Hallinto- ja tukipalvelut / a-mr 8.12..2016 TARJOUSPYYNTÖ JHTT -yhteisöt TARJOUSPYYNTÖ KAAVIN KUNNAN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA Tarjous pyydetään kuntalain 14 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta valtuuston toimikautta 2017 2021 vastaavilta vuosilta. Lisäksi tarjous pyydetään muista tarkastuspalveluista, joita ovat 1. Kaavin Vuokratalot Oy:n tilintarkastus. Ko. yhtiö on Kaavin kunnan tytäryhtiö, jolla on asuntoja 121 kpl. Yhtiön toimitusjohtaja on Kaavin kunnan viranhaltija. 1.Tarkastuspalvelun ostaja Kunnan nimi: Kaavin kunta Hankintayksikön nimi: Tarkastuslautakunta Osoite: PL 13, Kaivotie 1, 73601 Kaavi 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Kaavin kunnan hallinnon ja talouden tarkastus. Kaavin kunta on n. 3200 asukkaan kunta Koillis-Savossa. Kaavin kuntaorganisaatiossa on vakinaista henkilöstöä 124 henkilöä; lisäksi sijaisia ja määräaikaisia sekä työllistämisvaroin palkattuja on siten, että esim. marraskuussa 2016 henkilöstä oli n. 170 henkeä. Kaavin kunnan vuoden 2016 talousarvion toimintamenot (ulkoiset) ovat n. 25,1 milj. euroa ja bruttoinvestoinnit n. 4,7 milj. euroa.
Perusterveydenhuollon palvelut Kaavin kunnalle tuottaa KYSTERI liikelaitos ja erikoissairaanhoidon palvelut tuottaa Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri. Erityishuollon palvelut ostetaan pääasiassa Vaalijalan erityishuoltopiirin kuntayhtymästä. Kaavin kunnassa ei ole omaa lukiota eikä yläastetta. Yläasteikäisen lähikouluksi on osoitettu 1.8.2015 alkaen Tuusniemen yläkoulu. Kansalaisopisto ja kirjasto toimivat Kuopion kaupungin hallinnoimana. Talous- ja henkilöstöhallinnon kirjanpitopalvelut ostetaan Juankosken kaupungin hallinnoimalta JUKA -tilit tilitoimistolta vuoden 2016 loppuun saakka ja vuoden 2017 alusta lukien Kuhilas Oy:ltä, jolta ostetaan myös palkkahallinnon palvelut. 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 3.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukaisen tilintarkastus laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 10 tarkastuspäivää vuodessa. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain vähintään 1 kirjallista väliraporttia. 3.2. Kaavin Vuokratalot Oy:n tilintarkastus Kaavin Vuokratalot Oy:n tilintarkastuksen laajuus on n. 1 tarkastuspäivä vuodessa; kyseessä tilinpäätöksen tarkastus. JHTT -tarkastajan käytettävissä olevat palvelut tarkastettavassa kohteessa JHTT -tarkastajalla on käytettävissä - työhuone - liityntämahdollisuus kunnan IT -verkkoon - kopiointipalvelut Kunnan viranhaltijat avustavat tilintarkastajaa tarpeen mukaan. Kunta on antanut sisäisestä valvonnasta ohjeet sisältäen mm. raportoinnin kunnanhallitukselle vuosittain. 4. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset JHTT -pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa. - tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta ja / tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä EU -hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa. 5. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit
Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) ja prosentuaalisin painoarvoin: - kokonaishinta sopimuskaudelle sisältäen mahdolliset erityistehtävien / hankkeiden tarkastuspalvelut 60 % - vastuullisen JHTT -tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta 15 % - tilintarkastajan ja tilintarkastusyhteisön kokemus kuntien tarkastuksesta 10 % - tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus 10 % - vastuullisen tilintarkastajan osallistuminen JHTT -lautakunnan valvomaan laadunvarmistukseen 5 % 6. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. 7. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimus ilman eri irtisanomista koskee valtuuston toimikautta vastaavien vuosien 2017-2021 tarkastusta. 8. Hintojen tarkastaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Hintojen tarkistaminen Tarkastuspäivien ja -tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät kahden (2) ensimmäisen vuoden aikana. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen. mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. Laskutus- ja maksuehdot Laskutus tehdyn työn perusteella. Laskutusosoite: Kaavin kunta, Ostolaskut, PL 43, 73501 Juankoski Verkkolaskutus on mahdollista. Maksuehto 14 vrk. Viivästyskorot korkolain mukaan. 9. Alihankinta Tarjouksesta on käytävä ilmi tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana ja keskeisten alihankkijoiden nimet. Tarjoaja vastaa myös alihankintana tehdystä työstä jonka tulee vastata tarkastuspalvelulle tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia.
10. Muut sopimusehdot Osapuolten sitoutuminen Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmiotetaan sopijaosapuolille. Sopimuksen tarkistaminen Sopimuksen erimielisyydet: Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Pohjois-Savon käräjäoikeudessa. Sopimuksen irtisanominen sopimuskauden aikana Sopimus voidaan irtisanoa kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. 11. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjous on annettava tarjouspyynnön kohdan 3. mukaisista tarkastuspalveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Tarjous on annettava suomen kielellä. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: Lakisääteiseen tarkastukseen liittyvät tiedot: - valtuuston toimikautta vastaavien vuosien tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - laskutuksessa sovellettava tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu - lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävää liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - tiedot avustavina ja alihankkijoina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - selvitys tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksesta ja/ tai muulla tavoin hankitusta pätevöitymisestä EU -hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa - JHTT -auktorisoitujen tilintarkastajien työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta - selvitys tilintarkastusyhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä ja siihen liittyvän ohjeistuksen dokumentoinnista - vastuullisen JHTT -tarkastajan osallistuminen JHTT -lautakunnan valvomaan laadunvarmistukseen - tarkastuskohteessa tehdyn työn osuus laskutettavasta työajasta. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa 30.6.2017 asti. Tarjouksen liitteet - JHTT -yhteisön tilinpäätös edelliseltä toimikaudelta
12. Tarjousten jättäminen Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina tarkastuslautakunnalle 24.1..2017 klo 15.00 mennessä suljettuna kirjeenä osoitteella Kaavin kunta, PL 13, 73601 Kaavi, kuoreen merkintä tilintarkastustarjous tai sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@kaavi.fi, merkinnällä tilintarkastustarjous. 13. Lisätiedot Lisätietoja JHTT -tarkastuspalvelujen hankinnasta antaa hallintojohtaja Marja-Liisa Holopainen, puh.. +358 40 533 1302, e-mail: marja-liisa.holopainen@kaavi.fi; tai talousja suunnittelusihteeri Marianne Lahtoniemi, mob.+358 40 042 7152, e-mail: marianne.lahtoniemi@kaavi.fi 14. Tarjouspyynnön liitteet - talousarvio 2016 - tilinpäätös 2015 - hallintosääntö Kaavilla 8.12.2016 Sari Nykänen tarkastuslautakunnan puheenjohtaja T