Palveluluokituksen käyttöönotto Tampereen kaupungin Kuntatieto-ohjelman pilotti Projektin hallinnollinen loppuraportti 26.4.2016 Versio: 0.9 Laatija: Pauliina Laisi
loppuraportti 26.4.2016 2 (12) Sisällys 1. Dokumentin tarkoitus... 3 2. Projektin organisointi... 3 2.1. Projektin ohjausryhmä... 3 2.2. Projektipäälliköt... 3 2.3. Projektiryhmä... 4 3. Aikataulu ja projektin läpivienti... 4 3.1. Aikataulu... 4 3.2. Eteneminen... 5 3.2.1. Vaihe: Suunnittelu- ja määrittely... 5 3.2.2. Vaihe: Toteutus... 5 3.2.3. Vaihe: Tulosten arviointi ja raportointi... 6 3.3. Projektinaikaiset keskeiset muutokset... 6 4. Työmäärä ja kustannukset / Pauliina... 7 5. Tavoitteet, saavutukset ja tuotokset... 7 5.1. Tavoitteiden täyttyminen... 7 5.2. Projektin toteutuneet tuotokset... 8 6. Arvio projektin onnistumisesta... 8 6.1. Projektissa ilmenneet haasteet ja niiden ratkaiseminen... 8 6.2. Arvio projektityön onnistumisesta... 8 6.3. Arvio asiakastyytyväisyydestä... 9 6.4. Hyötyarvion toteutuminen... 9 7. Toimenpiteet projektin jälkeen... 9 8. Projektista opittua... 12 9. Jälkiarviointi... Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. Dokumentin muutosloki Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus V0.1 30.3.2016 Pauliina Laisi Ensimmäinen versio V 0.9 26.4.2016 Pauliina Laisi Hyötyarvion päivitys
loppuraportti 26.4.2016 3 (12) 1. Dokumentin tarkoitus Tämä dokumentti on 01.03.2015-31.03.2016 aikana toteutetun Kuntatieto-ohjelman Palveluluokituksen pilottiprojektin hallinnollinen loppuraportti. Dokumentissa kuvataan projektin kulkua, tavoitteita ja saavutettuja tuloksia erityisesti projektin läpiviennin näkökulmasta. Tässä dokumentissa ei kuvata itse tuotosten sisältöä, varsinaiset tulokset on kuvattu omissa dokumenteissaan. 2. Projektin organisointi Projektin organisointi jakautui seuraaviin ryhmiin: VM, Kuntatieto-ohjelman johtoryhmä VM, Kuntatieto-ohjelman tuki- ja seurantaryhmä VM, Kuntatieto-ohjelman projektiryhmä Tampereen Kaupunki, projektin ohjausryhmä Tampereen kaupunki, projektiryhmä Muut Tampereen kaupungin konsernihallinnon asiantuntijat 2.1. Projektin ohjausryhmä Ohjausryhmä vastasi projektin ohjauksesta, hyväksyivät projektin tuotokset ja lopputulokset. Ohjausryhmä koostui seuraavasta kokoonpanosta: Koski Kirsi, Tampereen kaupunki, puheenjohtaja Männikkö Jukka, Tampereen kaupunki Laisi Pauliina, Tampereen kaupunki Kirmula Toni, Tampereen kaupunki Mäntylä Sari, Tampereen kaupunki Oksala Jarkko, Tampereen kaupunki Puskala Tarja, Tampereen kaupunki Immonen Jukka, CGI Nykänen Kati, CGI, sihteeri 2.2. Projektipäälliköt Projektipäälliköt vastasivat projektin läpiviennistä, toteutuksen akuuteista haasteista, johtivat projektiryhmää sekä raportoivat ohjausryhmälle. Projektipäälliköt olivat: Pauliina Laisi, Tampereen Kaupunki Kati Nykänen, CGI/Kirsi Kehä, CGI 05-12/2015
loppuraportti 26.4.2016 4 (12) 2.3. Projektiryhmä Projektiryhmään, joka toteutti varsinaisen projektin, kuuluivat seuraavat jäsenet: Pauliina Laisi, Tampereen kaupunki Sari Jaaranen, Tampereen kaupunki Riikka Vilminko-Heikkinen, Tampereen kaupunki / Gofore Oy Anna-Mari Luhta, Tampereen kaupunki Riikka Hannelius, Tampereen kaupunki (31.8.2015 asti) Kati Nykänen, CGI Kirsi Kehä, CGI Pekka Turkki, CGI Tuukka Nissinen, CGI Pasi Hyyryläinen, CGI Tomi Karjaluoto, CGI Pentti Kurki, CGI Edellisten lisäksi projektiin kuului työpajoja, joihin osallistui asiantuntijoita ja avainhenkilöitä eri toimijoista, kuten: Riitta Alkula, Gofore Oy Pekka Palin, CSC sekä muut CSC:n asiantuntijat ja Kuntatieto-synergiaverkoston kuntapilottien edustajat 3. Aikataulu ja projektin läpivienti 3.1. Aikataulu Projektin pysyi kokonaisaikataulussa, joka oli suunniteltu ajalle 01.03.2015-31.03.2016. Projektin varsinainen työ aloitettiin hieman myöhässä, toukokuussa 2015, mutta aikataulu saatiin otettua kiinni toteutusvaiheessa. Projekti valmistui suunnitellussa aikataulussa maaliskuussa 2016. Seuraavassa taulukossa on tarkempi kuvaus projektin vaiheiden suunniteltu- ja toteutunut aikataulu. Vaihe Suunniteltu aikataulu Toteutunut aikataulu v.3 Pilotin suunnittelu 1.3. - 31.5.2015 Suunnitteluvaihe
loppuraportti 26.4.2016 5 (12) ja määrittely 1.3. - 6.5.2015 Määrittelyvaihe 7.5. - 7.9.2015 v.4 Pilotin toteutus Tekninen suunnittelu ja toteutus 1.6. - 31.12.2015 Hyväksymistestaus 7.12. - 18.12.2015 Tekninen suunnittelu ja toteutus 10.9. - 4.12.2015 Hyväksymistestaus 12/2015-3/2016 v.5 Pilotin tulosten arviointi ja raportointi 1.1.- 31.3.2016 1.1.- 31.3.2016 3.2. Eteneminen Projekti eteni alkuperäisen vaihesuunnitelman mukaisesti. Seuraavissa kappaleissa on kuvattuna tarkemmin vaiheiden päätehtävät ja aikajakso. 3.2.1. Vaihe: Suunnittelu- ja määrittely Projektin määrittelyvaihe aloitettiin työpajoissa käsitemallin määrityksellä Tampereen kaupungin Palvelutiedon käsitemalliin. Käsitteiden pohjalta luotiin palvelutuotteen tietomalli eli tietoon liittyvät attribuutit ja niiden määritykset. Seuraavassa taulukossa on kuvattu suunnittelu- ja määrittelyvaiheen päätehtävät. Tehtävä Aikajakso 2015 Muutos Käsitemallin määrittely ja kuvaus Palvelutiedon vaatimusmäärittely tietomalliin 7.5. 24.6. 24.8 Käsitemallin päivitys 11.5 4.9. 8.6 Projektin laajuuden muutos (kuvattu tämän dokumentin kappaleessa 3.3) 15.9. Määritykset päivitettiin loppukatselmoinnin pohjalta Ylläpitolomakkeiden suunnittelu ja käyttäjäohjeet 18.8. 4.9. 15.9. Käyttäjäohjeet päivitettiin loppukatselmoinnin pohjalta 3.2.2. Vaihe: Toteutus Projektin toteutusvaihe aloitettiin teknisen ratkaisun suunnittelutyöpajassa 18.8.2015. Seuraavassa taulukossa on kuvattu toteutusvaiheen päätehtävät. Tehtävä Aikajakso 2015 Muutos Teknisen ratkaisun ja toteutuksen suunnittelu 18.8. 10.9. 21.8 Muutospyyntö: Ylläpitoprosessin automatisointi (kuvattu tämän dokumentin kappaleessa 3.3)
loppuraportti 26.4.2016 6 (12) Tekninen toteutus 11.9. 4.12. 24.11 Muutospyyntö: Toimipaikan määrittely tuotteelle Toimipaikkalomakkeen kautta (kuvattu tämän dokumentin kappaleessa 3.3) Hyväksymistestaus Joulukuu 2015 3.2.3. Vaihe: Tulosten arviointi ja raportointi Tehtävä Aikajakso 2016 Muutos Pilotin arviointi ja raportointi II vaiheen dokumentaation tuottaminen ja I vaiheen dokumentaation päivittäminen 1.1.2016-31.12.2016 I vaiheen dokumenteista seuraavia päivitettiin; Palvelutiedon käsitemalli Ydintietojenhallinnan kehittämissuunnitelma 3.3. Projektinaikaiset keskeiset muutokset Projektin aikana tehtiin kolme olennaista muutospyyntöä, joista tarkemmat kuvaukset seuraavassa: Muutokset suunnittelu- ja määrittelyvaiheessa: Projektin laajuutta muutettiin 8.6.2015 projektiryhmän yhteisellä päätöksellä ottamalla määrittelyihin mukaan palvelutuotteiden lisäksi myös muut tuotteet. Muutoksella oli tarkoitus yhtenäistää kaikkien tuotteiden ylläpitoprosessi. Muutoksella ei nähty merkitystä aikatauluun eikä työmääriin. Muutos esiteltiin ja hyväksyttiin Ohjausryhmän kokouksessa 14.8.2015. Muutokset toteutusvaiheessa: Teknisen toteutuksen suunnittelutyöpajassa 21.8.2015 Tampereen kaupunki ehdotti muutostyötä projektin laajuuteen. Muutoksen tarkoituksena oli ylläpitoprosessin suoraviivaistaminen, joka toteutettiin automatisoimalla tuotteiden ylläpito SAP järjestelmään. Muutos esiteltiin ja hyväksyttiin ohjausryhmässä toteutettavaksi 4.9.2015, niillä ehdoin, että palattiin projektin alkuperäiseen laajuuteen. (Määrittelyvaiheessa tehty muutos hylättiin). Toteutusvaiheessa todettiin, että tuotteella ja toimipaikalla ei ole yhteistä tekijää, jolloin tiedon ylläpitoa tuotteen ylläpitolomakkeella ei voitu toteuttaa. Tampereen kaupunki teki muutospyynnön 24.11.2015 siten, että toimipaikalle kohdistetaan tuote sen sijaan että tuotteelle kohdistettaisiin toimipaikka. Muutosehdotus esiteltiin ja hyväksyttiin ohjausryhmän kokouksessa 8.12.2015. Toteutuksen määrittelyt
loppuraportti 26.4.2016 7 (12) tehtiin projektin kokonaisaikataulun sisällä, tekninen toteutus tehdään huhtikuussa 2016. 4. Työmäärä ja kustannukset Projektin työmäärät toteutuivat Valtiovarainministeriössä 16.11.2015 päätetyn muutetun projektisuunnitelman mukaisesti. Projektin alkuperäisen projektisuunnitelman mukaan työmäärä oli toimittajan 1 osalta 255 htp ja kokonaiskustannus 219 810 (Alv 0) ja toimittajan 2 osalta 8 htp ja kokonaiskustannus 8000 (Alv 0). Muun projektiryhmä työmääräksi arvioitiin olevan 320 htp. Alkuperäinen työmääräarvio oli kokonaisuudessaan 583 htp. Projektin toteutuneet työmäärät olivat toimittajan 1 osalta 250 htp / 215 500 (Alv 0), toimittajan 2 osalta 8 htp / 8000 (Alv 0). Muun projektiryhmän toteutunut työmäärä oli 309 htp. Kokonaisuutena toteutunut työmäärä oli 567 htp, joka oli Valtiovarainministeriön hyväksymän muutoksen mukainen. Työmäärä toteutui alkuperäistä arviota pienempänä, koska sopimustenhallinnan sidosprojektin osuus jätettiin projektin suunnitteluvaiheen ulkopuolelle. 5. Tavoitteet, saavutukset ja tuotokset 5.1. Tavoitteiden täyttyminen Projektin tavoitteena oli JHS-Palveluluokittelun ja hierarkian käyttöönottopilotti Tampereen kaupungin ympäristössä. Keskeisimpiä projektin osatavoitteita olivat: Todentaa JHS-Palveluokittelun soveltuvuus kuntien todellisessa tuotannollisessa kohteiden ylläpidon ja hyväksikäytön ympäristöissä Soveltaa ja käyttää JHS-palveluluokittelua erilaisissa tietojärjestelmäympäristöissä ja saada näistä käytännön kokemuksia ja parannusehdotuksia luokitteluun Tampereen näkökulmasta tavoitteena on määritellä ja käyttöönottaa palvelutieto ydintietojen hallinnan (MDM) näkökulmasta Projekti saavutti tavoitteensa suunnitellusti. Projektissa määritelty ja käyttöön otettu palvelutiedon hallinnan tekninen ratkaisu todentaa palveluluokittelun soveltuvuuden kunnan todellisessa tuotannollisessa kohteiden ylläpidon ympäristössä. Projektissa suunniteltiin ratkaisu palvelutiedon (tuotetiedon) hallinnalle osana Tampereen kaupungin ydintietojen hallintaa. Palvelutiedon kokonaisuus määriteltiin ydintietojenhallinnan näkökulmasta ja JHS-palveluluokka-tieto otettiin osaksi palvelutiedon pakollista sisältöä. Palveluluokkakohteiden ylläpidon hyväksikäytön/soveltamisen ympäristönä todentaminen toteutui soveltamalla palveluluokkia kustannuslaskentaan ja raportointiin. Osana Tampereen kaupungin tuotekohtaisen kustannuslaskennan kehittämistä kehitettiin pilottiyksikön (Varhaiskasvatus) tuotteiden pohjalta laskentamalli myös palveluluokille. Lisäksi toteutettiin pilottiyksikön palveluluokkakohtaisten kustannusten raportointi XBRL-erittelyn mukaisesti tietovarastossa.
loppuraportti 26.4.2016 8 (12) Tampereen näkökulmasta määriteltiin ja otettiin käyttöön palvelutieto ydintietojen hallinnan (MDM) näkökulmasta. 5.2. Projektin toteutuneet tuotokset Projektissa laadittiin seuraavat suunnitelman mukaiset tuotokset, jotka saatiin toteutettua: Palvelutuotteen käsitemalli Arkkitehtuuri o Palvelutiedon tietomalli o Palvelutiedon vaatimusmäärittelyt o Palvelutiedon käyttötapaukset Ydintietojen hallinnan kehittämissuunnitelma Palvelutiedon ylläpitoympäristö Palveluluokka ja toimipaikka, vaatimusmäärittely Palveluluokittelun soveltaminen tuotekohtaiseen kustannuslaskentaan Palveluluokituksen arviointi ja käyttökokemukset Palveluluokittelun jalkautusopas Loppuraportti 6. Arvio projektin onnistumisesta 6.1. Projektissa ilmenneet haasteet ja niiden ratkaiseminen Projektissa ei ilmennyt merkittäviä haasteita. JHS-tehtävä ja palveluluokituksen viivästyminen aiheutti kuitenkin epävarmuutta ja hieman hidasti projektin etenemistä. Palveluluokituksen sisällön muuttuminen useasti projektin aikana ja epäselvyys uusimman version sijaintipaikasta aiheutti päivitystarpeiden vuoksi jonkin verran ylimääräistä työtä. 6.2. Arvio projektityön onnistumisesta Projektityö eteni ja onnistui pääosin odotetusti, eli suunnitellun vaiheistuksen mukaisesti. Projektiryhmän kokoonpanon henkilömuutokset eivät vaarantaneet työn edistymistä. Projektiryhmän keskeiset henkilöt sitoutuivat työhön hyvin ja yhteistyön onnistuminen olikin keskeinen edellytys koko projektin toteuttamiselle aikataulussa. Projektiryhmän osaaminen oli pääosin tarvittavalla tasolla. Ohjausryhmän kokoukset pidettiin suunnitellusti. Ohjausryhmä puuttui tarvittaessa projektityön organisointiin ja päätti siihen tehtävistä muutoksista toimittajan työn uudelleenorganisoinnin osalta.
loppuraportti 26.4.2016 9 (12) 6.3. Arvio asiakastyytyväisyydestä Projektin asiakkaana oli Tampereen kaupunki ja toimittajana 1 CGI, sekä toimittajana 2 Gofore Oy. Projektin kokonaisuus ja toteutus aikataulussa onnistuivat odotetusti. Tämän osalta asiakas on tyytyväinen toimittajan tekemään projektityöhön. Valtiovarainministeriö hyväksyi projektin tuotokset osaksi Kuntatieto-ohjelman tuotoksia. Toimintaympäristön muutokset ja JHS- tehtävä ja palveluluokittelun keskeneräisyys huomioiden pilotti onnistui odotetusti. 6.4. Hyötyarvion toteutuminen Projektin hyötyjä arvioidaan suhteessa projektin suunnitteluvaiheessa tavoiteltuihin hyötyihin ja suhteessa tuotosten hyödynnettävyyteen muissa kunnissa. Muiden kuntien näkökulmaa arvioidaan Kuntatieto-ohjelman synergiaverkoston katselmoinnin perusteella. Lisäksi arvioidaan projektin vaikutusta tiedonhallinnan sujuvuuteen ja työmäärään (kustannuksiin). 6.4.1. Hyödyt Kuntatieto-ohjelman näkökulmasta Kuntatieto-ohjelman näkökulmasta hyötyinä tavoiteltiin käyttökokemusten kartuttamista koskien palveluluokittelun soveltuvuutta kunnan toteutusympäristöön. Lisäksi nähtiin hyödyllisenä saada käyttökokemuksia palvelutiedon keskitetystä ylläpitomallista (MDM) ja palveluluokittelusta osana muun palvelutiedon ylläpitoa kunnassa. Projektin tuotosdokumentit on pyritty laatimaan siten, että nämä hyödyt voidaan todeta ja näiden pohjalta voidaan käyttökokemuksiin perustuen nähdä, että Tampereen pilotin osalta palveluluokittelua pystyttiin soveltamaan sekä palvelutiedon ylläpitoon että kustannuslaskentaan ja raportointiin. Palveluluokan ylläpito voidaan toteuttaa tehokkaasti, kun se ylläpidetään samalla prosessilla ja ratkaisulla (sähköinen ylläpitolomake) kuin Tampereen omiin tarpeisiin ja muihin kansallisiin pakollisiin tietotarpeisiin (esimerkiksi PTV) perustuva palvelutieto. Tuotosdokumenteissa on käytännön kokemusten kautta tuotu esille huomioita palveluluokittelua ja sen ylläpitoa koskien. Lisäksi Valtiovarainministeriön kanssa pidettiin yhden päivän mittainen läpikäyntikokous (28.1.2016), jossa Tampereen pilotti toi esille huomioita ja kehittämisehdotuksia palveluluokitukseen. Näitä kommentteja on mahdollisuuksien mukaan hyödynnetty JHS-työssä. Kuntatieto-ohjelman kehitystyön yhtenä tavoitteena on yksinkertaistaa ja helpottaa kuntien tiedonantotaakkaa koordinoimalla nykyistä tehokkaammin valtion kuntiin kohdistamaa tiedonkeruuta sekä tarjoamalla kuntien käyttöön moderni tiedonkeruujärjestelmä ja kehittämällä kuntien tiedon hallinnan prosesseja ja sitä tukevia välineitä. Pyrimme arvioimaan Tampereen pilotin pohjalta hyötyjä myös suhteessa tähän tavoitteeseen. Tällä hetkellä taloustilaston vaatimat tiedot tuotetaan Tampereella keskitetysti konsernipalvelukeskuksessa. Lisäksi toimintayksiköt osallistuvat osin taloustilastoa varten koottavan tiedon tuottamiseen. Nykytilanteessa tieto kerätään taloudenohjausjärjestelmästä osin laskentatunnisteiden avulla ja osin manuaalisesti. Arvion mukaan nykytilanteessa taloustilaston vuositilastoa ja neljännesvuositilastoa varten toimitettavan tiedon kokoamiseen käytetään noin 290 henkilötyöpäivää. Arvioituun työmäärään
loppuraportti 26.4.2016 10 (12) ei ole sisällytetty tämänhetkisiä tietojärjestelmiin luotuja tilastointia varten tehtyjä panostuksia. Uudella Kuntatieto-ohjelmassa kehitettävällä JHS-suosituksiin ja automatisoituun tiedonkeruuseen pohjautuvalla tiedontuottamismallilla, jossa tilastoinnin vaatimat tiedot saadaan poimittua JHS-tilin ja JHS-palveluluokan perusteella, voidaan Tampereen näkemyksen mukaan tehostaa ulkoisen raportoinnin vaatiman tiedon tuottamista, etenkin jos kunnassa panostetaan myös kustannuslaskennan automatisointiin. Tämä edellyttää myös kunnassa ajantasaista palvelutiedon ylläpitoa, johon JHSpalveluluokka on sisällytetty. Tampereen pilotissa tuotettiin palveluluokkakohtainen kustannuslaskenta varhaiskasvatuksen osalta ja tuote- ja palveluluokkakohtaista kustannuslaskentaa automatisoitiin tietovaraston BI-työkalun avulla. Järjestelmään määriteltiin ja rakennettiin tuotekustannuslaskentaan pohjautuva palveluluokkakohtainen laskentamalli, jolloin laskenta voidaan tuottaa automatisoidusti kunkin kuukauden taloustietojen valmistuttua kauden vaihteessa. Jatkossa työtä aiheuttaa laskentamalleja ja palveluluokkakohdistuksia koskevat päivitykset sekä kunnan sisäisistä tai ulkoisista tarpeista johtuvat tuote-/palvelutietoa koskevat päivitystarpeet. Laskentamallien päivitystarpeet riippuvat pitkälti muutosten määrästä kunnan sisäisessä toiminnassa (organisaatiomuutokset), tuotteistuksen muutostarpeista kunnan omiin tarpeisiin nähden sekä palveluluokkia koskevista muutoksista. Toimintaympäristön muutosten määrä vaikuttaa siis olennaisesti tiedonhallinnan työmäärään jatkossa. Kokonaisuutena voidaan kuitenkin arvioida, että uuteen tiedontuottamistapaan liittyvän muutosvaiheen ja alkupanostusten jälkeen ulkoisen raportoinnin vaatiman tiedon tuottaminen saadaan toteutettua huomattavasti nykyistä pienemmällä työmäärällä. 6.4.2. Hyödyt Tampereen kaupungin näkökulmasta Projektin hyötyinä Tampereen kaupungille on toteutunut suunnitellusti palvelutiedon keskitetty ylläpito ja palveluluokittelun soveltamista varten luotu kustannuslaskentamalli. Palvelutiedon keskitetyn ylläpidon ratkaisun avulla ylläpitoprosessia on automatisoitu ja manuaalista työtä vähennetty. Keskitetyllä tiedon ylläpidolla vältetään saman tiedon tallentamista moneen järjestelmään eri tarkoitusta varten. Tämän osalta kehittämistä tulee jatkaa johdonmukaisesti ja keskitetyn ylläpidon kokonaishyödyt voidaan nähdä vasta tilanteessa, jossa keskitetysti ylläpidettyä palvelutietoa viedään laajemmin sitä hyödyntäviin järjestelmiin ja muihin kohteisiin. Lisää perusteita keskitetyn tiedonhallinnan hyödyistä löytyy projektin yhdessä tuotosdokumentista Ydintietojen hallinnan kehittämissuunnitelma. Toisena hyötynä Tampereen kaupungille projektissa on luotu palvelutiedon hallintamalli. Hallintamallin toimivuus ja käytännön hyödyt nähdään kuitenkin vasta myöhemmin, kun palvelutiedon ylläpidon prosessi on vakiintunut ja hallintamallin mukaiset roolit jalkautettu Tampereen kaupungin organisaatioon. Projektin tuottamana hyötynä nähtiin suunnitteluvaiheessa myös palveluluokittelun käyttö osana johtamista ja päätöksentekoa, sekä kustannuslaskentaa ja sopimustenhallintaa. Tämän hyötytavoitteen osalta ei täysin onnistuttu. Palveluluokittelun hyödyntäminen johtamisessa ja päätöksenteossa voidaan ottaa kunnolla käyttöön vasta tilanteessa, jossa on lopullinen palveluluokittelu käytettävissä ja tätä voidaan käyttää vertailutietona muihin kuntiin nähden. Kustannuslaskennan osalta palveluluokittelu on otettu käyttöön varhaiskasvatukseen kohdistuneen kustannuslaskentaa koskevan pilotin osalta ja tämän pohjalta on luotu kaikkien kaupungin yksiköiden tuote- ja palvelu-
loppuraportti 26.4.2016 11 (12) luokkaraportointiin sovellettavat raporttimallit käytössä olevaan raportointijärjestelmään. Sopimustenhallinnan osuus jäi kokonaisuudessaan projektin ulkopuolelle ja tämän pohjalta tehtiin Valtiovarainministeriön 16.11.2015 hyväksymä muutos projektiin. 6.4.3. Hyödyt muiden kuntien / Kuntatieto- synergiaverkoston näkökulmasta Projektin hyötyarvio muiden kuntien näkökulmasta perustuu muiden kuntien katselmointiin Kuntatieto-ohjelman synergiaverkostossa. Synergiaverkoston jäseninä arvioita Tampereen pilotin hyödynnettävyydestä saatiin Espoosta, Mikkelistä, Turusta ja Kainuun Sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymästä, Tampereen pilotti valitsi katselmoitaviksi seuraavat dokumentit: 1) Palveluluokittelun jalkautusopas, 2) Palveluluokittelun soveltamien - kustannuslaskenta ja raportointi, 3) Tampereen kaupungin Palvelutiedon käsitemalli. Synergiaverkoston arvioissa on nähtävissä hyödynnettävyyden arvioinnin haaste tilanteessa, jossa Kuntatieto-ohjelman JHS kuntien talous- ja toimintatietojen käsitemalli sekä JHS tehtävä- ja palveluluokitus ovat vielä kesken. Synergiaverkoston kommenteissa todetaan, että Tampereen jalkautusoppaan soveltuvuutta eri kuntien toimintaympäristöihin tulee arvioida vielä jatkossa, koska parhaillaan työstettävä kuntien talous- ja toimintatietojen käsitemalli 1.0 vaikuttaa jalkautusoppaseen. Synergiaverkosto näkee myös, että Tampereen pilotti osoittaa Tampereen kaupungin palvelutiedon käsitemallin kautta JHS- talous- ja toimintatietojen käsitemallin haasteet reagoida tuleviin kunnan tehtäviä koskeviin muutoksiin. JHS käsitemallin tulisi synergiaverkoston mukaan tukea paremmin toimintaympäristöstä johtuvaa muutosten hallintaa (asiakastarpeet, lainsäädäntö, digitalisaatio ja teknologiaratkaisut). Toimintaympäristönmuutosten hallinta edellyttää synergiaverkoston näkemyksen mukaan JHS-käsitemallilta asiakas- ja prosessilähtöisyyttä, joka on kuvattu kunnan johtamisen viitearkkitehtuurissa. Synergiaverkosto katsoo, että Tampereen pilotin tuotoksia voidaan hyödyntää muissa kunnissa kehittämistyön pohjana. Synergiaverkoston arvioiden mukaan Tampereen pilotin tuotokset ovat pääosin teknologia- ja toimittajariippumattomia, mikä tukee pilotin tuotosten hyödynnettävyyttä muissa kunnissa. Palveluluokittelun soveltamisesta kustannuslaskentaan synergiaverkoston jäsenet näkevät hyödynnettävyyttä rajoittavana tekijänä erilaisen lähtötilanteen tuotteistuksen osalta. Synergiaverkoston muissa kunnissa palveluja ei ole tuotteistettu. 7. Toimenpiteet projektin jälkeen Projektin jälkeiset toimenpiteet keskittyvät ennen kaikkea projektin tuotosten käyttöönottoon, mutta myös jatkokehittämiseen. Tampereen kaupungin osalta tämä tarkoittaa myös laajemmin MDM-kehittämisen jatkamista ja esimerkiksi palvelutietoa käyttävien järjestelmien tietojen harmonisointia laajemmin organisaatiossa. Projektin jälkeen palvelutiedon ylläpito siirtyy Tampereen kaupungin jatkuviin MDM-palveluihin ja teknisen ympäristön osalta projektin osalta tehty toteutus siirtyy ICT-palveluiden jatkuviin palveluihin.
loppuraportti 26.4.2016 12 (12) Hallintamalli jalkautetaan ja mallia kehitetään käytöstä saatujen kokemusten avulla Pääkäyttäjille ja ylläpitäjille järjestetään koulutusta ja toimitetaan tarvittavat ohjeistukset tiedon ylläpidon jalkauttamiseksi projektissa tuotetulla prosessilla ja ratkaisulla. Toimipaikan ja palveluluokan yhdistämisen toteutus tehdään osana jatkuvan palvelun kehittämistä sekä osana PTV-projektia MDM-kehittämisen etenee kehittämissuunnitelman mukaisesti Palveluokitukseen tehdään tarvittavat muutokset JHS-suosituksen julkaisun myötä 7.1. Projektista opittua Projektin yhteydessä todettiin Kuntatieto-ohjelman Synergiaverkosto hyväksi sidosryhmäksi ja tukiverkostoksi, sillä ryhmän kautta saatiin laajempi käsitys kuntien tarpeista projektin sisältöön liittyen. Vastaavanlainen verkosto on hyvä esimerkki siitä, miten laajoista kansallisen tason projektit voidaan pyrkiä viemään lähelle käytäntöä jo alusta lähtien. Synergiaverkoston muut toimijat olisi pitänyt ottaa tiiviimmin mukaan heti alkuvaiheen suunnitteluun, erityisesti käsitemallin työstämiseen, jotta olisi voitu paremmin varmistaa myös muita kuntia hyödyntävä toteutus. Myös useampi läpikäynti jo projektin aikana olisi helpottanut synergiaverkoston alaisten projektien tiiviimpään linkittämistä. Lisäksi Synergiaverkoston osalta olisi toivottu vielä vahvempaa ohjaavaa tahoa, joka olisi osannut projektin sisällön näkökulmasta tuoda kuntien ja eri toimijoiden ajatuksia yhteen ja myös etsiä synergiaetuja projekteista huomattavasti aikaisemmassa vaiheessa. Projektissa oli useita sidosryhmiä ja keskeiseksi tekijäksi nousi ryhmien tavoitteiden koordinointi. Tampereen pilotin rooli monien eri kehittämiskohteiden välillä korostui ja pilotti joutui ratkomaan myös ongelmia, joiden osalta olisi kaivattu ohjaavan tahon linjausta. Näin pilotissa olisi voitu keskittyä enemmän käytännöntoteutukseen. Projektissa hyväksi todettiin se, että toteutus tehtiin Tampereen kaupungilla jo olemassa olevaan tekniseen ympäristöön. Näin teknisen toteutus oli suhteellisen suoraviivainen ja määrittelyissä pystyttiin keskittymään enemmän sisällisiin asioihin (ml. palveluluokan soveltuminen käytäntöön).