Lukuvuosi-ilmoittautuminen Timo Rantanen, Opintopalvelut Ari Lehtiö, IT-palvelut 7.3.2014
Lukuvuosi-ilmoittautuminen Tarkoitus on tarjota opiskelijalle itsepalvelukäyttöliittymän joka mahdollistaa lukuvuosi-ilmoittautumisen sekä mahdollisten ilmoittautumiseen liittyvien maksujen käsittelyn verkkopalvelussa Palvelu mahdollistaa opiskelijalle paikasta tai ajasta riippumattoman selkeän ilmoittautumisprosessin. Palvelun on tarkoitus toimia osana laajempaa opintotietojärjestelmien kokonaisuutta ja viedä opiskelijan valintatietoja ROTI järjestelmään.
Hankeen toimijat Hankkeen on tilannut yhteisrahoituksella Jyväskylän yliopisto ja Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta. Hankkeen toteuttajana toimii Jyväskylän yliopiston IT-palvelut
Infrastruktuuri Ilmoittautumispalvelun kehittäminen on jaettu kolmeen osa-alueeseen: integraatiot, opiskelijan käyttöliittymä ja hallinta-/maksuympäristö KSHJ viestinvälityspalvelut verkkomaksu ympäristö lukuvuosi-ilmoittautuminen ROTI IDM Mobility Online
Vaatimusmäärittely Vaatimusmäärittely perustuu havaittuihin toiminnallisuuksiin ja rooleihin: Käyttäjä Automatisoitu organisaatioprosessi Opiskelija JY talouspalvelut JY opintopalvelut JYY henkilökunta Opiskelija Toiminnallisuus Opiskelijan valintojen käsittely *Maksaminen *Maksutiedot *Maksujen ja oikeuksien tarkistus Ilmoittautumiseen liittyvät valinnat Järjestelmä viestinvälityspalvelut Verkkomaksu ympäristö lukuvuosi-ilmoittautuminen
Opiskelijan käyttöliittymä Kulkua opiskelijan käyttöliittymässä voidaan kuvata seuraavalla prosessilla: Vaihto-opiskelijat Läsnä- / poissaolotie don valinta Läsnä- / poissaolotie don valinta Opintooikeuksien valinta Vapaaehtoi sen palveluiden valinta Hyväksyntä mahdollisten maksujen maksaminen Perus- ja jatkotutkinto-opiskelijat
Kahden organisaation haasteet Palvelu toteutetaan kahden organisaation tarpeisiin: Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta Jyväskylän yliopisto Toteutuksen pitää pystyä vastaamaan kahden organisaation toiminnan ja taloushallinnon tarpeisiin. Asiakkaan (opiskelijan) käyttökokemuksen pitää olla looginen ja selkeä, kuitenkin niin että opiskelija ymmärtää kumman organisaation kanssa toimitaan ilmoittautumisprosessin vaiheessa.
Aikataulu Palvelu otetaan käyttöön syyslukukauden 2014 alussa. Testaaminen suoritetaan molempien organisaatioiden sekä ilmoittautumispalvelun pääkäyttäjäryhmän (opiskelija) toimesta. Tammikuu 2014 Maaliskuu 2014 Huhtikuu 2014 Syyslukukausi 2014 Prosessi Vaatimusmäärittely Käyttökuvaukset Toteutus Testaus Käyttöönotto
Ilmoittautumispalvelu ja maksaminen Ilmoittautumispalvelu liitetään osaksi yliopiston maksuinfrastruktuuria Payments, joka mahdollistaa tuotteiden maksamisen viitemaksuna tai verkkomaksuna alla olevan kaavion mukaisesti. Verkkomaksu ympäristö PDF lasku sähköpostiin Verkkomaksu, tai PDF lasku sähköpostiin JYY JY Jäsenmaksut Lehtitilaus Uudelleenkirja amismaksu Kehy-maksut
Palvelun hyödyt käyttäjäryhmille Opiskelijan hyödyt Voi suorittaa ilmoittautumisen ajasta tai paikasta riippumatta verkkopalvelussa. Ei tarvitse toimittaa opiskelijaksi rekisteröitymistä varten asiakirjoja esim. kuitti ja ilmoittautumislomake Voi hankkia käyttäjätunnuksen ilmoittautumisen yhteydessä Voi maksaa jäsenmaksun ja JYY:n muita maksuja PDF laskuilla Näkee suoritetut maksut verkkopalvelusta
Palvelun hyödyt käyttäjäryhmille Yliopisto hyödyt Uuden opiskelijan ilmoittautumiseen liittyvä käsityö poistuu Paperinen ilmoittautumislomake poistuu Opiskelijan tietoja ei tarvitse tarkistaa HAREK -järjestelmästä Tiedekunnan ei tarvitse pyytää opiskelijalta puuttuvia tietoja tai maksutositteita Ilmoittautumislomakkeen käsialaa tai ulkomaalaisia maksutositteita ei tarvitse tulkita Generoitujen henkilötunnuksien luonti käsin loppuu (IDM luo tarvittaessa automaattisesti)
Palvelun hyödyt käyttäjäryhmille JYY:n Tuotevalikoiman ja hinnoittelun muuttaminen järjestelmässä (tuotekatalogi). Uusien palveluiden ja tuotteiden lisääminen osaksi palvelua Maksu- ja käyttäjätiedon seuraaminen Maksutiedon jatkokäyttäminen -> muutettavissa CSV- ja Excel -raporteiksi Maksupalautuksien ym. pokkeustilanteiden hallinta ja seuranta Käteismaksujen kirjaaminen viitemaksujen kanssa samaan järjestelmään Viitemaksujen automaattinen päivittäminen pankista maksuympäristöön
Kiitos Hankkeeseen liittyviä kysymyksiä voi lähettää osoitteeseen: ari.lehtio@jyu.fi