1 1 Sisällysluettelo 2 Sisäänkirjautuminen... 1 2.1 Kirjaudu... 2 2.2 Luo uusi käyttäjätunnus... 2 2.3 Unohditko salasanasi... 4 3 Käyttäjän tiedot... 6 4 Etusivu... 8 5 Lomakkeiden syöttö / Kerääjän valinta... 10 6 Lomakkeiden syöttö / Kerääjien ja tukijoiden tietojen syöttö... 12 7 Lomakkeiden syöttö / Vanhan kerääjän tietojen haku... 13 8 Lomakkeiden syöttö / Kerääjän tietojen tallennus... 14 9 Lomakkeiden syöttö / Tukijan tietojen syöttö... 16 10 Lomakkeiden syöttö / Vanhan tukijan tietojen haku... 19 11 Lomakkeiden syöttö / Tukijan tietojen tallennus... 20 12 Raportin teko... 22 13 Mobiilitallentajat-raportti... 24 14 Palautteen antaminen syöttöohjelman toiminnasta... 25 15 Sähköpostiraportin tilaus... 26 16 Käytön lopettaminen / ongelmatapaukset... 27 2 Sisäänkirjautuminen Syöttöohjelman sisäänkirjautumissivulle pääset osoitteesta http://www.yap.fi/kukitus. Täältä vasemman reunan napilla Tallennus/raportit (YAP) ja tältä sivulta Tallennusohjelmanapilla.
2 Kuva 1. Sisäänkirjautumissivu. 2.1 Kirjaudu Syötä käyttäjätunnuksesi ja salasanasi. Jos sinulla ei ole kunniakierroksen keräyslomakkeiden tallentamiseen tarvittavia käyttäjätunnusta ja salasanaa, ota yhteyttä piirisi Kunniakierros-yhteyshenkilöön. Yhteyshenkilöt löytyvät osoitteesta http://www.yap.fi/kukitus/yhthenk.htm. Vaihtoehtoisesti voit luoda nk. mobiilitallentajakäyttäjätunnuksen Luo uusi käyttäjätunnus -toiminnossa. 2.2 Luo uusi käyttäjätunnus Painamalla Luo uusi käyttäjätunnus -nappia aukeaa näyttö, jossa voit luoda
3 käyttäjätunnuksen, jolla voit kirjautua Kunniakierrokseen. Kuva 2. Luo uusi käyttäjätunnus -toiminto. Käyttäjätunnuksen luomiseksi valitaan seura, johon käyttäjätunnuksen lisätään, sekä syöttää omat yhteystiedot, käyttäjätunnuksen salasana sekä kieli. Salasanan pitää olla pituudeltaan 8-16 merkkiä. Toiminnon kautta luotava käyttäjätunnus on ns. mobiilitallentaja. Mobiilitallentajalla on hieman rajatumpi näkyvyys ja valtuudet sovelluksessa kuin seuran päätallentajalla: Päätallentajalla on pääsy kaikkiin toimintoihin. Mobiilitallentaja sitä vastoin ei pääse
4 Mobiilitallentajat-raporttiin eikä Raportit-toimintoon (sähköpostiraporttiin kuitenkin on pääsy). Päätallentaja näkee kaikki seuran kerääjät ja tukijat. Mobiilitallentaja näkee vain itse tallentamansa kerääjät ja tukijat. Kun päätallentaja tallentaa kerääjälle, hänen ei tarvitse hyväksyttää niitä. Kun mobiilitallentaja tallentaa tukijan, tallennetun tukijan tietoihin jää merkintä siitä, että tukija odottaa hyväksyntää. Päätallentajalla on valtuudet hyväksyä mobiilitallentajan tallentama tukija, mutta ennen sitä tukijaa ei voida huomioida Kunniakierroksen laskutuksessa. Ks. lisää tukijoiden hyväksymisestä Lomakkeiden syöttö / Kerääjän valinta ja Lomakkeiden syöttö / Tukijan tietojen syöttö. 2.3 Unohditko salasanasi Painamalla Unohditko salasanasi? -nappia aukeaa näyttö, jossa voit tilata salasanan uusimisen käyttäjätunnuksellesi. Kuva 3. Unohditko salasanasi? -toiminto. Toiminnossa voi tilata sähköpostin uusimisen mahdollistavan linkin, joka lähetetään E-mailkenttään syötettyyn sähköpostiosoitteeseen (ks. Kuva 4. Esimerkki salasanan uusimisviestistä.). Sähköpostiviestin sisältämä linkki on voimassa kaksi tuntia. Linkki johtaa
5 sivulle, jossa syötetään uusi salasana (Kuva 5. Sivu, jossa syötetään uusi salasana käyttäjätunnukselle.). Kuva 4. Esimerkki salasanan uusimisviestistä. Kuva 5. Sivu, jossa syötetään uusi salasana käyttäjätunnukselle.
6 3 Käyttäjän tiedot Kun olet kirjautunut sisään järjestelmään, sinut ohjataan Käyttäjän tiedot -ruutuun (Kuva 6. Käyttäjän tiedot) Kuva 6. Käyttäjän tiedot. Syötä seuran yhteyshenkilön tiedot. Seuran yhteyshenkilö on se henkilö, johon otetaan yhteyttä, jos tukijoiden laskutusvaiheessa tulee selvitettäviä asioita. Tallentaja on henkilö, joka tallentaa seuran lomakkeiden tiedot. Jos seurassa on useita tallentajia, tulisi tallentajien muuttaa nimensä Tallentajan nimi kohtaan tallennusta aloittaessaan. Paina Päivitä-nappia kun olet syöttänyt tiedot, tiedot tallentuvat ja siirryt tallennusohjelman etusivulle. Pakollisia tietoja ovat tallentajan nimi ja puhelinnumero sekä yhteyshenkilön nimi. Jos olet kirjautunut järjestelmään mobiilitallentajana, tällöin Käyttäjän tiedot -näyttö sisältää eri
7 kentät (ks. Kuva 7. Käyttäjän tiedot -ruutu mobiilitallentajalla.). Yhteyshenkilön tietoja ei tallenneta, sen sijaan tallentajan nimi, puhelin ja sähköpostiosoite annetaan. Kuva 7. Käyttäjän tiedot -ruutu mobiilitallentajalla.
8 4 Etusivu Lomakkeiden syöttö -napilla pääset syöttämään keräyslomakkeiden tietoja. Käyttäjän tiedot -napista pääset katsomaan/muuttamaan seuran yhdyshenkilön ja tallentajan tietoja. Raportit-nappia painamalla saat raportin ruudulle, jossa on seuran kaikki syötetyt juoksijat ja juoksijan alla tämän tukijat. Voit siirtää tämän listauksen Exceliin. Huom. tämä toiminto ei näy mobiilitallentajalle.
9 Mobiilitallentajat-nappia painamalla pääsee katsomaan seuran mobiilitallentajien luetteloa. Huom. tämä toiminto ei näy mobiilitallentajalle. Lähetä palautetta -napin takaa löytyy palautelomake, jolla voit lähettää palautetta syöttöohjelman teknisestä toteutuksesta. Etusivun kaikki valintanapit ovat valittavina myös sivun yläreunan valikkopalkissa.
10 5 Lomakkeiden syöttö / Kerääjän valinta Lomakkeiden syöttö -napilla aukeaa ensin Kerääjän valinta -sivu. Ensimmäisellä kerralla pääset uuden lomakkeen syöttöön painamalla Uusi kerääjä -nappia. Seuraavilla kerroilla tällä ruudulla näkyy lista syötetyistä juoksijoista napin alla. Tällöin voit valita jo syötetyn kerääjän lisätäksesi tälle tukijoita tai siirtyä syöttämään uutta lomaketta Uusi kerääjä - napilla. Jos sisään kirjautunut käyttäjä on mobiilitallentaja, hän näkee vain itse tallentamansa kerääjät. Päätallentaja sen sijaan näkee kaikki kerääjät. Luettelon sarake Hyväksyttävä sisältää X-merkin niillä riveillä, joilla on mobiilitallentajan
tallentama tukija, jota päätallentaja ei ole vielä hyväksynyt. Hyväksyminen tehdään tukijoiden muokkaamistoiminnossa, ks. Lomakkeiden syöttö / Tukijan tietojen tallennus. 11
12 6 Lomakkeiden syöttö / Kerääjien ja tukijoiden tietojen syöttö Kuva 8. Kerääjien ja tukijoiden tietojen syöttö, ruudun yläosa. Kerääjien ja tukijoiden syöttö -sivulla syötetään ensin kerääjän tiedot sivun yläreunaan. Hae vanha kerääjä -napilla pääsee hakemaan edellisenä vuonna seuran kunniakierrostapahtumassa juosseiden henkilöiden tietoja syöttämisen pohjaksi. Kun uuden kerääjän tiedot on joko haettu tai syötetty käsin, kerääjän tiedot tallennetaan painamalla Tallenna kerääjä -nappia. Pakollisia syötettäviä tietoja ovat kerääjän sukunimi, etunimi ja kierrosmäärä. Kierrosmäärän voi jättää nollaksi, jos kerääjä ei ole vielä juossut/kävellyt.
13 7 Lomakkeiden syöttö / Vanhan kerääjän tietojen haku Kuva 9. Vanhojen kerääjien haku. Hae vanha kerääjä -napilla tullaan sivulle, jossa voidaan valita edellisenä vuonna seuran Kunniakierros-tapahtumassa juosseiden henkilöiden tietoja. Voit hakea henkilön sukunimellä listasta juoksijaa kirjoittamalla hakukenttään sukunimen tai sen alun ja painamalla Hae-nappia. Valitse-nappia painamalla henkilön kohdalla saat henkilön tiedot haettua lomakkeiden syöttö-sivulle.
14 8 Lomakkeiden syöttö / Kerääjän tietojen tallennus Kuva 10. Kerääjän tietojen tallennus. Kun kerääjän tiedot on syötetty ja painettu Tallenna kerääjä -nappia, tulee kerääjän tietojen
15 yläpuolelle teksti Kerääjä lisätty. Voit nyt syöttää tukijoiden tietoja. Myös tukijan tietojen alla olevat napit aktivoituvat kerääjän tallentamisen jälkeen. Jos kerääjän tiedoissa on puutteita, tulee kerääjän tietojen yläpuolelle teksti joissa kerrotaan näistä. Tällaisia puutteita ovat esimerkiksi jos pakollinen tieto puuttuu, sähköpostin muoto on virheellinen tai tieto on liian pitkä. Nimi- ja osoitekenttien pituusrajoitus on 28 merkkiä.
16 9 Lomakkeiden syöttö / Tukijan tietojen syöttö Kuva 11. Tukijan tietojen syöttö. Kun kerääjän tiedot on syötetty ja tallennettu, päästään syöttämään kerääjään tukijoita (= maksajia). Tukijan tiedoissa pakollisia tietoja ovat: Henkilö/Yhteisö-tieto, joka annetaan muodossa H tai Y. Sukunimi Jakeluosoite Postinumero Lahjoituksen summa, joko kertamaksu tai kierrosmaksu kenttään riippuen lahjoitustavasta.
17 Maksajan sähköpostiosoite on suositeltavaa antaa, koska sähköpostiosoitetta käytetään lahjoituksen laskuttamiseen jos se on annettu. Sähköpostilaskuttaminen säästää merkittävästi keräyskuluja verrattuna paperilaskutukseen. Edellisenä vuonna seuran Kunniakierros-tapahtumaan lahjoittaneiden tietoja pääsee hakemaan Hae vanha tukija -napilla. Kun uuden tukijan tiedot on joko haettu tai syötetty käsin, tukijan tiedot tallennetaan painamalla Tallenna tukija -nappia. Tämän jälkeen tukijan tiedot tulevat listaan sivun alaosaan. Alusta uusi tukija napilla saa tyhjennettyä tukijan tiedot ruudulta. Kuva 12. Tukijoiden syöttö -ruutu tukijan tallentamisen jälkeen. Tallennetun maksajan tietoja pääset muuttamaan/tarkastelemaan yksityiskohtaisemmin painamalla haluamaasi riviä hiirellä tai (jos käytät kosketusnäyttöä) koskettamalla riviä, jolta haluat tarkempia tietoja. Juoksijan tietoihin päivittyy Maksusumma-kenttään maksajan lahjoittama summa.
Ulkomaisen osoitteen tallentamisessa vaaditaan seuraavat toimenpiteet: 1. Postinumeroksi pitää laittaa 00000, 2. Postitoimipaikka jätetään tyhjäksi 3. Osoite, postinumero/postitoimipaikka laitetaan jakeluosoite-kenttään. Jos ne eivät mahdu siihen, jaetaan osoite Etunimi/Yrityksen lisänimi- ja Jakeluosoite-kenttiin. 4. Maa-kenttään laitetaan maan nimi mieluiten englanniksi. 5. Sähköpostiosoite pitää antaa, jos maa ei ole Pohjoismaa eikä Viro. Paperilaskut postitetaan massana ja nyt ulkomaisia ei erikseen poimita sivuun, vaan he saavat saman postimaksun kuin muut. 18
19 10 Lomakkeiden syöttö / Vanhan tukijan tietojen haku Kuva 13. Vanhojen tukijoiden haku. Hae vanha tukija -napilla tullaan sivulle, jossa voidaan valita hakea tukijaksi henkilö, joka on ollut seuran tukijana edellisen vuoden Kunniakierros-tapahtumissa. Voit hakea henkilön sukunimellä listasta tukijaa. Valitse-nappia painamalla henkilön kohdalla saat henkilön tiedot haettua lomakkeiden syöttö-sivulle.
20 11 Lomakkeiden syöttö / Tukijan tietojen tallennus Kuva 14. Tukijan tietojen tallennus. Tukijan tiedoissa pakollisia tietoja ovat: Henkilö/Yhteisö-tieto, joka annetaan muodossa H tai Y. Sukunimi Jakeluosoite Postinumero Lahjoituksen summa, joko kertamaksu tai kierrosmaksu kenttään riippuen lahjoitustavasta. Tukijan sähköpostiosoite on suositeltavaa antaa, koska sähköpostiosoitetta käytetään lahjoituksen laskuttamiseen jos se on annettu. Sähköpostilaskuttaminen säästää merkittävästi keräyskuluja verrattuna paperilaskutukseen. Kun tukijan tiedot on syötetty, tallennetaan
21 tukijan tiedot painamalla Tallenna tukija -nappia. Jos tukijan tiedoissa on puutteita, tulee tukijan tietojen yläpuolelle teksti, joissa kerrotaan näistä. Tällaisia puutteita ovat esimerkiksi jos pakollinen tieto puuttuu, sähköpostin muoto on virheellinen tai tieto on liian pitkä. Nimi- ja osoitekenttien pituusrajoitus on 28 merkkiä. Kun tukijan tiedot on syötetty ja tallennettu, tiedot tulevat näkyviin listaan sivun alalaitaan. Tukijan tiedot tyhjentyvät seuraavan tukijan tietojen syöttöä varten. Syötetyn tukijan tietoja pääsee muuttamaan/tarkastelemaan yksityiskohtaisemmin valitsemalla tukijan rivin klikkaamalla hiirellä tai painamalla syötetyn kosketusnäytössä tukijan kohdalla sivun alalaidan listasta. Kerääjän tietoihin päivittyy Maksusumma-kenttään maksajan lahjoittama summa. Jos kerääjällä on mobiilitallentajan tallentamia tukijoita, joita ei ole vielä hyväksytty, näkyy tieto tästä sivun alaosan listassa. Sarakkeessa Hyväksyttävä näkyy joko 1) tyhjä, jos maksaja on jo hyväksytty tai ei ole tarvinnut hyväksyntää, 2) X, jos sisään kirjautunut käyttäjä on itse mobiilitallentaja ja pääkäyttäjä ei ole vielä hyväksynyt tukijaa, 3) Nappi Kyllä, hyväksy. Nappia painamalla päätallentaja voi hyväksyä tukijan tiedot, jolloin tukija voidaan huomioida laskutuksessa (ks. Kuva 15. Hyväksyntänappi.). Kuva 15. Hyväksyntänappi.
22 12 Raportin teko Raportit-napilla pääset sivulle, jossa saat otettua ruudulle raportin syötetyistä kerääjien summista tai kerääjistä ja heidän allaan olevista maksajista. Paina Tee raportti -nappia, jolloin taulukkoon muodostetaan raportti syötetyistä kerääjistä heidän kokonaissummineen tai kerääjistä, joiden alla on heidän tukijansa. Raportin muodostuminen saattaa kestää jonkin aikaa jos syötettyjä tietoja on hyvin paljon. Kuva 16. Raportin valinta.
23 Kuva 17. Kerääjät ja tukijat -raportti. Muodostetun raportin saat siirrettyä Excel-muotoon Siirrä Exceliin -napilla. Napin jälkeen avautuu seuraava ruutu. Avaa tiedosto joko Exceliin tai tallenna se haluamallasi nimellä tietokoneellesi. Kuva 18. Ruutu, joka näytetään Siirrä Exceliin -napin painamisen jälkeen.
24 13 Mobiilitallentajat-raportti Mobiilitallentajat-raportissa luetellaan seuraan kuuluvat mobiilitallentajat (ks. Kuva 19. Mobiilitallentajat-raportti.). Kuva 19. Mobiilitallentajat-raportti.
25 14 Palautteen antaminen syöttöohjelman toiminnasta Kuva 20. Lähetä palautetta -toiminto. Palautteen lähettäminen tapahtuu kirjoittamalla selostus ongelmasta ja painamalla Lähetä palautetta -nappia. Kirjoita yksityiskohtainen selostus miten ongelma syntyi, jos kysymys on virhetilanteesta, jolloin on mahdollista selvittää mistä virhe johtui. Painettuasi Lähetä palautetta -nappia tulee tekstikentän yläpuolelle ilmoitus palautteen toimittamisesta syöttöohjelman toteuttajataholle.
26 15 Sähköpostiraportin tilaus Kuva 21. Sähköpostiraportin tilaus. Voit tilata täältä sähköpostiisi yhteenvetoraportin seuran syötetyistä tiedoista.
27 16 Käytön lopettaminen / ongelmatapaukset Kun lopetat sovelluksen käytön, joko tallennettuasi kaikki seuran tiedot tai vain osan ja lopetat työskentelyn, paina sivun ylälaidassa olevaa Kirjaudu ulos -linkkiä. Tämä sulkee istunnon, jolloin tietoihin ei pääse käsiksi lähdettyäsi koneelta. Tämän ohjeen viimeisin versio löytyy sivun ylälaidan Ohje-linkkiä painamalla. Jos lomakkeiden syötössä tulee ongelmia tai tulee kysyttävää syöttöön liittyen, laita kysymykset Lähetä palautetta -kohdasta tai sähköpostilla kunniakierros@yap.fi.