YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 1 Kokousaika Torstaina 1.9.2016 kello 18.00 Kokouspaikka Vanajan seurakuntakoti, Vanajanraitti 5, Hämeenlinna Läsnä Timo Kalaja puheenjohtaja Käsitellyt asiat 62 - xx- Allekirjoitukset Puheenjohtaja Timo Kalaja Sihteeri Kai Kauppinen Pöytäkirjan Tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna.. 2016 Allekirjoitukset Pöytäkirja Yleisesti Nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto.2016 Todistaa Kirkkoherra Timo Kalaja Otteen Oikeaksi Todistaa:
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 2 62 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 63 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty jäsenille sähköpostilla ja kirjepostina perjantaina 30.9.2016. Yhteisen kirkkoneuvoston kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 64 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. 65 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Valitaan pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat. 66 Ilmoitusasiat Kirkkohallituksen yleiskirje nro 11 / 2016 Reformaation merkkivuosi 2017 Kirkkohallituksen yleiskirje nro 12 / 2016 Liity kirkkoon palvelu uudistuu Hauhon seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 5 / 2016 Lammin seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 6 / 2016 Tuuloksen seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 6 / 2016 Seurakuntayhtymän johtoryhmän kokousmuistio 5 / 2016 Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 3 67 Viranhaltijoiden päätösluettelot Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ja talousjohtaja pitävät tekemistään viranhaltijapäätöksistä päätösluetteloja ja heidän on toimitettava päätösluettelot yhteiselle kirkkoneuvostolle tiedoksi seuraavaan kokoukseen (Hml srkyn yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö 22 ). Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ei ole tehnyt viranhaltijapäätöksiä. Talousjohtajan päätökset numerot 44 45 / 2016 ovat nähtävillä kokouksessa. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto 1. hyväksyy talousjohtajan päätösluettelot 2. ei käytä otto-oikeuttaan päätöksiin. 68 Seurakuntayhtymän verotulokertymä ja tuloslaskelma Liitteenä 1 on seurakuntayhtymän 1.1. 30.9.2016 kirkollisveron tilitykset ja liitteenä 2 tuloslaskelma vertailuineen ajalta 1.1.- 31.8.2016. Talousjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi. 69 Lausuntopyyntö kiinteistöstrategiasta seurakuntaneuvostoilta ja henkilöstön edustajilta Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 20.9.2016 / 48 / Kiinteistöstrategia Kiinteistöstrategiatyöryhmä on saanut kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan sille asettaman tehtävän valmiiksi. Työryhmän tuottama strategiamateriaali esitellään kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle kokouksessa 20.9.2016. Tämän kokouksen jälkeen materiaali lähetetään lausunnoille seurakuntaneuvostoihin ja edelleen seurakuntayhtymän hallintoelimet käsittelevät strategiamateriaalin ja siitä saadut palautteet vuoden 2016 loppuun mennessä. Valmistunut kiinteistöstrategiamateriaali esitellään yhtymän koko henkilökunnalle sekä seurakuntaneuvostojen, yhteisen kirkkovaltuuston, yhteisen kirkkoneuvoston ja kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan jäsenille 22.9.2016 klo 18.00 alkaen Hämeenlinnan kirkossa. Esittelyn jälkeen alkaa yhteisen kirkkovaltuuston kokous.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 4 Materiaalin esittelee strategiatyössä konsulttina toiminut Johanna Holmström / Newsec Asset Management Oy. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta tutustuu kiinteistöstrategiamateriaaliin ja lähettää materiaalin yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Johtokunta tutustui kiinteistöstrategiatyöryhmän materiaaliin. Asiasta käydyn keskustelun pohjalta materiaaliin tehtiin täydennyksiä. Lisäksi johtokunta hyväksyi, että materiaalista korjataan muotovirheet sekä täsmennetään asiasisältöä selkeämpään muotoon. Täydennetty materiaali lähetetään yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Yhteinen kirkkovaltuusto 22.9.2016 / 13 / Kiinteistöstrategian esittely Viime joulukuussa talousarviota hyväksyessään yhteinen kirkkovaltuusto linjasi kiinteistöstrategian laadinnan olevan vuoden 2016 avaintavoitteita, koska kiinteistöstrategialla luodaan perustaa, jolla voidaan objektiivisesti arvioida eri toimitilojen merkitystä ja tarvetta tulevina vuosina. Strategian pohjalta hallinnoidaan ja kehitetään seurakuntayhtymän kiinteistöomaisuutta tulevaisuudessa. Kiinteistöt arvotetaan ja suunnitellaan kaikki kiinteistöihin kohdistettavat toimenpiteet, investoinnit ja niiden ylläpito. Lisäksi pohditaan tilojen käyttötarvetta ja etsitään vaihtoehtoisia ratkaisuja. Strategia ei ole päätös yksittäisen kohteen osalta, vaan se luo ja valmistelee päätöksenteon perusteita yksittäisiä kohteita arvioitaessa. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta nimesi kesäkuussa 2015 kiinteistöstrategiaa valmistelevaan työryhmään johtokunnan jäsenistä seuraavat henkilöt: Antti Hieta (pj, Hml-Vja), Reetta-Maria Tolonen Salo (Hml-Vja), Irja Appelroth (Hml-Vja), Liisa Ilonen-Teivonen (Hauho) ja Jorma Lundström (Lammi) sekä yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Erkki Alanen (Hml-Vja) ja kiinteistöpäällikkö Eija Rantala. Sihteeriksi nimettiin kiinteistösihteeri Tuija Niemi-Nikkola. Työtä ohjaamaan valittiin kiinteistö- ja tilastrategioiden asiantuntijaosaaja Johanna Holmström Newsec Asset Management Oy:stä. Kiinteistöstrategiatyöryhmä on elokuun lopulla saanut kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan sille asettaman tehtävän valmiiksi. Liitteenä 1 olevan kutsun mukaisesti Johanna Holmström Newsec Asset Management Oy:stä esittelee kiinteistöstrategiamateriaalin yhteisen kirkkovaltuuston, yhteisen kirkkoneuvoston, kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan ja seurakuntaneuvostojen jäsenille sekä henkilöstölle. Tämän yhteisen esittelytilaisuuden jälkeen laadittu aineisto lähetetään yhteiselle kirkkoneuvostolle, joka pyytää lausunnot kaikilta seurakuntaneuvostoilta ja henkilöstön edustajilta. Lisäksi www-sivuille tehdään palautekanava, johon seurakuntalaiset voivat jättää omia mielipiteitään asiasta. Yhteinen kirkkovaltuusto: Kiinteistö- ja tilastrategioiden asiantuntijaosaaja Johanna Holmström Newsec Asset Management Oy:stä esitteli kiinteistö- ja hautatoimen johtokunnassa hyväksytyn kiinteistöstrategian. Puheenjohtaja Erkki Alanen kutsui kiinteistöstrategiatyöryhmän puheenjohtajan Antti Hiedan johtamaan aiheeseen
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 5 liittyvää keskustelua ja jakamaan puheenvuoroja kiinteistöstrategian pohjalta esitettyihin tarkentaviin kysymyksiin. Kokouksessa esitetty aineisto sekä videotallenne ovat nähtävissä Hämeenlinnan seurakuntayhtymän nettisivuilla osoitteessa www.hameenlinnanseurakunnat.fi, josta löytyy myös sähköinen palautelomake seurakuntalaisia varten. Yhteinen kirkkoneuvosto Liitteinä 3, 4 ja 5 on kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan kokouksessa käsitellyt asiakirjat. Kiinteistöpäällikkö Eija Rantala esittelee asiakirjat kokouksessa. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto tutustuu liitteiden 3, 4 ja 5 mukaiseen kiinteistöstrategiamateriaaliin ja lähettää materiaalin lausunnolle kaikille seurakuntaneuvostoille ja henkilöstön edustajille (yhteistyötoimikunnan luottamusmies jäsenet). Lausunnot tulee jättää 2.12.2016 mennessä. 70 Muut asiat 71 Seuraava kokous Seuraava yhteisen kirkkoneuvoston kokous pidetään torstaina 17.11.2016 klo 18.00 Vanajan seurakuntakodilla (aihe: talousarvioesitys vuodelle 2017). 72 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 73 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen.