säilytysaika (vuotta) asiakirjatyyppi salassapitoperuste pysyvästi pysyvästi VäestötL 45 pysyvästi

Transkriptio

1 Kirkonkirjoja koskevat säännökset ovat kirkkolain ja kirkkojärjestyksen 16. luvussa, laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009). Kirkkohallituksen määräykset ja ohjeet (esimerkiksi virastonhoidon ohjeet, määräys todistuksista perittävistä maksuista) vastuu Kirkkohallitus. Uskonnollista vakaumusta koskeva henkilötieto on arkaluonteinen henkilötieto (Henkilötietolaki 11 ). 02 TALOUS Hankintatoimi Muu kilpailutus TAI Suorahankinta Kirkonkirjojen/perhelehtien mikrofilmausta/digitointia koskevat sopimukset Mikrofilmien kopioimista koskevat sopimukset Kirkolliset Kaste Vastasyntyneen kastaminen Yleishallinto/hankinta Yleishallinto/hankinta Lapsen tietojen ilmoittaminen /kasteilmoitus saapunut paperi, ilmoitus Lapsen tietojen ilmoittaminen -lomakkeet

2 Kummien lisääminen saapunut paperi, liite JulkL KJ 2:17, Kirkkohallituksen yleiskirje 22/2006. Myönteisestä päätöksestä ei tehdä erillistä viranhaltijapäätöstä. Pyyntö säilyy asiasta päättävässä seurakunnassa. Perustelut kummien lisäämisestä hävitetään myönteisen päätöksenteon jälkeen. Liitetään alkuperäisen kasteilmoituksen yhteyteen ja sama aika kuin kasteilmoitusta Kirkolliset Kaste Väestötietojärjestelmään jo rekisteröityjen henkilöiden kastaminen Kirkkoherran kielteinen päätös kummien lisäämisestä Ulkomaalaisen kummin vakuutus kirkon jäsenyydestä Päätös yhden kummin riittävyydestä Lupa kirkollisiin ilmoituksiin paperi päätös 2 JulkL Muutoksenhaku: Yleiskirje 27/2010: Päätös on mahdollista saattaa kirkkolain 24 luvun 3 :n 1 momentin 3 kohdan nojalla kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi, mikäli kirkkoherra katsoisi, ettei ole riittävää perustetta suostua kummia koskevaan lapsen huoltajan tai kastettavan pyyntöön. Myös tämän jälkeen on mahdollista valittaa hallintooikeuteen. saapunut paperi liite 2 JulkL Kasteen tai kummin lisäämisen yhteydessä ulkomaalainen todistaa tarvittaessa kummikelpoisuutensa täyttämällä vakuutuksen kristillisestä kasteestaan. saapunut/ paperi, päätös JulkL Kirkkojärjestys 2:16,2. Kirkkohallituksen yleiskirje (27/2010). saapunut/ Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Nimitiedon lisäämisestä kastepuuhun tai vastaavaan on oltava erillinen kirjallinen lupa. Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2,

3 Kasteilmoitus saapunut paperi, ilmoitus Vakuutus rippikoulun käymisestä saapunut paperi liite 10 JulkL JulkL VTJ:ään rekisteröityjen sekä kotikuntaa vailla olevien henkilöiden kasteilmoitukset. Myös poissaolevaan väestöön kuuluvien kasteilmoitukset. Aikuiskasteella tarkoitetaan kastetta, jossa seurakunta ei ole henkilön tietojen ensirekisteröijä. Kummien lisääminen saapunut paperi, liite JulkL KJ 2:17, Kirkkohallituksen yleiskirje 22/2006. Myönteisestä päätöksestä ei tehdä erillistä viranhaltijapäätöstä. Pyyntö säilyy asiasta päättävässä seurakunnassa. Perustelut kummien lisäämisestä hävitetään myönteisen päätöksenteon jälkeen. Liitetään alkuperäisen kasteilmoituksen yhteyteen ja sama aika kuin kasteilmoitusta. Kirkkoherran kielteinen päätös kummien lisäämisestä Ulkomaalaisen kummin vakuutus kirkon jäsenyydestä Päätös yhden kummin riittävyydestä Lupa kirkollisiin ilmoituksiin paperi päätös 2 JulkL Muutoksenhaku: Yleiskirje 27/2010: Päätös on mahdollista saattaa kirkkolain 24 luvun 3 :n 1 momentin 3 kohdan nojalla kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi, mikäli kirkkoherra katsoisi, ettei ole riittävää perustetta suostua kummia koskevaan lapsen huoltajan tai kastettavan pyyntöön. Myös tämän jälkeen on mahdollista valittaa hallintooikeuteen. saapunut paperi liite 2 JulkL Kasteen tai kummin lisäämisen yhteydessä ulkomaalainen todistaa tarvittaessa kummikelpoisuutensa täyttämällä vakuutuksen kristillisestä kasteestaan. saapunut/ paperi, päätös JulkL Kirkkojärjestys 2:16,2. Kirkkohallituksen yleiskirje (27/2010). saapunut/ Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Nimitiedon lisäämisestä kastepuuhun tai vastaavaan on oltava erillinen kirjallinen lupa. Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2,

4 Kirkolliset Kaste Hätäkaste Hätäkaste saapunut paperi, ilmoitus Hätäkasteen vahvistaminen saapunut paperi, ilmoitus Kummitietojen täydentäminen saapunut paperi, ilmoitus Kummien lisääminen liite JulkL Jos mahdollista, tallennetaan Lapsen tietojen ilmoittaminen - lomakkeen yhteyteen Hätäkasteen vahvistamisesta ei ole erillistä lomaketta. JulkL Jos hätäkasteen yhteydessä ei ole ilmoitettu kummeja. JulkL KJ 2:17, Kirkkohallituksen yleiskirje 22/2006. Myönteisestä päätöksestä ei tehdä erillistä viranhaltijapäätöstä. Pyyntö säilyy asiasta päättävässä seurakunnassa. Perustelut kummien lisäämisestä hävitetään myönteisen päätöksenteon jälkeen. Liitetään alkuperäisen kasteilmoituksen yhteyteen ja sama aika kuin kasteilmoitusta. Kirkkoherran kielteinen päätös kummien lisäämisestä Ulkomaalaisen kummin vakuutus kirkon jäsenyydestä Päätös yhden kummin riittävyydestä Lupa kirkollisiin ilmoituksiin paperi päätös 2 JulkL Muutoksenhaku: Yleiskirje 27/2010: Päätös on mahdollista saattaa kirkkolain 24 luvun 3 :n 1 momentin 3 kohdan nojalla kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi, mikäli kirkkoherra katsoisi, ettei ole riittävää perustetta suostua kummia koskevaan lapsen huoltajan tai kastettavan pyyntöön. Myös tämän jälkeen on mahdollista valittaa hallintooikeuteen. saapunut paperi liite 2 JulkL Kasteen tai kummin lisäämisen yhteydessä ulkomaalainen todistaa tarvittaessa kummikelpoisuutensa täyttämällä vakuutuksen kristillisestä kasteestaan. saapunut/ paperi, päätös JulkL Kirkkojärjestys 2:16,2. Kirkkohallituksen yleiskirje (27/2010). saapunut/ Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Nimitiedon lisäämisestä kastepuuhun tai vastaavaan on oltava erillinen kirjallinen lupa.

5 Kirkolliset Konfirmaatio Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, Rippikoulu kuuluvat än Konfirmaatio, vaikka rippikoulun on Kristillinen kasvatus ja nuorisotyö, Kristillinen kasvatus -n alla. Jäsenyyttä koskevat asiat kuuluvat Jäsenyys ja kirkolliset -luokkaan. Rippikoululaisten ja saapunut/ paperi ilmoitus JulkL Arkistoidaan tieto rippikoulun käymisestä ja konfirmaatiosta. konfirmoitujen tiedot Ilmoitus rippikoulun käymisestä saapunut/ paperi ilmoitus JulkL rippikoulutiedon tallentamista varten Lupa kirkollisiin ilmoituksiin saapunut/ Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, Kirkolliset Avioliiton solmiminen Pyyntö esteiden tutkinnasta saapunut paperi hakemus 10 vakuutus siviilisäädystä saapunut paperi liite 10 Todistus esteiden tutkinnasta saapunut/ paperi, ilmoitus /vihkimisilmoitus Vakuutus rippikoulun käymisestä saapunut paperi liite 10 Vakuutus kristillisestä kasteesta saapunut paperi liite 10 ja/tai uskontokuntaan kuulumisesta Sarjaan kuuluvat myös poissaolevaan väestöön kuuluvien vihkiilmoitukset. Muutetaan takautuvasti Tarvittaessa ulkomaalaisilta todistukseksi, ettei ole avioliitossa

6 Todistus Suomen lain mukaisesta oikeudesta mennä avioliittoon ulkomaan viranomaisen edessä paperi liite ei säilytetä Asiakirja annetaan kihlaparille. Siviilisäätytodistus saapunut paperi liite Tarvitaan ulkomaalaisesta kihlakumppanista. Tarvitaan myös suomalaisesta, joka on PV-väestössä. Tiedot ulkomaalaisesta saapunut paperi liite kihlakumppanista Todistus kirkon jäsenyydestä saapunut paperi liite Tarvitaan kihlakumppanista, jonka uskontokuntatieto ei ole VTJ:ssä. Henkilöasiakirjan jäljennös saapunut paperi liite Tarvitaan ulkomaalaisesta. Yleensä kopio passista. Lupa kirkollisiin ilmoituksiin saapunut/ Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti. Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL Huom. aiemmalta nimeltään kuulutukset. Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, Ilmoitus avioliiton siunaamisesta saapunut paperi ilmoitus 10 JulkL Siviiliavioliiton siunaamisesta vastannut seurakunta lähettää asiakirjan kirkkoon kuuluvan puolison seurakuntaan, kun tilastointi on suoritettu. Jos molemmat puolisoista kuuluvat kirkkoon, lähetetään morsiamen seurakuntaan Kirkolliset Hautaan siunaaminen ja hautausmessu Lupa hautaamiseen saapunut paperi ilmoitus ei säilytetä Ilmoitus rekisteriviranomaiselle hautauksen tai tuhkauksen ajasta ja paikasta saapunut paperi ilmoitus Hautaansiunaamisen lomake paperi 2 JulkL Omaisten antama hautauslupa voidaan hävittää kun kuolintieto näkyy väestötietojärjestelmässä. Hautaustoimi säilyttää. Asiakirjaa ei skannata Kirjuriin Viimeisen rekisteriviranomaisen velvollisuus säilyttää (Asetus kuolemansyyn selvittämisestä 22 a ) Kuuluu hautaustoimeen. Seurakunnan ei ole pakko laatia hautaansiunaamisen lomaketta. Asiakirjaa ei viedä Kirjuriin

7 Tieto henkilön saapunut 50 Lupa kirkollisiin ilmoituksiin saapunut paperi lupa 5 JulkL Kirkolliset ilmoitukset paperi ilmoitus 5 JulkL Kuolinpäivätieto. Tulee muutostietoliikenteenä väestötietojärjestelmästä Saattaa olla osa lomaketta, käytäntö vaihtelee seurakunnittain. Lupa tulee dokumentoida kirjallisesti Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, Muut jäsenyyteen liittyvät asiat Kirkkoon liittyminen Ilmoitus kirkkoon liittymisestä saapunut paperi, ilmoitus Ilmoitukset kirkkoon liittymisestä, jotka sisältävät tarvittavat suostumukset. Ilmoitus rippikoulun käymisestä - saapunut paperi liite 10 JulkL lomake Kasteilmoitus (Kirkkoon saapunut paperi liite 10 JulkL liittyminen kasteen kautta) - lomake Vakuutus kristillisestä kasteesta saapunut paperi liite 10 JulkL Vakuutus rippikoulun käymisestä saapunut paperi liite 10 JulkL Muut jäsenyyteen liittyvät asiat Kirkosta eroaminen Todistus osallistumisesta seurakunnan toimintaan Jäljennös oleskeluluvasta tai muusta vastaavasta asiakirjasta Ilmoitus kirkosta erosta saapunut paperi, saapunut paperi liite 10 JulkL Kotikuntaa vailla olevalta tarvitaan todistus osallistumisesta seurakunnan toimintaan 3 kk:n ajan. saapunut paperi liite 10 JulkL Kotikuntaa vailla olevalta tarvitaan todistus laillisesta maassaolosta. ilmoitus Ilmoitukset kirkosta eroamisesta, jotka sisältävät tarvittavat suostumukset.

8 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO Tiedonhallinnan ja tietohallinnon suunnittelu, ohjaus ja seuranta x Tietosuoja 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO Tietohallinto Tietoturva x Käyttövaltuushallinta Lokirekisteri rekisteri 5 JulkL kohta / JulkL x Kirkkohallituksen ylläpitämä (KirkkoL 16 luku 8 ). Kirkkohallituksen on säilytettävä lokirekisteriin talletetut tiedot viisi vuotta niiden tallettamisajankohtaa seuraavan kalenterivuoden alusta lukien. 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO Tiedonhallintapalvelut Asiakirjahallinta Käyttöoikeusrekisteri rekisteri voa+5v JulkL kohta / JulkL x Kirkkohallituksen ylläpitämä (KirkkoL 16 luku 8 ). Kirkkohallituksen on säilytettävä käyttöoikeusrekisteriin talletetut tiedot viisi vuotta käyttöoikeuden päättymisestä lukien. Mikrofilmien talletussopimus Arkistolaitoksen kanssa Kirkonkirjojen tallekappaleet (mikrofilmit tai digitoitu aineisto) paperi sopimus 100 Mikrofilmien tallekappaleet talletetaan Mikkelin maakuntaarkistoon säilytyssopimuksella (yleiskirje 23/2002). Digitoidun aineiston tallekappaleet seurakunta/keskusrekisteri säilyttää itse.

9 07 TIEDONHALLINTA JA TIETOHALLINTO Tiedonhallintapalvelut Tietopalvelu Virkatodistustilaukset saapunut rekisteri Säilytysajan peruste syyteoikeuden vanhentuminen. RL 38:1-2, Perustellusta pyynnöstä tieto annetaan henkilölle, jota virkatodistustilaus koskee. Kirkonkirjoja koskevat selvityspyynnöt ja muu tietopalveluun liittyvä kirjeenvaihto saapunut/la adittu paperi Selvitysten ja jäljennösten tilaukset, tilauksiin liittyvät tiedustelut ja kiirehtimiskirjeet, henkilötietojen selvittämiseen liittyvät erilaiset tiedustelut, ilmoitukset, esitykset ja niihin annetut vastaukset. Merkittävät henkilötietoja sisältävät pyynnöt ja vastaukset tulee säilyttää 5 vuotta. Säilytysaika perustuu rikos- ja vahingonkorvausvastuun vanhentumiseen. Sukuselvitysten ja - tutkimusten toisteet paperi, Selvitykset tulee säilyttää vähintään 5 vuotta. Asiakirjoja ei skannata Kirjuriin. Sukututkimuksiin liittyvät paperi Sopimuksella tutkija sitoutetaan tietojen pysyvään salassapitoon sitoumukset ja tutkimusluvat Tutkijapäiväkirjat paperi voa Jos seurakunnassa on mahdollista tehdä omatoimista sukututkimusta suositellaan tutkijapäiväkirjan käyttöä. Sukuselvityspalvelusopimukset paperi sopimus voa+10v ei-julkinen Henkilön ja seurakunnan välinen yksityisoikeudellinen sopimus asiakirja Omien tietojen tarkastuspyynnöt saapunut paperi hakemus Selvitys annetaan asiakkaalle.