v.1.2 1 (35) Senaattila 21.1.2009 www.senaatti.fi ICT-palvelut Lintulahdenkatu 5 A PL 237 00531 HELSINKI Puhelin 0205 8111 Faksi 0205 811 350 Y-tunnus 1503388-4
SISÄLLYSLUETTELO 2 (35) 1 Johdanto... 3 1.1 Järjestelmän peruskäsitteet... 4 1.2 Järjestelmän kuvakkeet... 5 2 Järjestelmän käyttäminen... 6 2.1 Käytön aloittaminen... 6 2.2 Kohteet... 6 2.2.1 Kohteen etusivu... 7 2.2.2 Ilmoitukset... 8 2.2.2.1 Jätä uusi ilmoitus... 9 2.2.3 Palvelupyynnöt... 10 2.2.3.1 Jätä uusi palvelupyyntö... 12 2.2.3.2 Haku... 13 2.2.3.3 Palvelupyyntöjen luokittelu... 13 2.2.3.4 Muokkaus... 15 2.2.3.5 Raportit... 17 2.2.4 Yhteystiedot... 18 2.2.4.1 Lisää uusi yhteystieto... 19 2.2.4.2 Haku... 21 2.2.5 Dokumentit... 22 2.2.5.1 Lisää uusi dokumentti... 22 2.2.5.2 Haku... 23 2.2.6 Linkit... 23 2.2.6.1 Lisää uusi linkki... 24 2.2.7 Omat kohteet... 25 2.3 Yhteenveto... 25 2.3.1 Ilmoitukset... 26 2.3.1.1 Jätä uusi ilmoitus... 26 2.3.1.2 Haku... 27 2.3.2 Palvelupyynnöt... 28 2.3.2.1 Jätä uusi palvelupyyntö... 30 2.3.2.2 Haku... 31 2.4 Uloskirjautuminen... 32 3 Ongelmatilanteet... 33 3.1 Järjestelmän virheilmoitukset ja huomautukset... 33 4 Pikakuvakkeen ja suosikin luominen SenaatTilaan... 35 4.1 SenaatTilan pikakuvakkeen luominen Windows XP:ssä... 35 4.2 Suosikin luominen Internet Exploreriin... 35
3 (35) 1 Johdanto Senaattila on yhteydenpidon ja tiedonvälityksen apuväline kiinteistössä toimivien sidosryhmien kuten tilankäyttäjien, asiakkaan tilayhteyshenkilön, asiakaspäällikön, kiinteistöpäällikön ja palveluntuottajien välillä. Senaattilan tarkoituksena on helpottaa kiinteistön ylläpitoa ja huoltoa. Palvelu tarjoaa systemaattiset työkalut kiinteistöä koskevan päivittäisen informaation välittämiseen sekä historiatiedon seuraamiseen. Senaattila-järjestelmä on tarkoitettu ainoastaan julkisen tiedon käsittelyyn ja välittämiseen. Käyttäjäorganisaation asiana on antaa käyttäjilleen riittävät ohjeet palvelupyyntöjen ja muun Senaattilaan tallennettavan sisällön suhteen. Järjestelmän kautta ei saa välittää tai käsitellä viestejä, jotka sisältävät viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999), muun säädöksen tai sopimuksen perusteella salassa pidettävää tietoa. Senaatti hallinnoi ja kehittää Senaattilaa hyvän tietohallintotavan mukaisesti. Senaatti ei kuitenkaan ota mitään vastuuta käyttäjälle mahdollisesti aiheutuvista haitoista. Käyttäjäorganisaation näkökulmasta Senaattilan käyttöönotolla saavutetaan merkittäviä hyötyjä. Sen avulla mm. palvelupyynnöt saadaan keskitetysti yhteen paikkaan ja asiakkaan tekemän työn määrä vähenee, kun työn suorittajaa ei tarvitse jäljittää itse. Lisäksi palvelun käyttöönotto vapauttaa tilayhteyshenkilön palvelupyyntöjen vastaanottajan roolista, jos käyttäjäorganisaatio antaa kaikille oikeudet tehdä palvelupyyntöjä. Senaattilan kautta asiakas näkee, että palvelupyyntöön on reagoitu, ja pystyy seuraamaan työn etenemistä reaaliajassa. Tieto dokumentoituu, kun palvelupyynnön jättäminen ja käsittely tapahtuvat kirjallisessa muodossa. Tämä mahdollistaa palvelupyyntöjen historiatiedon seuraamisen jälkikäteen. Lisäksi kaikki kiinteistöön liittyvät asiat kuten dokumentit, käyttäjäohjeet ja yhteystiedot löytyvät samasta paikasta. Senaattilan käyttöönoton jälkeen informaatiokanava pysyy asiakkaalle samana, vaikka palveluntuottaja vaihtuisi. Myös raportointi kehittyy, kun saadaan konkreettista aineistoa kiinteistönhoidon tekemästä työstä suhteessa käyttäjien havaitsemiin ongelmiin. Tämä ohje on tarkoitettu palveluntuottajille ja asiakkaiden yhdyshenkilöille. Ohjeessa käydään läpi Senaattilan toiminnot valikoittain. Järjestelmän käyttöoikeudet voivat rajoittaa joidenkin esimerkkikuvien toiminnallisuuksien näkymistä.
4 (35) 1.1 Järjestelmän peruskäsitteet Tässä kohdassa selvitetään järjestelmän käytössä tarvittavat tai sen sisältämät peruskäsitteet. Termi Navigointivalikko Omat kohteet Selitys Välilehdellä sijaitseva vasemman puolen valikko Käyttäjän omat kohteet: Ne Senaattilan kohteet, joihin käyttäjällä on oikeudet. Palvelupyyntöjen välittäjä Välilehti Palvelupyyntöjen välittäjä ohjaa palvelupyyntöjä eteenpäin palveluntuottajille. Senaattilan päävalikon osa, esimerkiksi Kohteet
5 (35) 1.2 Järjestelmän kuvakkeet Tässä kohdassa selvitetään järjestelmässä käytössä olevat kuvakkeet ja niiden merkitys. Kuvake Selitys Tällä painikkeella voidaan suorittaa erilaisia hakutoimintoja, kuten kohteiden tai käyttäjien hakuja. 1) Järjestely: sarakkeen tiedot ovat laskevassa järjestyksessä 2) Siirto: siirrä valittuja kohteita tms. alaspäin 1) Järjestely: sarakkeen tiedot ovat nousevassa järjestyksessä 2) Siirto: siirrä valittuja kohteita tms. ylöspäin Toiminto on käytössä. Tällä painikkeella pääset valitsemaan päivämäärän kalenterista.
2 Järjestelmän käyttäminen 6 (35) Tässä luvussa kuvataan järjestelmän sisältämät toiminnot sekä niiden käyttäminen loogisessa järjestyksessä aloittaen sisäänkirjautumisesta ja kohteen hausta. 2.1 Käytön aloittaminen Senaattilan käyttö aloitetaan siirtymällä web-selaimella osoitteeseen: www.uusi.senaattila.net Syötä käyttäjätunnus ja salasana. Klikkaa Kirjaudu-painiketta, niin pääset Senaattilan kohdehakuun. Web-selaimen ja sovelluksen välinen tietoliikenne on salattu. Siinä käytetään SSLsalausta 128-bittisellä avaimella. 2.2 Kohteet Kohteet-välilehdellä voit hakea Senaattilan kohteen, jonka tietoja voit ryhtyä selaamaan/käsittelemään. Haussa ovat aina mukana kaikki ne kohteet, joihin sinulla on oikeudet. Jos sinulla on oikeudet vain yhteen kohteeseen, pääset kirjauduttuasi suoraan kohteen etusivulle.
7 (35) 2.2.1 Kohteen etusivu Voit hakea kohteita nimen ja asiakkaan perusteella. Oikeuksistasi riippuen hakuehtoina näkyvät myös: isännöintialue, Kokin tunnistenumero ja toimiala. Suorita haku klikkaamalla. Voit valita haluamasi kohteen klikkaamalla kohteen nimeä. Kohteen etusivu on nimetty kohteen mukaan. Etusivulla näet yleiskuvan kohteen tiedoista. Sivulla olevista linkeistä pääset navigoimaan Yhteystiedot-, Ilmoituksetja Palvelupyynnöt-sivuille. Etusivun yläreunassa ovat kohteen osoitetiedot ja palvelunumero. Sivulle on koottu tärkeimmät yhteystiedot (mm. kiinteistönhoitaja, kiinteistöpäällikkö ja asiakaspäällikkö). Etusivulla näkyy myös muutaman uusimman ilmoituksen otsikko sekä viimeksi käsitellyt palvelupyynnöt. Palvelupyynnöt on lajiteltu seuraaviin ryhmiin: kaikki, käsittelemättömät, seurannassa ja valmiit. Klikkaamalla Jätä palvelupyyntö -linkkiä pääset palvelupyyntölomakkeelle, jolla voit jättää palvelupyynnön.
8 (35) 2.2.2 Ilmoitukset Sähköisellä ilmoitustaululla palveluntuottajat voivat ilmoittaa mm. sähkö- ja vesikatkoksista. Ilmoitukset-näytöllä pääset katselemaan kohteen ilmoituksia sekä muokkaamaan ja poistamaan niitä. Voit järjestellä ilmoituksia otsikon sekä päivämäärän mukaan klikkaamalla sarakeotsikon kuvakkeita tai.
9 (35) Avaa haluamasi ilmoitus klikkaamalla ilmoituksen otsikkoa, jolloin näytölle avautuu ilmoituksen jättöpäivämäärä sekä viesti. Jos haluat muokata olemassa olevan ilmoituksen tietoja, klikkaa haluamasi ilmoituksen vieressä olevaa Muokkaa-linkkiä, jolloin siirryt muokkauslomakkeelle. Lomakkeen kentät ovat esitäytetyt, joten voit halutessasi muuttaa tietoja helposti. Muutosten jälkeen paina Tallenna-painiketta tai peruuta muutokset palaamalla takaisin edelliselle näytölle. Voit myös poistaa haluamasi ilmoituksen järjestelmästä klikkaamalla kyseisen ilmoituksen vieressä olevaa Poista-linkkiä. Tämän jälkeen järjestelmä kysyy sinulta vielä varmistuksen poistamiseen. Jos hyväksyt poiston, ilmoitus poistetaan järjestelmästä. 2.2.2.1 Jätä uusi ilmoitus Voit jättää kohteelle uuden ilmoituksen klikkaamalla navigointivalikosta Jätä ilmoitus. Näytölle avautuu lomake. Kirjoita ilmoitukselle otsikko, viesti ja ilmoituksen poistopäivämäärä. Poistopäivämäärän jälkeen ilmoitus ei enää näy järjestelmässä. Voit myös kohdistaa ilmoituksen jollekin tietylle rakennukselle. Voit valita useampia rakennuksia pitämällä Ctrl-painikkeen pohjassa. Tietojen täyttämisen jälkeen paina Tallenna, jolloin ilmoitus tallennetaan järjestelmään. Voit myös halutessasi peruuttaa uuden ilmoituksen jättämisen ja palata takaisin edelliselle näytölle.
10 (35) Jätetystä ilmoituksesta lähtee sähköpostia niille henkilöille, jotka ovat merkinneet tämän kohteen yhteystietoihin haluavansa viestejä ilmoituksista. 2.2.3 Palvelupyynnöt Keskeisin osa Senaattilan käyttöä liittyy palvelupyyntöjen jättämiseen. Asiakas voi jättää Senaattilaan kiinteistönhoitoon liittyviä palvelupyyntöjä, vikailmoituksia ja kyselyjä palveluntuottajille sekä kiinteistöpäällikölle ja asiakaspäällikölle. Asiakkaan ei tarvitse tietää, kenen hoidettavaksi palvelupyyntö kuuluu, vaan se välittyy Senaattilan kautta asiaa hoitavalle taholle. Palvelupyynnön jättämisen jälkeen asiakkaalla on mahdollisuus seurata työn etenemistä reaaliajassa. Liikennevalovärit kertovat työn etenemisen vaiheet. Lisäksi asiakas saa halutessaan tiedon näistä vaiheista sähköpostiinsa. Valmiiksi kuitatut palvelupyynnöt näkyvät Senaattilassa kaksi viikkoa. Palvelupyynnöt-näytöllä pääsee tarkastelemaan kohteen palvelupyyntöjä. Palvelupyynnöt on jaoteltu seuraaviin ryhmiin niiden statuksen mukaan: kaikki, käsittelemättömät, seurannassa sekä valmiit. Ryhmien palvelupyyntöjä pääset tarkastelemaan klikkaamalla sarakeotsikkoa. Palvelupyynnöistä näytetään otsikko, rakennus, päivämäärä, status sekä työn vaiheen selite. Voit järjestää listausta eri sarakkeiden mukaan. J Palvelupyyntö voidaan poistaa tällä näytöllä klikkaamalla sen perässä olevaa Poista-linkkiä. Tätä toiminnallisuutta on tarkoitus käyttää vain, jos sama pyyntö on vahingossa jätetty moneen kertaan tai jos Senaattilaan on jätetty pilailumielessä pyyntöjä. Normaalisti pyynnöt kuitataan työn alle ja valmiiksi. Palvelupyyntöjen poistoon on oikeus senaattilaisilla, pääkäyttäjillä ja asiakkaan yhdyshenkilöillä. Poistetut pyynnöt eivät näy lainkaan palvelupyyntöraporteissa. Pääset tarkastelemaan yksittäisen palvelupyynnön tietoja klikkaamalla sen otsikkoa. Palvelupyynnöstä näytetään: otsikko, lähettäjä, milloin pyyntö on jätetty, tun-
11 (35) niste, viesti, rakennus, tarkempi sijainti, pyynnön luokitus, status, käsittelypäivämäärä ja työn vaiheen selite. Palvelupyynnön käsittelyhistorian näet klikkaamalla näytön alareunan linkkiä. Käsittelyhistoria kertoo palvelupyynnön käsittelyn etenemisestä.
12 (35) 2.2.3.1 Jätä uusi palvelupyyntö Voit jättää kohteelle uuden palvelupyynnön valitsemalla navigointivalikosta Jätä palvelupyyntö. Näytölle avautuu lomake. Aloita tietojen täyttäminen kirjoittamalla palvelupyynnölle otsikko ja viesti. Jos pyyntö koskee tiettyä rakennusta, valitse ko. rakennus valintalistasta. Tarkempi sijainti -kenttään kannattaa kirjoittaa esim. kerroksen tai huoneen numero, jotta palveluntuottaja tietää tarkalleen oikean paikan. Voit myös kertoa mielipiteesi palvelun laadusta. Jos haluat saada tietoa palvelupyynnön edistymisestä, rastita Kyllä, haluan tietoa palvelupyyntöni käsittelystä ja täytä vaadittavat tiedot. Jos jätät sähköpostiosoitteesi tai kännykkänumerosi, saat sähköposti- tai tekstiviestin silloin, kun palvelupyyntöäsi käsitellään. Kun olet täyttänyt tarvittavat tiedot, paina Jätä pyyntö, minkä jälkeen saat varmistuksen palvelupyynnön jättämisestä.
13 (35) 2.2.3.2 Haku Voit seurata haluamiasi palvelupyyntöjä hakutoiminnon avulla. Siirry hakutoimintoon valitsemalla navigointivalikosta Haku. Voit hakea palvelupyyntöjä seuraavien hakuehtojen avulla: tunnus, otsikko, status ja päivämäärä. Päivämäärärajauksella löydät ne palvelupyynnöt, jotka on jätetty rajaamallasi aikavälillä. Täytä haluamasi hakuehdot ja paina, jolloin hakuehdot täyttävät palvelupyynnöt ilmestyvät listaukseen. 2.2.3.3 Palvelupyyntöjen luokittelu Jokaiseen Senaattila-kohteeseen valitaan palvelupyyntöjen välittäjä. Sama henkilö voi toimia palvelupyyntöjen välittäjänä useammassakin kohteessa. Palvelupyyntöjen välittäjän tehtävänä on käydä läpi kaikki kohteeseen tulevat palvelupyynnöt. Hän näkee kaikki pyynnöt ja luokittelee ne eteenpäin asiasta vastaavalle palveluntuottajalle. Palvelupyyntöjen välittäjä näkee alasvetovalikossa vain ne luokitukset, jotka kyseiseen kohteeseen on liitetty. Palveluntuottajat näkevät Senaattilassa vain itselleen luokitellut pyynnöt.
14 (35) Luokittelusta lähtee sähköposti tai tekstiviesti niille palveluntuottajille, joita luokittelu koskee ja jotka ovat merkinneet tämän kohteen yhteystietoihin haluavansa viestejä palvelupyynnöistä. Palvelupyyntöjen välittäjä ja asiakkaan yhdyshenkilö tunnistavat luokitellut pyynnöt palvelupyyntölistauksessa L-kuvakkeesta. Luokituksen näkee viemällä hiiren kuvakkeen päälle. Palveluntuottajalla ei ole L-kuvaketta lainkaan, sillä hän näkee listauksessa ainoastaan omalle roolilleen luokitellut pyynnöt.
15 (35) 2.2.3.4 Muokkaus Palvelupyyntöjä pääsevät muokkaamaan palvelupyyntöjen välittäjät ja palveluntuottajat. Palveluntuottajat näkevät Senaattilassa vain itselleen luokitellut pyynnöt kuten siivooja siivousasiat. Aina kun palvelupyyntö jätetään, luokitellaan tai sitä muokataan, tästä lähtee sähköposti tai tekstiviesti niille palveluntuottajille, joita luokittelu koskee ja jotka ovat merkinneet ko. kohteen yhteystietoihin haluavansa viestejä palvelupyynnöistä. Tarkoituksena on kertoa Senaattilan kautta asiakkaalle työn etenemisestä. Jos asiakas on merkinnyt haluavansa tietoa pyyntönsä käsittelystä, hän saa sähköpostia silloin kun joku muokkaa sitä. Muutoin asiakas voi seurata pyynnön etenemistä Senaattilasta. Palvelupyyntöjen välittäjä jättää pyynnön statukseksi Käsittelemätön. Kun palveluntuottaja saa pyynnön, hänen tulee kuitata se Käsittely aloitettu, Työ aloitettu tai Valmis tilanteesta riippuen.
16 (35) Palveluntuottajan tulee kertoa tilan käyttäjälle työn etenemisestä selitteessä. Senaattilassa on kullekin statukselle jo valmiit oletustekstit selitteenä, mutta palveluntuottajat voivat muokata selitettä. Selitteessä voi tiedottaa tilan käyttäjille työn tekijästä ja aikataulusta. Työ aloitettu -statuksen selitteessä lukee jo valmiiksi: Työ käynnistetty, arvioitu suoritusaika x h / x vrk, johon tulee laittaa todellinen arvio aikataulusta tunteina tai päivinä.
17 (35) Palvelupyynnöstä tallentuu Senaattilaan käsittelyhistoria, josta tilan käyttäjäkin näkee kaikki pyynnölle tehdyt muokkaukset ja annetut selitteet. 2.2.3.5 Raportit Valmiiksi kuitatut palvelupyynnöt näkyvät Palvelupyynnöt-näytöllä kaksi viikkoa, jonka jälkeen niitä pääsee tarkastelemaan raporteista. Poistetut palvelupyynnöt eivät näy raporteissakaan. Voit tulostaa palvelupyynnöistä raportin valitsemalla navigointivalikosta Raportit. Voit rajata raporttiin tulevia palvelupyyntöjä seuraavilla ehdoilla: status, alkupäivämäärä ja loppupäivämäärä. Voit myös saada näkyville palvelupyyntöjen käsittelyhistorian rastittamalla Näytä käsittelyhistoria -valintaruudun näytön alareunasta. Raportti avautuu uuteen ikkunaan Tulosta raportti -painikkeesta.
18 (35) 2.2.4 Yhteystiedot Perusyhteystiedot, jotka näkyvät myös kohteen etusivulla, ovat Yhteystiedotnäytön yläreunassa. Perusyhteystiedoista näytetään tarkemmat tiedot sekä mahdollinen kuva. Kohteen muut yhteystiedot löytyvät näytön alareunan listauksesta, jolloin niistä luetellaan: nimi, tehtävä sekä yritys. Voit halutessasi järjestää listauksen näiden tietojen perusteella klikkaamalla sarakeotsikon kuvakkeita tai.
19 (35) Jos haluat katsella henkilön yhteystietoja tarkemmin, klikkaa haluamasi henkilön nimeä. Voit muokata yhteystietoa klikkaamalla listanäytöltä Muokkaa. Muokkaa haluamasi tiedot ja paina Tallenna, jolloin muutokset tallennetaan järjestelmään Voit poistaa yhteystiedon järjestelmästä klikkaamalla listanäytöltä Poista. Tämän jälkeen järjestelmä kysyy sinulta varmistuksen poistoon. Jos hyväksyt varmistuksen, yhteystieto poistetaan järjestelmästä. 2.2.4.1 Lisää uusi yhteystieto Lisää uusi yhteystieto kohteelle valitsemalla navigointivalikosta Lisää yhteystieto, jolloin näytölle ilmestyy lomake. Voit lisätä kohteeseen henkilön, jonka yhteystiedot löytyvät jo Senaattilasta. Tai voit kopioida toisen henkilön yhteystiedot pohjaksi uudelle yhteystiedolle. Pääset
20 (35) hakuun painamalla Hae henkilö -painiketta. Seuraavalla sivulla voit hakea pohjaksi kopioitavan yhteystiedon hakutoiminnolla. Jos saman henkilön yhteystiedot on laitettu moneen kohteeseen, hänen nimensä näkyy tässä hakutuloksessa moneen kertaan. Valitse haluamasi henkilö ja paina Kopioi pohjaksi -painikkeesta. Täytä uuteen yhteystietoon tarvittavat pakolliset kentät: nimi, rooli ja yritys. Jos haluat luoda tässä vaiheessa uuden yrityksen, se onnistuu Lisää uusi -linkin avulla. Muita täytettäviä kenttiä ovat: työtehtävä, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, työpuhelin, GSM, sähköposti, faksi ja kuva. Lisäksi voit valita, lähetäänkö henkilölle uusista ilmoituksista sähköpostia ja lähetetäänkö uusista palvelupyynnöistä sähköpostia tai tekstiviestejä. Viimeiseksi voit valita, näkyykö yhteystieto kohteen etusivulla eli kuuluuko yhteystieto perusyhteystietoihin. Senaattila lähettää automaattisesti sähköpostia tai tekstiviestejä niille henkilöille, jotka ovat ko. kohteessa merkinneet haluavansa viestejä palvelupyynnöistä. Viesti lähtee, kun pyyntö jätetään ja aina kun sitä muokataan. Palveluntuottajille viesti lähetetään vain heille luokitelluista pyynnöistä (esim. aulapalvelut aulalle). Asiakkaille, yhdyshenkilöille ja Senaatti-kiinteistöjen väelle viesti lähetetään kaikista ko. kohteen pyynnöistä.
21 (35) Yhteystietoihin lisättävät kuvat näkyvät Senaattilassa oikeissa kuvasuhteissa. Kaikkien kuvien leveys on kohteen etusivulla 60 kuvapistettä ja korkeus määräytyy sen mukaan. Henkilökohtaisissa yhteystiedoissa kuvan leveys on 100 kuvapistettä ja korkeus määräytyy sen mukaan. 2.2.4.2 Haku Voit hakea yhteystietoja hakutoiminnon avulla. Hakutoimintoon pääset joko navigointivalikosta kohdasta Haku tai yhteystietojen etusivulta Tarkennettu haku - linkistä. Hakuehtoina voit käyttää henkilön nimeä, tehtävää ja/tai yritystä. Suorita haku painamalla.
2.2.5 Dokumentit 22 (35) Senaattilan kautta voidaan jakaa kohdetta koskevia dokumentteja kuten ohjeita, muistioita ja tehtäväkuvauksia. Voit selailla kohteen dokumentteja valitsemalla navigointivalikosta Dokumentit. Dokumenteista listataan otsikko, päivämäärä sekä luokka. Näet listassa vain ne dokumentit, joihin sinulle on lukuoikeus. Voit järjestää listauksen näiden tietojen perusteella klikkaamalla sarakeotsikon kuvakkeita tai. 2.2.5.1 Lisää uusi dokumentti Jos haluat avata dokumentin, klikkaa otsikkoa, jolloin dokumentti aukeaa uuteen ikkunaan dokumenttityypin mukaiseen oletussovellukseen. Voit poistaa dokumentin klikkaamalla haluamasi dokumentin vierestä Poistalinkkiä. Järjestelmä kysyy sinulta varmistusta poistamisesta. Jos hyväksyt varmistuksen, dokumentti poistetaan järjestelmästä. Lisää uusi dokumentti kohteen yhteyteen valitsemalla navigointivalikosta Lisää dokumentti, jolloin näytölle aukeaa lomake. Määritä ensin dokumenttityyppi valintalistasta. Kun valitset vastaanottajaryhmän, dokumentin näkevät vain ne käyttäjät, joilla on oikeudet tähän kohteeseen ja jotka kuuluvat valittuun ryhmään. Voit valita useampia ryhmiä pitämällä Ctrl-painikkeen pohjassa Seuraavaksi lisää dokumentille otsikko ja valitse varsinainen dokumenttitiedosto. Täytettyäsi kaikki tiedot, paina Tallenna. Voit myös peruuttaa dokumentin lisäämisen ja palata takaisin edelliselle sivulle Takaisin-painikkeen avulla. Jos haluat päivittää jotain dokumenttia, lisää muokattu dokumentti ja poista vanha.
23 (35) 2.2.5.2 Haku Voit hakea dokumentteja hakutoiminnon avulla. Valitse navigointivalikosta Haku tai valitse dokumenttien etusivulta Tarkennettu haku. Hakuehtoina dokumenteille toimivat: otsikko, luokka ja aikaväli. Valittuasi hakuehdot paina. 2.2.6 Linkit Linkit-näytöllä on linkkejä kohteeseen liittyville www-sivuille kuten asiakkaiden ja palveluntuottajien sivuille. Voit selailla kohteen www-linkkejä valitsemalla navigointivalikosta Linkit. Linkeistä näytetään linkin nimi ja kuvaus. Linkin nimi toimii hyperlinkkinä varsinaiseen osoitteeseen. Kun klikkaat linkkiä, järjestelmä avaa linkin kohdeosoitteen uuteen ikkunaan.
24 (35) 2.2.6.1 Lisää uusi linkki Jos haluat muokata jotain linkkiä, valitse sen kohdalta Muokkaa, jolloin näytölle avautuu lomake linkin tiedoista. Muokkaa haluamasi tiedot ja paina Tallenna, minkä jälkeen järjestelmä päivittää linkin tiedot. Voit myös peruuttaa muutokset ja palata takaisin edelliselle näytölle. Jos haluat poistaa linkin järjestelmästä, paina Poista halutun linkin kohdalta. Järjestelmä kysyy varmistuksen poistosta. Jos hyväksyt varmistuksen, linkki poistetaan järjestelmästä. Kohteeseen voi liittää linkkejä kaikille hyödyllisille www-sivuille kuten asiakkaiden ja palveluntuottajien sivuille. Lisää kohteelle uusi www-linkki valitsemalla navigointivalikosta Lisää linkki. Näytölle avautuu lomake. Syötä linkille nimi, www-osoite ja kuvaus. Tämän jälkeen paina Tallenna-painiketta. Voit myös perua uuden linkin lisäämisen ja palata takaisin edelliselle näytölle Takaisinpainikkeella.
2.2.7 Omat kohteet 25 (35) Oikean reunan pikalinkkivalikossa näet omat kohteesi. Kun valitset valikosta jonkin kohteen, siirryt suoraan valitun kohteen etusivulle. 2.3 Yhteenveto Yhteenveto-välilehti näkyy, jos sinulla on oikeus moneen Senaattila-kohteeseen. Yhteenvedossa saat koostetusti tiedot omien kohteidesi ilmoituksista sekä palvelupyynnöistä. Ilmoitusten sekä palvelupyyntöjen linkeistä pääset navigoimaan kyseisten palvelujen sivuille.
26 (35) Ensimmäisenä näytöllä ovat kohteiden tällä hetkellä voimassaolevat ilmoitukset. Voit jättää uuden ilmoituksen Jätä ilmoitus -linkistä. Näytön alareunassa näet kohteiden palvelupyynnöt lajiteltuna seuraaviin ryhmiin: kaikki, käsittelemättömät, seurannassa ja valmiit. Voit jättää uuden palvelupyynnön Jätä palvelupyyntö -linkin avulla. 2.3.1 Ilmoitukset Näet omien kohteidesi ilmoitukset kootusti valitsemalla navigointivalikosta Ilmoitukset. Näytölle ilmestyy listaus ilmoituksista ryhmiteltynä kohteittain. Voit järjestellä ilmoituksia otsikon ja päivämäärän perusteella klikkaamalla sarakeotsikon kuvakkeita tai. 2.3.1.1 Jätä uusi ilmoitus Voit katsella ilmoituksen viestiä kokonaisuudessaan klikkaamalla haluttua otsikkoa, jolloin ilmoitus aukeaa näytölle. Voit jättää uuden ilmoituksen valitsemalla navigointivalikosta Jätä ilmoitus, jolloin näytölle avautuu lomake. Syötä ensin ilmoitukselle otsikko ja viesti. Kohdista sitten ilmoitus jollekin kohteelle. Voit valita useampia kohteita pitämällä Ctrlpainikkeen pohjassa. Lopuksi anna ilmoituksen poistopäivämäärä.
27 (35) 2.3.1.2 Haku Voit hakea omien kohteidesi ilmoituksia valitsemalla navigointivalikosta Haku, jolloin näytölle ilmestyy lomake hakuehtojen täyttämiseen. Hakuehtoina toimivat: otsikko, aikaväli ja kohteet. Voit valita useampia kohteita pitämällä Ctrlpainikkeen pohjassa. Kun olet täyttänyt haluamasi hakuehdot, paina haun suorittamiseksi.
2.3.2 Palvelupyynnöt 28 (35) Näet omien kohteidesi palvelupyynnöt koostetusti valitsemalla navigointivalikosta Palvelupyynnöt. Näytölle ilmestyy listaus palvelupyynnöistä ryhmiteltynä kohteittain ja statuksen mukaan (kaikki, käsittelemättömät, seurannassa, valmiit). Pääset tarkastelemaan yksittäisen palvelupyynnön tietoja klikkaamalla sen otsikkoa. Palvelupyynnöstä näytetään: otsikko, milloin pyyntö on jätetty, tunniste, viesti, rakennus, tarkempi sijainti, pyynnön luokitus, status, käsittelypäivämäärä sekä työn vaiheen selite.
29 (35) Palvelupyynnön käsittelyhistorian näet klikkaamalla näytön alareunan linkkiä. Käsittelyhistoria kertoo palvelupyynnön käsittelyn etenemisestä.
2.3.2.1 Jätä uusi palvelupyyntö 30 (35) Voit jättää haluamallesi kohteelle uuden palvelupyynnön myös Yhteenvetoosiossa. Valitse yhteenvedon navigointivalikosta Jätä palvelupyyntö. Aloita tietojen täyttäminen kirjoittamalla palvelupyynnölle otsikko ja viesti. Valitse seuraavaksi isännöintialue, jonka mukaan järjestelmä hakee listan kohteista. Kun järjestelmä on listannut valitun isännöintialueen kohteet, valitse listasta haluamasi kohde. Jos pyyntö koskee tiettyä rakennusta, valitse ko. rakennus valintalistasta. Tarkempi sijainti -kenttään kannattaa kirjoittaa esim. kerroksen tai huoneen numero, jotta palveluntuottaja tietää tarkalleen oikean paikan. Voit myös kertoa mielipiteesi palvelun laadusta. Jos haluat saada tietoa palvelupyynnön edistymisestä, rastita Kyllä, haluan tietoa palvelupyyntöni käsittelystä ja täytä vaadittavat tiedot. Kun olet täyttänyt tarvittavat tiedot, paina Jätä pyyntö, minkä jälkeen saat varmistuksen palvelupyynnön jättämisestä.
31 (35) 2.3.2.2 Haku Voit seurata haluamiasi palvelupyyntöjä hakutoiminnon avulla. Siirry hakutoimintoon valitsemalla navigointivalikosta Haku. Voit hakea palvelupyyntöjä seuraavien hakuehtojen avulla: tunnus, otsikko, status, aikaväli ja kohteet. Voit valita useampia kohteita pitämällä Ctrl-painikkeen pohjassa. Täytä haluamasi hakuehdot ja paina, jolloin hakuehdot täyttävät palvelupyynnöt ilmestyvät listaukseen.
2.4 Uloskirjautuminen 32 (35) Kirjaudu ulos Senaattilasta klikkaamalla yläpalkista Lopeta linkkiä.
33 (35) 3 Ongelmatilanteet Tässä luvussa kuvataan järjestelmän käytön aikana mahdollisesti ilmenevät ongelmatilanteet ja niihin suositeltavat toimintatavat. 3.1 Järjestelmän virheilmoitukset ja huomautukset Seuraavaksi luetellaan järjestelmän tulostamat virheilmoitukset sekä huomautukset aakkosjärjestyksessä: Aseta sähköpostiosoite tai matkapuhelinnumero Et ole asettanut pakolliseksi määritettyjä kenttiä. Aseta joko sähköpostiosoite tai matkapuhelinnumero ja suorita toiminto uudelleen. Kenttä pakollinen Ilmoituksen vieressä oleva kenttä on määritetty pakolliseksi, joten et voi jatkaa ennen kuin olet täyttänyt kentän. Täytä kenttä ja suorita toiminto uudelleen. Lisää tiedosto Et ole määritellyt lisättävää tiedostoa. Määritä lisättävä tiedosto ja sen sijainti ja suorita toiminto uudelleen. Lisää voimassaoloaika Et ole lisännyt pakolliseksi määriteltyä voimassaoloaikaa. Lisää voimassaoloaika esimerkiksi järjestelmän kalenteritoiminnon avulla painamalla kuvaketta. Valitse kohde Et ole valinnut kohdetta, jolle haluamasi toiminto suoritetaan. Valitse lomakkeelta kohde ja suorita toiminto uudelleen. Valitse siirrettävä valinta Et ole valinnut siirrettävää kohdetta. Tee valinta lomakkeelta ja suorita toiminto uudelleen. Valitse sijainen Et ole valinnut sijaista, joten toimintoa ei voida suorittaa. Valitse lomakkeelta joku henkilöistä toimimaan sijaisena ja suorita toiminto uudelleen. Valitse valinta Et ole merkinnyt lomakkeelle käyttäjätyytyväisyyden valintaa, jolle haluat suorittaa toiminnon. Tee merkitseminen ja suorita toiminto uudelleen. Valitse vähintään yksi kohde Et ole valinnut yhtään kohdetta, jolle halutat suorittaa toiminnon. Valitse lomakkeelta vähintään yksi kohde ja suorita toiminto uudelleen.
Virheellinen päivämäärä SENAATTILA 34 (35) Olet syöttänyt lomakkeelle virheellisen päivämäärän. Varmistaaksesi päivämäärän oikeellisuuden, käytä järjestelmän omaa kalenteritoimintoa painamalla kuvaketta.
35 (35) 4 Pikakuvakkeen ja suosikin luominen SenaatTilaan 4.1 SenaatTilan pikakuvakkeen luominen Windows XP:ssä - Paina työpöydällä hiiren oikeaa painiketta - Valitse Uusi Pikakuvake - Kirjoita aukeavaan ikkunaan: http://www.uusi.senaattila.net/ ja paina Seuraava - Anna pikakuvakkeelle nimi: Senaattila ja paina Valmis Nyt työpöydälläsi on suora linkki SenaatTilan kirjautumissivulle. Pikakuvakkeen voi halutessaan vetää käynnistä valikkoon. 4.2 Suosikin luominen Internet Exploreriin - Avaa Internet Explorer - Valitse: Suosikit Lisää Suosikit kansioon - Kirjoita aukeavaan ikkunaan Nimi -kenttään SenaatTila ja paina OK. Suosikkeihin ilmestyi uusi pikakuvake nimeltä SenaatTila - Paina sen kohdalla hiiren oikeaa painiketta ja valitse Ominaisuudet - Kirjoita URL-osoite kohtaan: http://www.uusi.senaattila.net/ - Paina OK - Luomasi uusi suosikki on nyt valmis Muissa selaimissa (Firefox, Opera, Safari, ym.) toimitaan vastaavalla tavalla tai suosikin voi tuoda Internet Explorerista selaimen tuo työkalulla.