Käyttöohje Valvoja Toimittajien seuranta Versio_06.2015 1
Sisältö: Käyttöohje... 1 Valvoja Toimittajien seuranta... 1 Uusi asiakas... 3 1. Kirjaudu sisään... 3 2. Valvojan käyttö... 3 3. Luo käyttäjätunnukset... 4 4. Uuden kohteen perustaminen... 4 5. Vastuuhenkilöt... 5 6. Kohdelista... 5 7. Valvottavan yrityksen lisääminen... 5 8. Usean yrityksen lisääminen seurantalistalle (Excel)... 6 9. Raporttien tarkastaminen... 7 10. Yrityksen tietojen tarkistaminen... 8 11. Ota Valvoja täysin käyttöön... 8 2
Valvoja palvelu Valvoja tarjoaa tilaajalle välineet toimittajien tilaajavastuutietojen seurantaan. Palvelu näyttää omista Luotettava Kumppani -palvelussa olevista toimittajista aina ajan tasalla olevat tiedot ja ilmoittaa niissä tapahtuvista muutoksista käyttäjälle sähköpostitse. Palvelu päivittää tiedot automaattisesti ja on käytettävissä 24h. Palvelu tulkitsee raportit ja arkistoi raporttihistoriaan kaikki valvontajakson aikana kootut raportit lain edellyttämän ajan. Sähköistä arkistoa voi käyttää raporttien turvalliseen säilytykseen ja ne voi myös tulostaa sopimusliitteiksi tai osaksi paperiarkistoa. Palvelun avulla voi valvoa kaikkia omia toimittajia kohdekohtaisesti. Yksittäinen kohde muodostaa kokonaisuuden, kuten työmaan, projektin tai alueellisen kohteen, johon toimittajien työ ja sopimussuhteet liittyvät. Uusi asiakas Rekisteröi yrityksesi tiedot osoitteessa www.tilaajavastuu.fi 1. Kirjaudu sisään Kirjaudu sisään osoitteessa www.tilaajavastuu.fi ja valitse oikeasta yläreunasta Valvoja-välilehti. Valvoja avautuu aina päänäkymään, joka on jaettu kahteen sarakkeeseen, vasemmalta löytyvät valvottavat kohteet ja oikealta valitussa kohteessa valvottavat yritykset. 2. Valvojan käyttö Luo haluamistasi toimittajista kohdelistaus, jossa on oma valvottavien lista, sekä kohteen valvonnasta vastaavat vastuuhenkilöt ja yhteyshenkilöt. Valvonta tapahtuu neljässä päävaiheessa: 1. luo kohde 2. lisää vastuuhenkilöt 3. lisää yritykset 4. valvo kohdelistan yritysten tietoja 3
3. Luo käyttäjätunnukset Pääkäyttäjä luo uudet käyttäjätunnukset. Käyttäjän luvituksen tekee aina pääkäyttäjä Raportit palvelun Käyttäjien hallinta -valikossa. Valitse Luo uusi käyttäjä, täytä vaaditut tiedot ja lopuksi paina Luo käyttäjä 1. valitse ylävalikosta Yrityksen tiedot 2. valitse Siirry Valvojan hallintasivulle 3. selaa sivulla alas kohtaan Valvoja-palvelun käyttäjät 4. valitse Lisää käyttäjiä Aktivoi Valvojan käyttöoikeudet näytölle avautuvasta uudesta ikkunasta sen käyttäjän/käyttäjien kohdalta, joille haluat aktivoida palvelun ja paina hyväksy. Salasana uudelle käyttäjälle lähetetään seuraavasti: 1. kirjaudu ulos palvelusta ja siirry Tilaajavastuu.fi etusivulle 2. paina vasemmalta Kirjaudu 3. klikkaa Raportti 4. klikkaa Unohtuiko salasanasi? 5. kirjoita luomasi käyttäjätunnus (sähköpostiosoite) kenttään ja klikkaa Hyväksy tiedot. Uudelle käyttäjälle lähtee automaattinen viesti, jonka kautta hän voi aktivoida itselleen oman salasanan. HUOM! Linkki on vain päivän voimassa, joten tarvittaessa salasanan lähetyksen voi tehdä uudelleen. 4. Uuden kohteen perustaminen Perusta kohde Uusi kohde -painikkeella päänäkymässä. Syötä kohteen keskeiset tiedot ja vastuuhenkilöt. Tunnisteena voi olla esimerkiksi oman organisaation projekti, kiinteistö tai työmaatunnus. Huomaathan, että aloituspäivämäärä ei voi koskaan olla menneisyydessä, koska automaattista valvontaa ei voi tehdä takautuvasti. Päättymispäivämäärä voi olla arvio hankkeen kestosta. Mikäli kohteen kesto venyy yli asetetun päivämäärän, lähtee siitä sähköposti kohteen vastuuhenkilöille. Vaikka päättymispäivä ylittyy, niin kohdetta ei suljeta eikä valvontaa päätetä. Päättymispäivää voi siirtää myöhemmin eteenpäin. Aloituspäivää ei voi muuttaa enää jälkeenpäin. 4
Kun tarvittavat tiedot on kirjattu, niin kohde lisätään painamalla Lisää kohde -painiketta. Vastuuhenkilöt valitaan lisäämällä halutut henkilöt listalta. Listalla näkyvät ainoastaan Valvojapalveluun luvitetut käyttäjät. Kuva 2: Uuden kohteen lisääminen 5. Vastuuhenkilöt Vastuuhenkilö vastaanottaa sähköpostihälytykset seurattavien yritysten uusista selvitettävistä tiedoista. Vastuuhenkilöiksi kannattaa lisätä useampi kuin yksi henkilö. Vastuuhenkilöksi voidaan valita vain Valvoja-palveluun luvitetut käyttäjät. Käyttäjän luvituksen tekee aina pääkäyttäjä Raportit palvelun Käyttäjien hallinta-valikosta. 6. Kohdelista Näkyvien kohteiden määrää voidaan rajata käyttämällä päänäkymän vasemmassa laidassa olevaa valintaa. Valinta Omat Avoimet Päättyneet Näytettävät kohteet Kohdelistassa näkyy ainoastaan kohteet, joissa käyttäjä on vastuuhenkilönä Kohdelistassa näkyy kaikki yrityksen keskeneräiset kohteet Kohdelistassa näkyy ainoastaan yrityksen päättyneet kohteet 7. Valvottavan yrityksen lisääminen Lisää valvottava yritys kohteeseen valitsemalla ensin haluttu kohde listalta. Tämän jälkeen lisätään valvottava yritys Uusi kohde -painikkeella. 5
1. Syötä yrityksen nimi, nimen osa tai y-tunnus hakukenttään. Lisää yritys Tilaajavastuulain mukaiseen seurantaan painamalla oikealle ilmestyvää painiketta Kuva 3: Haulla Suomen Tilaajavastuu Oy löytyy yksi yritys, joka voidaan liittää valvontaan painamalla oikealle ilmestyvää painiketta 2. Syötä vapaaehtoiset sopimuskumppani- ja yhteyshenkilötiedot ja määrittele mahdolliset sopimusketjut. Lisäksi seurannan päättymispäivämäärä on määriteltävä, jos se on tiedossa. Huomaathan: Valvontaa ei voida aloittaa menneisyydessä. Aikaisin mahdollinen aloituspäivä on nykyinen päivämäärä Valvonta on aloitettava viimeistään sopimuksentekovaiheessa tilaajavastuulain velvoitteen täyttymiseksi. Keskeisin asia on sopimuksen laatimishetkellä tarkistettu ja arkistoitu voimassaoleva raportti Yli vuoden kestävissä sopimussuhteissa valvonta on oltava säännöllistä. Tilaajavastuutiedot on tarkastettava vähintään kerran vuodessa. Rakennusteollisuus RT Ry:n suositus on, että tiedot tarkastetaan vähintään kerran kolmessa kuukaudessa. 8. Usean yrityksen lisääminen seurantalistalle (Excel) Voit nopeuttaa valvottavien yritysten tietojen tuomalla kerralla yritysten tiedot valmiiksi laaditulta Excel-listalta kohteen seurantalistalle. Lista lisätään kohteeseen valitsemalla Valvoja-palvelun päänäkymästä kohde ja painamalla sen jälkeen Lisää-painiketta. 6
Tietojen tuonti Excellistalla tapahtuu valitsemalla Excel-tuonti Lisää seurattava yritys - näkymästä. Kuva 4: Usean yrityksen Excel-tuonti Useamman yrityksen lisääminen edellyttää yritysten y-tunnusten (1234567-8) syöttämistä Excel-listaan. Y-tunnusten täyttämiseen laaditun valmiin Excelpohjan voi ladata näkymästä löytyvästä linkistä. Kaikki listalta löytyvät yritykset näytetään vielä ennen lisäämistä, jolloin lisäys voidaan hyväksyä painamalla Lisää yritykset tai peruuttaa lisäys. 9. Raporttien tarkastaminen Yritysraportit arkistoidaan valvontajakson aikana. Jokaisen valvottavan yrityksen kohdalla rivin lopussa on oma painike, josta pääsee tarkastelemaan raportteja. Painikkeen väri ja nimi osoittavat yrityksen viimeisimmän raportin tilan. Yrityskohtainen raporttilista avautuu painamalla rivin lopussa näkyvää painiketta. Tilapainikkeiden värit ja selitykset: Kuva 6: Valvontaraportin avaaminen valvontalistalta = STOP = SELVITÄ = TIETOJA ODOTETAAN = HUOMIOI = OK = YRITYS EI OLE LIITTYNYT LUOTETTAVA KUMPPANI-PALVELUUN Kuva 7: Kohteen valvontalistalla olevien yritysten tilatietopainike. Raportti aukeaa painikkeesta. 7
10. Yrityksen tietojen tarkistaminen Yrityskohtaiset yhteystiedot ja valvontajakson tiedot avautuvat omaan ikkunaan, kun painat listalta yrityksen nimeä vasemmalla hiirenpainikkeella. Näytölle avautuu ikkuna, jossa voit tarkastella ja muuttaa yrityksen tietoja, sekä lopettaa yrityksen seurannan. Seurannan lopettaminen tarkoittaa, että yrityksen Luotettava Kumppani-raportteja ei enää noudeta automaattisesti. Näkymästä voit päivittää yrityksen tietoja, kuten yhteyshenkilöitä. Näkymästä voit muuttaa myös valvontajakson kestoa. Vastuuhenkilö saa sähköpostimuistutuksen, kun kohteen päättymisaika on ylitetty. 11. Ota Valvoja täysin käyttöön Helpoin tapa tehostaa Valvojan käyttöä on suositella kaikki toimittajat ottamaan käyttöön Luotettava Kumppani palvelu. Saat täyden hyödyn Valvojasta, kun mahdollisimman moni seurattavista yrityksistä on Luotettava Kumppani. Hoidamme suosittelun puolestasi. Suosittelemme haluamasi toimittajat liittymään mukaan Luotettava Kumppanipalveluun. Riittää, että annat meille yhteistyökumppanien tiedot: yrityksen nimen, Y-tunnuksen ja yhteyshenkilön/-henkilöiden sähköpostitiedot. Me hoidamme suosittelun puolestasi. Suosittele itse Jos hoidat suosittelun itse, niin pienen toimittajamäärän voit hoitaa yksitellen seuraavasti: 1) Suosittele toimittaja mukaan valitsemalla Puuttuu -painiketta 2) Muokkaa tarvittaessa avautuvaa suositteluviestiä, täytä sähköpostitiedot ja valitse lähetä Kun yhteistyökumppaneita on paljon, kannattaa suositella kerralla useita toimittajia liittymään. Suosittelun teet monelle toimittajalle automaattisesti tuomalla tiedot suoraan Valvojasta: 1) Valitse Raportti -palvelun välilehti 8
2) Valitse näkymästä Suosittelutehdas kutsu kerralla kaikki toimittajasi mukaan 3) Valitse Tuo Valvojasta, ja siirry eteenpäin valitsemalla Seuraava - painiketta. 4) Muokkaa tarvittaessa viestin sisältöä ja lähetä kutsu. 9