KESKI-SUOMEN KESKUSREKISTERI Lapuan hiippakunnan teettämä selvitystyö TT, pastori Tuomas Palola Jyväskylän rovastikunta
Sisällys Selvitystyön yleinen tausta... 2 Jyväskylän rovastikunnan käynnistämän selvitystyön tausta... 8 Selvitystyön perustietokysely... 10 Organisointimallien pohtiminen... 17 Kirkkoherranvirastojen muu mahdollinen yhteistyö... 21 Keskusrekisterin perustamisen periaatteet... 25 Toimenpide-ehdotukset... 26 LIITE 1. Webropol-kysely... 28 LIITE 2 Kirkonkirjojenpidon organisointi, vastuunjako ja tavanomaiset prosessit selvitysalueella... 31 LIITE 3 Kirkkoherranvirastoihin sijoitetun henkilöstön muut säännölliset työtehtävät selvitysalueella... 35 LIITE 4. Keskeisimpien työprosessien mallikuvat... 38 1
Selvitystyön yleinen tausta Selvitystyö on seurausta Kirkkohallituksen yleiskirjeen 27/2015 ilmaisemalle tahtotilalle. Kirkkohallituksen täysistunto linjasi 10.11.2015 kokouksessaan, että kirkonkirjojen pito toteutetaan tulevaisuudessa alueellisissa keskusrekistereissä. 1 Linjauksen taustalla on kirkonkirjojenpidon alueellisen organisoinnin II vaiheen työryhmän loppuraportti. 2 Tehtyyn linjaukseen liittyy myös hankesuunnitelma. 3 Mainitun alueellisen organisoinnin II vaiheen työryhmän työskentely liittyi olennaisesti prosessiin, joka oli sisäänkirjoitettuna jo kirkon yhteisen jäsenrekisterin (KIRJURI) suunnittelun yhteyteen. Vuonna 2006 arvioitiin KITKE-hankkeen esiselvityksessä, että kirkon yhteisen jäsentietojärjestelmä toisi karkean laskelman mukaan kustannussäästöjä 30 miljoonaa euroa käyttöönoton jälkeisten ensimmäisten 10 vuoden aikana. Yhteisen jäsentietojärjestelmän rakentamisen yhteydessä on jo pitkään todettu, ettei kirkon yhteinen jäsenrekisteri mahdollista aiottuja kustannussäästöjä, jollei tietojärjestelmän tuella tehosteta toimintaprosesseja ja muuteta kirkonkirjojenpidon organisointia. 4 KIRJURI-hankkeen on siten voitu nähdä johtavan jokaista seurakuntaa koskettaviin muihinkin kuin järjestelmäteknisiin muutoksiin jo alusta alkaen. KIRJURI-hankkeen edetessä Kirkkohallitus asetti syyskuussa 2010 Kirkonkirjojenpidon organisointi työryhmän [josta myöhemmin tuli I vaiheen työryhmä]. Mainittu työryhmä sai työnsä valmiiksi 2013 ja päätyi suosittamaan keskitettyä valtakunnallista keskusrekisteriä. 5 KIRJURIn käyttöönottoon (vuosina 2012 1 Kirkkohalllituksen täysistunto 161 /2015. Lainaus pöytäkirjasta: Kirkkohallituksen täysistunto merkitsi 19.8.2015 pitämässään kokouksessa kirkonkirjojenpidon alueellisen organisoimisen II vaiheen loppuraportin tiedokseen sekä kävi keskustelua hankkeen jatkamisesta. II vaiheen työryhmä katsoi johtopäätöksissään, että kirkonkirjojen pidon lähtökohtana tulee tulevaisuudessa olla alueellinen organisoituminen seurakuntayhtymätasolla tai laajemmin. Kirkonkirjojen pidon järjestämisen kustannukset ovat suuremmissa yksiköissä matalammat kuin yksittäisissä pienissä tai keskisuurissa seurakunnissa. Siten alueellisen organisoitumisen hyödyt saavutetaan vain, jos keskusrekisterit ovat riittävän isoja. Myös ammattitaidon kehittämisen, osaamisen ja palvelutason parantamisen sekä pienen yksikön henkilöstön haavoittuvuuden näkökulmista alueellinen organisoituminen on välttämätöntä. Lisäksi työryhmä katsoi, että kirkonkirjojenpidossa ei tässä vaiheessa ole tarkoituksenmukaista siirtyä valtakunnalliseen keskusrekisteriin, koska kirkonkirjojenpidossa tarvitaan edelleen vahvaa paikallista paikkakuntien erityispiirteisiin ja historiatietoihin liittyvää asiantuntemusta. Organisaation muutos laajempiin alueellisiin keskusrekistereihin edellyttää myös manuaalisesti pidettyjen kirkonkirjojen digitointiprosessin päättymistä. Työryhmän johtopäätöstä alueellisen organisaation kehittämisestä voidaan pitää hankeen tavoitteena. Vaikka uusien, alueellisten keskusrekisterien muodostaminen tulee akuutiksi vasta vuonna 2017, estettä ei ole alueellisten keskusrekisterien perustamiseen jo nyt. Loppuraportti on liitteenä (Liite 1/161 ). Elokuussa täysistunnossa käydyssä keskustelussa tuotiin esille, että parhaiten alueellinen organisoituminen tapahtuisi vallitsevassa tilanteessa seurakuntien omaehtoisin sopimuksin. Sen sijaan ei pidetty suotavana, että alueellista organisoitumista pyrittäisiin ohjaamaan säädösmuutoksin. Lisäksi käytiin keskustelua hiippakuntien tuomiokapitulien roolista hankkeessa. Asiasta on myös alustavasti keskusteltu tuomiokapitulien lakimiesasessorien kanssa lokakuun tapaamisessa. Työryhmän johtopäätösten sekä aiemman keskustelun pohjalta on hankesuunnitelmaa päivitetty siten, että kirkonkirjojenpidon alueellisen organisaation hankkeen III vaiheessa keskityttäisiin alueellisen organisoinnin viestintään ja täytäntöönpanon suunnitteluun. Samalla pyrittäisiin vakiinnuttamaan yhteistyö hiippakuntien toimijoiden kanssa sekä seuraamaan digitointitilanteen kehittymistä. Hankkeen III vaihe kestäisi kesäkuuhun 2017, jolloin tämän hetkisten arvioiden mukaan digitointiprosessin seurakunnissa tulisi olla päättymässä. 2 Materiaaliin viitataan tästä eteenpäin otsakkeella Kirkonkirjojen pidon alueellinen organisoiminen vaihe II. http://sakasti.evl.fi/sakasti.nsf/0/3a7156fed229b70fc2257edc0041a0c5/$file/kirkonkirjojen%20pidon%20loppura portti%20-%20valmis%20liitteineen.pdf. 3 Materiaaliin viitataan tästä eteenpäin otsakkeella Kirkonkirjojenpidon alueellisen organisoinnin hanke. http://sakasti.evl.fi/sakasti.nsf/0/79950751b28344cdc2257de3003e896f/$file/2015-27%20liite%201%20kirkonkirjojenpidon%20alueellisen%20organisoinnin%20projekti%20syksyn%202015%20p%e4ivit ys.pdf 4 Kirkonkirjojenpidon alueellisen organisoinnin hanke, 4. 5 Kirkonkirjojenpidon alueellisen organisoinnin hanke, 4. 2
ja 2013) 6 liittyneiden vaikeuksien ja kirkonkirjojen digitoinnin arvioitua hitaamman toteutumisen vuoksi työryhmän esittämää mallia pidettiin käytännössä mahdottomana toteuttaa tuossa vaiheessa ja työryhmän esitys ei johtanut käytännön toimenpiteisiin. Kirkonkirjojenpidon organisointiin katsottiin olevan mielekästä palata silloin, kun KIRJURI-järjestelmän toimivuus on parantunut ja digitoinnin valmistumisesta on olemassa realistisia näkemyksiä. Tuolloisen työryhmän näkemyksen mukaan vallinneen organisointitavan haavoittuvuuteen vaikuttavia tekijöitä olivat: 1) [varsinkin kirkkoherranvirantoissa ja pienissä keskusrekistereissä] henkilöstöresurssien vähäisyys, 2) sijaistamisen hankaluudet, 3) henkilötietolainsäädännön hallinnan puutteet. Näiden katsottiin johtaneen asiakaspalvelun heikkenemiseen sekä lomakausina jopa useiden viikkojen katkoksiin asiakaspalvelussa ja rekisteröintitehtävissä. Lisäksi todettiin, että pienissä seurakunnissa ei vähäisten resurssien ja toisaalta myös vähäisten tapahtumavolyymien takia pystytty hyödyntämään erikoistumisesta saatavaa tehokkuutta, vaan työntekijän täytyi hallita jäsentietojen käsittelyn kokonaisuus. Pienten seurakuntien ongelmaksi nähtiin myös se, ettei sijaisjärjestelyjen puuttuessa henkilökunnan kouluttautumiseen ollut juurikaan mahdollisuuksia. Tehdyn selvityksen mukaan asiantuntijuutta edellyttävissä tehtävissä jouduttiin usein kääntymään joko kirkkohallituksen tai lähimmän keskusrekisterin puoleen. Erityisen ongelmallisina tilanteita pidettiin odottamattomia, joskus pitkiäkin virkavapaita ja työlomia. Uuden henkilöstön rekrytointia pieniin yksiköihin pidettiin haasteellisena. 7 Näkemyksen painottamana organisointisuuntauksena voidaan pitää laaja-alaisen erikoistumisen omaavaa suurta yksikköä. Tämän nähtiin olevan mahdollista toteuttaa valtakunnallisesti organisoidun, mutta alueelliset palvelupisteet sisältävän keskusrekisterin puitteissa. Kun KIRJURI-järjestelmän toimivuuden katsottiin kohentuneen ja digitoinnin edenneen hahmotettavissa olevalle tasolle, asetti Kirkkohallituksen täysistunto syksyllä 2014 hankkeen, jonka alkuperäisenä tavoitteena oli vähintäänkin alueellinen kirkonkirjojen pidon malli, jossa useat seurakunnat muodostavat keskusrekisterin. Poissuljettua ei hankkeen alkuvaiheessa ollut myöskään pyrkimys yhteen valtakunnalliseen keskusrekisteriin. Hankkeen kuluessa selvitettiin olemassa olevien keskusrekistereiden organisoitumistapaa, vuosikustannuksia, vuosittaisten suoritteiden määrää sekä tehtäviin käytettävän henkilöstön määrää ja ikäjakaumaa. Vastaavia tietoja kerättiin myös yksittäisiltä seurakunnilta 6 Kirkonkirjojenpidon alueellisen organisoinnin hanke, 3. 7 Kirkonkirjojenpidon alueellisen organisoinnin hanke, 4. 3
satunnaisotannalla. 8 II vaiheen työryhmän tehtävä oli päivittää tilanne ja esittää KIRJURIn toiminnasta saadun kokemuksen pohjalta näkemys siitä, miten kirkonkirjojenpito tulisi Suomen kirkossa järjestää. II vaiheen työryhmän tekemässä selvityksessä kävi muun muassa ilmi, että kirkonkirjojenpidon järjestämisen kustannukset ovat suuremmissa yksiköissä (yli 15 000 jäsentä) matalammat kuin yksittäisissä/pienissä alle 15 000 jäsenen seurakunnissa. Lisäksi selvisi, että kirkonkirjojenpidon käytännön toimintatavat poikkeavat huomattavasti toisistaan. 9 Kustannustiedot otettiin kirkon taloustilastoista, mutta niitä lähemmin tarkasteltaessa kävi ilmi, etteivät luvut sellaisinaan olleet täysin vertailukelpoisia, sillä kirjauksia oli toteutettu hyvinkin eri tavalla. Yleislinja voitiin kuitenkin hahmottaa annetuista taloudellista luvuista. Merkittävä havainto oli se, että huolimatta yhteisestä jäsenrekisteristä joka teknisiltä ominaisuuksiltaan on sama kaikille seurakunnille tietojen käsittelyn toimenpiteet olivat seurakunnissa erilaisia. Kirkonkirjojen organisoinnin tulevaisuuden yksittäiset seurakunnat näkivät toisin kuin keskusrekisterit. Kyselyyn vastanneista yksittäisistä seurakunnista jopa 81 % katsoi, että kirkonkirjoja tulisi jatkossakin ylläpitää paikallisesti. Sen sijaan keskusrekistereistä 63 % katsoi, että kirkonkirjoja tulisi pitää nykyistä laajemmissa alueellisissa yksiköissä. Paikallisuutta perusteltiin kirkonkirjojen erityispiirteillä ja KIRJURIn tietokannan epäluotettavuudella, joiden hallintaa ja korjaamista ei kovin helposti voida saavuttaa valtakunnallisessa organisaatiossa. Myös seurakuntalaisen palveleminen yhdeltä luukulta ja paikallisissa kirkkoherranvirastoissa tehtävä monipuolinen työ olivat perusteina kannalle. Toteutumatta jäänyt seurakuntarakenneuudistus olisi tarjonnut hyvän välittävän muodon paikallisen ja hiippakunnallisesti organisoidun mallin välille. Muutoin hiippakunnallista mallia kannattivat vain olemassa olevat keskusrekisterit. Sen sijaan lähes viidennes seurakunnistakin näki tulevaisuuden organisoitumismallina valtakunnallisen yksikön joskin hyvin pitkän aikavälin tuotteena. 10 Yksiköt, joilla oli kokemusta useamman seurakunnan yhteistyöstä kirkonkirjojenpidon osalta eli olemassa olevat keskusrekisterit näkivät alueellisen organisoitumismallin yksittäisiä seurakuntia myönteisemmin. II vaiheen työryhmä katsoi johtopäätöksissään, että kirkonkirjojenpidon lähtökohtana tulee tulevaisuudessa olla alueellinen organisoituminen seurakuntayhtymätasolla tai laajemmin. Kirkonkirjojen pidon järjestämisen kustannukset ovat suuremmissa yksiköissä matalammat kuin yksittäisissä pienissä / keskisuurissa seurakunnissa. Myös ammattitaidon kehittämisen, osaamisen ja palvelutason parantamisen sekä pienen yksikön henkilöstön haavoittuvuuden näkökulmista alueellinen organisoituminen on välttämätöntä. Vanhojen kirkonkirjojen (aika ennen perhelehtiä) tietojen tutkiminen edellyttää useimmiten seurakunnan historiatietojen ja erityispiirteiden tuntemusta, joten yksi valtakunnallinen 8 Kirkonkirjojenpidon alueellisen organisoinnin hanke, 5; Kirkonkirjojen pidon alueellinen organisoiminen vaihe II. Satunnaisotannassa tietoja pyydettiin 27 seurakunnalta, joista 17 antoi vastuksensa. 9 Kirkonkirjojenpidon alueellisen organisoinnin hanke, 5; Kirkonkirjojen pidon alueellinen organisoiminen vaihe II. 10 Kirkonkirjojenpidon alueellisen organisoinnin hanke, 5; Kirkonkirjojen pidon alueellinen organisoiminen vaihe II. 4
keskusrekisteri ei todennäköisesti lisää työn tehokkuutta verrattuna alueellisesti organisoituihin yksikköihin. 11 Työryhmän näkemykseksi muodostui selvitysten perusteella se, että optimaalisen hyötysuhde kirkonkirjojenpidossa saavutettaisiin alueellisten keskusrekistereiden kautta. Johtopäätöksenä tehdyistä selvityksistä ja kokouksissa käydyistä keskusteluista II vaiheen työryhmä totesi seuraavaa: 1) Kirkonkirjojen pidon lähtökohtana tulee tulevaisuudessa olla alueellinen organisoituminen seurakuntayhtymätasolla tai laajemmin. Kirkonkirjojen pidon järjestämisen kustannukset ovat suuremmissa yksiköissä matalammat kuin yksittäisissä pienissä / keskisuurissa seurakunnissa. Myös ammattitaidon kehittämisen, osaamisen ja palvelutason parantamisen sekä pienen yksikön henkilöstön haavoittuvuuden näkökulmista alueellinen organisoituminen on välttämätöntä. 2) Valtakunnalliseen järjestelmään ei tässä vaiheessa ole tarkoituksenmukaista siirtyä, koska kirkonkirjojen pidossa tarvitaan edelleen vahvaa paikallista asiantuntemusta. Paikallisesti työntekijöillä on tuntemus ja työkokemus kirkonkirjojen lukuun ja historiatietoihin. Seurakuntien kirkonkirjoissa on omat erityispiirteensä, valtakunnallisesti niitä on vaikea hallita. 3) Järjestelmällinen muutos laajempiin alueellisiin keskusrekistereihin ei ole mahdollista ennen kuin vanhojen kirkonkirjojen digitointiprosessi ja tietojen tallentaminen järjestelmään on kokonaisuudessaan suoritettu ja digitoitujen tietojen tarkistuksen myötä aineisto on yhteiskäyttöä ajatellen riittävän ehyt. Kokonaisuuden tasolla tähän päästään arvioiden mukaan vuoden 2017 aikana. 4) Kirkonkirjojen pitoa toteuttavan henkilöstön ikäjakauma osoittaa, että Kirjurin suunnitteluvaiheessa esillä ollut suurin eläköitymisaalto on jo tapahtunut. Huomattavat henkilöstösäästöt luonnollisen eläköitymiskehityksen myötä ovat seuraavan kerran mahdollisia 5-10 vuoden päästä. 5) Seurakuntalaisten asiakaskäyttäytyminen on muuttunut ja muuttuu. Asiakkaiden kannalta on huomattavasti selkeämpää, että asiointi onnistuu yhdellä paikkakunnalta. Jatkossa myös sähköinen asiointi tullee olemaan entistä luontevampaa asioidessa kirkkoherranviraston / keskusrekisterin kanssa. 6) Kirkonkirjojen pitoon on etsittävä yhdessä yhtenäisiä ja tehokkaita prosesseja. Tällä hetkellä niin kustannukset kuin käytännötkin poikkeavat huomattavasti toisistaan seurakuntien ja keskusrekisterien välillä. 12 Työryhmä näki välttämättömänä siirtymisen alueellisesti organisoitiin kirkonkirjojenpitoon lähitulevaisuudessa. Tehtyjen selvitysten perusteella siirtymä sisältää erilaisia välivaiheita, jolloin lopullinen organisoinnin muoto ja tapa on saavutettavissa vasta useamman vuoden kuluttua. 11 Kirkonkirjojenpidon alueellisen organisoinnin hanke, 5; Kirkonkirjojen pidon alueellinen organisoiminen vaihe II. 12 Kirkonkirjojenpidon alueellisen organisoinnin hanke, 5; Kirkonkirjojen pidon alueellinen organisoiminen vaihe II. 5
Kirkkohallitus olettaa, että vanhojen kirkonkirjojen digitointiprosessi ja tietojen tallentaminen järjestelmään sekä digitoitujen tietojen tarkistus jatkuu vielä ainakin vuoteen 2017 saakka. 13 Vasta sen jälkeen kun tiedot on saatu kattavasti jäsentietojärjestelmään ja kun seurakuntien ja seurakuntayhtymien tietoturva on edellytetyllä tasolla, voidaan siirtyä kokonaisvaltaiseen tietojärjestelmän valtakunnalliseen käyttöön. Jäsentietojärjestelmän valtakunnalliset käyttöoikeudet mahdollistavat tietojen rekisteröinnin ja toisaalta tietojen luovutuksen muuallakin kuin jäsenen omassa seurakunnassa tai keskusrekisterissä. Tämä antaa myös mahdollisuuden keskittää kirkonkirjojenpitoon liittyviä tehtäviä joko alueelliseen tai valtakunnalliseen keskusrekisteriin. 14 KIRJURI-järjestelmän valtakunnalliset käyttöoikeudet ovat uudelleenorganisoinnin kannalta välttämättömät ja siksi Kirkkohallitus edellyttääkin määräyksellään, että digitoitava aineisto on oltava täysimääräisesti tarkastettuna ja korjattuna 31.12.2017 mennessä. Kirkkohallituksen näkemyksen mukaan organisoinnissa lähtökohtana tulee kustannussäästöjen lisäksi olla tietoturvan ja asiantuntijuuden takaaminen, asiakaslähtöisyys, seurakuntalaisten yhdenvertainen palvelu heidän asuinpaikastaan riippumatta, hyvän hallinnon periaatteiden ylläpito, toimintatapojen yhdenmukaistaminen ja toiminnan tehokkuus. Uudelleen organisoinnissa voidaan myös hyödyntää henkilöstön luonnollista poistumaa. 15 Kustannussäästöt eivät ole ainoa uudelleenorganisointia määrittävä tekijä, vaikkakin myös niitä odotetaan saavutettavan. Kirkkohallituksen linjauksen mukaisesti perustettavat keskusrekisterit voivat muodostua seurakuntayhtymään kuuluvista seurakunnista taikka alueellisesti esimerkiksi seurakuntayhtymää laajemman alueen seurakunnista tai muutoin itsenäisistä seurakunnista. 16 Linjaus perustuu seuraaviin nykytilanteesta tehtyihin johtopäätöksiin: 1) Pienissä kirkkoherranvirastoissa kirkonkirjojen pidon tehtävien hoitamiseen aiheuttavat ongelmia henkilöstöresurssien vähäisyys ja sijaisuuksien järjestäminen. Erityisen ongelmallisia ovat odottamattomat, joskus pitkätkin virkavapaat ja työlomat. Työn asiasisältö ja käytettävä tietojärjestelmä edellyttävät aina sekä asiantuntemusta että käyttöoikeuksien luomista. 2) Haasteita tietojärjestelmän käyttäjille tuo digitointiprosessin myötä käyttöön otettava uuden työvälineen hallinta. Ammattitaidon kehittäminen ja palvelutason parantaminen onnistuvat helpommin isommassa yksikössä. 3) Laskelmien mukaan kirkonkirjojen pidon järjestämisen kustannukset ovat tällä hetkellä suuremmissa yksiköissä matalammat kuin yksittäisissä pienissä tai keskisuurissa seurakunnissa. 13 Kirkkohallituksen yleiskirje 24/2015, 3.11.2015; Kirkkohallituksen määräys 121/2015. 14 Kirkonkirjojen pidon alueellinen organisoiminen vaihe II. 15 Kirkonkirjojenpidon alueellisen organisoinnin hanke, 4. 16 Kirkkohallituksen yleiskirje 27/2015, 8.12.2015. 6
4) Euroopan parlamentin käsittelyssä olevan tietosuoja-asetuksen arvioidaan toteutuessaan lisäävän henkilörekistereihin liittyvää hallinnointia ja toisaalta edellyttävän yhä parempaa henkilötietolainsäädännön tuntemusta. 5) Kirkonkirjojen pitoon on etsittävä yhdessä yhtenäisiä ja tehokkaita prosesseja. Tällä hetkellä niin kustannukset kuin käytännötkin poikkeavat huomattavasti toisistaan seurakuntien ja keskusrekisterien välillä. 17 Linjauksessa painottuvat entistä enemmän kaksi konkreettista ja koulutuksellista kirkonkirjojenpitoon liittyvää osa-aluetta: EU:n tietosuoja-asetusten muutosten asettama haaste ja KIRJURIn ns. KIRDInäyttöjen 18 tuleminen tuotantokäyttöön. Edellisen aiheuttamista käytännön toimenpiteistä kenelläkään ei ole vielä jäsentynyttä näkemystä, mutta voitaneen olettaa, että se edellyttää kirkkoherrojen ja keskusrekisterinjohtajien täydennyskoulutusta. Jälkimmäinen puolestaan asettaa merkittävän koulutuksellisen haasteen vuosille 2017-2018 tuleeko kaikki nykyiset KIRJURIn käyttäjät kouluttaa KIRDIn käyttöön (mikä on välttämätöntä nykyisen kirkonkirjojenpidon organisointitavan puitteissa) vai onko tarkoituksenmukaisempaa kouluttaa vain rajattu määrä työntekijöitä (esimerkiksi perustettavien alueellisten keskusrekistereiden suunniteltu henkilöstö)? Kirkkohallituksen täysistunto arvioi kokouksessaan 10.11.2015, että alueelliset keskusrekisterit ovat parempi vaihtoehto kuin yksi valtakunnallinen keskusrekisteri. Kirkonkirjojenpidossa tarvitaan edelleen paikallista kirkonkirjojen lukuun, paikkakuntien erityispiirteisiin ja historiatietoihin liittyvää asiantuntemusta. Keskusrekisterien tarpeeksi on arvioitu noin 2 4 / hiippakunta. 19 Alueellisten keskusrekistereiden katsotaan takaavan sellaisen paikallistuntemuksen tason, jota tässä vaiheessa tarvitaan. Ilmeisesti tämä nähdään mahdollisena suunniteltujen keskusrekistereiden maantieteellisen rajauksen, myös niihin perustamisvaiheessa paikallisseurakunnista siirtyvän henkilöstön mukanaan tuoman asiantuntemuksen perusteella. Kirkkohallituksen täysistunto katsoi 10.11.2015, ettei järjestelmällinen muutos laajempiin alueellisiin keskusrekistereihin ole mahdollista ennen kuin vanhojen kirkonkirjojen digitointiprosessi ja tietojen tallentaminen järjestelmään on kokonaisuudessaan suoritettu ja tiedot tarkastettu. Siksi hankkeen aikataulu on määritelty siten, että alueellisten keskusrekisterien muodostamiseen ryhdytään viimeistään vuonna 2017, kun digitointiprosessi on valmis. Alueellisen organisoitumisen on suunniteltu tapahtuvan seurakuntien omaehtoisin sopimuksin. Alueellisesti kirkonkirjojen pidon uudelleen organisointia voidaan ja kannattaa tehdä vapaaehtoiselta pohjalta jo nyt. 20 Kirkkohallituksen tahtotila on ilmaistu hyvin yksiselitteisesti: alueelliset keskusrekisterit ovat muoto, jolla kirkonkirjojenpito on Suomen evankelis- 17 Kirkkohallituksen yleiskirje 27/2015, 8.12.2015. 18 KIRDI tarkoittaa digitoidun aineiston käyttämistä osana KIRJURIa. KIRDI-näyttöjen pilotointi alkanee syksyllä 2016 ja koulutusta on suunniteltu vuodelle 2017. 19 Kirkkohallituksen yleiskirje 27/2015, 8.12.2015. 20 Kirkkohallituksen yleiskirje 27/2015, 8.12.2015. 7
luterilaisessa kirkossa organisoitu jo aivan lähitulevaisuudessa. Kirkkolain mukaan Kirkkohallituksella on oikeus antaa tarkempia määräyksiä kirkonkirjojen 21 pitoon 22 liittyen. 23 Määritelmien mukaisesti KIRJURIin sekä data- että digi-kantaan tallennettu aineisto on osa jäsenrekisteriä, jonka yleisestä toimivuudesta Kirkkohallitus vastaa. Samoin Kirkkohallituksen vastuulla on rekisteritoimintojen yhtenäisyys. Nämä tavoitteet ovat saavutettavissa alueellisesti organisoitujen keskusrekistereiden kautta. Kirkkohallitus näki alueellisten keskusrekistereiden muodostamisen ensisijaisena toteuttamismuotona sen, että itsenäiset seurakunnat perustavat omaehtoisesti tosin Kirkkohallituksen vakavasti näin kehottamina rekisterit. Sanamuodoista voitaneen kuitenkin vetää se johtopäätös, että jossain vaiheessa vapaaehtoisuutta ei välttämättä enää kysytä. Kirkkohallituksen näkemyksen mukaan useissa tapauksissa kirkonkirjojen pidon uudelleen organisoiminen merkitsee muutosta myös seurakunnan muun toimistotyön järjestämisessä. 24 Tehtyjen selvitysten perusteella Kirkkohallituksella on ollut jäsentynyt kuva siitä, miten KIRJURI tulee vaikuttamaan merkittävästi olemassa olevien kirkkoherranvirastojen toimintaan. KIRJURI-hankkeen on siten sen alkuvaiheista lähtien voitu nähdä olleen johtamassa vallitsevien käytänteiden muuttamiseen myös kirkonkirjojenpitoa laajemmalla sektorilla. Jyväskylän rovastikunnan käynnistämän selvitystyön tausta Jyväskylän rovastikunnan kirkkoherrojen ja talouspäälliköiden kokouksessa Keuruulla 28.5.2015 käytiin keskustelua kirkkoherranvirastojen keskusrekisterityyppisestä yhteistyöstä. Samoin Lapuan hiippakunnan järjestämillä johtamisen päivillä Kuortaneella 1.-2.9.2015 oli tuotu esille ajatusta taloushalinto- ja muiden tukipalvelujen yksittäistä seurakuntaa suuremmista palvelukokonaisuuksista. Näiden keskustelujen taustalla oli Lapuan hiippakunnan rovastikunnille antama tehtävä selvittää seurakuntatyön näkökulmasta yhteistyörakenteiden kehittämistä. 25 Käytyjen keskusteluiden ja Kirkkohallituksen asettaman 21 KL 16:1, Kirkonkirjat. Kirkonkirjoja ovat 1) kirkon yhteinen jäsenrekisteri (jäsenrekisteri), jota ylläpidetään automaattisen tietojenkäsittelynavulla; 2) manuaaliset kirkonkirjat. Manuaalisia kirkonkirjoja ovat ennen vuotta 2005 pidetyt perhelehdet ja luettelot kastetuista, rippikoulun käyneistä ja konfirmoiduista sekä henkilöistä, joiden avioliiton esteistä on toimitettu tutkinta, avioliittoon vihityistä, kuolleista ja haudatuista, muuttaneista, kirkosta eronneista ja kirkkoon liittyneistä. Manuaalisia kirkonkirjoja ovat myös ennen uskontokuntien jäsenrekistereistä annetun lain (614/1998) voimaantuloa pidetyt kirkolliset väestörekisterit ja niihin kuuluvat asiakirjat. Tiedot, jotka on siirretty manuaalisista kirkonkirjoista jäsenrekisteriin, ovat osa jäsenrekisteriä. 22 KL 16:11, Kirkkohallituksen määräykset. Kirkkohallitus antaa tarkempia määräyksiä: 1) jäsenrekisterin yleisestä toimivuudesta, tietohallinnosta ja tietoturvallisuudesta sekä rekisteritoimintojen yhtenäisyydestä; 2) kirkonkirjojen sekä seurakunnan ja seurakuntayhtymän arkistoon kuuluvien muiden asiakirjojen järjestämisestä, säilyttämisestä sekä hävittämisen edellytyksistä. 23 KL 16:6a, Jäsenrekisteriin liittyvät Kirkkohallituksen tehtävät. Kirkkohallitus vastaa jäsenrekisterin:1) yleisestä toimivuudesta; 2) rekisteritoimintojen yhtenäisyydestä; 3) tietohallinnosta; 4) tietoturvallisuudesta; 5) tietojen sähköisestä arkistoinnista. 24 Kirkkohallituksen yleiskirje 27/2015, 8.12.2015. 25 Lääninrovasti Simo Lampelan sähköposti 22.9.2015. 8
kirkonkirjojenpidon organisoinnin II vaiheen työryhmän raportin valmistuttua lääninrovasti Simo Lampela päätyi kutsumaan työryhmän jäsenenä olleen Jyväskylän seurakunnan pastori TT Tuomas Palolan kertomaan raportin tuloksista Jyväskylän rovastikunnan johtavien luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden koulutus- ja neuvottelupäivään Jyväskylän Kristilliselle Opistolle 21.10.2015. Tilaisuudessa pastori Palola esitteli raportin keskeisimmät johtopäätelmät. 26 Käyty keskustelu osoitti, että kiinnostusta kirkonkirjojenpidon organisoinnin kehittämiseen löytyisi Jyväskylän rovastikunnasta ja Hankasalmen seurakunnasta. 27 Jyväskylän rovastikunnan seurakunnissa seurattiin aktiivisesti kirkonkirjojenpidon organisoinnin kehittämistä ja etsittiin yhteistyömahdollisuuksia jo ennen Kirkkohallituksen yleiskirjettä. Kirkkohallituksen yleiskirjeen 27/2015 seurauksena Jyväskylän rovastikunnan kirkkoherrojen ja talouspäälliköiden kokouksessa Jyväskylässä 10.12.2015 päätettiin hakea rahaa Lapuan hiippakunnalta selvitystyöhön keskusrekisterin perustamiseksi rovastikuntaan. Samana päivänä Pohjoisen Keski-Suomen rovastikunnan lääninrovasti Antti Hiltunen ilmaisi mahdollisuuden siitä, että myös tämä rovastikunta liittyisi mukaan selvitykseen. 28 Käytyjen keskustelujen jälkeen Jyväskylän rovastikunta päätyi anomaan hiippakunnalta 14.12.2015 rahaa hankkeeseen, jonka tavoitteet määriteltiin seuraavasti: Ensisijaisena tavoitteena on selvittää mahdollisuudet yhteisen keskusrekisterin perustamiseksi Keski-Suomeen. Tavoitteena on laatia malli organisaatiosta, toimenkuvista, prosesseista ja tarvittavista resursseista, joiden avulla pystytään tuottamaan seurakunnille niiden tarpeita vastaavat keskusrekisteripalvelut. Keskeisiä mallille asettavia tavoitteita ovat kustannustehokkuus ja laadukas toiminta. Toissijaisena tavoitteena on selvittää mahdollisuudet ja tarpeet yhteistyöhön muun kirkkoherranviraston hoidon osalta. Virastoilla on hautausasioiden hoitoon liittyviä vastuita, toimitusvarauksia ja työvuorolistojen kokoamista, tilastoja, arkistointia, tiedotusta, kirkkoherran sihteerin tehtäviä ym. Pienemmissä seurakunnissa viraston työntekijöiden tehtävät ovat vielä laajemmat. Jos selvityksen perusteella yhteistyömahdollisuuksia nousee esiin, niitä voidaan lähteä kartoittamaan tarkemmin. Selvityksen tekijäksi kutsuttiin seurakuntapastori TT Tuomas Palola Jyväskylän seurakunnasta ja ohjausryhmään nimettiin lääninrovasti Simo Lampela Muuramen seurakunnasta, hallintosihteeri Pirjo Muranen Jyväskylän seurakunnasta ja toimistosihteeri Tiina Mäkisalo Laukaan seurakunnasta. 29 Lapuan hiippakunnan tuomiokapituli päätti 16.12.2015 myöntää Jyväskylän rovastikunnalle haetun hankerahoituksen ja selvitystyö aloitettiin tammikuussa 2016. 30 Selvitystyöstä päätettiin hyvin nopealla aikataululla Kirkkohallituksen yleiskirjeen julkaisemisen jälkeen, koska aihetta oli käsitelty jo aiemmin ja 26 Kirkonkirjojenpidon organisointi Keski-Suomessa esitys, Tuomas Palola 21.10.2015. 27 Jyväskylän rovastikunnan johtavien luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden koulutus- ja virkistyspäivä 21.10.2015. 28 Lääninrovasti Simo Lampelan sähköposti 10.12.2015. 29 Jyväskylän rovastikunnan hanke 14.12.2015. 30 Lääninrovasti Simo Lampelan sähköposti 7.1.2016. 9
yhteistoiminnan selvittäminen nähty tarpeelliseksi. Selvitystyön perustietokysely Lääninrovasti Simo Lampela kutsui ohjausryhmän ensimmäiseen tapaamiseen 15.1.2016. Tässä tapaamisessa käytiin läpi projektin aikataulua ja päätettiin asettaa selvitystyön selkärangaksi seurakuntiin lähetettävä perustietokysely. Perustietokyselyn lisäksi sovittiin, että pastori Palola tekisi tutustumiskäynnit jokaiseen selvityksen kohteena olevaan seurakuntaan kevään 2016 aikana. Organisoitumismalliin liittyvää informaatiota päätettiin hankkia kahdella eri tavalla: pastori Palolan yksinään suorittamilla vierailuilla olemassa oleviin keskusrekistereihin ja ohjausryhmänä toteutetuilla vierailuilla. Pastori Palola sopi vierailuista Päijät-Hämeen keskusrekisteriin Lahteen ja Kuopion keskusrekisteriin. Ohjausryhmä päätti lisäksi tehdä tutustumiskäynnit erityyppisiin keskusrekistereihin Mikkelissä, Kouvolassa, Iisalmessa ja Lahdessa näin saataisiin vertailupohjaa lähtökohtaisestikin hajautetuista ja keskitetyistä malleista sekä toiminnan aikana muutetuista malleista. 31 Ohjausryhmän työskentely lähti liikkeelle avoimin mielin. Perustietokyselyn toteuttamisen ajankohdaksi sovittiin helmikuu 2016. Ohjausryhmä katsoi, että ainakin seuraavat perustiedot pitäisi jokaisesta seurakunnasta saada: Henkilöstön ja toimipisteiden lukumäärä, nykyinen jäsenmäärä Kirkonkirjojenpidon organisointi (miten vastuut on jaettu aivan käytännössä ja miten prosessit toimivat kuka tekee käytännössä mitäkin?) Tuotetut suoritteet vuositasolla (tyypeittäin listattuna; virkatodistukset, sukuselvitykset, sukututkimuksen palvelut; kasteiden ja vihkimisten tallennukset KIRJURIIN ) Materiaalivarastot (mitä kirkonkirjoja ja muuta materiaalia seurakunnassa on ja minne ne sijoitettu; jos KSMA:ssa, millaiset sopimukset ja mitä sieläl) Digitoinnin tilanne (miten paljon aineistosta digitoitu, miten paljon tarkastettu, tarkastukseen varattu henkilöstö, arvioitu digitoinnin valmistuminen) Kulut (toiminta-ja henkilöstö), jotka on kirjattu kirkonkirjojen pidon alle (käsitteen kirkonkirjojenpito 32 sisältö otetaan KH:n työryhmän raportista) 31 Ohjausryhmän kokous 15.1.2016 ja ohjausryhmän sähköpostiliikenne 25.1.2016. 32 Kirkonkirjojen pidon alueellinen organisoiminen vaihe II, 7; Keskusrekisterin perustamisen ohjeistus, 2. Kirkonkirjojen pitoon katsotaan kuuluvan seuraavat toiminnot: seurakuntien jäsenluettelon ajan tasalla pitäminen KIRJURIssa [väestökirjanpitotehtävät: avioliiton esteiden tutkinta, lapsen nimen ja vihkitiedon kirjaaminen, lapsen tietojen ilmoittaminen lomakkeen lähettäminen; jäsentiedon ylläpito: kasteen, rippikoulun, konfirmaation, avioliiton kirkollisen siunaamisen, kirkkoon liittymisen ja kirkosta eroamisen kirjaaminen, kuolintiedon tarkastaminen, lisättyjen kummien kirjaaminen KIRJURIin; jäsentietojen tarkastaminen ja korjaaminen: muutosliikenteen tarkastaminen, jäsentiedon yhdenmukaisuus VTJ:n tietoihin, jäsentietojen virheettömyys, kotikunnattoman kotikuntatiedon seuranta], todistusten antaminen kirkonkirjoista [elää-todistukset, muut virkatodistukset kuten sukuselvitykset erilaisiin käyttötarkoituksiin, lääketieteelliseen, historialliseen ja yhteiskunnalliseen tutkimukseen sekä sukututkimukseen 10
Viraston henkilöstön suorittamat muut tehtävät %-osuuksina viikkotuntimäärästä (tai jokin muu mittausmääre?) mahdollisimman tarkasti kuvattuna (muut tehtävät jaoteltuina KH:n raportin KIRJURI-sidonnaisiin jäsentietotehtäviin 33 ja muihin 34 ) Näitä kerättyjä tietoja sitten syvennettäisiin pastori Palolan tekemillä tutustumiskäyntien yhteydessä. 35 Ohjausryhmän tavoitteena oli saada kerättyä mahdollisimman vertailukelpoisia tietoja sekä kirkonkirjojenpitoon liittyen että kirkkoherranvirastojen tekemästä muusta työstä selvitystyön kohteena olevista seurakunnista. Perustietokysely 36 toteutettiin webropol-kyselytyökalun avulla 1.2. - 31.3.2016. Siihen vastasivat Jyväskylän rovastikunnan seurakuntien (Jyväskylä, Keuruu, Laukaa, Multia, Muurame, Petäjävesi, Toivakka, Uurainen) lisäksi Pohjoisen Keski-Suomen rovastikunnan seurakunnat (Karstula, Kinnula, Kyyjärvi, Pihtipudas, Saarijärvi, Viitasaari, Äänekoski) sekä Hankasalmen seurakunta Kuopion hiippakunnasta, Joutsan seurakunta Mikkelin hiippakunnasta ja Jämsän seurakunta Tampereen hiippakunnasta. 37 Vastausaika venyi lomien ja virkavapaiden myötä kuukauden aiottua pitemmäksi. Valittu työkalu osoittautui hyväksi, mutta kyselyn sanamuotoja olisi pitänyt vielä hioa yksiselitteisimmiksi, sillä vastauksista kävi ilmi, että sanamuotoja oli tulkittu eri tavalla eri seurakunnissa eikä näin sähköisessä muodossa kerätty tieto ollut kaikilta osin suoraan vertailukelpoinen. Lapuan hiippakunnan ulkopuolisista seurakunnista Hankasalmi oli jo joulukuussa 2015 ilmoittanut olevansa mukana selvityksessä, Jämsän seurakuntaa kysyttiin mukaan tammikuussa 2016 ja Joutsan seurakunta ilmoittautui mukaan helmikuun 1. päivä. Näiden seurakuntien mukaantulon myötä selvitysalue laajeni peräti neljän hiippakunnan alueelle, mutta rajaus oli luonteva: Hankasalmen seurakunta etsii aktiivisesti taloushallinnon yhteistyötä Jyväskylän kanssa, Joutsa kuuluu Keski-Suomen IT-alueeseen ja Jämsä Keski-Suomen maakuntaan. annettavat todistukset, ote kastekirjasta yms, rekisteritietojen tarkastamispyyntöön vastaaminen], kirkonkirjojenpidon arkistotehtävät. 33 Keskusrekisterin perustamisen ohjeistus, 2. KIRJURI-sidonnaisilla jäsentietotehtävillä tarkoitetaan seuraavia toimintoja: kummikelpoisuuden tarkastaminen; kastettavan nimen oikeellisuuden varmistaminen; yhden kummin hakemisprosessi; kummin lisäämisen prosessi; rippikoulujen kirjaaminen; vainajan hautapaikka- tai tuhkaamistiedon kirjaaminen KIRJURIIN; kirkolliset ilmoitukset; äänioikeutettujen luettelot; pyhäinpäiväluettelot; erilaiset listat jäsenistöstä. 34 Keskusrekisterin perustamisen ohjeistus, 2-3. Muilla tehtävillä tarkoitetaan seuraavia toimintoja: toimituspyyntöjen (kaste, vihkiminen, hautaus) ja syntymäpäiväkäyntien tilauksien vastaanottaminen; tila-ja henkilöstöresurssin varaaminen ja jakaminen (jumalanpalvelukset, toimitukset ja muut); erilaisten kirjeiden lähettäminen seurakuntalaisille (esim. kirkkoon liittyneille, kirkosta eronneille, muuttaneille, pyhäinpäiväkutsut, rippikouluikäisille, yms. erilaiset seurakunnan tiedotteet ja kutsut); seurakunnan toimintaan liittyvien ilmoittautumisten (esim. leiri-, tapahtuma- ja retki-ilmoittautumisten) vastaanottaminen; hautajaisjärjestelyt ja hautojenhoitoasiat; erilaiset sihteerin tehtävät, puhelinvaihde, neuvontapalvelut, tiedotus, toimintatilastot; muut kuin kirkonkirjojen pitämiseen liittyvät arkistointiasiat. 35 Ohjausryhmän kokous 15.1.2016 ja ohjausryhmän sähköpostiliikenne 25.1.2016. 36 Liite 1. 37 Perustietokysely 2016. 11
Taulukko 1. Selvityksen kohteena olevien seurakuntien perustiedot. 38 Kirkkoherranviraston Kirkkoherranviraston tarjoavien palveluja Seurakunnan jäsenmäärä työntekijöiden toimipisteiden Seurakunta on lukumäärä lukumäärä Kirkkoherranviraston aukioloaikana viikkotunteina Hankasalmi 4243 1 1 23 Joutsa 4385 1 1 12 Jyväskylä 95799 10 2 32 Jämsä 17105 3 1 25 Karstula 3726 1 1 9 Keuruu 8050 2 1 38 Kinnula 1629 1 1 15 Kyyjärvi 1215 3 3 10 Laukaa 14874 2 1 28 Multia 1543 1 1 8 Muurame 7793 1 1 16 Petäjävesi 3255 1 1 14 Pihtipudas 3922 1 1 15 Saarijärvi 10500 1 1 30 Toivakka 1831 1 1 9 Uurainen 2789 1 1 9 Viitasaari 5527 2 1 20 Äänekoski 14864 3 1 15 yhteensä 203052 36 20 Perustietokysely osoitti, että selvitystyön kohteena olevien seurakuntien väkimäärä tekisi siitä olemassa oleviin keskusrekistereihin 39 nähden suureksi luokiteltavan, mutta uudessa organisointimallissa (2-4 keskusrekisteriä hiippakunnassa) jäsenpohjan perusteella mahdollinen Keski-Suomen keskusrekisteri olisi keskikokoisten keskusrekistereiden joukossa. 40 Täysin vastaavankokoista ja siten suoraa vertailukelpoisuutta tarjoavaa keskusrekisteriä ei ole olemassa, joten arvioitaessa suunnitellun keskusrekisterin henkilöstöresursseja ja täsmällisempiä työnkuvia on tukeuduttava olemassa olevien keskusrekistereiden pohjalta muodostettaviin keskimääräisyyksiin. Selvitysalueella kirkkoherranvirastoissa työskentelevän henkilöstön määrä on suuri, mikäli sitä verrataan olemassa olevien keskusrekistereiden henkilöstön määrään. Tämä selittyy sillä, että kirkkoherranvirastojen henkilökunta tekee merkittävästi myös muuta työtä kuin kirkonkirjojen pitämiseen liittyvää. 41 Käytettäessä olemassa olevien keskusrekistereiden henkilöstön vertailulukuja olisi Keski-Suomen keskusrekisterin henkilöstötarve 8-13,5 henkilöä. Kun otetaan huomioon selvitysalueella kirkkoherranvirastoihin sijoitetun henkilöstön nykyiset toimenkuvat, voidaan hahmottaa, että 38 Perustietokysely 2016. 39 Olemassa olevista keskusrekistereistä vain Helsingin seurakuntayhtymän keskusrekisteri on jäsenseurakuntien väkimäärältään suurempi (yli 326 000). Nykyisin suurina pidettävät keskusrekisterit (Espoo, Oulu, Tampere, Turku, Vantaa) ovat kokoluokassa 125 000-150 000. 40 Perustietokysely 2016. 41 Perustietokysely 2016; liite 2; liite 3. Nykyisten keskusrekisterien toimistohenkilökuntamäärä liikkuu akselilla yksi virkailija 15 000-25 000 jäsentä kohden. Tieto otettu keskusrekisterien johtajien kokouksissa käydyistä keskusteluista. 12
selvitysalueella määritelmien mukaiseen kirkonkirjojen pitämiseen käytetään tällä hetkellä noin 16-18 henkilötyövuotta. Puhtaasti kirkonkirjojenpidon näkökulmasta henkilöstön vähennystarve ei siis väistämättä olisi kovinkaan suuri. Keskeisimmäksi kysymykseksi keskusrekisterin perustamisen suhteen nousikin välittömästi jo perustietokyselyn pohjalta se, mihin muuhun yhteistoimintatarpeeseen rekisteritoimintojen keskittämisen aikaansaama muutos henkilöstön toimenkuvissa johtaa. Perustietokyselyssä saadut vastaukset antoivat kuvan, että suuressa osassa selvitysalueen seurakunnissa asiakaspalvelua olisi saatavilla vain valikoidun rajoitetusti: osapäiväisesti virka-aikana. Tutustumiskäyntien yhteydessä selvisi kuitenkin, että kyselyyn oli ilmoitettu vain kirkkoherranviraston viralliset aukioloajat ja että lähes jokaisen seurakunnan tosiasiallinen asiakaspalveluaika on merkittävästi laajempi ovi on aina auki kun joku on paikalla. 42 Ilmoitetut asiakaspalveluajat sijoittuvat lähes yksinomaan virka-aikaan (8-16 väliseen ajanjaksoon). Koska kysymys on myös muuta kuin virastopalveluja tuottavista kirkkoherranvirastoista, on vallitseva käytäntö jossa asiakaspalvelua tarjotaan myös varsinaisen ajan ulkopuolella luonteva. Vallitseva käytäntö kuitenkin tekee mahdottomaksi määritellä sen, kuin paljon virastopalveluihin ja erityisesti kirkonkirjojen pitoon käytetään tosiasiallisesti työaikaa. Taulukko 2. Selvityksen kohteena olevien seurakuntien kirkonkirjojen pitoon liittyvät perustiedot. 43 Mikäli tiedossa: maksuttomat virkatodistukset yhteensä Mikäli tiedossa: 8 maksavat virkatodistukset yhteensä Mikäli tiedossa: 30 maksavat virkatodistukset yhteensä Sukuselvitykset yhteensä Virkatodistukset Seurakunta yhteensä sukututkimuspalveluiden raportit yhteensä Kasteiden tallennukset KIRJURIjäsentietojärjestelmään yhteensä Vihkimisten tallennukset KIRJURIjäsentietojärjestelmään yhteensä Hankasalmi 720 120 400 200 620 55 35 14 Joutsa 396 24 348 180 108 24 28 6 Jyväskylä 900 3250 1089 297 Jämsä 1800 50 134 30 Karstula 320 35 245 40 40 25 8 Keuruu 784 30 388 366 784 0 69 19 Kinnula 122 16 98 8 6 0 16 3 Kyyjärvi 125 34 12 8 Laukaa 73 73 0 0 590 58 210 40 Multia 137 8 16 80 8 6 0 Muurame 330 35 254 32 9 9 90 24 Petäjävesi 309 24 108 120 12 33 8 Pihtipudas 285 15 15 15 27 5 Saarijärvi 900 160 100 40 Toivakka 195 20 108 60 7 0 18 4 Uurainen 167 20 147 12 50 5 Viitasaari 100 450 30 6 Äänekoski 900 40 154 29 yhteensä 8563 420 1965 1086 6330 173 2126 546 42 Perustietokysely 2016. 43 Perustietokysely 2016. 13
Laskettaessa yhteen selvitysalueen kirkkoherranvirastojen tuottamien kirkonkirjojenpidon suoritteiden lukumääriä voidaan todeta, että Keski-Suomen keskusrekisterissä painottuisi olemassa olevia keskusrekistereitä enemmän sukuselvitysten suhteellinen osuus. Täysin yksiselitteisen ohjeistuksen puuttuessa saaduista vastauksista voidaan yleisesti todeta, etteivät luvut sellaisinaan ole vertailukelpoisia pois luettuina kirkollisiin toimituksiin (kaste, vihkiminen) liittyvät luvut. 44 Kirkollisiin toimituksiin liittyvien suoritteiden jakautuman perusteella voidaan todeta, että Jyväskylän seurakunta yksinään tuottaa yli puolet niistä. Tarkemmassa selvityksessä kävi ilmi, että Jyväskylän seurakunnan suorittamat avioesteiden tutkinnat ovat myös moninkertaisia muiden kirkkoherranvirastojen suorittamiin avioesteiden tutkintoihin verrattuina. Väestömäärästä ja ikärakenteesta johtuen suurempaa asiantuntemusta vaativat nimi- tai avioesteiden tutkinta-asiat osuvat siten todennäköisimmin juuri Jyväskylän seurakuntaan. Suhteellisesti enemmän maakunnan seurakuntien kohdalla korostuu puolestaan sukuselvitysten tekeminen (erityisesti vanhoissa emäpitäjissä). Suoritteita koskevista tuloksista voidaan vetää kaksi johtopäätöstä: erikoistuneella ammattitaidolla on tällä hetkellä olennaisempaa tilausta vain Jyväskylässä (johon maakunnasta vaikeammissa tapauksissa sitten yleensä turvaudutaankin) ja suoritteiden näkökulmasta keskusrekisteriyhteistyö tuottaisi maakunnan osalta hyötyä vasta sitten, kun sukuselvityksiä pystyttäisiin tekemään missä vain eli digitoinnin jälkeisellä aikakaudella. Yhdistettäessä perustietokyselyn kirkonkirjojenpidon organisoinnin tapaa koskeva informaatio suoritteiden lukumäärään ja jakaumaan, voidaan todeta, että nykyiset järjestelyt ovat jokseenkin haavoittuvia, erityisesti koskien lomakausia sekä suunnittelemattomia virkavapaita tai työlomia. Tästä huolimatta tehtävistä suoriudutaan ei kuitenkaan pääsääntöisesti organisatorisen järjestelyn ansiosta, vaan monialaisen tietotaidon omaavan muun henkilöstön voimin. Digitoinnin tarkastaminen erityisesti annetussa aikataulussa asettaa kuitenkin merkittävän tilapäisen haasteen tälle. Samoin vuodelle 2017 kaavailtu KIRDI-näyttöjen käyttöönottokoulutus tulee tuottamaan haasteita nykyisen palvelutason ylläpitämiseksi. Huomionarvoista on se, ettei selvitysalueella kirkonkirjojen pitämiseen liittyviin toimintoihin ole juurikaan otettavissa lisäresurssia niistä vastaavalta taholta kirkkoherroista (koska vain harva heistä on aktiivisesti tekemisissä KIRJURI-järjestelmän kanssa). 45 Vuodelle 2017 on sijoittumassa kaksi merkittävää haastetta, joka koskettaa kirkonkirjojenpidon kanssa työskentelevää henkilöstöä: digitoinnin tarkastamisen loppuunsaattaminen ja KIRDI-näyttöjen käyttöönottokoulutus, jotka molemmat tulevat vaatimaan olemassa olevan henkilöstön työpanoksen suuntaamista niihin. Lisäresurssia tuskin on saatavilla tasapainottamaan tilannetta. 44 Perustietokysely 2016. Vertailukohta on otettu asiakirjasta Kirkonkirjojen alueellinen organisointi vaihe II. 45 Perustietokysely 2016; liite 2. 14
Taulukko 3. Selvityksen kohteena olevien seurakuntien kirkonkirjojen digitointiin liittyvät perustiedot. 46 Digitoitu aineisto prosentteina kaikesta digitoitavasta Seurakunta aineistosta Arvioitu digitoinnin valmistumisvuosi Tarkastettu digitoitu aineisto prosentteina kaikesta tarkastettavasta aineistosta Arvioitu tarkastuksen valmistumisvuosi Tarkastukseen erikseen varatun henkilöstön lukumäärä Tarkastusta oman työnsä ohella suorittavan henkilöstön lukumäärä Tarkastukseen käytettävä viikkotuntimäärä Digitoidun ja tarkastetun aineiston käytettävyys valtakunnallisessa palvelussa on mahdollista aikaisintaan vuodesta Hankasalmi 100 2013 100 2015 1 0 5 2017 Joutsa 80 2017 80 2017 1 1 12 2018 Jyväskylä 75 2016 20 2017 0 7 35 2018 Jämsä 100 2015 60 2017 3 2018 Karstula 100 2012 0 2017 1 0 36 2018 Keuruu 100 2015 20 2017 0 2 2 2018 Kinnula 100 2015 0 2017 0 1 4 2017 Kyyjärvi 100 2015 100 2015 1 1 18 2018 Laukaa 100 2014 5 2018 0 1 7 2019 Multia 80 2020 0 2020 2020 Muurame 100 2014 30 2019 0 1 2 2019 Petäjävesi 100 2016 0 2016 0 1 2017 Pihtipudas 100 2015 0 2019 1 20 2020 Saarijärvi 100 2014 0 2018 0 2 2019 Toivakka 100 2012 20 2017 1 0 4 2018 Uurainen 100 2015 0 2016 1 1 2017 Viitasaari 100 2013 0 2017 0 2 2017 Äänekoski 100 2015 5 2020 0 0 0 2020 Kaikki selvitysalueen seurakunnat ovat aloittaneet digitoinnin ja lähes kaikki ovat sen myöskin saaneet valmiiksi. Keskeneräinen digitointi johtuu pääasiassa teknisistä ongelmista ja jonoista Kirkkohallituksen hallinnoimassa tietokannassa. Vaikka digitoidun ja tarkastetun aineiston määrä onkin kasvanut vuoden 2016 aikana, on useilla selvitysalueen seurakunnilla todellinen haaste saada myös tarkastus suoritettua Kirkkohallituksen antamaan määräaikaan (31.12.2017) mennessä. Määräajan saavuttaminen edellyttäisi henkilöstön työpanoksen merkittävästi suurempaa suuntaamista tarkastustyöhön. 47 Lisäresursseja tarkistustyöhön ei juurikaan ole tulossa muutamia seurakuntia lukuun ottamatta. Tässä tilanteessa voisi olla syytä pohtia, mahdollistaisiko Keski-Suomen keskusrekisterin nopeahko perustaminen paikallisten seurakuntien työvoimaresurssin entistä suuremman tilapäisen käyttämisen tarkastustyössä vuonna 2017. 46 Perustietokysely 2016. 47 Perustietokysely 2016; liite 2; Kirkkohallituksen päätös 121/2015, 13.10.2015. Päätös toteaa, että (1 ) Seurakunnan on digitoitava ja indeksoitava manuaaliset kirkonkirjansa vuoden 2016 loppuun mennessä, että (2 ) digitoidut ja indeksoidut kirkonkirjat on tarkastettava ja tarkastuksessa huomatut puutteet ja virheet korjattava vuoden 2017 loppuun mennessä, ja että (3 ) seurakunta voi kirjallisesti hakea Kirkkohallitukselta lisäaikaa enintään kuudeksi kuukaudeksi. Lisäaikaa ei kuitenkaan myönnetä tarkastamiseen tai korjaamiseen (3 ). 15
Taulukko 4. Selvityksen kohteena olevien seurakuntien kirkkoherranvirastojen taloudelliset tunnusluvut. 48 Seurakunta, jonka tietoja annetaan Kirkkoherranviraston kirkonkirjojen pitoon liittyvät toimintakulut vuodessa euroina Kirkkoherranviraston kirkonkirjojen pitoon liittyvät henkilöstökulut vuodessa euroina Kirkkoherranviraston kirkonkirjojen pitoon lukeutumattomat toimintakulut euroina Kirkkoherranviraston kirkonkirjojen pitoon lukeutumattomat henkilöstökulut euroina Hankasalmi 631 18524 12934 11000 Joutsa 1940 20300 4600 18500 Jyväskylä 40000 200000 43000 208000 Jämsä 15385 59481 8625 69209 Karstula 1000 21000 2000 20000 Keuruu 11856 43392 12499 44357 Kinnula 800 9700 600 2030 Kyyjärvi 3000 6000 500 1000 Laukaa 1000 45000 2000 42000 Multia 250 3050 2500 18300 Muurame 843 22737 11000 10545 Petäjävesi 3000 8000 4000 8000 Pihtipudas 800 9700 7400 10200 Saarijärvi 6500 11500 95000 33000 Toivakka 4100 13000 7800 8500 Uurainen 7460 6840 21500 5387 Viitasaari 3000 37000 10000 56000 Äänekoski 6500 48150 11180 21960 yhteensä 108065 583374 257138 587988 Taloudellisia tunnuslukuja tarkasteltaessa kustannussäästöjä ei voida katsoa syntyvän kirkonkirjojenpidon osalta muualta kuin henkilöstövähennyksistä. 49 Organisointitavasta (sama henkilö tekee lähtökohtaisesti paljon muutakin kuin pelkkää kirkonkirjojenpitoa) johtuen henkilöstövähennyksiä ei kuitenkaan voida kohdentaa vain kirkonkirjojenpitoon, vaan henkilöstövähennykset jotka osittain juontuvat kirkonkirjojen pitämisen uudelleenorganisoinnista, osittain seurakuntien muista tuotannollistaloudellisista syistä ovat mahdollisia vain, mikäli kirkkoherranvirastojen toteuttamaa muuta työtä organisoidaan uudelleen. Kirkonkirjojenpitoon ja kirkkoherranviraston kirkonkirjojenpitoon lukeutumattomiin henkilöstökuluihin 50 kirjataan tällä hetkellä useiden seurakunnan eri viranhaltijoiden (muun muassa kirkkoherran ja virastohenkilökunnan) palkkoja prosenttiosuusperusteisesti. Koska prosenttiosuudet hyvin harvoin todellisesti vastaavat kyseiseen toimialaan osoitettua työpanosta, on jokseenkin mahdotonta tehdä laskelmia siitä, mitkä ovat kirkonkirjojen pitämisen ja toisaalta kirkkoherranviraston muun toiminnan todelliset henkilöstökulut. Samoin on vastaavasti mahdotonta selvittää, mitkä ovat kirkonkirjojenpidon ja muun kirkkoherranviraston toiminnan todelliset kulut. 48 Perustietokysely 2016. 49 Perustietokysely 2016; liite 3. 50 Perustietokysely 2016. 16
Keski-Suomen keskusrekisterin ei voida osoittaa suoraan tuottavan kirkonkirjojenpidon osalta kustannussäästöjä millään muulla perusteella kuin Kirkkohallituksen yleiskirjeen ja sen taustalla olevien selvitysten pohjalta. 51 Henkilöstösäästöjen syntymiseen vaikuttaa muut samanaikaisesti tehtävät ratkaisut. Perustietokyselystä saapuneet tulokset ja niiden pohjalta muodostetut alustavat johtopäätökset käsiteltiin ohjausryhmän kokouksessa 23.2.2016. Jo siihen mennessä (suurin osa) saapuneista vastauksista voitiin päätellä, että kirkonkirjojenpidon uudelleenorganisointi Keski-Suomessa tulee väistämättä johtamaan kirkkoherranvirastojen henkilöstön tehtävänkuvien merkittävään muutokseen. Tehdystä kartoituksesta nousi esille erityisesti neljä suurinta yhteistä nimittäjää tehtäväalueita, joita kirkkoherranvirastoihin sijoitettu henkilöstö tällä hetkellä suorittaa: 1) ajan- ja tilanvaraukset, 2) viestintä, 3) sihteeripalvelut ja 4) hautausjärjestelyt ja hautausmaahallinto. 52 Suurimpien yhteisten nimittäjien havaitseminen johti siihen, että tutustumiskäynneillä niin selvityksen kohteena oleviin seurakuntiin kuin olemassa oleviin keskusrekistereihin huomiota kiinnitettiin myös näihin aihepiireihin. Pastori Palola vieraili selvityksen kohteena olevissa seurakunnissa maaliskuun puolenvälin kesäkuun alun välisenä aikana. Vierailujen yksi tärkeimmistä ulottuvuuksista oli henkilökohtainen tapaaminen kirkkoherranvirastojen henkilöstön ja kirkkoherrojen kanssa. Vierailujen yhteydessä käytiin läpi seurakunnan antamia perustietoja ja prosessikuvauksia, tutustuttiin toimitiloihin ja keskusteltiin tulevaisuuden näkymistä. Organisointimallien pohtiminen Olemassa olevat keskusrekisterit ovat muotoutuneet pääsääntöisesti jonkun seurakuntayhtymän ympärille myös Päijät-Hämeen keskusrekisterin voidaan katsoa rakentuneen Lahden seurakuntayhtymän keskusrekisterin perustalle, samoin kuin Mikkelin seudun keskusrekisterin Mikkelin seurakuntayhtymän keskusrekisterin pohjalle. Perustettaessa keskusrekisteriä osaksi seurakuntayhtymää ratkaistaan yleensä samanaikaisesti myös ne ongelmat, jotka syntyvät, kun kirkonkirjojenpito siirretään pois itsenäisten seurakuntien kirkkoherranvirastoista esimerkkinä seurakuntatoimistojen rooli palveluntarjoajana tulee määritellyksi tässä vaiheessa. Seurakuntayhtymissä hautauspalvelut ja hautaustoimi sekä viestintä ovat yleensä järjestetty yhtymätasolla. Useissa yhtymissä on lisäksi ajan- ja paikanvaraus sekä sihteeripalvelut keskitetty ainakin organisatorisesti. Perinteisistä yhtymärekistereistä Kuopio tarjoaa seurakuntaliitosten ja yhtymän laajentumisen vuoksi mielenkiintoisen mallin siitä, miten toimintoja sulautetaan osaksi olemassa olevaa organisaatiota. Pastori Palola kävi tutustumiskäynnillä Kuopion seurakuntayhtymän keskusrekisterissä 12.2.2016. Luonteeltaan 51 Kirkkohallituksen yleiskirje 27/2015, 8.12.2015. 52 Perustietokysely 2016; liite 3; ohjausryhmän kokous 23.2.2016. 17