Virtuaaliset työkalut ryminällä työelämään! Virtuaalisten työkalujen käyttötutkimus Kooste tutkimuksen keskeisistä tuloksista Kevät 2014
Tutkimuksen toteutus Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää virtuaalisten työkalujen hyödyntämistä suomalaisissa yrityksissä tällä hetkellä. Virtuaalisilla työkaluilla tarkoitamme ohjelmia, kuten LYNC, Livemeeting ja Adobe Connect sekä muita puhelu- ja videoneuvotteluun sopivia järjestelmiä. Tutkimuksen toteutuksessa hyödynnettiin sähköistä kyselyä, puhelinhaastatteluita sekä paikan päällä haastatteluja. Tutkimuksen toteutti tutkimusyhtiö MainIdea valmennusyritys Sales Energyn toimeksiannosta. Tutkimukseen kerättiin 270 vastausta: Sähköiseen kyselyyn vastanneita: 167 Syvähaastattelut puhelimitse: 72 Syvähaastattelut kasvotusten: 31 Vastaajista 80 % oli joko johto- tai esimiesasemassa
Virtuaalisten työkalujen käyttö yrityksissä Yleisin virtuaalityökalu on Lync. Muita useasti käytettyjä virtuaalityökaluja on Livemeeting, Adobe Connect Pro, Webex ja Skype sekä Googlen vastaava. Kuinka usein käytät virtuaalisia työkaluja? (N=237) Virtuaalisia työkaluja käytetään yrityksessämme tällä hetkellä: (voi valita useita) (N=161) 50% 40% 30% 20% 10% 0% 40% 20% 12% 17% 8% 3% Sisäisiin palavereihin 81% Ulkoisiin palavereihin 60% Kahdenkeskiset keskustelut (valmennus/kehityskeskustelut, uuden työntekijän perehdytys) 45% Ryhmävalmennuksiin 30% Asiakaskohtaamisiin (myyntikeskustelut, neuvottelut, tarjousten läpikäynti) 21% Muihin käyttötarkoituksiin, mihin? 19% Myynnin johtamiseen 19% Tuote-esittelyihin 11% Vain 16 % yrityksistä järjestää yli puolet palavereista virtuaalisesti, 6 % ei järjestä palavereja lainkaan virtuaalisesti Vain 8 % yrityksistä järjestää yli puolet valmennuksista/koulutuksista virtuaalisesti, 23 % ei järjestä virtuaalisia valmennuksia/koulutuksia lainkaan.
Virtuaalisten työkalujen käyttö yrityksissä Miten virtuaalisten työkalujen käyttö yleisesti ottaen on sujunut yrityksessänne? (N=236) Asteikolla 1-5, jossa 1= heikosti ja 5=erittäin hyvin 1-2 Heikosti/Melko heikosti 3 Ei heikosti eikä hyvin 4-5 Hyvin / Erittäin hyvin 18 % 33 % 49 % 3,3 Keskiarvo Miten hyödylliseksi koet virtuaaliset työkalut tällä hetkellä työssäsi? (N=237) Asteikolla 1-5, jossa 1= en kovin hyödyllisiksi ja 5=erittäin hyödyllisiksi 1-2 En kovin/juurikaan hyödyllisiksi 3 Jonkin verran hyödyllisiksi 4-5 Hyödyllisiksi / Erittäin hyödyllisiksi 8 % 17 % 75 % 4,0 Keskiarvo Mikä on ollut erityisen toimiva tapa hyödyntää virtuaalisia työkaluja? Virtuaalityökalut ovat olleet erityisen toimivia tilanteissa, joissa kokouksen osanottajat ovat eri puolilla Suomea tai ulkomailla. Matkustaminen vähenee ja aikaa ja kustannuksia säästyy. Virtuaalityökalut ovat toimineet hyvin lyhyehköjen kokousten pitämiseen, joissa on selkeä agenda. Innovointipalavereissa virtuaalityökalujen käyttö ei toiminut niin hyvin kuin rutiinipalavereissa. Virtuaalityökalut mahdollistavat materiaalin helpon jakamisen muille osallistujille. Myös koulutukset mainittiin toimivaksi tavaksi hyödyntää virtuaalisia työkaluja.
Virtuaalisten työkalujen käytöstä saavutetut hyödyt Minkälaisia hyötyjä virtuaaliset työkalut ovat tuoneet toimintaanne? Ota kantaa kokemuksesi mukaan seuraaviin väittämiin. Asteikolla 1-5, jossa 1= Täysin eri mieltä, 5= Täysin samaa mieltä Keskiarvo Matkustamiseen käytettyä aikaa ja rahaa on säästynyt käytettäessä virtuaalisia työkaluja 4,4 156 Sisäinen on tehokkuus lisääntynyt virtuaalisten työkalujen myötä 3,6 155 Palaverien sisällön suunnitteluun on tullut ryhtiä käytettäessä virtuaalisia työkaluja 3,0 152 Kokousten laatu on parantunut käytettäessä virtuaalisia työkaluja 2,9 154 Oivallukset on saatu tehokkaasti koko porukan käyttöön virtuaalisten työkalujen avulla 2,8 152 Osallistujien aktiivisuus kokouksissa on lisääntynyt, kun kokoukset on toteutettu virtuaalisesti 2,5 154 Asiakaskohtaamisten ja myynnin laatu on parantunut, kun hyödynnetty virtuaalisia työkaluja 2,5 142 N Asiakkaat kokevat meidän olevan edelläkävijöitä Työskentelyn tehokkuus on lisääntynyt virtuaalikokousten myötä. Esim. työstettävä dokumentti tulee kerralla valmiiksi. Vastuu ja sitoutuminen projekteihin on tehostunut. Asiakaskohtaamisten lukumäärää on voitu lisätä kasvattamatta kustannuksia. Yhteinen aika palavereille löytyy helpommin ja palaveri voidaan järjestää nopeammalla aikataululla kuin henkilökohtaisesti tavattaessa. Etänä yhä useampi pääsee osallistumaan palavereihin. Palaveriin osallistujien lukumäärä voi olla suurempi kuin face-to-face-palavereissa. Virtuaalipalaverit lisäävät myös etätyön tekemisen mahdollisuutta.
Suurimmat haasteet/esteet virtuaalisten työkalujen tehokkaammalle hyödyntämiselle Tekniset ongelmat olivat eniten mainittu haaste. Kun palaveriin osallistujat ovat erilaisissa paikoissa (toimistolla, kotona, jne.) ympäristöt eivät ole kovin stabiileita ja ulkopuolisia häiriötekijöitä voi olla. Käyttökoulutuksen puute on yksi tehokkaan hyödyntämisen esteistä. Etenkin virtuaalityökalujen käytön alkuvaiheessa laitteita ei välttämättä ole osattu käyttää tarpeeksi hyvin. Joissakin yrityksessä oli järjestetty virtuaalityökalujen käyttökoulutusta, osassa kollegat neuvoivat kollegaa. Myös ajan puute hidasti uusien työkalujen käytön opettelua. Yksi laajemman hyödyntämisen este on asenne. Myös työntekijän ikä nähtiin vaikuttavana tekijänä käyttöhalukkuuteen, nuoret työntekijät ovat usein innokkaampia ja osaavampia omaksumaan ja hyödyntämään virtuaalityökaluja. Asiakkailla ei välttämättä vielä ole virtuaalityökaluja käytössä. Myöskään kaikki yrityksen kentällä työskentelevät henkilöt eivät ole nettiyhteyden tavoitettavissa. Vapaamuotoinen keskustelu, sparraus ja ideointi koetaan hankalammaksi virtuaalipalavereissa. Virtuaalityökalut tehostavat toimintaa mutta kasvotusten tapahtuvissa kohtaamisissa usein syntyvä spontaani keskustelu ja vuorovaikutus työntekijöiden välillä saattaa vähentyä. Virtuaalityökalujen vaatimat investoinnit mainittiin myös yhtenä käytön esteenä. Vastaajien kommentteja: Niistä voisi olla paljon enemmän hyötyä, jos kaikki suostuisivat niitä käyttämään. Jos kaikki kävisivät perusteellisen koulutuksen, jossa olisi myös harjoitteluosuus, saisimme näistä aitoa hyötyä. Syy/esteet (jos niitä nyt enää onkaan) löytyvät kyllä asennepuolelta, vanhan säilyttämisen kulttuuri. Uudet toimintatavat pitäisi ottaa tehokkaammin käyttöön. Niistä pitäisi tulla nopeammin yrityksen tapa toimia. Mutta haaste on uusien järjestelmien käyttöönotossa. Ei riitä, että ne vain tuodaan koneelle. Kyse on toimintatapojen muutoksesta koko organisaatiossa, joka vaatii markkinointia, koulutusta ja rummutusta. Ja totuus on, ettei ihminen muutu, jos ei ole pieni pakko. Pakkokin voi olla positiivinen asia! Kuinka paljon hyötyjä jää saavuttamatta heikon osaamisen tai asenteen takia?
Virtuaalisten työkalujen hyödyntäminen jatkossa Millaisena näet virtuaalisten työkalujen käytön tulevaisuudessa? Asteikolla 1-5, jossa 1= Täysin eri mieltä, 5 =Täysin samaa mieltä Keskiarvo N Tulemme lisäämään virtuaalisten työkalujen käyttöä 4,3 162 Tulemme lisäämään virtuaalisten työkalujen käyttöä sisäisissä valmennuksissa 3,8 159 Tulemme hyödyntämään virtuaalisia työkaluja liiketoiminnan suunnittelussa 3,5 156 Tulemme lisäämään virtuaalisia työkaluja myynnin johtamisessa 3,3 151 POHDINTA Valmennuskäyttö ja virtuaalisten työkalujen hyödyntäminen asiakaskohtaamisissa on vielä suurelta osin hyödyntämättä. Suurin syy siihen on, että osallistujia ei osata aktivoida ja oivalluttaa virtuaalisten työkalujen avulla. Virtuaalisessa ympäristössä vuorovaikutuksen tarve ei vähene vaan lisääntyy ja tämä pätee kaikkeen virtuaaliseen kommunikaatioon. Virtuaaliset työkalut mahdollistavat vuorovaikutuksen suuremmankin ryhmän kanssa Tarve pysyy mutta keinot täytyy tuntea! Virtuaalisen tapahtuman suunnittelu ja valmistelu ratkaisevat sen, ovatko osallistujat tilanteessa aidosti läsnä vai vain läsnä.
Lähes jokaisessa yrityksessä on käytössä virtuaaliset työkalut mutta niitä ei täysin hyödynnetä liiketoiminnassa. Virtuaalisilla työkaluilla saavutettava kustannussäästö on kiistaton, mutta niiden pelkkä käyttöönotto ei riitä. Menestyjiä ovat ne, jotka panostavat virtuaalitilanteiden suunnitteluun ennen laajempaa käyttöönottoa. Kokemuksia globaalista reaalielämästä mm. Nokialta. Aika: Ti 6.5.2014 klo 8.30-11.30 Paikka: Unioninkatu 22, Helsinki Kenelle tilaisuus sopii: Tilaisuus sopii mm. myynnistä, asiakaspalvelusta sekä henkilöstön kehityksestä vastaaville. Ilmoittautuminen: Viimeistään kolme päivää ennen tilaisuutta salesenergy.fi/virtuaaliaamu Miten asiakaskohtaamisiin saadaan lisää tehoa virtuaalisilla työkaluilla? Miten johdan ja kehitän myyntiä käyttämällä virtuaalisia työkaluja oikein? Miten tuen virtuaalisilla työkaluilla tavoitteellista tekemistä tarjouksen esittelystä kaupan päättämiseen? Lisätietoja: Kai Rustholkarhu GSM 050 487 1759
SALES ENERGY GROUP LIIKEIDEA Sales Energy valmentaa yrityksesi myynnin ja asiakaspalvelun huipputuloksiin. Olemme mukana koko ajan, autamme hahmottamaan suuria linjoja ja opastamme käytännön tilanteissa. Räätälöimme kehitys- ja valmennusohjelmat aina yhdessä asiakkaan kanssa. VISIO Halutuin ja parhaat tulokset aikaansaava liiketoiminnan kehittäjä. MISSIO Autamme asiakasyritystemme omistajia ja johtoa kirkastamaan ja saavuttamaan tavoitteet. ARVOT Halu menestyä ja asiakasasenne. LIIKEVAIHTO 2,4 M PARTNERIT Ara Hopia, Tapani Pöllänen, Jan Kajander HENKILÖSTÖ 20 henkilöä, kaikki oman alansa huipputekijöitä. RYHMÄN MUUT YRITYKSET MainIdea auttaa muuttamaan tiedon tulokselliseksi toiminnaksi, www.mainidea.fi Greatone auttaa asiakkaitaan saamaan ja pitämään parhaat ihmiset, www.greatone.fi YHTEYSTIEDOT Unioninkatu 22 00130 Helsinki Puh. (09) 348 9203 salesenergy@salesenergy.fi www.salesenergy.fi
Mainidea Oy Unioninkatu 22 00130 Helsinki www.mainidea.fi