MepcoPro Henkilöstö ja Palkat Monetra Oy esittelytilaisuus 18.10.2016 Anna-Maija Ijäs, Juha Reiman ja Jarmo Siivari, Mepco Oy
Ominaisuudet Moduulit MepcoPro HRM-ratkaisut julkishallintoon Rekrytointi Henkilöstöhallinto Palkat Sähköiset lomakkeet, liittymät, hälytykset, raportointi, käyttäjäroolit Työpaikat Kysymysten asettelu Päivittäinen johtaminen Mittaaminen ja tunnusluvut Some-kirjautuminen Liittymät hakupalveluihin Hakemusten käsittely HRM-tiedot HRD ja kurssit Kehitys- ja tavoitekeskustelut Tuntien tallennus Tuntien tulkinta Palkanlaskenta Viranomaisilmoitukset
Koko organisaation ratkaisu HRM-kokonaisuuden käyttö voidaan hajauttaa koko organisaatioon. Ohjelmia voidaan käyttää erilaisilla näkymillä ja käyttöoikeuksilla ohjelmaan perustettavien roolien avulla. Yhdellä käyttäjällä voi olla useita rooleja Esimiehen käyttöoikeudet voidaan esimerkiksi rajata niin, että hän näkee ohjelmassa vain omat alaisensa, alaisten alaiset tai kaikki alaiset organisaatiopuussa alaspäin Jokainen palkansaaja pääsee esimerkiksi tarkastelemaan omia tietojaan, täyttämään tehdyt tuntitietonsa, laatimaan matkalaskun ja lomahakemuksen Johto Hallinto Esimiehet Työntekijät Raportit johtamisen apuna HRM-tiedot johtamisen avuksi Ylläpito ja raportointi Palkanlaskenta Maksatus Ajantasainen tieto alaisista Raportit johtamisen apuna Sähköiset hyväksynnät ja ilmoitusvälineet Sähköiset loma- ja poissaoloilmoitukset Ajantasaiset saldot Matka- ja kululaskujen laatiminen Omien tietojen hallinta
Lomakkeet työ- ja virkasuhteen elinkaaren prosesseihin Järjestelmä tarjoaa monipuolisen tavan tehostaa HR-prosesseja rekrytoinnista työ- ja virkasuhteen päättymiseen Sähköisten lomakkeiden avulla voidaan hajauttaa sujuvasti ohjelman käyttöä esimerkiksi esimiestasolla Lomakkeisiin voidaan kytkeä haluttu hyväksymiskierto sekä viestintä eri tahoille, kuten IT:lle ja työterveyteen Lomakkeilta voidaan tulostaa erilaisia työsuhteen dokumentteja, kuten työ- ja virkasopimuksen Työ- ja virkasuhteen päättäminen Uuden työ- ja virkasuhteen perustaminen Haluttu hyväksymisprosessi Viestintä eri tahoille Työ- ja virkasopimuksen tulostus Omien tietojen muutoslomake Työ- ja virkasuhdemuutokset
Osaamisen kehittäminen Osaamisen mittaus osaamisprofiilien avulla Kurssikalenteri osaamisen kehittämiseen Ilmoittautuminen omat tiedot roolilla Kurssien hallinta, seuranta ja päivitys henkilötietoihin Ilmoittautumisprosessi muokattavissa Tavoite- ja tuloskeskustelu / kehityskeskustelu Yrityskohtainen runko Vapaasti määriteltävä lomakierto Palkitseminen Kurssikalenteri/ 3 päivän koulutus Osaamisprofiilit HRD Tutkinnot Pätevyydet Edellisen vuoteen vertaus Pätevyyksien hallinnointi Hälytykset pätevyyksien umpeutumisesta Kehityskeskustelu 3 päivän koulutusoikeus
Henkilöstösuunnittelu Henkilöstötarpeen suunnittelu Määrällinen: henkilöstön lukumäärä Laadullinen: henkilöstön osaaminen, ikä- ja henkilöstöryhmät, palvelusuhde- ja muut toivotut rakenteet Henkilöstösuunnittelu MepcoPro:ssa Pitkän aikavälin strateginen henkilöstösuunnittelu Osaamisen hallinta/mittaaminen -> osaamisprofiilit Henkilöstön määrä ja rakenne -> tunnuslukujen raportointi Lyhyen aikavälin henkilöstösuunnittelu Sijaisuustoiminnot, poissaolo- ja lomasuunnittelu, eläköityminen Pitkän aikavälin suunnitelma osaamisprofiilit tunnuslukujen raportointi Lyhyen aikavälin suunnitelma sijaisuustoiminto, työnjako poissaolo- ja lomasuunnittelu eläköitymisasiat
Ennakoi seuraa reagoi Työjärjestelyt ja sijaistaminen Varhaisen tuen malli Työaikaraportit Työkykysuunnitelma Työkykyjohtaminen Poissaoloraportit Puheeksiottokeskustelut
Suorituksen johtaminen ja palkitseminen Laadullisten ja määrällisten tavoitteiden määrittely suorituksen johtamista varten Tavoitteiden mittaus henkilökohtaisten tavoitekeskusteluiden ja työtehtäviin sidottujen mittareiden avulla Suoriutuminen ja sen arviointi tavoite- ja kehityskeskusteluiden yhteydessä käyttäen apuna mm. osaamisprofiilin tavoitetasoja Suoriutumisen arviointi voidaan sitoa palkkiolaskentaan mm. suoriutumisprosenttien muodossa suora yhteys palkanlaskentaan Järjestelmä tarjoaa tiedot aineettoman (urakehitys, koulutus, palaute jne.) ja aineellisen (palkka, palkkiot, edut jne.) johtamiseen ja palkitsemiseen Suoritus Palkitseminen Tavoite Arviointi
Henkilöstöraportointi Työhyvinvoinnin seuraaminen ja mittaus Osaava henkilöstö Koulutuspäivät Osaamistaso Tutkinnot Terveys ja turvallisuus Sairauspoissaolot/tapaturmat Tehty työaika, ylityöt Varhaisen välittämisen malli Sitoutuminen Työsuhteiden kesto Vaihtuvuus% ja syyt Perehdyttämisaika Muut poissaolot Tuottavuus Palkitseminen ja palkkarakenne Tasa-arvosuunnitelma Perehdytys/kehityskeskustelut/palauteet Tunnusluvut Ikä- ja sukupuolirakenne Työsuhdetyypit (vakinaiset, määräaikaiset, osa-aikaiset ja jne.) Palvelusvuodet Aloittaneet/lopettaneet Henkilöstön määrä Eläköityminen
Hälytykset päivittäiseen johtamiseen Automaattiset sähköpostiviestit hälytysrajojen umpeutuessa Hälytyksen vastaanottajaksi yksi tai useampi sisäinen tai ulkoinen taho, esim. esimies, HR ja työterveys Hälytysraportit voidaan ajastaa tai ajaa manuaalisesti käynnistäen Ajastetut hälytykset Perehdytys käyty Pätevyys umpeutuu Koeaika ja määräaikaisuus päättyy Viestit eri tahoille Syntymäpäivät ja palvelusvuodet Kehityskeskustelu lähestyy Paljon poissaoloja Asiakaskohtaiset lähetyskerrat ja taajuudet
Mepco Pro/Kuntarekry Monetra Oy esittelytilaisuus 18.10.2016 Anna-Maija Ijäs, Juha Reiman ja Jarmo Siivari, Mepco Oy
Uuden henkilön prosessi Kuntarekry (ElbitRekry) Rekrytointilupa Työpaikka ilmoitus ja julkaisu Hakemusten käsittely ja valinta Henkilö siirretään työntekijäksi Käyttäjätunnukset palkatulle henkilöille Mepco HRM Lomake uudesta henkilöstä Hyväksyntäkierto ja viestit Hyväksyntä ja työsopimus Uusi käyttäjä Uusi työsuhde
Kuntarekry/ElbitRekry Mepco HRM:ssä Tehdään linkki rekrytointiin HRM sivulle Varmista logo Elbitiltä
Mepco Pro Palkat Monetra Oy esittelytilaisuus 18.10.2016 Anna-Maija Ijäs, Juha Reiman ja Jarmo Siivari, Mepco Oy
Monipuolinen parametrointi MepcoPro on helppo ja monipuolinen järjestelmä parametroida. Pääkäyttäjä voi itsenäisesti muokata järjestelmää ja ottaa käyttöön sen uusia ominaisuuksia. Parametrointi vähentää ohjelmoinnin tarvetta ja lisää joustavuutta. Tallennetut henkilö,- palvelussuhde- ja palkkatiedot historioituvat Käyttöönottovaiheessa asiakas pääsee itse rakentamaan järjestelmää. Käyttöönoton jälkeen Mepco tarjoaa useita erilaisia kursseja asiakkaille, jotta järjestelmän jatkokehitys tehostuisi. MepcoPro:ta kehitetään jatkuvasti kasvavan asiakaskunnan tarpeiden ja toiveiden ohjaamana. Vuosittain ilmestyy 2-3 uutta versiota, joissa jokaisessa on runsaasti uusia piirteitä.
Helppo yhdistäminen muihin järjestelmiin - liittymät Liittymien rakentaminen ei yleensä vaadi ohjelmointia. Liittymien avulla palkanlaskentaan voidaan tuoda esimerkiksi henkilötietoja, palkkatapahtumia sekä parametreja, kuten kustannustunnisteita. Palkanlaskentaan on rakennettu kymmeniä eri liittymiä, ulospäin mm. kirjanpitoon ja sisäänpäin mm. tiedonkeruujärjestelmistä. Liittymät voidaan ajastaa, jolloin ohjelma automaattisesti käsittelee halutun liittymän halutulla aikasyklillä. Pääkäyttäjä voi hallinnoida ajastuksia itse. IN OUT tiedonkeruu/ palkkatapahtumat henkilötiedot seurantatasot Palkat kirjanpito henkilötietoja eri järjestelmiin
Kattavat raportointimahdollisuudet MepcoPro pitää sisällään kaikki palkkahallinnon lakisääteiset raportit sekä muita valmiita raportteja Järjestelmään voidaan rakentaa monipuolisesti yrityksen tarpeiden mukaisia raportteja niin yrityksen johdon ja esimiesten tarpeisiin kuin palkanlaskennan tueksi Useiden eri tietojen ja summatasojen yhdistäminen samalla raportille mm. henkilö-, työ- ja virkasuhde-, loma-, poissaolo- ja palkkatapahtumatiedot Raportit tulostuvat haluttaessa PDF-, Excel- ja Word-muodossa Viranomaiset Tunnusluvut Dokumenttipohjat Yrityskohtaiset raportit Tilastokeskus Keva Verottaja Ikäjakauma Palvelusvuodet Vaihtuvuus Työ- ja virkasopimus Palvelusaikatodistus Kelan lomakkeet Palkkaraportointi Poissaolot ja lomat Työtunnit ja ylityöt
Palkka-ajojen nopeuttaminen ajojonot Palkka-ajoa varten määritellään ajojono, joka tekee tarvittavat toimenpiteet palkka-ajossa automaattisesti Lopputilejä varten rakennetaan oma ajojono, joka käsittelee esimerkiksi työajanlyhennys- ja lomakorvaustapahtumat Ajojen palautus ja uusiminen on käyttäjäystävällistä ja nopeaa
Päivittäiseen johtamiseen hälytykset Automaattisesti lähetettyjä sähköpostiviestejä tai sisäisiä viestejä hälytysrajojen umpeutuessa. Viestien sisältö on asiakkaan itse ylläpidettävissä. Hälytyksen vastaanottajaksi yksi tai useampi sisäinen tai ulkoinen taho, esim. esimies, HR ja työterveys Hälytysraportit voidaan ajastaa tai ajaa manuaalisesti käynnistäen Esimies IT Hallinto Määräaikaisuuden ja koeaikaisuuden päättyminen Merkkipäivät ja palvelusvuodet Ylitöiden ja poissaolojen määrä Vatu Työ- ja virkasuhde alkaa Työ- ja virkasuhde päättyy Määräaikaisuuden ja koeaikaisuuden päättyminen Merkkipäivät ja palvelusvuodet Kuittaamattomat lomakkeet
Palkkahallinto vuosikellon mukaisesti Palkanlaskennan vuosikello voidaan jakaa kolmeen eri osaan Joulu Tammi Helmi Palkkakausikohtaiset toiminnot Kuukausittaiset toiminnot Marras Maalis Vuosittaiset ja säännölliset toiminnot MepcoPro pitää sisällään kaikki lakisääteiset toiminnot Loka Huhti Järjestelmä tarjoaa monipuolisen tavan tehostaa palkanlaskennan prosesseja vuosikellon eri vaiheissa Syys Elo Heinä Kesä Touko
Palkkakausittaiset toiminnot Mepco tukee ja tehostaa palkkakausikohtaisia toimintoja työsuhdetietomuutosten sähköistäminen ja käytön hajauttaminen monipuolinen lomien ja poissalojen hallinta palkkatapahtumatietojen käsittely (tulkkaukset, liittymät) palkanmaksuprosessien tehostaminen ajojonoilla laadukas raportointi Työ- ja virkasuhteen perustaminen ja muutokset Lomat ja poissaolot Palkkatapahtumat Ajot ja ajojonot Raportointi
Palkkakausittaiset toiminnot työ- ja virka suhteen perustaminen ja muutokset Työ- ja virkasuhdemuutosten sähköistäminen ja järjestelmän käytön hajauttaminen Työ- ja virkasuhteen perustaminen sähköisellä lomakkeella Haluttu hyväksymisprosessi Työ- ja virkasopimuksen tulostus Viestintä eri tahoille (IT, työterveys, keskus jne.) Hälytykset Työ- ja virkasuhdemuutosten sähköistäminen lomakkeella Työ,- virkasuhde- ja palkkatiedot Haluttu hyväksymisprosessi Esimies- tai itsepalveluroolilla
Palkkakausittaiset toiminnot lomat ja poissaolot Lomat -> Automaattinen lomaoikeuspäättely, lomavuosikohtaiset saldot ja kertymät sekä lomaoikeustietojen seuranta ja ylläpito Poissaolot -> Poissaolojen palkallisuuden pituuden laskenta, asiakaskohtaiset poissaolokoodit Loma- ja poissaololomakkeet halutulla hyväksymiskierrolla Loma- ja poissaolojana esimiehille loma- ja poissaolojakson seurantaan
Palkkakausittaiset toiminnot palkkatapahtumat Palkkatapahtumien syötön tehostamiseksi sekä helpottamiseksi käyttöön voidaan ottaa tuntisyöttöpohjia. Tuntitietojen tulkkaus onnistuu järjestelmässä ylityötulkkauksilla ja tuntirajoihin perustuvilla tulkkauksilla. Liittymien avulla palkanlaskentaan voidaan tuoda palkkatapahtumia esijärjestelmistä.
Palkkakausittaiset toiminnot ajot ja ajojonot Palkka-ajoa varten määritellään ajojono, joka tekee tarvittavat toimenpiteet palkka-ajossa automaattisesti. Lopputilejä varten rakennetaan oma ajojono, joka käsittelee esimerkiksi työajanlyhennystapahtumat ja lomakorvaustapahtumat Ajojen palautus ja uusiminen on käyttäjäystävällistä ja nopeaa
Palkkakausittaiset toiminnot raportointi MepcoPro pitää sisällään kaikki palkkahallinnon lakisääteiset raportit sekä muita valmiita raportteja Järjestelmään voidaan rakentaa monipuolisesti organisaation tarpeiden mukaisia raportteja palkkahallinnon tueksi Raportit tulostuvat haluttaessa PDF-, Excel- ja Word-muodossa Palkkalaskelmat sähköpostilla, ipostina tai verkkopalkkana Organisaation raportit Palkkaajokohtaiset raportit Dokumenttipohjat Palkkaraportointi Poissaolot ja lomat Työtunnit ja ylityöt Palkkalaskelmat Kirjanpito Pankkitiedosto Kelan lomakkeet Palvelussuhdetodistus Työ- ja virkasopimus
Kuukausittaiset toiminnot Tilitykset Arkistointi Raportointi Ay-tilitys Ulosottotilitys Eläkeyhtiöt Arkistointiprosessin automatisointi Kelan lomakkeet Kausiveroilmoitus Lomapalkkavaraus Viranomaisilmoitukset- ja tilitykset, palkkamateriaalin arkistointi ja kuukausikohtainen raportointi
Vuosittaiset ja säännölliset toiminnot Ilmoitukset Verokortit Raportointi Verohallinto Keva Vakuutusyhtiöt Verokorttien suorasiirto Verokorttien päättäminen Palkkakortit Yleiskorotukset Tilastot KTA:n laskenta Keskituntiansion laskenta, EK:n ja Tilastokeskuksen tilastot, palkanlaskennan vuodenvaihdetoiminnot