_E-Lomakkeen katselmointi ja demo

Transkriptio

1 _E-Lomakkeen katselmointi ja demo Synergiaryhmän työpaja, OILI-esittely ja E-Lomakkeen katselmointi Klo käytiin läpi OILI-projektin tilannekatsaus ja ajankohtaiset asiat sekä kerrattiin se, mistä OILI:ssa on kyse. Esitys täällä. Keskustelimme aiheesta lyhyesti jo tässä kohtaa ja muutamia kysymyksiä ja kommentteja heräsi, jotka täytyy palvelussa huomioida: - Miten OILI-palvelussa käsitellään ulkomaisen pohjakoulutuksen omaavat opiskelijat? Miten todistukset tarkastetaan? - Virkailijatoiminnallisuuksissa täytyy ottaa huomioon, että virkailijana voi toimia sekä korkeakoulun virkailija että ylioppilaskunnan virkailija. - Kieliversiointi: suomi ja ruotsi on oltava tuettuna, mutta mikäli jostain täytyy vielä luopua ensimmäiseen versioon, englanninkielisyys voitaneen jättää tässä vaiheessa pois. E-Lomake -esittely klo , Klaus Nylamo, Eduix Klauys Nylamo esitteli E-Lomaketta ja sen perustoiminnallisuuksia. Todettiin myös, että usealla korkeakoululla on E-Lomake nykyisinkin jo käytössä ja järjestelmä on siltä osin monelle tuttu. Lisätietoa järjestelmästä löytyy täältä. E-Lomakkeeseen on toteutettuna tunnistautuminen ja maksaminen pankkitunnuksilla. Maksut voidaan toteuttaa joko VETUMA:n tai Paytrailin avulla. Lisäksi järjestelmään on tehty taloushallinnon integraatioita asiakaskohtaisesti, mm. Metropolialle. Seuraavaksi esiteltiin lomakkeen rakentamista suoraan E-Lomake -järjestelmän käyttöliittymältä. Eduix esitteli nopeasti erilaisten lomakkeiden tekemistä, joka vaikutti ketterältä. Lomakkeen ominaisuuksia käsiteltiin lyhyesti ja kerrottiin mm. seuraavaa: Kenttien pakollisuudet voidaan määritellä kenttäkohtaisesti Kenttien syötteet voidaan tarkastaa automaattisesti, esim. hetu ja postinumero Kysymykset voivat olla ehdollisia Kun lomake on toteutettu, se voidaan julkaista saman tien avoimeksi internettiin. Lomakkeelle voidaan toteuttaa mm. rekisteriselosteet ja sähköpostin lähetys. Seuraavaksi kerrottiin siitä, miten tällä hetkellä E-Lomakkeesta saadaan tallennetut tiedot ulos. Tietojen kerääminen: käyttäjä voi ottaa tallennetut tiedot ulos haluamissaan muodoissa, mm. excelinä. Tietokantayhteys ulkoiselle järjestelmälle voidaan avata suoraan E-Lomakkeen käyttöliittymästä. Keskusteltiin kieliversioinnista ja todettiin, että erikielisyys on E-Lomakkeella huomioitu hyvin, erikieliset lomakkeet tallentuvat suoraan E-Lomakkeen tietokantaan. Yleisökysymyksenä tässä vaiheessa esitettiin, voiko lomakkeille tallentaa liitetiedostoja. Todettiin, että tämä on mahdollista. Lisäksi E-Lomakkeesta voidaan parsia tietoja suoraan esim. Word-dokumenttiin haluttuihin kohtiin esimerkiksi määrämuotoisia kirjeitä tms. varten. Seuraavaksi oli vuorossa OILI-demon esittely. OILI-demo Alkuun keskusteltiin tunnistautumisesta ja maksamisesta. Todettiin, että demo on integroitu VETUMA:an (tunnistus + maksu) sekä Paytrailiin. Todettiin myös, että Vetuma on hyvä ratkaisu, mutta sisältää myös heikkouksia: sopimusasiat voivat olla työläitä, mutta tehtävissä. Ajallinen kesto noin pari kuukautta. VETUMA:sta menee transaktiomaksu tunnistautumisesta. Lomakkeella voidaan määritellä, onko tunnistautuminen pakollista vai vapaaehtoista. Näin prosessi voidaan haarauttaa tunnistautuneiden ja ei-tunnistautuneiden kesken,

2 mikäli tarvetta. Maksut voidaan myös määritellä vapaaehtoiseksi tai pakolliseksi ja prosessi haarauttaa myös tässä kohtaa. Seuraavaksi päästiin itse demototeutuksen esittelyyn. 1. Kun demototeutus avataan, pyytää järjestelmä ensin käyttäjää tunnistatutumaan. 2. Tunnistaudu-painikkeesta siirrytään VETUMA-palveluun. 3. VETUMA-palvelussa valitaan tunnistautumistapa. Tässä tapauksessa pankkitunnistus.

3 4. Seuraavaksi valitaan pankki, jonka avulla halutaan tunnistautua 5. VETUMA siirtää käyttäjän valitun pankin palveluun tekemään tunnistautumisen

4 6. Käyttäjä syöttää valitun pankin tunnuksensa ja salasanansa ja painaa Jatka-painiketta.

5 7. Käyttäjä syöttää ilmoitetun avainlukunsa ja painaa Jatka-painiketta

6 8. Seuraavaksi käyttäjä voi tarkastaa tietonsa ja hyväksyä tietojenvälityksen eteenpäin 9. Käyttäjä siirretään pankkipalvelusta takaisin VETUMA-palveluun 10. Käyttäjä klikkaa Jatka palveluun -painiketta, jolloin VETUMA ohjaa käyttäjän takaisin E-Lomakkeelle.

7 11. Käyttäjä palaa E-Lomakkeelle, jolloin pankista saadut tiedot näytetään ruudulla. Käyttäjä on näin tunnistautunut vahvasti E-Lomakke-järjestelmään. 12. Tunnistautumisen jälkeen järjestelmä hakee käyttäjän loput saatavilla olevat tiedot Opintopolku-palvelusta E-Lomakkeelle.

8 14. Seuraavaksi käyttäjälle näytetään Opintopolusta saadut tiedot. Demototeutuksessa tietoina olivat opiskelijanumero, osoitetiedot sekä sähköpostiosoite. 15. Käyttäjälle näytetään myös korkeakoulukohtaiset lisäkysymykset, joihin kyseinen korkeakoulu pyytää tietoja ilmoittautumisen yhteydessä. Lomakkeella kysyttävät ja näytettävät tiedot voidaan räätälöidä korkeakoulukohtaisesti ja näytettävä lomake voidaan päätellä Opintopolusta saatavien tietojen avulla. 16. Käyttäjä tarkastaa tietonsa, syöttää korkeakoulukohtaiset tiedot sekä hyväksyy ehdot ja käyttösäännöt. 17. Käyttäjä valitsee ilmoittautumisensa. Demossa kevät ja/tai syksy Kun käyttäjä painaa Tallenna-painiketta, hänet siirretään maksamaan ilmoittautumiseen liittyvät maksut.

9 19. Demototeutuksessa käytettiin Paytrailia maksujen välittämiseen. Käyttäjä siirtyi Paytrailiin ja voi valita halutun pankin maksun maksamista varten. 20. Käyttäjä siirtyy valitsemaansa pankkiin ja kirjautuu omilla pankkitunnuksillaan järjestelmään 21. Tämän jälkeen käyttäjälle näytetään maksutiedot.

10 22. Käyttäjä voi tarkastaa maksutiedot ja maksaa maksun valitsemalla Hyväksy. 23. Maksun hyväksymisen jälkeen käyttäjä siirretään takaisin E-Lomakkeelle. 24. E-Lomake ilmoittaa, että tiedot on tallennettu. 25. Kun pankista palataan E-lomakkeelle, maksu merkitään E-Lomakkeen kantaan maksettu -tilaan. 25. Tästä kohtaa prosessi voi jatkua erikseen määritellyllä tavalla, mikäli tarvetta. Keskustelu demon jälkeen

11 Esittelyn jälkeen aloitimme keskustelun ilmoittautumisprosessista ja E-Lomake-demosta. Ensin keskusteltiin E-Lomakkeella näkyvistä tiedoista ja todettiin, että jokainen lomakkeella oleva tieto voidaan määritellä erikseen muokattavaksi tiedoksi tai vastaavasti tiedoksi, jota käyttäjä ei pysty järjestelmässä muokkaamaan. Lomakkeella täytyy kysyä käyttäjän sähköposti, koska ainakin Paytrail vaatii sen pakollisena tietona maksamista varten. Lisäksi käyttäjän sähköpostiin lähetetään tieto maksun onnistumisesta sekä lisäksi kuitti tehdystä maksusta. TTY totesi, että kaikki maksut menevät tällä hetkellä ylioppilaskunnalle, mutta vanhoilla opiskelijoilla voi olla maksuja, jotka tilitetään korkeakoululle. Tässä tilanteessa korkeakoulu tarvitsee maksupalvelun kanssa sopimuksen ylioppilaskunnan lisäksi. Kysyttiin maksutiedoista ja siitä, miten tiedot saadaan maksuista. Paytrailista löytyy maksun saajan tiedot, E-Lomakkeelta saadaan loput tiedot, jotka voidaan välittää korkeakouluun.. Yleisökysymys: Jääkö keskeneräinen ilmoittautuminen/maksu talteen e-lomakkeelle? Tiedot on E-Lomakkeella tilassa kesken mikäli prosessi keskeytetään ennen kuin maksu on maksettu pankkiin. Kommentti: Järjestelmään olisi tehtävä tarkastus, onko henkilö jo maksanut kyseisen ilmoittautumismaksun. Saadaanko kaikki Opintopolusta tulevat tiedot E-Lomakkeelle? Kyllä. Kaikki tiedot, jotka Opintopolusta saadaan, voidaan joko tallentaa lomakkeen kantaan tai hakea erikseen Opintopolusta jatkokäsiteltäväksi. Kysyttiin vaihtoehtoja tunnistautumiseen: TUPAS ja Opintopolun tunnistautumiseen luottaminen. Miten ulkomaalaisten tiedot siirtyvät E-Lomakkeen kautta korkeakouluun? Esimerkiksi Opintopolun kirjautumisen kautta: tietojen siirrossa katsotaan, että tunnistettu kyseinen käyttäjä on tunnistettu Opintopolussa, jolloin henkilöä ei tarvitse tunnistaa toistamiseen. Mikäli Opintopolusta siirrytään suoraan ilmoittautumaan OILI:iin, sessiotieto voitaneen siirtää E-Lomakkeelle. Huomioitavaa on, että ulkomaalaisten tunnistautuminen ei tule joka tapauksessa onnnistumaan kaikilta automaattisesti. Hetuttomat on edelleen tunnistettava manuaaliprosessissa virkailijan toimesta (ja tieto merkittävä esim. Opintopolkuun). Mistä korkeakoulussa voidaan tietää, mitä opiskelija on maksanut? Tällä tarkoitetaan erilaisia maksukombinaatioita (maksu A, maksu B ja maksu C maksettu). Taloushallinto voi lukea tiedot suoraan E-Lomake -järjestelmästä. Läsnä/poissaolotiedot tarvitaan E-Lomakkelle niin, että poissaolotietokin tulee selkeästi korkeakouluun (mille spesifisille lukukausille opiskelija on ilmoittautunut poissaolevaksi). YTHS-maksun maksaminen kertaalleen, onko mahdollista selvittää? Kyllä, joko VIRTA tai suoraan E-Lomakkeelle tallennettava tieto. Tämä ei kuitenkaan liene ensimmäisen vaiheen asia. Rajapinnat: E-Lomakkeeseen toteutetaan standardi rajapinta, josta korkeakoulut saavat maksuja muut tiedot. Korkeakoulut toteuttavat tietojen luvun omista järjestelmistään. Todettiin, että ylioppilaskunnat ovat yksi sopijaosapuoli maksupalveluissa. Keskusteltiin pääkäyttäjäpalvelusta. Missä ja miten pääkäyttäjäpalvelu järjestetään korkeakouluille? Tehdään ylläpitosopimus, joka sisältää pääkäyttäjäpalvelun. Kysymys koskien korkeakoulukohtaisialomakkeita ja niiden hallintaa: miten korkeakoulut voivat tehdä omia lisäkysymyksiä lomakkeella ja kuka niitä hallinnoi? Korkeakoulukohtaiset kysymykset lomakkeelle selvitettävä etukäteen korkeakouluista, mitä on tällä hetkellä ja onko näille tarvetta? Tästä keskusteltiin pitkä tovi ja tultiin siihen tulokseen, että syksyn 2014 versioon ei ole järkevää toteuttaa korkeakoulukohtaisia lisäkysymyksiä, vaan tarkoitus on lähteä liikkeelle aivan minimitoiminnallisuuksin. Jatkotoimet 1. Ekosysteemiryhmä tuottaa aiempien määrittelyjen pohjalta Opetushallituksen ja korkeakoulujen järjestelmätoimittajien hyödynnettäväksi määrittelyn niistä tiedoista, joita Opintopolusta tarvitaan paikan vastaanottaneista opiskelijoista OILI-palveluun ja sitä kautta korkeakouluihin. 2. OPI-koordinaatio on verkkomaksujen organisoinnin osalta ennakkoyhteydessä Paytrailiin. Syksyllä 2014 maksuliikenne tapahtuu uusien opiskelijoiden ja yliopistojen ylioppilaskuntien välillä. 3. OPI-koordinaatio tuottaa tiiviin road mapin korkeakoulujen käyttöön projektin vaiheisiin ja palvelun käyttöönottoon liittyvistä toimista. 4. Selvitettävä korkeakoulujen (ja ylioppilaskuntien) VETUMA-sopimusten tilanne sekä mahdolliset Paytrail-sopimukset 5. OPI-koordinaatio järjestää erillisen tilaisuuden vahvaan tunnistautumiseen liittyvään problematiikkaan liittyen