Loppuraportti KIRKONKIRJOJEN PIDON ALUEELLINEN ORGANISOIMINEN VAIHE II. Jormakka Terhi KIRKKOHALLITUS HALLINTO-OSASTO

Transkriptio

1 Loppuraportti KIRKONKIRJOJEN PIDON ALUEELLINEN ORGANISOIMINEN VAIHE II Jormakka Terhi KIRKKOHALLITUS HALLINTO-OSASTO

2 Taustaa hankkeen II vaiheelle Kirkon yhteinen jäsenrekisteri (Kirjuri) otettiin käyttöön vuonna Kaikki kirkkoherranvirastot ja keskusrekisterit ovat käyttäneet yhteistä jäsenrekisteriä jäsentietojensa ylläpitoon vuoden 2013 alusta lähtien. Kirjurin tietokanta muodostuu seurakuntien kirkkoherranvirastojen ja keskusrekisterien sähköisesti ylläpidetyistä jäsentiedoista sekä manuaalisista kirkonkirjoista tietojärjestelmään digitoiduista tiedoista. Kirkon yhteisen jäsenrekisterin käyttöönoton myötä Kirkkohallituksen rooli jäsentietojen käsittelyssä on muuttunut. Aiemmin kullakin seurakunnalla tai keskusrekisterillä oli käytössään sähköinen jäsentietojärjestelmä sekä niissä oma tietokantansa. Seurakunnat maksoivat itse järjestelmän käyttämisestä ja kehittämisestä aiheutuneet kulut. Kirkkohallitus on Virastonhoidon ohjeiden ja neuvonnan kautta toiminut seurakuntien tukena kirkonkirjojenpitoon liittyvissä tehtävissä, mutta esimerkiksi tietojärjestelmien käytön tuen ja koulutuksen ovat hoitaneet järjestelmätoimittajat. Kirjuri-jäsenrekisterissä seurakuntien jäsentiedot muodostavat yhden yhteisen tietokannan. Toistaiseksi Kirkkohallitus on maksanut kaikki jäsenrekisterin rakentamisesta ja käytöstä aiheutuvat kustannukset. Kirkkohallituksen vastuulla on jäsentiedon ylläpitoon liittyvät sisällölliset kysymykset, rekisteritoimintojen yhtenäisyys, käyttäjien koulutus, ohjeiden laatiminen ja käytön tuki sekä huolehtiminen jäsenrekisterin yleisestä toimivuudesta, tietohallinnosta ja tietoturvallisuudesta siltä osin, kun vastuu ei ole tietojärjestelmän käyttäjillä. Kirkkohallituksen kasvaneella roolilla on merkitystä myös siten, että seurakuntien toimintatavat jäsentiedon ylläpitämiseen liittyvissä kysymyksissä voidaan saada paremmin vastaamaan lain ja ohjeiden mukaista käytäntöä. Tavoitteena on saada toimintatavat myös keskenään yhdenmukaisiksi. Vanhojen kirkonkirjojen digitointiprosessi ja tietojen tallentaminen järjestelmään sekä digitoitujen tietojen tarkistus jatkunee vielä ainakin vuoteen 2017 saakka. Kun tiedot on saatu kattavasti jäsentietojärjestelmään ja kun seurakuntien ja seurakuntayhtymien tietoturva on edellytetyllä tasolla, voidaan siirtyä kokonaisvaltaiseen tietojärjestelmän valtakunnalliseen käyttöön. Jäsentietojärjestelmän valtakunnalliset käyttöoikeudet mahdollistavat tietojen rekisteröinnin ja toisaalta tietojen luovutuksen muuallakin kuin jäsenen omassa seurakunnassa tai keskusrekisterissä. Tämä antaa myös mahdollisuuden keskittää kirkonkirjojenpitoon liittyviä tehtäviä joko alueelliseen tai valtakunnalliseen keskusrekisteriin. Työryhmätyöskentely II vaiheessa Kirkkohallituksen täysistunto asetti syksyllä 2014 hankkeen, jonka alkuperäisenä tavoitteena oli vähintäänkin alueellinen kirkonkirjojen pidon malli, jossa useat seurakunnat muodostavat keskusrekisterin. Poissuljettua ei hankkeen alkuvaiheessa ollut myöskään pyrkimys yhteen valtakunnalliseen keskusrekisteriin. Hankkeen vaihetta II varten perustettiin asiantuntijaryhmä, jonka puheenjohtajana toimi kirkkoneuvos Pirjo Pihlaja. Jäseniä olivat Maija Heinonen Espoosta (varapj), Tuomas Palola Jyväskylästä, Eija Nivala Alavieskasta, Mika Pulkkinen Kuopiosta ja Sirpa Siren Kouvolasta. Työskentelyyn osallistuivat myös asiantuntijoina Riikka Ryökäs ja Hanna Virkki Kirkkohallituksesta. Ryhmän sihteerinä toimi projektipäällikkö Terhi Jormakka. Työryhmän toimikausi oli Tuona aikana asiantuntijaryhmä kokoontui viisi kertaa. Hankeen II vaihe oli osa seurakuntarakenneuudistusta. Hankkeen ohjausryhmänä toimii seurakuntarakenteiden kehittämishankkeen ohjausryhmä. Hankesuunnitelman mukaisesti hankeen II vaiheessa selvitettiin nykyisten keskusrekisterien organisoitumistavat, vuosikustannukset, vuosittaisten suoritteiden määrä sekä tehtäviin käytettävän henkilöstön määrä ja ikäjakauma. Vastaavat tiedot kirkonkirjojen pitoon liittyen kerättiin myös yksittäisiltä seurakunnilta satunnaisotoksella. Kyselyraportti on tämän loppuraportin liitteenä 1.

3 Kyselyn toteuttamisen lisäksi työryhmä laati ohjeistuksen alueellisen keskusrekisterin perustamista varten. Ohjeistus sisältää sekä hallinnollisen että käytännöllisen ohjeistuksen keskusrekisterin perustamiseksi ja keskeisimpien työprosessien mallikuvaukset. Laadittu ohjeistus on liitteenä 2. Työryhmän johtopäätökset Johtopäätöksenä tehdyistä selvityksistä ja kokouksissa käydyistä keskusteluista asiantuntijaryhmä toteaa seuraavaa: - Kirkonkirjojen pidon lähtökohtana tulee tulevaisuudessa olla alueellinen organisoituminen seurakuntayhtymätasolla tai laajemmin. Kirkonkirjojen pidon järjestämisen kustannukset ovat suuremmissa yksiköissä matalammat kuin yksittäisissä pienissä / keskisuurissa seurakunnissa. Myös ammattitaidon kehittämisen, osaamisen ja palvelutason parantamisen sekä pienen yksikön henkilöstön haavoittuvuuden näkökulmista alueellinen organisoituminen on välttämätöntä. - Valtakunnalliseen järjestelmään ei tässä vaiheessa ole tarkoituksenmukaista siirtyä, koska kirkonkirjojen pidossa tarvitaan edelleen vahvaa paikallista asiantuntemusta. Paikallisesti työntekijöillä on tuntemus ja työkokemus kirkonkirjojen lukuun ja historiatietoihin. Seurakuntien kirkonkirjoissa on omat erityispiirteensä, valtakunnallisesti niitä on vaikea hallita. - Järjestelmällinen muutos laajempiin alueellisiin keskusrekistereihin ei ole mahdollista ennen kuin vanhojen kirkonkirjojen digitointiprosessi ja tietojen tallentaminen järjestelmään on kokonaisuudessaan suoritettu ja digitoitujen tietojen tarkistuksen myötä aineisto on yhteiskäyttöä ajatellen riittävän ehyt. Kokonaisuuden tasolla tähän päästään tämän hetkisten arvioiden mukaan vuoden 2017 aikana. Alueellisesti kirkonkirjojen pidon uudelleen organisointia voidaan tehdä vapaaehtoiselta pohjalta jo aikaisemminkin. - Kirkonkirjojen pitoa toteuttavan henkilöstön ikäjakauma osoittaa, että Kirjurin suunnitteluvaiheessa esillä ollut suurin eläköitymisaalto on jo tapahtunut. Huomattavat henkilöstösäästöt luonnollisen eläköitymiskehityksen myötä ovat seuraavan kerran mahdollisia 510 vuoden päästä. - Seurakuntalaisten asiakaskäyttäytyminen on muuttunut ja muuttuu. Asiakkaiden kannalta on huomattavasti selkeämpää, että asiointi onnistuu yhdellä paikkakunnalta. Jatkossa myös sähköinen asiointi tullee olemaan entistä luontevampaa asioidessa kirkkoherranviraston / keskusrekisterin kanssa. - Kirkonkirjojen pitoon on etsittävä yhdessä yhtenäisiä ja tehokkaita prosesseja. Tällä hetkellä niin kustannukset kuin käytännötkin poikkeavat huomattavasti toisistaan seurakuntien ja keskusrekisterien välillä.

4 Kyselyraportti Terhi Jormakka Kirkonkirjojen pidon alueellisen organisoinnin hanke / II vaihe Kirkonkirjojen pidon nykyiset organisoitumistavat, tehtäviin käytettävän henkilöstön määrä ja ikäjakauma, vuosikustannukset, vuosittaisten suoritteiden määrä, sekä vastaajien näkemyksiä kirkonkirjojen pidon organisoinnista tulevaisuudessa [1]

5 2. KYSELYN TOTEUTUS JA VASTAAJAT Hankkeen II vaihetta varten asetettiin asiantuntijatyöryhmä, joka toteutti kyselyn nykyisille keskusrekistereille ja seurakuntaotokselle. Kysely suoritettiin keskusrekisterin johtajille ja kirkkoherroille osoitettuna sähköpostikyselynä. Vastaaminen tapahtui webropol-kyselyohjelmiston kautta. Kirkkohallituksella ei ole kattavaa sähköpostiosoitteistoa kirkkoherroista, siksi osoitteisto koottiin käsin poimimalla. Kysely lähetettiin 27 seurakuntaan satunnaisotoksella. Otoksessa huomioitiin, että kaikki hiippakunnat ja seurakuntakokoluokat tulevat tasaisesti edustetuiksi. Aineisto kerättiin Muistutuskirje lähetettiin niille, joilta vastausta ei ollut siihen mennessä saatu. Seurakuntien kyselylomake koostui 15 ja keskusrekisterien 17 kysymyksestä. Lisäksi kyselyn alussa oli kaksi vastaajan taustaan liittyvää kysymystä. Kyselyyn liitettiin luettelo kirkonkirjojen pidon tehtävistä, jotta vastaajilla olisi yhtenäinen käsitys siitä, mitä kirkonkirjojen pidolla tässä yhteydessä tarkoitetaan. Luettelo on tämän raportin liitteenä 1. Kyselyyn vastasi yhteensä 11 keskusrekisteriä ja 17 yksittäistä seurakuntaa eli 62 % kyselykutsun saaneista (61 % keskusrekistereistä ja 63 % yksittäisistä seurakunnista). Kysely toteutettiin sekä suomen- että ruotsinkielisenä. Ruotsinkielisiä vastauksia saatiin kuitenkin vain yksi. Kokonaisuutena vastausprosenttia voidaan pitää sähköpostikyselyllä ja tiiviillä aikataululla saavutettuna jopa poikkeuksellisen hyvänä. Kaikissa keskusrekistereissä seurakuntien yhteenlaskettu jäsenmäärä ylitti jäsenen rajan. Keskusrekistereistä 82 prosenttiin kuului 59 seurakuntaa, yhdeksään prosenttiin 1015, samoin yhdeksään prosenttiin yli 15 seurakuntaa. Yksittäisten seurakuntien kohdalla keskisuurten ja suurten seurakuntien osuus kyselyyn vastanneissa korostui jonkin verran. Kappeliseurakuntia tai seurakuntapiirejä oli joka neljännessä vastanneista seurakunnista. Vastanneet seurakunnat jakautuivat seurakuntakokoluokkiin seuraavasti: Alle jäsentä 38 % jäsentä 19 % jäsentä 31 % Yli jäsentä 12 % 3. HENKILÖSTÖMÄÄRÄT Keskusrekisterin henkilöstömäärä henkilötyövuosina kalenterivuotta kohden vaihteli kolmen ja 66:n välillä. Mikäli suurin keskusrekistereistä (Helsinki) rajataan tarkastelun ulkopuolelle, keskimäärin henkilötyövuosia oli 8,4. Yksinomaan kirkonkirjojen pitoon käytettiin samalla rajauksella keskimäärin 7,8 henkilötyövuotta. Kyselyyn vastanneiden keskusrekisterien vakinaisten työntekijöiden ikäjakauma on esitetty alla olevassa taulukossa. Alle 25 v v v v v v. 65 v. 2 % 9 % 7 % 52 % 19 % 9 % 1 % Kirkkoherranvirastojen henkilöstömäärä henkilötyövuosina vaihteli yhdestä neljään. Yksinomaan kirkonkirjojen pitoon arveltiin kuluvan 0,23,5 henkilötyövuotta. Kirkkoherran viraston vakinaisten työntekijöiden ikäjakauma otosseurakunnissa on seuraava: Alle 25 v v v v v v. 65 v. 3 % 12 % 36 % 30 % 18 % 0 [2]

6 Kirjuria käyttävät myös muut kuin keskusrekisterin henkilöstö ja kirkkoherranviraston työntekijät. Tehtävänimikkeistä useimmin mainittiin seurakuntasihteerit, toimistosihteerit ja papit. Yksittäisiä mainintoja oli myös diakoneista, nuorisotyöntekijöistä, lastenohjaajista ja seurakuntapuutarhureista. 4. KIRKONKIRJOJEN PIDON ORGANISOIMINEN Keskusrekisterit palvelevat useita seurakuntia. Seurakuntien etäisyydet toisistaan vaihtelevat huomattavasti. Seurakunnat saattavat muodostaa tiiviin yhtenäisen alueen tai niiden välillä voi olla useiden kymmenien kilometrien etäisyyksiä. Kyselyyn vastanneet keskusrekisterit ovat organisoituneet suhteessa seurakuntiin seuraavasti: Kokonaan keskitetty malli on 64 prosentissa keskusrekistereistä. Keskusrekisterin lisäksi useita palvelupisteitä oli 36 prosentissa keskusrekistereistä. Palvelupisteiden määrä vaihteli kolmen ja yhdeksän välillä. Yksittäisissä seurakunnissa puolestaan saattaa olla useita kappeliseurakuntia tai seurakuntapiirejä. Ne ovat usein muodostuneet kuntaliitostilanteissa seurakuntien yhdistyessä. Kyselyyn vastanneet seurakunnat ovat organisoineet toimintansa suhteessa kappeliseurakuntiin / seurakuntapiireihin seuraavasti: Asiakaspalvelut ja kirkonkirjojen pitäminen on keskitetty kirkkoherranvirastoon 93 prosentissa seurakunnista ja seitsemässä prosentissa seurakunnista on useita palvelupisteitä, joissa hoidetaan myös kirkonkirjojen pitoon liittyviä tehtäviä. Niissä seurakunnissa, joissa oli alueelliset palvelupisteet, palvelupisteiden määrä oli molemmissa 3. Keskusrekisterin työntekijämäärät vaihtelevat huomattavasti, kuten edellä on selostettu. Työn tehokkuuden ja laadukkuuden näkökulmasta on tärkeää sopia myös keskusrekisterin sisäisestä organisoinnista ja työtehtävien jakamisesta. Keskusrekisterit ovat organisoituneet sisäisesti seuraavalla tavalla: Työntekijöillä laajat työnkuvat (kaikki tekevät kaikkea) 18 % Työntekijöillä pysyväisluonteisesti erikoistuneet työnkuvat 64 % Työtehtäviä kierrätetään (esim. viikoittain / kuukausittain) 18 % Myös yksittäisissä seurakunnissa kirkkoherranvirastossa saattaa työskennellä useampia työntekijöitä. Aineiston perusteella toinen työntekijä palkataan usein siinä vaiheessa, kun jäseniä on seurakunnassa yli Yksittäiset seurakunnat ovat organisoituneet sisäisesti seuraavasti: Kaksi tai useampi työntekijä, joilla laajat työnkuvat (kaikki tekevät kaikkea) Kaksi tai useampi työntekijää, joilla pysyväisluonteiset eriytyneet työnkuvat (ainakin loma-aikojen ulkopuolella) Kaksi tai useampi työntekijää, joilla työntehtävät kiertävät (esim. viikoittain / kuukausittain) 25 % 25 % 19 % Virastossa työskentelee vain yksi henkilö 31 % Työnjohtoon liittyvät ratkaisut on tehty keskusrekistereissä eri tavoin. Keskusrekisterin johtaja on ainut esimies 36 prosentissa keskusrekistereistä, sama määrä on niitä keskusrekisterejä, joissa keskusrekisterin johtajan lisäksi on yksi lähiesimies. Keskusrekisterin johtajan lisäksi on useita lähiesimiehiä, jotka eivät ole keskinäisessä alaissuhteessa, on 18 prosentissa rekistereistä ja yhdeksässä prosentissa Keskusrekisterin johtajan lisäksi on useita esimiehiä, joiden välillä on keskinäisiä alaissuhteita. Yksittäisissä seurakunnissa kirkkoherra johtaa useimmin kirkkoherranviraston toimintaa ilman lähiesimiesjärjestelyjä (81 % kyselyyn vastanneista). Kirkkoherran lisäksi on yksi lähiesimies 19 prosentissa seurakunnista. [3]

7 5. KIRKONKIRJOJEN PIDON VUOSIKUSTANNUKSET Kirkonkirjojenpidon vuosikustannuksia laskettaessa pyydettiin ottamaan huomioon kyseisen tehtäväalueen toimintakulut ja -tuotot. Lisäksi vastaajia ohjeistettiin seuraavasti: Kirkonkirjojenpitoon osallistuvan henkilöstön osalta saatetaan joutua arvioimaan, mikä osa heidän työajastaan mahdollisimman totuudenmukaisesti jakaantuu kirkonkirjojenpidon ja mahdollisen muun tehtäväalueen kesken. Kirkonkirjojenpitoa vastaava palkkameno henkilösivukuluineen otetaan huomioon toimintakuluissa. Myös poistot ja pääoman korot sekä sisäiset kulut (esim. sisäiset vuokrat) kohdistetaan tehtäväalueelle. Kaikkien kustannusten ja tuottojen erotus on tehtäväalueen työalakate. Tiedon tulisi olla sama kuin kirkkohallitukselle ilmoitettavissa taloustilastoissa lomakkeen A 7 kohdassa 107 kirkonkirjojenpito. Koska kyselyllä saadut tiedot olivat osin puutteellisia ja poikkesivat taloustilastojen tiedoista, hankkeen työryhmässä päätettiin ottaa työalakatteet kokonaistarkasteluun kirkon taloustilastoista. Tilastoajo tehtiin Joidenkin seurakuntien osalta vuoden 2014 tiedot puuttuivat edelleen. Vertailuluvuksi valittiin työalakate / jäsen. Keskiarvo kaikille seurakunnille oli 4,65. Alla olevassa taulukossa on vertailua seurakuntakokoluokittain. Keskusrekisterit ovat kaikki alimmalla rivillä esitetyssä kokoluokassa. keskiarvo suurin vertailuluku pienin vertailuluku alle jäsentä 7,1 e / jäs. 29,0 e / jäs. 0,9 e / jäs jäsentä 4,6 e / jäs. 10,1 e / jäs. 1,0 e / jäs jäsentä 3,7 e / jäs. 9,1 e / jäs. 1,4 e / jäs. Yli jäsentä 3,7 e / jäs. 8,9 e / jäs. 1,2 e / jäs. Valtaosa (87 %) seurakunnista ja 55 prosenttia keskusrekistereistä ilmoitti, että kirkonkirjojen pidon vuosikustannuksiin ei ole kirjattu kustannuksia muista kuin kyselyn liitteessä mainituista tehtävistä. Eräät vastaajat kertoivat, että kustannuksiin on merkitty mm. kummikelpoisuuden tarkistamisesta, ikäryhmäpoiminnoista, pyhäinpäivälistoista ja postitustarroista aiheutuneet kulut. Kokonaisuuden kannalta nämä ovat kuitenkin marginaalisia kustannuksia. 6. KIRKONKIRJOJEN PIDON SUORITTEET Vuosisuoritteiden määrät vaihtelevat huomattavasti riippuen keskusrekisterin koosta. Yhden vuoden tarkastelun perusteella on mahdoton sanoa, onko luvuissa jonkun keskusrekisterin kohdalla huomattavia satunnaisia poikkeuksia ns. normaalivuoteen verrattuna Elää-todistukset Sukuselvitykset Todistukset sukututkimuksia/ lääketieteellisiä tutkimuksia varten Muut todistukset (esimerkiksi ote kastekirjasta) Rekisteritietojen tarkastamispyynnöt Oulu ( ) Vantaa ( ) Kouvola (67 139) Espoo ( ) Päijät-Häme (71 790) Kuopio (89 127) [4]

8 Pori (63 680) Mikkeli (44 311) Helsinki ( ) Tampere ( ) Kyselyssä keskusrekisterejä pyydettiin merkitsemään luetteloon, mitä tehtäviä ne hoitavat kirkonkirjojen pidon lisäksi. Alla olevassa taulukossa on merkittynä, kuinka moni keskusrekisteri kutakin tehtävää hoitaa (lukumäärä). Tervetuloa seurakuntaan -kirje 7 Kirje kirkosta eronneille 6 Rippikoulujen perustaminen ja ilmoittautuminen 5 Kummikelpoisuuden tarkastaminen 10 Hautajaisjärjestelyt 4 Haudanhoitoasiat 2 Tila- ja tilaisuusvaraukset, toimitusvaraukset 4 Ikäryhmäpoiminnat 10 Pyhäinpäivälistat ja postitustarrat 7 Puhelinvaihde 1 Toimintaryhmät 2 Neuvontapalvelut 6 Hallintoarkisto 2 Äänioikeutettujenluettelot 9 Kirkolliset ilmoitukset 2 Sihteeritehtävät 2 Toimintatilastot 2 Lisäksi keskusrekisterit kirjasivat avoimeen kenttään seuraavia tehtäviä: Tilasto- ja tietopalvelu, lehtien osoitteiston hoito, koulutus, rippikoululaskutus, seurakuntien yhteisiä tarviketilauksia, sovellusneuvonta, käyttöoikeuksien hallinta, puhelinyhdyshenkilötoiminta sekä vastuu seurakuntayhtymän mobiili- ja telepalveluista. 7. KIRKONKIRJOJEN PIDON ORGANISOINTI TULEVAISUUDESSA Keskusrekisterit Seurakunnat Paikallisesti (seurakunta/seurakuntayhtymä) 36 % 81 % Hiippakunnallisesti 45 % 0 % Valtakunnallisesti 18 % 19 % [5]

9 Vastaajat perustelivat laajasti näkemyksiään. Paikallista mallia perusteltiin erityisesti paikallistuntemukseen liittyvillä seikoilla. Paikallisesti työntekijöillä on vahva tuntemus ja työkokemus kirkonkirjojen lukuun ja historiatietoihin. Seurakuntien kirkonkirjoissa on omat erityispiirteensä, valtakunnallisesti niitä on vaikea hallita. Vanhemmat kirkonkirjat (varsinkin 1800-luvulla mutta myös myöhemmin) on hyvin eri lailla kirjoitettu eri puolilla maata. Tulkintaan saatetaan lisäksi tarvita esimerkiksi tietoisuutta vanhasta kylärakenteesta. Vastaajat pelkäsivät, että tehdään turhaa työtä ja toimitusajat pitenevät, jos paikallistuntemus on liian heikko. Paikallista ratkaisua perusteltiin myös teknisillä syillä. Kirjuri arvioitiin olevan vielä liian keskeneräinen muita organisoimistapoja ajatellen. Jotkut vastaajista arvioivat, että Kirjurissa on niin paljon virheitä, että tietoihin ei voi vielä luottaa. Virheet niin vaikeasti korjattavissa, joten korjaaminen tulee kestämään pitkään. Edelleen arvioitiin, että kaikki kirkon valtakunnalliset järjestelmät ovat olleet kustannuksia kasvattavia ja toimimattomia sekä sisältävän kirkon keskushallinnon kasvattamisintressiä. Paikallisen mallin kannattajat halusivat pitää palvelut lähempänä asiakasta ja työpaikat paikallisina. Heidän näkemyksensä mukaan nykyinen palvelu koetaan seurakuntalaisten keskuudessa mielekkääksi, asiantuntevaksi, läheiseksi ja asiakkaan kannalta hyvin järjestetyksi. Maalaisseurakunnassa osataan arvostaa sitä, että edes kirkko tuottaa vielä ns. lähipalveluja, joilla on tutun ihmisen ääni ja kasvot. Vastauksissa korostettiin myös yhden luukun mallia : talous, kirkkoherranvirasto, kirkonkirjojen pito, hautauspalvelut ym. hoituvat yhdestä ja samasta paikasta. Seurakunta tarvitsee joka tapauksessa jonkinlaisen palvelutoimiston. Yksittäisen työntekijän näkökulmasta avioitiin, että monipuolinen työ on mielekkäämpää kuin yksinomaan kirkonkirjojen pitoon keskittyminen. Paikallinen malli merkitsee toisistaan poikkeavia järjestelyjä eri puolilla maata, erikokoisissa seurakunnissa ja seurakuntayhtymissä. Esimerkiksi Helsinki ja muut pääkaupunkiseudun yhtymät saattavat olla jo niin isoja, ettei keskittämisestä saada etuja. Hiippakunnallista organisoimista kannattavat arvioivat, että hiippakunnallinen taso on tarpeeksi suuri, mutta ei kuitenkaan liian laaja kokonaisuus hallittavaksi. Heidän näkemyksensä mukaan asiakaspalvelun ja kirkonkirjojenpitoon liittyvien tehtävien asianmukaisen hoitamisen varmistamiseksi kirkonkirjojenpito olisi syytä hoitaa nykyistä suuremmissa yksiköissä. Tällä hetkellä on vaara, että pienissä seurakunnissa jää hoitamatta mm. tietojen tarkastamista ja korjaamista, mikä vaarantaa koko tietokannan eheyden. Asia olisi ratkennut, jos seurakuntarakenneuudistus olisi toteutunut. Uudet yhtymät olisivat voineet tällöin olla riittävän suuria yksiköitä kirkonkirjojenpidon hoitamiseksi. Koska uudistus ei toteudu, kirkonkirjojenpitoa voitaisiin keskittää olemassa oleviin keskusrekistereihin. Niissä on toimiva rakenne ja se osaaminen, joka pitää pystyä säilyttämään. Toimistosihteerit eivät todennäköisesti ole valmiita muuttamaan työn perässä. Lisäksi nykyisillä keskusrekistereillä on toimiva yhteistyö, joka sekin on suuri vahvuus. Hiippakunnallisen mallin kannattajat eivät uskoneet valtakunnallisen yksikön tuovan kirkonkirjojenpitoon haluttua tehokkuutta. Tätä perusteltiin muun muassa sillä, että se edellyttää moniportaista johtamisjärjestelmää, mikä lisää kustannuksia. Lisäksi arveltiin, että kentällä tuskin on valmiutta liittyä uusiin, kokonaiskirkon palvelukeskuksiin. Valtakunnallisella organisoitumisella oli myös muutamia kannattajia. Heidän arvionsa mukaan keskitetty rekisteri olisi nykyaikaa, se olisi myös selkein ja kustannusvaikutuksiltaan tehokkain ratkaisu. Keskittäminen olisi tärkeää myös ammattitaidon kehittämisen, osaamisen, koulutuksen ja palvelutason parantamisen näkökulmasta. Seurakuntayhtymissä voisi myös keskitetyssä mallissa olla asiointipisteitä, joissa hoidetaan edelleen seurakunnalliseen toimintaan liittyvät palvelut ja kirkonkirjojen pitoon liittyvää asiointia. Seurakunnistakin löytyy vielä jonkin aikaa kirkonkirjojen pitoon liittyvää erityisosaamista ja ammattitaitoa, jota olisi mahdollista hyödyntää. Valtakunnallista organisoitumista pidettiin kannattajienkin keskuudessa lähes poikkeuksetta pitkän aikavälin tavoitteena, jota kohden olisi ponnisteltava määrätietoisesti. He arvioivat, että etenkin tietojen luovutuksen kohdalla valtakunnallinen, keskitetty ja pääosin verkossa tapahtuva asiointi saattaisi olla mahdollista toteuttaa seuraavan vuosikymmenen kuluessa. [6]

10 LIITE 1: Kirkonkirjojen pitäminen pääpiirteissään 1. Seurakuntien jäsenrekisterin ajan tasalla pitäminen Kirjurissa väestökirjanpitotehtävät: avioliiton esteiden tutkinta, lapsen nimen ja vihkitiedon kirjaaminen, lastentietolomake jäsentiedon ylläpito: kasteen, rippikoulun, konfirmaation, avioliiton kirkollisen siunaamisen, kirkkoon liittymisen ja kirkosta eroamisen kirjaaminen, lisättyjen kummien kirjaaminen jäsentietojen tarkastaminen ja korjaaminen muutosliikenteen tarkastaminen jäsentiedon yhdenmukaisuus VTJ:n tietoihin jäsentietojen virheettömyys kotikunnattoman kotikuntatiedon seuranta 2. Todistusten antaminen kirkonkirjoista elää-todistukset muut virkatodistukset kuten sukuselvitykset erilaisiin käyttötarkoituksiin lääketieteelliseen, historialliseen ja yhteiskunnalliseen tutkimukseen sekä sukututkimukseen annettavat todistukset ote kastekirjasta yms. rekisteritietojen tarkastamispyyntöön vastaaminen 3. Kirkonkirjojen pidon arkistotehtävät [7]

11 Keskusrekisterin perustamisen ohjeistus Kirkonkirjojen pidon alueellisen organisoinnin hanke / II vaihe Riikka Ryökäs

12 1 Sisällys 1. Kirkonkirjojen pitäminen pääpiirteissään 2 2. Hallinnollinen ohjeistus keskusrekisterin perustamiseen 3 3. Käytännön ohjeita keskusrekisterin perustamiseen Muutokseen sitoutuminen Perustamisprosessin tärkeitä kohtia Ilmoitus keskusrekisterin perustamisesta Työntekijöiden käyttöoikeudet Muita muistettavia asioita Asiasta tiedottaminen 5 4. Keskeisimpien työprosessien mallikuvat Kaste (lapsikaste) Kirkkoon liittyminen Esteidentutkinta ja vihkimisen kirjaaminen 7

13 2 1. Kirkonkirjojen pitäminen pääpiirteissään Seurakuntatoimistoissa, kirkkoherranvirastoissa, keskusrekistereissä ja palvelukeskuksissa palvellaan jäsenistöä ja vainajan omaisia monin eri tavoin. Kaikki työtehtävät, joissa käytetään Kirjuria, eivät kuitenkaan ole kirkonkirjojen pitämistä. Kirkonkirjojen pitämistä ovat yhteiseen jäsentietojärjestelmään liittyvät jäsenistöön kohdistuvat kirjaamistehtävät ja väestötietolain seurakunnille velvoittavat tai sallimat viranomaistehtävät. Pääpiirteissään kirkonkirjojen pitämiseen liittyvät työt ovat seuraavat: - seurakuntien jäsenluettelon ajan tasalla pitäminen Kirjurissa o väestökirjanpitotehtävät: avioliiton esteiden tutkinta, lapsen nimen ja vihkitiedon kirjaaminen, lasten tietojen ilmoittaminen -lomakkeen lähettäminen o jäsentiedon ylläpito: kasteen, rippikoulun, konfirmaation, avioliiton kirkollisen siunaamisen, kirkkoon liittymisen ja kirkosta eroamisen kirjaaminen, kuolintiedon tarkastaminen, lisättyjen kummien kirjaaminen Kirjuriin o jäsentietojen tarkastaminen ja korjaaminen muutosliikenteen tarkastaminen jäsentiedon yhdenmukaisuus VTJ:n tietoihin jäsentietojen virheettömyys kotikunnattoman kotikuntatiedon seuranta - todistusten antaminen kirkonkirjoista o elää-todistukset o muut virkatodistukset kuten sukuselvitykset erilaisiin käyttötarkoituksiin o lääketieteelliseen, historialliseen ja yhteiskunnalliseen tutkimukseen sekä sukututkimukseen annettavat todistukset o ote kastekirjasta yms. o rekisteritietojen tarkastamispyyntöön vastaaminen - kirkonkirjojen pidon arkistotehtävät Seurakuntatoimistoissa, kirkkoherranvirastoissa, keskusrekistereissä ja palvelukeskuksissa tehdään myös työtehtäviä, jotka liittyvät jäsentietoihin, mutta joiden ei kuitenkaan katsota olevan kirkonkirjojen pitämistä vaan seurakunnan muuta työtä. Tällaisia tehtäviä ovat - kummikelpoisuuden tarkastaminen, - kastettavan nimen oikeellisuuden varmistaminen, - yhden kummin hakemisprosessi, - kummin lisäämisen prosessi, - rippikoulujen kirjaaminen ja - vainajan hautapaikka- tai tuhkaamistiedon kirjaaminen Kirjuriin. Kirjuria hyödynnetään monin tavoin seurakunnan toiminnassa, mutta tämä ei tarkoita, että kyseessä olisivat kirkonkirjojen pitoon liittyvät tehtävät. Tällaisina voidaan mainita erilaiset nimi- ja osoitelistaukset, luettelot ja raportit, jotka otetaan Kirjurista. Tällaisia ovat muun muassa - kirkolliset ilmoitukset, - äänioikeutettujen luettelot, - pyhäinpäiväluettelot ja - erilaiset listat jäsenistöstä. Kirkonkirjojen pitämistä ei myöskään ole muut seurakuntatoimistossa, kirkkoherranvirastossa, keskusrekisterissä tai palvelukeskuksessa tehtävät työt kuten:

14 3 - toimituspyyntöjen (kaste, vihkiminen, hautaus) ja syntymäpäiväkäyntien vastaanottaminen, - tila- ja henkilöresurssien varaaminen ja jakaminen (jumalanpalvelukset, toimitukset ja muut), - erilaisten kirjeiden lähettäminen seurakuntalaisille (esim. kirkkoon liittyneille, kirkosta eronneille, muuttaneille, pyhäinpäiväkutsut, rippikouluikäisille, yms. erilaiset seurakunnan tiedotteet ja kutsut), - seurakunnan toimintaan liittyvien ilmoittautumisten (esim. leiri-, tapahtuma- ja retki-ilmoittautumisten) vastaanottaminen, - hautajaisjärjestelyt ja hautojenhoitoasiat, - erilaiset sihteerin tehtävät, puhelinvaihde, neuvontapalvelut, tiedotus, toimintatilastot ja - muut kuin kirkonkirjojen pitämiseen liittyvät arkistointiasiat. 2. Hallinnollinen ohjeistus keskusrekisterin perustamiseen Seurakunnat voivat järjestää kirkonkirjojen pitämisen yhteisessä keskusrekisterissä. Yhteisen keskusrekisterin järjestämisestä säädetään tarkemmin kirkkojärjestyksessä. (KL 16:3) Ennen keskusrekisterin perustamista on asiasta pyydettävä kirkkohallituksen lausunto (KJ 16:2.3). Yksittäiset seurakunnat voivat halutessaan järjestää kirkonkirjojen pitämisen kokonaan tai osaksi yhteiseen keskusrekisteriin. Seurakuntien kirkkovaltuustojen on tehtävä keskusrekisterin perustamisesta sopimus. (KJ 16:2.1) Jos joku haluaa myöhemmin liittyä yksittäisten seurakuntien perustamaan keskusrekisteriin, niin liittymiseen tarvitaan hyväksyntä kaikilta keskusrekisterissä jo mukana olevilta seurakunnilta ja liittyvältä seurakunnalta. Päätös hyväksynnästä tehdään kunkin seurakunnan kirkkovaltuustossa. Enemmistöpäätös on riittävä, jos sopimuksessa ei ole toisin sovittu. Seurakuntayhtymässä yhteinen kirkkovaltuusto päättää keskusrekisterin perustamisesta seurakuntayhtymään kuuluville seurakunnille. Asiasta on pyydettävä seurakuntaneuvostojen lausunto. (KJ 16:2.2) Seurakuntayhtymän perussäännössä voidaan mainita, että kirkonkirjojen pito voidaan hoitaa yhteisesti. Jos seurakuntayhtymään perustettavaan keskusrekisteriin liittyy seurakuntayhtymään kuulumattomia seurakuntia, tekee seurakuntayhtymän yhteinen kirkkovaltuusto sopimuksen seurakuntayhtymään kuulumattomien seurakuntien kanssa. Seurakuntayhtymän on pyydettävä asiasta seurakuntaneuvostojen lausunto. (KJ 16:2.2) Seurakuntayhtymään kuulumattoman seurakunnan kirkkovaltuusto päättää keskusrekisteriin liittymisestä ja sopimuksen solmimisesta (KJ 16:2.1). Seurakuntien välisestä yhteistoiminnasta ja niihin liittyvistä sopimuksista säädetään KL 12:1:ssä ja KJ 11 luvussa. Keskusrekisterin perustamisesta sovitussa sopimuksessa on määrättävä tehtävää hoitava seurakunta tai seurakuntayhtymä. Lisäksi on määrättävä tehtävää johtavan johtokunnan jäsenten lukumäärä ja kuinka monta jäsentä kukin sopimuskumppani saa valita sekä miten jäseniä valittaessa ehkä on vuoroteltava; perusteet, joiden mukaan tehtävän hoidosta aiheutuvat kustannukset jaetaan sopimuskumppanien kesken; sekä oikeudesta luopua yhteistoiminnasta ja sopimuksen rauetessa toimitettavasta taloudellisesta selvityksestä. Johtosääntö on tarpeen, jos yhteisen kirkkovaltuuston päätäntävaltaan kuuluvia asioita halutaan siirtää yhtymän johtokunnalle (KL 11:10). Ennen kuin kirkkovaltuusto hyväksyy yhteistoimintaa johtavan johtokunnan johtosäännön, siitä on hankittava sopimuskumppanien päättävien toimielinten lausunnot (KJ 11:2). Jos kyse on seurakuntayhtymään kuuluvista seurakunnista päättää johtosäännön hyväksymisestä yhteinen kirkkovaltuusto, mutta asiasta on varattava seurakuntaneuvostoille tilaisuus lausunnon antamiseen (KJ 10:13).

15 4 Tehtävää hoitavan seurakunnan tai seurakuntayhtymän asiana on perustaa tarvittavat virat (KJ 11:2). Koska seurakuntayhtymään kuuluvissa seurakunnissa virkojen perustaminen, siirtäminen ja lakkauttaminen kuuluvat seurakuntayhtymälle (KL 11:2.4), päätöksen niistä tekee yhteinen kirkkovaltuusto. Jos keskusrekisterin perustettaessa seurakunnan virkoja lakkautetaan tai siirretään seurakunnasta seurakuntayhtymän viroiksi, on asianomaiselle seurakunnalle varattava tilaisuus antaa lausunto (KJ 10:13). Kirkkohallitus voi antaa ohjeita yhteistoiminnan järjestämisestä ja hallinnosta (KJ 11:3). 3. Käytännön ohjeita keskusrekisterin perustamiseen 3.1. Muutokseen sitoutuminen Keskusrekisterin perustamisprosessiin tulee varata riittävästi aikaa. Onnistumisen edellytyksenä on kaikkien tahojen sitoutuminen muutokseen. Erityisesti jo olemassa olevassa seurakuntayhtymässä muutoksen taakse on saatava keskeiset päättävät elimet ja avainasemassa olevat viranhaltijat. Tällaisia ovat: a) kirkkoherrat b) yhtymän johtoryhmä c) seurakuntaneuvostot d) yhteinen kirkkoneuvosto e) yhteinen kirkkovaltuusto 3.2. Perustamisprosessin tärkeitä kohtia Keskusrekisterin perustaminen vaatii suunnittelua, etukäteistyötä ja asioista sopimista. Suunnitteluvaiheessa on mietittävä ja ratkaistava ainakin seuraavat asiat: a) aikataulu; riittävän ajan varaaminen neuvotteluihin ja organisoimiseen, b) sopiminen seurakuntien kesken työnjaosta; mitä seurakunnat hoitavat ja mitä keskusrekisteri hoitaa, c) keskusrekisterien työmäärän alustava kartoitus, d) laskelma henkilöstötarpeista, e) siirtyvän henkilöstön osaamiskartoitus ja henkilöstön toiveiden kartoittaminen, f) keskitetty malli vai hajautetaanko töitä; hajautetussa mallissa suunnitelmat tuntimääristä ja työnjohdosta sopimisesta, g) alustava budjetti ensimmäiseltä vuodelta; maksuosuusperiaatteet vaikuttavat seurakunnan tuleviin kustannuksiin, h) työprosessien kuvaus ennen keskusrekisterin täytäntöönpanovaihetta; vastuunjaon tarkentuminen keskusrekisterin ja seurakuntien välillä, i) selkeän kirjallisen ohjeen laatiminen työprosesseihin liittyen toimii myös papiston ohjeena j) viraston omat selkeät sisäiset pelisäännöt ja k) muutosprosessin etenemisen säännöllinen ja järjestelmällinen arviointi ensimmäisten toimintavuosien aikana Ilmoitus keskusrekisterin perustamisesta Ennen keskusrekisterin toiminnan aloittamista on toimintojen uudelleen organisoimisesta ilmoitettava useille eri tahoille:

16 5 a) ilmoitus it-alueelle, jonka tulee huolehtia asian ilmoittamisesta Kirkkohallituksen tietohallintoon IHA oikeuksien muutoksia varten, b) virallinen ilmoitus rekisterin toiminnan aloitusajasta Kirkkohallituksen seurakuntarekisterityksikköön, jotta seurakunnat saadaan siirrettyä keskusrekisterin alle Kirjurin tietokannassa, c) virallinen ilmoitus keskusrekisterin johtajasta Kirkkohallituksen seurakuntarekisterit-yksikköön, jotta hän pääsee asettamaan työntekijöille Kirjuri-käyttöoikeuksia, d) paikallisille maistraateille ja e) Väestörekisterikeskukselle Työntekijöiden käyttöoikeudet Jotta työnteko sujuu ongelmitta heti keskusrekisterin perustamispäivästä lähtein, keskusrekisterin johtajan tulee huolehtia a) keskusrekisterin työntekijöiden Kirjuri-oikeuksien myöntämisestä ja b) seurakuntien palvelukseen jäävien työntekijöiden tarpeellisten Kirjuri-oikeuksien myöntämisestä. o Samalla tulee tarkistaa, ettei seurakuntien palvelukseen jääville työntekijöille jää liian laajoja Kirjuri-oikeuksia Muita muistettavia asioita Lisäksi on hyvä hoitaa seuraavat asiat kuntoon ennen keskusrekisterin toiminnan aloittamista: a) alv-vapaudesta päätös verohallinnosta, b) rekisterin nimestä päättäminen, c) nimen kääntäminen ruotsiksi ja englanniksi, jos tarpeen ja d) leimasimen hankkiminen Asiasta tiedottaminen Organisaatiouudistuksen onnistumisessa yksi merkittävä tekijä on riittävän tiedon jakaminen sekä suunnittelu- ja perustamisvaiheessa että toiminnan alkaessa. Informaatiota tulee antaa a) seurakuntien työntekijöille; riittävä tiedottaminen jo prosessin kuluessa on tärkeää, b) seurakuntalaisille, c) seurakuntien keskeisille yhteistyötahoille: hautaustoimistot, asianajaja- ja lakitoimistot ja d) medialle; uutisointi seurakuntien omissa lehdissä, alueellisissa lehdissä, paikallisradiossa ja paikallisuutisissa. 4. Keskeisimpien työprosessien mallikuvat Seuraavassa tarkastellaan kasteen, kirkkoon liittymisen ja vihkimisen kirjaamiseen liittyviä prosesseja sekä avioliiton esteidentutkinnan prosessi. Prosessit on kuvattu pääpiirteissään ja tarkemmat ohjeet kustakin jäsentiedon kirjaamisesta on Sakastin Kirjurin sivuilla Virastonhoidon ohjeissa sekä Kirjurin ohjeissa Kaste (lapsikaste) Lapsen tietojen ilmoittaminen -lomake saapuu Väestörekisterikeskuksesta siihen seurakuntaan, jossa lapsen äiti on jäsenenä.

17 6 o Jos seurakunta kuuluu rekisteriin, lomake tulee rekisterille. o Otetaan kopio lomakkeesta o Lomake ja mahdollisesti sen mukana lähetettävä seurakunnan materiaali postitetaan lapsen äidille. Lomakkeen lisäksi on aina lähetettävä Sukunimiesite. Kun toimitusvaraus on sovittu seurakunnan työntekijän kanssa kastava pappi o tarkistaa kummien kelpoisuuden ennen kastetta ja o selvittää lapselle suunniteltujen etu- ja sukunimien lainmukaisuuden ennen kastetta. Kaste rekisteröidään, kun pappi on toimittanut kasteilmoituksen (= lapsen tietojen ilmoittaminen -lomake, jossa papin merkinnät) o Jos rekisteröimisen yhteydessä huomataan, ettei pappi ole tarkistanut kummien kelpoisuutta tai lapselle annetuksi suunniteltu nimi ei ole lainmukainen, asia palautetaan papille tai hänen seurakunnalleen. o Rekisteröinnin jälkeen asiakirja skannataan järjestelmään ja manuaalinen asiakirja arkistoidaan. Lapsen tietojen ilmoittaminen -lomakkeesta otettu kopio hävitetään asianmukaisella tavalla. o Kastetiedon tulostaminen kirkollisia ilmoituksia varten kuuluu seurakunnan työtehtäviin. Jos lasta ei ole kastettu muutaman kuukauden kuluessa lapsen syntymästä, annetaan asiasta tieto seurakuntaan, joka ottaa yhteyttä lapsen äitiin kasteen ajankohdan sopimiseksi Kirkkoon liittyminen Kirkkoon liittyminen voi tulla tällä hetkellä vireille kolmella eri tavalla. o Henkilö käy henkilökohtaisesti virastossa täyttämässä liittymisilmoituksen. o Henkilö täyttää internetissä Suomen ev.lut. kirkko -sivuilla olevan liittymislomakkeen, joka lähtee sähköisesti Kirkkohallitukseen. o henkilö täyttää seurakunnan kotisivuilla olevan liittymislomakkeen tai yhteydenotto pyynnön. Molemmat lähtevät sähköisesti seurakunnan sähköpostiin. Kun asia on pantu vireille, tarkistetaan liittymisen edellytykset (kaste, rippikoulu, konfirmaatio ja kotikunnattoman lisäedellytykset) o Tarkemmat ohjeet liittyjien edellytyksistä on Sakastin Kirjurin sivuilla Virastonhoidon ohjeissa. o Jos henkilöltä puuttuu jokin edellytys, asia siirretään seurakunnan hoidettavaksi ja tästä ilmoitetaan asiakkaalle Jos asiakkaalle ilmoittamisen yhteydessä käy ilmi, että henkilö on kastettu, hän on käynyt rippikoulun ja hänet on konfirmoitu, mutta jokin tai kaikki näistä tiedoista puuttuvat järjestelmästä asia selvitetään yhdessä asianosaisen kanssa. Kun riittävät asiakirjat ovat olemassa, tieto puuttuvasta toimituksesta kirjataan Kirjuriin ja asiakirjat skannataan järjestelmään tai yksilöidään, mistä kirkonkirjoista tieto peräisin. Kirkkoherra hyväksyy liittymisen ja allekirjoittaa liittymislomakkeen, kun edellytykset täyttyvät. o Jos edellytykset eivät täyty kirkkoherran tai tämän määräämän papin tehtävänä on olla yhteydessä liittyjään, jotta liittymisedellytykset saadaan kuntoon. (Liittymisen hyväksyminen ja mahdollisten puuttuvien toimitusten organisointi ja hoitaminen ovat seurakunnan työtehtäviä.) o Jos kirkkoherra ei hyväksy liittymistä, asia siirtyy seurakuntaneuvoston / kirkkoneuvoston päätettäväksi. Liittyminen kirjataan Kirjuriin Sakastin Kirjurin sivuilla olevien Kirjuri-ohjeiden mukaisesti.

18 7 o Kirjataan tiedot kasteesta, rippikoulusta ja konfirmaatiosta Kirjuri-ohjeiden mukaisesti, jos henkilö on kastettu, käynyt rippikoulun ja/ tai konfirmoitu ennen kirkkoon liittymisen hyväksymistä. Mahdolliset toimitusasiakirjat skannataan järjestelmään. o Jos uudelle jäsenelle lähetetään tervetulomateriaalia, sen lähettäminen on muu kuin kirkonkirjojen pitoon liittyvä tehtävä. Manuaaliset asiakirjat arkistoidaan Esteidentutkinta ja vihkimisen kirjaaminen Esteidentutkinta Esteidentutkinnan vireillepaneminen voidaan tehdä kolmella eri tavalla. o Vihkipari laittaa esteiden tutkinnan vireille asioimalla virastossa Virastossa tarkistetaan heidän henkilöllisyytensä. Vihkijän tulee tarkistaa vihittävien henkilöllisyys joko toimituskeskustelun yhteydessä tai ennen vihkimistoimitusta. (Tämä ei ole kirkonkirjojen pitoon liittyvä asia vaan vihkijän velvollisuus.) Parille annetaan esitteet Tietoa avioliittolaista ja Sukunimen valinta. Yleensä samalla sovitaan muista vihkimiseen liittyvistä asioista. Nämä eivät kuitenkaan ole kirkonkirjojen pitämiseen liittyviä asioita. Pyydetään lupa tietojen lukemiseen kirkossa ja julkaisemiseen lehdessä. o Tieto tallennetaan Kirjuriin. Tarvittaessa tieto lähetetään toiseen seurakuntaan. o Vihkipari laittaa esteiden tutkinnan vireille lähettämällä täyttämänsä esteidentutkintapyynnön kahden todistajan allekirjoituksin virastoon. Parille on annettava edellä mainitut esitteet ja muutoinkin sovelletaan yllä mainittua. Vihkijän tulee tarkistaa vihittävien henkilöllisyys joko toimituskeskustelun yhteydessä tai ennen vihkimistoimitusta. (Tämä ei ole kirkonkirjojen pitoon liittyvä asia vaan vihkijän velvollisuus.) o Jos esteidentutkinta on tehty maistraatissa, tulee erikseen tarkistaa kirkollisen vihkimisen edellytykset. Esteidentutkinnassa tarkistetaan, että pari täyttää avioliiton solmimisen edellytykset. o Tarkempi ohjeistus on Sakastissa virastonhoidon ohjeissa ja Kirjuri-ohjeissa. Tarvittaessa pyydetään täydennystä esteidentutkintaan liittyviin asiakirjoihin. o Esteidentutkintaan liittyvät asiakirjat skannataan Kirjuriin. Todistus esteidentutkinnasta annetaan aikaisintaan 7 päivän kuluttua asian vireillepanemisesta. o Todistusta ei saa tehdä Kirjurissa valmiiksi ja tulostaa ennen kyseisen 7 päivän määräaikaa. o Tiedon tulostaminen kirkollisiin ilmoituksiin ei ole kirkonkirjojen pitoon liittyvä tehtävä. Manuaaliset asiakirjat arkistoidaan esteidentutkintakansioon.

19 8 Vihkimisen kirjaaminen Tarkistetaan, että vihkimisilmoituksessa (= esteidentutkinnasta annettu todistus, jossa papin allekirjoitus) on kirjattu kaikki tarvittavat tiedot o Tarkistettava myös, että papilla on vihkimisoikeus. o Tarkista morsiamen seurakunta vihkipäivänä. o Kirjaamisesta katso Sakastin Kirjuri-ohjeet. o Täytä vihkimisilmoituksen alaosa ja skannaa asiakirja ja mahdolliset muut asiakirjat Kirjuriin. o Tietojen lähettäminen lehteen ei ole kirkonkirjojen pitoon liittyvä tehtävä. Arkistoidaan vihkimisilmoitus esteidentutkintakansioon.