E-LASKUPÄIVITYS 6/2014 Uusi e-laskutuksen päivitysversio on valmistunut ja ladattavissa Domus intranetistä. Päivityksessä on mukana mm. kulutus- ja yleislaskujen e-laskutusominaisuudet sekä asumistuen vähennys. Tähän tiedotteeseen on koottu päivityksen uudet ominaisuudet sekä niihin liittyvät ohjeet. Kulutus- ja yleislaskujen lähetys e-lasku- ja suoramaksuasiakkaille Perusmäärittelyt Jotta asiakkaille voitaisiin lähettää kulutus- ja yleislaskuja e-laskuna/suoramaksuna, tulee e-laskumäärittelyissä (Isännöinti > Laskutus > e_lasku > E-laskumäärittelyt) olla tarvittavat laskutyyppimäärittelyt voimassa. Niille asiakkaille, jotka haluavat kaikki laskunsa e-laskuina/ suoramaksuina, tulee muuttaa Laskutyyppi kohtaan (0) Kaikki laskut. Huom. Laskutyypin voi vaihtaa kerralla kaikille huoneistoille valitsemalla ylävalikosta Laskutyyppien muutos ja antamalla valinnaksi 0. Laskujen muodostus ja lähetys pankkiin Kulutus- ja yleislaskut laaditaan kuten ennenkin. Kun laskut tulostetaan, ohjelma muodostaa e-laskut niille asiakkaille, joilla on e-lasku/suoramaksutilaus voimassa ja e-laskumäärittelyissä laitettu Laskutyypiksi Kaikki laskut tai kyseessä oleva laskutyyppi. Laskutuksen yhteenvetonäkymässä nämä huoneistot näkyvät tähdellä (*) merkittyinä. Tulostuksessa suoramaksuasiakkaille tulostuu suoramaksutiedote ja e-laskuasiakkaille e-laskutiedote. E-laskuasiakkaille tätä tiedotetta ei ole välttämätöntä lähettää, sillä mittarilukemat näkyvät myös verkkopankkiin saapuvassa e-laskussa. f s = suoramaksu e = e-lasku
Laskujen tulostamisen jälkeen valitaan ylävalikosta kohta E-laskuaineistot, josta aukeaa E-lasku-ikkuna. Pankkiin lähetettävät laskut valitaan listalta samaan tapaan kuin vastikelaskutkin, sen jälkeen valitaan Muodosta e-lasku lähetysaineisto ja siirrytään pankkiohjelmaan lähettämään aineisto. Huom. Koska laskujen maksuaika on yleensä 14 päivää, laskuaineisto kannattaa lähettää pankkiin samana päivänä jona ne on laadittu, jotta aineisto saadaan lähtemään pankkiin 14 päivää ennen eräpäivää. Laskun korjaus Jos laskuissa havaitaan virheitä, ne voidaan korjata tavalliseen tapaan Laskun korjauksessa (vesi, sähkö, lämpö) tai Rivin korjauksessa (yleislasku). Korjauksen jälkeen lasku tulostetaan uudelleen muuttamalla laskurivien tilaksi 0 ja valitsemalla Lasku tilisiirtoon. Tällöin ohjelma muodostaa laskusta uuden e-laskun/suoramaksun ja korvaa sillä vanhan laskun, mikäli sitä ei ole vielä lähetetty pankkiohjelmassa. Asumistuen vähentäminen vastike-/vuokralaskusta E-laskutukseen on lisätty myös asumistuen vähentämisen mahdollisuus. Asumistuet merkitään kohtaan Kirjanpito > Tapahtumien syöttö > Asumistuet-välilehti. Jos ohjelman halutaan vähentävän asumistuen summan e-laskutusajossa, pidetään valintarasti kohdassa Päivitä e-laskutus. Tällöin ohjelma vähentää e-laskuista ja suoramaksuista asumistuen summan, mikä näkyy laskulla erillisenä hyvitysrivinä. Jos asumistuen vähennyksen halutaan näkyvän myös tulostettavissa suoramaksutiedotteissa, laitetaan tiedotteiden tulostuksessa valinta kohtaan Vähennetään asumistuki.
Laskutusaiheen koodi Jos isännöintiin tulee uusi taloyhtiö, joka on e-laskuttaja, edellisen isännöitsijätoimiston tekemässä laskuttajailmoituksessa ilmoitettu maksuaihekoodi tulee selvittää edelliseltä isännöitsijältä tai pankista ja vaihtaa samaksi kohdassa Kiinteistötiedot > Perustiedot > Ohjaustiedot 2. Huom. koodia täytyy vaihtaa vain silloin, jos yhtiöllä on laskuttajailmoituksessa ollut eri koodi. Jos koodi on väärin, e-laskutus ei toimi. Yritysten verkkolaskutus Ohjelmassa voidaan päivityksen myötä muodostaa ja lähettää myös verkkolaskuja yrityksille. Yrityksen verkkolaskutiedot tallennetaan e-laskumäärittelyihin manuaalisesti. Huom. Yritysten laskutustietoja syötettäessä valitaan laskutustavaksi Verkkolasku. Jos laskun välittäjä on muu kuin pankki, välittäjätunnus kirjoitetaan kenttään manuaalisesti. Yritysten verkkolaskuaineistot muodostetaan samaan tapaan kuin kuluttajien e-laskutkin, eli e-laskut, suoramaksut ja verkkolaskut lähetetään pankkiin samalla ajolla.
Suoramaksu-/e-laskuaineiston peruutus Domukseen on lisätty suoramaksu-/e-laskuaineiston peruutustoiminto. Aineisto voidaan tarvittaessa peruuttaa pankkiyhteysohjelmassa kohdassa Pankkitoiminnot > Pankkiyhteyspalvelut > Lähetetyt aineistot (ylävalikossa) > Suoramaksu/e-lasku > Valitaan pankki, johon peruutusaineistoa ollaan lähettämässä. Tämän jälkeen valitaan listalta peruutettava aineisto aktiiviseksi, laitetaan valintarasti kohtaan Peruutus ja valitaan Lähetä. Tiedostot-ikkunan voi tämän jälkeen sulkea. Peruutettavan aineiston voi tarkistaa klikkaamalla Pankkiyhteys-ikkunassa E-lasku-rivillä olevaa harmaata painiketta. Peruutettavan aineiston rivin lopussa tulisi lukea PE- RUUTUS, ja aineiston summan tulisi olla miinusmerkkinen. Peruutusaineisto lähetetään valitsemalla Yhteys pankkiin. Huom. Kaikissa pankeissa ei toimi vielä e-laskujen peruutus. Esim. Nordealta tulee e-palautteessa ilmoitus Nordea tukee vain suoramaksun peruutusta (tilanne kesäkuussa 2014). Tarratulostus vain e-laskutuksessa oleville Asiakashallintaan on lisätty tarratulostus vain e-laskutuksessa oleville. Valintaruutu löytyy ohjelman alaosasta.
Laskuttajailmoituksen muutos- ja poistoilmoitus (change- ja delete-sanomat) Ohjelmassa voidaan muodostaa laskuttajailmoituksen muutosilmoitus kohdasta Isännöinti > Laskutus > e_lasku > E-laskuttajailmoitus. Huom. Isännöitsijätoimiston vaihtuessa muutosilmoitusta ei tarvitse tehdä, jos laskuttajailmoituksen tiedot pysyvät samana! Muutosilmoitus Muutosilmoitus muodostetaan laittamalla valinta kohtaan Ilmoituksen muutos ja valitsemalla muutettava ilmoitus lähetettyjen laskuttajailmoitusten listasta. Tämän jälkeen tehdään ilmoitukseen tarvittavat muutokset ja valitaan Laskuttajailmoituksen lähetysaineisto -painike. Ilmoitus lähetetään pankkiyhteysohjelmassa kohdassa Pankkitoiminnot > Pankkiyhteyspalvelut. Huom. Muutosilmoitusta lähetettäessä on uusien tietojen lisäksi ilmoitettava myös vanha verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus sekä laskutustili. Poistoilmoitus Laskuttajailmoituksen poisto tehdään samalla tavalla kuin muutosilmoitus, eli laitetaan valinta kohtaan Ilmoituksen poisto, valitaan listasta poistettava ilmoitus ja lähetetään ilmoitus pankkiyhteysohjelmassa. Huom. laskuttajailmoituksen poiston myötä myös vastaanottoilmoitusten voimassaolo päättyy. Jos e-laskupalvelua ei haluta lopettaa, ei vanhaa ilmoitusta poisteta vaan lähetetään siitä muutosilmoitus. Huom. Laskuttajailmoituksessa kannattaa ilmoittaa yleensä vain yksi laskutustili. Ohjelmaan on kuitenkin lisätty useita laskutustilikenttiä siltä varalta, että esim. edellinen isännöitsijätoimisto olisi ilmoittanut alkuperäisessä laskuttajailmoituksessa useita laskutustilejä. Tietoajan ohjelmistotuki palvelee numerossa 0207 343 717. Voit ottaa meihin yhteyttä myös internetsivujemme tukilomakkeen kautta tai sähköpostitse tuki@tietoaika.fi. tietoaika.fi