58200 KERIMÄKI 3.2.2009 1. Viite: KUNNAN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUT Asia: TARJOUSPYYNTÖ KUNNAN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUS- PALVELUISTA Tarjous pyydetään kuntalain 72 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta valtuuston toimikautta 2009 2012 vastaavilta vuosilta. Lisäksi tarjous pyydetään muista tarkastuspalveluista, joita ovat: 1) tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät 2) kunnan tytäryhteisöjen hallinnon ja talouden tarkastus Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. 1. Tarkastuspalvelun ostaja Kerimäen kunta/tarkastuslautakunta sekä kunnan tytäryhteisöt 58200 KERIMÄKI 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Kerimäen kunnassa oli 31.12.2008 töissä 217 vakinaista henkilöä. Kunnassa on tarkastuslautakunnan lisäksi viisi lautakunta. 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 3.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 10 tarkastuspäivää vuodessa. Osoite:
58200 KERIMÄKI 3.2.2009 2. 3.2. Optiot Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain vähintään 2 kirjallista väliraporttia. Tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät pitää 8-10 kokousta vuodessa. Kokousten ja arviointikertomuksen valmistelun sihteeritehtävien laajuus, josta pyydetään erillinen tarjous, euroa/tunti, jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 30 työtuntia vuodessa. Sihteeritehtäviin kuuluu pöytäkirjan pitäminen ja arviointikertomuksen kokoaminen. Kunnan tytäryhteisöjen talouden tarkastuspalvelut Kerimäen kunnan Kerimäki-konserni koostuu seuraavista osista: 1) emoyhteisönä kunta 2) tytäryhteisöjä 11 3) kuntayhtymiä 4 4) osakkuusyhteisöjä 5 ja 5) yhteisyhteisöjä 2. Kunnan tytäryhteisöjen tarkastuspalveluista pyydetään tarjous / tunti. Tarkastuslautakunnan sihteeritehtävävistä kunta pidättää itselleen oikeuden joko hyväksyä tai hylätä tarjouksen ja hoitaa ne itse. Kunnan tytäryhteisöjen tarkastuspalveluista tytäryhteisöt päättävät itse. JHTT-tarkastajan käytettävissä olevat palvelut tarkastettavassa kohteessa JHTT-tarkastajalla on käytettävissä: työhuone liityntämahdollisuus kunnan IT-verkkoon kopiointipalvelut 4. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset JHTT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään Osoite:
58200 KERIMÄKI 3.2.2009 3. seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta ja/tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa. 5. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) ja prosentuaalisin painoarvoin: 1. kokonaishinta sopimuskaudelle 50 % 2. JHTT-tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta 10 % 3. vastuullisen tarkastajan kokemus kuntien tarkastamisesta ja kuntataloudesta sekä kunnan toiminnasta yleensä 20 % 4. tilintarkastusyhteisön kokemus kuntien tarkastuksesta 10 % 5. tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus 5 % 6. vastuullisen tilintarkastajan osallistuminen JHTT lautakunnan valvomaan laadunvarmistukseen 5 % 6. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. 7. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimus ilman eri irtisanomista koskee valtuuston toimikautta vastaavien vuosien 2009 2012 tarkastusta. 8. Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Hintojen tarkistaminen Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Tarkastuspäivien ja -tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät 3 ensimmäisen Osoite:
58200 KERIMÄKI 3.2.2009 4. vuoden aikana. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. Laskutus ja maksuehdot 9. Alihankinta Laskutus tehdyn työn perusteella. Laskutus ensisijaisesti sähköisenä verkkolaskuna. Verkkolaskutuksen osoite: Maksuehto 14 vrk netto. Viivästyskorko on korkolain mukaan. Tarjouksesta on käytävä ilmi tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana ja keskeisten alihankkijoiden nimet. Tarjoaja vastaa myös alihankintana tehdystä työstä, jonka tulee vastata tarkastuspalvelulle tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia. 10. Muut sopimusehdot Osapuolten sitoutuminen Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan sopijaosapuolille. Sopimuksen tarkistaminen Sopimuksen erimielisyydet: Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Savonlinnan käräjäoikeudessa. Sopimuksen irtisanominen sopimuskauden aikana Sopimus voidaan irtisanoa 6 kuukauden irtisanomisajalla. Hinnankorotusvaatimusten hylkäystapauksessa sopimus voidaan irtisanoa välittömästi. Osoite:
58200 KERIMÄKI 3.2.2009 5. 11. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjous on annettava tarjouspyynnön kohdan 3 mukaisista tarkastuspalveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Osatarjouksia ei hyväksytä. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: Lakisääteiseen tarkastukseen liittyvät tiedot valtuuston toimikautta vastaavien vuosien tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset laskutuksessa sovellettava tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta tiedot avustavina ja alihankkijoina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta selvitys tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksesta ja/tai muulla tavoin hankitusta pätevöitymisestä EU-hankkeiden ja muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa JHTT-auktorisoitujen tilintarkastajien työn osuus laskutettavasta työajasta selvitys tilintarkastusyhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä ja siihen liittyvän ohjeistuksen dokumentoinnista vastuullisen JHTT-tarkastajan osallistuminen JHTT-lautakunnan valvomaan laadunvarmistukseen tarkastuskohteessa tehdyn työn osuus laskutettavasta työajasta. Tarkastuslautakunnan sihteeritehtäviin liittyvät tiedot tarkastuslautakunnan toimikautta vastaavien vuosien sihteeritehtävien kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset sihteeritehtävien tuntihinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, johon tarjottu kokonaishinta perustuu. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa 30.6.2009 asti. Osoite:
58200 KERIMÄKI 3.2.2009 6. Tarjouksen liitteet Tarjoajan taloudelliset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua palvelun tuottamisesta tarkistetaan. Tarjoajien kelpoisuuden selvitystä varten tulee tarjoukseen liittää seuraavat selvitykset: verovelkatodistus Ilmoitus lakisääteisten eläkevakuutusmaksuvelvoitteiden täyttymisestä. y-tunnus ja yhteistiedot 12. Tarjousten jättäminen Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina Kerimäen kunnan tarkastuslautakunnalle 6.3.2009.mennessä suljettuna kirjeenä. Kuoren päälle merkintä Tilintarkastustarjous 2009 2012. 13. Lisätiedot Lisätietoja JHTT-tarkastuspalvelujen hankinnasta antaa tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Seppo Soro, puh. 044-593 2326. Kerimäen kunnan tarkastuslautakunta Seppo Soro puheenjohtaja Tarjouspyynnön liitteet vuoden 2007 toimintakertomus ja tasekirja vuoden 2007 tilintarkastuskertomus Osoite:
58200 KERIMÄKI 3.2.2009 7. - luettelo kunnan tytäryhteisöistä tase ja tuloslaskelmineen konserniohje Osoite: