Asio ERP. Tilavarausohjelmisto. Peruskäytön ohje

Asio ERP Tilavarausohjelmisto Peruskäytön ohje Asio-Data Oy 2000-2016. Asio on Suomessa rekisteröity tavaramerkki. (RO 5.6.2016)

Asio-ohjelmiston toimintoja ja liitäntöjä Pitkäaikaiset vuokraukset ja majoitus Kurssi- ja tapahtumahallintaohjelma Markkinointiohjelma ja sanomapalvelin Mobiilisovellukset ja APIrajapinnat Oppilaitosten ohjelmat Tilavarausohjelma Tilat, henkilöt, välineet Tuotteet, myös erillisinä Myyntipalvelu, laskutus Ravintolat, orderit Tapahtumatiedotteet, uutiset Kalenteritietojen selailut ja nettivaraukset Raportointi Asiakas- ja henkilörekisterit Opetuksen perusrekisterit Erityispäivät, varausestot Kustannuslaskenta Autentikointi ja käyttöoikeudet LDAP /AD / Shibboleth Exchange / Outlook WebCal, JSON, RSS Taloushallinto Henkilöstöhallinto Tietovarasto

Sisältö 1. Käsitteitä, toimintatapoja ja määrityksiä 2. Päävalikko 3. Tilavarausten selailu 4. Tilavarauksen teko 5. Tilavarauksen muutos ja poisto 6. Henkilövarausten selailu, teko, muutos, poisto 7. Ryhmä- ja opintojaksokalenterit 8. Statusnäytöt 9. Varauksen haku, omien varausten haku ja vapaan ajan haku 10. Muistilaput 11. Ulkoisen varauksen teko 12. Varausestot, huoltokatkot 13. Erityispäivät ja päiväkohtaiset tiedotteet 14. Tapahtumat ja uutiset 15. Varauskohteiden ja henkilötietojen ylläpito 16. Listaukset ja raportit 17. Käyttöasteraportti 18. Kalenterien tulostus 19. Pääkäyttäjän ohjeet

Sisältö 20. Käyttötapauksia 20.1. Usean tilan ja aikavälin varaaminen kerralla

1. Käsitteitä, toimintatapoja ja määrityksiä Seuraavassa esitellään Asio Tilavarausohjelmiston keskeisiä toimintoja. Esitys on tarkoitettu lähinnä käytännön harjoittelun tueksi. Ohjelman täydellisempi esittely on löydettävissä Asio-Datan nettisivulta www.asio.fi kohdasta Dokumentit / Tilavarausohjelma / Tilavarausohjelman perustoimintojen esittely. Suosittelemme, että ennen tätä esitystä käydään läpi kyseisen ohjeiston kalvot 1-69. Alla olevaa ohjeistusta läpikäytäessä on otettava huomioon seuraavaa: Käytettävissä olevat toiminnot ovat riippuvaisia siitä, mitä toimintoja ja varausoikeuksia pääkäyttäjä on tietylle käyttäjälle antanut. Tässä esityksessä ei käydä läpi ns. Myyntipalvelutoimintoja. Kaikki kuvakaappaukset ovat esimerkkiluonteisia. Ennen ohjelmiston käyttöönottoa on oleellista päättää, millä ns. käyttäjätasolla peruskäyttäjä toimii. Tässä esityksessä käsitellään ensin tason II käyttäjätoimintoja (luvut 2-10) ja sen jälkeen täydellisin taso (taso III), joka alempiin tasoihin verrattuna sisältää mahdollisuuden asiakkaan ja hinnan kiinnittämisen varaukseen. Myös laskutus ja varauskohteiden tietojen ylläpito (ml. hinnat) on tyypillisesti vain taso III-käyttäjän tehtäviä.

Termejä Varauskohde: Yhteinen nimitys tiloille, välineille ja henkilöille. Välinekäsite on laaja ja vapaavalintainen (esim. autopaikat). Tilavarauksilla tarkoitetaan seuraavassa myös välineitä. Varauskerta (opetuskerta): Yhteen ajanhetkeen kirjattu tilaisuus/tapahtuma. Rajoittuu yhteen vuorokauteen. Mikäli varaus jatkuu seuraavana päivänä, on tehtävä kaksi varauskertaa. Asiossa on erillinen osio ns. pitkäkestoisten (vuorokausikohtaisten) varausten tekoa varten (esim. majoitus, huonevuokraukset). Moniosainen varaus (toistuvaisvaraus): Eri ajankohtina toistuvat varauskerrat. Kalenterinäkymä: Yhden varauskohteen viikkonäkymä perinteisessä kalenterimuodossa. Statusnäyttö: Tiivis näkymä, jossa saadaan yleiskuva yhden tai useamman varauskohteen varaustilanteesta valitulla aikavälillä. Varauskohteen laji: Hierarkian ylin taso, jossa varauskohteet on tarkoituksenmukaisesti lajiteltu. Suositeltavaa on lajittelu käyttötarkoituksen mukaan (esim. IT-luokat, varastot, saunat). Rakennus, Ryhmä: Hierarkian toinen eli ns. välitaso. Ryhmittelee varauskohteet tarvittaessa varauskohdelajin sisällä (esim. Päärakennus lajissa Luentosalit, Kielten opettajat lajissa Opettajat). Yksilöi varauskohteen yhdessä varauskohteen tunnuksen kanssa. Ei ole pakollinen, jolloin varauskohde yksilöidään ainoastaan tunnuksen mukaan. Käyttötyyppi: Erottaa erityyppiset varaukset toisistaan (esim. sisäinen käyttö/ulkoinen käyttö). Enintään 9 käyttötyyppiä käytettävissä. Vahvistustila: Kertoo varauksen käsittelyvaiheen (esim. vahvistettu varaus). Muistutin: Päiväkohtainen vapaamuotoinen, ei aikaan sidottu kirjaus kalenterissa. Tapahtuma, uutinen: Tietyn ajan voimassa oleva tiedotetyyppinen viesti, joka välittyy joko päävalikon tapahtumaselailun kautta (tapahtumat) tai ohjelman etusivulle (uutiset).

Opetukseen liittyviä termejä Termejä kurssi ja opintojakso (aine) käytetään samassa merkityksessä. Jälkimmäinen on tyypillisesti käytössä ammattikorkeakouluissa, edellinen yliopistoissa ja täydennyskoulutuksessa. Luokka, Ryhmä, Aloitusryhmä, Sisäänottoryhmä, Ohjelma, Tutkinto-ohjelma, Aineryhmä: Opiskelijoista muodostuva joukko, jolle on määritelty opintoja. Yliopistoissa käytetään pääsääntöisesti termiä Ohjelma (Tutkinto-ohjelma), jolla tarkoitetaan tietyn tutkinnon tiettyä vuosikurssia. Oppitunti (Lesson): Käyttötyypin erikoistapaus, merkitään oletusarvoisesti vihreällä värillä. Varaustapahtumaan sisältyy myös tieto opettajasta, kurssista ja ryhmästä. Termi Oppitunti voidaan vaihtaa halutuksi. Opetusmuoto (Teaching method), Opiskelumuoto Käyttötyyppi Oppitunti voidaan luokitella ja varustaa värikoodituksella (esim. luennot, harjoitukset, laboratoriotyöt, väitöstilaisuudet). Parametri 1. Lisää termejä, kts. http://www.asio.fi/termit.shtml

Käyttöoikeudet ja roolit Jokainen käyttäjä saa käyttäjätunnuksen ja salasanan, joiden avulla hänelle määritellään toimintokohtaiset oikeudet (toiminto, soveltuvin osin varaus/selailuoikeus, toimintotaso ja kieli). Käyttäjätunnistus voidaan yhdistää ulkoiseen autentikointiohjelmaan (esim. LDAP, Shibboleth). Käyttäjät voidaan niputtaa rooleihin. Ohjelmistossa on viisi sisäänrakennettua roolia 1. Pääkäyttäjä 2. Ylläpitäjä 3. Normaalit varausoikeudet omaava 4. Vahvistamattomien varausten teko-oikeudet omaava 5. Selailuoikeudet Roolien avulla hallinnoidaan varausoikeuksia ja käyttäjälle sallittuja toimintoja. Pääkäyttäjä voi muodostaa haluamansa käyttäjäroolit, jotka pohjautuvat aina johonkin sisäiseen rooliin. Roolien muodostus on kuvattu tarkemmin käyttöoikeuksien ylläpitoruudussa. Pääkäyttäjä on vahva ylläpitäjä, jolla on pääsy tiettyihin erikoistoimenpiteisiin, mm. yrityskohtaisiin asetuksiin. Pääkäyttäjä asetetaan erillisellä toiminnolla, joka löytyy ylläpitotoimintojen etusivulta. Roolit antavat käyttäjälle nimensä mukaisen varausoikeuden. Ylläpitäjän oikeus mahdollistaa myös ylivaraukset. Varausoikeuksien sisältö on kuvattu käyttöoikeuksien ylläpitoruudussa. Roolin mukaiset oikeudet voidaan ylikirjata varauskohdekohtaisilla varausoikeuksilla. Varauskohdekohtaisiin oikeuksiin sisältyy myös ei oikeuksia -vaihtoehto. Muut kuin varaustoiminnot asetetaan päälle/pois käyttöoikeushallinnon kautta.

Toimintotasot Käyttäjille voidaan määrittää ns. Taso, joka voi olla jokin seuraavista: 1. Pelkistetyt varaustoiminnot (Taso I) 2. Täydet varaustoiminnot (Taso II) 3. Myyntipalvelun tarvitsemat toiminnot (Taso III)

Kalenterityypit Varauskohdekalenterit Henkilökalenterit Kurssikalenterit (opintojaksokalenterit (Aloitus)ryhmäkalenterit Statusnäytöt Uusia kirjauksia voi tehdä Varauskohde- ja Henkilökalentereihin. Muutoksia voi tehdä myös muihin kalentereihin. Statusnäytöt ovat tiiviitä taulukoita, joissa voidaan selailla useiden Varauskohteiden tilannetta halutulla aikavälillä (Statusnäytöt esitellään tarkemmin kappaleessa 8).

Kalenterinäkymät

Käyttötyypit Varaukset voidaan ryhmitellä enintään yhdeksään (9) Käyttötyyppiin, jotka määritellään Yrityskohtaisissa asetuksissa Jokaiselle tasolle voidaan määrittää siihen liittyvät Käyttötyypit Käyttötyyppiä L käytetään opetustyyppisiin kalenterikirjauksiin. Tähän käyttötyyppiin sisältyy mahdollisuus kirjata varauksiin opettaja, kurssi (opintojakso) ja (aloitus)ryhmä.

Vahvistustilat Oletusarvoiset vahvistustilat ovat Vahvistettu ja Vahvistamaton (varaus). Vahvistamaton varaus näkyy kalenterissa aina valkoisella pohjustettuna riippumatta käyttötyypistä. Sen päälle voi tehdä muita varauksia. Normaalit varausoikeudet omaava voi valita haluamansa vanvistustilan. Vahvistamattomat varausoikeudet omaavalla on käytössään vain vahvistustila Vahvistamaton. Tarjous toimii kuin vahvistettu varaus. Vaikutus ainoastaan vahvistuskirjeen otsikointiin ja listauksiin. Yrityskohtaisella asetuksella voidaan estää vahvistamattoman varausoikeuden omaavaa tekemästä moniosaisia varauksia.

Statusnäytöt Statusnäytöillä esitetään useamman kuin yhden varauskohteen varaustilanne. Esitysmuotoja ja rajausmahdollisuuksia on useita.

Henkilön muutosoikeus varauksiin Pääsääntö: Varausoikeuden omaava henkilö pääsee muuttamaan itse tekemiään varauksia. Ylläpitäjä pääsee muuttamaan kaikkia varauksia. Yrityskohtaisissa asetuksissa voidaan määrittää, millainen käyttöoikeus opettajalla on varaukseen, johon hänet on merkitty opettajaksi. Oletuksena opettaja saa tehdä täysillä oikeuksilla muutoksia varauksiin joissa on opettajana JOS hän ei ole selailukäyttäjä. Rajoitettu muutosoikeus rajaa pois ajan muutoksen ja varauksen poiston mahdollisuuden.

Päävalikkoon liittyviä ohjeita: Kohta Oma kalenteri tulee näkyviin, kun henkilölle on perustettu varauskohde henkilötietojen ylläpito-ohjelman kautta. Kurssi- ja ryhmäkalenterien kautta voi vain selailla ja muuttaa varauksia, ei alustaa uutta varausta.

2. Päävalikko Tässä esimerkkitapauksessa testikäyttäjälle on perustettu päävalikko, jossa näkyvät hänelle sallitut toiminnot. Hänelle on annettu seuraavat oikeudet: Normaalit varausoikeudet Henkilöt/AMOK, Henkilöt/KaHa, Henkilöt/Kirjasto, Henkilöt/KOUKEPA, Henkilöt/KULTT, Henkilöt/LUOVA, Henkilöt/OSAKO, Henkilöt/OTEK, Henkilöt/RATOLI, Henkilöt/Rehtorin tsto, Henkilöt/SOTE, KIVI/Atk-luokat, KIVI/Auditoriot, KIVI/Aulat, KIVI/Erikoistilat, KIVI/Laboratoriot, KIVI/Liikuntasalit, KIVI/Neuvotteluhuoneet, KIVI/Ryhmätilat, KIVI/Teorialuokat, Sote/Liikuntasalit Selailuoikeudet Auditoriot/Alb, Autot/SOTE, Laatutiimi, Muut/Rehtorin tsto, Neuvotteluhuoneet/Alb, Neuvotteluhuoneet/KaHa, Opetustilat/Alb, Opetustilat/KaHa, Opetustilat/OTEK, Untistest ope, Untistest tila Pääkäyttäjä on voinut kirjoittaa ohjeita käyttäjille, ne löytyvät?-painikkeen alta.

3. Tilavarausten selailu Klikkaa Tilakalenterit Kontinkangas ja sieltä Kaikki tilat. Saat ruudun vasempaan palstaan kyseiseen valintaan liittyvät tilalajit (varauskohdelajit) ja oikeaan palstaan valikkovalintaan liittyvät tilat (varauskohteet) rakennuksittain ryhmiteltyinä. Olisit tietysti voinut klikata suoraan haluamaasi tilalajia.

Valitaan harjoittelun kohteeksi Lou_D2078 ATK (edellinen kalvo). Klikataan ja valitaan vasemman yläreunan kalenterista viikko 39. Ruudussa näkyy nyt Asion viikkokalenterinäyttö. Tämä on perusnäyttö, jonka grafiikka on toteutettu 30 minuutin tarkkuuteen. Varaustiedot näkyvät värikoodatussa blokissa (varauskerta, opetuskerta), jossa on voitu antaa tarkempi kellonaika (15 minuuttia, erityisjärjestelyin 5 minuuttia). Värikoodauksia tarkastellaan myöhemmin. Tässä vaiheessa voidaan todeta, että vihreä väri on normaalisti varattu opetustyyppisille varauksille, joita tässäkin kalenterinäkymässä esiintyy. Opetustyyppinen varaus sisältää muihin varaustyyppeihin nähden seuraavat lisätiedot: opintojakso/kurssi, (aloitus)ryhmä, opettaja.

Ruudun yläosassa on tilan nimestä linkki kyseisen varauskohteen perustietoihin: Tähän näkymään voidaan sisällyttää kuvia ja muita dokumentteja, esim. tilahinnastoja. Ne auttavat varaajaa hahmottamaan tilan mahdollisuuksia erityisesti ulkopuolisen asiakkaan itse tekemissä varauksissa / varauspyynnöissä.

Klikataan harjoituksen vuoksi auki jokin varausblokki. Tässä nähdään tarkempaa tietoa varauskerrasta. Tässä ruudussa on lisätoimintoina sähköpostin lähetys varaajalle, paperiversion tulostusmahdollisuus sekä ruutu, joka näyttää moniosaisen varauksen kaikki varaustapahtumat. Moniosaisia varauksia ovat: Eri ajankohtina toistuvat varaus/opetuskerrat (varaustapahtuma, opetustapahtuma) Usea ryhmä samassa varaustapahtumassa (suurryhmä) Usea opettaja ja/tai tila samassa varaustapahtumassa. Tässä on siis selailunäkymä. Ylläpito-oikeudet omaava käyttäjä näkee tämän varauksen päivitysmuotoisena.

4. Tilavarauksen teko Siirrytään päävalikkoon ja klikataan tällä kertaa Tilakalenterit ja sieltä Kaikki tilat. Saadaan alla näkyvä ruutu (ohessa vain osa ruudusta): Sinulla on varausoikeus linkin omaaviin (sininen korostus) varauskohteisiin. Klikataan Sote liikuntasali A.

Valitaan kalenterista viikko 39, jolloin saadaan tämä kalenterinäkymä: Asio-Data on tehnyt kalenteriin kaksi testivarausta. Ruudussa on mahdollista: Kirjata uusi varaustapahtuma (yksi tai useampi varauskerta) Selailla tilaan liittyviä tietoja (käsitelty edellä) Tehdä kyseistä varauskohdetta ja päivää koskevia muistiinpanoja (Muistilaput, käsitellään kappaleessa 9).

Uusi varaus tehdään maalaamalla eli klikkaamalla halutun päivän kohdalla tilaisuuden alkamisajan slottia ja vetämällä hiiren osoitin haluttuun loppukellonaikaslottiin. Muihin kalenterinäkymiin päästään tästä.

Kun hiirestä päästetään irti, ohjelma avaa varauksen kirjausikkunan: Kyseessä on tason II käyttäjälle näytettävä varausikkuna. Pääkäyttäjä on voinut kirjoittaa ruudun käyttöohjeet kysymysmerkin taakse. Ylimmällä rivillä näkyvät yrityskohtaisesti määritellyt käyttötyypit, joista sinun tulee valita sopivin. Käyttötyyppiin liitetty värikoodi näkyy kaikissa viikkokalenterinäytöissä ja useissa muissakin varausjärjestelmän näytöissä. Järjestelmässä voi olla myös muita käyttötyyppejä kuin sinulle sallitut, esim. vihreällä värikoodattu opetus (Lukujärjestys). Kirjoita tilaisuuden nimi. Rastittamalla kohdan Tee merkintä myös omaan kalenteriini tehdään vastaavalle aikavälille merkintä myös omaan kalenteriisi. Oman kalenterin rastitusmahdollisuus tulee esiin vain, mikäli sinulle on perustettu henkilökalenteri. Aikaväli on alustunut maalauksesi mukaan. Voit muuttaa sitä tässä. Ohjelma estää ylivarauksen (päällekkäisvaraus). Vain ylläpitäjällä on mahdollisuus tehdä ylivarauksia. Vahvistustila on normaalisti Vahvistettu. Mahdollisista muista käytännöistä kertoo ohjelman pääkäyttäjä. Voit tehdä toistuvaisvarauksen asettamalla varaukselle muun alku- ja/tai loppupäivän. Viikonpäivärajauksella voit kohdistaa varauksen vain haluamiisi päiviin. Toistuvaisvaraus tehdään halutuille päiville samalle kellonaikavälille, päällekkäisvaraukset estetään.

Voit muuttaa tilaa ja kirjata lisätietoja. Kun varaus on valmis, klikkaa Hyväksy- (ohjelma palaa päivitettyyn viikkokalenteriin) tai Hyväksy/Varausvahvistus -painiketta (ohjelma siirtyy varausvahvistuksen tulostukseen (alla). Voit lähettää varausvahvistuksen sähköpostilla.

tai tulostaa sen paperille: Klikkaa Sulje-painiketta, jolloin ohjelma palaa päivitettyyn viikkokalenterinäyttöön.

5. Tilavarauksen muutos ja poisto Siirry haluamaasi viikkokalenteriin ja klikkaa varaustapahtuma auki. Saat saman varausikkunan kuin varausta tehdessäsi. Muuta haluamasi tiedot ja hyväksy varaus. Mikäli haluat poistaa varauksen, klikkaa Poista -painiketta.

Tilan vaihtaminen varaukseen Mikäli haluat vaihtaa tilaa, klikkaa varaus auki ja valitse uusi tila alasvetovalikosta ja tallenna. Moniosaisiin varauksiin tilamuutokset kannattaa tehdä ns. varausmuutokset -ikkunassa.

Laajemmat muutokset tehdään ns. varausmuutokset -ikkunassa, johon pääset Varausmuutokset - painikkeella. Tämä toiminto soveltuu parhaiten moniosaisiin varauksiin.

Versiossa 14 on toteutettu vaihtoehtoinen tapa tehdä yhteen varauskertaan liittyvä muutos. Toimintovalikko avautuu klikattaessa hiiren oikeaa korvaketta. Siirrä varausta Tämän toiminnon avulla voit siirtää varauksen osoittamaasi uuteen tyhjään kohtaan kalenterissa. Valinta on näkyvissä vain jos sinulla on muutosoikeus varaukseen. Klikkaamasi varaus muuttuu harmaaksi rasteriksi, ja kalenterin yläpuolelle tulee varauksen värisellä taustalla ilmoitus "Olet siirtämässä varausta...". Klikkaa kalenterista uutta haluamaasi alkuajankohtaa, tai maalaa uusi aika kalenterista. Klikkaa "Olet siirtämässä varausta..." -kohdasta peruuta-painiketta peruuttaaksesi toiminnon. Voit siirtää varauksen eri tilaan tai eri henkilölle valitsemalla päävalikon kautta haluamasi tilan tai henkilön kalenterin. Voit siirtää varauksen eri viikolle vaihtamalla viikkoa kalenterista. Huomioita ja rajoituksia: Et voi siirtää varausta resurssityypistä toiseen pikatoiminnon avulla. Voit siis siirtää varauksen tilasta toiseen tai henkilöstä toiseen, mutta et esimerkiksi tilasta opiskelijaryhmälle. Siirtotoiminto keskeytyy automaattisesti, jos vaihdat resurssityyppiä päävalikon kautta. Siirtotoiminnon käynnistäminen ei tee merkintöjä tietokantaan, vaan tietoa tallenntaan vasta kun osoitat varaukselle uuden paikan. Voit siis huoletta sulkea selaimen tai jättää siirron kesken. Siirtoon pätevät samat käyttöoikeusrajoitukset kuin muihinkin varausmuutoksiin. Et siis voi siirtää sellaista varausta, johon sinulla ei ole muutosoikeuksia. Et voi tehdä päällekkäisvarauksia siirtotoiminnon avulla. Jos haluat tehdä päällekkäisvarauksen ja sinulla on siihen riittävä käyttöoikeus, valitse "Muokkaa varausta"-toiminto ja tee muutos varaukseen sen kautta. Muokkaa varausta Tämä valinta avaa klikkaamasi varauskerran muutosikkunan. Valinta on näkyvissä vain, jos sinulla on muutosoikeus varaukseen. Poista varaus Tämä valinta poistaa klikkaamasi varauskerran varmistuskysymyksen jälkeen. Valinta on näkyvissä vain, jos sinulla on oikeus poistaa varaus. Tietoja varauksesta Tämä valinta avaa varauksen tietojen selailuikkunan, josta näet klikkamasi varauskerran tietoja, sekä varauksen mahdolliset muut osat. Muutoshistoria Tämä valinta näyttää listauksen varauksen muutoshistorialokista klikatun varauskerran osalta. Tämä valinta on näkyvissä vain, jos sinulla on muutosoikeus varaukseen. Ohjeita Tämä valinta avaa tämän ohjesivun. Peruuta

6. Henkilövarausten selailu, teko, muutos, poisto Henkilövarauksen tekoon pääset klikkaamalla päävalikosta toimintoa Henkilökuntakalenterit. Toiminta on täysin samanlaista kuin tilavarauksia käsiteltäessä.

7. (Aloitus)ryhmä- ja kurssi/opintojaksokalenterit Nämä kalenterityypit on tarkoitettu lähinnä selailuun.. Klikkaamalla varaustapahtumaa päästään varauksen muutostoimintoihin, jotka toimivat samalla tavalla kuin edellä käsitellyt kalenterityypit.

8. Statusnäytöt Statusnäytöillä voidaan tiiviissä muodossa esittää useiden varauskohteiden kalenteritiedot. Haku- ja tulostusmahdollisuuksia on useita.

Esimerkki Statusnäytöstä, tavallinen näkymä (päivät vierekkäin, viikot allekkain).

Tilakohtaisesta linkistä aukeaa tavanomainen viikkokalenteri.

9. Varauksen haku, omien varauksien haku ja vapaan ajan haku Varauksia voidaan hakea soveltamalla monipuolisesti eri hakuehtoja.

9. Varauksen haku, omien varauksien haku ja vapaan ajan haku Omien varauksien haku: Hakuun otetaan mukaan varaukset, joissa olet joko varaaja tai varauksen viimeisin muokkaaja Päiviä voidaan hyödyntää rajaamaan haku koskemaan tiettyä ajanjaksoa Halutun ajanjakson alkupäivämäärä voidaan valita vasemmanpuoleisesta kalenterista

9. Varauksen haku, omien varauksien haku ja vapaan ajan haku Vapaan ajan haku / Yksinkertaistettu on nopea tapa hakea vapaata aikaa tilaja henkilökalentereista tietylle päivälle.

9. Varauksen haku, omien varauksien haku ja vapaan ajan haku Laaja haku Voit rajata hakua: Aikavälillä Viikonpäivällä Kellonajalla Varauskohdelajilla Yksittäisillä tiloilla, henkilöillä, välineillä Henkilömäärällä Tilan varusteilla Vapaan ajan haku / Laaja mahdollistaa laajemmat hakumahdollisuudet. Voit mm. määrittää tarvittavan ajan pituuden.

10. Muistilaput Kalentereiden viikkonäkymän alalaidassa on painike muistilappujen kirjaamista varten. Jokaiseen päivään voi liittää yhden tai useamman muistilapun.

11. Ulkoisen varauksen teko Siirrytään käyttämään tason III käyttäjää, joka voi olla tavallinen peruskäyttäjä tai ylläpitäjäroolin omaava. Tässä esittelyssä nämä oikeudet on yhdistetty tunnukselle yllapitaja-testikäyttäjälle. Ylläpitäjä Henkilöt/SOTE, KIVI/Atk-luokat, KIVI/Auditoriot, KIVI/Aulat, KIVI/Erikoistilat, KIVI/Laboratoriot, KIVI/Liikuntasalit, KIVI/Neuvotteluhuoneet, KIVI/Ryhmätilat, KIVI/Teorialuokat 16.08.2012 Normaalit varausoikeudet Auditoriot/Alb, Autot/SOTE, Henkilöt/AMOK, Henkilöt/KaHa, Henkilöt/Kirjasto, Henkilöt/KOUKEPA, Henkilöt/KULTT, Henkilöt/LUOVA, Henkilöt/OSAKO, Henkilöt/OTEK, Henkilöt/RATOLI, Henkilöt/Rehtorin tsto, Laatutiimi, Muut/Rehtorin tsto, Neuvotteluhuoneet/Alb, Neuvotteluhuoneet/KaHa, Opetustilat/Alb, Opetustilat/KaHa, Opetustilat/OTEK, Sote/Liikuntasalit, Untistest ope, Untistest tila Tämän käyttäjän päävalikko näyttää tältä.

Ulkoisen varauksen teko aloitetaan samalla tavalla kuin edellä on esitetty. Valitaan siis tila, viikko ja maalataan kellonaikaväli, jolloin aukeaa tälle käyttäjätasolle määritelty varausruutu. Eroina tasojen I ja II varauksiin on se, että nyt voidaan varaukseen liittää asiakas, maksutapa ja hinta.

Asiakkaat perustetaan asiakasrekisteriin joko erillisenä käsittelyvaiheena tai varauksen luonnin yhteydessä. Kaksinkertaisten rekisteröintien välttämiseksi on syytä aina tarkistaa, löytyykö asiakaskirjaus jo rekisteristä. Etsitään (tai tarvittaessa perustetaan) asiakas, joka poimitaan varaukseen. Kirjataan tarvittaessa yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Kirjataan varaukselle hinta. Hinnastojen käyttö on myös mahdollista, mutta tässäkin tapauksessa menettelystä tulee sopia pääkäyttäjän kanssa.

Asiakkaalle voidaan lähettää tarjousluonteinen vahvistuskirje tai varsinainen vahvistus. Menettelytavasta tulee sopia pääkäyttäjän kanssa.

Hyväksytään varaus ja tulostetaan tarvittaessa varausvahvistus.

12. Varausestot, huoltokatkot Nämä ovat lähinnä pääkäyttäjän työkaluja, jotka on kuvattu tilavarausohjelmiston laajassa ohjeistossa. Varausesto on hyvä apuväline mm. lukujärjestyksen suunnittelijalle. Hän voi suunnittelukauden aikana sulkea haluamansa tilat kohdekauden osalta, jotta hänen haluamiaan tiloja ei varattaisi muuhun käyttöön. Huoltokatkon aikana vain pääkäyttäjä pääse sovellukseen. Muut käyttäjät näkevät pääkäyttäjän kirjoittaman viestin, joka voi sisältää esim. käyttökatkon syyn ja voimassaoloajan.

13. Erityispäivät ja päiväkohtaiset tiedotteet Pääkäyttäjä voi määrittää erityispäiviä, jotka voivat olla mitä tahansa normaalista arkipäivästä poikkeavia päiviä (esim. juhlapyhät) sekä päiväkohtaisia tiedotteita (esim. päivät, joihin liittyy tiedottamistarve). Erityispäivät ja päiväkohtaiset tiedotteet voidaan määrittää joko niin, että varaukset on estetty tai siten, että varaukset sallitaan. Käyttöastetilastoissa voidaan määrittää, otetaanko erityispäivät mukaan käyttöastelaskentaan (HUOM! päiväkohtaisen tiedotteen ja erityispäivän ero).

Erityispäivä, ei varausestoa Erityispäivä, varausesto Päiväkohtainen tiedote

14. Uutiset ja tapahtumat Kohtaan Ajankohtaista tulostuvat voimassaolevat uutiset. Ohjelman avulla voidaan välittää tapahtumatietoa ja uutisia valituille kohderyhmille. Uutiset näkyvät etusivulla päivämäärärajauksen mukaisesti. Tapahtumat löytyvät valikosta oman painikkeensa alta ja ne voidaan jaotella sisäisiin, ulkoisiin tai molempiin sekä rajata yksikkökohtaisesti. Uutisten ja tapahtumien ylläpito käydään läpi tarkemmin pääkäyttäjän ohjeaineistossa.

15. Varauskohteiden ja henkilötietojen ylläpito Nämä toimenpiteet tapahtuvat helppokäyttöisillä ylläpito-ohjelmilla. Käyttöön liittyvät menettelytavat ml. kooditukset tulee suunnitella yhdessä pääkäyttäjän kanssa.

15. Varauskohteiden ja henkilötietojen ylläpito Varauskohteiden ylläpitoon liittyvät tarkemmat ohjeet löytyvät ylläpito-ohjelmasta. Varauskohteiden ryhmittelyyn Asiossa on kolme tasoa: Laji, Ryhmä (tiloilla yleisimmin rakennus tai rakennuksen siipi, rappu tai kerros) ja itse varauskohde. Varauskohteisiin voidaan liittää kiinteitä tai lukumääräsidonnaisia välineitä ja varusteita. Ne määritellään asiakaskohtaisten tarpeiden pohjalta järjestelmäparametreissa. Varauskohteisiin voidaan liittää myös kuvia ja lisätietodokumentteja.

Varauskohteella tarkoitetaan tilaa, henkilöä tai välinettä. Koodituksen ohjenuorana voi käyttää seuraavaa: Tilan laji: Tilan käyttötarkoituksen mukaan, esim Auditoriot Rakennuskoodi: Fyysisen rakennuksen tai sijainnin lyhyt tunniste, esim. "1 Rakennuksen nimi: Fyysisen rakennuksen tai sijainnin pitkä nimi, esim "Päärakennus Tilakoodi: Tilan numero tai kirjainkoodi, joka yhdessä rakennuskoodin kanssa yksilöi tilan koko järjestelmässä Tilan nimi: Tilan pidempi nimiselite.

Tilaan voidaan liittää mm. kuvia, henkilömäärä ja varusteluettelo. Tilaan kirjatut määrittelyt toimivat tarvittaessa myös hakujen pohjana.

15. Varauskohteiden ja henkilötietojen ylläpito Henkilötietojen ylläpito -ohjelma löytyy valitsemalla Päävalikosta Ylläpito ja alavalikosta Henkilörekisteri.

16. Listaukset ja raportit Listaukset: Henkilölistaukset: Henkilöiden perustiedot Varauslistaukset Opettajavaraukset Tiivistetyt varauslistaukset: Varauslistojen haku vähemmin parametrein Käyttöraportit: Varausten lukumäärät, käyttöasteet Luokitellut raportit: Kuten käyttöraportit, mutta mahdollistaa listauksen koonnin henkilön/tilan mukaan Kalentereiden tulostus: Tiedot tulostettavassa muodossa Tapahtuma- ja uutislistaukset: Tilanvarausta koskevat uutiset ja tapahtumat Yrityslistaukset: Yritysten perustiedot Varauskohdelistaukset: Varauskohteiden perustiedot Ravintolalista: Ravintoloiden käyttö Ohjelmistoon sisältyy useita erilaisia listauksia ja listageneraattoreita sekä käyttöasteraporttien laadintamahdollisuus.

Varauslistaukset Varauslistaukset: Klikkaa päävalikosta Listaukset ja alavalikosta Varauslistaukset.

Aikaväli: Valitse aikaväli klikkaamalla Valitse apvm.- ja Valitse lpvm. -painikkeita. Tilan laji/henkilöryhmä: Valitse esim. Luokkatilat. Ennaltamääritellyt listaustyypit: Valitse alasvetovalikosta sopiva vaihtoehto. Listaustyyppi alustaa automaattisesti tulostettavat kentät.

Esimerkki varauslistauksesta (Listauksen sarakkeiden järjestystä voit muuttaa klikkaamalla otsikoita).

17. Käyttöasteraportti Käyttöasteraportti löytyy valitsemalla päävalikosta Listaukset ja alavalikosta Käyttöraportit.

Voit määrittää hakuehdot, joiden perusteella Käyttöasteraportti muodostetaan

Esimerkki Käyttöasteraportista Sarakkeiden selitykset: Laji: Varauskohdelajin nimi. Tarkastele yksittäisten tilojen käyttöä klikkaamalla tilalajin nimeä. Tiloja: Varauskohdelajin tilojen lukumäärä. Var #: Varauskohdelajin tilojen varausten yhteismäärä. Var h: Varauskohdelajin tilojen varausten kestojen kokonaismäärä. Teor h.: Varauskohdelajin tilojen lkm * Aikavälin teoreettinen tuntimäärä. Käyttö %: Varauskohdelajin varausten tuntimäärä / Tilalajin teoreettinen tuntimäärä.

18. Kalenterien tulostus Kalenterien tulostus -toiminnot löytyvät valitsemalla päävalikosta Listaukset ja alavalikosta Kalenterien tulostus.

Päivämääräväli: Anna pvm.väli (Ruksaa halutessasi Tulosta vain varauksia sisältävät viikot) Varauskohdelajit: Valitse esim. KIVI/Erikoistilat Tulosta kalenterit: Lopuksi paina Tulosta kalenterit -painiketta

Jokainen kalenteri tulostuu automaattisesti omalle sivulleen.

19. Pääkäyttäjän ohjeet Pääkäyttäjällä on mahdollisuus kirjata organisaatiokohtaisia ohjeita ohjelmiston käyttäjille.

20. Käyttötapauksia Tässä luvussa käsitellään yleisesti esiintyviä käyttötarpeita ja niiden ratkaisuja.

20.1. Usean tilan ja aikavälin varaaminen kerralla Käytä laajaa vapaa-ajan hakua. Valitse aikaväli ja rakennukset sekä tee muut tarvittavat rajaukset.

Tässä näet valittujen rakennusten varauskohteiden kalenterit. Valitse varauskohteet ja klikkaa Varaa-painiketta missä tahansa sarakkeessa.

Tässä näet valittujen varauskohteiden kalenterit. Maalaa haluamasi aikaväli missä tahansa sarakkeessa.

Täytä varauksen tiedot ja klikkaa kaikki varauskohteet päälle (ohjelma jättänyt rastittamatta varmuuden vuoksi).

Varaus on tehty kaikille päiville ja varauskohteille.

Lisätietoa Asio ERP -ohjelmaperheestä: www.asio.fi asio@asio.fi 09-6822929 Tässä esityksessä on katettu vain aivan perustavaa laatua olevia toimintoja. Ohjelmistoon sisältyy suuri joukko muita toimintoja sekä nyt esiteltyjen toimintojen soveltamismahdollisuuksia. Pääkäyttäjän kannattaa suunnitella näiden käyttöönotto ja soveltaminen yhdessä Asion konsulttien kanssa.