PROJEKTIEN JOHTAMISEN JA PROJEKTISALKUNHALLINNAN ONNISTUMINEN ORGANISAATIOSSA

PMO-tutkimus 2015 1

Sisällysluettelo: PMO-TUTKIMUS VASTAAJAN PROFIILI 1. Sukupuoli 4 2. Ikä 4 3. Koulutus 4 4. Työskentely PMOssa 4 5. Ensisijainen tehtävä organisaatiossa 5 6. Organisaation toimiala 5 7. Koko organisaation henkilöstömäärä 6 8. Organisaation näkökulma projekteihin 6 ORGANISAATION PROFIILI 9. Päätoimisesti projektipäällikkönä toimivien henkilöiden määrä organisaatiossasi 7 10. Projektitoiminnan osuus organisaation työprosesseissa 7 11. Arvioi projektienne keskimääräistä onnistumista seuraavien tavoitteiden osalta 8 12. Projektisalkunhallinnan kypsyys organisaatiossa - Operatiivinen tehokkuus 9 13. Projektisalkunhallinnan kypsyys organisaatiossa - Strateginen ja business focus 10 14. Projektien kesto ja myöhästyminen 11 15. Arvioi seuraavien projektitoimintaan liittyvien osa-alueiden kehitystarve 12 16. Kuinka kauan PMO on ollut yrityksessänne toiminnassa? 12 PROJEKTIEN JOHTAMISEN JA PROJEKTISALKUNHALLINNAN ONNISTUMINEN ORGANISAATIOSSA 17. Projektitoimistomme on organisoitu seuraavasti 13 18. Kuinka suuren osan organisaationne projekteista PMOn palvelut kattavat? 13 19. PMO-funktiota johtavan henkilön asema organisaatiossa 13 20. PMO-funktiota johtavan henkilön asema organisaatiossa 14 21. Mikä on PMOn tehtäviin yhteenlaskettuna käytettävä henkilötyömäärä kuukaudessa? 14 22. Ovatko organisaationne projektipäälliköt sijoitettuina projektitoimistoon? 14 23. Projektitoimistomme henkilöillä on aiempaa/edellistä työkokemusta seuraavista työtehtävistä 15 PMON LUONNE JA PROFIILI 24. Arvioi, mitä seuraavista kyvykkyyksistä PMOssa ja sen henkilöstön osalta tulisi kehittää? 16 25. Arvioi, miten PMO onnistuu seuraavissa tehtävissä? 16 26. Onko yrityksenne PMOlla tällä hetkellä seuraavia haasteita? 17 27. PMOmme tuottaa/tuottavat lisäarvoa tehostamalla sisäisiä prosesseja 17 28. PMOmme tuottaa/tuottavat lisäarvoa henkilöstön kehittämisen näkökulmasta 18 29. PMOmme tuottaa/tuottavat lisäarvoa tukemalla organisaatiota kokonaisuutena 18 30. PMOmme tuottaa/tuottavat lisäarvoa parantamalla tehokkuutta ja kilpailukykyä 18 31. Onko PMOn tehtävät tai jopa sen olemassaolo asetettu kyseenalaiseksi? 19 32. Kuuluvatko seuraavat projektijohtamisen asiat teillä PMOn tehtäviin ja vastuualueisiin? 19 PMON HENKILÖSTÖ 33. Kuuluvatko seuraavat projektisalkun johtamisen, hallinnoinnin ja päätöksenteon asiat teillä PMOn tehtäviin ja vastuualueisiin? 20 34. Kuuluvatko seuraavat projektipäälliköiden ja muiden projektien avainhenkilöiden tukemiseen liittyvät tehtävät teillä PMOn vastuualueisiin? 21 35. Kuuluvatko organisaation projektikyvykkyyden kehittämisen asiat teillä PMOn tehtäviin ja vastuualueisiin? 22 36. Kuuluvatko seuraavat projektitoimintaa ja projektien johtamiseen 22 PMON TOIMINNALLE TYYPILLISET PIIRTEET 37. Arvioi, miten hyvin edellä kuvattuja PMOn tehtäväalueita hoidetaan ja tuetaan organisaatiossanne 23 38. Missä määrin organisaatiossanne tiedostetusti käytetään, sovelletaan tai seurataan seuraavien menetelmien tai viitekehysten periaatteita? 24 39. Mitä seuraavista projektisalkunhallintaan liittyvistä tehtävistä ja prosesseista tuetaan yrityksessä käytössä olevalla IT-järjestelmällä? 24 ARVIOI, KUINKA PMO TUOTTAA LISÄARVOA ORGANISAATIOSSANNE? 40. Mitä seuraavista projektisalkunhallintaan liittyvistä tehtävistä ja prosesseista tuetaan yrityksessä käytössä olevalla IT-järjestelmällä? 25 41. Edellä mainittujen salkunhallinnan prosessien tukemiseen käytössä olevat IT-järjestelmät 25 42. Organisaatiossamme on hankittuna seuraavia projektiammattilaisen henkilösertifikaatteja 26 43. Aiomme tulevaisuudessa hankkia lisää seuraavia projektia-alan sertifikaatteja 27 2

2.6.2015, Tampere-talo 3PMO-tapahtuma Haluamme löytää reseptin onnistuneisiin projekteihin Projektiyhdistys haluaa olla mukana luomassa maailmaa, jossa kaikki projektit onnistuvat. Projektitoiminta on täynnä monimutkaisuutta ja muuttujia, joiden yhteisvaikutusta on mahdotonta parhaassakaan projektisuunnitelmassa täysin ennakoida. Uskomme, että toistuvan onnistumisen taustalla kuitenkin on aina monia mitattavia tekijöitä ja systemaattisia toimintamalleja. 3PMO - Project, Portfolio & Programme Management -tapahtuman rinnalla toteutettu PMOtutkimus 2015 onkin valjastettu nimenomaan selvittämään onnistumisen reseptiä. Haluamme sukeltaa pintaa syvemmälle ja analysoida onnistumiseen vaikuttavia yhteisiä nimittäjiä ja niiden riippuvuuksia. Tavoitteemme on kaivaa esille löydöksiä, joilla on käytännön lisäarvoa kaikille projektitoiminnan johtamisen ja kehittämisen ammattilaisille. Jotta tutkimus ei jää vain pintaraapaisuksi ja omatoimiseksi yhteenvetoraportin tutkimiseksi, on PMO-tutkimuksessamme tällä kertaa tutkimuskumppanina mukana Lappeenrannan teknillinen yliopisto. Verkkokyselyn jälkeen PMO-tutkimus jatkuu henkilökohtaisilla haastatteluilla, joihin toivomme mahdollisimman monen Projektiyhdistyksen jäsenen tulevan mukaan. PMO-tutkimus 2015 huipentuu väitöskirjaksi, jonka keskeiset löydökset - nuo onnistumisen reseptit - tekniikan tohtori Ville Otra-Aho tarjoilee meille sekä teematilaisuuden että Projektitoiminta-lehden artikkelin muodossa. Kädessämme on PMO-2015 -tutkimuksen 1. vaiheen uunituore yhteenvetoraportti. Tänään edessänne seisoo maailmaa positiivisin lasein tarkasteleva onnistumisen projektitohtori. Pyydämme apuasi löytääksemme avaimet maailmaan, jossa kaikki projektit onnistuvat. Projektiyhdistys ry Joxi Kaaja Ville Otra-Aho 3

PMO-TUTKIMUS 2015 Vastaajan profiili VASTAAJAN PROFIILI Vastaajia 64 henkilöä (26.5.2015) 1. Sukupuoli Mies Nainen 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 2. Ikä 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 alle 20 21-30 31-40 41-50 yli 50 3. Koulutus 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 34 36 38 2. asteen oppilaitos AMK Yliopisto Tohtori 4. Työskentely PMOssa 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 Päätoiminen PMOssa Osa-aikainen PMOssa Meillä ei ole varsinaista/nimettyä PMOta 4

5. Ensisijainen tehtäväsi organisaatiossa 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Ylin johto Johtoryhmä Yksikön/osaston johtaja Projektitoimiston (PMO) johto Portfolio Manager Ohjelmajohtaja (Program Manager) Projektitoimisto/asiantuntija Projektinjohtaja tai projektipäällikkö Projektiryhmän jäsen * Joku muu 6. Organisaation toimiala 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Teollisuus Rahoitus- ja vakuutustoiminta Lääke- / kemianteollisuus Energia Kuljetus / logistiikka ICT Rakentaminen Konsultointi / liikkeenjohdon palvelut Julkinen sektori Kaivostoiminta ja louhinta Muu 5

7. Koko organisaation henkilöstömäärä 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 alle 50 hlöä 51-100 hlöä 101-500 hlöä 501-2 000 hlöä 2 001-5 000 hlöä 5 001-10 000 hlöä yli 10 000 hlöä 8. Organisaation näkökulma projekteihin. Projektimme ovat pääasiassa: (vain yksi vaihtoehto voidaan valita) Sisäisiä projekteja (esim. tuotekehitys, prosessien kehitys, liiketoiminnan kehitys, investoinnit, strategian toteutus) Asiakastoimituksia ulkoiselle asiakkaalle 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 Molempia 6

ORGANISAATION Organisaation profiili PROFIILI 9. Päätoimisesti projektipäällikkönä toimivien henkilöiden määrä organisaatiossasi 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 1-3 hlöä 4-10 hlöä 11-20 hlöä 21-40 hlöä 41-100 hlöä yli 100 hlöä 10. Projektitoiminnan osuus organisaation työprosesseissa. Arvioi, kuinka suuri osuus henkilöstönne työajasta on allokoitu projekteihin. Prosentteina kuluu projekteihin jossakin roolissa? (PAP = Projektiallokaatioprosentti). Valitse prosenttiluku kuvaamaan sitä organisaation osaa, mitä muutoinkin käsittelet tässä tutkimuksessa. 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 0-10 % 10-25 % 25-40 % 40-60 % 60-80 % 80-100 % 7

11. Arvioi projektienne keskimääräistä onnistumista seuraavien tavoitteiden osalta Hyvin heikosti (tavoitteet toteutuvat alle 30 %:ssa projekteja joukossa useita pahoja epäonnistumisia) Heikosti (tavoitteet toteutuvat alle 50 %:ssa projekteja, joissakin suuria epäonnistumisia) Tyydyttävästi (tavoitteet toteutuvat n. 65 %:ssa projekteja, lopuissa ei suuria epäonnistumisia) Hyvin (tavoitteet toteutuvat n. 80 %:ssa projekteja ja joskus jopa tavoitetta paremmin) Erittäin hyvin (tavoitteet toteutuvat lähes 100 %:ssa projekteja ja usein jopa tavoitetta paremmin) Yhteensä Keskiarvo Projektien valmistuminen aikataulussa 1 12 27 19 5 64 3,23 Projektien pysyminen budjetissa 1 8 20 32 3 64 3,44 Projektien tuotosten laatu ja laajuus vastaavat tavoitteita (end result, deliverables) Projektien Business Case -onnistuminen (toimitusprojektiympäristössä arvioi tässä projektin kokonaisonnistumista liiketoiminnan jatkuvuuden, asiakastyytyväisyyden ja kehittämisen näkökulmasta) 0 1 18 35 10 64 3,84 0 6 26 27 5 64 3,48 Yhteensä 2 27 91 113 23 256 3,5 8

ORGANISAATION PROJEKTITOIMINNAN PIIRTEET JA OMINAISUUDET 12. Projektisalkunhallinnan kypsyys organisaatiossa - operatiivinen tehokkuus Organisaatiossanne on selkeät määritelmät projekteille ja kuvaukset eri projektityypeille. Projektitoiminnan ja muiden prosessien rajapinnat on tunnistettu ja kuvattu Organisaatiossa on yhteinen projektinjohtamismalli, jota voidaan käyttää Hyvin Tyydytt Erittäin Heikosti Hyvin Yhteensä Keskiarvo heikosti ävästi hyvin 1 3 17 30 13 64 3,8 0 10 26 25 3 64 3,33 0 4 11 33 16 64 3,95 kaikenlaisissa projekteissa. Projektinjohtamismalliin kuuluu päätöksentekopisteitä (portteja), jotka määrittelevät projektin elinkaaren vaiheet ja 1 2 21 24 16 64 3,81 joissa projektin etenemistä koskevia päätöksiä tehdään. Projektisalkun projekteja lajitellaan sen mukaan, missä elinkaarensa vaiheessa ne ovat etenemässä, mikä auttaa johtoa projektien 5 12 17 22 8 64 3,25 seurannassa. Yksittäisten projektien raportointi on säännöllistä ja luotettavaa sekä jatkuvasti 0 11 24 24 5 64 3,36 saatavilla Henkilöresurssien tarve ehdotettuihin projekteihin on määritelty dokumenteissa (projektikuvaus/projektin asettamisasiakirja, projektisuunnitelma), joita käytetään projektien aloitus/ jatkamispäätöksiin ( go / no go - 1 15 25 19 4 64 3,16 päätöksenteossa). (Asiakastoimitukset: Tämä tehdään tarjousvaiheessa ja resursointi varmistetaan riittävällä varmuudella ennen tarjouksen jättämistä) Henkilöresurssien käyttö (kuormitus) ja resurssitarpeet käynnissä olevissa projekteissa ovat hyvin suunniteltuina ja tiedossa 0 17 30 16 1 64 3,02 henkilötasolla. Projektia ei käynnistetä, ellei siihen vaadittavia vapaita henkilöresursseja pystytä osoittamaan (Asiakastoimitukset: Tämä tehdään tarjousvaiheessa ja resursointi varmistetaan 6 16 26 14 2 64 2,84 riittävällä varmuudella ennen tarjouksen jättämistä) Yhteensä 14 90 197 207 68 576 3,39 9

13. Projektisalkunhallinnan kypsyys organisaatiossa - Strateginen ja business focus Hyvin heikosti Heikosti Tyydyttävästi Hyvin Erittäin hyvin Yhteensä Keskiarvo Organisaatiossa on yksi tai useampia määriteltyjä projektisalkkuja 3 5 17 21 18 64 3,72 Kaikki projektit kuuluvat johonkin näistä salkuista. 5 9 13 19 18 64 3,56 Kaikilla projekteilla on nimetty omistaja, joka vastaa oman projektinsa liiketoiminnallisesta onnistumisesta. 1 0 18 26 19 64 3,97 Liiketoimintahyödyt (Asiakastoimitukset lue: Projekteihin liittyvät muut pidemmällä tähtäimellä saavutettavat esim. strategiset hyödyt) on kuvattuna päätöksiin käytettävissä projektidokumenteissa vertailukelpoisella tavalla. Liiketoimintahyödyt ja niihin sekä toteutukseen liittyvät riskit arvioidaan joka kerta ennen aloituspäätöksen tekoa (Asiakastoimitukset lue: ennen tarjoustyöhön ryhtymistä). 1 12 34 15 2 64 3,08 Projektiehdotuksia verrataan toisiinsa systemaattisella ja läpinäkyvällä tavalla kaikissa projektisalkuissa (esim. pisteytys) ennen kuin mitään aloituspäätöksiä tehdään (Asiakastoimitukset lue: ennen tarjoustyöhön ryhtymistä). Nämä tehdään tietyissä päätöksentekopisteissä (porteissa), joissa salkunhallinnanjohtoryhmä vertaa ja arvioi projektiehdotuksia ennen käynnistystä. 5 27 27 4 1 64 2,52 Arviot tai budjetit projektien kokonaiskustannuksista eroteltuna ulkoisiin ja sisäisiin (omat työkustannukset) kustannuksiin ovat helposti saatavissa kaikista projekteista. 1 15 21 20 7 64 3,27 Ajantasaisista projektiraporteista kerättävä projektien tilannetieto kerätään projektisalkun yhteenvetoraporttiin (esim. ns. liikennevaloraportti), jota pidetään ajan tasalla ja seurataan säännöllisesti johdon toimesta 3 15 17 16 13 64 3,33 Tilanneraporttien lisäksi on saatavilla salkkuraportteja, jotka kertovat salkun vastaavuudesta strategioihin, strategisesta tasapainosta sekä tasapainosta riskien suhteen. Johto seuraa säännöllisesti näitä raportteja. 11 29 14 9 1 64 2,38 Saavutetut liiketoimintahyödyt projekteissa arvioidaan jälkeenpäin (jälkiarviointi). (Business Case -onnistuminen, Asiakastoimitukset lue: Projekteihin liittyvät muut pidemmällä tähtäimellä saavutettavat esim. strategiset hyödyt) 4 17 32 10 1 64 2,8 Jälkiarvioinnin tulokset kerätään ja niitä käytetään koko liiketoimintaprosessin arviointiin sekä projekteista oppimiseen 6 29 23 5 1 64 2,47 Projektien jälkiarvioinnin tulokset vaikuttavat projektin omistajien tuloskorttiin 26 20 14 4 0 64 1,94 Yhteensä 66 178 230 149 81 704 3 10

14. Projektien kesto ja myöhästyminen Tätä ei tapahdu lainkaan Tätä tapahtuu vähän Tätä tapahtuu aika usein Tätä tapahtuu jatkuvasti ja se vaikuttaa lähes kaikkiin projekteihin Jatkuva ongelma ja se vaikuttaa kaikkiin projekteihin Yhteensä Keskiarvo Projektit kestävät pidempään ja/tai projektit ovat myöhässä sen takia, että niihin ei ole käytettävissä tarpeeksi henkilöresursseja (ts. projektit voisivat nopeutua, jos henkilöresursseja olisi käytettävissä enemmän projektia kohden) 3 20 24 13 4 64 2,92 11

15. Arvioi seuraavien projektitoimintaan liittyvien osa-alueiden kehitystarve Jonkin Erittäin Ei Vähän Paljon verran paljon kehityst kehitett kehitett Yhteensä Keskiarvo kehitett kehitett arvetta ävää ävää ävää ävää Projektin aloittaminen 0 19 29 14 2 64 2,98 Projektin lopettaminen 1 14 28 20 1 64 3,09 Projektin omistajaroolin hoitaminen 1 9 28 21 5 64 3,31 Ohjausryhmien toiminta 0 11 26 23 4 64 3,31 Työmääräarvioiden pitäminen 0 9 31 20 4 64 3,3 Projektisuunnitelmien laatu 0 14 38 11 1 64 2,98 Ennustettavuus projektin tavoitteiden saavuttamisesta projektin aikana (raportoinnin 0 13 31 19 1 64 3,13 laatu ja luotettavuus) Henkilöresurssien hallinta 0 10 22 24 8 64 3,47 Ohjelmien johtamisessa (laajempien 1 11 20 25 7 64 3,41 kehityskokonaisuuksien johtamisessa) Oppien ja kokemusten hyödyntäminen 0 2 21 40 1 64 3,63 Myynnin ja toteutuksen yhteistyön onnistumista 20 12 23 9 0 64 2,33 ulkoisissa toimitusprojekteissa Yhteensä 23 124 297 226 34 704 3,18 16. Kuinka kauan PMO on ollut yrityksessänne toiminnassa? Meillä ei ole varsinaista PMOtoimintoa Alle 6 kk 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 6 kk 1 vuotta 1-3 vuotta 3-6 vuotta Yli 6 vuotta 12

PROJEKTIEN JOHTAMISEN JA PROJEKTISALKUNHALLINNAN ONNISTUMINEN ORGANISAATIOSSA 17. Projektitoimistomme on organisoitu seuraavasti 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 34 Yksi keskitetty PMO Yksi tai useampi verkostoitunut PMO Yksi PMO, joka toimii vain yhdessä yksikössä/toiminnossa (esim. ICT- PMO) Useampia erikseen toimivia (vastaan vain yhden PMOn näkökulmasta) 18. Kuinka suuren osan organisaationne projekteista PMOn palvelut kattavat? 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 Kaikki Vain tietyn liiketoimintayksikön Vain tietyntyyppiset projektit (esim. asiakastoimitukset, tuotekehitysprojektit, IT-liitännäiset projektit) 19. PMO-funktiota johtavan henkilön asema organisaatiossa Yrityksen/organisaation ylimmän johtoryhmän jäsen Hänen suora esimiehensä on organisaation ylimmän johtoryhmän jäsen Hänen suora esimiehensäkään ei kuulu organisaation ylimpään johtoryhmään 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 13

20. Montako eri henkilöä työskentelee PMOssa? 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 1 hlö 2-5 hlöä 6-10 hlöä 10-15 hlöä enemmän kuin 15 hlöä 21. Mikä on PMOn tehtäviin yhteenlaskettuna käytettävä henkilötyömäärä kuukaudessa? 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 alle 1 htkk 1-2 htkk 3-5 htkk 6-10 htkk 11-15 htkk yli 15 htkk 22. Ovatko organisaationne projektipäälliköt sijoitettuina projektitoimistoon? 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 (Lähes) Kaikki Useimmat Osa Ei lainkaan 14

23. Projektitoimistomme henkilöillä on aiempaa/edellistä työkokemusta seuraavista työtehtävistä (voi valita useamman) 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Liiketoiminnan johto Projektitoimistotehtävät muissa organisaatioissa Projektipäällikkö / Projektijohtaja Taloushallinto Henkilöstön kehittäminen Laadunhallinta Muu asiantuntijatehtävä 15

PMON LUONNE JA PROFIILI 24. Arvioi, mitä seuraavista kyvykkyyksistä PMOssa ja sen henkilöstön osalta tulisi kehittää? Ei Kohtalai Erittäin ollenka Vähän Paljon Yhteensä Keskiarvo sesti paljon an Tarvittava tekninen/sisällöllinen osaaminen 6 23 13 6 0 48 2,4 vastuualueeseen kuuluvista projekteista Projektinhallinnan osaaminen 4 19 17 6 2 48 2,65 Kognitiiviset taidot /osaaminen (itseluottamus, itsetuntemus, vieraiden kulttuurien tuntemus, 2 22 18 6 0 48 2,58 normien ja arvojen tuntemus) Projektisalkunhallinnan periaatteiden ja 1 10 19 15 3 48 3,19 menetelmien osaaminen Ohjelmien ja muutoksen johtaminen 0 8 18 20 2 48 3,33 Projekti- ja projektisalkunhallinnan ITjärjestelmät 5 10 22 10 1 48 2,83 Fasilitointitaidot 0 18 22 7 1 48 2,81 Henkilöstön ja organisaation 0 9 22 13 4 48 3,25 projektikompetenssien kehittäminen Yhteensä 18 119 151 83 13 384 2,88 25. Arvioi, miten PMO onnistuu seuraavissa tehtävissä? Tukea, ylläpitää ja kehittää yhteisiä projektinjohtamisen käytäntöjä ja menetelmiä Tukea, ylläpitää ja kehittää projektisalkun johtamista, hallinnointia ja päätöksentekoa Ei Hyvin hoida Heikos Tyydytt Erittäin heikost Hyvin Yhteensä Keskiarvo näitä ti ävästi hyvin i asioita 0 1 5 17 25 0 48 4,38 0 1 6 24 16 1 48 4,21 projekteissa Antaa tukea projektipäälliköille ja muille 0 1 4 18 24 1 48 4,42 projektien avainhenkilöille heidän tehtävissään Kehittää organisaation ja yksilöiden 1 1 8 21 15 2 48 4,13 projektiosaamista Johtaa projektitoimintaa ja projekteja (projektien 14 2 8 11 11 2 48 3,19 operatiivinen johtovastuu) Projektikulttuurin ja tietoisuuden kehittäminen 0 3 3 21 20 1 48 4,27 yrityksessä Ylimmän johdon tuen ja sitoutuneisuuden 1 3 5 17 18 4 48 4,25 varmistaminen projektikulttuurin kehittämiselle PMOn ja linjaorganisaation välisen yhteistyön 0 1 10 17 20 0 48 4,17 kehittäminen Yhteensä 16 13 49 146 149 11 384 4,13 16

26. Onko yrityksenne PMOlla tällä hetkellä seuraavia haasteita? Ei Kohtalai Erittäin ollenka Vähän Paljon Yhteensä Keskiarvo sesti paljon an Projekteihin liittyvien prosessien standardointi 3 17 16 12 0 48 2,77 Projektinhallinnan menetelmien yhtenäisen 2 12 21 12 1 48 2,96 käytön varmistaminen / laajentaminen Sidosryhmien hyväksynnän saavuttaminen 6 20 7 12 3 48 2,71 Tehokas yhteistyö muiden asiantuntijatoimintojen kanssa (kuten hallinto, 5 21 13 8 1 48 2,56 HR ) Projektinjohtajien riittävän 1 11 25 11 0 48 2,96 projektinhallintaosaamisen varmistaminen Toteutettujen projektien tuottaman tietämyksen 1 12 14 20 1 48 3,17 ja kokemuksen tuominen esille ja käyttöön Tarkoituksenmukaisen portfoliohallinnan 2 9 17 16 4 48 3,23 luominen/varmistaminen PMOn riittämättömät henkilöstöresurssit 3 19 12 11 3 48 2,83 suhteessa tehtäviin PMOn henkilöstön riittävän osaamisen 4 20 18 5 1 48 2,56 varmistaminen Konfliktit linjaorganisaation kanssa (esim. 8 18 16 6 0 48 2,42 henkilöresurssien saatavuus/käytettävyys) jokin muu, mikä? 41 1 5 1 0 48 1,29 Yhteensä 76 160 164 114 14 528 2,68 27. PMOmme tuottaa/tuottavat lisäarvoa tehostamalla sisäisiä prosesseja, kuten Ei Kohtalai Erittäin ollenka Vähän Paljon Yhteensä Keskiarvo sesti paljon an Tiedon laatua ja kulkua parantamalla 2 5 17 21 3 48 3,38 Prosessin tasalaatua parantamalla 2 7 16 22 1 48 3,27 Sisäisten prosessien tehokkuuden hallinnalla 2 11 19 15 1 48 3,04 Muuten, kuten 41 2 3 2 0 48 1,29 Yhteensä 47 25 55 60 5 192 2,74 17

28. PMOmme tuottaa/tuottavat lisäarvoa henkilöstön kehittämisen näkökulmasta, kuten Ei Kohtalai Erittäin ollenka Vähän Paljon Yhteensä Keskiarvo sesti paljon an Kouluttamalla ja kehittämällä projektiosaamista 3 3 22 16 4 48 3,31 Parantamalla yrityksen sisäistä moraalia ja 3 13 21 11 0 48 2,83 arvojen mukaista toimintaa Parantamalla yhteenkuuluvuutta 2 10 23 13 0 48 2,98 Muuten, kuten 41 1 6 0 0 48 1,27 Yhteensä 49 27 72 40 4 192 2,6 29. PMOmme tuottaa/tuottavat lisäarvoa tukemalla organisaatiota kokonaisuutena, kuten Ei Kohtalai Erittäin ollenka Vähän Paljon Yhteensä Keskiarvo sesti paljon an Tukemalla organisaatiomme kasvua 8 11 21 8 0 48 2,6 Tukemalla joustavuutta, kykyä muuntautua 2 13 24 9 0 48 2,83 tarpeisiin ja innovatiivisuutta Tukemalla yhteistyötä ulkopuolisien tahojen 4 17 17 9 1 48 2,71 kanssa Parantamalla organisaation valmiutta 4 11 21 12 0 48 2,85 muutoksille Muuten, kuten 41 1 4 2 0 48 1,31 Yhteensä 59 53 87 40 1 240 2,46 30. PMOmme tuottaa/tuottavat lisäarvoa parantamalla tehokkuutta ja kilpailukykyä, kuten Ei Kohtalai Erittäin ollenka Vähän Paljon Yhteensä Keskiarvo sesti paljon an Parantamalla kannattavuutta 5 14 23 5 1 48 2,65 Tehostamalla tuottavuutta 4 13 22 9 0 48 2,75 Määrittelemällä ja suunnittelemalla tavoitteita 3 14 15 16 0 48 2,92 Sisäisiä prosesseja tehostamalla 2 8 22 16 0 48 3,08 Muuten, kuten 41 1 4 2 0 48 1,31 Yhteensä 55 50 86 48 1 240 2,54 18

31. Onko PMOn tehtävät tai jopa sen olemassaolo asetettu kyseenalaiseksi? Ei Kohtalai Erittäin ollenka Vähän Paljon Yhteensä Keskiarvo sesti paljon an Johdon toimesta 26 14 5 2 1 48 1,71 Linjaorganisaation toimesta 21 14 9 3 1 48 1,94 Projektipäälliköiden ja -johtajien toimesta 33 11 2 2 0 48 1,44 Yhteensä 80 39 16 7 2 144 1,69 32. Kuuluvatko seuraavat projektijohtamisen asiat teillä PMOn tehtäviin ja vastuualueisiin? Tämän PMO Tätä ei Joku hoitaa vastaa Kuuluu meillä toinen joku yhdess meillä ole toiminto muu ä PMOtoiminn vastuut vastaa rooli, jonkun Yhteensä Keskiarvo ettu tästä toiminto toisen on selvästi yhdess tai toiminn tehtävii kenellek ä PMOn järjestel on n ään kanssa mä kanssa Projektikuvausten (asettamisasiakirjat) arviointi 9 21 10 7 17 64 3,03 Projektisuunnitelmien arviointi 5 22 9 10 18 64 3,22 Projektinjohtamisprosessin omistaja ja 5 15 4 12 28 64 3,67 kehitysvastuu Projektidokumenttien määrittely ja kehittäminen 3 14 2 6 39 64 4 Projektikäytäntöjen noudattamisen valvonta 5 10 8 16 25 64 3,72 Projektikäytäntöjen markkinointi, koulutus ja 6 10 1 11 36 64 3,95 opastus Projektinhallintatyökalujen kehitysvastuu 2 14 2 9 37 64 4,02 Kokoaa projektien opit (lessons learned) yhteen 21 7 1 10 25 64 3,17 ja kaikkien käyttöön Arvioi ja mittaa projektien onnistumista ja 15 11 4 15 19 64 3,19 projektinjohtamisen kyvykkyyttä Auditoi projekteja 28 11 8 9 8 64 2,34 Projektien riskienhallinta 11 27 9 9 8 64 2,63 Yhteensä 110 162 58 114 260 704 3,36 PMOn henkilöstö 19

PMON HENKILÖSTÖ 33. Kuuluvatko seuraavat projektisalkun johtamisen, hallinnoinnin ja päätöksenteon asiat teillä PMOn tehtäviin ja vastuualueisiin? Tämän PMO Tätä ei Joku hoitaa vastaa Kuuluu meillä toinen joku yhdess meillä ole toiminto muu ä PMOtoiminn vastuut vastaa rooli, jonkun Yhteensä Keskiarvo ettu tästä toiminto toisen on selvästi yhdess tai toiminn tehtävii kenellek ä PMOn järjestel on n ään kanssa mä kanssa Projektisalkun tietojen keruu, ylläpito ja päivitys 7 12 4 11 30 64 3,7 Projektisalkkuraporttien määrittely 10 10 3 10 31 64 3,66 Projektisalkkuraporttien koonti 10 12 3 5 34 64 3,64 Projektiehdotusten esittely johtoryhmälle 9 20 12 7 16 64 3,02 Projektiehdotusten vertailu 17 25 8 6 8 64 2,42 Päätöksenteko käynnistettävistä projekteista 2 42 9 7 4 64 2,52 Projektisalkkuprosessin omistaja ja 10 9 5 5 35 64 3,72 kehitysvastuu Projektisalkun viestintä 15 7 2 11 29 64 3,5 Resurssitilanteen tarkastelu ja päivitys 12 21 9 10 12 64 2,83 Resurssien suunnittelu ja allokointipäätökset 11 29 10 10 4 64 2,48 Projektisalkkutyökalun omistajuus ja käytön 12 8 1 7 36 64 3,73 kehittäminen ja kouluttaminen Yhteensä 115 195 66 89 239 704 3,2 20

34. Kuuluvatko seuraavat projektipäälliköiden ja muiden projektien avainhenkilöiden tukemiseen liittyvät tehtävät teillä PMOn vastuualueisiin? Tämän PMO Tätä ei Joku hoitaa vastaa Kuuluu meillä toinen joku yhdess meillä ole toiminto muu ä PMOtoiminn vastuut vastaa rooli, jonkun Yhteensä Keskiarvo ettu tästä toiminto toisen on selvästi yhdess tai toiminn tehtävii kenellek ä PMOn järjestel on n ään kanssa mä kanssa Tarjoaa mentorointia projektipäälliköille ja 11 10 1 11 31 64 3,64 projektihenkilöstölle Tukee ja opastaa projektityökalujen käyttöä 6 9 0 7 42 64 4,09 Tukee ja opastaa projektipäälliköitä projektin 6 13 2 7 36 64 3,84 suunnittelussa Tukee ja opastaa projektipäälliköitä projektin 7 13 2 10 32 64 3,73 ohjauksessa Tukee ja opastaa projektin omistajia projektin 15 14 3 8 24 64 3,19 asettamisessa Tukee ja opastaa projektin ohjausryhmien 21 11 3 10 19 64 2,92 toimintaa Hoitaa osan projektipäälliköiden tehtävistä 19 27 1 3 14 64 2,47 ( hallinto ) Tarjoaa fasilitointitukea projekteille 20 12 4 9 19 64 2,92 Organisoi projektipäällikköverkoston tai muutoin tukee projektipäälliköiden 13 9 4 7 31 64 3,53 verkostoitumista Yhteensä 118 118 20 72 248 576 3,37 21

35. Kuuluvatko organisaation projektikyvykkyyden kehittämisen asiat teillä PMOn tehtäviin ja vastuualueisiin? Tätä ei meillä ole vastuut ettu selvästi kenellek ään Tämän hoitaa joku muu rooli, toiminto tai järjestel mä Joku toinen toiminto vastaa tästä yhdess ä PMOn kanssa PMO vastaa yhdess ä jonkun toisen toiminn on kanssa Kuuluu meillä PMOtoiminn on tehtävii n Yhteensä Keskiarvo Vastaa projektihenkilöstön (projektipäälliköt ja projektiryhmät) koulutuksesta Vastaa projektin omistajien ja johdon projektiosaamisesta ja koulutuksesta 6 14 9 15 20 64 3,45 21 11 9 10 13 64 2,73 Suunnittelee koulutusten sisältöjä 7 12 9 12 24 64 3,53 Toteuttaa itse projektihenkilöstön koulutuksia 10 9 9 9 27 64 3,53 Tarjoa mentorointia projektipäälliköille ja projektihenkilöstölle Vastaa projektipäälliköiden urapolusta ja sen kehittämisestä 9 13 4 9 29 64 3,56 18 17 9 10 10 64 2,64 Yhteensä 71 76 49 65 123 384 3,24 36. Kuuluvatko seuraavat projektitoimintaa ja projektien johtamiseen (projektien operatiivinen johtovastuu) liittyvät asiat teillä PMOn tehtäviin ja vastuualueisiin? Tätä ei meillä ole vastuut ettu selvästi kenellek ään Tämän hoitaa joku muu rooli, toiminto tai järjestel mä Joku toinen toiminto vastaa tästä yhdess ä PMOn kanssa PMO vastaa yhdess ä jonkun toisen toiminn on kanssa Kuuluu meillä PMOtoiminn on tehtävii n Yhteensä Keskiarvo Rekrytoi projektipäälliköitä 4 33 9 7 11 64 2,81 Määrittee projektihenkilöstölle tehtäväkuvaukset, vastuut ja valtuudet 6 28 7 8 15 64 2,97 Toimii projektipäälliköiden esimiehenä 6 34 6 3 15 64 2,8 Vastaa projektien toteutuksesta 4 37 10 6 7 64 2,61 Yhteensä 20 132 32 24 48 256 2,8 22

PMON TOIMINNALLE TYYPILLISET PIIRTEET 37. Arvioi, miten hyvin edellä kuvattuja PMOn tehtäväalueita hoidetaan ja tuetaan organisaatiossanne (huolimatta siitä, kuka sitä tekee)? Välttäväs ti, joitakin Tyydyttäv Huonosti, asioita ästi, Hyvin, tehtäväal tehdään, tehtäväal tehtäväal ue on mutta ue on ue on jokseenki kaivataan hoidossa, hyvin ja Yhteensä Keskiarvo n selvää mutta se laadukka hoitamatt parannus kaipaa asti a ta ja kehittämi hoidettu kehittämi stä Tukea, ylläpitää ja kehittää projektinjohtamisen käytäntöjä ja menetelmiä Tukea, ylläpitää ja kehittää projektisalkun johtamista, hallinnointia ja päätöksentekoa Tukea, ylläpitää ja kehittää organisaation projektien omistajuutta ja stä 4 10 39 11 64 2,89 6 14 35 9 64 2,73 9 19 33 3 64 2,47 ohjausryhmätyöskentelyä Antaa tukea projektipäälliköille ja muille 5 8 36 15 64 2,95 projektien avainhenkilöille heidän tehtävissään Kehittää organisaation projektiosaamista 4 13 36 11 64 2,84 Yhteensä 28 64 179 49 320 2,78 23

38. Missä määrin organisaatiossanne tiedostetusti käytetään, sovelletaan tai seurataan seuraavien menetelmien tai viitekehysten periaatteita? Ei Osittain Laajasti käytössäm käytössäm käytössäm Yhteensä Keskiarvo me me me PMI PM BOK 31 29 4 64 1,58 IPMA ICB/NCB (International/National 51 12 1 64 1,22 Competence Baseline) IPMA OCB (Organizational Competence 55 8 1 64 1,16 Baseline) IPMA Project Excellence Modell 57 6 1 64 1,13 APM Competence Framework 59 5 0 64 1,08 ISO 21500 46 16 2 64 1,31 ABC Projektimalli 36 13 15 64 1,67 Prince 2 50 10 4 64 1,28 PPS 62 2 0 64 1,03 MSP (Managing Successful Programmes) 58 6 0 64 1,09 OPM3 64 0 0 64 1 P3O 61 3 0 64 1,05 P3M3 64 0 0 64 1 Six Sigma 52 9 3 64 1,23 Scrum 32 26 6 64 1,59 SAFE 53 9 2 64 1,2 Muut ketterät menetelmät 29 29 6 64 1,64 Yhteensä 860 183 45 1088 1,25 39. Mitä seuraavista projektisalkunhallintaan liittyvistä tehtävistä ja prosesseista tuetaan yrityksessä käytössä olevalla IT-järjestelmällä? Projektien arviointi ja valinta (projektiehdotusten hallinnointi) Resurssien ja kapasiteetin suunnittelu ja seuranta Edistymisraportointi ja projektisalkun raportointijärjestelmä Kustannusseuranta ja/tai suorituskykyraportointi (esim. Earned Value) Käytetyn työajan ja työmäärän seuranta 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 24

ARVIOI, KUINKA PMO TUOTTAA LISÄARVOA ORGANISAATIOSSANNE? 40. Mitä seuraavista projektisalkunhallintaan liittyvistä tehtävistä ja prosesseista tuetaan yrityksessä käytössä olevalla IT-järjestelmällä? Projektien arviointi ja valinta (projektiehdotusten hallinnointi) Resurssien ja kapasiteetin suunnittelu ja seuranta Edistymisraportointi ja projektisalkun raportointijärjestelmä Kustannusseuranta ja/tai suorituskykyraportointi (esim. Earned Value) Käytetyn työajan ja työmäärän seuranta 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 41. Edellä mainittujen salkunhallinnan prosessien tukemiseen käytössä olevat IT-järjestelmät 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Projektien yhteistyötila ohjelmistot (Sharepoint, Lotus Notes jne.) Toimisto-ohjelmistot (Excel, Power Point, Word jne.) Top Down* Salkunhallintaohjelmistot (Thinking Portfolio, Improlity, Oracle Instantis, Powersteering jne.) Bottom Up* Salkunhallintaohjelmistot (Planview, Clarity, Oracle Primavera, MS Project Server jne.) ERP (SAP, Oracle jne.) Itse kehitetty/räätälöity järjestelmä 25

42. Organisaatiossamme on hankittuna seuraavia projektiammattilaisen henkilösertifikaatteja 0% 10% 20% 30% 40% 50% IPMA D IPMA C IPMA B IPMA A PMI PMP PMI PgMP Certified PMO Manager (CPMO ) Prince2 Ei mitään Joku muu 26

43. Aiomme tulevaisuudessa hankkia lisää seuraavia projektia-alan sertifikaatteja 0% 10% 20% 30% 40% 50% IPMA D IPMA C IPMA B IPMA A PMI PMP PMI PgMP Certified PMO Manager (CPMO ) IPMA Delta Prince2 Ei mitään Joku muu 27

VUODEN PROJEKTI 2015 Oletko ollut mukana projektissa, jossa oli jotain erilaista ja erinomaista? Käytittekö allallenne poikkeavia projektimetodeja? Oliko projektinne innovatiivinen? Ylitittekö odottamattomia haasteita? OSALLISTU KILPAILUUN: Projektiyhdistys ry järjestää yhdessä muiden kumppanien kanssa kaikille projektialan ammattilaisille avoimen Vuoden Projekti -kilpailun. Hakuaika 15.5.-30.9.2015. VERKOSTOIDU PROJEKTIALAN OSAAJIEN KANSSA MITTAA PROJEKTI- OSAAMISTASI TEE OMAA PROJEKTIASI TUTUKSI PROJEKTIPÄIVILLÄ 10.-11.11.2015 KERRO MEILLE LISÄÄ Mittaa osaamisesi ja ilmoittaudu mukaan! Hakuaika 15.5.-30.9.2015 Hakuajan päätyttyä tuomaristo valitsee kolme finalistia, jotka kutsutaan haastateltaviksi Projektipäiville. > Täytä hakemus osoitteessa www.pry.fi/toiminta/vuoden-projekti FINAALI 10.11.2015 Projektipäivillä Helsingin Messukeskuksessa Vuoden Projektia etsimässä:

HELSINGIN MESSUKESKUS KONGRESSISIIPI KOKOUSTAMO 10.-11.11.2015 TEEMA: Projektipäivät on Suomen suurin ja merkittävin projektialan tapahtuma. Projektipäivillä päättäjät, kehittäjät ja projektiammattilaiset pääsevät näkemään erilaisia tämän hetken ja tulevaisuuden parhaita projektitoiminnan malleja ja käytäntöjä eri toimialoilta sekä vaihtamaan ajatuksia niistä. 900-1 000 osallistujaa 20-30 kumppania OHJELMA SISÄLTÄÄ: Kolme keynote-puheenvuoroa 18 puolen päivän seminaarikokonaisuutta 60 asiantuntijapuheenvuoroa 17 tietoiskupuheenvuoroa Työpajoja ja ryhmäkeskusteluita Viiniä ja verkostoitumista -tilaisuuden 3-6 Projektiyhdistyksen SIG-tilaisuutta, jotka järjestetään maanantaina 9.11.2015 ja keskiviikkona 11.11.2015. *Järjestäjä pidättää oikeudet muutoksiin* yli 80 puheenvuoroa PLATINAKUMPPANI Kannattaa hyödyntää ennakkoilmoittautujan etu 26.6.2015 mennessä! LUE LISÄÄ JA ILMOITTAUDU: WWW.PROJEKTIPAIVAT.FI

Jos haluat edetä nopeasti, kulje yksin. Jos haluat päästä pitkälle, kulje yhdessä muiden kanssa. ÄLÄ JÄTÄ ORGANISAATIOSI MENESTYSTÄ VAIN OMIEN AJATUSTESI, KÄSIESI JA JALKOJESI VARAAN. VARMISTA, ETTÄ ORGANISAATIOSSASI ON OSAAMISTA JA TIETOA LAAJALLA RINTAMALLA. Parhaiten varmistat organisaatiosi projektiosaamisen ja tietojen päivittämisen Projektipäivillä 2015! Projektipäivien ryhmäpaketit mahdollistavat edullisen tavan osallistua vuoden suurimpaan ja merkittävimpään projektialan ammattilaistapahtumaan. Projektiyhdistys haluaa kannustaa nuoria projektiammattilaisia osallistumaan Projektipäiville. Ryhmäpaketteihin on liitetty uutuutena mahdollisuus hankkia kahden päivän tapahtumalippuja 50% alennuksella alle 35-vuotiaille tulevaisuuden projektiammattilaisille. Ota yhteyttä tai jätä tarjouspyyntö: Pekka Käyhkö, ryhmäpäällikkö, pekka@momentti.fi www.projektipaivat.fi/ilmoittautuminen/ryhmatarjoukset/

IPMA Delta Organisaation projektikyvykkyyden arviointi ja sertifiointi PARAS PROJEKTITOIMINNAN KEHITTÄMISEN TYÖKALU IPMA Delta nostaa esille organisaation projektitoiminnan pullonkaulat ja priorisoi kyvykkyyden kehittämisalueet. IPMA Delta on erityisesti projektiliiketoiminnan johdon ja PMO:n työväline. IPMA Delta -arvioinnin perusteella nähdään sekä vahvuudet että tärkeimmät kehittämistarpeet. Kehittäminen voidaan suunnitella ja kohdistaa tehokkaasti ja tulokset näkyvät käytännön projektitoiminnassa nopeasti. IPMA Delta on kansainvälinen ja puolueeton työkalu organisaatioille, jotka kehittävät systemaattisesti projektikyvykkyyttään ja haluavat parantaa projektitoiminnan tuloksellisuutta. LISÄTIETOJA: Projektiyhdistys ry jouko.kaaja@pry.fi Kohti maailmaa, jossa kaikki projektit onnistuvat