ANJALANKOSKEN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/ Nro 4/2016 Sivu 1 (9) SEURAKUNTANEUVOSTON KOKOUS Aika torstaina 12.5.2016 klo 17.00-19.04 Paikka Inkeroisten seurakuntatalo Läsnä et Heinonen Heikki kirkkoherra, pj. Lehtomäki Elina varapj., kokouksen puheenjohtaja Jalo Erkki Korri Ritva Pesonen Risto Pokki Teuvo Raskinen Marjatta Raukko Jussi Riikonen Kyösti Suutari Tero Tuomala Hannu Tähtinen Sanna Vainio Marja-Leena Varjola Liisa, poistui klo 18.00 Viljakainen Hannele muut Mynttinen Anne kokouksen sihteeri Asiat 47-61 47. Alkuhartaus ja kokouksen avaus Kirkkoherran pitämän alkuhartauden ja yhdessä Elina Lehtomäen säestyksellä lauletun virren jälkeen puheenjohtaja totesi kokouksen avatuksi. 48. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen on kuuluu puheenjohtajan lisäksi 14 tä. KL 7:4,1 Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet istä on saapuvilla. Srkn 1/11: että kokoukset kutsutaan koolle lähettämällä ille kirjallinen kokouskutsu siten, että kutsu asialistoineen on ellä viimeistään 5 päivää ennen kokousta. Mikäli esityslistaa ei saada kokouskutsun mukaan, on sekin toimitettava ille viimeistään 3 päivää ennen kokousta. PUHEENJOHTAJAN EHDOTUS Toimitetaan nimenhuuto ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Toimitetun nimenhuudon jälkeen todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
ANJALANKOSKEN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/ 4/2016 2 49. Pöytäkirjan tarkastajien valinta Anjalankosken seurakuntaneuvoston ohjesääntö 1:5, 2 Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa pöytäkirjantarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, seurakuntaneuvosto kokouksessaan. Jos pöytäkirjantarkastajat ja puheenjohtaja eivät ole yksimielisiä pöytäkirjan sisällöstä, seurakuntaneuvosto tarkastaa pöytäkirjan seuraavassa kokouksessa. PUHEENJOHTAJAN EHDOTUS valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa, jotka samalla toimivat ääntenlaskijoina. Aakkosjärjestystä noudattaen tarkastusvuorossa ovat Tero Suutari ja Hannu Tuomala. Sovitun käytännön mukaisesti pöytäkirja tarkastetaan sähköisesti to 19.5.2016 ja tarkastajat allekirjoittavat pöytäkirjan sihteerin työhuoneessa ennen seuraavan kokouksen alkua. Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Tero Suutari ja Hannu Tuomala. Pöytäkirja tarkastetaan sähköisesti to 19.5.2016 ja allekirjoitetaan ennen seuraavan kokouksen alkua srk-toimistossa. 50. Kokouksen työjärjestys PUHEENJOHTAJAN EHDOTUS Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi ja lisäksi esitetään käsiteltäväksi 59. :ssä Muut asiat: 1. mahdollinen kesäkuun alun kokouspäivämäärä 2. syksyn kokousaikataulu 3. kirkkoherran virkamatka Sindiin 4.-5.6.2016 4. hautausmaa-asiat 5. esityslistan ja pöytäkirjan muokkaaminen ottamalla käyttöön etusivun sisällysluettelo Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys ja 59. Muut asiat käsiteltäväksi päätösehdotuksen mukaisella tavalla. 51. Lähetyssihteerin valinta Lähetyssihteerin toimeen on tullut kolme hakemusta, nuorisonohjaaja Tommi Nikki, kansainvälisen työn sihteeri Ulla Anttonen, lähetyssihteeri Sakari Seppälä sekä teologian opiskelija Hannele Kärkkäinen.
ANJALANKOSKEN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/ 4/2016 3 Hakemukset toimitettu sähköpostitse srk-neuvoston ille pe 6.5.2016. KIRKKOHERRAN EHDOTUS n valitsee hakemuksia käsitelleen työryhmän selvityksen ja käydyn keskustelun jälkeen Anjalankosken seurakunnan lähetyssihteerin toimeen NIMI TÄHÄN. KIRKKOHERRAN MUUTETTU EHDOTUS Valinta siirtyy seuraavaan, kesäkuun alussa pidettävään kokoukseen. Edellisessä srk-neuvoston kokouksessa asetettu hakemusten käsittelytyöryhmä kokoontuu ti 17.5. klo 15.30 ja päättää ketkä hakijoista haastatellaan. Työryhmän suorittamien haastattelujen pohjalta annetaan selvitys srk-neuvostolle. KÄSITTELY Asian käsittelyssä keskusteltiin valintaprosessin menettelytavasta. Käsittelyn aikana tehtiin kannatettu vastaesitys siitä, että srk-neuvosto haastattelee hakijat seuraavassa kokouksessaan. Suoritettiin äänestys. Päätösehdotusta äänesti 6, Tero Suutarin vastaehdotusta äänesti 8. Suoritetun äänestystuloksen mukaisesti srk-neuvosto haastattelee lähetyssihteerin toimeen hakeneet ennen valintaa seuraavassa, kesäkuun kokouksessa. Työryhmä kokoontuu 17.5. ja päättää haastatteluun kutsumisesta sekä valmistelee haastattelukysymykset. Lähetystyöstä vastaava teologi Eija Murto kutsutaan mukaan kesäkuun srk-neuvoston kokoukseen lähetyssihteerin valintapykälän ajaksi. Sihteeri laatii seuraavaan kokoukseen koosteen hakijoista. 52. Kanttori Eliisa Pokin irtisanoutuminen Kanttori Eliisa Pokki irtisanoutuu Anjalankosken seurakunnan kanttorin virasta 1.2.2017 alkaen eläkkeelle siirtymisen vuoksi. KIRKKOHERRAN EHDOTUS merkitsee tiedokseen saatetuksi kanttori Eliisa Pokin irtisanoutumisen eläkkeelle siirtymisen vuoksi. merkitsi tiedokseen kanttori Eliisa Pokin irtisanoutumisen 28.4.2016, eläkkeelle siirtymisen vuoksi ja kiittää pitkäaikaisesta, tunnollisuudella, taidolla ja antaumuksella tehdystä työstä Anjalankosken seurakunnassa. Palvelussuhde päättyy 31.1.2017. 53. Lausunto esitysluonnoksesta kirkkolainsäädännön kodifioimiseksi Kirkkohallituksessa on valmisteltu luonnos kirkkohallituksen esitykseksi kirkolliskokoukselle kirkkolainsäädännön kodifioimiseksi. Kirkkohallituksen täysistunto hyväksyi 22.3.2016 luonnoksen
ANJALANKOSKEN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/ 4/2016 4 lähetettäväksi lausunnoille. Anjalankosken seurakunta on tullut valituksi lausunnon antajaksi yhtenä sattumanvaraisesti määränsä perusteella valituista seurakunnista. KIRKKOHERRAN EHDOTUS Kirkkoherran luonnostelemien vastausten pohjalta seurakuntaneuvosto täyttää lausuntolomakkeen lähetettäväksi kirkkohallitukselle. Kirkkoherran luonnostelemien vastausten pohjalta täytettiin lausuntolomake lähetettäväksi kirkkohallitukselle. (liite 1) 54. Muutokset kevään kolehtisuunnitelmaan on kokouksessaan 1/2016 10. vahvistanut kolehtisuunnitelman ajalle helmikuu-toukokuu 2016. Sippolan kirkossa 1.5. kannettavaksi merkitty kolehti Gideoneille sekä 5.5. merkitty kolehti kansainväliseen työhön Herättäjäyhdistyksen kautta siirtyy kerättäväksi kesällä 2016. 1.5. kerätty kolehti kohdennettiin oman seurakunnan lapsityöhön ja 5.5. kerätty kolehti kerättiin Eläkeliiton kirkkopyhänä Eläkeliiton Kymenlaakson piirin hengellisen työn hyväksi. KIRKKOHERRAN EHDOTUS hyväksyy oheiset muutokset kolehtisuunnitelmaan. hyväksyi muutokset toivoen samalla, että pyritään tekemään muutokset ennen tilaisuuden ajankohtaa, tai mikäli kokousaikataulu ei salli, lähettämään sähköpostitse muutokset hyväksyttyyn kolehtisuunnitelmaan. Tavoitteeksi johonkin tulevaan kokoukseen asetettiin yleisellä tasolla oleva kolehtisuunnitelmien laadintaohjeistuksen kirjaaminen. Kouvolan seurakuntayhtymän strategian mukaiset painopisteet vuosina 2017 2019 Suunnittelutoimikunta, kokouksessaan 13.4.2016, 12, päätti, että vuosien 2017 2019 strategiset painopisteet ovat: 2017 Armoa 2017! 2018 Käytä ääntäsi 2019 Uutta kohti. Yhteisen kirkkoneuvoston päätös 27.4.2016. 51 : Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi vuosien 2017 2018 strategiset painopisteet ja merkitsi tiedokseen vuoden 2019 painopisteen "Uutta kohti" lähettäen nämä edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle tiedoksi sekä ohjeistaa seurakuntia ja työaloja kirjaamaan toimintasuunnitelmaansa painopisteet omalta kannaltaan määrittäen samalla mihin pyritään.
ANJALANKOSKEN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/ 4/2016 5 KIRKKOHERRAN ESITYS antaa alaisilleen työaloille suunnittelutoimikunnan päättämät strategiset painopisteet vuosille 2017-2019 kirjattavaksi toimintasuunnitelmiinsa omalta kannaltaan ja määritettäväksi samalla mihin pyritään. Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösehdotus. 55. Talousarvion laadintaohjeet suunnittelukaudelle 2017-2018 Yhteisen kirkkovaltuuston on hyväksyttävä seurakuntayhtymän talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma viimeistään edellisen vuoden joulukuussa (KJ 15.3). Talousarviossa sekä siihen liittyvässä toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytään toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kolmeksi vuodeksi. Talousarvio on toiminta- ja taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Talousarviovuosi (tilikausi) on kalenterivuosi. Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittava siten, että edellytykset tehtävien hoitamiseen turvataan. (KJ 15.2) Kouvolan seurakuntayhtymän talous Kouvolan seurakuntayhtymän tulokset ennen tilinpäätöseriä ovat olleet ylijäämäiset vuosina 2011, 2013, 2014 ja 2015. Jäsenmäärä on vähentynyt seurakuntayhtymän aikana vuosittain ja talouskehitys on ollut viime vuosina heikkoa. Seurakuntayhtymä tarvitsee edelleen rakenteellisia muutoksia, kustannusrakenteen muuttamista toiminnan mukaan joustavaksi, väkiluvun vähenemisen pysäyttämistä, kiinteistökannan pienentämistä ja toiminnan kulujen sopeuttamista tuloihin talouden pitämiseksi tasapainossa. Laadinnan yleisohje Määrärahojen jakoperusteet Yhteinen kirkkoneuvosto vahvisti määrärahojen jakoperusteet ja talkootyön tukemisen kokouksessaan 28.4.2011: Jaettava määräraha perustuu väkilukuun sopeuttamisajan 2012 2016 jälkeen. Seurakunnat päättävät itsenäisesti kokonaismäärärahansa käytöstä. Talousarviota laadittaessa tavoitteena on tasapainoinen talous, jossa vuosikate kattaa korvausinvestoinnit ja lainanlyhennykset sekä talousarvio osoittaa ylijäämää. YKV 12.12.2013: Seurakuntien prosenttiosuus kokonaisvastuukatteesta on vähintään 51 %. Keittiötoimen kulujen siirtäminen seurakuntatasolle sitoviksi lisää seurakuntien osuutta (talousarvion laskelmien mukaisesti noin 110 000, yhtymän 15 000 ). Jatkossa seurakuntien osuus kokonaisvastuukatteesta olisi siten vähintään 51,7 %. Talousarvion laadintapohjissa keittiötoimen kulujen siirtämistä ei ole vielä huomioitu. Talkootyön tukeminen Seurakunta voi tehdä jo sovitun talousarviossa olevan investoinnin tai muun työn talkoilla sopimalla siitä ensin asianomaisen yhtymän viranhaltijan kanssa (mm. kiinteistöpäällikkö, hautaustoimenpäällikkö). Talkootyöläisille tarjotaan
ANJALANKOSKEN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/ 4/2016 6 ruoka ja kahvit. Talousarvioon nähden säästyneistä kuluista seurakunnalle maksetaan puolet hyvityksenä kestitys vähentäen. Tarjoamme näin seurakunnissa vapaaehtoisille uusia toimintamahdollisuuksia. Talkootyön valvontavastuu on yhtymällä. Henkilöstön kehittämissuunnitelma Henkilöstön kehittämissuunnitelma laaditaan vuosille 2017 2019. Kehittäminen kattaa koulutuksen lisäksi mm. mentoroinnin ja työnohjauksen. Henkilöstöpalvelut antavat tarkemman ohjeistuksen työaloille. Toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelman alussa esitetään seurakunnan / työalan pysyvä toiminta-ajatus. Toimintasuunnitelman hyvin asetettu tavoite täyttää seuraavat tunnusmerkit: tavoitteiden lukumäärä 3-5 perustuu seurakuntalaisten tarpeisiin ja odotuksiin sidoksissa aikaan (esim. kerrotaan toteutusaikataulu) esitetään mittari toteutumisen seuraamiseksi konkreettinen, yksiselitteinen, realistisesti saavutettavissa, arvioitavissa (ei ole tehtäväkuvaus) ohjaa toimintaa strategian toteuttamiseen haasteellinen, mutta saavutettavissa. Ohjeen antaminen Yhteinen kirkkoneuvosto kehottaa seurakuntaneuvostoja ja yhtymän työaloja laatimaan oman toiminta- ja talousarvioehdotuksensa varainhoitovuodeksi 2017 sekä suunnitelman vuosille 2018 2019. Vastuukatteet Pääluokkien ja seurakuntien vastuukatteet vuodelle 2017 esitetään liitetietona (Liite 2). Sitovuustasot Käyttötalousosan sitovuus yhteiselle kirkkoneuvostolle on ollut seurakuntaneuvostoilla ja yhtymän pääluokilla vastuukate. Vastuukate on (ulkoinen + sisäinen) toimintakate, josta on vähennetty sisäisinä erinä veloitetut käyttöosuusvuokrat. Vaihtoehtoisesti sitovuustaso voisi sisältää myös käyttöosuusvuokramenot, mikä on kiinteistöpalvelujen tavoite. Asia vaatii vielä jatkovalmisteluja, eikä sitä nyt esitetä. Käyttöosuus kiinteistökuluista eli sisäiset vuokrat on veloitettu koko yhtymän ajan kirkkohallituksen ohjeiden mukaisesti tiloja käyttäneiltä tehtäväalueilta käyttökertojen mukaisessa suhteessa. Aikataulu Toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnassa ja käsittelyssä noudatetaan seuraavaa aikataulua: Huhtikuu: Yhteisen kirkkoneuvosto antaa talousarvion laadintaohjeet sekä euromääräiset vastuukatteet seurakunnille ja yhtymän työaloille Toukokuu: t antavat ohjeet työaloille, esimerkiksi painopistemuutokset ja omat talousarvion laadinta-aikataulut Kesäkuu: Yhteinen kirkkovaltuusto tekee päätöksen veroprosentista vuodelle 2017. Elokuu: Yhtymän työalojen tiedot talouspalveluihin 31.8. mennessä. Aikataulu on sitova kaikille työmuodoille. Syyskuu: jen kokoukset 8.9. mennessä
ANJALANKOSKEN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/ 4/2016 7 o Talouspalvelut kokoaa saamansa aineiston yhteiselle kirkkoneuvostolle esitettäväksi talousarvioksi ja kolmivuotissuunnitelmaksi ja neuvottelee tarvittaessa seurakuntien ja toimintayksiköiden kanssa tarpeellisiksi katsomistaan muutoksista eri ehdotuksiin. Lokakuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman, tekee siihen mahdollisesti muutoksia ja pyytää lausunnot seurakuntaneuvostoilta Marraskuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman toisen kerran, tekee siihen mahdollisesti tarkennuksia ja antaa esityksensä kirkkovaltuustolle. Joulukuu: Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy toiminta- ja taloussuunnitelman. Tammikuu: Yhteinen kirkkoneuvosto antaa täytäntöönpanopäätöksessään talousarvion käyttöohjeet. Seurakunnat ja työalat tarkastavat toiminta- ja rahankäyttösuunnitelmat saamiensa määrärahojen mukaisiksi ja toimittavat tarkastetut tiedot talouspalveluihin (toimintasuunnitelmatekstit ja rahankäyttösuunnitelmat). Yhteisen kirkkoneuvoston päätös 27.4.2016. 52 : 1. Yhteinen kirkkoneuvosto antoi edellä olevat ohjeet talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman laatimiseksi vuosille 2017 2019. 2. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi käyttötalousosan sitovuustason vastuukatteen mukaiseksi. 3. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi vastuukatteet talousarviovuodelle 2017. 4. Seurakuntien ja yhtymän työalojen tulee ottaa huomioon lapsivaikutukset KJ 23. luvun 3 :n mukaisesti; Lapsen edun edistämiseksi kirkollisen viranomaisen on päätöksen valmistelussa arvioitava ja otettava huomioon sen vaikutukset lapsiin. Vaikutusten arvioinnin tekee se viranomainen, joka käsittelee asiaa ensimmäisenä. KIRKKOHERRAN EHDOTUS kehottaa työaloja laatimaan edellä olevan yhteisen kirkkoneuvoston päätöksen ja ohjeen mukaisesti toiminta- ja talousarvioehdotuksensa vuodelle 2017 sekä suunnitelman vuosille 2018-2019. Työalojen on suunnitelmissaan huomioitava Anjalankosken seurakunnan strategia vuosille 2012-2020 sekä Kouvolan seurakuntayhtymän strategia 2013-2020, jossa painopistealue tulevalle vuodelle on Armoa 2017! Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösehdotus. 56. Viranhaltijapäätökset merkitsee tiedoksi seuraavat viranhaltijapäätökset: kirkkoherran päätösluettelo ajalta 31.3. - 4.5.2016
ANJALANKOSKEN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/ 4/2016 8 Merkittiin tiedoksi. 57. Ilmoitusasiat 1. Vuosilomajärjestys tiedoksi. 2. Myllykosken kirkon suunnittelukilpailun informaatiota iltä, Heikki Heinonen ja Jussi Raukko. Merkittiin tiedoksi. 58. Muut asiat 1. Mahdollinen kesäkuun kokous Päätettiin pitää kokous to 9.6. klo 17 2. Syksyn kokousaikataulu to 8.9. klo 17 Inkeroisten srk-talo to 13.10. klo 17 Inkeroisten srk-talo to 10.11. klo 17 Inkeroisten srk-talo 3. Kirkkoherran virkamatka Sindiin konfirmaatiotilaisuuteen ystävyysseurakunnassa 4.-5.6.2016 Hyväksyttiin kirkkoherran virkamatka. 4. Keskusteltiin hautausmaa-asioista Merkittiin tiedoksi. 5. Esityslista/pöytäkirjan muokkaaminen Esityslista/pöytäkirjaan lisätään vastaisuudessa sisällysluettelo etusivulle.
ANJALANKOSKEN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/ 4/2016 9 59. Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, jotka liitettiin pöytäkirjaan (liite 3). 60. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja kiitti osallistujia ja päätti kokouksen klo 19.04. Pöytäkirjan allekirjoitukset: ELINA LEHTOMÄKI Elina Lehtomäki, puheenjohtaja ANNE MYNTTINEN Anne Mynttinen, sihteeri Pöytäkirjan tarkastus: Kouvola 19.5.2016 TERO SUUTARI Tero Suutari HANNU TUOMALA Hannu Tuomala