Karl-Magnus Spiik Ky 1 RAPORTTI JOHTAJA DEF:stä Luottamuksellinen raportti organisaation johdolle ja johtaja DEF:lle YLEISTÄ Ensimmäinen kysymys DEF:lle: Mikä on käsityksesi tästä tilaisuudesta. Miksi se on järjestetty? Kun DEF sanoi ettei tiedä, tarkensin kysymystä: Mitä luulet? Hänen näkemyksensä olivat seuraavat. On jännitettä hänen ja toisen johtajan välillä. Yhteistyö ei suju kuten pitäisi. Tämä heijastuu ympäristöön mm. aiheuttamalla kitkaa osastojen välille. Tärkeässä avaintehtävässä oleva toinen henkilö on uhannut vaihtaa työpaikkaa, jos yhteistyönongelma DEF:n kanssa ei ratkaista. DEF ei tiedostanut, että hänen persoonansa ja toimintatapansa oli tapaamisen suurin syy. Keskustelun alkuminuutit olivat vaikeita, koska DEF:n suhtautuminen oli negatiivinen. Hän pyrki johtamaan tilannetta hyökkäävällä asenteella. Myöhemmin selvisi, että negatiivisuuden syynä oli tapa, jolla hänet oli ilman tarkempia perusteluja kutsuttu tapaamiseen ja kehotettu tekemään persoonallisuustesti. Alussa nousi myös esiin DEF:n värikäs kielenkäyttö, josta keskusteltiin seuraavasti. Johtaja- /esimiestehtävään kuuluu asiallinen viestintä joka tilanteessa. Ihmiset ovat ihmisiä ja suhtautuvat asioihin tunteella. Värikkäät ilmaisut voidaan / halutaan ymmärtää väärin ja seurauksena syntyy tulkintoja ja suhtautumista, joka voi hidastaa ja heikentää työn laatua. PERSOONALLISUUSTESTIN TULOKSET DEF:n oma käsitys itsestään ihmisenä on merkitty ihmistyyppikuvaan väreillä (sivu ). Vihreä: parhaat ominaisuudet. Punainen: kehitettävät ominaisuudet. Ei väriä: ko. ominaisuuksia ei löydy merkittävästi DEF:n toiminnassa tai ne toimivat kuten pitääkin. Persoonallisuustestin tulos (sivu 5) ja 30-mittaus (sivut -) eivät vastanneet toisiaan. Jälkimmäisen arviot ja kirjalliset kommentit viittaavat voimakkaaseen persoonaan, joka välillä kävelee henkilöstön yli. Persoonallisuustestin tuloksen mukaan mukautuvuutta on enemmän kuin hallitsevuutta. Tämän pohjalta voi tehdä johtopäätöksen, että DEF:llä on epärealistinen käsitys itsestään (millä tasolla on mukautuvuus ja ihmisten arvostaminen, joustavuus ja empatia). Vai onko? Täysin tarkkaa käsitystä tilanteesta ei syntynyt. Omasta mielestään DEF on hyvä kuuntelija, mutta ihmiset eivät aina ymmärrä, että kaikkea ei voi tehdä. Tästä saatetaan tehdä tulkinta, että DEF ei kuuntele. DEF:n hallitsevuudelle on järkevät perusteet. Tämä on erittäin tärkeä ottaa huomioon, kun arvioidaan kokonaistilannetta. o Hänen työnsä on ollut saneerausta, kun toimintoja on yhdistetty. Sellaisessa tilanteessa ei voi ottaa huomioon kaikkia. Asioita on vain vietävä määrätietoisesti läpi joskus jopa voimalla. Toimintatapojen muuttaminen on haastava tehtävä; ihmiset pitävät usein lujasti kiinni entisistä turvallisista työskentelytavoistaan ja tehtävistään. o Henkilöstöllä ei ole aikaisemmin ollut määrätietoista johtajaa. Ihmiset ovat saaneet toimia itsenäisesti omien näkemystensä ja halujensa pohjalta. Sellaisen haltuun ottaminen uusine
Karl-Magnus Spiik Ky 2 pelisääntöineen on vaativa tehtävä kenelle tahansa. Asioihin joutuu puuttumaan, vaikka ennakkoon tiedetään, että se aiheuttaa tunteenomaisia reaktioita. o Osa DEF:n saamasta kritiikistä johtuu todennäköisesti hänen tehtävästään. Toisaalta muutoksia ja saneerauksia voidaan tehdä monella tavalla. Kysymys ei aina ole itse muutoksesta, vaan tavasta jolla se toteutetaan. o Tässä yhteydessä DEF mainitsi että eräs avainhenkilö toimii piilojohtajana entisen valtansa perusteella ja ylläpitää negatiivisuutta henkilöstössä. Edellä kuvattu kokonaisuus saattaa olla taustasyynä siihen, että testi ja mittaus antoivat erilaisia tuloksia. Ehkä DEF on sisimmältään mukautuva, mutta työ on pakottanut hänet hallitsevuuteen ja jos se ei ole aitoa osaa omaa persoonaa, voi tapahtua ylilyöntejä? Tätä kysymystä DEF:n on hyvä pohtia. Allekirjoittaneen käsitys tapaamisen perusteella on kuitenkin, että DEF on persoonaltaan enemmän hallitseva kuin mukautuva. Vaikka ns. ideatyyppi ei näy testituloksessa, viittaa DEF:n toimintatapa monessa kohdassa temperamenttisen ideatyypin tapaan hoitaa asioita (mm. paljon ideoita, suuri kehittämisen halu, reagoi tunteella, halua nopeasti eteenpäin, saattaa kohdella pehmeitä ihmisiä loukkaavasti, ei kestä kritiikkiä). 30 -TULOKSEN TARKASTELUA Mittauksen laajuuden takia kaikkia kohtia ei käyty läpi. Arviot asioiden ja itsensä johtamisesta ovat selvästi parempia kuin ihmisten johtamisesta. Keskityimme pääasiassa kohtiin, joissa oli poikkeavia käsityksiä ja jotka näyttivät ongelmakohdilta. Allekirjoittaneen yleishavaintona keskustelun aikana oli, että kritiikin vastaanottaminen oli monessa kohtaa vaikeaa. DEF kyseenalaisti myös 30-mittauksen kuten persoonallisuustestinkin: Ketkä ovat vastanneet. Kuka päätti arvion tekemisestä. Miksi niin monelta on kysytty minullahan on vain kolme suoranaista alaista. Muut eivät tiedä mitä teen. Taustalla saattaa olla pelkoa tulla ihmisenä näkyväksi muiden joukossa ja siksi DEF:llä on tarve pysyä työroolin takana? Perustelin arvion tekemistä. Nimi on 30 ja se pyrkii mittaamaan laajemmin ihmisen toimintaa organisaatiossa. Siksi palautetta pyydetään muiltakin kuin vain suoraan omilta johdettavilta. Asiajohtaja DEF:llä on ollut liikaa tehtäviä ja siksi ajankäyttö on ollut vaikeaa. Tuotannon johtaminen olisi vielä ollut hallittavissa, mutta osastojen yhdistäminen on tuonut lisää tehtäviä, jotka ovat vieneet aikaa tuotannon johtamiselta. DEF delegoi tehtäviä ja hänellä on huono omatunto, kun joutuu antamaan tiukat aikataulut. Hän kuitenkin tietää, että näin vain on tehtävä organisaation toiminnan kannalta. Mitalin toinen puoli: uskaltavatko kaikki sanoa, etteivät ehdi? Kun palautetta on tullut, on DEF joustanut. Hän on kertonut myös johtoryhmässä, että aikataulut ovat välillä liian tiukkoja. Monet tehtävät ovat uusia, joihin ei ole ollut aikaa perehtyä riittävästi. DEF puuttuu toisten päätöksiin, kun siihen on tarvetta. Tästä DEF aikoo edelleen pitää kiinni, koska kysymys ei ole vain yksilön töistä ja päätöksistä, vaan organisaation päätöksistä, joiden tulee olla tavoitteellisia, järkeviä ja pelisääntöjen mukaisia.
Karl-Magnus Spiik Ky 3 Toiminnan tavoitteena on ollut organisaatio tehokas ja järkevä toiminta. Tilanne ei voi jatkua siten, että ihmiset saavat tehdä kuten itse haluavat. Tällainen asioihin puuttuminen kiristää suhteita ja aiheuttaa ilmapiiri- ja motivaatio -ongelmia. DEF on keskittynyt vahvasti asioiden johtamiseen. Hän on halunnut selvittää entiset käytännöt, jotta näkisi selkeämmin mikä toimii ja mitä pitää kehittää. On kyseenalaistanut monia vanhoja toimintatapoja. Ihmisjohtaja XXX -toimistossa voidaan huonosti. Tämä oli tiedossa. Tässä kohtaa palattiin aikaisempaan keskusteluun, eli DEF:n mielestä ko. toimiston ihmisten ei olisi pitänyt vastata 30- mittaukseen, koska esimiehiä on välissä. Miksi DEF:n suhtautuminen oli näin kapea-alainen? Mitä on taustalla? Myöskään kentällä työskenteleviltä ei kuulemma olisi pitänyt pyytä arviota, koska DEF ei johda heitä. Kommentit (puolustautuminen) nousivat esiin, kun arviot osoittivat miten heikolla tasolla ihmisten johtamistaito on. Muissa organisaatiossa tehtyihin 30-mittauksiin nähden ne ovat poikkeuksellisen huonot. DEF osaa kuunnella, kun siihen on varattu aikaa ja/tai sovittu etukäteen. Mutta jos tullaan kesken kaiken puhumaan asioista, ei DEF:llä ole aina aikaa kuunnella. Henkilöstössä oli ollut suuria odotuksia, kun DEF aloitti, että nyt saamme vihdoin johtajan. Mutta pettymykset ovat olleet suuria, kun DEF on puuttunut jämäkästi asioihin. Yhdessä palautteessa puhuttiin henkilöstön alistamisesta: DEF tunnisti yhden tapauksen. Omasta mielestään DEF ei ole itsekeskeinen. Ehkä näin on, mutta johtamistapa antaa toisenlaisen kuvan. Palaute ajattelee vai itseään ja omaa mainettaan. DEF:n mielestä näin ei ole, eikä keskustelumme perusteella allekirjoittaneellekaan syntynyt tällaista käsitystä. Kaikista asioita ei voi keskustella aina loppuun asti, välillä on vain tehtävä päätöksiä. Tämä oli DEF:n oikeutettu näkemys. Kritiikin vastaanottaminen on vaikeaa. Tästä DEF sai palautetta myös allekirjoittaneelta, koska sitä tapahtui myös tässä tapaamisessa. DEF ei ole tunnistanut tätä riittävän selvästi. Toivottavasti keskustelumme valotti ongelmaa. DEF ei omasta mielestään ole edes saanut paljon palautetta. Hän kertoi, että kentältä tulee paljon positiivista palautetta (e-post). Myös johtoryhmästä tulee positiivista palautetta. -> Teoria: ideatyyppi pyrkii kääntämään kritiikin pois itsestään ja tuomaan tilalle omat hyvät puolet. Näin tapahtui tässä keskustelussa. DEF osaa omasta mielestään varoittaa ympäristöä, kun paine on kova. Mutta joskus tilannehallinta pettää ja reaktio on voi olla liian voimakas. DEF käytti sanaa siilipuolustus. Hän tunnisti yhden tapauksen. DEF haluaa saada palautetta ja on tämän myös ilmaissut, mutta uskaltavatko ihmiset antaa? Mikä on nykytilanne? Mikä on ilmapiiri? Pelkääkö henkilöstö? Monet ovat kokeneet DEF johtamisen uhkaavana, koska DEF on joutunut puuttumaan asioihin. Näin tapahtuu, kun organisaation toimintaa muutetaan. Sille ei voi mitään. DEF totesi, että naisten johtaminen on suuri haaste, koska asioihin suhtaudutaan liian usein henkilökohtaisesti ja tunteella. Hän on joskus sanonut, että olisi hyvä jos naisetkin kävisivät armeijan. Olin samaa mieltä, mutta jos tällaisen sanoo ääneen henkilöstön kuullen, voi se pahoittaa ihmisten mieliä. Viesti luetaan ja tulkitaan henkilökohtaisemmin kuin on tarkoitettu.
Karl-Magnus Spiik Ky 4 Itsensä johtaminen DEF:n oli vaikea ymmärtää palautteiden perusteella, ettei hän luota ihmisiin. Hän ei koe että asia on näin. Ilmeisesti asioihin perehtyminen ja jämäkkä tilanteisiin puuttuminen on synnyttänyt vaikutelman luottamuksen puutteesta. Nykyinen tehtävä on vaatinut DEF:lta erittäin paljon työtä, tahtoa ja energiaa. Tehtävän vaativuuteen ja vaikeuteen nähden DEF on saanut aikaan merkittäviä tuloksia. Tämä on hänen ja myös DEF:n esimiehen käsitys (mm. 30-tulokset ovat lähellä toisiaan). Sama käsitys syntyi myös allekirjoittaneelle. Mutta mikä on hinta? Huono ilmapiiri? Henkilöstön vastustus? Onko siltoja poltettu niin paljon, että tehtävän jatkaminen yhdistymisen jälkeen on liian vaikea tai ehkä mahdoton? Yrityselämässä on esimerkkejä saneeraajista, jotka ovat tehneet hyvää työtä ja saaneet yritykset säilymään elossa, mutta eivät ole voineet jatkaa tehtävässään. Kovien päätösten ja suoran johtamisen takia luottamus on menetetty. Henkilöstö pelkää eikä enää usko, että johtajan muutos ihmiskeskeisempään suuntaan on todellista, vaikka se olisikin. LOPPUKESKUSTELUA DEF:n mielestä keskustelumme oli reilu ja oikeudenmukainen. Kun tuotantoa verrataan jatkuvasti ulkopuoliseen tarjontaan, syntyy painetta. Mm. tämä on kiristänyt tilanne hänen ja toisen johtajan välillä. DEF mielestä on unohdettu tuotannon historia. On mahdotonta oppia kilpailukykyiseksi organisaatioksi muutamassa vuodessa. Sama ongelma näkyy muuallakin, kun entisistä laitoksista tehdään kilpailukykyisiä yksiköitä tai yrityksiä. Näkemysten esittämisen pitää perustua todellisuuteen; ei teoreettisiin ihannekuviin. DEF haluaa käydä kehityskeskustelun esimiehensä kanssa, joka olisi pitänyt käydä jo keväällä. DEF olisi tarvinnut coachingia, jotta olisi hallinnut tilanteen ja jaksamisena paremmin. Myös yhteistyön kehittämisessä toisen johtajan kanssa olisi ulkopuolinen apu ollut tarpeen. DEF on kokenut olleensa lottokone, johon organisaatio on heittänyt liian monta palloa pidettäväksi ilmassa. Coaching ehdotusta ei ole hyväksytty. Nyt on sen paikka. DEF:n toiveena on työn määrän väheneminen. Kummatkin nykyiset vastuualueet ovat kiinnostavia ja haastavia. Kaarinassa Karl-Magnus Spiik liikkeenjohdon konsultti (LJK), ekonomi Lemuntie 355, 200 Piispanristi puhelin 02-2421 345, 050-2333 spiik@spiik.fi http://www.spiik.fi
Karl-Magnus Spiik Ky 5 IHMISTYYPPINI A = Minäkuva-arvion kokonaistulos B = Yksityisprofiilin tulos (minkälainen olet vapaa-ajalla eli ilman työroolia) Idea Ihmiskeskeinen Sosiaalinen 40 40 30 30 20 20 H a l l i t s e v a 10 10 10 10 M u k a u t u v a 20 20 30 30 40 40 Päättäjä Asiakeskeinen Tutkija
Karl-Magnus Spiik Ky IHMISTUNTEMUS H A L L I T S E V A IHMISKESKEINEN IS SI SOSI- IDEA AALI- NEN IP IT SP ST PI PS TI TS PÄÄT- TÄJÄ PT TP ASIAKESKEINEN TUT- KIJA M U K A U T U V A IHMISKESKEINEN * ulospäin suuntautunut (extrovert) * tunteilla reagoiva * epämuodollinen * viihtyy ihmisten parissa ASIAKESKEINEN * sisäänpäin kääntynyt (introvert) * pidättyvä * muodollinen * viihtyy asioiden parissa HALLITSEVA * käskevä * haluaa johtaa * nopeatempoinen MUKAUTUVA * kysyvä * ei halua johtaa * hidastempoinen IDEATYYPPI + luova (ideointi) innostuva/tava aktiivinen, nopea tekee aloitteita ottaa riskejä hyvä soveltaja avoin haasteellinen huumorintajuinen keskittyy yleislinjoihin - hutilus, huolimaton lyhytjänteinen pinnallinen suurpiirteinen kärsimätön itsekeskeinen ei osaa kuunnella voimakkaat mielipiteet subjektiivinen PÄÄTTÄJÄTYYPPI + - tarkka, täsmällinen ei ota huomioon asiallinen ihmistä järjestelmällinen kaavoihin kangistunut määrätietoinen jääräpäinen tulostietoinen suvaitsematon hallitseva tosikko itsenäinen varautunut kurinalainen virallinen tehokas vaikea lähestyä keskittyy tavoitteisiin "jyrääjä" SOSIAALINEN TYYPPI + arvostaa ihmissuhteita inhimillinen avulias, miellyttävä herkkä empaattinen kärsivällinen hyvä kuuntelija huomioi muut helppo lähestyä keskittyy ihmissuhteisiin - lepsu, pehmeä epäitsenäinen passiivinen tunteilija ei osaa sanoa "ei" arka, alistuja ristiriitatilanteet tuottaa ongelmia helppo johdatella TUTKIJATYYPPI + - luova (kehittely) hidas huolellinen jahkailija perusteellinen pyrkii täydellisyyteen johdonmukainen unohtuu yksityiskohtiin pitkäjänteinen huono päätöksentekijä hyvä suunnittelija pitkästyttävä työn laatu korkea ei ota riskejä tekee kysymyksiä omissa ajatuksissaan harkittua toimintaa jatkuva vertailija keskittyy yksityiskohtiin
Karl-Magnus Spiik Ky Johtaja DEF 4 5 10 1. Henkilökohtaisen työn määrä 2. Henkilökohtaisen työn laatu 3. Osaaminen 4. Tiedonkulku 5. Tavoitteellisuus. Strategia. Ajankäyttö. Tilannehallinta. Päätöksenteko 10. Ratkaisukeskeisyys 11. Organisointi 12. Delegointi 13. Ihmistuntemus 14. Yhteistyökyky 15. Oikeudenmukaisuus 1. Vuorovaikutustaito 1. Esiintyminen 1. Positiivinen palaute 1. Korjaava palaute 20. Palautteen vastaanottaminen 21. Me-henki ja motivaatio 22. Stressin sieto 23. Muutoshalukkuus 24. Positiivinen ajattelu 25. Itseluottamus 2. Visiointikyky 2. Luottamus 2. Käytöstavat 5,4,44,,5,5 5,,1,31 5,1 5,4 5,50 5 5,00 5 5,31 5,1 5,25 5,31 5,44 5,00 4, 5,25,0,12 5, 5,5, 5,3 5,1,5 10 Muiden arviot ka. 5,3 (1 kpl) Oma arvio ka.,2 Esimiehen arvio ka.,5
Karl-Magnus Spiik Ky Johtaja DEF Työntekijöiden antamat arviot Oma Esimies 1 2 3 4 5 11 12 13 14 15 1 1 ka. 1. Henkilökohtaisen työn määrä 10 4 10 5,5 2. Henkilökohtaisen työn laatu 5 4 5 5 5 5,4 3. Osaaminen 5 4 5 5,44 4. Tiedonkulku 4 5 5, 5. Tavoitteellisuus 5 4 5 5,5. Strategia 4 5 5 5 5,5. Ajankäyttö 5 4 4 4 4 5 5 5,. Tilannehallinta 5 5 5 4 5 5,1. Päätöksenteko 5 5 5 4 4 5,31 10. Ratkaisukeskeisyys 4 5 4 5 5 4 5 5,1 11. Organisointi 5 5 5 4 5 4 5,4 12. Delegointi 5 5 5 4 5 4 5 5 4 5 5,50 13. Ihmistuntemus 5 4 4 5 5 4 5 5 4 4 5 4 5,00 14. Yhteistyökyky 4 5 5 4 5 4 4 4 5 5,31 15. Oikeudenmukaisuus 5 4 5 4 5 5 4 4 5 5 5,1 1. Vuorovaikutustaito 5 4 4 4 5 5 4 4 5 4 5,25 1. Esiintyminen 5 4 5 5 5 4 4 4 4 5,31 1. Positiivinen palaute 4 4 5 5 5 5 4 5 4 5,44 1. Korjaava palaute 4 5 5 5 5 4 5 5 5 5 5 5 4 5,00 20. Palautteen vastaanottaminen 4 4 5 5 5 4 5 5 4 4 5 4 4, 21. Me-henki ja motivaatio 4 4 5 5 4 5 5 4 4 4 4 5,25 22. Stressin sieto 10 5 5 5 4 5,0 23. Muutoshalukkuus 4 4 4 4 4,13 24. Positiivinen ajattelu 4 5 4 4 4 4 5, 25. Itseluottamus 4 5 5 4 5 5 5 5 5,5 2. Visiointikyky 4 4 5 5, 2. Luottamus 5 4 4 5 4 4 4 4 4 5,3 2. Käytöstavat 4 4 4 5 4 5 4 4 5 4 5,1 Keskiarvot (ka.),2,5 5,3