Nousiaisten kunnanhallitus on käsitellyt ko. asiaa edellisen kerran :

Transkriptio

1 Kunnanhallitus Kunnanhallitus Kunnan Taitoa Oy:n esiselvitys 624/02.00/2014 KHALL Asian valmistelija: hallintojohtaja Juha Rinta-Jouppi Nousiaisten kunnanhallitus on käsitellyt ko. asiaa edellisen kerran : Nousiaisten kunta on Kunnan Taitoa Oy:n osakas. Osakemerkintä mah dol lis taa kunnan osallistumisen Taitoan kehittämistoi min taan. Lisäk si osakemerkintä luo edellytykset kunnan talous- ja henki löstöhallinto-palveluiden tuo tannon siirtämisen Taitoan tuotta maksi. Nousiais ten kunta on pyytänyt tarjousta Taitoa Oy:ltä talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita koskevan selvityksen laatimisesta. Siirtoselvitysvaiheessa voidaan tehdä yhteistyötä alueellisesti muiden alueen kuntaomistajien niin päättäessä. Tällöin voidaan jakaa en simmäi sen workshop-päi vän kustannukset osallistujien kesken. Ra portoin ti ja analyysit ovat kuitenkin asiakaskohtaisia. Kunnan Taitoa Oy esittää Nousiaisille laadittavaksi talous- ja henkilöstöhallintopalveluiden siirtoselvityksen. Siirtoselvitys osa Taitoan asiak kaak si tulemista koskevaa prosessissa. Siirtoselvityksessä mää ri tel lään palvelutuo tannon siirron periaatteet ja vaikutukset. Tuloksena syntyy ehdotus palvelutuotannon toteutusmalliksi Nousiaisten kunnalle. Siirtoselvi tyksen jälkeen Nousiaisilla on valmiudet päät tää talous- ja henkilös töhallintopalveluiden siirtoa koskevan proses sin jatkamisesta ja so pimusten tekemisestä. Päätösten jäl keen toteutetaan palvelutuotan tokonseptin tarkennettu suunnittelu. Siir tosel vi tys tavoitteena on kuvata päätöksentekoa varten mikä muut tuu, miten muuttuu ja mitkä ovat saavutettavat taloudelliset ja toi min nal liset hyödyt. Selvi tyksessä tarkastellaan mm. seuraavia asia ko ko naisuuk sia: - Palvelutuotannon prosessit - Nykyisen toiminnan vertailu Taitoan tavoiteprosessiin ja merkittä vien poikkeamien kuvaami nen - Vastuunjako talous- ja henkilöstöhallinnon sekä toimivan organisaa tion välillä - Tietojärjestelmät ja järjestelmien liittymät - Liittymien määrä ja liitetyt järjestelmät - Sopimussuhteet

2 - Elinkaari ja päivitystarpeet - Odotus tietojärjestelmäympäristöstä (ERP-ratkaisu, erillisjärjestelmät) - Tarvittavat panostukset lähitulevaisuudessa ja muutostilanteessa - Tuotannon käynnistysaikataulu - Päätöksenteon aikataulu - Tuotantosuunnitelman laadinta - Toiminnan yhtenäistämisvaiheen tavoiteaikataulu - Vaihtoehdot palvelutuotannon toteutusmalliksi Kunnan Taitoa Oy veloittaa siirtoselvityksen toteutuksesta omina kus tan nuk si naan käytetyn työajan mukaisesti 700 euroa/htp + alv 23 %. Etukäteen arvioituna siirtoselvityksen edellyttämä Taitoa Oy:n työ pa nos on n. 4-5 htp. Tarvittaessa sovitaan erikseen Tiera Oy:n osal lis tu mi ses ta selvitykseen tietojärjestelmistä se kä niihin liittyvistä so pi muk sis ta ja lisensseistä. Matkustuskustannukset laskutetaan vero hal lin non päätöksen mukaisesti. Lisätietoja selvityksestä ja sen toteu tuk ses ta antaa kehityspäällikkö Atte Niittylä, p , atte.niittyla@taitoa.fi. Nousiaisten, Maskun ja Mynämäen kunnanjohtajat ovat pitäneet ko. ai hee seen liittyen alustavan palaverin, jonka sisällöstä kunnanjohta ja kertoo tarkemmin kokouksessa. Oheismateriaali: Kunnan Taitoa Oy:n tarjous Muutettu ehdotus Kunnanhallitus merkitsee tiedokseen Kunnan Tai toa Oy:n siirtoselvi tyksen. Kunnanhallitus siirtää ko. asian myöhempään käsittelyyn. Päätös Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti keskustelun jälkeen Perusturvakuntayhtymä Akseli on teettänyt ko. selvityksen toi min toihin sa liittyen aiemmin tänä vuonna. Mynämäen kunta on käyn nis tänyt ko. selvityksen syksyllä Maskun kunnassa ei olla näillä näky min tekemässä ko. selvitystä. Kunnan Taitoa Oy on jättänyt Nousiaisten kuntaan tarjouksen ko. sel vi tyk sen tekemisestä Mynämäen kunnan selvitystä vastaavalla aika tau lul la synergiaetujen hyödyntämiseksi. Kunnan Taitoa Oy:n edus ta ja on käynyt kertomassa esiselvityksestä kunnanvirastossa Oheismateriaali: Kunnan Taitoa Oy:n tarjous esiselvityksestä, Kunnan Taitoa Oy:n esitys

3 Ehdotus Päätös Kunnanhallitus hyväksyy Kunnan Taitoa Oy:n tarjouksen ja Nou siaisten kunnan osallistumisen ko. esiselvitykseen yhtäpitävällä ai ka taulul la Mynämäen kunnan kanssa. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti keskustelun jälkeen. Lisätietoja päätöksestä antaa: hallintojohtaja Juha Rinta-Jouppi, p KHALL 347 Asian valmistelija: hallintojohtaja Juha Rinta-Jouppi Nousiaisten kunnan palkanlaskenta on järjestetty erillisellä so pi muksel la Mynämäen kunnan taloushallintoyksikössä, joka järjestää palve lui ta myös Mynämäen kunnalle ja Perusturvakuntayhtymä Ak se lille. Nousiaisten kunnanhallitus on päättänyt käyn nis tää esiselvityksen talous- ja henkilöstöhallintopalveluiden siir tä mi sek si Kunnan Taitoa Oy:hyn. Kyseessä olevaa asiaa on käsitelty ai kaisem min kunnanhallituksessa myös , mutta asian käsittely on päätetty siirtää silloin myöhemmäksi ajan koh dak si. Nousiaisten kunta on Kunnan Taitoa Oy:n osakas. Osakemerkintä mah dol lis taa kunnan osallistumisen Taitoan kehittämistoimintaan. Lisäk si osakemerkintä luo edellytykset kunnan talous- ja hen ki lös tö hallin to pal ve lui den tuotannon siirtämisen Taitoan tuottamaksi. Nou siaisten kunta on pyytänyt tarjousta Taitoan talous- ja hen ki lös tö hal lin non palveluita koskevan selvityksen laatimisesta. Siir to sel vi tys vai hees sa voidaan tehdä yhteistyötä alueellisesti muiden alueen kun ta omis tajien niin päättäessä. Tällöin voidaan jakaa ensimmäisen workshop-päi vän kustannukset osallistujien kesken. Raportointi ja ana lyysit ovat kuitenkin asiakaskohtaisia. Nousiaisten kunta on päät tä nyt toteuttaa ko. esiselvityksen yhtäpitävällä aikataululla My nä mäen kunnan kanssa. Kunnan Taitoa Oy on esittänyt Nousiaisten kunnalle laadittavaksi talous- ja henkilöstöhallintopalveluiden siirtoselvityksen. Siir to sel vi tys on osa Taitoan asiakkaaksi tulemista koskevaa prosessia. Siir to selvi tyk ses sä määritellään palvelutuotannon siirron periaatteet ja vai kutuk set. Tuloksena syntyy ehdotus palvelutuotannon to teu tus mal lik si Nousiaisten kunnalle. Siirtoselvityksen jälkeen Nousiaisilla on valmiudet erikseen päättää talous- ja hen ki lös tö hal lin to pal ve lui den siirtoa koskevan prosessin jatkamisesta ja sopimusten te ke mi ses tä. Päätösten jälkeen toteutetaan palvelutuotantokonseptin tar ken net tu

4 suunnittelu. Siirtoselvitys tavoitteena on kuvata pää tök sen te koa varten mikä muuttuu, miten muuttuu ja mitkä ovat saa vu tet ta vat taloudelliset ja toiminnalliset hyödyt. Selvityksessä tarkastellaan mm. seuraavia asiakokonaisuuksia: palvelutuotannon prosessit, ny kyi sen toiminnan vertailu Taitoan tavoiteprosessiin ja merkittävien poik keamien kuvaaminen, vastuunjako talous- ja hen ki lös tö hal lin non sekä toimivan organisaation välillä, tietojärjestelmät ja jär jes tel mien liittymät, liittymien määrä ja liitetyt järjestelmät, so pi mus suh teet, elinkaari ja päivitystarpeet, odotus tietojärjestelmäympäristöstä (ERP-rat kai su, erillisjärjestelmät), tarvittavat panostukset lä hi tu le vaisuu des sa ja muutostilanteessa, tuotannon käynnistysaikataulu, päätök sen teon aikataulu, tuotantosuunnitelman laadinta, toiminnan yh tenäis tä mis vai heen tavoiteaikataulu sekä vaihtoehdot pal ve lu tuo tannon toteutusmalliksi. Perusturvakuntayhtymä Akseli on teettänyt ko. esiselvityksen toi mintoi hin sa liittyen aiemmin tänä vuonna. Maskun kunnassa ei olla näil lä näkymin tekemässä ko. selvitystä. Kunnan Taitoa Oy:n alue joh ta ja Atte Niittylä on käynyt kertomassa esiselvityksestä Nou siais ten kunnanvirastossa Esiselvitysprosessin aikataulu on ollut seuraavanlainen: Esiselvitysprosessiin liittyvien pohja- ja taus ta-ai neis to tau lu koi den (liitteinä) toimittaminen Kunnan Taitoa Oy:lle mennes sä, Henkilöstöhallinnon työpaja Mynämäen kunnan talous hal lin to yk si kös sä (yhteinen Mynämäen ja Nousiaisten kun tien kanssa), Taloushallinnon työpaja Nousiaisten kunnassa, It-palveluiden työpaja , Johtoryhmätason katselmointi , Asianosaisten kommentointi esiselvitysluonnoksesta men nes sä, (Kunnan Taitoa Oy:n toimesta Mynämäen kunnan loppuraportin esit te ly Mynämäen kunnanhallitukselle ), Kunnan Taitoa Oy:n vastaukset asianosaisten kommentointeihin , Asianosaisten kommentointi Kunnan Taitoa Oy:n kommentteihin , Kunnan Taitoa Oy:n laatima loppuraportti esiselvityksestä , Kunnan Taitoa Oy:n toimesta loppuraportin esittely Nou siais ten kun nan hal li tuk sel le Nousiaisten kunnan osalta esiselvityksen henkilöstö- ja ta lous hal lintoon liittyvien pohja- ja tausta-aineistojen valmisteluun sekä esi sel vitys luon nok sen kommentointiin ovat osallistuneet Nousiaisten kun-

5 nas ta kirjanpitäjä Anne Sukoinen, toimistosihteerit Anne Koski, Kristii na Karjalainen, Viviana Palmroth, Pirkko Laaksonen, Mirjami Uu sita lo, hallintosihteeri Anita Isotalo, järjestelmäasiantuntija Päivi Wuopio, taloussuunnittelija Jonna Susi, kirjastovirkailija Paula Kau no nen, koulusihteeri Anne-Maria Heikkilä, hallintojohtaja Juha Rin ta-joup pi ja kunnanjohtaja Juhani Kylämäkilä. Henkilöstöhallinnon yh tei seen työpajaan Mynämäen kunnan kanssa ovat osallistuneet hal lin to joh taja Juha Rinta-Jouppi ja muun muassa Mynämäen palk ka sih tee ri Pia Saikkonen. Taloushallinnon työpajaan ovat osal lis tu neet taloussuunnittelija Jonna Susi, kirjanpitäjä Anne Sukoinen, toi mis tosih tee rit Viviana Palmroth ja Mirjami Uusitalo. Taloushallinnon työ pajaan kutsuttiin myös toimistosihteeri Anne Koski, mutta hän oli es tynyt. It-palveluiden työpajaan on Nousiaisten kunnasta osal lis tu nut järjestelmäasiantuntija Päivi Wuopio. Nousiaisten kunnanjohtaja Juha ni Kylämäkilä on pidetty ajantasalla em. asioiden osalta. Jyty ry:n pääluottamusmies Pia Saikkonen, joka toimii myös palk kasih tee ri nä Mynämäen kunnan taloushallintoyksikössä, on pyytänyt säh kö pos tit se yhteistoimintamenettelyn aloittamista kirjan pi tä jän ja mahdollisten muiden henkilöiden työtehtävien ul kois tami ses sa Kunnan Taitoa Oy:hyn liittyvässä asiassa Yt-lain 4 1 mom, kohdan 2 perusteella (Laki kuntien ja henkilöstön välisestä yhteis toi min nas ta kunnissa; /449). Nousiaisten kunnan Yt-neu vot te lu pidettiin Vastaavanlainen Yt-neuvottelu pidet tiin Mynämäen kunnassa Koska kyseessä on vasta esiselvitysvaihe ei Nousiaisten kun nan halli tus ole tehnyt asiassa minkäänlaista päätöstä käynnistää laissa työn an ta jan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa anne tun lain 5 :n mukaista yhteistoimintamenettelyä. Nousiaisten kunnas sa ei ole myöskään tällä hetkellä minkäänlaista päätöstä jat ka mises ta esiselvitysvaihetta seuraavaan syventävämpään sel vi tys vaihee seen (n. 20 htp; n e / htp) tai talous- ja / tai hen ki lös tö hallin to pal ve lui den siir tä mi ses tä Kunnan Taitoa Oy:lle. Kunnan ta lous arvio val mis te lus sa 2015 ei myöskään ole miltään osin tällä het kel lä otettu kantaa siihen, että vuo den 2015 aikana käynnistettäisiin ns. syvempi selvittelyvaihe tai ta lous- ja / tai hen ki lös tö hal lin to pal ve lut siirtyisivät jollain erikseen pää tet tä väl lä aikataululla Kunnan Tai toa Oy:hyn. Mahdolliseen esi sel vi tys vai het ta seuraavaan jat ko pro ses siin vaikuttavat Mynämäen kun nan päätökset ko. asiaan liittyen, My nämäen ta lous hal lin to yk si kön mahdolliset organisaatio- ja toi min nal li set muutokset sekä Kun nan Taitoa Oy:n laatima liitteenä oleva lop pu raport ti. Mikäli talous- ja / tai hen ki lös tö hal lin to pal ve lut siir tyi si vät jonain myöhempänä aikatauluna Kun nan Taitoa Oy:lle, olisi sillä suu rin vaikutus Nousiaisten kunnan osal ta kirjanpitäjän työtehtäviin, jos kin sisäisiä työjärjestelyitä Nou siais ten kunnan organisaation si säl lä saattaisi tulla myös muita hen ki löi tä koskien (ta lous suun nit te li ja, toimistosihteerit, hallintojohtaja). Näi hin kysymyksiin ei kui ten kaan

6 esiselvityksen tässä vaiheessa ole mah dol lis ta ottaa mitään vi ral lis ta kantaa. Esiselvityksen laadintaprosessi liittyy osaksi kuntien taloudellisen tilan teen heikentymiseen, jolloin kunnat etsivät kehittämis- ja te hos tamis toi men pi tei tä omista organisaatioistaan joko omia toimintojaan ja pal ve lui taan kehittämällä tai toteuttamalla ne muilla tavoin. Kunnan Taitoa Oy:n edustajat esittelevät esiselvityksen kun nan hal lituk sen kokouksessa klo 18:00 alkaen. Oheismateriaali: Kunnan Taitoa Oy:n aluejohtajan esitys , Kun nan Taitoa Oy:n esittelytilaisuuden esitys ja muistio, esi sel vi tys ra port ti , Kunnan Taitoa Oy:n esitys Ehdotus Päätös Kunnanhallitus merkitsee tässä vaiheessa ko. esiselvityksen lop pura por tin tiedokseen. Merkittiin tiedoksi. Tapani Suvinen oli poissa kokouksesta osan aikaa asiaa kä si tel täessä klo 18:15-19:15. Lisätietoja päätöksestä antaa: hallintojohtaja Juha Rinta-Jouppi, p