VALDA-tietojärjestelmän viraston käyttöönottokonseptin esittely



Samankaltaiset tiedostot
VALDA-käyttöönottoprojekti osana maistraattien sähköisen asioinnin strategiaa

Siirtyminen käyttöönotosta tuotantoon

Avoimen ja yhteisen rajapinnan hallintamalli

Sopimus Asiakas- ja potilastietojärjestelmästä. Liite N: Kielivaatimukset

Avoimen ja yhteisen rajapinnan hallintasuunnitelma v.1.4

VALDA-tietojärjestelmän j versio 1

Opetusministeriön hallinnonalan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskushanke OPM-PAKE Yliopistojen palvelukeskusprojekti

Valtion IT-palvelukeskuksen (VIP) palvelut. JulkIT Anna-Maija Karjalainen

CAMA 2 BASE -projekti

Kieliaineistojen käyttöoikeuksien hallinnan tietojärjestelmä

VALDA 1.2 käyttötapauskaaviot VVAA052

TORI-siirtoprojektit. Toukokuu 2014

YJA ohjaus- ja tuotteenhallintaprosessi

Hankesuunnitelma. Novus-Hanke. Novus-Hanke. YYL:n tietojärjestelmien kokonaisuudistus HANKESUUNNITELMA. LIITE 1

Käyttöoikeudet ja käyttäjähallinta

Digipäivä, Hallintoryhmä Sipoo

Kuntien talous- ja toimintatietojen, tilastoinnin ja tietohuollon kehittäminen (Kuntatieto ohjelma)

Maanvuokrausjärjestelmä Mvj. Projektitarpeen ja tavoitteiden kuvaus

JulkICTLab Eteneminen Mikael Vakkari, VM

Miten virasto ottaa käyttöön Kiekutietojärjestelmän

Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen. Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn

TAHE-projekti Kymenlaaksossa

TOIMIJAREKISTERIN TOTEUTUKSEN JA YLLÄPIDON HANKINTA - HANKINNAN YKSI- LÖINTI HUOM!

Kilpailutusjärjestelmä

Valtioneuvoston kanslia VAIN VIRKAKÄYTTÖÖN Hallinto- ja palveluosasto/hallintoyksikkö Terja Ketola PTJ2008-työsuunnitelma 1 (5)

Työpaja 3: ICT-tuen jatkovaihe tavoitetila ja kehittämiskohteet

Aalto OTM käyttöönottoprojekti

Avoimen ohjelmistotuotteen hallinta julkisella sektorilla. Jukka Kääriäinen VTT Oy , Oskari-verkostopäivä

Uudenmaan TAHE-palvelukeskuksen liiketoiminta- ja toteutussuunnitelma

JHS XXX ICT-palvelujen kehittäminen: Laadunvarmistus Liite 2: Tarkistuslistoja

Mikkelin sähköisen asioinnin alusta - päätöksenteko. Kalle Launiala / ProtonIT Oy kalle.launiala@protonit.net

<<PALVELUN NIMI>> Palvelukuvaus versio x.x

Tietomallien käyttöönotto Liikennevirastossa LiViBIM Timo Tirkkonen

xxx avoimen rajapinnan hallintasuunnitelma (VALMIS 1.4)

JHS 182 ICT-palvelujen kehittäminen: Laadunvarmistus Liite 2 Tarkistuslistoja

Ajankohtaista Virtu-palvelussa

Liite 2. Alustava projektisuunnitelma. JulkICTLab tehtävien toimeenpanosta CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n ja Valtiovarainministeriön välillä

Tik Ohjelmistotuoteliiketoiminta

PPS nykyiset versiot Taito-osiot ja mallipohjat/esimerkit

KEHITYSVAIHEEN PROJEKTISUUNNITELMA OSA 2 Keskusta-Lentävänniemi

Työaikapankkien raportoinnin toteutus Kiekuun

Opetushallitus. Asiantuntijapalvelut Oppijan palvelukokonaisuuden. Projektisuunnitelma

VVAA047 Hakuehdot VALDA 1.2

Valtion IT-palvelukeskuksen (VIP) hyödyt valtiokonsernille. Valtio Expo Anna-Maija Karjalainen

Mikä on avoimen tuotteen hallintamalli perustiedot ja taustoitus. Jukka Kääriäinen, Tapio Matinmikko, Raija Kuusela

OHJ-3010 Ohjelmistotuotannon perusteet. Ohjelmistoprojektin hallinta

Kuntasektorin yhteineset viitearkkitehtuurit Tiedon- ja asianhallinta Johtamisjärjestelmä

Kuntien teknisen ja ympäristötoimen aineistorajapintojen hallintasuunnitelma

Finland first valtionhankinnat digitaalisesti

Miten saat Valtion konesali- ja kapasiteettipalvelun käyttöösi?

MITEN VALMISTAUTUA KIEKUN KÄYTTÖÖNOTTOON? Seija Friman kehittämispäällikkö, Valtiokonttori

Kieku tuki ja ylläpito

Orientaatio ICT-alaan. Projekti

Palvelukatalogi liiketoiminnan tukena

TAPAS - puheenvuoro - TAPAS-päätösseminaari Tommi Oikarinen, VM / JulkICT

Kulttuurituotanto projektina. Johdatus kulttuurituotannon suunnitteluun 2009 Petri Katajarinne

PALVELUKUVAUS järjestelmän nimi versio x.x

Projekti, projektinhallinta ja projektiliiketoiminta. Projektin ympäristö, päämäärä, tavoitteet, elinkaari, laajuus ja työn ositus

Valtion IT-palvelukeskus (VIP) Anna-Maija Karjalainen

SOTE tietojohtamisen toimeenpanohanke. Mikko Huovila STM / DITI

<Viitearkkitehtuurin nimi> toimeenpanosuunnitelma

TIETOMALLI JA TIETOVARASTO PALVELUKONSEPTI

ICT-palvelujen kehittäminen - suositussarja Suvi Pietikäinen Netum Oy

Toimintojen vahvistaminen rakennejärjestelyn avulla

KuntaIT Mikä muuttuu kunnan tietotekniikassa? Terveydenhuollon Atk-päivät Mikkeli Heikki Lunnas

Avoimen tuotteen hallintamalli FINTO OhRy

Kansallinen ASPAtietojärjestelmä

Yhteisön kehitystyöhön osallistumisen mahdollisuudet ja mallit

VAKAVA Valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun ja kuvaamisen tukiprojekti

Sähköisen kilpailutusjärjestelmän toteuttaminen: Millaista järjestelmää ollaan kilpailuttamassa ja missä vaiheessa kilpailutus on?

IT Service Desk palvelun käyttöönotto palvelukeskuksissa

Master data tietojen ja kriteeristön sekä hallintamallin määrittely ja suunnittelu TRE:933/ /2011

Kiekun käyttöönottomenetelmä

31 Helsingin seurakuntayhtymän käyttöönotettava ICT:n (tietoja viestintäteknologian) ja digitalisaation kehittämisen ohjausmalli

ICT-projektipäällikköpalvelut

Käyttövaltuushallinnan hyödyt tehokkaasti käyttöön. Johanna Lampikoski, RM5 Software Juha Arjonranta, TeliaSonera Finland

Yhteentoimivuuden kehittämisohjelma. Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu hanke

Vakuutusyhtiöiden testausinfo

OTM-HANKKEEN SIDOSRYHMÄSEMINAARI

Muutosjohtaminen Kiekuhankkeessa

Valtiokonttorin hankkeiden esittely - erityisesti KIEKU-ohjelma. ValtIT:n tilaisuus

Tietohallinto on palvelu

IPT-hanke: Kehitysvaihe -työpaja Työpaja 5: Kokoushotelli Gustavelund

Kansallinen palveluväylä - Rolling Up the Sleeves Paasitorni

ADE Oy Hämeen valtatie TURKU. Tuotekonfigurointi. ADE Oy Ly Tunnus:

Tiedolla johtaminen ja palvelujen seuranta -työryhmä

Sisäasianministeriön toimenpiteet henkilöstöhallinnon yhtenäistämiseksi

Puitesopimus - Projektisopimus: Myyntilaskutus palvelun käyttöönottoprojekti

Asiakaspalvelun kuulumiset. Talpapäivä

Ristiinopiskelun kehittäminen -hanke

OTM-HANKE. Opintohallinnon tietojärjestelmän modernisointi - tilannekatsaus

Kokemuksia Jyväskylän palvelusetelistä

Monitoimittajaympäristö ja SIAM, haasteet eri toimijoiden näkökulmasta

Kirjastoverkkopalvelut-TOSU 2012 Kärki- ja kehittämishankkeet. Kristiina Hormia-Poutanen Sektorikokous

Jyväskylän seudun kuntien ICT muutostuen toteutusprojekti. Toteutussuunnitelma

CERION 2.0 Lea Ryynänen-Karjalainen

Jyväskylän palvelusetelitoiminta

Integrated Management System. Ossi Ritola

Opetusministeriön hallinnonalan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskushanke OPM-PAKE

Kysymykset ja vastaukset on julkaistu tarjouspyynnön sivulla

Transkriptio:

VALDA-tietojärjestelmän viraston käyttöönottokonseptin esittely 17.6.2011 Esityksen tarkoitus Tämän esityksen tarkoituksena on antaa yleiskäsitys siitä, mitä VALDA-tietojärjestelmän käyttöönotto tarkoittaa virastolle Esitysmateriaali on tarkoitettu taustatiedoksi niille tahoille, jotka ovat tekemisissä viraston käyttöönottoprojektin kanssa 1

Mikä on viraston käyttöönottokonsepti? -käyttöönottojen konsepti on kuvaus: - käyttöönottojen hallintamallista - käyttöönottoprojektin päävaiheistuksesta - VALDA-käyttöönottojen organisoiista - käyttöönottoprojektin rooleista, henkilöistä ja vastuujaottelusta VIP:n ja käyttöönottavan viraston välillä - käyttöönoton tehtävistä - käyttöönoton riippuvuuksista ja sidosryhmistä Konsepti sisältää valmiit mallipohjat tärkeimmille dokumenteille Konseptin sisältöä kehitetään ja päivitetään opittujen oppien myötä Valda-kokonaisuus Asiakkaat Valdaa käyttävät virastot Valda-kehittämishanke Versioiden hallinta Jatkuva palvelu Palvelun tuottaminen Vaatimusmäärittely Toteutus ja testaus Arkkitehtuurin suuittelu Käyttöönotto Palvelun uudet ominaisuudet Uudet asiakkaat Mittaaminen Raportoiminen Sopimusten hallinta Toimittajat 2

Mikä on......valda (VALtion Dokumentinhallinta- ja Arkistointi): on dokumenttien-, sisällön- ja asioidenhallian yhteiskäyttöinen, valmis tietojärjestelmäratkaisu - Se on tarkoitettu jokaiselle valtionhallion organisaatiolle asiakirjallisen tiedon ja dokumenttien sähköiseen käsittelyyn ja säilyttämiseen - Jokaisella virastolla on oma VALDAnsa, jonka sisältöä virasto itse hallioi (tietosisältö ei ole yhteistä) - Valtion IT-palvelukeskus (VIP) tarjoaa VALDA.ASP palvelua kaikenkokoisille valtionhallion virastoille ja laitoksille....valda viraston käyttöönottoprojektin tavoitteena on VALDAtietojärjestelmän hallittu käyttöönotto asiakasvirastossa sovitun laajuuden, aikataulun ja resurssien puitteissa. Tavoitteena on käyttöönoton päätyttyä saavuttaa tilae jossa: - Asiakasvirasto aloittanut VALDA-tietojärjestelmän tuotantokäytön - Asiakasvirasto on siirtynyt käyttämään VALDA jatkuvien palveluiden ylläpitopalveluita. VALDAn viraston käyttöönoton vastuunjako Työ jakaantuu kolmelle pääosalueelle: 1. VALDA käyttöönottoprojekti: aikataulutus, tehtävien kokonaisuuden koordinointi seuranta, muutoksenjohtamisen tuki virastoille Lopputuotteet: yhteinen projektisuuitelma, käyttöönoton valmistelua ja läpivientiä tukevat oheismateriaalit 2. Viraston VALDA käyttöönottoprojekti: vastaa omassa organisaatiossa käyttöönoton läpiviemisestä, eams-ja muista VALDA:n virastokohtaisista sisältömäärityksistä Lopputuotteet: perustiedot suuittelun tueksi, eams määrittely, suojausmallit, viestintäsuuitelma, muutoshallintasuuitelma 3. VIP VALDA-hanke: :an liittyvät aseukset, sovelluspaketit, pääkäyttäjäkoulutukset yms. Lopputuotteet: aseussuitelma 4. VIP Jatkuvat palvelut: Ylläpito- ja tukimallin läpikäyminen, toimintamallin käyttöönottaminen ja tiedottaminen Lopputuotteet: palvelukuvaus ja toimintamalli, palvelun ehdot 3

Viraston käyttöönottoprojektin ohjaus ja raportointisuhteet, tasot 1/2 Valt -IT Sponsori? TAUSTATUKI - JA OMISTAJUUSTASO: VALDA- sponsori, asiaomistajuus, rahoitustason päätöksenteko VIP:n johtoryhmä? Viraston käyttöönottoprojektin omistaja (johtoryhmä)? VIP:n johtoryhmä toimii käyttöönottojen ohjausryhmä taustatukena. Viraston puolella omistajuus tasolla jossa esim. IT-sopimuksien omistajuus. Työtä ei tehdä yhteisesti; ei esim. yhteisiä sääöllisiä tapaamisia. VIP VALDA tuotaon ohjausryhmä Viraston käyttöönottoprojektin ohjausryhmä PROJEKTIOHJAUS JA TYÖTASO: Viraston käyttöönottoprojektin ohjausryhmä ja VIP:n VALDA tuotaon ohjausryhmä tekevät tiivistä yhteistyötä ja kokoontuvat yhteisesti tukeakseen käyttöönottoprojektia VIP:n VALDA tuotaon ohjausryhmässä käsitellään useampia käyttöönottoja kerralla VIP VALDA käyttöönotto Virasto käyttöönotto Käyttöönottoprojektit tekevät tiivistä yhteistyötä VIP:llä ja virastolla oma käyttöönottoprojekti Projektiryhmä Projektiryhmä Viraston käyttöönottoprojektin ohjaus ja raportointisuhteet, tehtävät 2/2 Valt-IT Sponsori? Valt- IT: Päättää ja vastaa VM:lle eskaloituneista asioista omistajuus, rahoitus VIP:n johtoryhmä? Viraston käyttöönottoprojektin omistaja VIP:n johtoryhmän ohjaus (?) (Asiakkaaksi tuleminen ~ varmistus) Päättää ja vastaa VIP:n ohjausryhmälle eskaloituneista asioista :n käyttöönottoprojektin omistajuus (?) Omistaa VALDA-palvelun tuotteena (?) Virasto, omistaja (esim. taho joka omistaa IT-sopimukset)?: Käyttöönottojen käyistäjä viraston taholta Päättää ja vastaa viraston omistaja tasolle eskaloituneista asioista :n käyttöönoton omistajuus virastossa VIP VALDA tuotaon ohjausryhmä VIP VALDA käyttöönotto Projektiryhmä Viraston käyttöönottoprojektin ohjausryhmä Virasto käyttöönotto Projektiryhmä Käyttöönoton ohjausryhmä: Yhteistyönä VIP:n VALDA:n ja viraston käyttöönottoprojektin ohjausryhmän kanssa (molemmat tahot päättävät omaa organisaatiota koskevista asioista) Omistaa VIP:n VALDA käyttöönottosalkun? Vastaa yhteisten tavoitteiden määrittelystä käyttöönottolle Vastaa käyttöönottoprojektin käytössä olevista resursseista (VIP/ virasto) Ohjaa ja tukee käyttöönottoprojektia päätöksenteossa, vastaa projektin oistumisesta ja tarvittavasta päätöksen teosta Tekee päätöksen viraston tuotantokäytön aloittamisesta käyttöönottoprojektin esityksen pohjalta Käyttöönottoprojekti(t) Koostuu VIP:n ja viraston jäsenistä (projektipäälliköt + asiantuntijat) Yhteinen projektisuuitelma ja käyttöönoton tehtäväluettelo joiden pääasiallinen päivitysvastuu on VIP:llä Käyttöönottoprojektin työryhmät raportoivat omasta tekemisestä VIP:n käyttöönoton projektipäällikölle Käyttöönottoprojekti esittää päätöstä viraston tuotantokäytön aloittamisesta ohjausryhmälle 4

VALDAn käyttöönoton organisointimalli VALDA käyttöönoton projektipäällikkö VALDA-hanke tuotaon ohjausryhmä VIP Testaukset VIP Testaukset VIP Tietoliikee VIP Jatkuvat palvelut VIP VALDA käyttöönottoprojekti Asiakas Projekti päällikkö Projektin ohjaus ja seuranta VIP pp eams työn tukeminen VIP KVH ja suojausmallit Accenture Konversio Ixonos Ympäristöt, konfigurointi, testaus Tieto Muut relevantit hankkeet VIP Asiakkaan ohry Asiakkaan käyttöönottoprojekti Asiakas projektipäällikkö Muutosagentit eams, muut metatiedot, raportit KVH Konversiot Koulutus Käyttöönottotestaukset Ylläpidon suuittelu Viestintä? Viraston käyttöönottoprojektin päävaiheistus (noudattaa valtiokonttorin käyttöönottojen vaiheistusta) Suuitteluvaiheessa sovitaan suuntaviivat ja aikataulut. Päätuotos on hyväksytty projektisuuitelma jonka pohjalta tehdään käyttöönoton valmistelu- ja toteutustyö. Käyttöönotton suuittelu Käyttöönoton projektisuuitelma Ylätason aikataulu Käyttöönoton valmistelun resursointi Tehtäväluettelon runko Viraston päävastuu VIP päävastuu Valmisteluvaihe on erittäin tärkeä toteutuksen kaalta vain hyvin suuiteltu ja valmisteltu työ mahdollistaa tehokkaan ja oistuneen toteutuksen. Käyttöönotton valmistelu Toteutuksen tehtävätasoinen suuitelma (aikataulutus, resursointi) Viestintäsuuitelma Asiakaskohtaiset metatietomääritykset, eamsmalliukset VALDA:an, KVH-ja suojausmallien määritykset Tarvittavat asiakaskohtaiset perusaseukset ja sovelluspakettiaseukset, suuittelu Pääkäyttäjien koulutuksien suuittelu ja toteutus Konversioiden suuittelu ja testaus Peruskäyttäjien koulutuksen suuittelu ja toteutus Tarvittavien testikierroksien suuittelu (VIP as. vastaanottotestaus, käyttöönottotestaus) Käyttöönottotestauksen ja testitapauksien suuittelu Asiakkaan tietoturva-auditoiin suuittelu ja toteutus Tuotantokäytön aloituksen tehostetun seuraan suuittelu ylläpidon ja asiakkaan kanssa Palvelutoimian jatkuvuussuuitelma (asiakas) Toteutusvaiheen ohjausmallin suuittelu Toteutusvaiheessa tehdään mm. viraston instanssiaseukset, konfiguroiit sekä käyttöönottotestaus eli toteutetaan käyttöönotto. Käyttöönoton toteutus Toteutusvaiheen tehtävien toteutus ja raportointi VIP as. vastaanottotestaus Asiakkaan käyttöönottotestaus Koulutukset Päättämisvaiheessa seurataan tuotantoa tehostetusti ja tuotetaan projektin loppuraportti. Käyttöönoton päättäminen Tuotantokäytön aloituksen tehostettu seuranta yhteistyössä ylläpidon kanssa Konseptipaketin päivittäminen kokemuksien perusteella Loppuraportti 5

VALDA-aikajana, viraston käyttöönotto VIP VALDA-asiakas Asioidenhallian prosessi sekä eams määrittely SÄHKE2 tasolle (työ väh. käyissä) -8-7 kk een h-hetkeä Aikajana kuvastaa päätehtäviä sekä niiden aloituksen ajankohtaa suhteessa tuotantokäytön aloitukseen. HUOM: Riippuen asiakkaasta, aikajanan kesto voi olla lyhyempi tai pidempi kuva on esimerkki. käyttöönottoprojekti organisoitu, käyttöönoton projektisuuitelma (VIP+vir.) Konversiotyön käyistys (Vir.) VALDA toimian muutoksenjohtamisentuki ja viestintä virastoissa jatkuvana toimintona Viraston tekniset tiedot VIP:lle instanssien perustamista varten Viraston VALDA eamssisältö määritelty koulutussuuittelu tehty, viraston pääkäyttäjäja ylläpitomalli suuitelu ja läpikäyty (VIP + vir.) sovelluskonfiguraatiot määriteltynä (KVH, metatiedot) -7-6 kk -6-4 kk -4-3 kk -3-1 kk -3-1 kk -3-1 kk -2-1 kk peruskäyttäjäkoulutukset (vir. pääkäyttäjät kouluttavat) -1-0 kk käyttöönottotestaus suuiteltu ja resursoitu -1 kk Käyttöönottotestaus -0,5-0 kk VALDA käyttöönottohetki asiakkaalla (tuotantokäytön aloitus) 0 kk + 1 kk VIP käyttöönottoprojekti organisoitu, käyttöönoton projektisuuitelma + tehtäväluettelo, (VIP+vir.) Konversiotyön käyistys infraaseuksetsuuittelu koulutus- tietoliikeeaseukset ja ympäristöt tehty, -avaukset valmisteltu, asiakkaan tieto- tiedoilla liikee- avaukset pääkäyttäjäkoulutukset asiakaskohtaiset konfiguraatiot (eams, KVH, metatiedot paikoilleen vienti) konversiotestaus konversion toteutus Käyttöönotto- testau- ksen tuki Ylläpito Tehostettu alkaa, tuotantokäytön tehostettu tuotantokäytön seuranta seuranta VALDA-aikajana, viraston käyttöönotto VIP VALDA-asiakas Asioidenhallian prosessi sekä eams määrittely SÄHKE2 tasolle (työ väh. käyissä) -8-7 kk een h-hetkeä Aikajana kuvastaa päätehtäviä sekä niiden aloituksen ajankohtaa suhteessa tuotantokäytön aloitukseen. HUOM: Riippuen asiakkaasta, aikajanan kesto voi olla lyhyempi tai pidempi kuva on esimerkki. käyttöönottoprojekti organisoitu, käyttöönoton projektisuuitelma (VIP+vir.) Konversiotyön käyistys (Vir.) VALDA toimian muutoksenjohtamisentuki ja viestintä virastoissa jatkuvana toimintona Viraston tekniset tiedot Viraston VIP:lle VALDA instanssien eamssisältö perustamista varten määritelty koulutussuuittelu tehty, viraston pääkäyttäjäja ylläpitokonfigu- sovellusmallraatiot suuitelu ja määriteltynä läpikäyty (KVH, (VIP + vir.) metatiedot) -7-6 kk -6-4 kk -4-3 kk -3-1 kk -3-1 kk -3-1 kk -2-1 kk pääkäyttäjäkoulutukset Käyttöönoton kriittisiä viraston vastuulla olevia tehtäviä: VALDA perus- käyttöönottohetkkäyttäjäkoulutukset valmistumista notto- ajallaan Käyt- asiakkaalla 1.) eams ja käyttöö- prosessityön (vir. pääkäyttäjätestautöön- (tuotantokäytön 2.) Käyttövaltuushallinta- suuiteltu otto- testaus aloitus) ja kouluttavat) ja resursoitu suojausmallien määrittelyn -1-0 valmistumista kk -1 ajallaan! kk -0,5-0 kk 0 kk + 1 kk VIP käyttöönottoprojekti organisoitu, käyttöönoton projektisuuitelma + tehtäväluettelo, (VIP+vir.) Konversiotyön käyistys infraaseuksetsuuittelu koulutus- tietoliikeeaseukset ja ympäristöt tehty, -avaukset valmisteltu, asiakkaan tieto- tiedoilla liikee- avaukset 3.) Konversiotyön käyistyminen riittävän ajoissa! Varattava aikaa, Käyttöön- Ylläpito Tehostettu erityisesti jos tarvitaan asiakas- konversiotestaus datan testau- tiedonhuoltoa tehostettu käytön otto- alkaa, tuotanto- lähtöjärjestelmän konversion toteutus ksen tuki tuotantokäytön seuranta seuranta kohtaiset konfiguraatiot (eams, KVH, metatiedot paikoilleen vienti) 6

* eams, KVH, metatiedot, raportointi, yms Viraston päävastuu VIP päävastuu Asioidenhallian prosessi sekä eams määrittely (SÄHKE2) VALDA käyttöönottoprojekti organisoitu: käyttöönotonprojektisuuitelma Konversiotyön käyistys ja konversioiden suunittelu (VALDATIE) Viraston tekniset tiedot VIP:lle instanssien perustamista ja tietoliikeeavauksia varten Infra-aseukset, tietoliikeeaseukset ja avaukset asiakkaan tiedoilla Viraston VALDA eams-sisältö määritelty VALDA-aikajana, viraston käyttöönotto - päätehtävät (esimerkki) - 8 kk - 7 kk - 6 kk - 5 kk - 4 kk - 3 kk - 2 kk - 1 kk 0 kk + 1 kk VALDA koulutussuuitelma Viraston pääkäyttäjä- ja ylläpitomalli suuitelu ja läpikäyty VALDA sovelluskonfiguraatiot määriteltynä* VALDA asiakaskohtaiset konfiguraatiot* Pääkäyttäjäkoulutukset Peruskäyttäjäkoulutukset Käyttöönottotestaus suuiteltu ja resursoitu Konversion testaus Konversion toteutus Käyttöönottotestaus Käyttöönottotestauksen tuki VALDA käyttöönotto asiakkaalla Tehostettu tuotantokäytön seuranta Muutoksen johtaminen ja viestintä (jatkuvaa) Viraston käyttöönoton roolit, VIP Sama henkilö voi olla nimettynä useampaan rooliin tai tehtävään. Rooli Käyttöönottoprojektin omistaja, VIP VIP käyttöönoton pp VALDA-konfigurointi- ja metatietovastaava Ympäristö-. tietoliikee-, ja aseusvastaava Koulutusvastaava Viestintävastaava Konversiovastaava Testausvastaava Asioiden- aiheiden- ja dokumenttienhallian asiantuntija eams-asiantuntija Asiakasvastaava Ylläpito, palvelupäällikkö Tehtävät Omistaa käyttöönottoprojektin, vahvistaa ohjausryhmän kokoonpanon ja toimintavaltuudet oman organisaation osalta, toimii ohjausryhmän puheenjohtajana Vastaa käyttöönoton kokonaisuudesta VIP:n puolelta toimii päätöksentekijänä/ hakijana tarvittavissa asioissa. Tekee/koordinoi työtilaukset VIP:n puolella aikatauluttaa kokonaisuuden asiakkuuspäällikön ja palvelupäällikön kanssa. Vastaa aikataulun päivittämisestä, tehtävistä ja raportoiista. Ohjausryhmän jäsenyys. Vastaa viraston konfigurointietojen määrittelystä ja keräämisestä (eams, KVH, ADA virastokohtaiset tiedot, raportointi) Vastaa teknisten tehtävien eteenpäin viemisestä teknisestä käyttöönotosta esim. FileNet- ja ADA, eams, KVH-sovelluspakettien aseuksista ja kaikista ympäristöihin liittyvistä asioista. Virastokohtaisten koulutuksien suuittelu ja aikataulutus (pääkäyttäjät) Virastokohtaisten käyttöönottojen viestintään liittyvät tehtävät, pääviestin määrittely Vastaa konversioista integraatiopalveluiden tuotteistussuuitelman mukaisesti Vastaa virastojen käyttöönottohin liittyvien testauksien suuittelusta (VIP virastokohtainen vastaanottotestaus, viraston käyttöönottotestauksen tuki) Toimii VALDA:an liittyvien prosessien mallintamisen tukena Arvioi viraston eams:n tilan een käyttöönoton projektointia, toimii tarvittaessa eams-sisällön määrittelyn tukena, virasto vastaa oman AMS:n sisällöstä ja sen tarkentamisesta SÄHKE2-tasolle Vastaa hallionalan puitesopimuksen liittymisliitteen tekemisestä viraston kanssa ja osallistuu aikataulutukseen. Vastaa VALDA jatkuvien palveluiden palvelusopimuksen tekemisestä ja ylläpidon tehtävien suuittelusta käyttöönotossa sekä siirtymävaiheen suuittelusta yhdessä käyttöönoton pp:n kanssa 7

Viraston käyttöönoton roolit, virasto Sama henkilö voi olla nimettynä useampaan rooliin tai tehtävään. Rooli Käyttöönottoprojektin omistaja virasto Viraston käyttöönoton pp Lähtöjärjestelmän tekninen asiantuntija Koulutusvastaava Palvelutoimian jatkuvuussuuittelu Käyttövaltuushallian vastaava VALDA-konfiguraatiovastaava Viestintävastaava Testausvastaava Viraston VALDA-prosessivastaava eams-vastaava Tehtävät Omistaa käyttöönottoprojektin, vahvistaa ohjausryhmän kokoonpanon ja toimintavaltuudet oman organisaation osalta, vastaa oman organisaation resursseista ja niiden käytettävyydestä käyttöönotoissa. Vastaa VALDA:n palvelusopimuksesta. Vastaa käyttöönottoprojektista, viraston puolelta toimii päätöksentekijänä/ hakijana, ohjausryhmän jäsen (esittelijä?). Toimii lähtöjärjestelmäpään teknisten tehtävien vastuuhenkilönä, vastaa myös tietoliikeetilauksista ja avauksista. Vastaa viraston osalta palautumissuuittelusta. Vastaa viraston koulutukseen liittyvistä tehtävistä (koulutettavien nimeäminen, koulutusjärjestelyt viraston päässä). (Voi olla joku tulevista pääkäyttäjistä.) Vastaa käyttöönotossa esim. käyttökatkon ajalle tarvittavan erityisohjeistuksen tarpeen tuistamisesta ja ohjeiden suuittelusta/ työn koordinoiista. Vastaa viraston käyttövaltuushallintaa varten käyttäjien, käyttäjäryhmien ja suojausmallien määrittelystä. Vastaa VALDA:n virastokohtaistentietojen konfigurointitetojen määrittelystä (ADA) Vastaa viraston viestiästä VALDA-käyttöönottoprojektin viestintälinjauksien mukaisesti Vastaa viraston käyttöönottotestauksen koordinoiista ja resursoiista virastossa. Vastaa siitä, että asiakirjahallionprosessit tukevat VALDA:n käyttöönottoa Vastaa siitä, että viraston arkistonmuodostussuuitelmaon SÄHKE2-tasolla. Ylläpidon aikaiset käytäöt Vastaa pääkäyttäjienlöytämisestä, ylläpidon aikaisten toimintamallien suuittelusta virastoissa voi olla viraston tuleva VALDA-vastaava (esim. tietohallintopäällikkö). Viraston muutosagentit Toimii käyttöönottoprojektin ja linjaorganisaation välissä, tehtävinä muutosvastarian minimointi, toimiminen tuntosarvina linjaorganisaatioon päin, nostaa esiin sekä projektin että linjanorganisaation puolelle esiin nousevia kysymyksiä ja ongelmia tukevat koulutus- ja viestintävastaavan työtä. Viraston käyttöönottoprojektin sidosryhmät Sidosryhmät tuistetaan projektikohtaisesti Sidosryhmiä voivat olla esim. - Valtiokonttorin muut projektit ja hankkeet - Viraston puolella muut mahdolliset VALDA:an käyttöönottoon vaikuttavat projektit ja hankkeet 8

Viraston arviointi een käyttöönottojen projektointia Tehdään ensimmäisten kontaktointien yhteydessä Asiakasvastaavan ja palvelupäällikön työväline VIP saa alustavaa taustatietoa käyttöönottojen taustaksi mm. käyttöönottojen strategian päätöksien tekemiseksi Viraston arviointi mittarein: - halukkuus/ kriittisyys - muutosvalmius - prosessien + eams tila (GAP-analyysi) - lähtöjärjestelmien määrä ja tila (esim. lähtöjärjestelmä on niin vanha, että siitä on päästävä eroon tai viraston rauta on vanhaa) - konversiota varten, kuinka paljon avoimia asioita tietyllä aikavälillä vaikuttaa avointen asioiden muuntamiseen SÄHKE2 mukaisiksi - viraston koko (hlömäärä, vastuualueiden määrä) - viraston erityisvaatimukset (esim. suojausmallien määrä) - passiivikanta (VALDA:n 1. versioissa ei ole passiivikantaa tuettuna) 1. käyttöönottopalaverin asialista (VIP + virasto) Osallistujina: käyttöönotto pp VIP, käyttöönotto pp virasto, palvelupäällikkö, eams-asiantuntija (VIP) Asialistalla: - (Hioitteluliite) - eams-kehitystyö SÄHKE2-tasolle Tarkistetaan eams:n taso Virastoilla oltava vähintään suuitelma eams:n kehitystyöstä ja työn pitää olla käyissä, kun VALDA:n käyttöönottoja lähdetään aikatauluttamaan - Miten VALDA:a aiotaan virastossa käyttää (rian eams-työn kanssa): -asiakirjahallion prosessien kuvaus (virasto) -esittelymateriaali VIP:ltä: -kuvaus (perusasioiden toimiallinen kuvaus yksinkertaisella tasolla) asiakirjahallion esimerkin kautta paperimaailman prosessi versus sähköinen prosessi (dokumenttien ja aiheidenhallinta huomioiden) - Käyttövaltuushallian ja suojausmallien periaatteet virastoille Käyttövaltuushallian esittely Mallipohja tietojen täyttämiseksi - Konversion tarkistuslistalla olevat asiat: Esiselvityksen tekeminen viraston aineistosta: tarvitaanko tiedonhuoltoa, aloitetaanko tuotantokäyttö konvertoidulla datalla, tehdäänkö konversio kerralla vai useammassa osassa, tuleeko riakkaiskäyttöä, vanhan aineiston selaus l. passiivikaat - Käyttöönoton projektisuuitelman sisällön läpikäynti - Käyttöönottoprojektin aikataulutus - Tehtävälistan ja vastuujaottelun läpikäynti 9

Virastokohtaisen käyttöönoton päädokumentit Sopimukset (käyttöönotto ei vastaa): - hallionalan puitesopimuksen liittymisliite - VIP:n VALDA jatkuvien palveluiden palvelusopimus Käyttöönoton projektisuuitelma (VIP + virasto yhteinen; VIP vastaa ylläpidosta) Käyttöönoton tehtäväluettelo (VIP + virasto yhteinen; VIP vastaa ylläpidosta) - Täsmeetty käyttöönoton aikataulu - Koulutussuuitelma - Konversiosuuitelma - Käyttöönottotestaussuuitelma - Viestintäsuuitelma - Muutoksenjohtamisen tukitehtävät Käyttöönoton seurantaraportti Loppuraportti VIP:n sisäiset dokumentit liittyen viraston käyttöönottoon Kokonaistason l. salkkutason dokumentit: VIP:n VALDAn käyttöönottojen kokonaisuuden aikataulutus ja resurssit -järjestelmän roadmap, mitä versioita tulossa ja millä aikataululla (elinkaarisuuitelma) - Versioiden kuvaukset päätoimiallisuudesta Virastokohtaiset dokumentit: Tekninen käyttöönottosuuitelma: - ympäristöt, instanssien perusaseukset, FileNetin ja sovelluspakettien aseukset yms. liittyvät tekniset tehtävät ( Accenture? Versio on olemassa) Käyttöönoton resurssit ja vastuutaulukko VIP:n testaussuuitelma VIP:n koulutussuuitelma VIP:n konversiosuuitelma 10

Käyttöönottoprojektin suuittelua tukeva materiaali Valda-palvelun kuvaus - Jatkuvan palvelun kuvaus - Hioittelumalli Käyttöönottokonseptin kuvaus - Projektisuuitelmapohja - Tehtäväluettelo - Perustietolomake - Aloituskokouksen materiaali? Käyttöönottoprojektin suuittelua tukeva materiaali Kysymyksiä?? 11