KL-Kuntahankinnat Oy Sopimusohje Sisällysluettelo 1. Sopimuskausi ja kohde... 1 2. Toimittaja... 1 3. Hinnoittelu... 1 4. Tilaaminen ja toimitus... 2 5. Sopimushallinta... 3 6. Sitoutuminen... 4 7. Eksaitti... 4 8. Lisätietoja... 5
1 1. Sopimuskausi ja kohde Sopimus on väliaikainen hankintapäätöksestä tehdyn muutoksenhakuprosessin ajan. Sopimuskausi alkoi 23.1.2013 Asiakkaat voivat liittyä puitesopimuksen käyttäjiksi myös kesken sopimuskauden. Sopimuksen kohteena ovat koulu- ja askartelutarvikkeet asiakkaille. Paperituotteet, paperit, kopiopaperit, vihkot, kartongit Liimat, teipit ja kiinnitystarrat Kynät, kumit ja teroittimet Piirustustarvikkeet ja -välineet, värit ja liidut Askartelutarvikkeet, savet, kipsi, muovailuvahat, askartelumassat, lino- ja painolevyt, paperimassa- ja styroxpallot ym. Kirjamuovit, mapit, kansiot, muovi- ja kansiotaskut, sakset, luento- ja viestitaulut, pientarvikkeet, muut koulu- ja toimistotarvikkeet 2. Toimittaja Staples Finland Oy (Y-tunnus 0583925-1) Heikkiläntie 7 00210 Helsinki Lauri Hietanen 0400 727 115 lauri.hietanen@staples.fi www.staples.fi 3. Hinnoittelu Sopimushinnat koko tuotevalikoimalle. Hinnat perustuvat avoimeen hinnoitteluun ja sovittuihin myyntikatteisiin. Avoin hinnoittelumalli varmistaa oikean hintatason koko sopimuskaudeksi. Kilpailutettujen tuotteiden hinnasto löytyy Eksaitti-työtilasta 57 Koulu- ja askartelutarvikkeet. Vertailukorin ulkopuolisten tuotteiden hinnastot löytyvät myös Eksaitista. Perustoimituksen (1x/vuosi) ja lisätoimitusten osalta kuljetukset sisältyvät tuotteiden hintoihin. Toimittajan toimitusvaikeuksista johtuvien jälkitoimitusten kuljetuskustannukset maksaa toimittaja. Toimittajan ilmoittamat hinnat sisältävät kaikki kustannukset. Laskutuslisiä tai muita kuluja ei voi lisätä hintaan tai laskuttaa asiakkaalta erikseen.
2 4. Tilaaminen ja toimitus Asiakkaat tekevät tilauksen pääsääntöisesti Staplesin sähköisen kauppapaikan kautta ja poikkeustapauksissa puhelimitse tai sähköpostitse. Sähköisen kauppapaikan tunnukset asiakas voi pyytää Staplesin asiakaspalvelusta. Sähköposti: asiakaspalvelu@staples.fi Puhelin: 010 681 681 Koulutoimitusten tilausajankohdat ovat alustavasti seuraavat: Kevään toimituksille viimeinen tilauspäivä on 15.4.2016 o Valittavissa olevat toimitusviikot ovat 20-25 ja syksyn toimitukset 28-33 Syksyn toimituksille 16.4-6.6.2016 välillä tehdyt tilaukset o Valittavissa olevat toimitusviikot 28 33 Tilausajankohdat tarkennetaan ja niistä tiedotetaan erikseen tammikuussa 2016 4.1. Toimitusehto- ja aika Toimitusehtona käytetään toimitettuna tilaajan nimeämän toimituspisteen sisätiloihin (TOP tilaajan nimeämä paikka Suomessa, Finnterms 2001). Perustilaustoimitukset tapahtuvat pääsääntöisesti touko-kesäkuun vaihteessa ja osa elokuun alussa ennen koulutyön alkua. Toimittaja ilmoittaa toimitusviikon vähintään kuukautta ennen toimitusta. Lisätilausten / täydennystilausten osalta toimitus tapahtuu tilauksesta laskettuna seitsemän (7) työpäivän kuluessa. 4.2. Toimituksen viivästyminen Jos toimittaja ei jostakin syystä pysty toimittamaan jotakin tilattua tuotetta, toimittaja toimittaa vähintään yhtä hyvän tuotteen alkuperäisen tuotteen hinnalla. Jälkitoimituksia pyritään välttämään ja niissä tapauksissa, kun ne ovat välttämättömiä, toimittaja vastaa kuljetuskustannuksista. 4.3. Laskutus- ja maksuehto Toimittaja laskuttaa Asiakasta Asiakkaan valinnan mukaisesti joko sähköisesti verkkolaskulla tai paperilaskulla. Laskussa tulee mainita ainakin seuraavat tiedot: asiakkaan nimi ja osoite, palveluiden/tuotteiden nimet, hinnat (alv eriteltynä), viitenumero sekä tilaus- /toimituspäivä. Viivästyskorko on laskun saapumishetkellä olevan korkolain mukainen. Toimittaja laskuttaa jälkikäteen suoraan asiakasta sopimukseen perustuvista toimituksista. Lasku erääntyy maksettavaksi 30 päivän kuluttua tuotteen hyväksytystä vastaanotosta tai laskun päiväyksestä, riippuen siitä kumpi ajankohta on myöhäisempi.
3 4.4. Reklamaatiot Asiakkaan tulee aina reklamoida toimittajalle, jos tuotteissa, palvelussa, toimituksissa tai laskutuksessa tapahtuu virheitä tai ne poikkeavat puitesopimuksesta sovitusta. Asiakkaan tulee lähettää tuotteeseen ja palveluun liittyvät reklamaatiot toimittajalle viimeistään 14 päivän kuluttua tuotteen vastaanottamisesta ja / tai palvelun käyttämisestä. Toimittajalla on velvollisuus korjata reklamaatioiden syyt viipymättä sekä ilmoittaa tehdyistä korjaustoimenpiteistä asiakkaalle. Reklamaatiota tehdessä asiakkaan on aina selvästi ilmaistava toimittajalle, että kyseessä on reklamaatio. Kuntahankinnat suosittelee reklamaatioiden tekemistä kirjallisena sähköpostitse, koska näin reklamaatioita pystytään paremmin seuraamaan ja varmentamaan myöhemmin. Reklamaatioiden tekemiseen asiakkaat voivat käyttää myös Kuntahankintojen reklamaatiolomaketta, joka löytyy Eksaitin työtilasta 57 Koulu- ja askartelutarvikkeet. Jos vakavasta virheestä johtuvaan reklamaatioon ei saada vastausta, kannattaa reklamaatio lähettää saantitodistuskirjeenä, viedä itse toimittajalle ja luovuttaa kuittausta vastaan, tai toimittaa viime kädessä haastemiehen välityksellä. Näistä reklamaatioista tulee informoida myös KL-Kuntahankintoja. 4.5. Asiakasraportointi Toimittaja toimittaa erikseen pyydettäessä vuosiyhteenvedon asiakkaan kaikista toimituksista. 5. Sopimushallinta 5.1. Vuosikello Kuntahankinnat vastaa kaupallisesta, juridisesta ja operatiivisesta sopimushallinnasta ja toimittajayhteistyöstä koko sopimuskauden ajan. Kokouskäytännöt sovitaan yhdessä sopimustoimittajan kanssa käyttäen apuna mm. sopimuskohtaista vuosikelloa. Kalenterivuoden aikana pidetään 2-4 seurantapalaveria. Kuntahankinnoilla on käytössään vakioagenda ja palavereista laaditaan muistiot, jotka löytyvät Eksaitista. Käsiteltäviä asioita palavereissa ovat mm. asiakkuudet, ostot ja raportointi, asiakaspalautteet, seurantajakson aikana tehdyt asiakasreklamaatiot ja niiden johdosta tehdyt toimenpiteet, hinnoittelu ja hintojen tarkistukset, niiden perusteet, hintavertailut ja muut tarkistukset, toimitusvarmuus, palvelutasot, uudet tuotteet, kehityskohteet, markkinointi ja viestintä mm. uutiskirjeen jutut ja asiakastarinat, yhteiset tilaisuudet/tapahtumat, yhteystiedot, osapuolten kuulumiset, mahdolliset auditoinnit, asiakasohjeet. Ennen seurantapalavereita sopimusvalmistelija voi lähettää asiakkaille kyselyn, jossa selvitetään asiakkaille akuutteja asioita, joita halutaan ottaa esille tulevassa seurantapalaverissa. Sopimukseen on laadittu sopimushallintaa tukemaan vuosikello, josta ilmenee seurantaan liittyvät ajankohdat ja toimenpiteet esim. hinnan tarkistukset.
4 5.2. Asiakastyytyväisyys Tavoitteenamme on, että asiakastyytyväisyys kaikissa puitesopimuksissa olisi 4 asteikolla 1-5 mitattuna. Varmistamme kilpailutuksen ja sopimuskauden aikaisen asiakastyytyväisyyden lähettämällä säännöllisesti kerran tai kaksi kertaa vuodessa vakiomuotoisen kyselyn asiakasorganisaation nimetylle yhteyshenkilölle. Kyselyssä pyydetään arvioimaan sekä Kuntahankintoja että sopimustoimittajaa. Mikäli yhteyshenkilö ei itse käytä ao. sopimustuotetta tai palvelua, hänen tulee ohjata kysely niille, joilla on sopimuksesta käyttökokemusta. Saatuaan vastaukset yhteyshenkilö kokoaa saamansa palautteet ja vastaa kyselyyn. Palautteet ovat ensiarvoisen tärkeitä Kuntahankinnoille tehokkaan sopimushallinnan kannalta. Sopimusvastaava tutustuu palautteisiin ja seuraa niiden kehittymistä. Mikäli niissä on jotain poikkeavaa yleiseen linjaan verrattuna, asiaan puututaan. Palautteet lähetetään sopimustoimittajille ennen seurantapalavereita ja ne käydään tarkasti läpi yhteisissä palavereissa. Ennen palaveria sopimusvastaava voi vielä tarkistaa joitakin asioita yhteyshenkilöltä pikakyselyllä. 6. Sitoutuminen Ennen puitesopimuksen hyödyntämistä asiakkaan tulee sitoutua kirjallisesti puitesopimuksen käyttäjäksi. Sitoutuminen on tärkeää, koska se sitoo tehdyt hankinnat puitesopimusten ehtoihin. Sitoumuksella asiakas sitoutuu osallistumaan yhteishankintaan koko sopimuskauden ajaksi tai määräajaksi sopimuskautta sekä mahdollisen optiokauden ajaksi, hyödyntämään yhteishankintasopimusta tekemällä ostotilauksia, käyttämällä Tuotteita sekä olemaan tekemättä yhteishankinnan kohteen mukaisia hankintoja ohiostoina muilta toimittajilta. Sitoumuslomake löytyy Kuntahankintojen kotisivuilta osoitteesta www.kuntahankinnat.fi. Asiakkaan tulee toimittaa Kuntahankinnoille sitoumuslomake allekirjoitettuna. Allekirjoitettu sitoumuslomake lähetetään joko sähköpostitse osoitteeseen sitoumukset@kuntahankinnat.fi tai postitse osoitteeseen KL- Kuntahankinnat, Toinen Linja 14, 00530 Helsinki. Sitoutumisen jälkeen Kuntahankinnat lähettää asiakkaan yhteystiedot sopimustoimittajalle, jonka jälkeen toimittajan yhteyshenkilö ottaa yhteyttä asiakkaaseen. Asiakkaan yhteyshenkilöt saavat sopimuskauden aikana tärkeää tietoaesimerkiksi hintapäivityksistä ja mahdollisista sopimusmuutoksista. 7. Eksaitti Eksaitti on Kuntahankintojen, sopimustoimittajan ja asiakkaiden yhteinen sopimuskohtainen työtila, jota Kuntahankinnat ja joissakin tapauksissa toimittaja päivittävät sopimuskauden aikana. Eksaitista löytyvät mm. puitesopimus, sen liitteenä oleva tarjouspyyntö, sopimusseurantapalavereiden muistiot, sopimusohjeet, hinnastot, tuoteluettelot.
5 Kuntahankinnat antaa asiakkaalle käyttäjätunnukset ja niitä voi saada asiakkaan koosta riippuen 1-5. Sitoumuksessa mainittu yhteyshenkilö saa aina automaattisesti käyttäjätunnukset sitoumuksen käsittelyn yhteydessä. Tunnukset ja salasana lähetetään erillisellä sähköpostilla. 8. Lisätietoja Puitejärjestelyyn liittyvissä kysymyksissä pyydämme teitä olemaan ensisijaisesti yhteydessä Kuntahankintojen ja Staples Finland Oy:n yhteyshenkilöihin. KL-Kuntahankinnat Oy, Martti Lappalainen, puh. 050 400 8462, sähköposti: martti.lappalainen@kuntahankinnat.fi Staples Finland Oy, Lauri Hietanen, puh. +358 400 727 115, sähköposti: lauri.hietanen@staples.fi Tuotekyselyt: Jonas Skand, puh. 040 346 3663, sähköposti: jonas.skand@staples.fi Muut asiat: Margareta Engblom, puh. 050 346 4508, sähköposti: margareta.engblom@staples.fi