Saimaan ammattikorkeakoulu Tekniikka Lappeenranta Rakentamisen koulutusohjelma Ylempi ammattikorkeakoulututkinto Anu Kuusela Kunnallinen kiinteistöstrategia Opinnäytetyö 2013
Tiivistelmä Kuusela Anu Kunnallinen kiinteistöstrategia, 31 sivua Saimaan ammattikorkeakoulu, Lappeenranta Tekniikan yksikkö, Rakentamisen koulutusohjelma Ylempi ammattikorkeakoulu Opinnäytetyö, 2012 Ohjaajat: tutkimusjohtaja Kirsi Taivalantti, Saimaan ammattikorkeakoulu, kaupunginarkkitehti Riitta Spåre, Porvoon kaupungin toimitilajohto Opinnäytetyössäni olen kuvannut ehdotelman kunnallisten toimitilakiinteistöjen johtamisstrategiasta. Kuvaus sisältää toimitilakiinteistöjohtamisen omistusstrategian periaatteet, osapuolten roolien ja ydintoimintojen kuvauksen sekä strategiaa toteuttavien operatiivisten toimijoiden organisaation ja tehtävät. Työssä on laadittu toimitiloille matriisisalkutusjärjestelmä, jonka ulkopuolelle jäävät vuokratut toimitilat, joista kaupungilla ei ole omistajavastuuta. Taloudellisista tekijöistä on kuvattu sisäisten ja ulkoisten vuokrien rakentuminen sekä korjausvelan määräytyminen. Taloudellisesti tehokkaan ja sosiaalisesti oikeudenmukaisen johtamisen osiossa on esitetty hankintalakiin pohjautuva kaksivaiheinen hankintatoimi, harmaan talouden vaikutuksia julkiseen sektoriin, julkisen sektorin harmaan talouden torjunnan toimenpiteiden vaikutuksia sekä hankkeiden valmistelu ja hankinnan kaksivaiheisuus. Asiasanat: kiinteistöstrategia, omistusstrategia, salkuttaminen, vuokra, korjausvelka, harmaa talous 2
Abstract Kuusela Anu Municipal estate strategy, 31 pages Saimaa University of Applied Sciences, Lappeenranta Department of Technology, Degree Programme in Civil Engineering Master s thesis 2013 Instructors: Resarch Director Kirsi Taivalantti Saimaa University of Applied Sciences, architect Riitta Spåre City of Porvoo In this thesis I have described one strategy for municipal property management; the principles of property possesion, the parties' roles and a description of the core facilities, as well as implementing the strategy in operational organizations and actors in the tasks. I have elaborated matrixportfolio for the properties; A developed properties such as important architectural buildings, rescue service buildings and other important townscape buildings. B portfolio includes maintained buildings; schools, healthcare centers, senior residences and so on. C processed property portfolio comprises dismountable properties and for sale. Economic factors are described in the internal and external lease and repair debt determination. The economically efficient and socially equitable management section of the Act is specified in the contract based on the two-phase procurement, the underground economy effects of the public sector, the public sectors ways and means to prevent the underground economy and the impact of project preparation. Key words: real estate strategy, matrixportfolio, lease, repair debt, the underground economy 3
Alkusanat Porvoon kaupungin vuonna 2011 toteuttaman hallintouudistuksen myötä syntyi tarve kuvata kaupungin organisaatioita ja niiden toimintoja. Hallintouudistus lakkautti tilakeskuksen, joka toimi kaupungin toimitilojen hallinnollisena ja toteuttavana yksikkönä. Tilakeskuksen tilalle palvelujen tuottajaksi isännöintiin, kiinteistöjen huolto- ja kunnossapitoon perustettiin liikelaitos Porvoon tilapalvelut, jossa operoi kiinteistötoiminnan lisäksi myös siivous- ja ruokapalvelut. Kiinteistöjen hallinto ja palvelujen tilaus keskitettiin toimitilajohtoon, joka toimii kaupunginjohtajan alaisuudessa. Muutosten myötä kiinteistöstrategian kuvaaminen koettiin välttämättömäksi. Kiitän lämpimästi Porvoon kaupungin toimitilajohtaja Börje Boströmiä mahdollisuudesta työstää aihetta, kaupunginarkkitehti Riitta Spårea järkähtämättömästä tuesta, suunnittelupäällikkö Markku Partasta strategiaa koskevista terävistä havainnoista ja tilapalveluiden henkilökuntia kärsivällisyydestä loputtomia kysymyksiäni kohtaan sekä Oulun tilakeskusta mahdollisuudesta teollisuusvakoiluun sekä mielenkiintoiseen mielipiteiden ja kokemusten vaihtoon. 4
Sisältö 1 Johdanto... 6 2 Omistusstrategia... 7 3 Kiinteistön arvon määrittäminen... 8 3.1Kiinteistöjen arvon määrittelemisen tarve... 8 3.2 Kiinteistöjen salkuttaminen... 9 4 Korjausraami... 11 5 Roolit... 11 5.1 Strateginen johto... 11 5.2 Operatiivinen johto... 12 6 Tilaaja- tuottajamalli... 12 7 Toimitilajohto... 12 7.1 Tarve- ja hankesuunnittelu... 14 7.2 Rakennussuunnittelu... 15 7.3 Rakentaminen, rakennuttaminen... 15 7.4 Kustannustietoisuus ja -tehokkuus... 15 7.5 Kilpailutettavat hankinnat... 16 8 Liikelaitos Porvoon tilapalvelut... 17 9 Vuokrat... 18 9.1 Sisäiset vuokrat... 18 9.2 Ulkoiset vuokrat... 19 9.3 Ylläpitovuokra... 20 10 Korjausvastuu ja -velka... 20 11 Tehokas ja oikeudenmukainen kiinteistöjohtaminen... 22 11.1 Hankinta... 23 11.2 Sopimukset... 24 11.3 Sosiaalinen oikeudenmukaisuus... 25 12 Pohdinta... 26 Lähteet... 31 5
1 Johdanto Tämän opinnäytetyön tavoitteena on kuvata Porvoon kaupungille toimitilajohtamisen strategiset lähtökohdat ja periaatteet. Kiinteistöstrategia toimii alistrategiana kaupungin strategialle. Toimitilajohtamisen strategian kuvaaminen auttaa lisäämään julkishallinnon toimien läpinäkyvyyttä kuntalaisille ja helpottaa strategisten ja operatiivisten toimijoiden yhteistyötä. Kaupunginhallituksen, kiinteistöjen strategisen johdon toimikausi on kiinteistöjen elinkaareen verrattuna hyvin lyhyt, mutta toimikautensa aikana kaupunginhallitus tekee merkittäviä ja kauaskantoisia päätöksiä. Strategia auttaa kunnan luottamushenkilöitä tutustumaan kunnallisen kiinteistöjohtamisen kokonaisorganisaatioon. Strategian avulla pyritään luomaan pitkän tähtäimen linjakkuutta kiinteistöjohtamiseen kirjaamalla strategiaan tämänhetkiset toimintatavat, tavoitteet ja kiinteistöjohtamisen tahtotila. Strategiaa voi luonnehtia kiinteistöjohtamisen tuoteselosteeksi. Kunnalliset luottamushenkilöt pystyvät strategian avulla tutustumaan nopeasti kiinteistöjohtamisen osapuoliin, heidän rooleihinsa ja tehtäviinsä asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi sekä tarkastelemaan onko voimassa oleva strategia tarkoituksen mukainen. Operatiivisella puolella; toimitilajohdossa ja liikelaitos Porvoon tilapalveluissa oli tarvetta kuvata toiminnan kehittämiseksi, strategian jalkauttamiseksi ja henkilöstön perehdyttämiseksi toimintaperiaatteet ja tavoitteet. Strategiaa ei ole tarkoitettu staattiseksi julkaisuksi vaan kehittyväksi työkaluksi, johon toiminnan kehittämisohjeet kirjataan. Strategiaa reflektoidaan toimintaan ja in contra. Tärkeintä menestyksekkäässä kiinteistönjohtamisessa on kaikkien osapuolten sitoutuminen strategisten tavoitteiden mukaiseen työskentelyyn. Strategia on laadittu yhteistyössä Porvoon kaupungin konsernijohdon kanssa. Työn lähtökohtana on Porvoon kaupunginhallituksen vuonna 2010 vahvistama kaupunginstrategia vuosille 2011 2013 sekä toimitilajohdon tarve kuvata toimialapalvelut kaupungille vuonna 2012 tehdyn hallintouudistuksen mukaisesti. Strategialla viestitetään kuntalaisille, yhteistyökumppaneille ja elinkeinoelämälle kunnan tai kaupungin kiinteistöjohtamisen tahtotilaa. Parhaimmillaan strategia on vahva viesti. 6
2 Omistusstrategia Porvoon kaupunki omistaa tällä hetkellä noin 200 hehtaaria maata ja 250 kiinteistöä. Porvoon kaupungin haasteet omistusstrategiassa eivät poikkea valtion haasteista kuin volyymissa. Valtiovarainministeriön 2010 julkaisemassa ehdotuksessa valtion kiinteistöstrategiaksi on kirjattu tavoitteeksi hajaantuneen ja eritasoisen kiinteistövarallisuuden omistajahallinnon koordinointi ja tehokas järjestäminen sekä omistajaohjauksen aktivoiminen ja yhdenmukaistaminen. Samat terveet tavoitteet tulisivat olla jokaisen julkisensektorin kiinteistöjen omistajahallinnon toiminnan lähtökohtina. Omistamiseen sisältyy kaupungille täysimääräinen vastuu rakennuksen rakennuttamisesta, yllä- ja kunnossapidosta sekä tuottotavoitteen täyttymisestä. Rakennuttaminen on hyvä vaihtoehto, kun toimitilaa tarvitaan kehittyvällä alueella pitkäkestoiseen toimintaan. Elinkaarimalli on sopiva tilahankintavaihtoehto alueilla, joilla väestöennuste on epävarma ja/tai tilojen käyttötarkoitus saattaa muuttua rakennuksen elinkaaren aikana esimerkiksi lasten päivähoidosta vanhusten palvelutiloiksi. Toinen peruste elinkaarimallille on tilan hankkiminen ostopalvelua varten. Tällöin kaupunki on toimitilafasilitaattori joutumatta kantamaan kiinteistön omistamiseen sisältyviä riskejä. Kolmas vahva peruste elinkaarihankkeelle on sijainti. Jos alue, jolle toimitilaa tarvitaan, sijaitsee etäällä yllä- ja kunnossapitopalvelujen tuottajasta, palvelut ostetaan tilojen tuottajalta. Ostopalvelut ovat varteenotettava vaihtoehto, kun yllä- ja kunnossapito-organisaatio on hyvin työllistynyttä eikä ole tarkoituksenmukaista käyttää mitoitettuja työtunteja siirtymiin. Ostopalveluja käytettäessä maksetaan toteutuneista palveluista. Oman organisaation ylläpito tuottaa kustannuksia jatkuvasti. Logistisia haasteita on molemmissa kiinteistön yllä- ja kunnossapitopalveluiden tuottamisvaihtoehdoissa. Kiinteistön yllä- ja kunnossapitologistiikka sisältää kokonaisvaltaisesti hallinnoinnin, raha-, hankinta- ja tietovirrat dokumentointeineen. Yksittäisen kiinteistön sijaitessa kaukana kiinteistönomistajan ydinalueelta, on tarkasteltava logistisia kustannuksia ja verrattava 7
niitä ostopalvelun kustannuksiin löytääkseen kokonaistaloudellisesti tehokkaimman ratkaisun. Vuokraaminen on erinomainen vaihtoehto palveluille, jotka voidaan sijoittaa jo olemassa oleviin erikoistiloihin. Tällaisia ovat muun muassa terveyspalvelut. Vuokraaminen on hyvä vaihtoehto myös neuvontapalveluille, joille on tärkeää keskeinen sijainti ja helppo saavutettavuus ja jotka eivät ole asiakaspalvelupisteissä riippuvaisia synergiasta muihin kaupungin hallinnollisiin toimintoihin. Matkailuneuvonta on hyvä esimerkki tällaisesta toiminnasta. Neuvontapalveluille sopivat tavanomaiset liike- ja toimistotilat. Myös sosiaalipalvelujen tuottajille saavutettavuus on tärkeää ja näille toiminnoille sopivat hyvin tavanomaiset toimistotilat, joita on vuokrattavissa. Hyvään kiinteistöstrategiaan sisältyy ylläpitoajattelun ohella omistajan ja käyttäjän intressit. Tasapainoinen julkinen kiinteistöjen hallinta on taloudellisesti tehokasta ja sosiaalisesti oikeudenmukaista. 2 Kiinteistön arvon määrittäminen 3.1Kiinteistöjen arvon määrittelemisen tarve Kiinteistöt muodostavat merkittävän osan kaupungin omaisuudesta. Stragisten päätösten keskeisimpiä lähtökohtia ovat tiedot omaisuuden arvosta, ominaisuuksista, kunnosta sekä taloudellisista ja teknisistä vastuista. Porvoon kaupunki on kehittänyt kiinteistöomaisuuttaan investoimalla kaupungin kokoon nähden suuriin ja edityksellisiin uudisrakennushankkeisiin sekä mittaviin peruskorjaushankkeisiin. Kaupungin ja maakunnan yhdistymisen myötä muodostunutta huomattavaa kiinteistökantaa on taloudellisesti haastavina aikoina hoidettu ylläpidon näkökulmasta ilmaantuneiden välttämättömien korjaustarpeiden pohjalta, mikä on kerryttänyt vastattavaa korjausvelkaa. Porvoon kaupungin kiinteistöomaisuus koostuu hyvin eri-ikäisistä rakennuksista, jotka ovat palvelleet monissa käyttötarkoituksissa. Korjausten ja muutosten kerrostumat ovat joissain rakennuksissa johtaneet rakennusfysikaalisesti epäsuotuisaan tilanteeseen, jossa rakenteiden lämpö- ja kosteustekninen toimimattomuus on johtanut kosteusvaurioihin tai rakennusten 8
käyttötarkoitus on ollut niille soveltumaton ja aiheuttanut vaurioita materiaaleille ja rakenteille. Ideaalinen tavoite on saada kaikkien rakennusten jokainen tila arvotetuksi. Kokonaisvaltaisella arvottamisella saadaan kiinteistöjen teknisen arvon reaaliarvo. Vaihtoehtoisesti voidaan hyväksyä likimääräinen arvottaminen todettaessa, että arvotustyön kustannukset ovat suuremmat kuin likimääräisen arvioinnin virhe. Nykytilanteessa rakennukset on arvotettu konsultin toimesta ulkoisesti. Kiinteistöt on katselmoitu yleisluonteisesti ja niille on määritelty tekninen arvo. Haasteena arviossa on mahdollinen teknisen arvion virhemarginaali ja marginaalin suuruuden määrittelemättömyys. Mahdollinen virhemarginaali on selvitettävissä arvioimalla tilakohtaisesti osa rakennuksista. Arviointityö on aloitettu Suomenkylän päiväkodista. 3.2 Kiinteistöjen salkuttaminen Toimitilajohtamisen tavoitteina ovat kiinteistöjen salkuttaminen kehitettäviin (Asalkku), säilytettäviin (B-salkku) ja jalostettaviin (C-salkku) kiinteistöihin. Salkkujen sisältö jaetaan edelleen kolmeen alasalkkuun kiinteistöjen energiaparametrien mukaisesti hyvä-, tyydyttävä- ja huonokuntoisiin. Porvoon kaupunki on ollut yhdessä ARAN kanssa rahoittamassa VTT:n toteuttamaa dynaamisen verkkotyökalun kehittämishanketta. Käyttöliittymän avulla voidaan arvioida kiinteistöjen energiakorjaustoimenpiteiden monitahoisia vaikutuksia pitkällä tähtäimellä. Tommi Jalonen, RI(amk) on kirjoittanut aiheesta Porvoon kaupungille opinnäytetyön, joka on luettavissa Theseuksen verkkosivuilta osoitteesta: https://publications.theseus.fi/bitstream/handle/10024/40392/jalonen_tommi.pd f?sequence=1 A salkkuun kuuluvat kehitettävät kiinteistöt ja rakennukset. Kehitettäviä kiinteistöjä ovat väestönsuojelulliset, historiallisesti tai arkkitehtonisesti merkittävät pihat, puutarhat, puistot, kiinteistöt ja rakennukset sekä sairaalat ja tekniset laitokset. Salkun yksiköiden piirteitä ovat rakennusten välttämättömyys yhteiskun- 9
nan toimintojen turvaamiseksi, suojelu kaavassa, kaupunki-identiteettinen merkittävyys tai muu peruste, jonka vuoksi tavallista korkeammat rakennuttamis-, korjaus- sekä kunnossa- ja ylläpitokustannukset ovat hyväksyttäviä. Kiinteistön hoito on yksilöityä. Usein näistä kiinteistöistä perittävät vastikkeet ovat toimitilojen keskimääräisiä vastikkeita korkeammat. B salkku on säilytettäville kiinteistöille ja rakennuksille, joissa on toimintaa; terveyskeskuksia, kouluja, päiväkoteja, toimistoja, liikuntatiloja ja muita toimitiloja. Salkun yksiköiden taso pyritään ylläpitämään, mutta niistä siedetään jonkin verran ajanjaksollisesti rajattua korjausvelkaa. Yksiköissä toteutetaan mitoitettua kiinteistönhoito-ohjelmaa. Tiloista perittävät vastikkeet ovat toimitilojen keskitasoa. C salkun jalostettavat kiinteistöt ja rakennukset ovat yksiköitä, joista omistaja luopuu, joko purkamalla tai myymällä ne jalostettaviksi. Yksiköihin ei investoida ja niiden kiinteistönhoito on supistettua tai niihin ei kohdisteta kiinteistönhoitoa lainkaan. Yksikkö, rakennus tai kiinteistö, vaihtaa salkkua, kun sen identiteetti muuttuu. Identiteetin muutos A:sta B:hen tai B:stä C:hen tapahtuu käyttöasteen alenemisen vuoksi syntyvästä ylläpidon kustannusten ja vastikkeiden epätasapainosta. Kiinteistön ylläpidollisten kustannusten noustessa korkeammaksi kuin siitä saatavat vastikkeet voidaan päätyä niin sanotusti ajamaan kiinteistö alas eli pidättäytymään korjauksista ja vähentämään ylläpitoa, jolloin tietoisesti annetaan kiinteistön kunnon heiketä. Kiinteistöä käytetään tällöin niin kauan, kun se on turvallista, ja käyttöikänsä loputtua se puretaan. Salkun vaihto tapahtuu myös rakennuksessa tapahtuvan merkittävän vahingon vuoksi (tulipalo, laaja vesivahinko tai muu kiinteistön tai rakennuksen kuntoon vaikuttava vaurioituminen). Kiinteistön identiteetti voi puolestaan myös voimistua, jolloin kiinteistön tai rakennuksen siirtyminen salkkujen välillä tapahtuu päinvastoin. Identiteetin määrittelyssä tulee tehdä laaja-alaista yhteistyötä rakennushistorian, arkkitehtuurin, rakennustekniikan, kiinteistönhoidon ja kaavoituksen asiantuntijoiden kesken. 10
3 Korjausraami Isännöitsijät ovat avainasemassa suunnitellessaan arvotuksen ja salkutuksen perusteella kiinteistöihin ja rakennuksiin kohdennettavat toimenpiteet ja laativat niille kustannusarviot kiinteistön hoidon- ja ylläpidon mitoituksen mukaisesti. Näin syntyy taloudellinen korjausraami. Tavoitteena on, että kustannusarvioissa on 60 % ohjelmoituja kustannuksia ja 40 % ohjelmoimattomia kustannuksia. Kiinteistön hoidon- ja ylläpidon toimenpiteitä tehdään ainoastaan budjetin raamissa, eikä budjetti ylityksiä tehdä. 40 %:n ohjelmoimaton kustannusvaraus antaa toteutukselle melko hyvän reagointivaran ennalta suunnittelemattomien pienten korjaustöiden tekemiseksi. Ne toimenpiteet, jotka ylittävät korjausraamin budjetin, siirretään seuraavalle toimintakaudelle. Budjetin riittävyyttä on vuosittain tarkasteltava suhteessa korjausvastuuseen, kertyneeseen korjausvelkaan ja kiinteistöjen kunnon ylläpidon tavoitteiden täyttymisen tuloksiin. 4 Roolit 5.1 Strateginen johto Porvoon kaupungin toimintamallissa kiinteistöjohtamisen strategisen johdon muodostavat kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja. Strateginen johto määrittelee toimitilajohdolle ja liikelaitokselle kiinteistöjen ja rakennusten korjausvastuun, vahvistaa toimitilajohdon ja liikelaitos Porvoon tilapalveluiden korjausvastuun ja ylläpito-ohjelman mukaisen toiminta-, investointi- ja korjausbudjetit, valitsee toimitilahankinnan muodot (rakennuttaminen, ostaminen, vuokraaminen) ja tekee kehittämis- ja investointipäätökset. Omistajapolitiikka luo puitteet kuntakonsernin toiminnalle. Korkeatasoinen johtaminen asettaa tavoitteet ja ohjeet konserniohjauksen vastuille ja raportoinnin linjoille. Kaikkien päätösten ja toteutusten tulee perustua asetettuihin arvoihin eli strategiaan. Strategisten arvojen jalkauttamisen varmistamiseksi on strategisen johdon seurattava asetettujen tavoitteiden täyttymistä ja reagoitava poikkeamiin välittömästi. 11
5.2 Operatiivinen johto Kiinteistöjohtamisen operatiivista johtamista toteuttaa toimitilajohto kaupunginjohtajan alaisuudessa. Ydintoimintana on kaupungin kiinteistöjen hallinta sekä konserniohjeiden antaminen kaupungin kiinteistö- ja asunto-osakeyhtiöille. 6 Tilaaja- tuottajamalli Tilaaja-tuottajamallissa toiminta perustuu sopimusohjaukseen. Näin palveluiden tuotanto-organisaatiot voidaan optimoida yksikkökohtaisesti vastaamaan asiakkaiden tarpeita. Strategisena tavoitteena on saada aikaan kustannussäästöjä toimintoja keskittämällä ja tehostamalla sekä luoda yhtenäinen ja joustava kiinteistökohtainen toimintamalli, joka palvelee kustannustehokkaasti tilojen käyttäjiä kaikissa kiinteistö- ja tukipalvelutehtävissä ottaen huomioon kaupungin toimintojen kehittämistarpeet. 7 Toimitilajohto Toimitilajohto on asiantuntija organisaatio, jota johtaa toimitilajohtaja, jonka alaisuudessa toimivat rakennusalan osa-alueiden asiantuntijat. Edustettuina tulee olla rakennustekniikan, arkkitehtuurin, rakennesuunnittelun ja rakennuttamisen asiantuntijoita. Seuraavalla sivulla olevassa kaaviossa 1 on kuvattu toimitilajohdon ydintoiminnot. 12
Kaavio 1, Toimitilajohdon ydintoiminnot Hankkeet valmistellaan asiantuntevalla virkamies- ja toimihenkilötasolla niin, että poliittinen päätöksenteko on valmistelun pohjalta mahdollista. Valmisteluaikana päätöksentekijöillä on mahdollisuus keskustella asiantuntijaorganisaation kanssa valmisteilla olevista vaihtoehdoista ja tarjota näkemyksiä laajentamaan valmistelua tai rajaamaan sitä valmisteltavan asian strategisesti tärkeään lähtökohtaan. Kiinteistöjä koskevien asioiden valmistelussa tulisi huomioida esitetyn toimenpiteen tai hankkeen vaikutus kunnallisesti, alueellisesti ja koko kiinteistökantaan, mikäli kyseessä on merkittävä hanke. Hanke on merkittävä silloin, kun sen investoinnilla on vaikutusta muiden hankkeiden käynnistymiseen, muiden tilojen käyttöasteeseen, sillä on voimakkaita ympäristövaikutuksia tai hankkeen toteuttamisella tavoitellaan uudis- tai korjausrakentamista edistävää empiirisyyttä. 13
7.1 Tarve- ja hankesuunnittelu Tarvesuunnittelun tekevät hallintokunnat. Tarvesuunnittelussa selvitetään ja arvioidaan hankkeeseen ryhtymisen tarpeellisuutta, edellytyksiä ja mahdollisuuksia. Tulokset kootaan tarveselvitykseksi. (RT-1010387 ohjetiedosto 1989.) Hallintokunnat tarvitsevat usein asiantuntijatukea tarvesuunnittelun toteuttamiseksi. Apua ja tukea hankesuunnittelun toteuttamiseksi hallintokunnat hakevat ensisijaisesti toimitilajohdolta. Positiivista toimintatavassa on se, että aie on välittömästi toimitilajohdon tiedossa, negatiivista on tarveselvitysten resursoimattomuus organisaatiossa. Tarveselvitykset ovat aikaa vieviä ja asiantuntija-apua annettaessa kyseinen toimitilajohdon henkilö on poissa ennakkoon suunnitelluista tehtävistään. Vaihtoehtoisesti tarveselvityksestä voidaan tehdä ilmoitus toimitilajohdolle ja osoittaa hallintokunnalle konsultti avustamaan selvityksen laatimisessa. Tarveselvityksen laatimisen kustannukset tulee budjetin hallitsemiseksi osoittaa hallintokunnalle. Toimitilajohdon hanketta valmistellut asiantuntija esittelee tarvesuunnitelman kaupungin hallitukselle, joka tekee harkintansa mukaan hankesuunnittelupäätöksen ja nimeää tarvittaessa hankesuunnitteluryhmän tai osoittaa hankesuunnittelun toimitilajohdon tehtäväksi. Hankesuunnittelu tehdään yhteistyössä toimitilajohdon hallintokunnan ja toimitilapalveluiden isännöitsijän kanssa. Hankesuunnitteluvaiheessa selvitetään yksityiskohtaisesti hankkeen toteuttamistarpeet, toteuttamismahdollisuudet ja vaihtoehtoiset toteuttamistavat. Tulokset kootaan hankesuunnitelmaksi. (RT- 1010387 ohjetiedosto 1989.) Hankesuunnitelmaan tutustuttuaan ja toimitilajohdon asiantuntijaa kuultuaan kaupungin hallitus joko tekee investointipäätöksen, hylkää sen tai palauttaa sen toimitilajohdolle kehitettäväksi. 14
7.2 Rakennussuunnittelu Toimitilajohto on suunnittelunohjaajana tilatessaan rakennussuunnittelua palveluntarjoajilta. Toimitilajohto arvioi suunnittelutyön laajuuden ja etsii hankkeen suunnittelijoiksi parhaan mahdollisen suunnitteluryhmän kokonaistaloudellisin kustannuksin. Pienehköt suunnittelutyöt voidaan tehdä toimitilajohdossa edellyttäen, että suunnittelutyölle on resursoitu sekä aikaa että henkilöstöä. 7.3 Rakentaminen, rakennuttaminen Toimitilajohdon investointihankkeen vaiheet kuvataan Porvoon kaupungin prosessikaaviossa. Toimitilajohto on rakennuttaja, hankeen toimeenpaneva osapuoli, joka käynnistää hankkeen ja huolehtii sen läpiviemisestä. Rakennuttajan äänivaltaa hankkeessa käyttävät siihen nimetyt toimitilajohdon asiantuntijat. Toimitilajohto laatii tai tilaa palveluntarjoajalta kustannusarvion sekä urakkatarjouspyyntöasiakirjat, tekee tarjousvertailun ja neuvottelee tarjoajien kanssa sopimuksesta. Rakennuttamisen keskeinen sisältö muodostuu hankkeen toteuttamisedellytysten selvittämisestä ja varmistamisesta, hankkeen organisoinnista, kustannus- ja rahoitussuunnitelman ja hankkeen aikataulun laatimisesta sekä lopputuloksen suunnittelun ja rakentamisen järjestämisestä, seurannasta ja valvonnasta. (RT- 1010387 ohjetiedosto 1989.) Investointihankkeissa strateginen ja operatiivinenjohto tekevät vaikutuksiltaan kauaskantoista yhteistyötä taloudellisten ja teknisten toteuttamisedellytysten selvittämiseksi ja varmistamiseksi sekä rahoitussuunnitelman laatimiseksi. Hankkeen organisointi, aikataulun laatiminen sekä suunnittelun ja rakentamisen järjestäminen seurantoineen ja valvontoineen ovat operatiivisen johdon aluetta. 7.4 Kustannustietoisuus ja -tehokkuus Kustannustietoisuuden kehittäminen on yksi vuosien 2011 2013 kaupungin strategiassa esitetyistä kehittymistavoitteista. Ennen merkittäviä investointeja laaditaan kustannusarvio. Sopimukset, rakennuttaminen ja urakkamuotojen kehittäminen ovat jatkuvan parantamisen alueita. Hankkeelle asetettujen tavoitteiden toteutumista on arvioitava rakentamisen aikana sekä hankkeen valmistut- 15
tua. Raportointimenetelmän on oltava yhdenmukainen ja helppolukuinen, niin että hankkeista on löydettävissä vertailuun tarvittavat ominaisuudet ja tunnusluvut. Toteutuskustannustietoisuus kertyy investointien sekä korjaus- ja ylläpitotoiminnan kustannusten oikea-aikaisesta seurannasta sekä jälkilaskennasta. Julkisen investointieuron arvoa on kohotettava. Arvon kohottamiseksi on toimitilojen hankintamuotojen, hankintahankintojen ja rakennuttamisen oltava erinomaisesti hallittua. Henkilöstön osaamista on ylläpidettävä ja kehitettävä. Hankintalain periaatteiden mukaisesti julkisen sektorin on hankittava parasta mahdollista laatua kokonaistaloudelliseen hintaan. Hankintalain tarkoitus ei toteudu hinnan ollessa ainoa kilpailukomponentti. Kaupungin tulee investointihankkeissa etsiä ensisijaisesti parasta mahdollista konsortiota toteuttamaan hanke saadakseen eurolleen vastinetta. 7.5 Kilpailutettavat hankinnat Toimitilajohto kilpailuttaa useita palveluja. Kilpailuttamisesta aiheutuu kustannuksia kaupungille, eikä kaikkia hankintoja ole taloudellista kilpailuttaa erikseen. Puitesopimuksilla saadaan yhdestä kolmeen vuotta kestäviä kumppanuussopimuksia, jolloin tilaajalle tarjotaan palvelut yksikköhinnoin. Julkista hankintaa ohjaa hankintalaki, jonka tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia tarjota tavaroita, palveluita ja rakennusurakointia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa. Hankintalaissa on kuvattu lain soveltamisala ja kynnysarvot, jotka muuttuvat aika ajoin. Laki on luettavissa osoitteessa http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348 16
Kilpailutettavia hankintoja ja palveluita ovat: Investoinnit Puitesopimushankinnat juridiset palvelut konsulttipalvelut arkkitehtisuunnittelu rakennesuunnittelu geo-suunnittelu TATE-suunnittelu urakointi kiinteistöjen hoito ja ylläpito. 8 Liikelaitos Porvoon tilapalvelut Kiinteistöpalveluyksikkö tuottaa isännöinti-, päivystys- LVISA- ja kiinteistönhoitoja ylläpitopalveluita toimitilajohdolle sekä käyttäjäpalveluita kuten kuljetuksia ja apuvälineiden huoltoa kaupungin toimintayksiköille. Isännöintipalveluihin sisältyy sisäilma- ja energiansäästöasioihin liittyviä asiantuntijapalveluita. Kiinteistönhoito- ja ylläpitopalveluihin sisältyvät kiinteistöjen jätehuollon ja teknisten turvallisuuspalveluiden kustannukset läpilaskutuserinä. Kiinteistönhoito- ja käyttäjäpalvelut perustuvat työn mitoitukseen. Siivouspalveluyksikkö tuottaa puhtauspalveluita ja käyttäjäpalveluita kuten esimerkiksi hoito- ja ruokailussa avustamispalveluita asiakkaan kanssa sovittujen palvelukokonaisuuksien mukaan. Puhtauspalvelut tuotetaan määritellyn puhtaustason mukaan ja palvelu perustuu siivoustyön mitoitukseen. 17
Toiminta rahoitetaan asiakkaalta perittävällä maksuilla. Maksuihin on kohdennettu kaikki hallintopalvelukulut, välilliset henkilösivukulut kuten työterveyshuollon kustannukset, palkkavaraukset sekä maksetut korot ja poistot. 9 Vuokrat Kaupungin sisäiset- ja ulkoiset vuokrat perii toimitilajohto. Kerätyt käyttövastikkeet kohdennetaan kiinteistöjen käyttö- ja ylläpitokustannuksiin, korjauksiin ja hallinnollisiin kuluihin. Vastikkeiden tulee sisältää voittomarginaali, joka puolestaan kohdennetaan investointeihin. 9.1 Sisäiset vuokrat Alla olevassa kaaviossa 2 on esitetty Porvoon kaupungin malli sisäisten vuokrien perusteelle ja kerättyjen vastikkeiden kohdentumiselle. Kaavio 2, Porvoon kaupungin sisäiset vuokrat 18
Kustannuksia on avattu tarkemmin kaaviossa 4, joka on sivulla 22. Pääomavuokrankorkotuottovaatimus lasketaan päivitetystä pääoma-arvosta ja korjausvastikkeen osuudesta, päivitetystä jälleenhankinta-arvosta sekä maanvuokrasta. Korjausvastikkeen määrää rakennukselle tai kiinteistölle asetettu teknisen arvonylläpitotavoite eli vuosittain tai määräajoin toteutettaviin korjauksiin suunnatut varat. Teknisen arvon säilymistavoitteen, korjausvelan tavoitetason ja korjausvarojen tulee olla yhteismitallisia kiinteistöjen ylläpidollisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Korjausvelkaa ja kiinteistön teknistä arvoa käsitellään luvussa 10. 9.2 Ulkoiset vuokrat Alla olevassa kaaviossa 3 on esitetty Porvoon kaupungin veloittamien ulkoisten vuokrien peruste ja kohdentuminen. Kaavio 3, Porvoon kaupungin ulkoiset vuokrat 19
9.3 Ylläpitovuokra Ylläpitovuokran komponentit on kuvattu alla olevassa kaaviossa 4. Ylläpitovuokran komponentit vaihtelevat sen mukaisesti, vastaako käyttäjä itse osittain käyttökustannuksista, kuten veden ja sähkön kulutuksen kustannuksista vai ovatko ne sisällytettyinä vastikkeeseen. Alla olevassa kaaviossa 4 on kuvattu kiinteistön ylläpidon, käyttökustannusten ja käyttäjän tilaamien muiden palveluiden kustannusten komponentit, jotka voidaan sisällyttää perittävään vastikkeeseen. Kaavio 4, ylläpitovuokran komponentit 10 Korjausvastuu ja -velka Korjausvastuu syntyy rakennuksen kulumisesta, vanhenemisesta ja vaurioitumisesta, joista seuraa sen käyttökelpoisuuden väheneminen ja arvon aleneminen, joka lasketaan rakennuksen jälleenhankinta-arvosta ajan suhteen suoraviivaisesti tapahtuvana tasaisena vähenemisenä. Velkaantumisen kasvun pysäyttämisen tulisi olla yksi kuntien strategioiden keskeisimpiä tavoitteita. Investointeja hillitään usein voimakkaasti taloudellisten taantumien uhatessa. Ylläpidolli- 20
sesti on tällöin kunnallisella sektorilla toteutettu vain välttämättömiä korjauksia. Korjauksista pidättäytyessä rakenteelliset vauriot etenevät ja korjausvelka kasvaa. Taloudellisen tilanteen parantuessa työn sekä materiaalien hinnat nousevat, mikä nostaa luonnollisesti korjauskustannuksia. Vuosittainen korjausvastuu tarkoittaa vuosittaista rahamäärää, joka tarvitaan kiinteistöjen ja rakennusten teknisen kulumisen korvaamiseen. Kaupunginhallituksen toimitilajohdolle ja edelleen tilojen ylläpidosta vastaavan toimijalle asettaman korjausvastuun ja sille asetetun rahamäärän tulee olla yhteismitallisia. Lahden kaupungin julkaiseman Kiinteistöjen kunnon ja korjaustarpeen sekä niistä aiheutuvan korjausvelan määrän selvittämistä varten asetetun tilapäisen valiokunnan raportti määrittelee korjausvelan rahamääräksi, joka tarvitaan rakennuskannan saattamiseksi tavoitetasolle, lähes uutta vastaavaan, käyttökelpoiseen ja/tai kohtuulliseen kuntoon. Rakennuksen on yleisesti katsottu olevan kohtuullisessa kunnossa, kun sen tekninen arvo on 75 80 % jälleenhankintaarvostaan. Eri salkkujen kiinteistöillä ja rakennuksilla siedetään hallitusti erisuuruisia korjausvelkoja. Korjausvelkaa voidaan kerryttää, kun rakennukseen ollaan suunnittelemassa laajennusta tai peruskorjausta, jonka yhteydessä korjausvastuun mukaiset velvoitteet tulevat täytetyksi. Ennen peruskorjausta ei luonnollisesti ole taloudellisesti järkevää esimerkiksi maalata yhtä tilaa tai uusia osaa, joka peruskorjauksen aikana on joka tapauksessa uusittava. C-salkun purettavat ja myytävät kiinteistöt voivat hetkellisesti nostaa korjausvelan korkealle. Velka poistuu rakennusten myynnin tai purkamisen myötä. Korjausvelan määrittely lähtee liikkeelle rakennuksen tai kiinteistön arvon määrityksestä. Seuraavalla sivulla on esitetty esimerkki korjausvelan laskennasta. 21