväksyy Kunnan Taitoa Oy:n tarjouksen ja Nousiais ten kunnan osallistumisen ko. esiselvitykseen yhtäpitävällä aika tau lul la Mynämäen kunnan kanssa. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti keskustelun jälkeen. Lisätietoja päätöksestä antaa: hallintojohtaja Juha Rinta-Jouppi, p. 044 4355 500 KHALL 15.12.2014 347 Asian valmistelija: hallintojohtaja Juha Rinta-Jouppi Nousiaisten kunnan palkanlaskenta on järjestetty erillisellä so pi muksel la Mynämäen kunnan taloushallintoyksikössä, joka järjestää palve lui ta myös Mynämäen kunnalle ja Perusturvakuntayhtymä Ak se lille. Nousiaisten kunnanhallitus on 6.10.2014 260 päättänyt käyn nis tää esiselvityksen talous- ja henkilöstöhallintopalveluiden siir tä mi sek si Kunnan Taitoa Oy:hyn. Kyseessä olevaa asiaa on käsitelty ai kaisem min kunnanhallituksessa myös 10.10.2011 327, mutta asian käsittely on päätetty siirtää silloin myöhemmäksi ajan koh dak si. Nousiaisten kunta on Kunnan Taitoa Oy:n osakas. Osakemerkintä mah dol lis taa kunnan osallistumisen Taitoan kehittämistoimintaan. Li säk si osakemerkintä luo edellytykset kunnan talous- ja hen ki lös töhal lin to pal ve lui den tuotannon siirtämisen Taitoan tuottamaksi. Nousiais ten kunta on pyytänyt tarjousta Taitoan talous- ja hen ki lös tö hallin non palveluita koskevan selvityksen laatimisesta. Siir to sel vi tys vaihees sa voidaan tehdä yhteistyötä alueellisesti muiden alueen kun taomis ta jien niin päättäessä. Tällöin voidaan jakaa ensimmäisen workshop-päi vän kustannukset osallistujien kesken. Raportointi ja analyy sit ovat kuitenkin asiakaskohtaisia. Nousiaisten kunta on päät tänyt toteuttaa ko. esiselvityksen yhtäpitävällä aikataululla My nä mäen kunnan kanssa. Kunnan Taitoa Oy on esittänyt Nousiaisten kunnalle laadittavaksi talous- ja henkilöstöhallintopalveluiden siirtoselvityksen. Siir to sel vi tys on osa Taitoan asiakkaaksi tulemista koskevaa prosessia. Siir to selvi tyk ses sä määritellään palvelutuotannon siirron periaatteet ja vai kutuk set. Tuloksena syntyy ehdotus palvelutuotannon to teu tus mal lik si Nousiaisten kunnalle. Siirtoselvityksen jälkeen Nousiaisilla on valmiudet erikseen päättää talous- ja hen ki lös tö hal lin to pal ve lui den
siirtoa koskevan prosessin jatkamisesta ja sopimusten te ke mi ses tä. ten jälkeen toteutetaan palvelutuotantokonseptin tar ken net tu suunnittelu. Siirtoselvitys tavoitteena on kuvata pää tök sen te koa varten mikä muuttuu, miten muuttuu ja mitkä ovat saa vu tet ta vat taloudelliset ja toiminnalliset hyödyt. Selvityksessä tarkastellaan mm. seuraavia asiakokonaisuuksia: palvelutuotannon prosessit, ny kyi sen toiminnan vertailu Taitoan tavoiteprosessiin ja merkittävien poik keamien kuvaaminen, vastuunjako talous- ja hen ki lös tö hal lin non sekä toimivan organisaation välillä, tietojärjestelmät ja jär jes tel mien liittymät, liittymien määrä ja liitetyt järjestelmät, so pi mus suh teet, elinkaari ja päivitystarpeet, odotus tietojärjestelmäympäristöstä (ERP-rat kai su, erillisjärjestelmät), tarvittavat panostukset lä hi tu le vaisuu des sa ja muutostilanteessa, tuotannon käynnistysaikataulu, päätök sen teon aikataulu, tuotantosuunnitelman laadinta, toiminnan yhte näis tä mis vai heen tavoiteaikataulu sekä vaihtoehdot pal ve lu tuo tannon toteutusmalliksi. Perusturvakuntayhtymä Akseli on teettänyt ko. esiselvityksen toi mintoi hin sa liittyen aiemmin tänä vuonna. Maskun kunnassa ei olla näillä näkymin tekemässä ko. selvitystä. Kunnan Taitoa Oy:n alue joh ta ja Atte Niittylä on käynyt kertomassa esiselvityksestä Nou siais ten kunnanvirastossa 29.9.2014. Esiselvitysprosessin aikataulu on ollut seuraavanlainen: Esiselvitysprosessiin liittyvien pohja- ja taus ta-ai neis to tau lu koiden (liitteinä) toimittaminen Kunnan Taitoa Oy:lle 20.10.2014 men nes sä, Henkilöstöhallinnon työpaja 22.10.2014 Mynämäen kunnan talous hal lin to yk si kös sä (yhteinen Mynämäen ja Nousiaisten kuntien kanssa), Taloushallinnon työpaja 23.10.2014 Nousiaisten kunnassa, It-palveluiden työpaja 27.10.2014, Johtoryhmätason katselmointi 19.11.2014, Asianosaisten kommentointi esiselvitysluonnoksesta 25.11.2014 men nes sä, (Kunnan Taitoa Oy:n toimesta Mynämäen kunnan loppuraportin esit te ly Mynämäen kunnanhallitukselle 1.12.2014), Kunnan Taitoa Oy:n vastaukset asianosaisten kommentointeihin 3.12.2014, Asianosaisten kommentointi Kunnan Taitoa Oy:n kommentteihin 5.12.2014, Kunnan Taitoa Oy:n laatima loppuraportti esiselvityksestä 10.12.2014, Kunnan Taitoa Oy:n toimesta loppuraportin esittely Nou siais ten kun nan hal li tuk sel le 15.12.2014. Nousiaisten kunnan osalta esiselvityksen henkilöstö- ja ta lous hal lin-
toon liittyvien pohja- ja tausta-aineistojen valmisteluun sekä esi sel vitys luon nok sen kommentointiin ovat osallistuneet Nousiaisten kunnas ta kirjanpitäjä Anne Sukoinen, toimistosihteerit Anne Koski, Kristii na Karjalainen, Viviana Palmroth, Pirkko Laaksonen, Mirjami Uu sita lo, hallintosihteeri Anita Isotalo, järjestelmäasiantuntija Päivi Wuopio, taloussuunnittelija Jonna Susi, kirjastovirkailija Paula Kau no nen, koulusihteeri Anne-Maria Heikkilä, hallintojohtaja Juha Rin ta-joup pi ja kunnanjohtaja Juhani Kylämäkilä. Henkilöstöhallinnon yh tei seen työpajaan Mynämäen kunnan kanssa ovat osallistuneet hal lin to johta ja Juha Rinta-Jouppi ja muun muassa Mynämäen palk ka sih tee ri Pia Saikkonen. Taloushallinnon työpajaan ovat osal lis tu neet taloussuunnittelija Jonna Susi, kirjanpitäjä Anne Sukoinen, toi mis tosih tee rit Viviana Palmroth ja Mirjami Uusitalo. Taloushallinnon työpa jaan kutsuttiin myös toimistosihteeri Anne Koski, mutta hän oli esty nyt. It-palveluiden työpajaan on Nousiaisten kunnasta osal lis tu nut järjestelmäasiantuntija Päivi Wuopio. Nousiaisten kunnanjohtaja Juha ni Kylämäkilä on pidetty ajantasalla em. asioiden osalta. Jyty ry:n pääluottamusmies Pia Saikkonen, joka toimii myös palk kasih tee ri nä Mynämäen kunnan taloushallintoyksikössä, on pyytänyt säh kö pos tit se 29.10.2014 yhteistoimintamenettelyn aloittamista kirjan pi tä jän ja mahdollisten muiden henkilöiden työtehtävien ul kois tami ses sa Kunnan Taitoa Oy:hyn liittyvässä asiassa Yt-lain 4 1 mom, kohdan 2 perusteella (Laki kuntien ja henkilöstön välisestä yhteis toi min nas ta kunnissa; 13.4.2007/449). Nousiaisten kunnan Yt-neu vot te lu pidettiin 11.11.2014. Vastaavanlainen Yt-neuvottelu pi det tiin Mynämäen kunnassa 10.11.2014. Koska kyseessä on vasta esiselvitysvaihe ei Nousiaisten kun nan halli tus ole tehnyt asiassa minkäänlaista päätöstä käynnistää laissa työn an ta jan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa anne tun lain 5 :n mukaista yhteistoimintamenettelyä. Nousiaisten kunnas sa ei ole myöskään tällä hetkellä minkäänlaista päätöstä jat ka mises ta esiselvitysvaihetta seuraavaan syventävämpään sel vi tys vaihee seen (n. 20 htp; n. 1 000 e / htp) tai talous- ja / tai hen ki lös tö hallin to pal ve lui den siir tä mi ses tä Kunnan Taitoa Oy:lle. Kunnan ta lousar vio val mis te lus sa 2015 ei myöskään ole miltään osin tällä het kel lä otettu kantaa siihen, että vuo den 2015 aikana käynnistettäisiin ns. syvempi selvittelyvaihe tai ta lous- ja / tai hen ki lös tö hal lin to pal ve lut siirtyisivät jollain erikseen pää tet tä väl lä aikataululla Kunnan Tai toa Oy:hyn. Mahdolliseen esi sel vi tys vai het ta seuraavaan jat ko pro ses siin vaikuttavat Mynämäen kun nan päätökset ko. asiaan liittyen, My nämäen ta lous hal lin to yk si kön mahdolliset organisaatio- ja toi min nal liset muutokset sekä Kun nan Taitoa Oy:n laatima liitteenä oleva loppu ra port ti. Mikäli talous- ja / tai hen ki lös tö hal lin to pal ve lut siir tyi si vät jonain myöhempänä aikatauluna Kun nan Taitoa Oy:lle, olisi sillä suu rin vaikutus Nousiaisten kunnan osal ta kirjanpitäjän työtehtäviin, jos kin sisäisiä työjärjestelyitä Nou siais ten kunnan organisaation si-
säl lä saattaisi tulla myös muita hen ki löi tä koskien (ta lous suun nit te lija, toimistosihteerit, hallintojohtaja). Näi hin kysymyksiin ei kui tenkaan esiselvityksen tässä vaiheessa ole mah dol lis ta ottaa mitään viral lis ta kantaa. Esiselvityksen laadintaprosessi liittyy osaksi kuntien taloudellisen tilan teen heikentymiseen, jolloin kunnat etsivät kehittämis- ja te hos tamis toi men pi tei tä omista organisaatioistaan joko omia toimintojaan ja pal ve lui taan kehittämällä tai toteuttamalla ne muilla tavoin. Kunnan Taitoa Oy:n edustajat esittelevät esiselvityksen kun nan hal lituk sen kokouksessa klo 18:00 alkaen. Oheismateriaali: Kunnan Taitoa Oy:n aluejohtajan esitys 29.9.2014, Kun nan Taitoa Oy:n esittelytilaisuuden 13.10.2014 esitys ja muistio, esi sel vi tys ra port ti 10.12.2014, Kunnan Taitoa Oy:n esitys 15.12.2014 Ehdotus Kunnanhallitus merkitsee tässä vaiheessa ko. esiselvityksen lop pura por tin tiedokseen. Merkittiin tiedoksi. Tapani Suvinen oli poissa kokouksesta osan aikaa asiaa kä si teltäes sä klo 18:15-19:15. Lisätietoja päätöksestä antaa: hallintojohtaja Juha Rinta-Jouppi, p. 044 4355 500 KHALL 09.02.2015 39 Asian valmistelija: hallintojohtaja Juha Rinta-Jouppi Nousiaisten ja Mynämäen kuntien sekä Perusturvakuntayhtymä Akse lin edustajat ovat pitäneet yhteisen palaverin 28.1.2015 talous- ja hen ki lös tö hal lin non atk-ohjelmistojen uusimiseen liittyen. Ky sei ses sä palaverissa on yhteisesti todettu, että em. ohjelmistojen päi vit tä misen ja / tai uusimisen aikataulua sekä syntyviä kustannuksia mää rittää vireillä oleva sote-ratkaisu. Kunnan Taitoa Oy:ltä ja ohjel mistotoi mit ta jil ta saadut kus tan nus arviot edellyttävät, että kaikki kolme or ga ni saa tio ta (Nousiainen, My nämä ki, Akseli) tekevät samanaikaisesti yh tä läi sen ratkaisun oh jel misto han kin to jen osalta. Yhteispalaverissa pää dyt tiin rat kai suun, jon ka mu kaan Kunnan Taitoa Oy:n asiak kaak si ei siirrytä vielä 1.6.2015 alkaen, vaan ko. organisaatiot odottavat li sä tie toa mah dol li ses ta sote-rat kai sus ta ja sitä kautta muun muassa Pe rus tur va kun ta yh ty mä
Ak se lin tulevaisuudesta. Asian valmistelua jatketaan siten, että mahdollinen siirtyminen Kunnan Taitoa Oy:hyn tapahtuisi aikaisintaan 1.1.2017 alkaen, mi kä li hal li tuk sen esitys sote-järjestämislaista hyväksytään ny kyi ses sä muo dos sa. Mahdollisen siirtymisprosessin toteutuminen on riip puvai nen eri tyi ses ti Mynämäen kunnan päätöksistä ko. asiassa. Myös muut vaihtoehdot talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden to teut tami sek si ovat mahdollisia. Ostolaskujen kierrätysjärjestelmä uusitaan kesään 2015 men nes sä eril li sel lä ratkaisulla. Muihin taloushallinnon ohjelmiin teh dään tar vittaes sa pakollinen päivitys nykyisen ohjelmatoimittajan ym pä ris töön. Mynämäen kunnanhallitus on käsitellyt ko. asiaa kokouksessaan 2.2.2015. Nousiaisten kunnan hallintojohtaja on tiedustellut epävirallisesti myös Maskun kunnan kan taa Kunnan Taitoa Oy:hyn siirtymiseen sekä talousjohtajalta (18.9.2014) että yh teys joh ta jal ta (28.1.2015) ja heil tä saadun tiedon mukaan Maskun kunta ei ole ai na kaan tässä vai hees sa siirtymässä Kunnan Taitoa Oy:hyn. Ehdotus Kunnanhallitus päättää, että tässä vaiheessa uusitaan ostolaskujen kier rä tys jär jes tel mä eikä talous- ja / tai henkilöstöhallinnon pal ve lui ta siir re tä Kuntien Taitoa Oy:n vastattavaksi vielä 1.6.2015 alkaen. Val mis te lua talous- ja / tai henkilöstöhallinnon palvelujen mah dol lisek si siir tä mi sek si Kun tien Taitoa Oy:n vastattavaksi sekä muiden mah dol lis ten vaih to eh to jen kartoittamista jatketaan sen jälkeen, kun so te-rat kai sun toteuttamisaikataulusta ja Perusturvakuntayhtymä Akse lin tu le vai suu des ta on saatu tarkempaa tietoa. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti keskustelun jälkeen. Lisätietoja päätöksestä antaa: hallintojohtaja Juha Rinta-Jouppi, p. 044 4355 500