Keskus 020 743 2920 Faksi 020 743 2935 www.bdo.fi BDO Audiator Oy Vattuniemenranta 2 00210 Helsinki TILINTARKASTAJAN RAPORTTI KANKAANPÄÄN TARKASTUSLAU- TAKUNNALLE JA KAUPUNGINHALLITUKSELLE VUODEN 2015 TI- LINTARKASTUKSESTA JHTT-yhteisö BDO Audiator Oy (y-tunnus 0904285-6) kuuluu suomalaiseen BDO-konserniin. Emoyhtiö BDO Oy on itsenäinen jäsen BDO International Limitedissä ja kuuluu kansainvälisten itsenäisten BDO-jäsenyhtiöiden verkostoon.
Tämä tilintarkastajan raportti on yhteenveto vuoden 2015 tilintarkastushavainnoista. Raportti on osoitettu tarkastuslautakunnan lisäksi kaupunginhallitukselle. Tarkastuslautakunnalle on esitetty tilikauden aikana muita raportteja tilintarkastajan työn toteutumisesta ja tehdyistä tarkastushavainnoista. Tilikauden aikana ei ole tullut esille sellaisia KunL 123 :n tarkoittamia epäkohtia, joista tilintarkastajan olisi pitänyt ilmoittaa viipymättä tarkastuslautakunnalle ja tarvittaessa myös kaupunginhallitukselle. Osana tilintarkastusprosessia olemme pyytäneet kaupunginhallitukselta johdon vahvistuskirjettä tilintarkastajalle. Vahvistuskirje on saatu 1.4.2016. Vahvistuskirje annetaan tiedoksi myös tarkastuslautakunnalle. 1. HALLINTO Kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen pöytäkirjat on tarkastettu. Päätökset on pääsääntöisesti pantu asiamukaisesti täytäntöön. Muiden toimielinten pöytäkirjoja ja viranhaltijoiden päätöspöytäkirjoja on tarkastettu tarkastussuunnitelman mukaisesti. Päätöksiin liittyviä sopimuksia on tarkastettu pistokokein. Päätösten lainmukaisuutta on tarkastettu ensisijaisesti kuntalain, hallintomenettelylain, julkisuuslainsäädännön, kirjanpitolain ja verolakien, hankintalain ja tasa-arvolain säännösten perusteella. Hallintosäännön 8 :n mukaan toimivallan siirtämisestä on pidettävä ajantasaista luetteloa. Luettelo tulee antaa tiedoksi valtuustolle vuosittain helmikuussa. Valtuuston päätöstenmukaisuutta on tarkastettu mm. vertaamalla talousarvion toteutumaa talousarvioon. Valtuusto on tehnyt muutoksia vuoden 2015 talousarvioon päätöksillä 33 /2015 ja 51 /2015. Valtuuston myöntämä toimivalta on käyttötaloudessa ylitetty seitsemällä tulosalueella ja investoinneissa kahdeksassa investointikohteessa. Olennaisimpana ylityksenä voidaan pitää yleishallinnon ylitystä 274t, joka on 52 % enemmän kuin talousarviossa. Luvut ovat seuraavassa taulukossa tuhansia euroja. 2
KÄYTTÖTALOUS TA TP Ylitys Tot % Yleishallinto 522 796-274 152 % Talouspalvelut 623 757-134 122 % Perusturvapalvelut 23778 25152-1374 106 % Erikoissairaanhoito 14113 14891-778 106 % Kaavoitus 213 268-55 126 % Perusopetus 10402 10848-446 104 % Rakentaminen 1465 1559-94 106 % INVESTOINNIT TA TP Ylitys Tot % x1000 Tietohallinto 50 93-43 186 % Seutuverkko 0 450-450 Niinisalon koulu 60 65-5 108 % Venesjärven koulu 70 71-1 101 % Hammashoitola 30 31-1 103 % Liikenneväylät 585 631-46 108 % Muu yhdyskuntatekniikk 116 155-39 134 % Vesi- ja jätevesihuolto 220 276-56 125 % Yhteenveto valtuuston hyväksymien määrärahojen ja tuloarvioiden toteutumisesta on esitetty tasekirjan sivuilla 106 107. Talousarvioylitykset tulee tuoda valtuuston käsittelyyn ennen niiden toteutumista ja viimeistään tilikauden aikana. Mikäli ylitykset ovat kuitenkin täysin ennakoimattomia, niin suosittelen että valtuustolle tuodaan selkeästi esille ne kohdat joissa valtuuston myöntämä toimivalta on ylitetty. Hallituksen on myös hyvä antaa ainakin olennaisilta osin selitys toimivallan ylityksille. 2. KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS Vuoden 2015 tilinavaus on oikein johdettu kaupunginvaltuuston vahvistamasta vuoden 2014 tilinpäätöksestä. Aineistotarkastus Kirjanpidon aineistotarkastuksessa kaupungin ostoreskontratositteet vuodelta 2015 on kopioitu atk-avusteisesti tarkastettavaan muotoon WinIdea ohjelmalle soveltuvaksi. Aineistoa on analysoitu WinIdea-ohjelmalla ja siitä on tehty eri kriteerien mukaisia poimintoja. Aineistossa oli 12 260 ostolaskua. Aineiston arvo oli 72 041 011,98 Tarkastelulta osin tositteissa ei ollut huomautettavaa. Laajamittaista tositetarkastusta ei ollut mahdollista suorittaa. Tositteiden tarkastaminen painottui 3
suurimpiin laskuihin, erilaisiin otantoihin ja erilaisiin normaalista poikkeaviin tilanteisiin. Tarkastuksessa on sivuttu myös sisäisen valvonnan osa-aluetta. Tilinpäätös Tarkastus suoritettiin vertaamalla laadittua tilinpäätöstä kirjanpidon tulosteisiin, laadittuihin tase-erittelyihin, liitetietojen erittelyihin sekä hallintokuntien ja ulkopuolisten antamiin saldovahvistuksiin. Tarkastus sisälsi myös konsernitilinpäätöksen. Tuloslaskelma Tarkastettiin, että tuloslaskelma on oikein johdettu kirjanpidosta ja että se vastaa kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjetta. Tuloslaskelman tunnusluvut on oikein laskettu. Tilinpäätöslaskelmissa oleva tuloslaskelma (s. 108) on verrattu kirjanpidon tilikohtaiseen tuloslaskelmaan, luvut täsmäsivät keskenään. Tuloslaskelman Muut rahoitustuotot ja Muut rahoituskulut sisältävät vesihuoltolaitoksen korvauksen peruspääomasta 67.225,40 euroa. Korvaus on sisäinen erä, joka tulisi eliminoida virallisista tilinpäätöslaskelmista. Verottajalle annettu palkkojen vuosi-ilmoitus täsmäytettiin tuloslaskelman palkkasummaan, täsmäytykseen jäi vähäinen ero. Todettakoon, että jaksotetun lomapalkkavarauksen muutos on kirjattu kirjanpidossa vain yhdelle tilille, joka summautuu palkat ja palkkiot tiliryhmään. Ohjeen mukaan eläkevakuutus ja muille sosiaalivakuutusmaksuille tulisi olla omat tilit ko. tiliryhmissä. Verotulojen kirjaukset verrattiin verohallinnon maksatusilmoituksiin. Verotulot on oikein kirjattu. Valtionosuudet verrattiin Kuntaliiton julkaisemaan taulukkoon kuntakohtaisista valtionosuuksista. Valtionosuuksien erittely on esitetty liitetiedossa 10 ja se täsmää tuloslaskelman valtionosuuksien määrään. Tuloslaskelman suunnitelman mukaiset poistot täsmäävät taseesta laskettuun poistojen tarkistukseen sekä pysyvien vastaavien erilliskirjanpitoon. Tilikohtaisen tuloslaskelman mukaan pysyvien vastaavien muihin toimintatuottoihin kirjatut myyntivoitot vuonna 2014 ovat 63.651,57 euroa. Tilikaudella pysyvien vastaavien myyntitappioita tuloslaskelman mukaan on 23.393,62 euroa. Liitetiedossa 15 sivulla 125 on ilmoitettu tilivuoden myyntivoitot ja - tappiot, mutta vertailuvuoden tieto puuttuu. Liitetieto ei ole siten liitetietosuosituksen mukainen. Liitetiedossa mainitaan myös myyntivoitto As Oy Aarniokoskenkadun osakkeiden myynnistä 22.213,50 euroa, joka on kirjattu tuloslaskelman muihin rahoitustuloihin. Kaupunki on saanut päätöksen 2.2.2016 Työttömyysvakuutusmaksurahaston koulutuskorvauksesta vuodelta 2015 yhteensä 4.501,61 euroa. Korvausta ei ole 4
kirjattu tuloslaskelman muihin tukiin ja avustuksiin vaan työttömyysvakuutusmaksujen vähennykseksi taseeseen. Liitetiedossa 8 on toimintatuotot tilikaudella oikein, mutta vertailuvuoden toimintatuotoissa on mukana erä valmistus omaan käyttöön 125.968,39 euroa. (ei vertailukelpoisia) Muilta osin liitetieto täsmää tuloslaskelmaan. Liitetiedossa ohjeen mukaan ilmoitetaan toimintatuotot. Valmistus omaan käyttöön ei ole toimintatuottoa vaan tuloslaskelman kuluihin kirjattujen pysyvien vastaavien kustannusten oikaisuerä, joka esim. konsernitilinpäätöksessä yhdistetään toimintakuluihin, ohjeiden mukaisesti. Rahoituslaskelma Rahoituslaskelma on pääosin oikein johdettu tuloslaskelmasta ja taseesta sekä on kuntajaoston yleisohjeen kaavan mukainen. Rahoituslaskelman tunnusluvut on muilta osin oikein laskettu, mutta tarkastuksessa saatiin investointien tulorahoitukseksi 35,4 % kun se tilinpäätöksessä on 34,6 %. Rahoituslaskelman tulorahoituksen korjauserissä sekä pysyvien vastaavien luovutustuloissa on mukana myös muihin rahoitustuottoihin kirjattu osakkeiden myyntivoitto 22.213,50. Tilikaudella on otettu uutta pitkäaikaista lainaa 8 milj. euroa ja niitä on maksettu pois 5.061.400 euroa. Tase ja tase-erittelyt Tase on laadittu kirjanpitolautakunnan kuntajaoston antaman yleisohjeen mukaisesti. Taseen tunnusluvut on oikein laskettu. Tilinpäätöslaskelmissa oleva tase (s. 110 111) on verrattu kirjanpidon tilikohtaiseen taseeseen, luvut täsmäsivät keskenään. Lyhytaikaisiin siirtovelkoihin kirjattu lomapalkkajaksotus on 12,5 % tilikauden henkilöstökustannuksista (ed.vuonna 10,4 %). Pankkitilien saldot on verrattu pankkien antamiin saldovahvistuksiin. Pitkä- ja lyhytaikaiset lainasaldot on verrattu lainaohjelman sekä viimeksi maksetun luoton laskuihin. Liitetiedot ja liitetietojen erittelyt Liitetieto 16; Yhteismäärät muihin rahoitustuottoihin sisältyvistä tuotoista, jotka on saatu osuuksista muissa yhteisöissä, Liitetiedossa on ilmoitettu merkittävä kuntayhtymätuloutus, mutta siinä ei ole ilmoitettu muita osuuksia ja peruspääomien korkoja, yhteensä 31.937,74 euroa (ed.vuonna 60.288 euroa). Lisäksi liitetiedosta puuttuu vertailuvuoden tiedot. Liitetieto 37. Siirtovelkoihin sisältyvät olennaiset erät olisi suositeltavaa eritellä rivin Muut menojäämät 1.167.151,45 euroa, olennaiset erät tarkemmin. 5
Liitetieto 41; Annetut takaukset, liitetiedossa on lueteltu yksityiskohtaisesti kaikki vastuut yksilöidysti luettelon tulisi olla liitetietoerittelyissä ja liitetiedossa ilmoitetaan vain vastuiden alkuperäinen määrä sekä niiden pääoma tilinpäätöshetkellä (jäljellä oleva pääoma). Tällä on merkitystä tietosuojan kannalta. Liitetieto 44; Leasingvuokrasopimusten mukaisten vuokrien jäljellä olevien määrien yhteissummat, liitetiedossa ilmoitettu yhteensä 647.615,72 kun tarkastuksessa luvuksi saatiin 644.681,80. Ero ei ole olennainen. Liitetieto 47; Vastuista tulisi esittää koronvaihtosopimusten tiedot ja määrät yleisohjeen mukaisesti (paljonko tilinpäätöshetkellä on vastuita). Nyt laatimisperiaatteissa on esitetty tieto koronvaihtosopimusten olemassaolosta ja voimassaoloajasta. Tilinpäätöstä varmentavina asiakirjoina tulee laatia myös liitetietojen erittelyt kuten on tase-erittelytkin laadittu. Erittelyjen luetteloista ja selvityksistä tulee ilmetä miten tilinpäätöksen liitetiedoissa esitettyihin tietoihin ja lukuihin on päädytty. Liitetietoerittelyt tulee laatijan varmentaa. Konsernitilinpäätös Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto antoi uuden yleisohjeen kuntien ja kuntayhtymien konsernitilinpäätöksen laatimisesta 22.12.2015, jota sovelletaan laadittaessa konsernitilinpäätöstä tilikaudelta 2015. Ohjeessa poistoeron ja vapaaehtoisten varausten käsittelytapaa on muutettu siten, että ne rinnastetaan konsernitilinpäätöstä laadittaessa ylijäämäeriin ja mahdollisesti laskennalliseksi verovelaksi. Ohjeen mukaan myös edellisen vuoden tiedot muutetaan vertailukelpoisiksi. Konsernitilinpäätöksen tarkastuksen tavoitteena oli varmentaa, että se on laadittu sitä koskevien säännösten mukaisesti ja on oikein johdettu konserniyhteisöjen tilinpäätöksistä. Tämän toteamiseksi tarkastuksessa käytiin pistokokeellisesti läpi syötettyjä tietoja (päivä- ja pääkirjat) ja verrattiin konserniyhteisöjen kaupungille antamia tilinpäätöstietoja yhdistelylaskelmissa käytettyihin tietoihin. Tarkastuksessa pyrittiin varmentumaan siitä, että konserniyhteisöjen väliset sisäiset erät on eliminoitu kaikista laskelmista ja että poistot on oikaistu vastaamaan kaupungin suunnitelman mukaisia poistoja. Konsernitilinpäätökseen on yhdistelty kaupungin omistamat tytäryhteisöt (5 kpl) ja kuntayhtymät (5 kpl), joissa kaupunki on jäsenenä, sekä kaksi osakkuusyhteisöä. Konsernilaskelmien tiedot on johdettu pääosin oikein konserniyhteisöjen tilinpäätöksistä. Konsernitaseen peruspääoma on sama kuin kaupungin peruspääoma ja tilikauden ylijäämä vastaa konsernituloslaskelman ylijäämää tilikau- 6
delta, mutta vertailuvuoden tuloslaskelman ylijäämä ei vastaa taseen tilikauden ylijäämää. Osuus osakkuusyhteisöjen voitosta ja tappiosta sekä oman pääoman muutoksesta on konsernitilinpäätöksessä huomioitu kahden osakkuusyhteisön osalta oikein. Konsernilaskelmiin ei ole kirjattu poistojen oikaisuja vastaamaan kaupungin poistosuunnitelmaa. Tilinpäätöksen laatimista koskevissa tiedoissa sivulla 119 kerrotaan, että poistot on jätetty yhdenmukaistamatta, koska tytäryhteisöt ovat kirjanneet ne kuluksi oman ennalta vahvistetun poistosuunnitelman mukaisina hyödykkeen taloudellisen pitoajan kuluessa. Tarkastuksessa asialle ei ollut vahvistusta. Edellisenä vuonna poistooikaisuja tehtiin n. 7,7 milj. euroa eikä niitä ole konsernitilinpäätöksessä oikaistu, joten tämä aiheuttaa eron taseen oman pääoman jatkuvuudessa. Konsernitilinpäätöksessä on poistoerot ja vapaaehtoiset varaukset kirjattu ylijäämäeriin, mutta niistä on jäänyt kirjaamatta laskennallisen verovelan (20 %) osuus siirtovelkoihin, joten tältä osin konsernin kertyneet ylijäämät ovat liian isot. Konserniyhteisöjen väliset olennaiset sisäiset erät on eliminoitu laskelmista. Konsernituloslaskelman toimintatuottojen ja kulujen sekä rahoitustuottojen ja kulujen eliminoinnit on pääosin oikein suoritettu. Valmistus omaan käyttöön on konsernitilinpäätöksessä kirjattu toimintakulujen oikaisuksi. Kaupungin rahoitustuotoista ja kuntayhtymän oman pääoman muista rahastoista on eliminoitu Vatajankosken Sähkön kuntayhtymän maksama kuntayhtymätuloutuksen kaupungin omistusosuuden mukainen määrä. Satakunnan koulutuskuntayhtymän toimintatuottoihin sisältyvästä yksikköhintarahoituksesta kaupungin omistusosuutta vastaava määrä on kirjattu konsernituloslaskelmassa riville valtionosuudet. Konsernituloslaskelman tunnusluvut on oikein laskettu. Konsernitaseen lainasaamisiin on merkitty vaihtuvien vastaavien pitkäaikaiset lainasaamiset, kun liitetiedossa tulee ilmoittaa vain pysyvien vastaavien lainasaamiset, joita konsernitaseessa ei ole. Muilta osin konsernitaseen tunnusluvut on oikein laskettu. Konsernin rahoituslaskelman tunnusluvuiksi tarkastuksessa saatiin, investointien tulorahoitus 68,6 %, lainanhoitokate 1,3 ja kassan riittävyys 13 päivää. Vähemmistöosuuden erottaminen on pääosin oikein suoritettu tytäryhteisön omasta pääomasta ja merkitty taseessa omalle rivilleen sekä vähemmistöosuus tilikauden tuloksesta on merkitty tuloslaskelmaan. Uuden konserniohjeen mukaan vähemmistöosuus erotetaan oikaistusta omasta pääomasta. Mikäli tytäryhteisöllä on poistoeroa tai vapaaehtoista varausta tulee nämä huomioida omassa pääomassa laskennallisella verovelalla vähennettynä ennen vähemmistöosuuden erottamista. Kankaanpään kaupungin kahden tytäryhteisön vähemmistöosuudet on erotettu oikaistusta omasta pääomasta, mutta varausten siirrossa ei ole huomioitu laskennallisen verovelan osuutta. Tämä on johtanut siihen, että vähemmistöosuutta on erotettu liikaa yhteensä 19.216 euroa. 7
Tilinpäätökseen kuuluvat liitetiedot varmistavat sitä, että tilinpäätös kokonaisuutena antaa oikeat ja riittävät tiedot tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Liitetietojen on tarkoitus täydentää laskelmien muodossa esitettyä tilinpäätösinformaatiota. Konsernitilinpäätöksen laatimisperiaatteista on kerrottu ja liitetiedoista on esitetty erittely konsernin omasta pääomasta, siirtosaamisiin ja velkoihin sisältyvät olennaiset erät sekä leasingvastuut. Jatkossa tulee edelleen kiinnittää huomiota liitetietosuosituksessa esitettyjen konsernia koskevien liitetietojen ilmoittamiseen. Liitetietojen vähäisyydestä on mainittu myös aiemmissa tarkastuksissa. Konsernitilinpäätöstä varmentamaan laaditaan yhdistelylaskelmat. Yhdistelylaskelmat on laadittava siten, että konserniyhteisöjen tilinpäätösten yhteys konsernituloslaskelmaan ja konsernitaseeseen voidaan niiden avulla vaikeuksitta todeta. Kankaanpään kaupungin konsernitilinpäätöslaskelmat on laadittu käyttäen atk-ohjelmaa. Tallennettujen tietojen päivä- ja pääkirjojen sekä konsernitositteiden avulla voidaan todeta taseen ja tuloslaskelman johtaminen yksittäisten yhtiöiden ja kuntayhtymien tilinpäätöksistä. Konsernin rahoituslaskelma on laadittu konserniyhteisöjen rahoituslaskelmien yhdistelmänä. Yhdistelylaskelmat sekä konsernitositteet on kattavasti laadittu. Uuden konserniohjeen mukaan myös vertailuvuoden tiedot oikaistaan poistoeron ja vapaaehtoisten varausten osalta. Kankaanpään kaupungin konsernilaskelmat on oikaistu. 3. KUNTATALOUDEN VERTAILUTIETOJA TILINTARKASTAJAN TARKASTUS- PIIRIIN KUULUVISTA KUNNISTA VUOSILTA 2006 2015 Tilintarkastuspöytäkirjan liitteenä ovat otsikossa mainittujen kuntien talouden tunnusluvat laskettuna vuosien 2006 2015 tilinpäätöksistä. 4. VALTIONOSUUDET Kaupungin valtionosuudet ovat saadut päätösten mukaisina ja kirjattu oikein kirjanpitoon. Valtionosuuksien perusteena olevien tietojen oikeellisuutta on tarkastettu oppilastietojen ja taloustilaston tarkastuksissa. Oppilastilasto 8
Oppilastietojen tarkastuksen tavoitteena oli varmistua, että Tilastokeskukselle ja Opetushallitukselle ilmoitetut oppilastiedot ja muut tiedot ovat oikeat ja että tiedot on asianmukaisesti dokumentoitu. Tarkastuksen kohteeksi valittiin kaikki Kankaanpään kaupungin peruskoulujen oppilastilastot ja -luettelot. Lisäksi tarkastettiin Kankaanpään yhteislyseon ja Honkajoen lukion henkilöpohjaisia opiskelijatietoja tilastointipäiviltä 20.1.2015 ja 20.9.2015 sekä koulutuksen ja opetuksen järjestäjätason tiedot. Tarkastuksen yhteydessä käytiin läpi myös esi- ja perusopetuksen kotikuntakorvauskyselyn 31.12.2014 ja Kankaanpään Musiikkiopiston oppilaitostason oppilaat ja opiskelijat tiedot. Tarkastus suoritettiin pääosin aineistotarkastuksena. Aineistona olivat koulujen laatimat oppilasluettelot, koulujen antamat ilmoitukset Tilastokeskukselle ja Opetushallitukselle, sekä esi- ja perusopetuksen kotikuntakorvauskysely. Lisäksi verrattiin tilastossa ilmoitettuja erityisoppilaiden, kuljetusedun saavien ja vieraskielisten oppilaiden määriä tilaston liitteinä oleviin asiakirjoihin. Erityisoppilaiden henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevien suunnitelmien (hojks) tarkastus ei sisältynyt tähän tarkastukseen. Tilastokeskukselle ja Opetushallitukselle ilmoitetut oppilasmäärät vastasivat koulukohtaisia tilastointipäivän oppilasluetteloita. Erityisoppilaiden ja vieraskielisten oppilaiden sekä kuljetusedun saavien oppilaiden tiedot vastasivat erillisluetteloita. Tilastossa ilmoitettujen aamu- ja iltapäivätoiminnan ohjaustuntien laskennan perusteet on asianmukaisesti dokumentoitu. Tilastolomakkeet, oppilasluettelot sekä muut erillisluettelot on vastuuhenkilöiden varmentamia ja asianmukaisesti arkistoitu niin, että ne ovat jälkikäteen tarkastettavissa. Taloustilasto Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua siitä, että Tilastokeskukselle annetut tiedot kaupungin taloudesta ja toiminnasta perustuvat tilinpäätökseen ja sisäiseen laskentaan ja että Tilastokeskuksen ohjeita tilaston täyttämisessä on noudatettu. Tarkastusmateriaalina käytettiin kaupungin Tasekirja 2014 tilinpäätösasiakirjaa sekä Tilastokeskukselle sähköisesti lähetettyjen tietojen tulosteita ja tietojen kokoamisessa syntyneitä työpapereita ja kirjanpidon eri raportteja. Tilastokeskukselle annetut talous- ja toimintatilaston tiedot perustuvat kaupungin tilinpäätökseen ja sisäiseen laskentaan. Palautusjärjestelmän arvonlisäveroja on tilastossa kohdistettu yhteensä 1.607 tuhatta euroa. Verohallinnolle ilmoitetut vuoden 2014 palautusjärjestelmän 9
arvonlisäverot ovat 1.716 tuhatta euroa. Tilastossa on jäänyt arvonlisäveroja ilmoittamatta 109 tuhatta euroa. Saadun tiedon mukaan 77 tuhatta euroa puuttuu tilaston tehtävältä Muu sosiaali- ja terveystoimi. Tieto on Tilastokeskukselle oikaistu heinäkuussa 2015. Loppuosa erosta ei tarkastuksessa selvinnyt. Asianmukaisesti varmennettu (päiväys ja allekirjoitus) tilasto ja sen laadinnassa syntynyt materiaali on asianmukaisesti koottu arkistoitavaksi niin, että ne ovat jälkikäteen tarkastettavissa. 5. SISÄINEN VALVONTA Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteko Toimintakertomuksessa sivulla 8 on annettu kirjanpitolautakunnan kuntajaoston ohjeen mukaisesti selonteko kunnan sisäisen valvonnan järjestämisestä. Selonteko antaa oikean kuvan kaupungin sisäisestä valvonnasta. Arvio merkittävimmistä riskeistä on annettu toimintakertomuksen sivulla 7. Kaupunginvaltuusto on 15.12.2014 hyväksynyt sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Tämä päätös perustuu vuonna 2012 tehtyyn kuntalain muutokseen. Kaupunginvaltuuston 15.12.2014 päätöksen mukaan kaupunginhallituksen tulee antaa toimintakertomuksessa arvio merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toimenpiteistä havaittujen puutteiden korjaamiseksi sekä konsernivalvonnasta. Hallituksen selonteon tulee perustua sen alaisten toimielinten ja konserniyhteisöjen laatimiin selontekoihin. Hallituksen alaisten toimielinten tulee käsitellä oman tehtäväalueensa selonteko merkittävimmistä riskeistä ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä toimenpiteistä havaittujen puutteiden korjaamiseksi. Selontekojen tulee perustua dokumentoituun aineistoon. Tarkastuksessa ei ole havaittu, että lautakunnat olisivat laatineet valtuuston päätöksen mukaisia selontekoja. Kaupunginhallituksen toimintakertomuksessa antama selonteko ei vastaa kaupunginvaltuuston päättämiä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteita. Kaupunginhallitus ei ole tältä osin toteuttanut sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa kaupunginvaltuuston päätösten mukaisesti. Tähän on puututtu jo vuoden 2014 tilintarkastuksen raportissa. 10
Vuosilomien ja ylityövapaiden myöntämiskäytännöt ja seuranta Tavoitteena oli varmistua, että vuosilomien ja ylityövapaiden myöntäminen tapahtuu sopimusten ja annettujen ohjeiden mukaisesti sekä varmistua niiden asianmukaisesta seurannasta. Tarkastus rajattiin koskemaan painopistealueen, teknisen toimen sekä rahatoimiston myöntämiskäytäntöjä. Tarkastus suoritettiin haastattelemalla kaupunginsihteeriä, talouskeskuksen johtajaa, teknistä johtajaa sekä teknisen keskuksen toimistosihteeriä. Lisäksi tarkastuksessa käytiin läpi teknisen johtajan viranhaltijapäätökset ajalta 1.1. 1.9.2015 vuosilomien sekä ylityövapaiden myöntämisestä. Vuosilomien, säästövapaiden sekä ylityövapaiden myöntäminen tapahtuu annettujen ohjeiden mukaisesti, viranhaltijapäätöksillä. Suositeltavaa on täydentää päätöksiä ansaittujen kertymien sekä mahdollisesti jäljelle jäävien kertymien tiedoilla tai liittää päätökseen selventävä dokumentti mistä ko. tiedot ilmenevät. Kertymien määriä esimiehet seuraavat, mutta kokonaiskertymiä ei ole seurattu esimerkiksi keskuksittain tai koko kaupungin tasolla. Suosittelemme sisäisen valvonnan tehostamiseksi kokonaiskertymien säännönmukaista seurantaa ja raportointia, sekä dokumentoimaan tiedot. Lisäksi suosittelemme käyttöön otettavaksi suunnitelmien laadinnat säästövapaiden sekä ylityövapaiden pitämisen tehostamiseksi. Keskustan koulun peruskorjauksen hankintaprosessin tarkastus Tarkastuksen tavoitteena oli varmistaa, että tarkastuksen kohteeksi valittu hankinta on suoritettu julkisista hankinnoista annetun lain, kuntalain, yleisten hankintaohjeiden sekä kauungin omien ohjeiden ja määräysten mukaisesti ja että hankinnat on kirjanpidollisesti oikein käsitelty. Tarkastuksen tavoitteena oli myös kartoittaa hankintaprosessi ja sen sisäisen valvonnan asianmukaisuus. Tarkastuskohteeksi valittiin keskustan koulun peruskorjauksen sivu-urakat. Pääurakka on tarkastettu osana vuoden 2014 tilintarkastusta. Sivu-urakoiden vakuuksien sopimustenmukaisuus on tarkastettu myös osana vuoden 2014 tilintarkastusta. Sivu-urakoista oli laadittu urakkasopimukset ja kirjanpitoon kirjatut suoritukset vastasivat maksuerätaulukon tietoja. Jatkossa suosittelemme kiinnittämään huomiota oikeanlaisten valitusosoitusten ja oikaisuvaatimusohjeiden laadintaan. 11