Ympäristönäkökohdat uudistuvassa hankintalaissa työpaja 23.8.2016 1. Kuinka tulkita ja toteuttaa uutta hankintalainsäädäntöä ympäristöjohtamisjärjestelmien käytöstä? 1.1. Mitä ympäristöjohtamisjärjestelmiä on tarjolla pohjoismaisilla markkinoilla? Vastaavatko ne toisiaan ja täyttävätkö ne direktiivin asettamat vaatimukset? Suomen markkinoilla on tällä hetkellä yli 1500 ISO 14001 sertifioitua ja neljä EMASrekisteröityä yritystä tai organisaatiota. Hankintadirektiivin 62 artiklan vaatimukset täyttävät vähintäänkin ne organisaatiot, joilla on joko EMAS-rekisteröinti tai akkreditoitu ISO 14001 sertifikaatti. Näiden lisäksi on toimialakohtaisia järjestelmiä (esim. GreenKey, Ekotaksi) sekä kevennettyjä järjestelmiä kuten Ekokompassi (80 90 yritystä) ja WWF:n Green Office (162 organisaatiota). Koottua tietoa eri järjestelmistä ja ohjelmista ei ole, kuten ei myöskään eri järjestelmien vastaavuudesta. Esimerkiksi Ekokompassi perustuu ISO 14001 standardiin ja vastaavat järjestelmät muissa pohjoismaissa ovat Miljöfyrtårn ja Svensk Miljöbas. Ekokompassi ei täytä kaikkia ISO 14001 vaatimuksia, eikä edellytä julkista ympäristöselontekoa. Ekokompassi ja Green Office todennetaan kolmannen osapuolen toimesta. Auditoijat on koulutettu ja työn laatua seurataan, auditoijia ei kuitenkaan ole akkreditoitu. Järjestelmät nähdään kuitenkin erinomaisena keinona systematisoida yrityksen ympäristötyö. Pelkästään valtion puitejärjestelyissä sopimuskumppaneina on noin 30 000 yritystä. Suurelta osalta siis puuttuu artikla 62 mukaista hallintajärjestelmää. 1.2. Kuinka viittaus asetuksen 1221/2009 artiklaan 45 tulisi tulkita? Tällä hetkellä EU:ssa/Suomessa ei ole muita tunnustettuja järjestelmiä EMASin rinnalla. - Ovatko esimerkiksi Ekokompassi ja Green Office lakiesityksen mukaisesti mahdollisia tunnistettavia järjestelmiä? Eri maissa on suhtauduttu erilailla artikla 45 mukaiseen tunnustamiseen. Norja on parhaillaan hakemassa komissiolta Miljöfyrtårnin tunnustamista, Ruotsissa Svensk Miljöbas arvioitiin liian samankaltaiseksi EMAS-järjestelmän kanssa. Suomessa keskustelu Ekokompassin tunnustamisesta on avattu ympäristöministeriöön. Tärkeää olisi että pohjoismaisella tasolla tehtäisiin samankaltaiset tulkinnat artiklan 45 mukaisessa tunnustamisessa.
1.3. Kuinka palveluntarjoajat voivat todentaa vaatimukset muilla dokumentaatiotavoilla? Todentaminen muilla tavoilla nähtiin hankalaksi hankkijan näkökulmasta. Dokumenttien kirjavuus on valtava. Ympäristöhallintaa koskevat vaatimukset on siksi oltava selkeitä sekä hankkijalle että tarjoajalle. Kannustamalla hankinnoissa nimenomaan todennettuihin ympäristöhallintajärjestelmien käyttöönottoon voi vaikuttaa yritysten ympäristöasioiden kehittämiseen. Toimittajan vakuutus vaatimuksen täyttymisestä on monessa tapauksessa nähty riittäväksi, sillä osaaminen ei riitä todistusten varmistamiseen. Ei ole myöskään hankintayksikön kannalta realistista vertailla täyttääkö joku tarjoaja paremmin ympäristöjärjestelmän kriteerit vai ei. Myöskään eritasoisten järjestelmien keskeinen vertailu tarjouskilpailussa ei ole mahdollista. Ehdotettiin myös vakiolomakkeen käyttämistä, joka jokaisen tarjoajan on täytettävä. Myös riippumattoman kolmannen osapuolen lausunto voi antaa lisää varmuutta asiaan. Tällöin on kuitenkin hyvä varmistaa arvioijien riippumattomuus ja ammattitaito. 1.4. Kuinka sääntö ympäristöjohtamisjärjestelmien hankkimisen aikarajoituksista voisi toimia käytännössä? Markkinavuoropuhelussa saadun tiedon mukaan on mahdollista asettaa tarjouspyynnössä tietty aika sopimuksen alkamisen jälkeen jolloin hallintajärjestelmän on oltava kunnossa. Sopimussakko astuisi voimaan, ellei tämä toteudu. 1.5. Millaista ohjeistusta julkisten hankintojen tekijät tarvitsevat voidakseen arvioida vaihtoehtoisia todentamiskeinoja, esim. tarkistuslistoja? Asia vaatii jatkuvaa seurantaa ja kouluttamista. Hajautetuissa hankinnoissa vertailu on hankalampaa, jos osaamisen taso vaihtelee. Osaamisen kehittämisessä olisi hyvä tehdä yhteistyötä auditointeja tekevien yritysten edustajien kanssa. Todistetut ulkoiset auditoinnit ja niiden tarkastusraportit on hyvä alku kasvattaa tietopohjaa. Toivottiin selkeitä listauksia hyväksyttävistä järjestelmistä ja malleja kuten Vantaan hankintakriteeripilotti. Olisi hyvä, jos kaikista järjestelmistä olisi selkeä matriisi. Vastaavuuden keskinäinen vertailu vaatii paljon hankintayksiköiltä. Hankintalakiesityksen mukaan kyseinen sääntö koskee vain EU:n kynnysarvoja ylittäviä hankintoja. Tarvitaan myös ohjeistusta siihen, miten kansallisissa hankinnoissa voi edellyttää ympäristön hallintaa koskevia seikkoja. 1.6. Mikä on lain mukaan paras tapa muotoilla valintakriteerit ja sopimusehdot? Ehdotuksia kuinka sopimusehdot voitaisiin muotoilla?
Nämä on aina tapauskohtaisesti määriteltävä hankinnan suunnitteluvaiheessa suhteessa hankinnan kohteeseen, kokoon ja riskeihin. Vaatimustenmäärittely tulee perustua markkinavuoropuheluun. Lakiesityksen mukaan ympäristön hallintajärjestelmän vaatiminen soveltuu parhaiten soveltuvuusvaatimuksena, eikä sitä voi käyttää vertailuperusteena tai vähimmäisvaatimuksena. Soveltuvuusvaatimus koskee yritystä ja sen toimintaa. Hankinnan kohteena olevaa tuotetta tai palvelua koskevan kriteerin on liityttävä hankinnan kohteeseen. Siitä syystä ympäristöhallintajärjestelmää ei voi käyttää tuotetta koskevana vaatimuksena vaan ainoastaan soveltuvuusvaatimuksena. Ympäristötavoitteiden kannalta onkin tärkeämpää tunnistaa hankinnan kohteena olevan palvelun tai urakan ympäristönäkökohdat ja muotoilla ympäristöasioiden hallintaa koskevat vähimmäisvaatimukset niiden mukaan (energiankulutus, jätemäärät jne). Sopimusehtona voisi olla määriteltyjen tavoitteiden mittareiden raportointi sopimuksen aikana. Katso tarkemmin 1.4. ja 1.7. 1.7. Millaisia suosituksia julkisten hankintojen tekijöille voidaan antaa ympäristöjohtamisjärjestelmien parhaasta käytöstä tarjouskilpailun eri vaiheissa? a. Markkinavuoropuhelu: Markkinavuoropuhelu on äärimmäisen tärkeä. Ei voida puhua vain ympäristöjohtamisjärjestelmistä tai merkeistä, vaan täytyy tuntea toimintakenttä tarkkaan. Ympäristöjärjestelmä tai sen mukainen selvitys, ei yksin riitä. Järjestelmän vaikuttavuus tulisi olla markkinavuoropuhelussa keskustelujen lähtökohtana. Yrityksille tulee ajoissa viestiä tavoitteesta asettaa vaatimus palvelun ympäristövaikutuksia tai yritysten ympäristöhallintajärjestelmästä. Yrityksiltä tulee tiedustella, onko heillä sertifioitu järjestelmä, kevennetty tai omaehtoinen ja mitä toimintoja se käsittelee. Hankintayksikkö ilmoittaa 1-2 vuotta etukäteen kotisivuillaan/ennakkoilmoituksessa/yritystapaamisissa, että he tulevat vaatimaan järjestelmää tietyissä sopimuksissa. Näin alan yritykset tietävät asiasta. Kun useat hankintayksiköt toimivat näin, saadaan sillä oikeasti muutosta ja vaikuttavuutta. Kun asiasta informoi riittävästi etukäteen, kaikki asiaan panostavat yritykset voivat saada sertifikaatin. b. Valintakriteerit
Vertailukriteereiden on liityttävä hankinnan kohteeseen, eikä toimittajayrityksen toimintaan. Ympäristöhallintajärjestelmää ei voi asettaa valintakriteeriksi. Pisteytettävissä kriteereissä tulisi olla konkreettisia, mitattavia toimenpiteitä kuten esimerkiksi taloudellisen ajotavan koulutus, energiakulutuksen tai ruokahävikin mittaaminen, tai muu palvelun suorittamisen kannalta merkittävä toiminto. c. Sopimusehdot Bonus/sanktio-malli, jossa ympäristön hallintajärjestelmää kannustetaan ottamaan käyttöön yhteistyössä tilaajan kanssa. Kannuste- tai sanktiojärjestelmä täytyy tehdä harkiten. Ottaen huomioon sertifioitujen yritysten määrän, niiden kannustaminen näihin järjestelmiin tulee tehdä asteittain. Ympäristön kannalta tunnistetut olennaiset asiat tulisivat myös olla sopimusehdoissa ja niiden seurannasta sovittu. ( katso tarkemmin 1.6.) 1.8. Haasteita ja mahdollisuuksia lisääntyvästä ympäristöjohtamisjärjestelmien käytöstä julkisissa tarjouskilpailuissa sekä hankkijoiden että tarjoajien näkökulmista. Keskusteluissa tuli ilmi, että hankintayksiköillä ei ole riittävästi tietoa markkinoilla olevista eri järjestelmistä. Toimialakohtaiset erot tulisi tuntea. Erilaisten dokumentaatioiden tulkitseminen on hankalaa ja siksi todistustaakka tulisi olla yrityksellä. Hankintayksikön tulee kuitenkin pohtia, mitä lisäarvoa sertifioidun ympäristöhallintajärjestelmän vaatiminen antaa ympäristötavoitteisiin nähden. Nousi myös epäily siitä, mikä ohjausvaikutus ympäristöjohtamisjärjestelmän vaatimuksella on. On tärkeää että PK-yrityksiä voidaan auttaa jollain tavalla pääsemään kilpailuun mukaan. Julkisten hankintayksiköiden tulisi yhtenäistää toimintatapansa.
2. Kuinka tulkita ja toteuttaa uutta hankintalainsäädäntöä ympäristömerkkien käytöstä? 2.1. Mitkä pohjoismaisilla markkinoilla olevat ympäristömerkit täyttävät direktiivin asettavat vaatimukset? Voidaanko eri merkit nähdä yhdenveroisina, eli ovatko ne vertailtavissa? Esim. luettaisiinko kaikki I-tyypin merkit yhdenvertaisiksi? Vai pitäisikö kaikkien merkkien myöntämisperusteiden/kriteerien olla samoja? Markkinoilla toimivista merkeistä ainakin Joutsenmerkki, EU-kukka, Blaue Engel ja TCO ovat kansainvälisen ympäristömerkkien järjestön tunnistamia tyypin 1-merkkejä. Näiden lisäksi markkinoilla on eri raaka-aineita tai ympäristö-/sosiaalisiin vaikutuksia koskevia merkkejä (PEFC, MSC, Luomu, Reilu kauppa jne). Olisi toivottavaa, että toisiaan lähellä olevat Tyypin I-merkit hyväksytään vastaavina. Tämä selkeyttäisi asiaa niin hankintayksiköiden kuin tarjoajien osalta, eikä hankintayksiköiden tarvitsisi miettiä, onko joku toinen I-tyypin merkki vastaava vai ei, ja voiko sitä hyväksyä. Käytännössä merkit eivät kuitenkaan ole suoraan toisiaan vastaavia vaan eroavat yksityiskohdissa, jotka voivat olla yritysten näkökulmasta hyvinkin ratkaisevia. Markkinatilanne eroaa hyvinkin paljon tuoteryhmästä riippuen (vrt. siivousaineet/tietotekniset laitteet/tekstiilit). Hankintayksikön on vaikea tunnistaa, onko toinen merkki ympäristön kannalta parempi kriteereiltään kuin toinen tai onko toinen merkki aivan vastaava. 2.2. Miten tulkita milloin ympäristömerkin kriteerit ovat yhteydessä hankittavaan tuotteeseen/palveluun ja tarkoituksenmukaisia hankinnan kohteeseen nähden? Yleisesti ottaen nähtiin, että merkin vaatiminen on tarkoituksen mukaista, jos sen kaikki kriteerit koskevat tuotteen tai palvelun elinkaaren aikaisia ympäristövaikutuksia. Käytännössä yksittäisen merkin vaatiminen lakiesityksen mukaan on mahdollista silloin kun kaikki merkin perusteet liittyvät hankinnan kohteeseen. Käytännössä tämä tarkoittaa että hankintayksikön tulee osata tunnistaa jokaisesta merkistä, liittyvätkö kriteerit hankinnan kohteeseen vai ei. Ympäristömerkkien hallinnoitsijoiden tulee ratkaista ja ohjeistaa tämä, etteivät yksittäiset hankintayksiköt joudu ratkomaan näitä itse. Esimerkiksi Joutsenmerkissä on jo pyritty erittämään hallintoa ja markkinointia koskevat kriteerit itse tuotetta koskevista. Ympäristömerkkien sisältämät mahdolliset sosiaaliset näkökohdat eivät liity hankinnan kohteeseen, vaan yrityksen toimintaan. Tällöin merkkiä ei voisi vaatia.
2.3. Kuinka sääntö ympäristömerkkien hankkimisen aikarajoituksista voisi toimia käytännössä? On tärkeä että yritykset saavat ajoissa tiedon siitä, että hankintayksikkö harkitsee ympäristömerkin vaatimista. Hankintayksikkö ilmoittaa 1-2 vuotta etukäteen kotisivuillaan/ennakkoilmoituksessa/yritystapaamisissa, että he tulevat vaatimaan järjestelmää. Näin alan yritykset tietävät asiasta. Kun useat hankintayksiköt toimivat näin, saadaan sillä oikeasti muutosta ja vaikuttavuutta. Kun asiasta informoi riittävästi etukäteen, kaikki asiaan panostavat yritykset voivat saada sertifikaatin Voiko ympäristömerkin omaamista edellyttää tietyllä aikajänteellä esimerkiksi sopimuskauden aikana (6-12 kk)? 2.4. Mitä muita todentamiskeinoja palveluntarjoajat voivat käyttää? Ja mitä todentamiskeinoja sopimusviranomaisten tulisi hyväksyä? Todistusten kirjo on suuri. Hankinnoissa olisi hyvä kannustaa kolmannen osapuolten verifioimaan tietoon. 2.5. Millaisia ohjeistuksia julkisten hankintojen tekijät tarvitsevat voidakseen arvioida vaihtoehtoisia todentamiskeinoja, esim. tarkistuslistoja? Tarvitaan merkkien kriteerien avaamista esimerkiksi toimialakohtaisesti sekä vastaavuusmatriiseja, joissa esitetään mitä kriteereitä eri merkkien välillä on harmonisoitu, tai muuten vastaavat toisiaan. Tästä olisi hyvä tiedottaa esimerkiksi Motivan hankintapalvelun sivuilla. Eri merkintäorganisaatioilta tarvitaan tietoa merkkien kriteerien perusteista ja markkinatilanteesta. Jos tiettyä merkkiä on vaadittu hankinnassa ja merkin kriteerit tiukentuvat sopimuskauden aikana, onko kyseessä silloin olennainen sopimusmuutos? 2.6. Mitä mahdollisuuksia ja haasteita uusi direktiivi avaa ympäristömerkkien hankkimiseen todistuksina / käyttämiseen todentamiskeinoina? Lakiesityksen mukaan sääntö koskee vain EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja. On tärkeä että saadaan selvyyttä myös siihen miten ympäristömerkkejä voi hyödyntää kansallisissa hankinnoissa. On myös huomioitava, että monet ympäristövaikutuksiltaan merkittävät tuoteryhmät, joita julkinen sektori hankkii, eivät ole ympäristömerkkien piirissä (ajoneuvot, kuljetukset, energiaa käyttävät laitteet ammattikäyttöön, valaistus).
2.7. Mikä on paras uuden hankintalain mukainen tapa muotoilla vaatimukset, kriteerit ja sopimusehdot? Ehdotuksia kuinka vaatimukset ja kriteerit voisi muotoilla? Yksi mahdollinen tapa voisi olla edellyttää tarjoajan täyttävän kriteerilomake, josta selviää mitkä kriteerit tuote/palvelu täyttää milläkin merkillä/sertifikaatilla. Puitesopimusten ehtona voi olla velvollisuus raportoida kuinka paljon ympäristömerkittyjä tuotteita toimittaja on toimittanut. 2.8. Missä vaiheessa tarjouskilpailua ympäristömerkit pitäisi ottaa huomioon? Suosituksia julkisten hankintojen tekijöille ympäristömerkkien käyttöön: a. Markkinavuoropuhelu: Tämä on edellytys merkin vaatimiselle! Tällöin on riittävästi aikaa tehdä testauksia ja hakea lupaa. b. Hankinnan kohteen määrittely c. Vertailuperusteet. Monilla aloilla ympäristömerkkejä on vielä aika vähän. Näillä aloilla kannattaa pysytellä vertailuperusteissa, jotta yleensä saadaan aikaan aitoa kilpailua. d. Sopimusehdot: kts kohta 2.3. 2.9. Lisääntyvän merkkien käytön esteitä ja mahdollisuuksia julkisissa tarjouskilpailuissa hankkijoiden ja tarjoajien näkökulmista. Tiettyjen ympäristömerkkien kriteerit voivat olla kovinkin tiukkoja, eikä tuotannossa ole vielä mahdollisuuksia täyttää niitä kustannustehokkaasti ja turvallisesti. Vaaditun kriteerin tulee olla tarkoituksen mukainen. Työpajaan osallistuneiden hankkijoiden näkökulma on, että on turvallisempaa edellyttää merkittävimpien kriteerien/perusteiden täyttämistä kuin vaatia tiettyä merkkiä. Tämä edellyttää että hankintayksiköt tietävät mitkä ympäristövaikutuksista ovat olennaisimpia ja heidän omien ympäristötavoitteiden kannalta tärkeimpiä. Samalla toivotaan, että uuden lain tuomat mahdollisuudet tosiaan helpottaisi merkkien vaatimista. Merkin lisenssikustannusten lisäksi merkin saamiseen liittyy paljon muitakin kustannuksia, joita ei voida lisätä suoraan tuotteen hintaan. Toisaalta lisenssinhaltijoilla on myönteisiä kokemuksia siitä miten merkin saamiseen liittyvät kustannukset on saatu katettua kysynnän ja myynnin lisääntymisellä.