SOTE DIGI ICT palvelukeskusselvitys työsuunnitelma

SOTE DIGI ICT palvelukeskusselvitys työsuunnitelma Versio 1.0 8.4.2016 2.5.2016 1

Dokumentin metatiedot Tiedoston nimi Tekijä Omistaja Tila Maakuntien ICT-palvelukeskusselvitystyön työsuunnitelma Pekka Kantola (PK), Tuija Kuusisto (TK) Sotedigi ryhmä Valmis Versio 1.0 Julkisuusluokka Sijainti Valmisteluaineisto Muutoshistoria: Päivämäärä Versio Muuttaja Kommentit 18.3.2016 0.1, 0.2, 0.3 TK, PK Työsuunnitelmapohjaa, sisältörunkoa ja kysymyksiä 21.3.2016 0.4 PK Esitys Sotedigi ryhmän lähetekeskustelua varten 22.3.2016 0.5 PK,TK Sotedigi-ryhmän palautteiden tulkinta/itserointi, asiakastapaamisten suunnitelman: maakunnat, ministeriöt; palvelukeskusverkoston tapaamissuunnitelma: Inhouse tuottajat, valtio, KELA; palvelutarpeiden ryhmittelypohja, 24.3.2016 0.65 PK, TK Akusti-or käsittelystä tulleet palautteet: erityisesti tuotokset ja rajaukset; aikataulukaaviopohja, riskimatriisipohjat, resrusointitaulukko, 29.3.2016 0.68 PK, TK Tuotokset, resurssointi, aikataulu, riskit, vuorovaikutussuunnitelman päivitys 31.3.2016 0.70 PK, TK Vuorovaikutussuunnitelman, sisällysluettelon, tuotosten, rajausten ja riskien päivitys 8.4.2016 1.0 TK, PK Vuorovaikutussuunnitelman päivitys. Copyright Kuntien 2.5.2016 Tiera Oy 2 2

Sisältö 1. Lähtötilanne 2. Tavoitteet 3. Tuotokset 4. Tehtävät, resursointi ja aikataulu 5. Rajaukset ja liitynnät 6. Organisointi ja vuorovaikutussuunnitelma 7. Viestintä 8. Riskit 2.5.2016 3

1. Lähtötilanne (1/2) Perustetaan neljä maakuntien yhteistä valtakunnallista yhtiötä: yhteishankintayksikkö, kiinteistö- ja toimitilayhtiö, ICT-palvelukeskus ja talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Osakeyhtiöitä, jotka rahoittaisivat toimintansa vuokrilla ja käyttömaksuilla Maakunnat omistaisivat yhtiöt yhteisesti, ICT-palvelukeskuksen osalta Valtion ja Kelan omistus selvitettävä ICT palvelukeskuksen, talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen ja yhteishankintayksikön välinen suhde tarkennettava 2.5.2016 4 4

Lähtötilanne materiaaleja 2/2 Reformiministeriryhmän tammikuun lopussa puoltamat jatkovalmistelulinjaukset Lainsäädännössä määritellään kriteerit, joiden pohjalta itsehallintoalueiden valtakunnalliset yhteistyökohteet vahvistetaan. Digiryhmän tuottama tietohallinto- ja ICT-linjauksia koskeva taustamuistio Yksityiskohtaisemmin keskitettävät palvelut määritellään osana itsehallintoalueiden ja valtion välillä sovittavaa tietohallinnon viisivuotissuunnitelmaa Lähtötilanteessa keskitetysti hoidettavat tehtävien painopistealueet ja hankintoihin liittyvät linjaukset määritellään kevään 2016 aikana kriteerit = toteuttamisedellytyksiin liittyviä ominaisuuksia, joiden täyttyessä tulee ICT-palveluiden tuottamiseksi edellytettävät tehtävät organisoida kansalliseen yhteistyöhön pohjautuen Palvelukeskuksen organisointivaihtoehtoja koskeva liite ICT-työsuunnitelman tiivistelmäluonnos Esityskalvot 10.2.2016 kuulemistilaisuudesta ICT ja tietohallinnon nykytilaselvitys 26.1.2016 Tietojärjestelmäsiirrot huomioitava STM Muistio 19.10.2015 2.5.2016 5

Sote-tuotantoalueiden valmistelun* tilanne maakunnittain Arvio 5.3.2016 HUOM. Kaikilla alueilla valmistelu ei tapahdu kaikkien kuntien osalta maakunnittain. Lapin maakunnassa on kaksi erillistä valmistelualuetta. Uudellamaalla käynnissä useita alueellisia valmisteluita Tuotanto käynnissä Päätös kuntayhtymän perustamisesta tehty Valmistelevien työryhmien työ käynnistynyt Valmistelu aloitettu Virallista valmistelua ei ole aloitettu Keskussairaalan sijaintipaikka Maakunnat ja väkiluku (31.12.2013) Uusimaa 1 585 473 as. Varsinais-Suomi 470 880 as. Satakunta 224 556 as. Kanta-Häme 175 481 as. Pirkanmaa 500 166 as. Päijät-Häme 202 424 as. Kymenlaakso 180 845 as. Etelä-Karjala 132 252 as. Etelä-Savo 152 518 as. Pohjois-Savo 248 430 as. Pohjois-Karjala 165 445 as. Keski-Suomi 275 320 as. Etelä-Pohjanmaa 193 977 as. Pohjanmaa 180 384 as. Keski-Pohjanmaa 68 677 as. Pohjois-Pohjanmaa 403 287 as. Kainuu 79 975 as. Lappi 182 514 as. josta Länsi-Pohja 62 400 as. *Sote-järjestämislakiesityksen pohjalta käynnistetty valmistelu **

ICT-palveluiden vastuunjako selvitystyön ensisijainen kohde Valtiollisten toimijoiden itsehallintoalueille tuottamat palvelut mm. Kela, VRK, Valtori, Suomen Erillisverkot oy Itsehallintoalueille tuotettavat palvelut tarkennetaan jatkovalmistelussa Valtion toimijoiden välinen vastuunjako arvioitava Ei laajoja tuotantovastuiden siirtoja lyhyellä aikataululla yksittäisiä tehtäviä voidaan perustelluista syistä siirtää Itsehallintoalueiden kansallisesti yhteiset ICT-palvelut Yhteisten tehtävien yleiset kriteerit määritellään laintasoisesti Kansallisesti hoidettavat palvelut *järjestämispäätöksessä ja tietohallinnon viisivuotissuunnitelmassa Kansallinen ICT-palvelukeskus ja yhteishankintayksikkö pääasiallisena organisointitapana Lähtötilanteessa keskitetysti hoidettavat palvelut ja hankinnat linjataan keväällä 2016 Itsehallintoalueiden ICT-palvelut Itsehallintoalueiden ICT-palvelut Itsehallintoalueiden vastuulla huomioiden kansallisen ohjauksen ja lainsäädännön reunaehdot Organisointi: itsehallintoaluekohtaisesti, yhteistyössä toisten itsehallintoalueiden tai alueen kuntien kanssa Toteutus: omana toimintana, hankinnat IT-markkinoilta tai sidosyksikkötoimijoilta *muiden kuin sote-ict-palveluiden osalta tarkennettava 2.5.2016 7

Kansalliseen ICT-palvelukeskuksen jatkovalmistelu (Luonnos) Vaihe1: 2-4/2016 Ensivaiheessa välttämätön lainsäädäntöperusta Tarkennetaan palvelukeskuksen tehtävät ja sen vastuulle keskitettävät ICT-palvelut Ehdotus valtion ja Kelan omistajaroolista perusteluineen Ehdotus organisaatiorakenteeksi Ehdotus liiketoiminta- ja ohjausja rahoitusmalliksi sekä omistuksen jakautumiseksi Vaihe2: 5-9/2016 palvelukeskuksen muodostamisen malli ja tämän edellyttämä lainsäädäntö Neuvottelut palvelukeskuksen muodostamisesta,siirtyvistä tehtävistä ja henkilöstöstä kuntatoimijoiden ja nykyisten palvelukeskusten omistajien kanssa palvelukeskuksen perustamiseen, tehtävien ja henkilöstön siirtoon liittyvät etenemisehdotukset Toteutetaan yhteistyössä kuntatoimijoiden sekä nykyisten palvelukeskusten omistajien kanssa 2.5.2016 8

2. Tavoitteet Selvitystyön pohjaksi tuotetaan alustava ehdotus keskitetysti hoidettavista tehtävistä ja palveluista (MITÄ?) Selvitystyön tehtävänä on (MITEN?): tuottaa tarkennetut ehdotukset palvelukeskuksen organisointimalliksi ja *liiketoimintasuunnitelmaksi tarkentaa palvelukeskuksen, rakenne, muodostamisen periaatteet sekä lainsäädäntötarpeet käydä neuvottelut sen vastuulle siirtyvistä tehtävistä ja palveluista tarkentaa suhde nykyisiin organisaatioihin ja niiden sidosyksiköihin Selvitystyön aikataulu 3/2016-9/2016 *laajuus tarkennetaan työsuunnitelmassa 2.5.2016 9

Selvitystyön kohteita Mitkä ovat tulevaisuuden maakunnan toiminnallisissa prosesseissa tarvittavat ICT -palvelut? Mitä palveluja asiakkaat yhteiseltä keskukselta tarvitsevat? Mitä valtakunnallisesti keskitetysti tuotettavia palveluja keskuksen tulee tarjota? Miten ICT palveluiden kehittäminen, ohjaus ja tuotantoprosessi sovitetaan yhteen toiminnallisten prosessien ja niiden kehittämisen ja ohjauksen kanssa? Mikä on ICT palveluiden vaikuttavuus (mittarit) ja sille asetetut tavoitteet Mikä on ICT -palvelukeskuksen asiakkuuksien hallintamalli? Miten yhteisistä palveluista päätetään? Miten ICT-palvelukeskusta ohjataan sen omistajien toimesta? Miten ICT-palveluiden tuotanto ja investoinnit rahoitetaan, onko ICT-palveluille säästötavoitetta? Mitkä ovat valtion ja Kelan mahdollisien omituksien roolit ja perustelut sekä omistusosuus? Mikä on palvelukeskuksen muodostamisen malli ja palvelujen tuotantomalli? Mitä näkökulmia on huomioitava mahdollisissa nykyisten palvelujen siirroissa? Selvitettävä toimiiko ICT-palvelukeskus yhteishankintayksikkönä suhde yhteishankintayksiköihin? 10 2.5.2016 10

3. Tuotokset Työsuunnitelma 4.4.2016 Väliraportti 5-6/2016 Ehdotuksia palvelukeskuksen/-keskusten omistuspohjista ja asiakkaista, tehtävistä, yhteishankintayksikkönä toimimisesta, investointien rahoittamisen edellytyksistä ja palvelukeskuksen muodostamisesta Alustavia ehdotuksia palvelukeskuksesta omistaja-asiakkaille tuotettavista tietohallinto ja ICT-palveluista Kuntien asema välillisenä asiakkaana arvioidaan kuntien ja maakuntien yhteistyön edellyttämien ratkaisujen näkökulmasta (esim. hyvinvoinnin edistäminen, kunta palvelutuottajana) Maakuntien järjestämisvastuulle kuuluvien palvelujen yksityisen ja kolmannen sektorin sote-tuotanto huomioitava (mm. valinnanvapaus) Valtiolle mahdollisesti tuotettavat palvelut (ja sidosyksikköaseman tarve omistamisen perusteena) selvitetään erikseen. Raportti 30.9.2016 sisältäen Väliraporttiin sisältyvät asiat Alustavan palvelukeskuksen liiketoimintasuunnitelman sisältäen palvelujen ja investointien rahoitusvaihtoja Alustavan suunnitelman palvelukeskuksen asiakkuuksien hallintavaihtoehdoista Alustavan suunnitelman tuotantomallista ja toimittajaverkoston hallintavaihtoehdoista Alustavan kuvauksen ICT-palvelujen vaikuttavuuden arviointivaihtoehdoista (mittareista) Perusteltuja ehdotuksia palvelukeskuksen perustamiseksi, alustavaksi liiketoimintasuunnitelmaksi ( runko ) ja yhtiöjärjestykseksi sekä sen perustamista ja toimintaa koskeviksi lainsäädäntötarpeiksi 11 2.5.2016 11

4. Tehtävät, resurssointi ja aikataulu Tehtävä Tekijät Aikataulu Ehdotukset tulevaisuuden maakunnan toiminnallisissa prosesseissa tarvittavista ICT palvelukokonaisuuksista Pekka, Tuija 30.09.2016 Ehdotukset palvelukeskuksen tehtäviksi Tuija, Pekka 30.09.2016 Ohjausmalli- ja organisaatiorakennevaihtoehtojen kuvaus Tuija, Pekka 30.09.2016 Haastattelut maakuntien, kuntien ja kunnallisten palvelukeskusten kanssa Pekka 30.06.2016 Haastattelujen ja vuorovaikutuksen koordinointi ministeriöiden, KELAn ja valtion palvelukeskusten kanssa Tuija 30.06.2016 Väliraportti vaihtoehdoista koskien tehtäviä ja palveluita Pekka, Tuija 31.5.2016 Liiketoiminta- ja rahoitusmallivaihtoehtojen kuvaus Pekka, Tuija 30.09.2016 Asiakkuudenhallinta- ja tuotantomallivaihtoehtojen kuvaus Tuija, Pekka 30.09.2016 ICT-palvelukeskuksen ja palvelujen vaikuttavuus ja vaikuttavuuden mittaaminen, ehdotukset Tuija, Pekka 30.09.2016 Palvelukeskuksen muodostamisen mallivaihtoehtojen kuvaus Tuija, Pekka 30.09.2016 Neuvottelu siirtyvistä henkiöistä, tehtävistä, palveluista, sopimuksista ja omaisuuseristä Pekka, Tuija 30.09.2016 Etenemisvaihtoehtojen kuvaus, ehdotusten laadinta, raportin viimeistely Pekka, Tuija 30.09.2016 12 2.5.2016 12

4. Resurssointi ja aikataulu Aikataulukaavio ja tärkeimmät ajankohdat, tarkentuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu VKO 14 VKO 15 VKO 16 VKO 17 VKO 18 VKO 19 VKO 20 VKO 21 VKO 22 VKO 23 VKO 24 VKO 25 VKO 26 Asiakastapaamiset maakunnat, shp, kunnat Asiakastapaamiset maakunnat ja kunnat Omistaja-asiakkaat Ministeriötapaamiset, KL, muut sidosryhmät KUNTIEN KYTKENTÄVERKKO Palvelukeskusverkoston tapaamiset; Valtion paket, KELA, Kuntien inhouse yhtiöt; mu Kesä loma Palvelukeskusverkoston tapaamiset; muodostamisen vaihtoehtoiset mallit Aiemmin tunnistettujen pot. palvelujen analyysi UNA/HANKO ODA PERUSTIETOTEKNIIKKA Muut uudet ja / potent.siirtyvät Palvelutarve kartoitus pohja Palvelu- ja kehityssalkun kokoaminen Liiketoimintasuunnitelman laadinta 0. VKO 14. 4.4. Sotedigi ryhmän kokous: Työsuunnitelman hyväksyminen. Kuule minen 1. 2. Lait lausunnolle; vaikutukset työsuunnitelman rajaukseen Työsuunnitelman hallinta VKO 22. X.x. Sotedigi ryhmän kokous, Väliraportti: MITÄ 3. Kuule minen 1 3 2.5.2016 13

5. Rajaukset ja liitynnät Rajaukset Selvitystyössä käsitellään ICT-palvelukeskusta/-keskuksia, jotka tuottavat maakuntien järjestämistehtäviin liittyviä kansallisia ICT-palveluja Selvitystyössä lähtökohta olettamana on, että palvelukeskus ei tuota suoraan palveluja kunnille, yksityissektorin toimijoille tai järjestöille. Selvitystyössä arvioidaan kuitenkin maakunnan ja kuntien yhteistyön sekä sote-palveluiden monituottajuuden tuomia tarpeita kansallisten ratkaisujen ja palvelujen käyttötarpeelle. Selvitystyössä arvioidaan uusia, kansallisesti toteutettavia SOTE ICT-palveluja huomioiden myös soveltuvin osin muihin maakuntien järjestämistehtäviin liittyvät kansalliset ICT-tarpeet Lisäksi arvioidaan onko jo käytössä olevien palvelujen laajemmaksi levittämiseksi harkittava niiden siirto palvelukeskukseen. Selvityksessä ei käsitellä palvelujen käyttämisen velvoittavuuden arviointia Selvityksessä käsitellään sekä toimialariippumattomia (TORI) että toimialasidonnaisia (TOSI) palveluita Liitynnät Ohjausselvityksen keskeiset tulokset Muutostuki: Jatkuvuuden varmistaminen v 2019 alkaen SOTE -yhteentoimivuustyön organisointihanke (SYTKE) Kansalliset Sote-ICT hankkeet (ODA, UNA, KODA, ), Muut palvelukeskushankkeet (talous- ja henkilöstöhallinto, kiinteistö, yhteishankinta) Pelastushallinnon kehittämishanke 14 2.5.2016 14

6. Organisointi ja vuorovaikutussuunnitelma Valmisteluprojekti/ Sotedigi-ryhmä Nykyisten palvelunjärjestäjäorganisaatioiden edustajat; painopisteenä SOTE Pelastuslaitokset, SM:n pelastustoi men kehittämis hanke Selvityshenkilö(t) Omistaja/asiakasnäkökulma Nykyiset ryhmät ja verkostot Erikseen järjestettävät tapaamiset Kuultavat asiantuntijat Nykyisten palvelutuottajien näkökulma Valtiolliset toimijat, Kela Nykyisten inhousepalvelukeskusten ja kansallisten palveluiden tuottajaorganisaatioiden edustajat 2.5.2016 15

Vuorovaikutussuunnitelma (1/2) Maakuntien ja kuntien tapaamiset eri valmisteluvaiheessa olevat maakunnat noin 10 Valmisteluhankkeiden johtajat ja heidän nimeämät Substanssijohto, ml. Shp johtaja ja/tai tarvittavilta osin tietohallinto Pohjois-Pohjanmaa: PoPSTer: H. Leskinen, J. Korpelainen, J. Heikka 22.4. Pohjois-Savo: L. Pekkanen, yhteistyöryhmä 29.4. pj Markku Tervahauta Pirkanmaa; T. Salkoaho, Rauno Ihalainen, Antti Jokela, Varsinais-Suomi: A. Parpo, muita avainhenkilöitä: Arja Pesonen, Yrjö Koivusalo, Jussi Vira Uusimaa: L.Räty, HUS tj ja hallintoylil. Markku Mäkijärvi (kehittämisestä vast) Yo SHP:ien tietohallintojohtajat; yhdyshenkilö Antti Jokela 5.4. Una SHP:ien tietohallintojohtaja: yhdyshenkilö Ari Pätsi 28.4. Kainuu, V. Hurskainen 28.3., Maakunnan ja SHP:n johto Siun Sote/Pohjois-Karjala; Pekka Kuosmanen/uusi ky johtaja, EKSOTE; Pentti Itkonen, Keski-Suomen maakunnan valmisteluhanke, xxx, KSSHKP Juha Kinnunen, Silja Ässämäki, Vaikutukset kuntiin Suurten kaupunkien 10 thj:t 14.4. eps verkoston kokous 20.4. klo 14.00 AlueAKUSTI koordinaatioryhmät:» Pohjois-Suomen sote tietohallinnon koordinaatioryhmä 20.5. klo 9-11.30» Uudenmaan th-koord.ryhmä, (Mikko Rotonen, Anna Mari Raatikainen) 20.5. klo 13-15» Varsinais-Suomi: Pirkko Kortekangas, Pasi Oksanen» Itä-Suomi: Antti Kaipainen, 3.6. klo 13-15» Läntinen alue: pj Jarkko Oksala 14.6. klo 10 13, Tampere Muut Pelastustoimen edustajat; Pelastusjohtajat + SM:n pelastustoimen kehittämishanke Maakuntaliitto/Ely/ AVi? 2.5.2016 16

Vuorovaikutussuunnitelma (2/2) Ministeriöiden tapaamiset Valtio ohjaus, omistus ja tuottaja/palvelukäyttäjä T Pöysti, STM: M. Korhonen ja J. Porrasmaa, 8.4., A.-K. Iivari, T. Pesonen 8.4., VM: A-M. Karjalainen 8.4., P. Laajala, V.-V. Ahonen, M.-M. Jokinen 30.3., H. Tarkka, M. Sovala SM: pelastusylijohtaja, P. Nerg, T. Luukko, TEM: S. Alitalo; myöhemmässä vaiheessa: M. Lukkola tai E. Pekkala MMM: A.Vertanen, MAVI: Vero: P. Ruhonen Kuntaliitto Sote AKUSTI: K. Vainio / M. Saario 14.4. klo 9.30-10.30 Tietoyhteiskunta: H. Lunnas 12.4. klo 14.30-16 KL Kuntahankinnat: Raili Hilakari, 13.4. klo 13-14 Inhouse yhtiöiden ohjaus: A. Sulonen, KDJ: A. Kuopila Kansallisten palveluiden kehittämishankkeiden toteuttajien/ edustajien haastattelut UNA/HANKO ODA PSOP 2.5.2016 17

Palvelukeskusverkoston tapaamissuunnitelma Inhouse tuottajatapaaminen 10.5. MediIT, Medbit, Tiera, Lapit, ISTEKKI, APOTTI Muut yhtiöt: Valtion palvelukeskukset Valtori: K.Pessi; 4.4., T Valli 5.4 VRK: H. Luntiala, KEHA /H. Heikkilä 12.4. THL/OPER; V. Jormanainen KELA 11.4 M. Forss, M. Suominen, M. Lindgren 2.5.2016 18

7. Viestintä Viestintä tapahtuu osana SoteDigi ryhmän ja Sote- ja aluehankkeen projektiryhmän viestintää ja sen käyttämiä kanavia Kuulemistilaisuudet ja tapahtumat 19 2.5.2016 19

8. Riskit Riskin kuvaus Todnäk Vaikt Riski Toimenpiteet Palvelukeskuksen palvelutarjontaa ei saada määritettyä asiakaslähtöisesti Palvelukeskuksen toiminnan taloudellinen perusta ei ole kestävä Palvelukeskuksen ja sen palveluiden vaikuttavuutta ei kyetä arvioimaan Selvityksessä ei tuoteta vaihtoehtoa johon maakunta-asiakkaat voisivat sitoutua Toiminta-arkkitehtuuria ei ole vielä määritelty, joten selvitystyössä ei mahdollisesti päästä riittävän laadukkaisiin lopputuloksiin annetussa aikataulussa 2 2 4 Asiakkaiden haastattelut ja kuulemiset 2 3 6 Taloudellinen perusta on keskeinen näkökulma liiketoimintasuunnitelmavaihtoehtojen laadinnassa 2 3 6 Haastatteluissa kerätään tietoa strategisista pitkän aikavälin hyödyistä ja keskeisistä tarvittavista osaamisista muutoshallinnan näkökulmasta 2 3 6 Haastattelut, verkkokysely ja kuulemiset 2 2 4 Selvitystyön aikana rajataan työtä edelleen SOTE Digiryhmän ohjauksessa Asteikko: 1-3 riski 1 heikko 1-3 vihreä 2 kohtalainen 4-5 keltainen 3 merkittävä 6-9 punainen 20 2.5.2016 20