Jälkilaskennalla tehokkuutta projektitoimintaan Matti Toivonen Necom Oy
WIKIPEDIA: Projekti on tarkkaan suunniteltu hanke tietyn päämäärän saavuttamiseksi
Matti Toivonen Necom Oy Online Dynamics Oy
Osta idea jälkilaskennasta
Henry Gantt Projektinhallinan isä Kirja: Organizing for Work, 1919 Projektien seuranta aikajanalla
Joka kuudes IT projekti ylittää kustannukset 200%:lla Ja aikataulun 70% (Harward Business Review 2015)
97% yrityksistä On sitä mieltä, että projektinhallinta on kriittinen menestyksen kannalta
Mikä mättää?
Projektipäällikkö
Projektin hallinta on talouden hallintaa
Projektin alkuvaiheessa tehtyjen ratkaisujen perusteella määräytyy jopa 80% kustannuksista
ELI
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
RaHi MuTu
RaHi Ravista hihasta MuTu Musta tuntuu
Miten pitäisi tehdä?
Miten pitäisi tehdä? Määrittele projektiin osallistuvat tahot ja roolit
Miten pitäisi tehdä? Määrittele projektiin osallistuvat tahot ja roolit Määrittele tavoite/priorisoi useat tavoitteet
Miten pitäisi tehdä? Määrittele projektiin osallistuvat tahot ja roolit Määrittele tavoite/priorisoi useat tavoitteet Määrittele toimitussisältö
Miten pitäisi tehdä? Määrittele projektiin osallistuvat tahot ja roolit Määrittele tavoite/priorisoi useat tavoitteet Määrittele toimitussisältö Aikatauluta ja resursoi projekti
Miten pitäisi tehdä? Määrittele projektiin osallistuvat tahot ja roolit Määrittele tavoite/priorisoi useat tavoitteet Määrittele toimitussisältö Aikatauluta ja resursoi projekti Arvioi riskit ja pyri estämään niiden toteutuminen
Miten pitäisi tehdä? Määrittele projektiin osallistuvat tahot ja roolit Määrittele tavoite/priorisoi useat tavoitteet Määrittele toimitussisältö Aikatauluta ja resursoi projekti Arvioi riskit ja pyri estämään niiden toteutuminen Hyväksytä suunnitelma kaikilla osapuolilla
Miten pitäisi tehdä? Määrittele projektiin osallistuvat tahot ja roolit Määrittele tavoite/priorisoi useat tavoitteet Määrittele toimitussisältö Aikatauluta ja resursoi projekti Arvioi riskit ja pyri estämään niiden toteutuminen Hyväksytä suunnitelma kaikilla osapuolilla TOTEUTA, VIESTI JA SEURAA
Mitä on jälkilaskenta?
Mitä on jälkilaskenta? Toteutuneiden kustannusten ja tuottojen kerääminen ja vertaaminen budjetoituihin
Mitä on jälkilaskenta? Toteutuneiden kustannusten ja tuottojen kerääminen ja vertaaminen budjetoituihin Poikkeamien ja niiden syiden analysointi.
Mitä on jälkilaskenta? Toteutuneiden kustannusten ja tuottojen kerääminen ja vertaaminen budjetoituihin Poikkeamien ja niiden syiden analysointi. Projektin kannattavuuden analysointi, tunnuslukuanalyysi.
Mitä on jälkilaskenta? Toteutuneiden kustannusten ja tuottojen kerääminen ja vertaaminen budjetoituihin Poikkeamien ja niiden syiden analysointi. Projektin kannattavuuden analysointi, tunnuslukuanalyysi. Projektisopimuksen sisällön arviointi
Mitä on jälkilaskenta? Toteutuneiden kustannusten ja tuottojen kerääminen ja vertaaminen budjetoituihin Poikkeamien ja niiden syiden analysointi. Projektin kannattavuuden analysointi, tunnuslukuanalyysi. Projektisopimuksen sisällön arviointi Projektin päättymisen jälkeisten kustannusten arviointi (mm. takuu-, huolto- ja ylläpitokustannukset)
Jälkilaskennassa tarkastellaan:
Jälkilaskennassa tarkastellaan: Pysyikö projekti aikataulussa?
Jälkilaskennassa tarkastellaan: Pysyikö projekti aikataulussa? Pysyikö projekti budjetissa?
Jälkilaskennassa tarkastellaan: Pysyikö projekti aikataulussa? Pysyikö projekti budjetissa? Mikä on projektin kokonaiskustannus?
Jälkilaskennassa tarkastellaan: Pysyikö projekti aikataulussa? Pysyikö projekti budjetissa? Mikä on projektin kokonaiskustannus? Kuinka paljon projektikustannukset ylittyi/alittui?
Jälkilaskennassa tarkastellaan: Pysyikö projekti aikataulussa? Pysyikö projekti budjetissa? Mikä on projektin kokonaiskustannus? Kuinka paljon projektikustannukset ylittyi/alittui? Saavutettiinko laadulliset tavoitteet?
Projektisuunnitelma Projektin nykytila Vertailu - Jälkilaskenta Kustannukset Aika Laatu Laajuus Poikkeama Lisälaskutus Riski! Lisäkulu Toimenpide/Kustannus-aikataulu muutos
Projekti A Projekti B Vertailu - Jälkilaskenta Kustannukset Aika Laatu TUOTTO Projekti C
Kustannusseurannan heikkouksia:
Kustannusseurannan heikkouksia: Tiedonkeruu puuttuu kokonaan tai osittain Tiedon hajanainen sijainti eri järjestelmissä. Kustannusten rekisteröintikäytännöt kirjavia
Kustannusseurannan heikkouksia: Tiedonkeruu puuttuu kokonaan tai osittain Tiedon hajanainen sijainti eri järjestelmissä. Kustannusten rekisteröintikäytännöt kirjavia Miten tilanne korjataan?
Kustannusseurannan heikkouksia: Tiedonkeruu puuttuu kokonaan tai osittain Tiedon hajanainen sijainti eri järjestelmissä. Kustannusten rekisteröintikäytännöt kirjavia Miten tilanne korjataan? Tiedonkeruun käyttöönotto: - Työajanseuranta - Ostoreskontra - Työnumerot - Projektinumerot - Kustannuspaikat - Tietojärjestelmien yhdistäminen - Keskitetty projektinhallintajärjestelmä - Kirjausten kuvaaminen/ ohjeistus - Kirjausprosessin kehittäminen - Laatujärjestelmä
Miten projekti meni?
Miten projekti meni?
Miten projekti meni? Hyvin! Huono sti
Todellisuus Hyvin! Huonosti
Projektin johtaminen tiedolla Projektin suunnittelu Projektin aikainen tiedonkeruu Projektin analysointi Jälkilaskenta -> JOHTOPÄÄTÖKSET Palaute tarjouslaskentaan Tiedon hyödyntäminen!
Miten raportoida? Auditiiviset ihmiset Numeeriset ihmiset Visuaaliset ihmiset
Miksi panostaa jälkilaskentaan? JÄLKI- LASKENTA KUSTANNUS- TEHOKKUUS KILPAILU -ETU Tulos paranee Toimitusvarmuus paranee Reklamaatiot vähenee
Mihin pitää panostaa?
Mihin pitää panostaa? Suunnitelmaan Tuotot Kustannukset Aikataulu Rajaus - scope
Mihin pitää panostaa? Suunnitelmaan Tuotot Kustannukset Aikataulu Rajaus - scope Ihmisten johtamiseen
Mihin pitää panostaa? Suunnitelmaan Tuotot Kustannukset Aikataulu Rajaus - scope Ihmisten johtamiseen Viestintään - kommunikaatioon
Mihin pitää panostaa? Suunnitelmaan Tuotot Kustannukset Aikataulu Rajaus - scope Ihmisten johtamiseen Viestintään - kommunikaatioon Tiedonkeruuseen
Mihin pitää panostaa? Suunnitelmaan Tuotot Kustannukset Aikataulu Rajaus - scope Tiedonkeruuseen Ihmisten johtamiseen Viestintään - kommunikaatioon Vertailukelpoiseen raportointiin
Mihin pitää panostaa? Suunnitelmaan Tuotot Kustannukset Aikataulu Rajaus - scope Ihmisten johtamiseen Viestintään - kommunikaatioon Tiedonkeruuseen Vertailukelpoiseen raportointiin Virheistä oppimiseen
Mihin pitää panostaa? Suunnitelmaan Tuotot Kustannukset Aikataulu Rajaus - scope Ihmisten johtamiseen Viestintään - kommunikaatioon Tiedonkeruuseen Vertailukelpoiseen raportointiin Virheistä oppimiseen Projektin päättämiseen
Projektin alkuvaiheessa tehtyjen ratkaisujen perusteella määräytyy jopa 80% kustannuksista
Kuka pelastaa?
Want big impact? USE BIG IMAGE Projektipäällikkö
KIITOS! Olen Matti Toivonen Minut tavoittaa seuraavasti: matti.toivonen@necom.fi Puh: 0400-633 033 Twitter: @maxmanage