1 1.9 Asiakkaiden ylläpito 1.9.1 Yleistä 32Asia/DFAsia Asiakkaiden ylläpitoon avataan asiakkaan kaikki tiedot. Asiakkaalle valittavat ja kiinnitetävät perustiedot on oltava valmiiksi perustettuina perustiedoissa (kentät, joissa on alasvetovalikko). Jotta voisi kirjata myyntitilauksia asiakas on oltava perustettuna. Tilauksille tuodaan asiakkaan perustiedoista oletuksena joukko ehtoja uutta myyntitilausta kirjattaessa. Asiakkaalle voidaan määritellä osa tiedoista pakollisiksi, jolloin tallennus ei ole mahdollista, mikäli vaaditut tiedot puuttuvat, nämä voidaan määritellä erikseen pakolliseksi myös myyntitilaukselle. Asiakkaalle voidaan antaa numerosarja, josta haetaan automaattisesti seuraava vapaa asiakasnumero uutta asiakasta perustetaessa. Yleisempi käytäntö lienee kuitenkin ryhmitellä asiakasnumerot asiakasryhmän, maan tai tms. mukaan, jolloin samaan ryhmää kuuluvat asiakkaat ovat rekisterissä peräkkäin. Uusien asiakkaiden numerot voidaan hakea versiosta 11 alkaen maakohtaisista numerosarjoista. 1.9.2 Parametrit Asiakaiden ylläpitoon vaikuttavia parametrejä ovat: 01. Asiakasnumeroiden sarja (Numerosarjat, oletuksena <Ei arvoa>) Mikäli halutaan DAFOn antavan uudelle asiakkaalle automaattisesti seuraavan vapaan numeron, tähän määritellään numerosarja, josta seuraava vapaanumero haetaan. 01. Asiakkaalla postinumero ja toimpaikka Asiakkaalle voidaan antaa postinumero ja toimipaikka. Valinnalla päivitettävät voidaan kenttiin antaa mitä tahansa riippumatta muusta osoitteesta. Valinnalla ne täyttyvät automaattisesti viimeisen osoiterivin perusteella. 01. Asiakkaan aakkostuskenttä isoin kirjaimin Aakkostetaanko asiakkaat isoin kirjaimin kirjoitetuin aakkostustiedoin 01. Asiakkaan pakolliset kentät Asiakastietoja tallennettaessa voidaan osa tiedoista määritellä pakollisiksi tiedoiksi asiakastietoja ilmoitettaessa. Mahdollisia pakollisia tietoja ovat: Agentti (Agentti), Maksuehto (Maehto), Toimitusehto (Toehto), Maa (Maa), Kieli (Kieli), Valuutta (Valuutta), Vat-tunnus (Vat), Toimitusasiakkaan nimi, osoite ja aakkostunnus (Nimi, Aakkos ja Osoite)Osoitteen pakollisuus tarkoittaa sitä, että sekä postiosoite että katuosoite1 pitää antaa. Kun joku näistä tiedoista halutaan pakolliseksi täytettäväksi 1 1 31.10.2004
01. Nimikenttien pituus kentäksi, annetaan parametritiedoissa parametrille 01. Asiakkaan pakolliset kentät arvoksi haluttujen kenttien nimet toisistaan pilkulla eroteltuna. Esimerkiksi: Maehto,Maa,Valuutta, silloin asiakkaan tietoihin on aina annettava maksuehto, maa ja valuutta. Uusissa DAFO -asennuksissa asiakkaan nimi- ja osoitekentät voidaan määritellä entisen 30 merkin sijasta 50 merkkiä pitkiksi. Nimien pituuden valinta tapahtuu yleisparametrille 01. Nimikenttien pituus. Arvo voi olla välillä 30-50. Arvo 0 vastaa entistä nimien pituutta 30 merkkiä. Jos vanhoissa DAFO -asennuksissa halutaan tämä ominaisuus käyttöön, pitää se erikseen tilata ja muutokseen käytetty työ on veloitettavaa. Asiakasnimiä kirjoitettaessa on huomioitava että tulosteissa käytettävissä oleva tila on kuitenkin rajallinen. Jos nimet kirjoitetaan kokonaan isoilla kirjaimilla, niin ne vievät huomattavasti enemmän tilaa kuin pieniä kirjaimia käytettäessä. 01.Agenttiprovisio seurantatasolta (oletuksena seurantaso) 01. Menekkitiedot käytössä Tilaukselle voidaan tuoda oletuksena agenttiprovisio seurantasolta asiakkaan perustietoihin tallennetun taulukon mukaan Menekkimodulin käyttöönotto Asiakkasta perustettaessa pitää alasvetovalikoissa olevat tiedot olla perustettuina ko. tietojen perustiedoissa, jotta ne voidaan kiinnittää asiakkaalle. Näitä tietoja ovat : Myyjä, Agentti, Maksuehto, Toimitusehto, Toimitustapa, Laskutyyppi, Maa, Kieli, Valuutta, Huolitsija, Asiakasryhmä, Hinnasto ja Varasto. Uutta asiakasta perustettaessa alustetaan Maa, Kieli, Valuutta, Maksuehto, Toimitusehto, Toimitustapa yrityksen perustiedoista. Mikäli asiakkaalle on valittu agenttitieto, niin Maa, Kieli ja Valuutta alustetaan agenttitiedoista. 11. Luottorajan ylläpito sallittu käyttäjäryhmälle Parametriin annetaan Windows-käyttäjäryhmän tunnus tai yksittäinen käyttäjätunnus. Kun parametriin on annettu jotain, tulevat asiakasylläpidon tilastointi-välilehden kentät Luottoraja ja Avoimet laskut näkyviin. Vain tässä annetulla käyttäjäryhmällä tai yksittäisellä käyttäjällä on oikeus ylläpitää luottorajaa. Avoimet laskut on näyttökenttä, jonka tieto tulee reskontra-järjestelmästä. 11. Laskun viitteestä väliblankot pois LASVIITRIM Normaalitialnteessa Dafo tulostaa laskun viitenumeron viiden numeron sarjoissa, joiden välillä on yksi blankko. Eräät optiset lukijat vaativat kuitenkin yhtenäisen numerosarjan. Näitä tapauksia varten voidaan blankkojen poisto ottaa yleisesti käyttöön (kyllä) tai määritellä ne pois asiakaskohtaisesti. Oletus on Ei. 16. Myymälä: Asiakkaat myymäläjärj. MYYMAASI Merkintä, kerätäänkö asiakasmuutoksia myymäläjärjestelmää varten. Oletus ei 1 2 31.10.2004
1.9.3 Asiakkaan perustiedot 1.9.3.1 Välilehti 1 Osoitetiedot Ruudun toimintonapit Selaa Pohja Uusi Tallenna Poista Selailunäppäimet asiakastietoihin Ensimmäiseen, edelliseen, seuraavaan, viimeiseen asiakkaaseen Selailu asiakkaisiin Ruudulla olevan asiakkaan kopiointi pohjaksi uudelle asiakkaalle Uuden asiakkaan syöttö Asiakkaille voidaan kiinnittää yleisparametreissa numerosarja, josta asiakasta perustettaessa haetaan aina seuraava vapaa asiakasnumero. Uusien asiakkaiden numerot voidaan hakea nyt maakohtaisista numerosarjoista. Uuden asiakaan luonnissa on maavalinta, jolloin käytetään ko. maalle annettua numerosarjaa. Jos sarjaa ei ole annettu käytetään kuten ennenkin yleisparametristä löytyvää. Maa siirtyy automaattisesti asiakkaalle Tallentaa muuttuneet tiedot Poistaa tietueen. 1 3 31.10.2004
Lopeta Ohje Asiakasta ei voi poistaa, jos sillä on tapahtumia tilauksia, lähetteitä, laskuja. Koskee sekä Asiakasta että Laskutusasiakasta. Lopettaa ohjelman Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Muistionapit Siirtyminen asiakkaan tilausten, lähetteiden ja laskujen näyttöön. Sama kysely on Tilauksenkirjauksen otsikkolehdellä, Lähetyksen kuittau/korjauksessa ja laskunmuutosohjelmassa Kenttien kuvaukset Asiakas Asiakkaan nimi Aakkostus Prioriteetti Myymälät Nimi KatuOsoite1 KatuOsoite2 Postiosoite Postinumero Postitoimipaikka Yhteyshenkilö Puhelin Telefax Myyjä Agentti Ruudulla käsiteltävän asiakkaan numero sekä nimi viereisessä kentässä, näkyvät kaikilla välilehdillä. Numero näkyy aina käsiteltäessä asiakasta DAFOssa ja tulostuu myös asiakkaan papereihin. Asiakkaille voidaan kiinnittää yleisparametreissa numerosarja, josta asiakasta perustettaessa haetaan aina seuraava vapaa asiakasnumero. Kentässä voi tehdä haun kirjoittamalla asiakkaan nimen tai osan siitä. Enterin painallus siirtää selailuun, joka tuo ehdot täyttävät asiakkaat ruutuun. Haluttu asiakasrivi aktivoidaan ja sitten valitaan enterin painalluksella. asiakkaan aakkostusnimi, jota käytetään ja näytetään asiakkaan selailussa, tulostuu myös tilauskantaraportille asiakkaan nimenä Aakkostuskenttä voidaan määritellä käyttämään isoja kirjaimia parametrilla 01. Asiakkaan aakkostuskenttä isoin kirjaimin. Näin aakkostuksesta saadaan MBM:n kanssa yhtenevä. numero 0-9, näkyy työmääräinten perustusohjelman Tilaus-välilehdellä. Ruksilla valinta asiakkaan siirrosta Tekso-järjestelmään. Näkyy vain, jos parametri MYYMAASI 16. Myymälä: Asiakkaat myymäläjärj. on arvossa Kyllä asiakkaan nimi, joka näkyy DAFOssa asiakasta käsiteltäessä. Tulostetaan asiakkaan papereihin. Nimi-rivejä on asiakkaalle 2. asiakkaan osoite. Tulostetaan asiakkaan papereihin. Katuosoitteita voi olla 2 riviä. Postinumero ja postitoimipaikka. Osoitteeseen on lisätty kaksi erillistä kenttää, joihin voidaan syöttää postinumero ja postitoimipaikka. Kenttiä käytetään joissain erikseen määritelyissä siirroissa, ja tulosteet käyttävät edelleen yhdistetty osoitekenttää. Erillinen postipoimipaikan kertova kenttä. asiakkaan yhteyshenkilö, informatiivinen asiakkaan puhelinnumero, tulostetaan tilaukselle, lähetteelle ja laskulle asiakkaan telefax asiakkaan myyjä, jota ehdotetaan tilaukselle. Myyjätieto voidaan antaa myös tilauslajikohtaisiin lisäehtoihin, jolloin myyjätieto haetaan tilauksille sieltä. Myyjän perustietoihin on tallennettu esim. provisio %. joka viedään automaattisesti jokaiselle tilausriville, jos tilauksella on myyjä. Huom. provisiotiedot eivät päivity jälkikäteen automaattisesti tilaukselle, jos myyjän tietoja tai myyjä käydään päivittämässä tilaukselle jälkikäteen. asiakkaan agentti. Agenttitietoon voidaan valita esim. yrityksen eri yksiköt. Kun agentti on valittu, alustetaan asiakkaan maa, kieli ja valuutta agentin tiedosta. Agenttikohtaisia rajauksia on esim. asiakkaan selailussa, tilauskyselyssä, 1 4 31.10.2004
tilauskantaraportissa, tilausten eräajomuutoksessa, keruuohjelmissa, tilauskirjeen tulostuksessa. Tulostuksen Logo napin takaa voidaan myös määritellä tulostuvaksi yritystietojen tilalle agentin tiedot. Oma Asiakas OVT tilaussiirrossa käytettävä keskusliikkeen antama oma asiakastunnus ko. Asiakkaalle. Kullakin Dafo asiakkaalla voi olla useita OVT- tunnuksia, joihin liittyvät omat nimi- ja osoitetietonsa OVT tunnusten ylläpito Edell. yhteydenotto edellisen yhteydenoton päivämäärä, informatiivinen Seur. yhteydenotto seuraava suunniteltu yhteydenottoviikko asiakkaaseen, näkyy kuin vko syötetty asiakkaiden selailussa. Agentti2 Asiakkaalle voidaan valita myös toinen agenttitieto, joka viedään sitten oletuksena myös tilausotsikolle. Oma Asiakas OVT- tunnusten ylläpito Asiakasnumero ja nimi OVT- tunnus Kullakin Dafo asiakkaalla voi olla useita OVT- tunnuksia, joihin liittyvät omat nimi- ja osoitetietonsa. Samaa ikkunaa käytetään myös OVT:n asetusohjelmassa ja OVTtilausten käsittelyssä. Asiakasylläpidossa asiakasnumeroa ei pääse vaihtamaan, kuten muissa ohjelmissa. OVT tilaussiirrossa käytettävä keskusliikkeen antama oma asiakastunnus ko. Asiakkaalle. Jos asiakkaalle ei aiemmin ole määritelty uudentyyppisiä OVT-tunnuksia, tuodaan oletustunnukseksi asiakkaalle talletettu Oma asiakas-arvo. Esimerkkikuvissa asiakkaan vanha OVT-tunnus on myös 123456. Tunnuksen 123456 poistaminen tässä ikkunassa ei poista sitä Oma asiakas-kentästä, vaan hävittää pelkästään tunnukseen liittyvät osoitetiedot. Tiedot tallennetaan omaan tauluun OVTasiakas 1 5 31.10.2004
Nimi Osoite Postinumero Postitoimipaikka Selailunuolilla voidaan selata kaikkia ruudulla olevan asiakkaan OVTtunnuksia, niihin liittyvät tiedot näkyvät tunnuksen alla. OVT asiakkaan nimi OVT asiakkaan osoite OVT asiakkaan postinumero OVT asiakkaan postitoimipaikka Ikkunan oikeassa reunassa on tyhjää, koska siihen ilmestyvät tilaussanomassa olevat asiakkaan tilaukselle kirjaamat arvot, jotka voidaan haluttaessa kopioida vasempaan reunaan ja tallentaa OVT - asiakkaalle. Asiakaskyselyruutu Ruudun toimintonapit Tilaukset, Lähetteet, Laskut Sulje Tällä napilla voidaan vaihtaa ruudun näkymää. Ruudulle tultaessa listalle tulevat kaikki asiakkaan tilaukset ja pvm rajausta ei näytetä. Painamalla napista saadaan pvm rajaus näkyviin ja hae napilla haetaan ko. tiedot. Kun pvm rajaus on näkyvillä ruudulla, tämän napin painallus tuo ruudulle taas kaikki asiakkaan tiedot ja pvm valinta poistuu näytöltä. Hakee annetun päivämäärävälin tiedot ruudulle Radionappivalinta näytetäänkö tilauksia, lähetteitä vai laskuja Sulkee kyselyruudun ja palaa asiakastietoihin Kenttien kuvaukset Asiakas Päivämääräväli Tilaus\Lähete\ Laskunumero Tilaus\Lähete\ Laskupvm Ruudulla käsiteltävän asiakkaan numero sekä nimi viereisessä kentässä, Selailuun tuotavien tilausten, lähetteiden tai laskujen päivämääräväli Tilauksen, lähetteen tai laskun numero Tuplaklikkaamalla riviä päästään tarkempaan rivinäyttöön. Tilauksen, lähetteen tai laskun pvm 1 6 31.10.2004
Tilauksen laskutusasiakas Määrä Valuutta Hinta Yhteensä rivi Tilauksen, lähetteen tai laskun laskutusasiakas, jos sellainen annettu Tilauksen, lähetteen tai laskun yhteensä määrä Tilauksen, lähetteen tai laskun valuutta Tilauksen, lähetteen tai laskun valuutta määräinen yhteensä Tilausten, lähetteiden tai laskujen yhteensä ja valuutta määrä kotivaluutassa Rivitiedot Rivitietohin päästään tuplaklikkaamalla haluttua tilaus\lähete\laskuriviä. Kenttien kuvaukset Rivi Tuote Väri/Tyyppi/HR Viikko Määrä Hinta Kokolajitelman kokotunnukset Tilauksen, lähetteen tai laskun rivinumero Tuotteen tunnus, seurantatason nimi, joka on parametrilla(tuotenimessa) kiinnitetty näkyväksi tuotenimen edessä, tuotteen nimi Tuotteen väritunnus/tyyppi/hintarymätunnus Rivin toimitusaika Rivin yhteensä määrä Rivin yhteensä määrä valuutassa Kokokohtaiset määrät 1 7 31.10.2004
1.9.3.2 Välilehti 2 Kirjeosoite Kenttien kuvaukset KatuOsoite1 Katuosoite2 Postiosoite Postinumero Postitoimipaikka Yhteyshenkilö asiakkaan kirjeosoite, joka haetaan laskulle. Jos ei ole annettu laskun osoite haetaan ensimmäiseltä välilehdeltä. Osoite jakaantuu kolmeen riviin, joista viimeinen on postinumero ja postitoimipaikka. Postiosoite-kentän perusteella voi täyttyä automaattisesti tai voidaan määritellä parametrin avulla käsin syötettäväksi. Vastaavasti postitoimipaikka voi muodostua automaattisesti tai voidaan syöttää. Käytetään erilaisissa siirroissa muihin (esim. reskontra) järjestelmiin. asiakkaan yhteyshenkilö. Voidaan esim. tehdä Impromptulla asiakastarrat ja hakea yhteyshenkilö tästä kentästä Sähköposti asiakkaan sähköpostiosoite Menekki kentät näkyvät vain, mikäli yleisparametreissa on otettu menekkijärjestelmä käyttöön, ohjelmasta erillinen dokumentti. Omalla erillisellä ohjelmalla käydään läpi menekkiaineistosta kootut asiakaskohtaiset täydennystarpeet ja muodostetaan asiakkaalle tilaus ja lähete täydennystarpeen mukaan Kassajärjestelmän Ei käytössä tällä hetkellä 1 8 31.10.2004
tunnus Myymäläjärjestelmän tunnus Täydennysväli Viimeksi täydennetty Automaattitilaus Tuotteet Kuluttajat Luotu Muokattu identifioi asiakkaan Teksossa automaattinen täydennysväli päivissä. Jos on valittu automaattitilaus, muodostaa 32MenTil ohjelma tämän asiakkaan myyntien perusteella automaattisesti tilaukset. Se voi olla esim. 2, jolloin pitää kulua kaksi päivää edellisestä automaattitilauksesta, ennen kuin uusi tilaus muodostetaan. viimeisen täydennyksen päivämäärä (näyttökenttä) automaattisen tilauksen valintaruksi asiakkaan menekkiseurattavat tuotteet Web-Dafo-järjestelmään liittyvien asiakkaan henkilöiden tiedot. Asiakastiedon perustamispäivä sekä perustajan käyttäjätunnus. Päivää ryhdytty ylläpitämään Dafo11 versiosta lähtien, vanhemmilla versioilla perustetuilla asiakkailla ei näytetä luontipäivää. Asiakastiedon muokkauspäivä ja muokkaajan käyttäjätunnus. Tuotteet Kenttien kuvaukset Tuote Väri Tyyppi Alaraja Yläraja Tarve lisätään uusi tuote seurattaviin tuotteisiin poistaa valitun tuotteen seurattavista tuotteista tuotteen koodi tuotteen väri tuotteen tyyppi tuotteelle annettu myynnin vaihteluväli, milloin automaattitilausta ei vielä muodosteta tuotteen tämänhetkinen kertynyt tarve, voidaan ylläpitää myös suoraan gridiin 1 9 31.10.2004
Kuluttajat 1 10 31.10.2004
1.9.3.3 Välilehti 3 Ehtotiedot Kenttien kuvaukset Maksuehto asiakkaan käyttämä maksuehto, joka viedään ehdotuksena tilaukselle. Maksuehto viedään tilaukselle joko toimitusasiakkaan tilauslajikohtaisista lisäehdoista tai laskutusasiakkaalta tai toimitusasiakkaalta, jos kumpaakaan edellä mainittua ei ole annettu. Toimitusehto asiakkaan käyttämä toimitusehto, joka viedään ehdotuksena tilaukselle. Haetaan aina toimitusasiakkaalta, lisäehdoista, jos sinne on annettu, jos ei niin tästä kentästä. Toimitustapa asiakkaan käyttämä toimitustapa, joka viedään ehdotuksena tilaukselle Haetaan aina toimitusasiakkaalta, lisäehdoista, jos sinne on annettu, jos ei niin tästä kentästä. Ketju asiakkaan ketjutunnus, käytetään esim. OVT siirroissa. Laskutus asiakkaan käyttämä laskutusasiakas, joka viedään ehdotuksena tilaukselle. Maksuehdot ja alennukset haetaan tilauksen laskutusasiakkaalta, ellei toimitusasiakkaalle ole annettu tilauslajikohtaisia ehtoja. Reskontra VO asiakas asiakkaan käyttämä reskontra-asiakastunnus, jos laskuja ei viedä laskutusasiakkaan reskontraan. Siirto reskontraan ohjelma käyttää tätä asiakasta, jos annettu. asiakasnumero, jolle ns. valtionosuuslaskut tehdään. 1 11 31.10.2004
Käytetään tapauksessa, jossa asiakas maksaa itse osan tilausrivistä ja loppu, tietyn prosentin mukainen osuus on mahdollista laskuttaa kyseiseltä Valtionosuusasiakkaalta erillisellä koontilaskutuksella (32ValtOs.exe). Jos tämä linkitys on annettu, VO asiakas sekä Valtionosuus% -kenttä tulevat näkyville tilausriville 2. Alennus-% ym välilehdelle, muuten kenttiä ei tilauksella näytetä tämä pätee myös muihin lähetyksen ja laskutuksen ohjelmiin. Laskutyyppi asiakkaan oletuslaskutyyppi, jota käytetään jos laskutettaessa laskutyyppiin on valittu Ei arvoa. Laskuja voidaan tehdä ilman tyyppiä tilauksenkirjauksessa, tilauksen lähetyksessä, lähetyksen kuittaus/korjauksessa ja lähetyksen laskutuksessa. Laskun välitystapa Asiakkaan laskujen välitystapa. Välitystavat perustetaan Perustiedot\Nimitiedot\Laskun välitystapa Alennukset asiakkaan saamat tavara-alennukset Aiemmissa versioissa alennukset olivat Ale1 Ale5, (+ tilauksen rivialennus.) nyt alennuksia on olemassa rajaton määrä Alennukset on mahdollista nimetä Perustietojen Nimitiedoissa, ja nimet näkyvät asiakkaan perustietoruudulla, tilausotsikkoruudulla sekä tulosteissa tilaus, lähete ja lasku. Aiemmin alennusten nimet näkyivät kiinteinä Ehtotiedot lehdellä, mutta nyt näille viidelle paikalle voidaan asiakaskohtaisesti kiinnittää halutut alennukset. Aletekstin voi vaihtaa napsauttamalla sitä hiiren oikealla näppäimellä. Ruudulle ilmestyy älyvalikko, josta voidaan hiirellä klikkaamalla tai aktivoimalla rivi ja painamalla Enter valita haluttu alennus. Alkuperäinen alennus näkyy valikossa tummennettuna. Tämä samanlainen alennuskäsittely on lisätty tilaustenkirjaukseen eli tilaukselle voidaan muuttaa asiakkaan perustiedoista poikkeavat alennukset halutuiksi alennuksiksi. Jos tilauslajikohtaisia ehtoja on annettu, on myös alennukset syötettävä sinne. Alennukset kulkevat kimpassa maksuehtojen kanssa. Haetaan tilaukselle joko toimitusasiakkaan tilauslajikohtaisista lisäehdoista tai laskutusasiakkaalta tai toimitusasiakkaalta, jos kumpaakaan edellä mainittua ei ole annettu. Jos asiakkaalle on määritelty, ettei tilauskirjeellä näytetä alennuksia, ei myöskään maksuehtoja näytetä. Pienlisä asiakkaan poikkeava pienlisä joka korvaa yleisparametreistä mahdollisesti löytyvän lisän Teksotilauksen Kun asiakkaalle tehdään tilauksia kassajärjestelmän tietojen perusteella, numerosarja niin tilauksille haetaan numero. Ei veloiteta asiakkaalta ei koskaan veloiteta pienlisää pienlisää Ei veloiteta asiakkaalta ei koskaan veloiteta toimitusmaksua toimitusmaksua Verkkolasku: Hyvitys negatiivinen Omatunnus Välittäjän tunnus Dafon hyvityslasku on normaalisti positiivinen. Verkkolaskuja käytettäessä valinta siitä, että asiakkaan hyvityslasku on negatiivinen Asiakkaan pankiltaan saama Finvoice-asiakastunniste. Käytetään SOAP-kirjekuoren muodostamisessa. Huom! Laskulle nämä tiedot haetaan laskutusasiakkaalta Asiakkaan pankin tai laskuhotellin välittäjätunnus. Käytetään SOAP-kirjekuoren muodostamisessa. Edellä olevat kaksi tietoa ovat pakolliset ja vastaavat yritystietojen 1 12 31.10.2004
Palvelu (Service) Toimenpide (Action) Laskun viite ilman välilyöntejä taakse avattuja oman yrityksen tietoja. Seuraavat kaksi tietoa ovat vapaaehtoisia ja niiden tarve riippuu asiakkaan välittäjästä Asiakkaan välittäjä voi haluta, että SOAP-kehyksen mukana välitetään jonkin palvelun nimi. Jos näin on, annetaan kyseinen nimi tähän. Asiakkaan välittäjä voi haluta, että SOAP-kehyksen mukana välitetään jonkin toimenpiteen nimi. Jos näin on, annetaan kyseinen nimi tähän. Verkkolaskun hyvitys negatiivinen -valinta ei vaikuta Finvoiceen, vaan koskee ainoastaan LaskuNet-välitystapaa. Laskun viitteen blankojen ohjaus. Normaalitilanteessa Dafo tulostaa laskun viitenumeron viiden numeron sarjoissa, joiden välillä on yksi blankko. Eräät optiset lukijat vaativat kuitenkin yhtenäisen numerosarjan. Näitä tapauksia varten voidaan blankkojen poisto ottaa yleisesti käyttöön tai ottaa ne asiakaskohtaisesti pois määrittelemällä yleisparametrilla seuraavasti: Parametri LASVIITRIM 11. Laskun viitteestä väliblankot pois arvoina 0 = Ei, oletus ja nykyinen tapa toimia 1 = Kyllä, blankot otetaan aina pois 2 = Asiakkaittain, asiakasylläpidossa voi valita blankot pois tietyiltä asiakkailta Kun parametrin arvoksi on valittu 2, asiakastietojen Ehtotiedoissa on kenttä Laskun viite ilman välilyöntejä. Ruksaamalla kenttä saadaan kyseiselle asiakkaalle ominaisuus käyttöön. Tulostekopioita Asiakkaan laskukopioiden määrä paperilaskuja tulostettaessa Ruudun toimintonapit Lisäehdot Agentti% Lisäehdoissa voidaan antaa tilauslajikohtaiset ehdot Agenttiprovisio voidaan hakea tilausriville seurantatasoittain agenteittain. Agentti voi saada erilaisia provisioita riippuen asiakkaasta ja tuotteesta. Tämä taulukko mahdollistaa provisioiden määrittämisen asiakkaittain ja tuotteen seurantasoittain. Yleisparametreissa kerrotaan, minkä seurantason mukaan määritys tapahtuu. 1 13 31.10.2004
Ruudun toimintonapit Tallenna Poista Sulje Tallentaa muuttuneet tiedot Poistaa tietueen sulkee ruudun Kenttien kuvaukset Tilauslaji Myyjä Alennukset Maksuehto Toimitusehto Toimitustapa Ketju Yhteyshenkilö 1, 2 ja 3 Puhelinnumero Toinen puhelin (gsm) Kolmas puhelin Telefax Sähköposti tilauslaji, jota ehdot koskevat tilauslajikohtainen myyjätieto tilauslajikohtaiset alennukset, mahdollista antaa 5 eri alennusta. tilauslajikohtainen maksuehto tilauslajikohtainen toimitusehto tilauslajikohtainen toimitustapa tilauslajikohtainen ketjutunnus yhteyshenkilöitä. Asiakastarroille voidaan poimia esim. Impromptulla yhteyshenkilöt täältä yhteyshenkilöiden puh.numeroita yhteyshenkilöiden puh.numeroita yhteyshenkilöiden puh.numeroita yhteyshenkilöiden telefax yhteyshenkilöiden sähköpostiosoite 1 14 31.10.2004
Agentti-% Kenttien kuvaukset Linja Agentti Provisio -% Ei yleisparametreissa kiinnitetyn Seurantatason nimi, arvoina alatasot eli seurantapisteet. Agentti% -nappi ei aukea ilman parametriasetusta. agenttinumero, jota provisio koskee agentin saama provisio % tältä seurantatasolta Valitaan maksetaanko provisio valitun rivin seurantapisteelle. Miinus merkki tarkoittaa, ettei makseta, ja tyhjä, että maksetaan. Tilan voi muuttaa tuplaklikkaamalla haluttua solua. 1 15 31.10.2004
1.9.3.4 Välilehti 4 Vientitiedot Kenttien kuvaukset Maa Kieli Valuutta Huolitsija Määräpaikka Rajatullinumero Dafo <-> Dafo Toimittajanumeromme asiakkaan Dafossa EAN-koodit asiakkaalta asiakkaan maa. Asiakas on kotimainen asiakas, jos maatieto on sama kuin yrityksen maa. Tämän mukaan valitsee esim. kotimaisen/vientinumerosarjan asiakkaan kieli. Tulosteet tulevat automaattisesti asiakkaan kielellä, jos rajauksessa kielivalintaan on annettu Ei arvoa asiakkaan valuutta. Tuodaan ehdotuksena tilauksen valuutaksi, voidaan muuttaa tilauksella tarvittaessa. asiakkaan huolitsija, informatiivinen tieto. Tulostuu laskulle Rajatullinumeroa käytetään esim. Ahvenanmaalaisissa asiakkaissa. Tulostuu laskulle asiakkaan nimen perään, jos annettu. Kahden Dafoa käyttävän yrityksen asiakas- ja toimittajatiedot voidaan parittaa keskenään näiden tietojen avulla. Yrityksen numero asiakkaan Dafossa Kun tietoja välitetään yritysten välillä, käytetäänkö omia vai asiakkaan antamia EAN-koodeja 1 16 31.10.2004
1.9.3.5 Välilehti 5 Tilastointi Kenttien kuvaukset Asiakasryhmä asiakkaan asiakasryhmä, käytetään rajaustekijänä DAFOssa työmääräimillä, viedään tilastointiin tilastointihetken asiakasryhmä. Hinnasto asiakkaan käyttämä hinnasto, viedään oletuksena tilauksen otsikolle ja/tai riville Oma tunnus rahoitusyhtiösiirroissa ilman väliviivoja, jos asiakkaan LY-tunnus halutaan aineistoon, OVT siirrossa käytettävä tunnus Factoringnro numero, jolla asiakas siirtyy rahoitusyhtiöön siinä tapauksessa, että ei voida käyttää omia asiakasnumeroita Vat-numero asiakkaan LY-tunnus Vat-nro tarkistettu vientiasiakkaille, joilla ei ole VAT numeroa tehdään automaattisesti verollinen lasku. Laskunmuodostus huomauttaa VAT-numeron puuttumisesta ja kysyy, jatketaanko silti, jos jatketaan syntyy verollinen lasku. Luotu Muokattu LY-tunnuksen luonnin ja muokkauksen päivämäärä ja niiden suorittajan käyttäjätunnus Tilastonr/poisto Varasto Asiakasvarasto, johon myyntitiliasiakkaan tavarat siirretään 1 17 31.10.2004
Piiri Toimitusryhmä myyntitilikuittauksen yhteydessä esim. myyntipiirin tunnus raportointia varten asiakkaan toimitusryhmä, käytetään asiakkaiden ryhmittelytekijänä. Käytössä raportoinnissa. Ostokäyttäytyminen Yrityksen yleisparametreihin voidaan laittaa parametrille 'Asiakkaan ostokäyttäytymisen päivitys' valinnaksi 'Kyllä'. Tällöin tilausten ylläpito vie uuden tilauksen kirjauksen yhteydessä asiakkaan perustietoihin kenttään Ostokäyttäytyminen merkinnän XXX. Huolto-ohjelmassa on ajo Asiakkaan ostokäyttäytymisen vuodenvaihdeajo, joka pitää ajaa vuodenvaihteessa. Se vähentää kaikilta asiakkailta yhden rastin. XXX=Tilannut tänä vuonna, XX=Tilannut viime vuonna, X=Tilannut toissa vuonna, Tyhjä=Ei ole tilannut viimeisen kolmen vuoden aikana. Yllä olevaa seurantaa on mahdollista tehdä myös esim. sesongeittain, tällöin Huolto-ohjelman on ajo Asiakkaan ostokäyttäytymisen vuodenvaihdeajo pitää ajaa sesongin vaihteessa. Toimituskielto Ale/läh.lista Alet/til.kirje merkintä asiakkaan toimituskiellosta. Asiakkaalle voidaan tehdä tilauksia, mutta ei lähetyksiä. Kiellosta huomautetaan tilauksen kirjauksessa ja tilauksen lähetyksessä, lähetyspyyntöjen Tulokset lehdellä kerrotaan pyynnössä olleiden toimituskieltoasiakkaiden asiakasnumerot. 4 seuraavaa kenttää ohjaavat alennusten tulostumista (ei olemassaoloa) tilauskirjeelle ja lähetteelle merkintä, tulostetaanko alennukset lähetyslistalle (X= tulostetaan) merkintä, tulostetaanko alennukset tilauskirjeelle (X= tulostetaan) Oletuksena tulostus Älä näytä alennusta rivillä voi olla kuusi alennusta ja näistä voidaan valita, mitä EI tulosteta Alennukset ja maksuehdothan kulkevat yhdessä, joten jos alet kielletään tulostumasta, eivät näy maksuehdotkaan. Jos kuitenkin halutaan näyttää maksuehdot, mutta ei alennuksia, on ensin sallittava alennusten näkyminen ja sitten kiellettävä kukin alennus näkymästä Älä näytä alennusta ruksilla. Hinnat/läh.lista merkintä, tulostetaanko hinnat lähetyslistalle Hinnat/til.kirje merkintä, tulostetaanko hinnat tilauskirjeelle. Oletuksena tulostus Tilauskirje ruksi tulostetaanko tilauskirje asiakkaalle. Tilauksella oma tilauskohtainen ruksinsa, jolla ohjataan tulostusta. Tilasto/tuote ei käytössä Kerta-asiakas jos asiakas on kerta-asiakas, laskun molempiin asiakaskenttiin tulostuu poikkeavan laskutusasiakkaan nimi. Oma myymälä merkintä kuulumisesta omaan myymälään Lähetteitä ei saa asiakaskohtainen poikkeus lähetteiden yhdistelemisen estämiseksi yhdistellä laskulle laskuille. Ei saa yhdistellä asiakaskohtainen poikkeus tilauksien yhdistelemisen estämiseksi tilauksia lähetteelle lähetteille. Suositushinta lähetteelle Jos tässä on rasti, niin asiakkaan lähetyslistalle tulostetaan uudesta hinnastosta suositushints-kenttä Verollinen hinta laskulle Asiakkaan laskulle saadaan tulostumaan verollinen hinta, joa tässä on rasti Lyhennetyt tuoteryhmät Kun tietoja siirretään asiakkaan kanssa, niin voidaan käyttää lyhyempiä tuoteryhmiä Luottoraja Asiakkaalle annettu luottoraja. Tilausten syötön voi valita tarkistamaan, ettei luottorajaa ylitetä vahingossa. Luottorajan ylläpito on rajattavissa vain tietyille käyttäjille. Kenttä näkyy vain, jos yleisparametreissa on annettu jollekin oikeus ylläpitää luottorajoja. 1 18 31.10.2004
Avoimet laskut Näyttökenttä, jonka sisältöä ei voi Dafossa ylläpitää. Tieto on tuotettava reskontrajärjestelmästä. Kenttä näkyy vain, jos yleisparametreissa on annettu jollekin oikeus ylläpitää luottorajoja. 1.9.3.5.1 Merkkitiedot/Tuotemerkki Ruudun toimintonapit Tallenna Poista Lopeta Tallentaa muuttuneet tiedot Poistaa tietueen Lopettaa ohjelman Kenttien kuvaukset Asiakas Asiakas Tuote Väri Tyyppi Merkki Väri ja Tyyppi Kulutus asiakas, jolle merkki on perustettu asiakasryhmä, jolle merkki on perustettu Välilehdille yhteisten kenttien kuvaukset tuotteen väri tuotteen tyyppi mikä tuote on merkkinä ko. tuotteessa merkin väri ja tyyppi Merkkien kulutus koottain yhtä tuotetta kohti 1 19 31.10.2004
Merkkitieto annetaan joko tietylle asiakkaalle tai koko asiakasryhmälle. Tieto annetaan tasolla Tuote/väri/tyyppi ja sille annetaan tiedoksi, mikä tuote on merkkinä ko. tuotteessa. Myös merkille annetaan väri ja tyyppi. Jos kuitenkin tuotteen väri jätetään antamatta samoin merkin väri, niin silloin käsitetään, että tuotteen väri = merkin väri. Jos taas tuotteelle ei anneta väriä, ja merkille annetaan, niin se tarkoittaa, että kaikissa tuotteen väreissä on saman värinen merkki. Käyttäjän on huolehdittava, että kaikki mahdolliset merkkien värit on perustettuva tuotteen tiedoissa. Merkki ja sen värit on oltava perustettuina tuotetietoihin. Jos merkki on määritelty kokolajitelmalliseksi tuotteeksi, niin kokolajitelman on oltava sama kuin sen tuotteen kokolajitelma, jossa merkkiä käytetään. Kokolajitelmalliselle merkille annetaan kulutukset koottain: montako merkkiä yhteen tuotteeseen tulee. Eli tällöin eri kokoisilla tuotteilla voisi olla eri määrä merkkejä. Jos merkki on kokolajitelmaton, merkkien lukumäärä / tuote annetaan vain kerran. Kun tilaukselle syötetään uusia rivejä, ja kun kyseessä on tuote, jolle on määritelty ko. asiallaalle tai asiakkaan asiakasryhmälle merkkitieto, niin tilaus-ohjelma muodostaa varsinaisen tilausrivin lisäksi asiakasmerkkirivin. Kappalemääräksi merkkiriville tulee tuoterivin kappaleet kerrottuna merkkien lukumäärällä tuotetta kohden. Toimitusajaksi tulee sama kuin varsinaisen rivin. Samoin muut tiedot kopioidaan tuoteriviltä. Hinnaksi viedään merkin hinta asiakkaan valuutassa tuotteen hinnastosta, jos sellainen on annettu, muuten hinta jää tyhjäksi. Jos asiakasmerkkien lisäksi on käytössä toimitusajan haku ensimmäisestä vapaasta, niin varsinaisten tilausrivien jälkeen huodostuu yhtä monta asiakasmerkkiriviä kuin varsinaisia tilausrivejäkin. Näillä on samat toimitusajat kuin itse tuoteriveillä. 1 20 31.10.2004
1.9.3.5.2 Merkkitiedot/Materiaalimerkki Kenttien kuvaukset Materiaali materiaalin, joka korvataan työmääräimellä asiakkaan omalla materiaalilla Väri materiaalin väri Merkkimateriaali materiaali, jolla korvataan reseptillä oleva materiaali Merkkiväri merkin väri Jos käytössä ovat Asiakasmerkkien materiaaliryhmät tuotteen reseptiin annetaan asiakasmerkki (tai muu täysin asiakaskohtainen materiaali, esim. tuotteeseen ommeltava merkki) ns. yleismateriaalina, ts. materiaalina, joka ei ole oikea materiaali. Se mitä materiaalia todella tarkoitetaan, ilmoitetaan materiaalimerkkitietoihin. Materiaalitarvelaskenta ja Työmääräinten ylläpito korvaavat tuotereseptin yleismateriaalin asiakkaan perustietojen mukaisella oikealla materiaalilla. Työmääräinten tekeminen pitää olla tässä tapauksessa asiakaskohtainen ja yhteen työmääräimeen voi sisältyä vain yhden asiakkaan tilauksia. Jos tuotteen reseptissä on yksikin tällainen materiaali, on joko asiakasnumero tai asiakasryhmä aina annettava. 1 21 31.10.2004
1.9.3.6 Seurantatasot Asiakkaalle voidaan määritellä myös seurantatasoja erilaisia tilastoja varten vastaavasti kuin tuotteille. Seurantataso on selausrajauksena. Kenttien kuvaukset Taso Asiakkaalla käytössä olevat seurantatasot perustetaan perustiedot-1 ohjelmassa. Tunnus jolla seurantataso on perustettu. Seurantatason nimi Perustetun seurantatason nimi. Pakollinen Seurantatason tiedoissa on määritelty, onko se pakollinen tieto vai ei. Koodi Asiakkaalle valitun seurantapisteen koodi Koodin nimi tasolla Valitun seurantapisteen teksti Kust.p Näyttösarake asiakkaan seurantapisteen kustannuspaikasta. Tuodaan Seurantapisteen perustiedoista. Yleisparametrilla 05.Tilaussyöttö: seurantatasolta kustannuspaikka arvolla kyllä tuodaan uutta tilausriviä avattaessa kustannuspaikka ensimmäiseltä asiakkaalle avatun seurantatason ensimmäiseltä seurantapisteeltä. Eli kustannuspaikkaa voidaan tuoda tilaukselle kullekin asiakkaalle vain yhdestä seurantapisteestä. 1 22 31.10.2004
1.9.3.7 Asiakkaiden selailu Rekisterissä olevan asiakkaan saa tuotua ruudulle kirjoittamalla asiakkaan tunnuksen Asiakas kenttään ja painamalla ALT+Enter. Sen voi selailla ruudulle ruudun alareunassa olevista nuoliselailunapeista tai sen voi etsiä selailun kautta painamalla nappia Selaa, joka tuo asiakkaiden selailuun: Selailu on uudistettu niin, että käyttäjä pystyy itse valitsemaan, mitä kenttiä asiakastiedoista tuodaan ruudulle. Erilaisia selailuja voidaan tallentaa ja valita niistä aina sopiva käyttöön. Ikkunassa näkyvät tiedot voidaan myös siirtää Exceliin ja tulostaa sitä kautta paperille. Selailut ovat yritys ja käyttäjäkohtaisia eikä niitä voi kopioida eri käyttäjien välillä. Tiedot selailuista tallennetaan selaajaalkuisiin tietokannan tauluihin. Ruudulle valittuja tietoja voidaan lajitella minkä tahansa ruudulla näkyvän sarakkeen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen klikkaamalla sarakkeen otsikkoa. Sarakkeiden leveyttä voidaan muuttaa hiirellä sarakkeen otsikon oikeanpuoleisesta reunaviivasta. Sarakkeiden paikkaa voidaan vaihtaa raahaamalla sarake hiirellä otsikosta oikeaan kohtaan Ruudun alareunasta voidaan valita, kuinka monta ensimmäistä riviä tuodaan näyttöön. Rinnalla näkyy, kuinka monta riviä valintaan todella tuli. Jos luvut ovat samat, on syytä kasvattaa maksimiarvoa, jotta kaikki ehdon täyttävät rivit saadaan näkymään selailuikkunaan Ruudun toimintonapit Valitse Hae Aktiiviseksi valittu rivi tuodaan asiakas-ylläpitoruutuun Kun rajauksia on muutettu, niin rajausten mukaiset asiakkaat haetaan ruutuun tällä toiminnolla 1 23 31.10.2004
Palauta Lisää rajaus Sulje Kun rajaustietoja on muutettu, niin alkupäiset rajaukset palautetaan ruutuun Siirrytään rajaus-ruutuun, jossa voidaan antaa uusia rajaustietoja. Palataan takaisin ylläpito-ruutuun. Ruudun menuvalinnat Klikkaamalla jonkin sarakkeen kohdalla hiiren kakkospainiketta saadaan valikko, jossa on seuraavat rivit: Nimi Rajaa Rajaa Rajaa sisältää Poista rajaus Sisältö Lisää sarake Piilota sarake Sarakkeen nimi, jossa ollaan parhaillaan Painamalla tätä saadaan selailuun kaikki ne rivit, joissa kyseissä sarakkeessa on sama arvo kuin ko. rivillä. Siirrytään rajaus-ruutuun, jossa voidaan antaa rajauksia Painamalla tätä saadaan selailuun kaikki ne rivit, joissa kyseissä sarakkeessa on arvo jo sisältää ko. rivin arvon. Poistetaan ko. sarake rajaustiedoista Ei valittavissa Saadaan luettelo niistä kentistä, jotka on lisättävissä sarakkeeksi selailuun. Valittu sarake poistuu luettelosta valinnan jälkeen. Luettelo on aakkosjärjestyksessä. Poistetaan kyseinen sarake selailunäytöstä Lisää sarake: 1 24 31.10.2004
1.9.3.8 Rajausruutu Ruudun vasemmassa laidassa voidaan valita rajaukseen asiakkaan tiedoissa olevia kenttiä. Uusia kenttiä voidaan lisätä Lisää rajaus näppäimellä. Samaa rajausta voi nyt antaa haluamansa määrän useammankin kerran, jolloin selailu osaa käsitellä ne tai ehdolla Valitun kentän rinnalle valitaan mikä rajaus kentälle halutaan tehdä. 1 25 31.10.2004
Kun valinta on tehty, niin rinnalle tulee yksi tai kaksi kenttää, joihin voidaan syöttää arvoja..toisessa sarakeessa valitaan rajaustapa. Näitä voi olla seuraavat: Alkaa(vain aakkosnumeerisissa kentissä), Erisuuri, Pienempi, Pienempi tai yhtäsuuri, Puuttuu, Sisältää, Suurempi, Suurempi tai yhtäsuuri, Välisssä, Yhtäsuuri. Valinta <ei arvoa> jättää ko. rajauksen pois. Kolmannessa (ja neljännessä) sarakkeessa valitaan arvo,johon kakkossarakkeen ehtoa verrataan. Hae-napilla haetaan rajauksen mukaiset tiedot ykkösvälilehdelle. 1 26 31.10.2004
Menuvalinnat: Uusi Ylläpito Käytä oletuksia Tallenna suljettaessa Selailut Tallennetaan uusi selailuvalinta: rajaukset ja sarakkeet Tuodaan näkyviin perustetut selailut, joista voidaan valita jokin selailu muutettavaksi Käytetään yleisiä selailuoletuksia tai oletukseksi tallennettua omaa selailua Kun ruudulla olevaan selailuun tehdään muutoksia, niin muutokset oletusarvoisesti tallennetaan suljettaessa selailu ja avattaessa uudelleen tullaan samaiseen näkymään. Kun uusia selailuja tallennetaan, niin ne tulevat valintalistaan. Niistä voidaan valita kulloinkin haluttu selailu käyttöön. Ruudulle valitun selailun nimi näkyy selailuikkunan otsikossa 1.9.3.9 Uusi selailu Kun halutaan tallentaa uusi selailu -valinta, selailun sisällön tulee olla jo haettuna ruudulle. Valitaan menusta Uusi, sitten selailulle annetaan numero ja nimi, OK:lla tallennetaan. 1.9.3.10 Ylläpito Perustettuja selailuja voidaan muuttaa, poistaa ja asettaa oletukseksi sekä tulostaa Exceliin. 1 27 31.10.2004
1.9.3.11 Asiakasselailun tulostus Selailun tuloksen saa nyt tulostettua suoraan Exceliin, jossa se on edelleen muokattavissa. Valinta tehdään toimintopalkista Tiedosto\Exceliin vaihtoehdolla tallennus suoraan tiedostonimellä. Tiedosto\Exceliin vaihtoehdolla aukaistaan Ecxel ja ruudulla ollut haku näytetään Excelissä. 1.9.4 Asiakasylläpidon tekemät päivitykset Asiakkaat-tauluun tallennetaan asiakkaiden perustiedot välilehdiltä 1 6. Alasvetovalikosta valittu tieto tallenetaan tiedostoon vain koodina (esim myyjä) ja tiedon poistaminen myyjattaulusta ei poista myyjäkoodia asiakkaat-taulusta. Maksu- ja toimitusehto sekä toimitustapa välilehdellä 3 alustetaan yritystiedoista. Samoin maa, kieli ja valuutta välilehdellä 5 alustetaan yritystiedoista. Välilehdellä 6 olevat ruksitettavat tiedot viedään kantaan numeroarvoina seuraavasti Toimituskielto : Tkielto =0(ei), =1(kyllä) Alennusten tulostus : Alell =0(ei tulosteta), =1(lähetteelle), =2(tilauskirjeelle), =3(molemmille) Hintojen tulostus : Hinnatll =0(ei tulosteta), =1(lähetteelle), =2(tilauskirjeelle), =3(molemmille) Alennuskielto tilauskirje : Eialetll =0(ei alennuksia), =1(ale1), =2(ale2), =3(ale1 ja ale2), =4(ale3), 5=(ale1+ale3), =6(ale2+ale3) Alennuskielto lähetyslista : Eialettk =0(ei alennuksia), =1(ale1), =2(ale2), =3(ale1 ja ale2), =4(ale3), 5=(ale1+ale3), =6(ale2+ale3) Muut ruksattavat =0(ruksi pois), =1(ruksi päällä) Asiehdot-tauluun viedään asiakkaan tilauslajikohtaiset lisäehdot 3-välilehden lisäehdot -napin kautta Asimemo-tauluun viedään 4-välilehden muistiotekstit Asimatmrk-tauluun viedään asiakkaan materiaalimerkit 6-välilehden merkkitiedot -napista Asituomrk-tauluun viedään asiakkaan tuotemerkit 6-välilehden merkkitiedot -napista 1.10 Asiakkaan tuotekoodit 1.10.1 Yleistä 32Asituote/DFAsituote Asiakkaan tuotekoodit ohjelmalla voidaan antaa tuotteelle yrityksen omista koodeista poikkeavat asiakas- tai asiakasryhmäkohtaiset tuote- ja värikoodit ja nimet. Koodit voidaan ottaa käyttöön tilaussyötössä sekä tulosteissa. 1 28 31.10.2004
1.10.2 Parametrit Vaikuttavat pametrit ovat 01. Asiakaskohtaiset tuotekoodit (Kyllä/Ei, oletus Ei) Arvolla kyllä saadaan tilauskirjeen vaakatulosteeseen tulostettua asiakkaalle tai asiakkaan asiakasryhmälle mahdollisesti annetut tuotteen poikkeavat tuote- ja värikoodit. 01. Asiakaskohtaiset tuotenimet (Kyllä/Ei, oletus Ei) Arvolla kyllä saadaan tilauskirjeen vaakatulosteeseen tulostettua asiakkaalle tai asiakkaan asiakasryhmälle mahdollisesti annetut tuotteen poikkeavat tuote- ja värinimet. Ruudun toimintonapit Ean Ean Koot EAN-koodien kirjoitus tiedostoon. EAN-koodien vienti kantaan asiakkaan toimittamasta tiedostosta Kokokohtaisten tietojen ylläpitoon Kenttien kuvaukset Asiakas Asiakasryhmä Tuote As.tuotetunnus asiakas, jolle tuotekoodi on kiinnitetty asiakasryhmä, jolle tuotekoodi on kiinnitetty Yrityksen oma tuotekoodi ja nimi, jolle asiakkaan koodi kiinnitetty Asiakkaan oma tuotetunnus ja tuotenimi, joita käytetään yrityksen tuotekoodin ja nimen tilalla 1 29 31.10.2004
Väri, Tyyppi Asiakkaan väri Asiakkaan värinimi Hinta Uusi hinta Voimaantulopvm Ean Koot yrityksen värikoodi ja tyyppi asiakkaan oma värikoodi asiakkaan oma värinimi Asiakaskohtainen hinta voidaan parametrilla valita haettavaksi asiakkaan tuotetiedoista Kun uusi hinta tulee käyttöön, niin se voidaan etukäteen tallentaa asiakkaan tuotetietoihin. Uuden hinnan voimaantulopäivämäärä. Tilaukselle tuodaan uusi hinta vasta voimaantulopäivän jälkeen. Asiakkaan EAN-koodi tuotteelle kokohtainen tieto tulostuu kokokohtaiselle tilauskirjeelle (32TilKKo) 1.10.2.1 Asiakkaan kokokohtaiset tuotetiedot Kenttien kuvaukset Koko tuotteen koko As.tuotetunnus Asiakkaan kokokohtainen tuotetunnus, tulostuu kokokohtaiselle tilauskirjeelle As.tuotetunnus -kenttään As.tuotenimi Asiakkaan kokokohtainen tuotenimi As.EAN asiakkaan antama kokokohtainen EAN 1 30 31.10.2004
1.10.2.2 EAN-koodien välitys EAN-koodien keräily voidaan rajata johonkin seurantatasoon / pisteeseen ja tuotevälille. 1 31 31.10.2004
1.11 Toimittajien ylläpito 1.11.1 Yleistä 32Toimit/DFToimit Toimittajien ylläpitoon avataan toimittajan kaikki tiedot. Toimittajalle valittavat ja kiinnitetävät perustiedot on oltava valmiiksi perustettuina perustiedoissa (kentät, joissa on alasvetovalikko). Jotta voisi kirjata materiaali- ja ostotilauksia toimittaja on oltava perustettuna. Tilauksille tuodaan toimittajan perustiedoista oletuksena joukko ehtoja uutta tilausta kirjattaessa. 1.11.2 Parametrit Toimittajien ylläpitoon vaikuttaa yleisparametri: 01.Nimikenttien pituus (syöttönä merkkien lukumäärä, max. 50, oletus 30) Uusissa DAFO-kannoissa voidaan nimikenttien pituuden syöttö rajata. 1.11.3 Toimittajien ylläpito 1.11.3.1 Välilehti 1 Nimitiedot Ruudun toimintonapit 1 32 31.10.2004
Selaa Pohja Uusi Tallenna Poista Lopeta Ohje Selailunäppäimet toimittajatietoihin Ensimmäiseen, edelliseen, seuraavaan, viimeiseen asiakkaaseen Selailu asiakkaisiin Ruudulla olevan asiakkaan kopiointi pohjaksi uudelle asiakkaalle Uuden asiakkaan syöttö Tallentaa muuttuneet tiedot Poistaa tietueen Lopettaa ohjelman Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Muistionapit Kenttien kuvaukset Toimittaja Ruudulla käsiteltävän toimittajan numero sekä nimi viereisessä kentässä, näkyvät kaikilla välilehdillä. Numero näkyy aina käsiteltäessä toimittajaa DAFOssa ja tulostuu myös toimittajan papereihin Aakkostus toimittajan aakkostusnimi, jota käytetään ja näytetään toimittajan selailussa Nimi toimittajan nimi, joka näkyy DAFOssa toimittajan käsiteltäessä. Tulostetaan toimittajan papereihin Osoite toimittajan osoite. Tulostetaan toimittajan papereihin Postinumero Yleisparametrilla voidaan määritellä toimittajan postinumero ja postitoimipaikka tottelemaan samaa määritystä kuin asiakkaan postinumero ja PTP. Ne voidaan määritellä päivittymään automaattisesti tai ne voidaan itse syöttää. Postitoimipaikka Toimittajan postipoimipaikka. Yhteyshenkilö toimittajan yhteyshenkilö, informatiivinen Puhelin toimittajan puhelinnumero Telefax toimittajan telefax Sähköposti toimittajan sähköpostiosoite 1 33 31.10.2004
1.11.3.2 Välilehti 2 Lisätiedot Kenttien kuvaukset Kirjeosoite Yhteyshenkilö Pankki Tilinumero Pankin SWIFT koodi Pankin IBAN numero toimittajan kirjeosoite toimittajan yhteyshenkilö. toimittajan käyttämä pankki toimittajan käyttämä tilinumero. Tilinumeron syöttöön on tehty oikeellisuustarkastus. Reskontrasiirtoa varten Reskontrasiirtoa varten Toimintonapit Materiaaliryhmät materiaaliryhmäluettelo, mitä materiaaliryhmiä toimittaja voi toimittaa 1 34 31.10.2004
Toimittajalle kerrotaan minkä materiaaliryhmän materiaaleja se toimittaa. Tämän jälkeen materiaalin perustiedoissa näkyy toimittajavalikossa vain valitulle materiaaliryhmälle kiinnitetyt toimittajat. Mikäli yksikin yhteys on annettu, on kaikille tehtävä kiinnitys, muutoin lakkaavat toimittajat näkymästä materiaalien perustietojen toimittajavalikossa. 1.11.3.3 Välilehti 3 Ehtotiedot Kenttien kuvaukset Maksuehto Toimitusehto toimittajan käyttämä maksuehto, joka viedään ehdotuksena materiaali- ja ostotilaukselle.. toimittajan käyttämä toimitusehto, joka viedään ehdotuksena materiaalija ostotilaukselle 1 35 31.10.2004
Toimitustapa toimittajan käyttämä toimitustapa, joka viedään ehdotuksena materiaalija ostotilaukselle. Toim.kesto toimittajakohtainen oletus toimitusten kestolle, informatiivinen Toim.väl.tapa informatiivinen Tilausminimi toimittajan antama minimimäärä tilauksille, informatiivinen Vväriminimi toimittajan antama minimimäärä tilauksen kullekin värille, informatiivinen Alennukset toimittajan antamat tavara-alennukset ale1 ja ale2. viedään ehdotuksena materiaali- ja ostotilaukselle. Remburssi käydäänkö toimittajan kanssa remburssikauppaa Hinnat laskulla Hintakoodi, joka kertoo, ovatko ostolaskun hinnat brutto vai nettohintoja ostolaskusta tehtävän myyntilaskun hinnat käsitellään kuten annettu Brutto Netto valinta lisää ostolaskusta tehtävälle myyntilaskulle hintaan toimittajan perustiedoissa olevan ensimmäisen alennusprosentin verran Kauttalaskutus Kun toimittajan lähettämästä ostolaskusta tehdään myyntilasku asiakkaalle, niin maksuehdoksi viedään toimittakan kauttalaskun maksuehto, jos sellainen on annettu. Tili Toimittajan ostolaskua syötettäessä tuodaan riville oletuksena toimittajan tiedoissa oleva ostotili. Tilit avataan perustieto-ohjelman nimitiedoissa. Kustannuspaikka Toimittajan ostolaskua syötettäessä tuodaan riville oletuksena toimittajan tiedoissa oleva kustannuspaikka. Kustannuspaikat avataan perustietoohjelman nimitiedoissa. Materiaalitoimittaja Tuotetoimittaja Tarvikealennus Toimittajalle voidaan merkitä, onko toimittaja pääasiallisesti materiaalivai tuotetoimittaja. Kun ostolaskuja syötetään, voidaan valita syötetäänkö tuote- vai materiaalilaskua. Oletus tuodaan sen mukaan, mitä toimittajan tiedoissa on sanottu. Keskihintojen laskennassa käytetty alennus-% 1 36 31.10.2004
1.11.3.4 Välilehti 4 Tuontitiedot Kenttien kuvaukset Maa Kieli Valuutta Huolitsija Agentti Provisio Kuljetusviive Dafo <-> Dafo Asiakasnumeromme toimittajan Dafossa EAN-koodit toimittajalta toimittajan maa. toimittajan kieli. Tulosteet tulevat automaattisesti toimittajan kielellä, jos rajauksessa kielivalintaan on annettu Ei arvoa toimittajan valuutta. Tuodaan ehdotuksena materiaali- ja ostotilauksen valuutaksi, materiaalitilauksella voidaan muuttaa tarvittaessa. asiakkaan huolitsija, informatiivinen tieto toimittajan agentti toimittajan provisioprosentti Ostoehdotuksessa käytetty toimitusajan muodostuksessa käytetty viive päivinä. Kahden Dafoa käyttävän yrityksen asiakas- ja toimittajatiedot voidaan parittaa keskenään näiden tietojen avulla. Yrityksen numero toimittajan Dafossa Kun tietoja välitetään yritysten välillä, käytetäänkö omia vai toimittajan antamia EAN-koodeja 1 37 31.10.2004
1.11.3.5 Välilehti 5 Tilasto Kenttien kuvaukset Asiakasrymä Asiakas Hinnasto VAT numero Luotu/Muokattu toimittajan asiakasryhmä, voidaan käyttää raportoinneissa toimittajan käyttämä hinnasto, viedään oletuksena ostotilauksen otsikolle toimittajan VAT-numero Asiakkaan luontipäivämäärä ja perustajan käyttäjätunnus sekä viimeisen muokkauksen päivämäärä ja käyttäjätunnus. 1.11.3.6 Toimittajien selailu Rekisterissä olevan toimittajan saa tuotua ruudulle kirjoittamalla toimittajan tunnuksen Toimittaja kenttään ja painamalla ALT+Enter. Sen voi selailla ruudulle ruudun alareunassa olevista nuoliselailunapeista tai sen voi etsiä selailun kautta painamalla nappia Selaa, joka tuo toimittajien selailuun. Toimittajien selailu on uudistettu kuten asiakasselailu. Kenttiä voidaan valita selailuun, sarakkeiden mukaan voidaan lajitella tietoja, erilaisia selailuja voidaan tallentaa jne. Selailun toiminnot on vastaavat kuin asiakasselailussa ja on kuvattu tarkemmin asiakasylläpito-ohjelman yhteydessä. Selailun tuloksen saa nyt tulostettua suoraan Exceliin, jossa se on edelleen muokattavissa. Valinta tehdään toimintopalkista 1 38 31.10.2004
Tiedosto\Exceliin vaihtoehdolla tallennus suoraan tiedostonimellä. Tiedosto\Exceliin vaihtoehdolla aukaistaan Ecxel ja ruudulla ollut haku näytetään Excelissä. 1 39 31.10.2004
1.11.4 Ohjelman tekemät päivitykset Toimittaja Toimmemo tähän tauluun tallennetaan toimittajan tiedot tähän tauluun tallennetaan toimittajan muistion tiedot 1.12 Materiaalien ylläpito 1.12.1 Yleistä 32Materia/ DFMateria Tällä ohjelmalla perustetaan uusia materiaaleja ja ylläpidetään vanhoja. Pakollisia tietoja ovat; materiaalitunnus, nimi, materiaaliryhmä, varastoyksikkö, oletusvarasto, väri sekä mitallisuus (jos kysessä mitallinen = määrämittainen). Tietoja voi määritellä pakollisiksi myös parametreilla. Materiaalitunnus on aakkosnumeerinen max 8 merkkiä pitkä tunnus, mutta voidaan yleisparametreissä määritellä maksimissaan 30 merkkiseksi. Yleisparametreissa voidaan määritellä, muuttuuko materiaalikoodissa oleva kirjain aina isoksi vai pieneksi vai annetaanko sen olla ennallaan. Materiaalien perustiedoista ei suoraan DAFOsta voi tulostaa materiaaliluetteloa, vaan siihen on käytettävä jotain raportointivälinettä esim. Impromptua. Versiosta 10 lähtien tulostus suoraan Exceliin. 1.12.2 Parametrit 03. Materiaalikoodin pituus (syöttönä pituus, oletus tyhjä) Ilmoitetaan, halutaanko käyttää yli 8 merkkiä pitkää olevaa materiaalitunnusta. Maksimi 30 merkkiä. 03. Materiaaliryhmä / Alikaulus, Liina, Vuori räätälöity Leikkuulista 03. Materiaaliväripoikkeamat vain hinnoissa (Kyllä/Ei/Värikohtaiset hinnat, oletus Ei) Poistaa poikkeavaväri käsittelyn ja salliin hintojen antamisen väritasolla. Valinnalla värikohtaiset hinnat sallitaan värikohtaisten hintojen antaminen, vaikka materiaaliväripoikkeamat ovatkin muuten käytössä. (WebPDM liittymää varten) 02. Materiaalikustannusten laskenta (Hankintahinta / Inventaarihinta / Keskihinta / Reseptihinta, oletus Hankintahinta) Valitaan mitä materiaalin hintaa käytetään Tuotehinnoittelussa. 03. Materiaalikoodin kirjain ( Muuttumaton/Iso/Pieni, oletus Muuttumaton ) Muuttuuko materiaalikoodissa oleva kirjain aina isoksi vai pieneksi vai annetaanko sen olla ennallaan. 01. Materiaalin pakolliset hinnat (Lista hintakentistä, oletus tyhjä) 1 40 31.10.2004
Mahdolliset kentät: Hanhinta, Invhinta, Keshinta, Myyhinta ja Reshinta. Materiaalia ei pysty tallentamaan mikäli annetun kentän mukaista hintaa ei löydy jollekin väri/mitta kompinaatiolle. Vain yrityksen valuutan mukaiset hinnat tarkistetaan. Ei vaikuta toimittajakohtaisiin 03. Materiaalin pakolliset kentät\matepakoll Perustettaessa uutta materiaalia, voidaan tietyt kentät pakottaa täyttämään ennen tallennusta. Tällaisia kenttiä ovat: Nimi, Nimi2, Tullinim, Paino, Leveys, Toimno, Maa, ToimMater, Koostumus, Pvtuote, Resjakaja, Varasto, Matryhma, Hanryhma, Tilryhma, Yksikko, Kuva, Ladostohje, Toimvari, Toimyksikko, Ykskerroin, Reshinta, Vakevyys, Kulutuskerroin 1.12.3 Materiaalitiedot/1 Perustiedot Ruudun toimintonapit Muistion perustaminen. Selaa Selailunäppäimet tietoihin Ensimmäiseen, edelliseen, seuraavaan, viimeiseen materiaalin selailu 1 41 31.10.2004