GALLERY IV, käyttöönotto-ohjeistus, File Gallery Oy, Matti Mikkola 1 Gallery käyttöönotto Ohje on tarkoitettu Gallery ohjelmiston käyttöönottajalle, yrityksenne järjestelmänvalvojalle tai edistyneemmälle käyttäjälle. Tämä dokumentti ei sisällä Gallery ohjelman päivittäiseen käyttöön liittyviä ohjeita. Ohje sisältää seuraavat vaiheet: 1. Asiakkaiden lisääminen järjestelmään 2. Tietoja -osio 3. Materiaalit, hinnastot ja oman varaston hallinta 4. Tuoteryhmät 5. Koneet ja laitteet 6. Tuoterekisteri Suosittelemme noudattamaan tämän ohjeen mukaista järjestystä käyttöönotossa ja perehtymään ohjeeseen ennen ohjelmiston käyttöönottoa. Gallery IV
GALLERY IV, käyttöönotto-ohjeistus, File Gallery Oy, Matti Mikkola 2 1. Asiakkaat Asiakas kohdassa syötetään kaikki asiakastiedot käsin tai tiedonsiirtona (Excel) Asiakkaiden luonti (syöttö) Uusi asiakas lisätään Asiakas -osiossa, Uusi tietue -painikkeella Tiedot täytetään avautuvalle lomakkeelle Asiakkaiden luonti (tiedonsiirto) Voi tuoda esim. Excel tiedostosta. Tehdään erillisenä työnä.
GALLERY IV, käyttöönotto-ohjeistus, File Gallery Oy, Matti Mikkola 3 2. Tietoja Kaikki yleistiedot hallitaan Tietoja -osiossa. Tietoja-osio on laaja, joten siihen paneutuminen helpottaa seuraavien vaiheiden hallintaa käyttöönotossa. Omat tiedot Yksiköt Yrityksen toimipisteiden nimet ja toimipisteistä lähtevillä laskuilla näkyvät tiedot Henkilöt Gallery käyttäjät eli henkilöt ja henkilöiden käyttöoikeudet Talous Maksuehdot Eri maksuehtotavat liitettäväksi laskuihin Tilikartta Yrityksen käyttämien tilien numerot, ryhmät ja nimet Alv-koodit Arvonlisäverokoodien nimet ja numerot sekä niiden tarkenteet Kust. paikat Tuotannon kustannuspaikkojen nimet ja numerot Varastopaikat Kaikkien varastoitavien materiaalien varastopaikan koodi, numero, nimi ja kuvaus Valuutat Yrityksen käyttämien valuuttojen nimet ja valuuttakurssit Materiaalihinnastot Materiaaliryhmät Yrityksen käyttämien materiaaliryhmien nimet sekä materiaalien hallinta varastossa Materiaalitoimittajat Valmistajien ja maahantuojien nimet ja materiaalien hinnat Tuotanto Koneet Laitteet Tuotantolaitteiden nimet, -paikat ja laitekohtaisesti tuotannollistaloudelliset luvut Alihankinta Alihankkijoiden tiedot lähetettäviä tarjouspyyntöjä varten Toimitukset Yrityksen käyttämien rahtiliikkeiden nimet ja paikkakunnat, sekä hinnat Tuotantoseisokit Tänne kirjataan kaikkien tuotantoseisokkien aika, syy, linja ja kone Sertifikaatit Yrityksen käyttämille materiaaleille myönnetyt sertifikaatit Julkaisut Tilauksia voidaan käsitellä asiakkaan tuotteen nimellä, esim. lehtituotteet reprolaitoksessa Tuoteryhmät Tuoteryhmät Esim. Esite on tuoteryhmä. Tässä sille määritellään Runko* ja muut tarkentavat tiedot (*Runko = valmistusmenetelmän nimi, kts. tarkemmin ohjeen kohta 4) Koot Tarjottavien tuotteiden lopulliset koot Muut tiedot Ohjaustiedot Ohjelmiston lisenssimäärä yrityksessä, laskujen numerosarjat, välimerkit yms. Listat Lomakkeilla käytettäviä esitietoja, tittelit, tuotemerkit, toimialat, asiakkuudet, asiakasluokat yms. Kielet Gallery-lomakkeilla olevien kenttien kieliversioiden käännöstekstit Maat Eri maiden nimet ja niiden lyhenteet sekä lyhenteiden versiot
GALLERY IV, käyttöönotto-ohjeistus, File Gallery Oy, Matti Mikkola 4 Materiaalit (materiaalitoimittajien hinnastot ja oman varaston hallinta) 3.1 Hinnastot lisätään Tietoja -osiossa, Materiaalitoimittajat -painikkeella Toimittajan hinnaston tietoja voi muokata Siirry syöttöön -painikkeella Uuden toimittajan tietojen lisäys tehdään Uusi tietue -painikkeella Tietoja voi tuoda myös tiedonsiirtona esim. Excel tiedostona.
GALLERY IV, käyttöönotto-ohjeistus, File Gallery Oy, Matti Mikkola 5 3.2. Oman varaston hallinta ja inventointi tehdään Materiaali -osiossa Hinnaston tietoja voi lisätä Uusi tietue -painikkeella Varastolistanäkymä näkyy painamalla Jatka -painiketta Hinnaston tietoja voi lisätä Uusi tietue -painikkeella Inventaariokorjauksia voi tehdä suoraan valittuun varastopaikkaan
GALLERY IV, käyttöönotto-ohjeistus, File Gallery Oy, Matti Mikkola 6 4. Tuoteryhmät Tuoteryhmä = päätuote Runko = valmistusmenetelmän nimi Tuoteryhmäksi kutsutaan valmistettavaa ja tarjouksessa mainittavaa päätuotetta. Sellainen voi olla esimerkiksi kirja, esite tai mikä vain tuotantolaitteilla tehty tuote. Yhdelle tuoteryhmälle, eli päätuotteelle voidaan näin määritellä useita erilaisia tarkentavia nimiä sen valmistusmenetelmien mukaisesti. Esimerkiksi esite, joka on digitaalisesti tulostettu ja lopuksi stiftattu on esite, mutta myös Offsetpainettu, leikattu ja liimattu on myös esite. Ero näillä kahdella esitteellä on valmistusmenetelmän nimi. Valmistusmenetelmien nimiä kutsutaan yksinkertaistaen Rungoiksi. Tuoteryhmätietoja tarvitaan lopullisessa tuotemäärityksessä, kohta 5. Tuoteryhmiä käsitellään Tietoja -osion, Tuoteryhmät -painikkeella Tuoteryhmiä voi muuttaa ja käsitellä Siirry syöttöön -painikkeella Uuden tuoteryhmän voi tehdä Uusi tietue -painikkeella Esimerkki: Tuoteryhmä Brochure ja sen rungot
GALLERY IV, käyttöönotto-ohjeistus, File Gallery Oy, Matti Mikkola 7 5. Koneet ja mitä niillä tehdään Tuotantokoneilla tarkoitetaan kaikkia laitteita, joita käytetään tuotteiden valmistamiseen Jokainen tuotantokone liitetään aina ensin johonkin tuotantolinjaan Tuotantolinjat ovat: Palvelut, Prepress, Stanssi, Offset, Seri, Rotaatio, Flexo, Digi, Tulostus, Online, Jälkikäsittely, Alihankinta jne. Niitä ei tarvitse määritellä käyttöönotossa, vaan ne ovat valmiina Galleryohjelmassa. Tuotantokoneet määritellään osiossa Tietoja, Tuotantokoneet -painikkeella Tuotantokonelistalla uuden koneen määrittely tehdään valitsemalla jokin listalla näkyvistä Tuotantolinjoista (esimääritelty Gallery -ohjelmaan) ja painamalla Uusi tietue -painiketta. Sen jälkeen valitaan alasvetovalikosta tuotantolinja mihin laite liitetään/kuuluu. Tämän jälkeen laitteelle määritellään sen tuotannollistaloudelliset luvut ja lomakkeen alareunassa lisätään laitteella tehtävät työvaiheet (Nimike/Alanimike) ja niiden tuotannollistaloudelliset luvut
GALLERY IV, käyttöönotto-ohjeistus, File Gallery Oy, Matti Mikkola 8 6. Tuoterekisteri Tuoterekisteriä hallitaan Tuote -osiossa Uusia tuotteita voi tehdä valitsemalla Uusi tietue -painike Uuden tuotteen määrittely tehdään avautuvassa ikkunassa valitsemalla Tuoteryhmä ja sen runko mihin uusi tuote kuuluu Jos vastaavaa tuoteryhmää ei ole, tehdään uusi tuoteryhmä kohdassa Tuoteryhmät. Tuotteelle annetaan selkokielinen nimi vihreään kenttään Lomakkeen yläreunaan tallennetaan tuotteen perustiedot Tämän jälkeen valitaan kaikki työvaiheet alla näkyvälle tuotantolinjalle -esimääritellyillä sinisillä painikkeillaja valitsemalla kuhunkin työvaiheeseen sopiva alanimike/tarkka työvaihe Lopullinen tuotetieto on käytettävissä välittömästi kts. alla Brochure -tuotteen eri Rungot