Viestintä sidosryhmille

Viestintä sidosryhmille Viestintä ja projektinhallinta (71A00300) Marketta Majapuro Syksy 2016 1

Missä mennään nyt? Projektin työstäminen edelleen Fokuksen kirkastaminen, laajuuden huomiointi (Scope) Taustatyö ja -tutkimus Benchmarkkaus (olemassa olevat verkkosivut/ applikaatiot, kilpailijoiden toiminta, tms.) Palaaminen johdantoluentoon ja kanvaasiin 2

Projektitehtävän ohje Tehtävä edellyttää hyvää perehtyneisyyttä valittuun yritykseen, digitaalisiin palveluihin yleensä sekä uskottavaa ja oivaltavaa ongelman hahmottamisja ratkaisutaitoa. 3

Projektitehtävä Tiimin osaamisen tunnistaminen ja tehtävien jakaminen Tausta- ja tutkimustyö Viestintäsuunnitelmien laatiminen 4

Miksi näin? Verkosto-osaaminen ja kumppanuuksien rakentaminen Vaihtuvat kokoonpanot Kyky hakea, jakaa ja hyödyntää tietoa Yhdessä tekeminen yksilösuoriutumisen sijaan Toisilta oppiminen ja toisten ideoiden päälle rakentaminen Luovuuden edistäminen Tiedot + taidot Yrittäjämäinen draivi EK Oivallusraportti (2011) 5

Tiimi Ryhmä Avoin ilmapiiri Tiivis työskentely yhdessä Yhteinen päämäärä Hiljaisen tiedon hyödyntäminen Vastuun kantaminen Sitoutuminen 6

Vielä käytännöistä Osasuorituksia ei voi uusia Läsnäolo ja aktiivisuus vaikuttavat kokonaisarvosanaan rajatapauksissa Esim. 3,5 ei välttämättä pyöristy neloseksi Tehtävät palautettava ajallaan MyCoursesiin (ei sähköpostitse!) 7

Agenda tänään Taustaa Sidosryhmät Tietoisuus käytänteistä Tiedottaminen Yritys tiedottaa ja myy Tekstin viimeistely Tulevat tehtävät 8

Taustaa 9

Yritysten toimintaympäristön muutokset Yritysviestintä ennen: yhdenmukaiset, laajoille kohderyhmille suunnatut tiedotteet, markkinointikirjeet ja verkkosivut Yritysviestintä nyt: visuaalisuus, henkilö- Jos haluaa tulla haluaa tulla kuulluksi, pitää puhua selvästi ja kovaa. Pitää seurata muiden repliikkejä ja olla osa joukkuetta välittää sanoma., pitää puhua selvästi kohtaisuus, ja kovaa. Pitää jatkuva seurata läsnäolo muiden repliikkejä verkossa, ja olla osa joukkuetta ja välittää sanoma. moniäänisyys ja -kulttuurisuus 10

Yritysten näkyvyys ja läsnäolo Toimitusjohtajien blogit Sijoittajasuhdevastaavien twiitit Virtuaaliset lehdistötilat Promootio Googlen kaltaisissa hakukoneissa Omakieliset sivustot tärkeillä markkina-alueilla 11

Sidosryhmät 12

Sivula 2016 13

Sivula (2016) 14

Lähestymistapoja Eskerod & Lund Jepsen (2013) 1. Tunnistus Arviointi Priorisointi 2. Priorisointi Kiinnostus Vaikutusvalta Auttaminen Vahingoittaminen Roeder (2013) Valta Vaikutus Kiinnostus Sitoutuminen Mitchell ym. (1997) Valta Legitimiteetti Kiireellisyys Saatavilla E-kirjoina Aalto-yliopiston kirjaston sivuilta! 15

Sivula (2016) 16

Tietoisuus käytänteistä 17

Kirjoittaminen Perustietojen hallinta Harjaantunut muotoilutaito Kehittynyt silmä Luova ongelmanratkaisutaito Luovuus ei ole vapaata, ennakoimatonta toimintaa, vaan koeteltujen ja toimivien ratkaisujen ja periaatteiden taitavaa soveltamista ja yhdistämistä. Kauppinen (2004, 9) 18

Prosessikirjoittaminen 19

Työskentelyä Google Drivessa Virtuaalinen, kollaboratiivinen oppiminen: toiminnallisuus, interaktiivisuus, dialogisuus, jaettu asiantuntijuus 20

Tekstit ja tilanteet 21

Viestintästrategiat Rogers & Hildebrandt 1993 22

Finnair Pakko viestiä Pörssiyhtiö (lainsäädäntö) Haluamme viestiä Julkisuus eri markkinoilla (PR) Parempi viestiä Ei salattavaa, imago, ympäristön hallinta Autamme muita viestimään Hyvien suhteiden rakentaminen Suominen 2015 23

Tekstilaji eli genre Ammattialan tai tiedeyhteisön tunnistamia yhteisiä, tyypillisiä ja tiettyyn tilanteeseen liittyviä ominaispiirteitä Viestinnällinen tehtävä ja tavoite rakenteelliset ominaisuudet, kielelliset valinnat Muutoksia ajan kuluessa Hybridit tekstit 24

Kuvalähde: http://www.myfilmstories.com/indie-filmmakers-challenges/ 25

Uudet tai hybridit tekstit Rovion taloustiedote Eri genret sekoittuvat Teksti on kokonaisuus, joka ei näy kerralla vaan syntyy eri navigoinneista (Antila 2013) 26

Mutta myös perinteistä 27 http://news.cision.com/rovio-entertainment/r/strong-performance-and-profitablegrowth-for-rovio-in-first-half-of-2016,c2064347

Valintoja Tekstiin kirjoittuu merkityksiä Valintamahdollisuuksien tiedostaminen ja niiden tilanteittainen hyödyntäminen 28

Tietoisuus tekstilajeista Johtaa perusteltuihin valintoihin (sanasto, rakenne, kieli ja tyyli) Auttaa analysoimaan ja tulkitsemaan toisten tekstejä Lisää ymmärrystä eri viestintäkanavien merkityksestä Antaa eväitä uusien tekstilajien synnyttämiseen ja vanhojen muokkaamiseen 29

Tiedottaminen 30

Tiedotus ja suhdetoiminta Läpinäkyvyys Kumppanuuksien luominen Mielikuvien rakentaminen Brändinäkyvyys Perinteisesti: sisäinen ja ulkoinen Myöhemmin integroitu viestintä Kokonaisviestintä Tiedotus- ja markkinointifunktioiden integroituminen 31

Lakisääteisyys Pörssiyhtiöiden tiedonantovelvollisuus Yhteistoimintalaki 33

Yritys tiedottaa 34

Lehdistötiedote Yritys tarvitsee julkisuutta, media tarvitsee uutisia Toimittajan kiinnostuksen herättäminen Uutismaisuus Kolmiorakenne Elementtikirjoitus Otsikko, ingressi, leipäteksti, lisätiedot Kuka, mitä, milloin, missä, miksi, miten Lehden uutiskriteerit ja lukijakunnan profiili (Toimitus)johtajan kommentti Tärkeä Vähemmän tärkeä Vähiten tärkeä 35

Miksi mediajulkisuutta? Yrityskuvan rakentaminen ja mielikuviin vaikuttaminen Legitimiteetin vahvistaminen Keskustelunaiheiden synnyttäminen Maksuttomuus Nopeus Luotettavuus Laaja kohdeyleisö 36

37

Yritysten virtuaaliset lehdistötilat (Online Press Rooms) 24/7 Toimittajien tiedonlähteitä Missio, visio, lehdistötiedotteet, IR, mainosmateriaali, leikkeet, uutiset, videot, suoratoistot, blogit, RSS Helppo löytää ja navigoida, eri päätelaitteissa, kaikkien saatavilla Vuorovaikutteisuus: kysymykset ja vastaukset, reaaliaikainen keskustelu, linkit sivuston muihin osiin, muille sivustoille, yhteystiedot Pidetään toimittajat sivustolla 39

40

Pörssitiedote Tiivistelmä, väliotsikot, ei havainnollistuskeinoja Varsinainen pörssitiedote, lehdistötiedote, pörssiilmoitus Pörssiyhtiön säännöllinen (esim. osavuosikatsaus) ja jatkuva (esim. tulosvaroitus) tiedonantovelvollisuus Yhtiön arvopaperin arvoon olennaisesti vaikuttavat päätökset ja muut seikat ilman aiheetonta viivytystä 41

42

Asiakastiedote Tiedottaminen + markkinointi Tauotus, painotus, Ajankohtainen, äänensävyt tärkeä asia Avoin kehonkieli Tuote, tapahtuma, toiminnan muutos, Koko vartalo kielteinen mukanapäätös, tms. Ilmeet, hymy Yrityskuvan rakentaminen Otsikossa pääasia Henkilökohtaisuus 43

44

Yritys myy 46

Rogers & Hildebrandt (1993) 47

48

Millaisia tekstejä? Verkkosivut, markkinointikirje, kutsu, tuote-esite Facebook-sivut, Pinterestin teemataulut ja ryhmäboardit, Instagram ja tuotteiden kuvaukset käytössä, Twitter 49

Somesuhteet Somemurros sosiaalinen liiketoiminta Näkyvyyttä edullisesti, nopeasti ja helposti Ei kriittisiä, paljastuksia janoavia toimittajia välikäsinä Yhteistekemistä ja talkoistamista Vuoropuhelua, kokemuksia ja elämyksiä Brändiyhteisöjä ja -lähettiläitä sekä natiivimainontaa 50

Yritysviestinnän paradigman muutos Vaikutelmien johtaminen Tekstipohjainen vuorovaikutus, linkit, videot Sitouttaminen ja dialogi 51

Taustat Tuotteen tai palvelun arviointi: hyvä tuntemus, vahvuuksien ja heikkouksien analysointi, kysynnän herättäminen Mahdollisuuksien selvittäminen: markkina-, kilpailija- ja kohderyhmäanalyysi; benchmarkkaus; todisteet, kokeet, näytöt, tutkimustulokset, median kommentit, asiantuntijoiden ja ei-asiantuntijoiden käsitykset 52

Suostuttelu Tarina Tuotteen tai palvelun kuvailu Vetoaminen (taloudelliseen) hyötyyn turvallisuuteen ongelman ratkaisuun ryhmään kuulumiseen tuotekehittelyyn käytön merkitykseen ja vaikutuksiin 53

Argumentointi Tosiasiat (tilanne, tilastotiedot, laskelmat, esimerkit) Todennäköisyydet, tendenssit Auktoriteetit (asiantuntijoiden, tutkijoiden, arvovaltaisten henkilöiden käsitykset) Arvokysymykset (hyvä tai paha; toivottava tai epätoivottava) Ilmeneminen käytännössä (syy-seuraussuhteet, edut tai haitat; tarve; käyttökelpoisuus, kokemukset, havainnot) 55

http://www.visual-literacy.org/periodic_table/pix/argument-slide.png 56

Sisällölliset tehokeinot AIDA (Attention, Interest, Desire, Action) tai ANSVA (Attension, Need, Satisfaction, Visualization, Action) Puhuttelu ja vuoropuhelu Ohjailevat verbit (kannattaa, on hyvä tehdä) Ns. plus-sanat (erinomainen, laadukas, vakaa, joustava, puhdas, tyylikäs) Superlatiiviset ilmaukset (markkinoiden suorituskykyisin, huippuedullinen, ensiluokkainen, verraton) 57

Viimeistely 58

Ulkoasu Visuaalisuus (kuvat, värit) Ilmavuus (tyhjän tilan merkitys) Havainnollisuus (kuviot, kaaviot, graafit) Silmäiltävyys (väliotsikot, listat, lihavoinnit, kursivoinnit) 59

Verkossa Tietosisällöt (esim. sijoittajasivut) Navigointi Linkit Käytettävyys Päivitykset Multisemioottisuus: teksti, kuvitus, video, ääni Lukeminen verkossa 61

Sijoittajasivut 62

Parhaat sijoittajasivut http://www.porssisaatio.fi/blog/2016/04/20/wartsilalla-parhaat-sijoittajasivut-2016/ 63

Muista! 64

Tulevat tehtävät Taustatyö ja tutkimus: Kohdeyrityksen tunteminen (missio, visio, arvot), palvelun tunteminen, benchmarkkaus, lähteenä mm. konsultti- ja tutkimuskirjallisuus sekä asiantuntijahaastattelut Sidosryhmäanalyysi: Miksi ja millainen viesti? Miksi viesti tärkeä tai kiinnostava valitulle kohderyhmälle? Viestin suunnittelu: Kanava, sisältö, asioiden esitysjärjestys, argumentointi, havainnollistus, viimeistely Ks. Tehtävien ohjeet 65

Projektikokous 1 (2) Tavoitteellisuus (valmistautuminen, tehtävät, vastuut) Vuorovaikutuksellisuus (reagointi puheenvuoroihin) Tarkoitus: projektityön toteuttaminen, (senhetkinen tila ja eteneminen, mahdolliset ongelmat ja toimenpiteet) Agenda, keskustelun vetäjä, pöytäkirjan laatija Belbinin roolit? (ks. johdantoluento) 66

Projektikokous 2 (2) Tarkoitus kuitenkin on, että kaikki tiimin jäsenet valmistautuvat hyvin kokoukseen tekemällä esimerkiksi tarvittavat analyysit, selvitykset ja benchmarkkaukset sekä miettimällä etukäteen perustelut omien näkökulmiensa esittämiseen. Kokouksessa on hyvä esimerkiksi syventää jotakin kanvaasin osa-aluetta ja siten tuoda lisäarvoa kanvaasiin ja viedä projektityötä eteenpäin. Lisäksi kokouksessa kannattaa täsmentää ja kiteyttää projektin arvolupaus asiakasyritykselle. 67

Videototeutus Kuvaus: videokamera, älypuhelin, tabletti tai kannettava tietokone Tallennus: linkki tai video MyCoursesiin + otsikoksi tiimin numero, asiakasyritys ja parilla sanalla tieto siitä, mistä kokouksessa on kyse Mahdollinen leikkaus ja editointi: eri käyttöjärjestelmien mukana olevat editointityökalut (koulu ei tarjoa editointi-ohjelmistoa) Leikkaukset ja editointi eivät pääasia vaan sisällöllinen puoli! 68

Muistio Muistion (pituus noin 1,5 sivua) tarkoituksena on raportoida 1) lyhyesti koko projektin tavoitteista sekä 2) tarkemmin yhdessä tapaamisessa käsitellyistä asioista. Toisin sanoen siitä, miksi ylipäätään on päätetty tavata. Muistio tulee kirjoittaa sellaisessa muodossa, että se toimii tarvittaessa myös asiakasyrityksen ja projektitiimin johdon päätöksenteon välineenä sekä tiedotteena tapaamisesta poissaolleille. 69

Aloittakaa projektikokouksen suunnittelu mind mapin avulla! https://cdn-media-2.lifehack.org/wp-content/files/2012/09/mind-map-structure.png71

Lähteet Antila, S. (2013). Luento kurssilla Yritystapaus. Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulu. Cornelissen, J. (2011). Corporate communication. A guide to theory and practice. 3rd Edition. London: SAGE. Eskerod, P. & Lund Jepsen, A. (2013). Project stakeholder management. Farnham: Gower. Kauppinen, A. & Nummi, J. & Savola, T. 2004. Tekniikan viestintä. Kirjoittamisen ja puhumisen käsikirja. 4. uudistettu painos. Helsinki: Edita. Mitchell, R.K. & Agle, B.R. & Wood, D.J. (1997). Toward a theory of stakeholder identification and salience: Defining the principle of who and what really counts. Academy of Management Review, 22(4): 853 886. http://www.jstor.org/stable/259247?seq=1#page_scan_tab_contents, 14.9.2016. 72

Lähteet Oivallusraportti (2011). Elinkeinoelämän keskusliitto. https://ek.fi/wpcontent/uploads/oivallus-2-valiraportti.pdf, 13.11.2016. Roeder, T. (2013). Managing project stakeholders: Building a foundation to achieve project goals. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc. Rogers, P.S. & Hildebrandt, H.W. (1993). Competing values instruments for analyzing written and spoken management messages. Human Resource Management, 32: 121 143. Sivula, L. (2016). Johdantoluento kurssilla Viestintä ja projektinhallinta. Aaltoyliopiston kauppakorkeakoulu. Suominen, A. (2015). Luento kurssilla Yritystapaus. Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulu. 73