Päättäjät, hankinta- ja ruokapalveluasiantuntijat Joko olette tehneet päätöksen lähiruoan käytöstä? Ohjeita lähiruoan hankintaan Tämän vihkosen tavoitteena on auttaa lähiruoan hankintaprosessi alkuun ja neuvoa käytännön toimissa.
lähiruoan hankinta onnistuu! Monet julkisen sektorin keittiöt ovat joutuneet luopumaan lähiruuan hankinnasta. Syynä saattaa olla ruokapalvelutoimintojen keskittyminen ja yksikkökohtaisten ruokailijamäärien lisääntyminen. Myös hankintalainsäädännön tiukka tulkinta on syrjäyttänyt lähitoimijoita. Vaikka tahtoa ja strategisia päätöksiä on tehty, niin lähiruoan hankinta koetaan liian usein työlääksi, aikaa vieväksi ja hankalaksi toteuttaa. Näin asian ei kuitenkaan tarvitse olla! Useissa julkisissa ruokapalveluissa ostetaan ja osataan hankkia onnistuneesti lähiruokaa, vaikka ruokailijamäärät olisivat suuria. Paikallisten yrittäjien tuotanto- ja jalostusmäärät eivät kaikkialla riitä ammattikeittöiden tarpeisiin. On kuitenkin löydettävissä keinoja, että he voivat säilyä tai päästä toimittajiksi joko yhteistyössä muiden yrittäjien kanssa tai tukkuliikkeen kautta. Lähiruoan hankinnan onnistumisen edellytyksiä strateginen päätös lähiruoan käytöstä tarjouspyynnön tekijöiden ja tarjoajien osaaminen ruokapalveluiden sitoutuneisuus lähiruoan huomioiminen ruokalistasuunnittelussa sesonkien huomioiminen logistiikan hyvä suunnittelu, esim. tukkuliikkeet, yhteiskuljetukset Voidaan todeta, että paikallisten tuotteiden hankinta koetaan helpommaksi pienemmissä kunnissa tai ruokapalveluyksiköissä. Ruokalistasuunnittelun merkitys on kuitenkin vielä suurempi. Ruokapalveluiden tulee suunnitella ruokalistoille lähiruoan tarjonnan mahdollisuudet hyvissä ajoin ennen tarjouspyynnön tekemistä. Ruokapalvelut voivat tehdä lähiruoan tarjouspyynnöt itse. Jos ne teetetään hankintatoimen asiantuntijoilla, niin hankinnat toteuttavalle tulee kertoa tarkasti, millaista laatua ja mitä ominaisuuksia tuotteilta halutaan. Jo sopimuskaudella kannattaa valmistautua seuraavaan hankintakauteen esimerkiksi testaamalla yhdessä yrittäjien kanssa tuotteita keittiössä ja ruokalistoilla. Tarvitaan pitkäjänteisyyttä, yhteistä aikaa ja tahtoa Lähiruoan hankinta vaatii kunnan päättäjiltä, ruokapalveluissa työskenteleviltä, hankintayksiköiden hankintavastaavilta ja yrittäjiltä yhdessä uuteen lähiruoka-ajatteluun sopeutumista ja ehkä normaaleista rutiineista ja tutuista käytänteistä luopumista. Se edellyttää yhteistä innostusta oman alueen talouden, työllisyyteen ja hyvinvoinnin edistämiseksi. Samalla se antaa vaihtelevuutta työhön, tyytyväisiä ruokailijoita ja alueellista yhteenkuuluvuutta. laki ei kiellä käymästä ennakoivaa vuoropuhelua alueellisten yrittäjien kanssa. Tärkeintä vuoropuhelu on hankinnan valmisteluvaiheessa, jossa teh- dään aina tärkeimmät ratkaisut. Ruokapalveluiden on mahdollista vaikuttaa kunnan hankintastrategiaan. strategia on hankintoja ohjaava asiakirja ja kun lähiruoka on mainittu strategiassa, hankintatoimessa osataan suunnata hankintaprosessia sen mukaisesti. Kunnassa sekä ruokapalvelu- että hankintatoimessa on mietittävä omat tavoitteet ja onnistumisen edellytykset lähiruoan käytölle. Joillakin alueilla kotimaisuus voi olla riittävä, toiset taas pyrkivät alueellisen tai paikallisen hyvinvoinnin lisäämiseen. Jos kunnan ruokapalvelut kilpailutetaan, niin tilaajan tehtävä on vaatia lähi- ja luomuruokaa. Onnistunut hankintaprosessi saadaan liikkeelle yhteistyössä askel kerrallaan. Kaikkien on tuotava oma lähiruoan käytön tavoitteensa esiin. Alkuun päästään esim. näin: Tehdään lähiruokapäätös ja seurataan sen toteutumista! PÄÄTTÄJÄT Kehitetään uusia tuotteita ruokapalveluille! TUOTTAJAT, JATKOJALOSTAJAT Hankitaan mahdollisimman paljon tuotteita pienhankintoina, joita saadaan läheltä! RUOKAPALVELUT Mietitään, mitä jätetään keittöiden omaan kilpailutukseen! HANKINTA- ASIANTUNTIJAT Otetaan valikoimiin lähiruokaa ja luomua! TUKKUTOIMIJAT valmistuskeittiöiden säilyttäminen
strateginen päätös lähiruoan hankkimiseksi Lähiruokahankinnan vaiheet aloite Suunnittelu sopimuskausi hankintamenettely UUDEN KIERROKSEN VALMISTELU ESIMERKKI HANKINTAPROSESSISTA JULKISISSA RUOKAPALVELUISSA - Leipomotuotteet strateginen päätös lähiruoan hankkimiseksi Suunnittelu käynnistyy Tahtotila hankkia lähituotteita verkoston kokoaminen Asiakkaan määrittely Suunnittelu jatkuu Markkinoiden kartoitus: Mitä tuotteita mahdollista hankkia läheltä? Hankinnan lähtötila ja tavoite Millaista ruisleipää halutaan? Miten usein ruokalistalla?... jatkuu menettely Muutoskoulutus Laatukriteerien määrittäminen yhdessä tuottajat & ruokapalvelut Tuotetestaus >> tarvittava tuotekehitys (suola %) menettelyn vaihtoehdot Tarjouspyynnön valmistelu Tarjouspyyntö kommenttikierrokselle Tarjousten valmistelu ja jättäminen Menettelyn valinta sopimuskausi Tilaukset, seuranta, palaute Ristiriitojen ja ongelmien yhdessä ratkaiseminen -asiamies vaihtuu Yrittäjän tuotantokapasiteetti ei riitä Koontilaskutuksessa ongelmia Tilastointi ja raportointi päättäjille Lähiruoan hankinta-asiamies HankiNTA- TOIMIJAT Tuottajat ja YRITTÄJÄT Ruokapalvelut TUKKU- TOIMIJAT Maistuvia lähileivonnaisia asiakkaalle Copyright EkoCentria
Lähiruoan hankinta-asiamiehen askeleita Ruokapalveluilla on useita mahdollisuuksia hankkia tuotteita pienhankintoina tai kokeiluun. Sopimuslausekkeena voi olla esim. näin: Ostaja pidättää itsellään oikeuden ostaa sopimuskauden aikana pieniä eriä kausi-, erityis- tai räätälöityjä tuotteita tämän sopimuksen ulkopuolelta. Lähituotteen hankinnan mahdollistaminen sopimusehdoilla Sopimusehdoissa ei sallita rinnakkaisia toimittajia sopimustoimittajalta 1. PORRAS Kokoa paikalliset tuottajat, yrittäjät, hankintatoimi ja ruokapalvelut keskustelemaan ja tutustumaan jo hyvissä ajoin ennen hankinnan kilpailutusta. ON sopimustoimittaja Alittaa 30 000 EI OLE sopimustoimittajaa Sopimusehdoissa sallitaan rinnakkaiset toimitukset kausi-, erityis- tai räätälöidyille tuotteille 3. PORRAS 2. PORRAS Järjestä tarpeen mukaista Tutustukaa oman alueen tuotantosuuntiin. Ole yhteydessä neuvontajärjestöissä ja kunnissa toimiviin maataloustuottajien yhdyshenkilöihin, neuvojiin ja elinkeino- ja hankinta-asiamiehiin. Katso www.aitojamakuja.fi ohjeiden mukaan tarjouskilpailu tai suorahankinta Lähituotteen hankinta mahdollinen ELINTARVIKKEEN HANKINTA ON sopimustoimittaja Sopimusehdoissa ei sallita rinnakkaisia toimittajia sopimustoimittajalta koulutusta ja työpajoja (mahdollisesti tuoteryhmäkohdittain). Poimikaa yhdessä ideoita tuotekehitykseen. 7. PORRAS 6. PORRAS Mieti, miten lähiruoan 4. PORRAS 5. PORRAS Miettikää yhdessä, mitkä Aktivoi yrittäjiä yhteistyöhön. Yritys kuorii lähialueen tuottajien juurekset, viipaloi naapuriyrityksen leivät tai kuljettaa tuoreet mansikat. Aktivoi yrittäjiä esittelemään tuotteitaan ruokapalveluille ja tukkuliikkeille. hankinnat alittavat/ylittävät kansallisen kynnysarvon. Arvo on 30 000 tai yli Testaus ja hankinta kilpailuttamalla tai suoraan riippuen arvosta Lähituotteen hankinta mahdollinen käytöstä viestitään kuntalaisille. EI OLE sopimustoimittajaa Ennakoiva vuoropuhelu Kilpailutus ja toimittajan valinta kilpailetulta toimittajalta Esimerkkiratkaisuja esteiden poistamiseksi Tuottajat eivät kuitenkaan pysty riittävän suuriin toimituseriin Jaetaan hankinta-alue useisiin, pienempiin toimituspaikkoihin, jolloin kertaerät pienenivät ja pientuottajat pääsevät mukaan tarjouskilpailuun, hyvin yksinkertaista, toteaa IS-Hankinnan hankinta-asiantuntija Pekka Tiilikainen. Tanskassa toimituspaikat jaettiin keittiön budjettien mukaisesti pieniin, keskisuuriin ja suuriin. Voisiko hankinnat organisoida siten? Lähiruoka on kallista, eikä meillä ole varaa siihen! Kainuussa Vaalan kunnassa valmistetaan ruokaa alueellisista raaka-aineista. Aterian raaka-ainehinta on 80 senttiä ruokalistasuunnittelu eli kasvisten ja sesonkituotteiden käyttö, on kaiken A ja O, kertoo ruokapalvelupäällikkö Leena-Kaisa Pärkkä. Niin onkin, mutta me haluamme tarjota asiakkaille myös alueelle ominaisia ruokia ja elintarvikkeita, sanovat Saimaan tukipalveluiden Elina Särmälä ja Kiuruveden kaupungin Helena Laitinen. Aterian hintaan voimme vaikuttaa asiantuntevalla ruokalistasuunnittelullamme. Toisaalta lähiruoan käytön lisääminen tuo kuntaan nämä eurot. Pienten yritysten tuotteiden laatu ja erityisesti saatavuus on liian epävarmaa Naantalin ruokapalvelut kehitti yhteistyössä tuottajien kanssa omiin tarpeisiinsa sopivan sesonginmukaisen kalapihvin. Saman pöydän ääressa pohdittiin tuotteen laatuvaatimuksia, raaka-aineita, toimituksia ja pakkausta. Ruokapalveluiden asiakkaille valittiin testattavaksi muutamia vaihtoehtoja, joista palautteen mukaan valittiin paras tuote. Mitä lähiruoka ja luomu oikein tarkoittavat? Onko niitä edes määritetelty? Lähiruokaohjelmassa on määritelmä, mutta mitäs jos määritellään se itse eli mitä se meille tarkoittaa. Luodaan kilpailutukseen kriteerit sen pohjalta. Luomua voi hankinnassa käyttää tuotteen laatua määrittelevänä kriteerinä. Elintarvike määritellään tarjouspyynnössä luomutuotteeksi.
Jos lautasille halutaan myös tulevaisuudessa lähiruokaa, sitä on hankittava tänään! Lähiruoan määritelmä Lähiruokaohjelmasta: Lähiruoka on paikallisruokaa, joka edistää oman alueen paikallistaloutta, työllisyyttä ja ruokakulttuuria, on tuotettu ja jalostettu oman alueen raaka-aineista ja joka markkinoidaan ja kulutetaan omalla alueella. Lue lisää Lähis-oppaasta. Oppaasta saat neuvoja yksityiskohtaisesti vaihe vaiheelta onnistuneen hankintaprosessin toteutukseen. Lisäksi oppaassa on useita käytännön esimerkkejä hankintatavoista ja kriteereistä eri elintarvikeryhmille. www.lahisopas.fi Lähiruoka on tuttua, jäljitettävää, sesonginmukaista ja alueen ruokakulttuuria ilmentävää! Kansainväliset ruokakriisit ovat aiheuttaneet epäilyksiä tuontiruokaa kohtaan. Nuorimmat ruokailijat ja terveydenhuollon asiakkaat ovat herkkiä kohderyhmiä, joille tulee tarjota vain parasta ja turvallista ruokaa. Suomalainen ruoka on maailman turvallisinta ja puhtainta. Uusissa ravitsemussuosituksissa mainitaan ensimmäistä kertaa lähiruoka ja se tunnustetaan turvallisena ja paikallisia voimavaroja hyödyntävänä ruokana. Lähiruoan käytön aluetaloudellisten vaikutusten selvityksen mukaan lähiruoan käytön lisäämisellä on merkittävät vaikutukset maakuntien työllisyyteen ja talouteen. Laitetaan kotimaassa hankintaeurot kiertämään takaisin omaan pussiin ja arvostetaan oman alueen makuelämyksiä! Lähiruokaa ammattikeittiöihin