Visma Econet Pro Versioseloste 7.10 Oppaan päiväys: 12.11.2012. Asiakaspalvelu ja tuki: Econet Forum: www.visma.fi/econettuki Helpdesk: www.visma.fi/helpdesk Mikäli teillä ei vielä ole Helpdesk-tunnuksia, ne voi tilata osoitteesta: http://www.visma.fi/helpdesk-tunnusten-tilaus/ Puhelintuki: Visma Econet (palvelusopimusasiakkaat) 010 756 2140 Visma Econet (ei palvelusopimusta) 0600 397 261 (2,53 /min +pvm) Visma Monipankki -asiakkaille on oma tukinumero: Visma Maksuliikenne 010 756 2170 Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software Oy, 2012 www.visma.fi
Sisällysluettelo 1 ASP-ylläpitomuutokset... 3-4 1.1 Uudet ominaisuudet... 3-4 1.1.1 Yrityskannan määritys... 3-4 1.1.2 Rajatun yrityslistan tarkistus... 3-4 1.1.3 Gateway-polkumääritys... 3-6 1.2 Korjatut... 3-6 1.2.1 Varmuuskopion palautus... 3-6 2 Yleiset ja rekisterit... 3-7 2.1 Uudet ominaisuudet... 3-7 2.1.1 Infoline käynnistyy aina ohjelman käynnistyksen yhteydessä... 3-7 2.1.2 Kustannuspaikkojen kopiointi toisesta yrityksestä... 3-7 2.1.3 Kustannuspaikat asiakkaille ja toimittajille... 3-7 2.1.4 Uusia pankkeja... 3-11 2.1.5 Laajennus nimikkeen vapaisiin raportteihin... 3-11 2.1.6 Laajennus asiakkaiden vapaisiin raportteihin... 3-11 2.1.7 Hintaluokat rekisterin siirtoon... 3-12 2.1.8 Nimikkeiden valinta usean ryhmän perusteella... 3-12 2.1.9 Nimikekortin uusi ryhmittely... 3-13 2.1.10 Asennus Win8-käyttöympäristöön... 3-14 2.1.11 Pdf-tiedostonimen esimerkki... 3-14 2.1.12 Maventa-arkiston tiedoston esimerkki... 3-14 2.1.13 Sampo Pankista Danske Bank 15.11.2012... 3-14 2.2 Korjattu... 3-14 2.2.1 Graafiset raportit... 3-14 2.2.2 Siirto Exceliin... 3-15 2.2.3 Arkistoivat aineistot... 3-15 2.2.4 Ohjelman avusteet päivitetty... 3-15 2.2.5 Luotettu yhteys... 3-15 2.2.6 Tuki nippuskannaukselle... 3-15 2.2.7 Office-päivityksen rekisteröintiongelma vaihtoehtoinen päävalikko... 3-15 2.2.8 Rekisterien siirto vanhalla tiedostomallilla... 3-16 2.2.9 Nimikerekisterin siirto Exceliin... 3-16 2.2.10 Käännösten haku... 3-16 3.1 Uudet ominaisuudet... 3-17 3.1.1 Uudet yleiset arvonlisäverokannat... 3-17 3.1.2 Raporttien tulostus massa-ajona... 3-19 3.1.3 Edellinen kirjausrivi malliriviksi... 3-22 3.1.4 Kustannuspaikkasuodatus tapahtumien syöttöön... 3-23 3.1.5 Laskutyypin näyttö saldoreskontrassa... 3-23 3.1.6 Skannattujen dokumenttien arkistotiedoston esimerkki... 3-23 3.2 Korjatut... 3-24 3.2.1 Rivin upotus tositteella... 3-24 3.2.2 Reskontraraportin otsikko... 3-24 3.2.3 Tilin etsinnän pikatoiminto... 3-24 3.2.4 Tilin nimi 2 -määritys... 3-24 3.2.5 Saldoreskontran raportti... 3-24 4 Laskutus ja myyntireskontra... 3-25 4.1 Uudet ominaisuudet... 3-25 4.1.1 Laskutusvaatimukset 1.1.2013 lähtien... 3-25 4.1.2 Rivikohtaisten alennusten laskenta... 3-26 4.1.3 Ryhmälaskujen piilotus... 3-26 - 2
4.1.4 Alennusten näyttäminen Asiakkaan laskut -raportilla... 3-27 4.1.5 Skannattujen laskujen arkistotiedoston esimerkki... 3-28 4.1.6 Lomake-editoriin huomautusviestit... 3-28 4.1.7 Laskun lähetystapa näkyviin... 3-29 4.1.8 Termin muutos maksukehotuksiin... 3-29 4.1.9 Asiakkaiden luonti tuonnin yhteydessä... 3-30 4.2 Korjatut... 3-30 4.2.1 Laskujen Finvoice-aineisto... 3-30 4.2.2 Laskun pdf-kuva Maventa-palveluun... 3-30 4.2.3 Finvoice-laskun toimitusosoite... 3-30 4.2.4 Viitetiedoston polkumääritys... 3-31 5 Ostoreskontra... 3-32 5.1 Uudet ominaisuudet... 3-32 5.1.1 Sähköisten laskujen tuontiin muokkauslaajennus... 3-32 5.1.2 Uusi ostolaskujen arkistotarkenne... 3-32 5.1.3 Ostolaskun sisäinen selite... 3-33 5.1.4 Siirtopintojen laajennukset... 3-33 5.2 Korjatut... 3-34 5.2.1 Maksupäiväkirjan hyvityslaskujen kassa-alennukset... 3-34 5.2.2 Merkkikäsittely ostolaskun arkistoinnissa... 3-34 6 Materiaalihallinto... 3-35 6.1 Uudet ominaisuudet... 3-35 6.1.1 Ostotilausten saapuvat -raporttiin henkilösuodatus... 3-35 6.2 Korjatut... 3-35 6.2.1 Tilausmäärä ostotilauksella... 3-35 6.2.2 Varastotapahtumien tuonti... 3-35 7 Yleisten alv-verokantojen muutos 1.1.2013... 3-36 7.1 ÄlyAlv... 3-36 7.1.1 Määritykset ennen muutosajoa... 3-36 7.1.2 Alv-koodien muutokset... 3-39 7.1.3 Tilikarttamuutokset ja kirjanpito... 3-45 7.1.4 Tilien nimikäsittely... 3-46 7.1.5 Esimerkkejä ohjelman käyttäytymisestä muunnosajon jälkeen... 3-47 7.2 MANUAALINEN ALV-MUUTOS... 3-50 7.3 Verkkokoulutus alv-muutoksesta... 3-52 - 3
Tässä oppaassa kuvataan muutokset Visma Econet Pro -ohjelmistoon version 7.00 jälkeen. Ohjelman tarkka versio on 7.10.1m158.1077 1 ASP-ylläpitomuutokset 1.1 Uudet ominaisuudet 1.1.1 Yrityskannan määritys Yrityksen perustamisvaiheeseen on lisätty mahdollisuus määrittää, mistä yrityksestä perusasetukset ladataan uuteen yritykseen. Aikaisemmin asetukset muodostuivat samasta yrityksestä, jonka tietokannasta otettiin käyttäjien määritykset. 1.1.2 Rajatun yrityslistan tarkistus Versiossa on lisätty Visma Econet Pron Monitori-ohjelmaan työkalu rajattujen yritysympäristöjen (ASP-käyttöympäristö ja muut rajattua yrityslistaa käyttävät) tarkistamiseen. Monitori Työkalut Tarkista rajoitettu yrityslista: Toiminto avaa listanäkymän koko käyttöympäristön käyttäjistä ja heille määritellyistä yritysnumerorajauksista. - 4
Käyttäjätunnus: Järjestelmään luodut käyttäjätunnukset Ensim. käyttäjän yritys: Ensimmäinen yritys rajatussa yrityslistassa, jossa käyttäjä on määriteltynä Viimeinen käytt. yritys: Viimeinen yritys rajatussa yrityslistassa, jossa käyttäjä on määriteltynä Ensim. yritys rajoit. yrityslistassa: Ensimmäinen yritys rajatussa yrityslistassa, joka on käyttäjälle näkyvissä Viim. yritys rajoit. yrityslistassa: Viimeinen yritys rajatussa yrityslistassa, joka on käyttäjälle näkyvissä Tarkistettava: Ohjelma aktivoi yrityksen tarkistusta varten mahdollisten ongelmien vuoksi Poista käyttäjä rajat. yr.listasta: Toiminto poistaa käyttäjän rajoitetusta yrityslistasta ja piilottaa käyttäjältä kaikki yritykset. Toiminto pitää hyväksyä tai sen voi perua: Lisää käyttäjä rajat.yr.listaan: Lisää käyttäjälle kaikki ne yritykset rajattuun yrityslistaan, joissa käyttäjä esiintyy. Toiminto pitää hyväksy tai sen voi perua: Näytä tarkemmat tiedot: Näyttää yksityiskohtaiset tiedot käyttäjän rajatusta yrityslistasta - 5
1.1.3 Gateway-polkumääritys Asetukset Perusasetukset Maksutavat SEPA: Versiossa on muutettu Gatewayn polkumäärityksen käyttäytymistä. Versiopäivityksen jälkeen ohjelma ei hyväksy tyhjää Gateway-polkumääritystä ja huomauttaa tästä. Polkumääritys talletetaan tiedostoon Mp_Sconv.exe.config. Jos tiedosto on rajoitetussa käyttöympäristössä (esim. ASP), se voi olla määritelty vain luku -tilaan, jolloin Gatewayn polkumääritystä ei voida muuttaa ja ohjelma ilmoittaa myös tästä: Konversion määrittelytiedosto on vain luku -tilassa, tätä arvoa ei voi muuttaa. 1.2 Korjatut 1.2.1 Varmuuskopion palautus Versiossa käyttäjiltä on poistettu mahdollisuus palauttaa varmuuskopio yrityksen tietokantaan Tiedosto Palautus kopiosta -toiminnon kautta. Varmuuskopion palautus vaatii pääkäyttäjän tekemät oikeuden määritykset käyttäjälle. - 6
2 Yleiset ja rekisterit 2.1 Uudet ominaisuudet 2.1.1 Infoline käynnistyy aina ohjelman käynnistyksen yhteydessä Versiopäivityksen myötä Econet Infoline käynnistyy aina ohjelman käynnistyksen yhteydessä. Aikaisemmin tähän pystyi vaikuttamaan perusasetusten yleisissä oletusarvoissa olleella optiolla, mutta se on nyt poistettu. Sama käytäntö on kaikissa Visman toimittamissa ohjelmistoissa, koska Infoline on tärkeä informaatiokanavamme asiakkaillemme. 2.1.2 Kustannuspaikkojen kopiointi toisesta yrityksestä Asetukset Tilit ja kustannuspaikat Kustannuspaikat: Versioon on lisätty mahdollisuus tuoda toisessa yrityksessä olevat aktiiviset kustannuspaikat yrityksen tietokantaan kustannuspaikkatasokohtaisesti. Tuonti tuo myös loogiset kustannuspaikat. Kun painetaan toimintopainiketta Tuo KP1 (tuodaan tason 1 kustannuspaikat), avautuu järjestelmän yritysvalikko, josta valitaan yritys, jonka kustannuspaikat tuodaan käsiteltävään yritykseen. Toiminto varmistaa vielä tuonnin ja se pitää hyväksyä Kyllä-painikeella: Tuonnin jälkeen kustannuspaikkoja käsitellään, kuten ne olisi luotu manuaalisesti käsiteltävän yrityksen tietokantaan. Määrittele kustannuspaikat käyttöön halutuille tileille (esim. Tulostileille) 2.1.3 Kustannuspaikat asiakkaille ja toimittajille Versiossa on lisätty asiakas- ja toimittajarekisteriin oletuskustannuspaikat (tasot KP1, KP2 ja KP3). Ohjelma käyttää näitä oletuskustannuspaikkoja tilauksissa ja laskuissa otsikkotasolla. - 7
Rekisterit Asiakkaat Asiakkaat Perustiedot-välilehti: Jos yrityksen tietokannassa on käytössä tarkempia kustannuspaikan määrityksiä, on kustannuspaikkojen prioriteetti seuraava: 1. myyjä 2. käyttäjäryhmä 3. asiakasrekisteri Rekisterit Toimittajat Toimittajat Yleiset-välilehti: Rekisterit Asiakkaat Asiakkaat Muutokset Perustiedot-välilehti: Asiakasrekisteriin on mahdollista tehdä kustannuspaikkojen massamuutos valitsemalla muutettava kustannuspaikka tasoista KP1-KP3 ja määrittelemällä sille uusi kustannuspaikka: - 8
Asiakkaan oletuskustannuspaikat kiinnitetään myyntitilaukselle ja laskulle. Kustannuspaikkatietoja voi muuttaa/poistaa tilauksella ja laskulla. Esim. myyntitilaus. Esim. myyntilasku. Toimittajan oletuskustannuspaikat kiinnitetään ostotilaukselle ja ostolaskulle. Kustannuspaikkatietoja voidaan muuttaa/poistaa tilauksella ja laskulla. - 9
Esim. ostotilaus. Esim. ostolasku. Rekisterien oletuskustannuspaikkoja käytetään myös silloin, kun tietokantaan tuodaan tietoja rajapintojen kautta: Myyntitilaukset: Soi.mdb Myyntilaskut: Lai.mdb ja Lai.dat Ostotilaukset: Poi.mdb Ostolaskut: Mai.mdb, Mai.dat ja Finvoice - 10
Jos tuontitiedoston kustannuspaikkatietueita ei ole käytetty, otetaan ostolaskuille kustannuspaikka tuonnin yhteydessä toimittajarekisteristä. 2.1.4 Uusia pankkeja Ohjelmaan on lisätty tuki Itella Pankille ja Citybankille. Ohjelma täydentää pankkitileille automaattisesti BIC-koodit: Citibank CITIFIHX Itella Pankki ITELFIHH 2.1.5 Laajennus nimikkeen vapaisiin raportteihin Asetukset Perusasetukset Vapaat rekisteriraportit Nimikkeistä: Nimikkeen kielikäännökset saadaan uudella optiolla näkyviin vapaisiin rekisteriraportteihin itse määriteltyihin raporttimalleihin. Aktivoi raporttimalliin Nimikkeen nimelle optio Eritellään. Kun raportti ajetaan tällä optiolla, raportilla näytetään myös nimikerekisteriin tuotteen Nimetvälilehdelle tallennetut kielikäännökset. 2.1.6 Laajennus asiakkaiden vapaisiin raportteihin Asetukset Perusasetukset Vapaat rekisteriraportit Asiakkaista: Asiakaskortilla voidaan määrittää Yhteyshenkilöt-välilehdelle yhteyshenkilöt ja näiden sähköpostiosoitteet. Nyt nämä tiedot saadaan mukaan vapaisiin rekisteriraportteihin aktivoimalla toimitustietojen Eritellään-optio. - 11
2.1.7 Hintaluokat rekisterin siirtoon Rekisterit Rekisterien siirto Excel-siirto: Nimikkeiden siirrossa Exceliin on nyt mahdollista valita myös tuotteen hintaluokat mukaan siirtoon. 2.1.8 Nimikkeiden valinta usean ryhmän perusteella Nimikerekisteriin on lisätty mahdollisuus poimia/suodattaa nimikkeitä useiden nimikeryhmien perusteella. Rekisterit Nimikkeet Nimikkeet: Useita luokkia -option aktivointi avaa useiden nimikeryhmien valintasarakkeet. Tämän nimikkeiden esivalinnan voi aktivoida valinnalla Asetukset Perusasetukset Optio Esisuodatin käytössä. Mikäli optio ei ole aktivoitu Perusasetuksista, voidaan suodatus tehdä nimikkeiden listanäkymästä suodatintoiminnolla. Käsittelyehdot: JA Nimikkeen pitää kuulua samanaikaisesti kaikkiin valittaviin ryhmiin. TAI Nimike kuuluu johonkin valittavista ryhmistä. - 12
Valittu ehto näytetään nimikelistan yläosassa. JA-valintaehto näytetään & -merkillä: TAI-valintaehto näytetään -merkillä: Nimikkeiden ryhmiä voidaan käyttää esivalintana myös seuraavissa ohjelman osissa: Rekisterit Nimikkeet Hintojen muutos Rekisterit Nimikkeet Hintamuunnos Suodatus Varasto Varastonimikkeet Varasto Nykyinen varastotilanne 2.1.9 Nimikekortin uusi ryhmittely Nimikerekisterin yläosan tiedot on ryhmitelty uudelleen. Näin on saatu enemmän tilaa esim. nimikkeen nimen näyttämiseen: - 13
2.1.10 Asennus Win8-käyttöympäristöön Visma Econet Pro -ohjelmiston voi versiosta 7.10 eteenpäin asentaa käyttöympäristöön, jossa on Windows 8 -käyttöjärjestelmä. 2.1.11 Pdf-tiedostonimen esimerkki Asetukset Perusasetukset Yleiset oletusarvot: Ohjelman perusasetusten PDF-tulostuksen määritysruutuun on lisätty malliesimerkki tiedostonimen muodostumisesta annetuilla komennoilla: 2.1.12 Maventa-arkiston tiedoston esimerkki Asetukset Perusasetukset Maventa asetukset: Ohjelman Maventa-asetusten lähetetyn aineiston arkistoinnin määritysruutuun on lisätty malliesimerkki tiedostonimen muodostumisesta annetuilla komennoilla: 2.1.13 Sampo Pankista Danske Bank 15.11.2012 Sampo Pankin nimi on vaihtunut 15.11.2012: uusi nimi on Danske Bank Oyj. Nimen muutoksessa seuraavat asiat EIVÄT muutu: o Tilit ja tilinumerot o Yrityskortit o Maksupäätteet (päivittyvät automaattisesti) Huomioi seuraavat asiat yrityksen tietokannassa: Laskuttajatiedoissa on muutettava tilisiirtolomakkeelle ja laskuerittelylle maksunsaajan pankin nimi SAMPO PANKKI muotoon DANSKE BANK: Asetukset Perusasetukset Maksutavat Asetukset Myynnin asetukset Pankkitilit laskulomakkeelle Asetukset Myynnin asetukset Laskulomakkeen vakiotiedot (jos käytetty) Asetukset Myynnin asetukset Yleiset lisätietokentät (jos käytetty) Factoringissa Sampo Rahoitus muuttuu 15.11. muotoon Danske Finance/Danske Bank. Muuta factoring-asetusten ja/tai laskulomakkeiden siirtolausekkeessa oleva factoring-siirtoteksti Sampo Pankki Oyj tai Sampo Rahoitus muotoon Danske Bank Oyj. Asetukset Myynnin asetukset Rahoitusyhtiölaskutus Paperilaskun tekstit ja pankkitiedot 2.2 Korjattu 2.2.1 Graafiset raportit Versiossa on parannettu graafisten raporttien käyttöä Win7 + Office 2010 -käyttöympäristöissä. - 14
2.2.2 Siirto Exceliin Versiossa on parannettu tilien siirtoa Exceliin, kun käytetään 64-bittistä MS Officea. 2.2.3 Arkistoivat aineistot Versiossa on korjattu havaittu virhe, jolloin ohjelma jätti muodostamatta arkistointitiedoston, mikäli raportti oli ohjelmassa tulostettu muulle kuin oletuskirjoittimelle. Lisäksi ohjelma ilmoittaa, jos EcSetPDF3.exe-ajuria ei ole asennettuna. 2.2.4 Ohjelman avusteet päivitetty Ohjelmaan rakennetut avusteet on päivitetty versiopäivityksen 7.00 tasolle. Version 7.10 ominaisuudet tullaan päivittämään myöhemmin. 2.2.5 Luotettu yhteys Versiossa ohjelmaan on lisätty luotetun yhteyden muoto SQL Server -määrityksiin. Kun optio aktivoidaan, käytetään luotettua yhteyttä. 2.2.6 Tuki nippuskannaukselle Versiossa on korjattu Visma Econet Pro -ohjelman kautta tehtävän skannauksen toiminnallisuutta tilanteessa, kun käytetään skanneria, jolla voidaan syöttää alkuperäinen aineisto nippuna syöttölaitteen kautta. Ohjelma käyttää oletuksen Victor Library metodia. Vaihtoehtoisesti voidaan määritellä ohjelma käyttämään Windows Image Acquisition metodia. Lisää tällöin ECT-tietokantaan flag: Flags Group_ UseWIAScan Name Flag Yes 2.2.7 Office-päivityksen rekisteröintiongelma vaihtoehtoinen päävalikko Versiossa Visma Econet Pro -ohjelmaan on rakennettu vaihtoehtoinen päävalikko tilanteita varten, joissa MS Officen päivitysten komponenttien päivitys aiheuttaa muutoksia ohjelman käyttämien yleisten komponenttien käyttöön ja estää ohjelman käytön, kuten päävalikon avautumisen. Ohjelma ilmoittaa ongelmasta: - 15
Tämän jälkeen käynnistyy vaihtoehtoinen päävalikko, joka on rakennettu välilehtitekniikalla. Välilehdiltä löytyvät samat toiminnot kuin puurakenteestakin, ja ohjelmaa voi käyttää normaalisti: Jotta ohjelma saadaan taas käyttämään Visma Econet Pron puurakenteellista päävalikkoa, toimi Infolinessa olevan Office-päivityksen korjausohjeen mukaisesti. 2.2.8 Rekisterien siirto vanhalla tiedostomallilla Rekisterit Rekisterien siirto: Versiossa on parannettu rekisterien siirron toiminnallisuutta, jotta pohjana voidaan käyttää myös vanhemmilla Visma Econet Pro -versioilla tehtyjä tiedostoja. 2.2.9 Nimikerekisterin siirto Exceliin Rekisterit Rekisterien siirto: Versiossa on korjattu havaittu virhe nimikerekisterin Hintaluokkien siirrossa Exceliin. Nyt otsikkotiedot on käännetty suomeksi. 2.2.10 Käännösten haku Versiossa on muutettu kielikäännösten hakurutiinia. Mikäli kielikäännöksiä ei löydy tietokannasta Asetukset Perusasetukset Ulkom. raporttien otsikot, ne haetaan tietokannasta EcLocalization.mdb. - 16
3 Kirjanpito 3.1 Uudet ominaisuudet 3.1.1 Uudet yleiset arvonlisäverokannat Hallitus on 18.9.2012 antanut maaliskuussa julkaisemansa kehyspäätöksen mukaisen esityksen arvonlisäverokantojen nostamisesta. Kaikkia arvonlisäverokantoja korotettaisiin yhdellä prosenttiyksiköllä. Yleinen arvonlisäverokanta nousisi tällöin 24 prosenttiin ja alennetut verokannat 14 ja 10 prosenttiin. Samassa yhteydessä myös vakuutusmaksuveroa ehdotetaan korotettavaksi 24 prosenttiin nykyisestä 23 prosentista. Hallituksen esityksen mukaan vuodenvaihteessa tapahtuvan verokantamuutoksen käyttöönotossa sovelletaan käytännössä samoja periaatteita kuin vuoden 2010 verokantamuutoksissa. Huomioi uudet yleiset arvonlisäverokannat 1.1.2013 alkaen, mikäli laki astuu voimaan. Muutokset on huomioitu asennussarjalla tilikartoissa ja alv-raporttimalleissa.: alv-tarkistusraportit Kausiveroilmoitus Tilikartat (Liikekirjuri ja Osakeyhtiö) Tililuokka2 määrittää kirjanpidon tilin käyttäytymisen alv-raportoinnissa. Alla luettelo versiossa käytettyjen alv-raporttien tililuokkalaajennuksesta: Uusi Tililuokka 2 Vanha Tililuokka 2 Muut velat lyhytaik/my alv 14% Muut velat lyhytaik/my alv 13% Muut velat lyhytaik/my alv 24% Muut velat lyhytaik/my alv 23% Muut velat lyhytaik/my alv 10% Muut velat lyhytaik/my alv 9% Muut velat lyhytaik/ostot alv 14% Muut velat lyhytaik/ostot alv 13% Muut velat lyhytaik/ostot alv 24% Muut velat lyhytaik/ostot alv 23% Muut velat lyhytaik/ostot alv 10% Muut velat lyhytaik/ostot alv 9% Myynnit alv 14% Myynnit alv 13% Myynnit alv 24% Myynnit alv 23% Myynnit alv 10% Myynnit alv 9% Ostaja verovel. ei vah. 14% Ostaja verovel. ei vah. 13% Ostaja verovel. ei vah. 24% Ostaja verovel. ei vah. 23% Ostaja verovel. ei vah. 10% Ostaja verovel. ei vah. 9% Ostaja verovelvollinen 14% Ostaja verovelvollinen 13% Ostaja verovelvollinen 24% Ostaja verovelvollinen 23% Ostaja verovelvollinen 10% Ostaja verovelvollinen 9% Ostot alv 14% Ostot alv 13% Ostot alv 24% Ostot alv 23% Ostot alv 10% Ostot alv 9% Palveluost yhteisöh24% Palveluost yhteisöh23% Rakpalv omakäyttö24 Rakpalv omakäyttö23 Yhteisöhankinnat 14% Yhteisöhankinnat 13% Yhteisöhankinnat 14% ei väh.kelp Yhteisöhankinnat 13% ei väh.kelp Yhteisöhankinnat 24% Yhteisöhankinnat 23% Yhteisöhankinnat 24% ei väh.kelp Yhteisöhankinnat 23% ei väh.kelp - 17
Yhteisöhankinnat 10% Yhteisöhankinnat 9% Yhteisöhankinnat 10% ei väh.kelp Yhteisöhankinnat 9% ei väh.kelp Yhteisöpalvhankinnat 24% Yhteisöpalvhankinnat 23% Yhteisöpalvhankinnat 24% ei väh.kelp Yhteisöpalvhankinnat 23% ei väh.kelp Yhteisöpalvhankinnat 10% Yhteisöpalvhankinnat 9% Yhteisöpalvhankinnat 10% ei väh.kelp Yhteisöpalvhankinnat 9% ei väh.kelp Myynti käytetyt tavarat 24% Myynti käytetyt tavarat 23% Myynti käytetyt tavarat 10% Myynti käytetyt tavarat 9% Ostot käytetyt tavarat 24% Ostot käytetyt tavarat 23% Ostot käytetyt tavarat 10% Ostot käytetyt tavarat 9% Tilikarttakohtaiset muutokset Liikekirjuri (Kirjuri2.dat) Liikekirjurin tilikartta on päivitetty Kirjurituotteen julkaiseman tililuettelon version 6.6 tasolle. Tilipuitteita on laajennettu taseen alv-tilien osalta vastaamaan Econetin tili-/ arvonlisäverokantakohtaista arvonlisäveron kirjaamista. Lisäksi tilikarttaan on lisätty mallitilit verokantojen 24, 14 ja 10 myynti- ja ostotileille. Uudet tilit 293909 Suoritettava alv marginaalimyynneistä 24% 293914 Myynnin alv-velka 24% 293924 Myynnin alv-velka 14% 293929 Suoritettava alv marginaalimyynneistä 10% 293940 Myynnin alv-velka 10% 293944 Ostojen alv-saaminen 24% 293954 Ostojen alv-saaminen 14% 293970 Ostojen alv-saaminen 10% 8182 Asiakaslehdet 9% 8462 Lehdet 9% Mallitilit uusilla alv määrityksillä myynti-ja ostotileille 30002 Myynti 24% 30012 Myynti 14% 30022 Myynti 10% 40002 Ostot 24% 40012 Ostot 14% 40022 Ostot 10% Liikekirjuri (Kirjuri2_alv24.dat) Liikekirjurin tilikartta, jossa on tilimääritykset pelkästään uusilla arvonlisäverokannoilla 24, 14 ja 10. Tilikartta voidaan ladata uuden yrityksen käyttöön, jonka liiketapahtumat ovat pelkästään uusien verokantojen kaudella 1.1.2013 jälkeen. Tee lataus valinnalla Asetukset Tilit ja kustannuspaikat Tilien siirto Tilikartan luku Valitse tiedostosta Kirjuri2_alv24.dat Lataa uusi tilikartta. Osakeyhtiö (sis.konsernitilit) (Tilioy2.dat) Uudet tilit 29002 Myynnin alv-velka 24 % 29022 Myynnin alv-velka 14 % 29042 Myynnin alv-velka 10 % 29102 Ostojen alv-saaminen 24 % 29122 Ostojen alv-saaminen 14 % - 18
29142 Ostojen alv-saaminen 10 % sekä uusien alv-verokantojen 24,14 ja 10 mukaiset tilit vanhojen alv-verokantojen lisäksi. Tilikartta latautuu uudelle yritykselle käyttöönoton kautta, kun valitaan Osakeyhtiön tilikartta. Tilikarttaa voidaan käyttää myös päivittävänä tilikarttana, jolloin laajennetaan jo toiminnassa olevan yrityksen tilikarttaa uusilla verokannoilla. Tee päivitys antamalla päivityksen päivittä vain Tililuokat 2 ja 10. Osakeyhtiö (sis.konsernitilit) (Tilioy2_alv24.dat) Osakeyhtiön tilikartta, jossa on tilimääritykset pelkästään uusilla arvonlisäverokannoilla 24, 14 ja 10. Tilikartta voidaan ladata uuden yrityksen käyttöön, jonka liiketapahtumat ovat pelkästään uusien verokantojen kaudella 1.1.2013 jälkeen. Tee lataus valinnalla Asetukset Tilit ja kustannuspaikat Tilien siirto Tilikartan luku Valitse tiedostosta Kirjuri2_alv24.dat Lataa uusi tilikartta. 3.1.2 Raporttien tulostus massa-ajona Versiossa on kehitetty ominaisuus, jolla sama kirjanpidon raportti voidaan tulostaa massa-ajona kertavalinnalla useamman yrityksen tietokannasta. Massana tulostettavat raportit: taseet, tuloslaskelmat, päiväkirja, pääkirja ja alv tarkistusraportit. Yritykset, jotka valitaan massatulostukseen, täytyy päivittää uuteen versioon eli yrityksen tietokanta täytyy avata ennen raportointia uudella versiolla, jotta tietokantarakenne päivittyy uuden ohjelmaversion mukaiseksi. Ohjelma ilmoittaa, jos raportointiin valitaan päivittämätön yritys: Huom! Tarkista aina huolellisesti massa-ajettujen raporttien oikeellisuus. Tase-, tuloslaskelma- ja alv-raporteissa täytyy massatulostukseen valituissa yrityksissä olla yhtenäiset kirjanpidon raporttimääritykset ja tilien tililuokkamääritykset. Valitse siis näiden massatulostukseen vain yrityksiä, joissa on yhtenäiset kirjanpidon määritykset. Massatulostuksen aktivointi eri raporteilla: - 19
Taseet ja tuloslaskelmat sekä alv-tarkistusraportit. Virallinen tase ja tuloslaskelma. Päiväkirja Pääkirja. Kausiveroilmoitukset Myös tyvi-tiedostot on mahdollista muodostaa useammalle yritykselle samassa ajossa. - 20
Yritysten kausiveroilmoittamisen jaksotuksen pitää olla yhtenäinen (kuukausi, neljännesvuosi tai vuosi) ja raportointihistorian täytyy olla yhtenäinen. Ohjelma ei anna valita eri ilmoitusjaksollisia yrityksiä mukaan tulostukseen. Myös käyttöympäristön muut asetukset voivat estää yrityksen valinnan tulostukseen. Esim.: Tulosta tämä raportti useammalle yritykselle -option aktivointi avaa yritysvalikon, josta massatulostukseen voidaan valita halutut yritykset yllä kuvatuin ehdoin. Aloita tulostus OK-painikkeella. Kun massatulostus valitaan kausiveroilmoituksen tyvi-tiedoston luomiseen, ohjelma avaa ensin sen yrityksen ilmoituksen, jossa työskennellään. Kun tiedosto on luotu ja taulu suljettu, ohjelma avaa - 21
seuraavan tulostukseen valitun yrityksen tiedot tarkistusta/muokkausta, kausiveroilmoituksen arkistoraportin tulosta ja tiedoston luontia varten. Kun kaikkien massatulostukseen valittujen yritysten tiedostot on luotu, ohjelma ilmoittaa toiminnon päättymisestä. 3.1.3 Edellinen kirjausrivi malliriviksi Asetukset Kirjanpidon asetukset Optiot Kopioi edellinen rivi: Ohjelmaan on lisätty uusi optio, jolla voidaan määrittää kirjanpidon kirjausrivien käyttäytymistä. Kun optio aktivoidaan, kirjanpidon seuraava vientirivi ehdottaa edellisen rivin kustannuspaikkatietoja. Myös vientiriville tehty muutos periytyy seuraavalle riville. Mikäli seuraavalla rivillä käytettävällä tilillä ei ole avattu kaikkia mallirivin kustannuspaikkoja, täytetään vain ne kustannuspaikat, joille on oikeus kirjata. Sinisellä tekstillä olevat optiot ovat käyttäjä- ja yrityskohtaisia, mikä mahdollistaa käyttöliittymän muokkaamisen käyttäjäkohtaiseksi. - 22
3.1.4 Kustannuspaikkasuodatus tapahtumien syöttöön Kirjanpito Tapahtumien syöttö Määritä tositeväli: Rajausehtoihin on lisätty mahdollisuus valita myös kustannuspaikka. Näin saadaan suodatettua tietyn kustannuspaikan tai kustannuspaikkayhdistelmän tapahtumat tietyltä ajalta. Valittu suodatus näkyy kirjanpidon tapahtumien rivinäkymän yläosassa. 3.1.5 Laskutyypin näyttö saldoreskontrassa Kirjanpidon saldoreskontran vienteihin on lisätty informatiivinen tieto siitä, minkä tyyppinen lasku kirjauksessa on kyseessä (veloitus/hyvitys). Tyyppi näytetään sen perusteella, mitä tilille on määritelty laskun vientitiedoksi (Debet/Kredit). 3.1.6 Skannattujen dokumenttien arkistotiedoston esimerkki Asetukset Kirjanpidon asetukset Yleiset oletusarvot Arkisto-välilehti: Ohjelman kirjanpidon skannattujen dokumenttien arkistoinnin määritysruutuun on lisätty malliesimerkki arkistotiedoston muodostumisesta annetuilla komennoilla: - 23
3.2 Korjatut 3.2.1 Rivin upotus tositteella Korjattu virhe, jossa kirjanpidon tositteelle ei voinut upottaa uutta riviä. Ongelma ilmeni, mikäli käytettiin kirjanpidon tilejä ilman saldoreskontran aktivointia ja käyttöympäristönä oli Windows 7 + Office 2010. 3.2.2 Reskontraraportin otsikko Versiossa on korjattu reskontraraportin otsikkotietoja, jotta niiden kaikki kirjaimet näkyvät raportilla. 3.2.3 Tilin etsinnän pikatoiminto Versiossa on korjattu havaittu virhe, jossa tiliä ei voinut kirjausrivillä enää etsiä F3-pikatoiminnolla. 3.2.4 Tilin nimi 2 -määritys Korjattu havaittu virhe, jossa kuukauden päätös poistaa joissakin käyttöympäristöissä option Asetukset Perusasetukset Optiot Lisäoptiot Tilin nimi 2 raporteille. 3.2.5 Saldoreskontran raportti Kirjanpito Raportit Reskontralista: Versiossa on kehitetty raportin toimintaa, jotta se voidaan tulostaa nopeammin silloin, kun tietokannan tapahtumamäärät ovat suuria. - 24
4 Laskutus ja myyntireskontra 4.1 Uudet ominaisuudet 4.1.1 Laskutusvaatimukset 1.1.2013 lähtien Asetukset Perusasetukset Arvonlisäverot: Alv-koodin Kuvaus-kentän tiedot ovat vapaasti muokattavissa. Visma Econet Pron Laskutus-ohjelmaan vaikuttavat muutokset ovat laskumerkintävaatimuksiin liittyviä. Tarkista ja muuta tarvittaessa arvonlisäverokantojen kuvauksia vastaamaan uusia yhtenäistettyjä laskunmerkintävaatimuksia. Muut muutokset on hallinnoitava laskuttavassa yrityksessä muutoin. Yleistä laskutusvaatimusten muutoksesta: Arvonlisäverolakia muutettiin laskutusdirektiivin mukaiseksi lailla arvonlisäverolain muuttamisesta 29.6.2012/399. Muutokset tulevat voimaan 1.1.2013 ja niitä sovelletaan, kun veron suoritusvelvollisuus on syntynyt 31.12.2012 jälkeen. Lisätietoja muutoksesta löydät Verottajan sivuilta http://www.vero.fi. Laskutukseen tulevat 1.1.2013 seuraavat muutokset: arvonlisäverolaissa säädetään, milloin laskutukseen sovelletaan Suomen säännöksiä (4) tavaroiden yhteisömyyntejä koskevista ennakkomaksuista ei enää ole velvollisuutta antaa laskua lasku on annettava myös eräistä toisessa EU-maassa tapahtuvista myynneistä, jotka ovat Suomessa verottomia yhteisömyyntejä ja toisen EU-maan arvonlisäverolain (AVL) 65 :ää vastaavan säännöksen mukaisesti kyseisessä jäsenvaltiossa verotettavaa palvelun myyntiä koskevien laskujen antamiseen on säädetty määräaika laskumerkintävaatimuksia on tarkennettu käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa, marginaaliverotusjärjestelmää sovellettaessa ja kun ostaja laatii laskun ulkomaan valuutan muunnossa euroiksi voidaan käyttää myös Euroopan keskuspankin julkaisemaa myyntikurssia kevennettyjä laskumerkintävaatimuksia sovellettaessa vähäarvoisen laskun yläraja nousee 400 euroon laskujen alkuperän aitous ja sisällön muuttumattomuus sekä luettavuus on varmistettava koko säilytysajan - 25
4.1.2 Rivikohtaisten alennusten laskenta Versiossa laskutukseen on lisätty toiminnallisuus, jolla voidaan laskettaa laskun kaikille riveille kerralla haluttu alennus joko prosentti- tai euromääräperusteisesti. Annettu prosenttimäärä laskee laskun loppusummasta jokaiselle riville alennuksen. Annetun euromäärän perusteella ohjelma laskee alennusprosentin riveille. Toiminnallisuus on käytettävissä sekä laskutuksessa että käteislaskutuksessa. Rivitietojen syötön toiminnallisuus jälkeen avataan Alennus-painikkeella. Anna joko haluttu laskun loppusumma tai haluttu rivikohtainen alennusprosentti: OK-painikkeella alennus viedään rivikohtaisiksi alennuksiksi ja laskun tiedot muuttuvat. Alennusta ei kirjata automaattivienteinä tehtyihin laskutuslisän ja prosentuaalisten vakuutuskulujen nimikeriveille. Jos laskutuslisärivi tehdään manuaalisesti, myös sille lasketaan alennus. 4.1.3 Ryhmälaskujen piilotus Versiossa voidaan piilottaa ryhmälaskutuksen kautta ajetut laskut niiltä käyttäjiltä, joilla ei ole oikeutta ryhmälaskutusominaisuuteen. Tähän vaikuttaa se, miten käyttöoikeudet ohjelman ryhmälaskutukseen on määritelty. Jos käyttöoikeus toiminnallisuuteen estetään, piiloutuvat tältä käyttäjältä myös ryhmälaskutuksen kautta ajetut laskut ohjelman laskutuksessa ja myyntireskontrassa. Työtehtävistä riippuen jollakin käyttäjällä voi olla tarve nähdä nämä laskut, vaikka oikeutta ryhmälaskutuksen määrityksiin tai ajoon ei olisikaan. Tällöin oikeus avataan Monitorin käyttäjien määrityksissä aktivoimalla optio Näytä ryhmälaskut. - 26
4.1.4 Alennusten näyttäminen Asiakkaan laskut -raportilla Versiossa on kehitetty Asiakkaan laskut -raporttia siten, että tiedot voidaan tulostaa nyt myös laskuista, joita ei vielä ole tulostettu. Tällöin laskut ovat tilassa Laskutusvalmis. Kesken-tilassa olevat laskut eivät tulostu raportille. Alennukset saadaan rivikohtaisesti joko euromääräisinä tai prosentteina. Laskutus Raportit Asiakkaan laskut: Kun raportin tulostusehdoissa aktivoidaan optio Tulosta laskurivit ja Alennus%-optio ei ole aktiivinen, saadaan raporttiin alennukset rivikohtaisina euromäärinä sekä rivien summatietona. Kun myös Alennus%-optio aktivoidaan, raportilla näytetään tuotteiden rivikohtaiset alennusprosentit: - 27
4.1.5 Skannattujen laskujen arkistotiedoston esimerkki Asetukset Myynnin asetukset Yleiset oletusarvot Arkisto-välilehti: Ohjelman laskutuksen arkistoinnin määritysruutuun on lisätty malliesimerkki arkistotiedoston muodostumisesta annetuilla komennoilla: 4.1.6 Lomake-editoriin huomautusviestit Asetukset Perusasetukset Lomakkeiden muokkaus: Lomakkeiden muokkauksen yhteyteen on lisätty varoitusviestit, mikäli tehty muokkaus ei mahdu muokkaukseen valitun lomakkeen osion tilaan. Esim.: Lomakkeiden muokkausosio varoittaa myös tallentamisesta ohjelmiston oletuslomakkeiden nimille. Jos tämä sallitaan, tulee ohjelmiston seuraava päivitys hävittämään oletuslomakkeille tehdyt muutokset. Siksi kaikki muutokset on hyvä tallentaa eri nimelle. - 28
Kun kysymykseen vastataan Kyllä, avautuu tallennusruutu, johon määritellään lomakkeen uudet tiedot: 4.1.7 Laskun lähetystapa näkyviin Laskujen listanäkymään on lisätty tieto siitä, mitä lähetyskanavaa pitkin lasku on toimitettu asiakkaalle. Laskujen suodatuksessa toimitustapaa voidaan myös käyttää yhtenä kriteerinä siihen, mitä laskuja listanäkymässä halutaan tarkastella. 4.1.8 Termin muutos maksukehotuksiin Versiossa on muutettu maksukehotustulosteilla näkyvä termi Perimismaksu termiksi Muistutusmaksu. - 29
4.1.9 Asiakkaiden luonti tuonnin yhteydessä Laskutus Tietojen siirrot: Versiossa on kehitetty asiakastietojen luontia, kun tiedot tuodaan siirtopintojen kautta (lai.dat ja lai.mdb). Laskujen luku ASCII-siirtotiedostosta ja Access-siirtotaulusta -toimintoon on lisätty uusi optio Sama -sana toimitusosoitteeksi. Tällä voidaan pakottaa toiminnallinen komento sama tuonnin yhteydessä luotavien uusien asiakkaiden tietoihin poikkeavaksi laskutusosoitteeksi ja toimitusosoitteeksi. Mikäli optiota ei aktivoida tuonnin yhteydessä, ohjelma luo asiakastiedot kuten tähänkin asti eli perustaa poikkeavaksi laskutusosoitteeksi saman osoitteen kuin asiakkaan perustietoihin. Toiminnolla on vaikutusta siinä vaiheessa, kun asiakkaan tietoja siirron yhteydessä halutaan päivittää. Jos poikkeavassa laskutusosoitteessa on sama -komento, päivittyvät Perustiedot- välilehden osoitetiedot. Jos poikkeavassa laskutusosoitteessa on asiakkaan tietoja, vain ne päivittyvät (ei perustiedot), kuten tähänkin asti. 4.2 Korjatut 4.2.1 Laskujen Finvoice-aineisto Versiossa on palautettu Finvoice-laskuaineiston muodostus samanlaiseksi kuin se oli ennen päivitystä versioon 7.00. 4.2.2 Laskun pdf-kuva Maventa-palveluun Versiossa on korjattu laskun pdf-kuvatiedoston lähettäminen Maventa-palveluun (optiolla aktivoitava lisäominaisuus). Tiedoston nimeäminen on korjattu vastaamaan Maventan vaatimia nimimäärityksiä. 4.2.3 Finvoice-laskun toimitusosoite Versiossa on muutettu laskun toimitusosoitteen käyttäytymistä. Jos käytetään Finvoicen versiota 1.3. ja jotain asiakkaan kolmesta osoitetiedosta, pitää kaikki kolme tietuetta täyttää Finvoicen standardisääntöjen perusteella (osoite, postinumero ja postitoimipaikka). Jos toimitusosoite on - 30
syötetty ilman postinumeroa, ohjelma täydentää toimitusosoitteen elementtiin DeliveryPostCodeIdentifier postinumeron 00000 merkinnällä. Ohjelma täydentää myös toimitusosoiteelementteihin laskutusosoitteen tiedot, mikäli poikkeavaa toimitusosoitetta ei ole laskulle annettu. 4.2.4 Viitetiedoston polkumääritys Versiossa on huomioitu viitetiedoston määritys cd-asemalle. Ohjelma antoi aikaisemmin virheilmoituksen, jos viitesiirtojen noutopoluksi oli määritelty cd-asema ja asema oli tyhjä. Nyt ohjelma ohittaa tämän, jos cd:tä ei ole laitettu asemaan. - 31
5 Ostoreskontra 5.1 Uudet ominaisuudet 5.1.1 Sähköisten laskujen tuontiin muokkauslaajennus Tuotaessa ostolaskuja Maventa-palvelusta tai Finvoicena pankista, voidaan versiopäivityksen jälkeen laskutietoihin tehdä enemmän muokkauksia kuin ennen. Avatut toiminnot ennen laskujen vientiä ostoreskontraan ovat: toimittaja, rahamäärä, laskun tila, rivitietojen muutokset, tarkastajatietojen muutokset (yleinen ja rivikohtainen). Jos tiliöintirivejä muutetaan, taulussa näytetään varoitusteksti Laskujen määrä ei täsmää niin kauan, kunnes koko rahamäärän tiliöinnit on käsitelty. 5.1.2 Uusi ostolaskujen arkistotarkenne Asetukset Ostojen asetukset Yleiset oletusarvot Arkisto-välilehti: Versioon on lisätty ostolaskujen arkistoinnin tiedostonimen määrityksiin uusi tarkenne, jolla arkistoinnin tiedostonimeen voidaan lisätä ostolaskun sisäinen numero. Uusi tarkenne on käytettävissä skannattujen ostolaskujen arkistoinnissa ja Finvoice-laskujen arkistoinnissa. Uuden tarkenteen komento: OR#%nnnnnnnnn Käytä määrityksessä enintään 9 n-kirjainta eli 9-merkkinen numerointi, joka on enimmäismäärä myös numerosarjojen määrityksissä. Arkistoinnin määritysruutuun on lisätty myös malliesimerkki tiedostojen muodostumisesta annetuilla komennoilla. - 32
5.1.3 Ostolaskun sisäinen selite Ostoreskontra Ostolaskut: Ostolaskujen sisäiset selitteet näkyvät nyt laskujen listanäkymässä toimintopainikkeena. Selitteet voidaan tässä näytössä merkitä käsitellyiksi, avata luettavaksi, muokata ja tyhjentää. Tämä toiminnallisuus helpottaa mm. ostolaskujen kierrätyksestä (Mobile) palautuneiden laskujen seurantaa. Selitteen muokkaus ei vaikuta ostolaskun tilaan; se pitää käsitellä erikseen. Versiossa on myös lisätty ostolaskun sisäisen selitteen tulostus raporttiin, kun sisäiset muistiinpanot on aktivoitu. Lisäksi raportilla näytetään väkäsellä ne avoimet sisäiset selitteet, joita ei ole merkitty käsitellyiksi. 5.1.4 Siirtopintojen laajennukset Versiossa on lisätty sekä mai.dat- että mai.mdb-tietuekuvauksiin tietueet laskun pdfkuvatiedostopolun tuontia varten. Pyydä tarvittaessa uusi tietuekuvaus asiakaspalvelustamme. - 33
Mai.dat: Field Offset Field Description Comments Note length 1631 255 ExtInvoicePDF If PDF file exists and archive folder For export of version is set V04. (Purchasing Setup /General Default If PDF file exists the /Archive /Archive (scanned program copies this file to invoices) then program copies PDF the folder with the file file in archive folder and saves new mai.dat. name file in invoice. If PDF file doesn t exist then program puts corresponding message to protocol and ignores it. Mai.mdb: Field Name Data Type Description Default Note ExtInvoicePDF Text The PDF file If PDF file exists and archive folder is Lengh(=255) name set (Purchasing Setup /General Default /Archive /Archive (scanned invoices) then program copies PDF file in archive folder and saves new name file in invoice. If PDF file doesn t exist then program puts corresponding message to protocol and ignores it. 5.2 Korjatut 5.2.1 Maksupäiväkirjan hyvityslaskujen kassa-alennukset Versiossa on korjattu havaittu virhe hyvityslaskujen kassa-alennuksen käsittelyssä maksupäiväkirjalla. Hyvityslaskun voimassa ollut kassa-alennus tiliöityi vääränmerkkisenä, kun se kohdistettiin veloituslaskuun. 5.2.2 Merkkikäsittely ostolaskun arkistoinnissa Versiossa on muutettu ostolaskujen tuonnin rutiinia niiden laskujen osalta, joiden toimittajan laskunumerossa on käytetty /-merkkiä. Tuo merkki esti laskun arkistoinnin ja näin ostolaskun xmltiedoston linkin toiminnon. Ohjelma korvaa tuonnin yhteydessä nyt /-merkin merkinnällä. - 34
6 Materiaalihallinto 6.1 Uudet ominaisuudet 6.1.1 Ostotilausten saapuvat -raporttiin henkilösuodatus Ostotilaukset Raportit Saapuvat: Raportin tulostusehtoihin on lisätty mahdollisuus rajata raporttia Käyttäjäryhmällä ja/tai Käyttäjällä. Valitun suodatuksen perusteella näytetään vain näiden käyttäjien järjestelmään luomat tilaukset. Suodatusehto näytetään sekä listanäkymässä että tulostettavan raportin yläosassa: Käyttäjät-valinta on aktiivinen, jos käyttäjätiedot on valittu liitettäväksi tapahtumiin. Toiminto vaatii yrityksen salasanasuojauksen lisäksi (Econet Monitorin päävalikosta Yritystiedot-painike Valitse-painike määrittele Haluatko käyttää salasanaa -valintaan Kyllä) option Näytä käyttäjätunnus aktivoinnin (Asetukset Perusasetukset Optiot). Käyttäjä voi kuulua käyttäjäryhmiin, joilla on oikeus vain oman ryhmänsä tapahtumiin. Käyttäjäryhmien käsittely löytyy yritysten hallintaohjelmasta Econet Monitori valinnalla Käynnistä Ohjelmat Econet Pro Econet Pro Monitori tai päävalikosta Monitori-painikkeella. Valitse tarvittaessa Ryhmä-kenttään haluttu käyttäjäryhmä. 6.2 Korjatut 6.2.1 Tilausmäärä ostotilauksella Versiossa on poistettu tilausmäärän rajoitus ostotilauksen riviltä. Aikaisemmin tilausmäärän enimmäisarvo oli 214748, mikäli tuotteelle oli määritelty eräkoot Varastotilanne-välilehdelle. Ilman eräkoko tietoja määrällä ei ollut rajoitusta. 6.2.2 Varastotapahtumien tuonti Varasto Varastotapahtumien tuonti: Varastotapahtumien tuonnissa siirtotiedoston kautta havaittu ongelma on korjattu. Siirrossa tuotujen tapahtumien vaikutus ei näkynyt varastosaldoissa kaikilla nimikkeillä. - 35
7 Yleisten alv-verokantojen muutos 1.1.2013 Ohjeen kirjoitushetkellä hallituksen esityksen tasolla olevan mahdollisen yleisten arvonlisäverokantojen muutosten käsittely Visma Econet Pro -ohjelmassa voidaan hoitaa käyttämällä joko lisälisenssin vaatimaa ÄlyAlv-toiminnallisuutta tai käsitellä muutokset manuaalisesti. 7.1 ÄlyAlv Visma Econet Prohon on rakennettu alv-verokantojen yleinen muutoskäsittely. Tämä ominaisuus helpottaa yleisen arvonlisäverokannan muutosten hallinnointia ja asetusten muuttamista useassa ohjelman osassa jo tuotantokäytössä olevissa tietokannoissa. Muutos ottaa kantaa alv-määrityksiin seuraavissa ohjelman eri moduuleissa: Arvonlisäverokoodit Tilikartta Asiakasrekisteri Toimittajarekisteri Nimikeryhmät Nimikkeet Asiakaskohtaiset hinnastot Tuoterakenteet Ryhmälaskumallit Laitekortit Toimitusehdot Huomauttaa kirjaussäännöistä raporteilla, joilla on käytetty alv-tilejä. huomauttaa tietokannassa jo olevista tapahtumista, joiden päiväys on uuden alv-koodin käyttöönottopäivän jälkeen (kirjanpidon tapahtumat, ostolaskut ja myyntilaskut, myyntilaukset ja ostotilaukset) Ryhmälaskumallit käyttävät mallin laskuriveillä olevia alv-koodeja. Mieti alv-massamuutoksen ajankohta tarkoin, jos käytössänne on Visma Econetin ryhmälaskut. Ennen muunnosajoa tilikarttaan pitää lisätä vain 6-8 tiliä: taseen alv-velka ja -saamistilit uusia verokantoja varten. Huom! Tämä ominaisuus vaatii lisenssilaajennuksen. Ota tarvittaessa yhteyttä myynnin yhteyshenkilöösi tai myynti@visma.com tai puh. 010 756 20. 7.1.1 Määritykset ennen muutosajoa Valinta Monitori Työkalut Käyttäjät (HUOM! Ei tarvita ASP-käyttäjillä!) Määrittele muutokseen oikeuttavalle käyttäjätunnukselle Tehokäyttäjän oikeudet. Jos käyttäjä, jolla ei ole Tehokäyttäjän oikeuksia, yrittää tehdä alv-konversiota, ohjelma ilmoittaa: - 36
Ota tietokannasta varmuuskopio. Varmuuskopio on ainoa keino palauttaa tietokanta tilanteeseen ennen alv-muutosajoa, ja tämä on käyttäjän vastuulla. Tarkista, että arvonlisäverot on raportoitu/arkistoitu ajalta ennen 1.7.2010. ÄlyAlv-ajon jälkeen vanhoissa tietokannoissa (jos ÄlyAlv on ajettu yrityksen tietokantaan myös 1.7.2010) menetetään tuota aikaleimaa vanhemmat tililuokka2-määritykset tilikartasta. Mikäli näin tapahtuu, ne voidaan palauttaa manuaalisesti vanhojen arvonlisäverojen raportoinnin ajaksi. ÄLÄ PÄIVITÄ TILIKARTTAA Tilikarttaan ei ole tarvetta lisätä tilejä uusien verokantojen vuoksi, koska ÄlyAlv-ominaisuus hallitsee kaksi verokantaa yhden tilin kautta. Valinta Asetukset Tilit ja kustannuspaikat Tilien käsittely: Määrittele ennen muutosajoa 6-8 kpl uusia taseen alv-tilejä käyttöön (alv-velka- ja -saamistilit). Oheisena mallitilit, perusta tilit kopioimalla esim. edellisen verokannan tilistä ja muuta määritykset. Alv-muutosajon määrityksissä tarvitaan näitä tilejä, joten ne pitää lisätä tilikarttaan ennen ajoa. Jos kirjaat alv-osuuden esim. EU-ostoista, kopioi niille myös tilit (laskennallisen alv-osuuden käyttäjät eivät tätä tarvitse). Kirjuri2.dat 293914 Myynnin alv-velka 24 % TL1: Muut velat lyhytaik. TL2: Muut velat lyhytaik/my alv 24% TL10: Myynnin alv-velat Tyypitys: Alv 293924 Myynnin alv-velka 14 % TL1: Muut velat lyhytaik. TL2: Muut velat lyhytaik/my alv 14% TL10: Myynnin alv-velat Tyypitys: Alv 293940 Myynnin alv-velka 10 % TL1: Muut velat lyhytaik. TL2: Muut velat lyhytaik/my alv 10% TL10: Myynnin alv-velat Tyypitys: Alv (Liikekirjuri) 293944 Ostojen alv-saaminen 24 % TL1: Muut velat lyhytaik. TL2: Muut velat lyhytaik/ostot alv 24% TL10: Ostojen alv-saamiset Tyypitys: Alv 293954 Ostojen alv-saaminen 14 % TL1: Muut velat lyhytaik. TL2: Muut velat lyhytaik/ostot alv 14% TL10: Ostojen alv-saamiset Tyypitys: Alv 293970 Ostojen alv-saaminen 10 % TL1: Muut velat lyhytaik. TL2: Muut velat lyhytaik/ostot alv 10% TL10: Ostojen alv-saamiset Tyypitys: Alv 293909 Suoritettava alv marginaalimyynneistä 24% - 37
TL1: Muut velat lyhytaik. TL2: Muut velat lyhytaik/my alv 24% TL10: Myynnin alv-velat Tyypitys: Alv 293929 Suoritettava alv marginaalimyynneistä 10% TL1: Muut velat lyhytaik. TL2: Muut velat lyhytaik/my alv 10% TL10: Myynnin alv-velat Tyypitys: Alv Tilioy2.dat (Econet Oy sis.konsernitilit) 29002 Myynnin alv-velka 24 % TL1: Muut velat lyhytaik. TL2: Muut velat lyhytaik/my alv 24% TL10: Myynnin alv-velat Tyypitys: Alv 29022 Myynnin alv-velka 14 % TL1: Muut velat lyhytaik. TL2: Muut velat lyhytaik/my alv 14% TL10: Myynnin alv-velat Tyypitys: Alv 29042 Myynnin alv-velka 10 % TL1: Muut velat lyhytaik. TL2: Muut velat lyhytaik/my alv 10% TL10: Myynnin alv-velat Tyypitys: Alv 29102 Ostojen alv-saaminen 24 % TL1: Muut velat lyhytaik. TL2: Muut velat lyhytaik/ostot alv 24% TL10: Ostojen alv-saamiset Tyypitys: Alv 29122 Ostojen alv-saaminen 14 % TL1: Muut velat lyhytaik. TL2: Muut velat lyhytaik/ostot alv 14% TL10: Ostojen alv-saamiset Tyypitys: Alv 29142 Ostojen alv-saaminen 10 % TL1: Muut velat lyhytaik. TL2: Muut velat lyhytaik/ostot alv 10% TL10: Ostojen alv-saamiset Tyypitys: Alv Kulu-, osto- ja myyntitilejä ei tarvitse perustaa uutta arvonlisäverokantaa varten. ÄlyAlvominaisuuden hankkineilla ohjelma hallitsee muutosajon jälkeen kaksi eri verokantaa samalla kirjanpidon tilillä. Ohjelma laskee kirjanpidossa tositepäiväyksen perusteella arvonlisäveron joko vanhojen verokantojen tai muutospäivän jälkeen uusien verokantojen mukaan (nettokirjausmenettely). Reskontrissa, ostotilauksissa ja myyntitilauksissa ohjelma vahtii toimituspäivää. Valinta Asetukset Perusasetukset Yleiset oletusarvot: Täällä määritellään uuden arvonlisäveron muutossäännöt. Huom! Versiopäivitys 6.20 kesällä 2010 toi 1.7.2010 voimaan tulleen yleisten alv-verokantojen muutossäännöt automaattisesti kaikille. Uusi-painikkeella luodaan muutosmalli arvonlisäverokantojen käsittelyä varten lain näin muuttuessa. Taulun määritykset: Aloituspäivä = päivä jolloin uudet alv-verokannat astuvat voimaan. Muuttuvat prosenttimääritykset = vanha verokanta ja sitä vastaava uusi verokanta. - 38
Säännön näkyvyys vain kyseisessä yrityksessä tai yleisesti kaikilla yrityksillä (huomioi rajatun yrityslistan määritykset). 7.1.2 Alv-koodien muutokset Asetukset Perusasetukset Alv-koodien muutokset: Alv-verokantojen varsinainen muutosajo käynnistyy alv-koodien muutossääntöjen näyttämisellä: Jos alv-muunnos tehdään yritykseen, jonka tiedot on muutettu edellisen kerran manuaalisesti tai yritys on perustettu käyttämällä vain 1.7.2010 jälkeen tulleita verokantoja 23,13 ja 9, ohita 1.7.2010 alv muutos valitsemalla taulusta optio Ohita tämä muutosajo. Hyväksy tämän alv-muunnoksen ohitus Kyllä-painikkeella Ohjelma ilmoittaa muunnoksen onnistumisesta ja pyytää käynnistämään ohjelman uudelleen. Nyt voidaan käynnistää seuraava ÄlyAlv-muunnosajo tähän tietokantaan. - 39
Ohjelma muistuttaa varmuuskopion tärkeydestä: Jos varmuuskopiota ei vielä ole otettuna, paina Keskeyttää ja ota ohjelmasta varmuuskopio. Ohjelma näyttää huomauksen, jos koneen päiväys on ennen alv-koodien aloituspäivämäärää muutosajoa tehtäessä: Kun koneen päiväys ohittaa alv:lle määritellyn aloituspäivämäärän ja ohjelma aukaistaan, ohjelma antaa seuraavan ilmoituksen: Kun koneen päiväys ylittää alv-muutokselle määritellyn aloitusajan (ja on huomauttanut siitä ohjelmaa käynnistettäessä, kts. yllä), ohjelma näyttää alv-muutoksiin mentäessä seuraavan ilmoituksen: alv-muutos vaatii kahdenlaiset parimääritykset: 1. Tililuokka2-määritykset uusien alv-verokantojen raportointia varten sekä - 40
2. Tasetilit myynnin alv-velka- ja ostojen alv-saamistilit uusia verokantoja varten (kts. mallitilit yllä). Alv-raportointia varten määritellään uudet Tililuokka 2 -määritykset. Näitä tarvitaan, koska tämän ominaisuuden myötä yksi tilikartan tili hallitsee kaksi eri verokantaa (1.7.2010-31.12.2012 ja 1.1.2013 jälkeen). Tililuokka 2:n määritykset vaikuttavat alv-raporttien laskentaan. Anna tililuokkaparien määrityksessä vanhaa TL2:sta vastaava Uusi Tililuokka2. Huomioi, että Tasetilejä varten vanhoille verokannoille ei määritellä uutta Tililuokka 2:sta (tyhjennä Muut velat lyhytaik/my ja -ostot näiltä osin, kts. malli yllä). Uusissa Tililuokka 2 -kentissä voidaan edetä Enterillä. Ohjelma ehdottaa tililuokkapareja yrityksen tietokantarakenteen perusteella. Määrityksiä voidaan tarvittaessa muuttaa. Tallenna muutokset. - 41
Toinen määriteltävä asia on alv:n tasetilien tiliparit. Toiminnolla määritellään tilikartan myynti-, osto- ja kulutilien uudet alv-tilit 1.1.2013 lähtien. Määritystä tarvitaan, jotta kirjausten alv-netotus vie arvonlisävero-osuuden omalle tasetililleen verokantakohtaisesti ja uudet alv-koodit saavat tilimäärityksen käyttöönsä. Edellä mainitut uudet tiedot siirtyvät muutosajossa tilikarttaan muodostuvan uuden välilehden (ÄlyAlv) tietoihin. Kun KP alv-koodien muutossäännöt on määritelty, jatka muutosajoa OK-painikkeella. Suljepainike sulkee muutosajon, mutta tehdyt ja tallennetut muutossäännöt jäävät muistiin. Kun määritysparit on tarkastettu, jatka muutosajoa Kyllä-painikkeella. Tässä varmistetaan, että tyhjäksi jätetyt muutosmäärittelyt KP alv-koodien muutossäännöissä luovat tilikartan ÄlyAlvvälilehdelle saman arvon kuin tilillä on ollutkin. Näin kuuluu ollakin esim. alv 17 % verokannan ja vanhojen verokantojen tasetilien kohdalla. Alv-koodien muutossäännöt: Muutosajo luo tietokantaan reskontria varten uudet alv-koodit automaattisesti. Tässä annetaan koodeja varten myynnin ja ostojen alv-tilit (tase). Muunnosohjelma ehdottaa aikaisemmin määriteltyjä tilipareja (voidaan muuttaa). Huomioi, että ÄlyAlv osaa jatkossa käyttää yhtä tilikartan arvonlisäverollista tiliä kahdella eri verokannalla. Määrittele/tarkista siis vain tasetilien uudet tilit uusille alv-koodeille. - 42
TÄRKEÄÄ: Tarkista muutosvaikutukset tietokantaan ennen varsinaista muutosajoa Näytä-painikkeella. Toiminto muodostaa ehdotuksen tulevista muutostapahtumista siirtoraportin formaatissa. Tarkista ennen muutosajon käynnistystä (Muuta-painike): Varmuuskopio on otettu Alv-muutossäännöt on luotu (1.1.2013 sääntö) Taseen tarvittavat tilit on luotu Alv-luokka2 -määritykset on tehty Alv-tilimääritykset on tehty Alv-raportit ajalta ennen 1.7.2010 ovat arkistossa Jos muutokset ovat ok ja varmuuskopio tietokannasta on otettuna, käynnistä varsinainen tietokannan alv-muutosajo Muuta-painikkeella. Ohjelma varmistaa muutoksen käynnistyksen: Raportti tehdyistä muutoksista Muutosajosta syntyy kattava raportti, jossa kerrotaan, mihin kaikkiin tietokannan kohtiin muutoksia on tehty: Arvonlisäverokoodit, Tilikartta, Asiakasrekisteri, Toimittajarekisteri, Nimikeryhmät, Nimikkeet, Asiakaskohtaiset hinnastot, Tuoterakenteet, Ryhmälaskumallit, Laitekortit, Toimitusehdot. Lisäksi raportilta löytyvät tiedot kirjaussäännöistä, joissa on käytetty alv-tilejä (säännöt pitää tarvittaessa päivittää, esim. uusi alv-tasetili) sekä aikaisemmin jo tehdyt tapahtumat tietokannassa, jotka ovat uuden alv-koodin käyttöönottopäivän jälkeen (kirjanpidon tapahtumat, ostolaskut ja myyntilaskut, myyntitilaukset ja ostotilaukset). Esimerkki: Arvonlisäverokoodien muutokset. - 43