Yhtymähallitus 57 28.05.2015 Yhtymähallitus 70 17.06.2015 Yhtymähallitus 73 27.08.2015 Yhtymähallitus 109 17.11.2016 Rekrytointi- ja sijaisvälityspalvelujen hankinta 12/02.08.00/2015 Yhtymähallitus 28.05.2015 57 Valmistelija: kuntayhtymäjohtaja Esa Hakala ja PoSan johtoryhmä PoSalla on tällä hetkellä vakituista henkilöstöä n. 590 työntekijää. Tästä vanhuspalveluissa työskentelee n. 255, erityispalveluissa n. 160, aikuispalveluissa n. 60, perhepalveluissa 48, tukipalveluissa 47, ympäristöpalveluissa 14 ja hallinnossa 4 työntekijää. Henkilöstömäärästä johtuen sijaistarve on myös melko suuri, joten kuukausittain määräaikaisia työntekijöitä on 50-100. Vanhuspalveluiden tulosalueella on vakituisia virkoja ja toimia täytettynä täl lä hetkellä 255, joista kaksi on vakituisen varahenkilön toimia, toinen Siikais ten asumis- ja laitoshoidossa ja toinen Pomarkun asumis-, laitos- ja ko ti hoi dos sa. Vakituisen henkilöstön työ- ja virkaehtosopimuksiin perustuvia lomaoikeuksia on koko tulosalueella yhteensä sairaanhoitajille 1 148 päivää ja lä hi-ko din-pe rushoi ta jil le ja hoitoapulaisille 5 723 päivää. Kun em. päivät muun ne taan tarvittavaksi työajan henkilösijaisuuksiksi, tarkoittaa se sai raan hoi ta jien kohdalla 4,52 sairaanhoitajan työpanoksen tarvetta ympärivuotisesti. Lä hi hoi ta jien työpanoksen tarve on vastaavasti 22,53 työntekijää ympäri vuo den. Vastaavasti erityispalveluiden tulosalueella on hoitotyössä kotisairaalassa, osas toil la ja lääkärivastaanotolla vakituisia virkoja ja toimia täy tet ty nä tällä het kel lä 75, joista kaksi on vakituisen varahenkilön toi mia Tapalan sairaalan osastolla. Vakituisen henkilöstön työ- ja virkaehtosopimuksiin perustuvia lomaoikeuksia on koko tulosalueella yhteensä sairaanhoitajille 1 486 päivää ja lä hi-pe rushoi ta ji lle 1 114 päivää. Kun em. päivät muunnetaan tarvittavaksi työajan hen ki lö si jai suuk sik si, tarkoittaa se sairaanhoitajien kohdalla 5,85 sairaan hoi ta jan työpanoksen tarvetta ympärivuotisesti. Lähihoitajien työpanoksen tar ve on vastaavasti 4,39 työntekijää ympäri vuoden. Lisäksi fysioterapian lomaoikeudet ovat 270 päivää, joka muunnettuna tarvittavan työajan sijaisuuksiksi on 1,06 työntekijää. Vuosilomiin on talousarviossa vuosittain varattava määrärahat sijaisten käyt tä mi seen henkilöstömitoitusten pysymiseksi suosituksissa myös loma-ai koi na.
Uusi varahenkilöiden hankintajärjestelmä olisi erityis- ja vanhuspalveluissa perusteltua ottaa as teit tain käyttöön pätevien sijaisten saannin jatkuvasti heikentyessä. Esimiesten työajasta kuluu nykyään kohtuuttoman suuri aika sijaisten hank ki mi seen niin lakisääteisten kuin äkillistenkin poissaolojen sijaisuuksiin. Seuturekry Oy on henkilöstöhallinto- ja rekrytointipalveluja julkiselle sektorille tuottava yritys. Seuturekry on asiakkaidensa omistama yhtiö (kaikki osakkaat julkishallinnollisia organisaatioita). Sijaispalvelujen tuottaminen on yrityksen päätoimialue, sijaisia välitetään erityisesti hoito- ja hoivatyöhön, päivähoitoon sekä ruoka- ja siivouspalveluihin. Seuturekryn asiakkaana on mm. Peruspalvelukeskus Oiva, joka tuottaa sote-palvelut Asikkalan, Hollolan, Hämeenkosken, Kärkölän ja Padasjoen kuntien alueella. Seuturekryn kotisivut osoitteessa: www.seuturekry.fi. Asiaa esitellään tarkemmin kokouksessa. Yhtymähallitus antaa luvan ryhtyä selvittämään ja neuvottelemaan mahdollisesta PoSan asiakkaaksi tulosta Seuturekry Oy:n kanssa, koskien henkilöstön rekrytointi- ja sijaispalvelujen hankintaa. Mahdollisista sopimusjärjestelyistä päättää yhtymähallitus myöhemmin selvitysten valmistuttua. Lisätietoja antaa Kuntayhtymäjohtaja Esa Hakala, puh. 044 577 3100, Vanhuspalvelujohtaja Anne Vanhatalo, puh. 044 577 2562, Erityispalveluiden hoitotyöstä vastaava Liisa Hietaoja, puh. 044 577 3301. Yhtymähallitus 17.06.2015 70 Valmistelija: kuntayhtymäjohtaja Esa Hakala PoSan johtoryhmän jäsenet (vanhuspalvelut, erityispalvelut, talousjohtaja ja kuntayhtymäjohtaja) ovat neuvotelleet Seuturekry Oy:n edustajien kanssa mahdollisesta osapuolten välisestä palvelu- ja yhteistyösopimuksesta, sen sisällöstä ja käyttöönottoon liittyvistä seikoista. PoSa käyttää henkilöstön rekrytoinnissa apuna tällä hetkellä Kuntarekry.fi -palvelua. Lyhytaikaisten sijaisten rekrytoinnissa valtakunnallinen Kuntarekry-palvelu ei ole kuitenkaan riittävä rekrytointikanava, koska lyhytaikaisiin (alle 3 kk) sijaisuuksiin hakeudutaan pääasiassa sijaistyöpaikan lähialueelta. Lisäksi Kuntarekry.fi on vain rekrytointipalvelua tarjoava, jolloin sijaiset palkataan PoSan palvelukseen ja siten kaikki sijaisia koskevat työnantajatehtävät jäävät PoSan tehtäviksi. Seuturekry Oy (KuntaPro Oy:n tytäryhtiö) on v. 2008 perustettu ja se aloitti toimintansa Forssan, Hämeenlinnan ja Lahden seuduilla. Tällä hetkellä yrityksellä on menossa voimakas laajentumisvaihe ja asiakkaaksi on tulossa useita kuntia ja kuntayhtymiä. Vuonna 2014 Seuturekry Oy:n palveluksessa oli sijaisuuksia tehneitä henkilöitä 2.350 ja sijaistilauksia yhteensä 35.074 kpl. Yrityksellä on käytössään kehittyneet tietojärjestelmät, joiden avulla
asiakaspalveluprosessit pystytään toteuttamaan joustavasti ja nopeasti. Asiakkaiden tarpeiden mukaisesti muodostetaan myös sijaispooleja, niin että vaihtuvuus eri yksiköissä on mahdollisimman pieni. Sijaispalvelujen tuottajana toimiessaan Seuturekry Oy on sijaisten työnantaja, jolloin esim. sijaisen sairastuminen ei aiheuta kustannuksia ja lisätyötä palvelun tilaajalle. Seuturekry Oy tarjoaa PoSalle palvelu- ja yhteistyösopimusta. Sopimuksen mukaan PoSa vuokraisi Seuturekry Oy:n sijaishenkilöstöä sopimuksessa mainittuihin yksiköihin alle kolmen kuukauden pituisiin työsuhteisiin (PoSa keskittää sovittujen yksiköiden alle kolmen kuukauden mittaisiin sijaisuuksiiin rekrytoitavan henkilöstön hankinnan Seuturekry Oy:öön ja ohjaisi PoSalla sijaisina toimineet henkilöt ilmoittautumaan Seuturekry Oy:n sijaisrekisteriin). Mikäli Seuturekry Oy ei pysty täyttämään sijaistilausta, voi PoSan yksikön esimies hankkia sijaisen muita rekrytointikanavia käyttäen (Seuturekry Oy:n sijaistilausten toteutunut täyttöaste v. 2014 oli 96,7 %). PoSan palvelualueiden alustavan selvityksen mukaan sijaisten rekrytointipalvelu kannattaisi ottaa ensivaiheessa käyttöön PoSan vanhuspalveluissa (kotiin annettavat palvelut, asumis- ja laitospalvelut), erityispalveluissa (sairaala, fysioterapia) sekä tukipalveluissa (siivous). Seuturekry Oy:n palvelu sisältää mm.: * sijaisten rekrytointi (ilmoittelu, hakemusten käsittely, haastattelut, sijaisrekisterin hallinnointi) * rekrytointijärjestelmän ja järjestelmän käytön tuki * rekrytointijärjestelmään liittyvien sijaispoolien ylläpito * sijaistilausten käsittely ja sijaisuuksien täyttö * palvelusuhteet, palkanlaskenta ja maksatus, työtodistukset * raportointi tilaajalle * palvelun laadunvalvonta. Seuturekry Oy laskuttaa kaksi kertaa kuukaudessa tilaajaa käyttämästään sijaistyövoimasta. Laskutettava kokonaishinta perustuu toteutuneisiin työtunteihin ja muodostuu tehtävänimikekohtaisesta perustuntihinnasta, työntekijöille mahdollisesti maksettavista erilliskorvauksista, kustannusten korvauksista ja arvonlisäverosta. Perustuntihintaan sisältyvistä kustannuseristä on yksityiskohtainen selvitys sijaispalvelun tuotekortissa. Sijaispalvelun hinnat sovitaan vuosittain tilaajan kanssa. Seuturekry Oy:n palvelun käyttöönotto toisi tehokkuutta erityisesti lähiesimiesten ajankäyttöön. Tällä hetkellä sijaisten hankintaan siihen liittyvine tehtävineen kuluu kohtuuttoman paljon työaikaa. Sijaisia palkataan tarkan harkinnan perusteella. Ennen ulkopuolisen sijaisen palkkaamista selvitetään, voidaanko tehtävistä yksittäisen henkilön lyhyen poissaolon ajan selvitä sisäisin järjestelyin. Myös vakituisten varahenkilöiden käyttämismahdollisuudet tarkistetaan. Vasta näiden tarkistusten jälkeen on palkattu sijainen pakottavissa tapauksissa. Myös Seuturekry Oy:n sijaispalvelua käytettäisiin samoin ehdoin, eli vasta todella ko. yksikön käytännön toiminnan turvaamiseksi tarvittavissa tilanteissa. Palvelusta ja yhteistyöstä saatavien kokemusta perusteella voidaan
myöhemmin päättää mahdollisesta palvelun laajentamisesta muihinkin PoSan tulosyksiköihin. Tarjouksen mukaan yhteistyön laajentamisesta ei aiheudu uusia käyttöönottokustannuksia. Sijaispalvelun käyttöönotosta tehdään erillinen suunnitelma, johon sisältyy kuvaus prosessin vaiheista ja niihin liittyvistä toimenpiteistä ja tehtävistä: esim. osakkuuden hankinta, sisäinen tiedotus (esimiehet ja yksiköiden työntekijät), yhteistoimintamenettely henkilövuokrauksen käytöstä, perehdytys järjestelmän käyttöön jne. Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa ja kuntayhtymissä edellyttää, että yhteistoimintamenettelyssä käsitellään mm asiat, jotka koskevat palvelujen uudelleen järjestämisen periaatteita, jos asialla voi olla olennaisia henkilöstövaikutuksia, kuten ulkopuolisen työvoiman käyttöä tai liikkeenluovutusta. Lain 10 :n mukaan yhteistoimintamenettelyssä on lisäksi käsiteltävä vuokratyövoiman käyttöä koskevat periaatteet. Asiaa esitellään tarkemmin kokouksessa. Yhtymähallitus merkitsee tietoonsa saatetuksi asian lisävalmistelun tilanne sekä päättää, että Seuturekry Oy:n kanssa jatketaan palvelu- ja yhteistyösopimuksen (lyhytaikaisten sijais- ja rekrytointipalvelujen hankkimisesta PoSan vanhus-, erityis- ja tukipalvelujen tulosalueille) laadintaan liittyvää prosessia: valmistellaan osakkuuden hankintaa (KuntaPro Oy:n osakkaiden merkintää, 25 kpl á 100 euroa, yhteensä 2.500 euroa). toteutetaan yhteistoimintamenettelyn mukainen asian käsittely tiedotetaan asian valmistelusta PoSan jäsenkuntia. Yhtymähallitus päättää Seuturekry Oy:n kanssa solmittavasta palvelu- ja yhteistyösopimuksen lopullisesta hyväksymisestä tulevassa kokouksessaan elokuussa. Lisätietoja antaa Kuntayhtymäjohtaja Esa Hakala, puh. 044 577 3100, etunimi.sukunimi@eposa.fi Yhtymähallitus 27.08.2015 73 Valmistelija: kuntayhtymäjohtaja Esa Hakala PoSan henkilöstön sijaisten hankinnan keskittäminen Seuturekry Oy:n sijaispalveluksi on edennyt edellisen kokouksen päätöksen mukaisesti. Asiassa pidettiin 18.8.2015 yhteistoimintamenettelyn mukainen neuvottelu/infotilaisuus. Ammattiliittojen edustajien näkökannat Seuturekryn käyttöönottoon olivat hyvin varaukselliset. Seuturekry Oy:n kanssa valmistellun sopimuksen mukaisesti PoSassa otetaan käyttöön keskitetyt sijaispalvelut. Sijaispalvelut koskevat alle kolmen kuukauden mittaisia sijaisuuksia. Kaikki sijaisuudet tilataan
Seuturekrystä ja kaikki PoSan nykyiset sijaiset ohjataan Seuturekryyn. Sijaispalvelu käynnistyy PoSan kaikissa toimipisteissä, koskien seuraavia palvelutoimialoja: vanhuspalvelut: kotihoito, ympärivuorokautinen hoiva erityispalvelut: sairaala (osastot) sekä fysioterapia tukipalvelut: siivouspalvelut Käyttöönottoprojekti käynnistyisi välittömästi päätöksen jälkeen. Esityslistan liitteenä myös ote Valkeakosken kaupunginhallituksen pöytäkirjasta 8.6.2015 (Seuturekryn palvelujen käyttöraportti). Asiaa esitellään tarkemmin kokouksessa ja kokoukseen on kutsuttuna paikalle Seuturekry Oy:n edustajat toimitusjohtaja Jaana Jantola sekä myyntipäällikkö Satu Schilcher. Yhtymähallitus päättää: merkitä KuntaPro Oy:n osakkeita 25 kpl, á 100 (yht. 2.500 ). hyväksyä osaltaan palvelu- ja yhteistyösopimuksen Seuturekry Oy:n kanssa koskien lyhytaikaisen, keskitetyn sijaispalvelun käyttöönottoa PoSan seuraavilla toimialoilla: vanhuspalvelut: kotihoito, ympärivuorokautinen hoiva erityispalvelut: fysioterapia tukipalvelut: siivouspalvelut käynnistää käyttöönottoprojektin siten, että arvioitu aikataulu sijaispalvelun käynnistymiselle on viikko 41. että sopimus on määräaikainen 2 vuotta, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi (yhden vuoden irtisanomisajalla). että sijaispalvelu-toiminnasta saatavista kokemuksista raportoidaan säännöllisesti yhtymähallitusta ja toiminnan mahdollisesta laajentamisesta/supistamisesta päätetään saatujen kokemusten perusteella. Lisätietoja antaa Kuntayhtymäjohtaja Esa Hakala, puh. 044 577 3100, etunimi.sukunimi@eposa.fi Yhtymähallitus 17.11.2016 109 Valmistelija: johtava ylilääkäri Kaija Antola Seuturekry Oy:n sijaispalvelut ovat olleet käytössä PoSan vanhuspalveluissa, siivouspalveluissa ja fysioterapiassa lokakuusta 2015 lähtien. Ruokapalvelut on siirtynyt palvelun käyttäjäksi vuoden 2016 keväällä. Sairaalan osaston sijaistarve on jatkuvaa äkillisten poissaolojen johdosta. Esimiehen työajasta kuluu kohtuuttoman suuri aika sijaisten hankkimiseen, työsopimusten tekemiseen ja työntekijöiden tietojen viemiseen Titania-ohjelmaan. Lisäksi esimies tarkistaa, että palkanlaskentaan menevät tiedot ovat oikein.
Valmistelijan esitys PoSan erityispalveluissa sairaalan osastolla otetaan käyttöön Seuturekry Oy:n tarjoama sijaispalvelu lyhytaikaisiin, alle 3 kuukautta kestäviin hoitohenkilökunnan ja laitoshuoltajien sijaisuuksiin. Yhtymähallitus päättää, laajentaa Seuturekry Oy:n tarjoamaa sijaispalvelutoimintaa PoSan erityispalveluissa sairaalan osastolla lyhytaikaisiin, alle 3 kuukautta kestäviin hoitohenkilökunnan ja laitoshuoltajien sijaisuuksiin 1.1.2017 alkaen. pyytää vanhuspalvelujohtajalta, hoitotyön vastaavalta sekä puhtauspalvelu- ja ruokapalvelupäälliköiltä raportin sijaistoiminnan kokemuksista ja palvelujen käytöstä. Raportti tulee toimittaa kuntayhtymäjohtajalle 30.11.2016 mennessä. Lisätietoja antaa Vs. kuntayhtymäjohtaja Jaana Männikkö, puh. 044 577 3100, etunimi.sukunimi@eposa.fi