Klaani 4.2 Käsikirja Painos 1: 10.9.2005
Esipuhe Esipuhe Tämä käsikirja on tarkoitettu kaikille Klaani ohjelman käyttäjille tai sen käyttäjiksi aikoville lukijoille. Klaanin kehitystyö on lähtenyt tarpeesta luoda pieni ja kätevä osoiterekisteri erilaisille seuroille. Kullakin käyttäjällä on omat toiveensa ja tarpeensa tallennettavista tiedoista ja niiden käsittelystä. Ohjelmaan luotiin yksilöllisten tarpeiden toteutukseen räätälöitävät korttimallit, jotka ovatkin olleet yksi Klaanin menestystekijöistä. Klaanin korttieditorilla kuka tahansa voi luoda juuri itselleen sopivan korttimallin. Toinen käyttäjien perustarve on saada rekisteriin taltioituja tietoja paperille eri muodoissa. Klaanissa on panostettu tähän ja ohjelmasta löytyy laaja valikoima erilaisia tulostusmuotoja tietojen saattamiseksi paperille. Tulostusmuodot ovat puoliautomatisoituja eli kunkin tulostusmuodon ulkoasua voidaan muokata melko vapaasti ja antaa ohjelman hoidella tietojen keräily ja yhdistäminen. Kukin tulostusmuoto sisältää myös selkeän esikatselun. Ohjelma on herättänyt paljon kiinnostusta sekä yksityisessä kuin myös järjestö- ja asiakasrekisterikäytössä. Ohjelmasta on tullut runsaasti palautetta ja kehitysehdotuksia, joista suurin osa on myös toteutettu. Vaikka uusia ominaisuuksia on matkan varrella tullut runsaasti ei kehitystyössä ole unohtunut perusfilosofia eli ohjelman käytettävyys. Klaanin tapauksessa tämä tarkoittaa selkeää käyttöliittymää ja nopeasti sisäistettävää käyttölogiikkaa. Nelosversion uusina ominaisuuksina ovat mm. kirje- ja korttitulostus, laskutietokanta tulostetuille laskuille, tallennettavat laskupohjat, tietojen seuranta ja tarkastus sekä ulkoasun hiominen käyttäjäystävällisempään suuntaan. Ohjelma on jatkuvan kehitystyön kohteena ja uudet ideat ja ehdotukset otetaan mielihyvin vastaan. Vinkkejä, kokemuksia ja parannusehdotuksia voi lähettää sähköpostilla osoitteeseen helpdesk@codeman.fi. Toivon että ohjelma on teille hyödyksi. Porvoo, Karhukorpi 10.9.2005 Mika Varpio 1
Sisällys Sisällys Esipuhe... 1 Luku 1 Luku 2 Yleistä 1.1 Käsikirjassa käytetyt merkinnät... 6 1.2 Mistä apua... 6 1.3 Johdanto... 7 1.3.1 Mikä Klaani on... 7 1.3.2 Ominaisuudet... 7 1.3.3 Toiminnot... 7 1.4 Asentaminen... 8 1.4.1 Internetistä... 8 1.4.2 CD-ROM levyltä... 8 1.5 Rekisteröinti... 9 1.6 Käyttöliittymä... 10 1.7 Käyttäjätasot... 11 1.7.1 Asetukset... 11 1.7.2 Kirjautuminen... 13 Komentovalikko 2.1 Tiedosto... 14 2.1.1 Uusi... 14 2.1.2 Avaa... 14 2.1.3 Sulje... 14 2.1.4 Tallenna... 14 2.1.5 Tallenna nimellä... 14 2.1.6 Tallenna valinta... 14 2.1.7 Tallenna korttimalli... 14 2.1.8 Tuo > CSV-tiedosto... 14 2.1.9 Vie > CSV-tiedosto... 14 2.1.10 Vie > Tekstitiedosto... 15 2.1.11 Salasanasuojaus... 15 2.1.12 Siirrä tiedot... 15 2.1.13 Laskutietokanta... 15 2.1.14 Tulosta... 15 2.1.15 Tulostimen asetukset... 15 2.1.16 Käyttäjätaso... 15 2.1.17 Lopeta... 15 2.2 Lista... 15 2.2.1 Sarakejärjestys... 15 2.2.2 Optimoi sarakeleveys... 15 2.2.3 Vain nimet... 16 2.2.4 Kaikki kentät... 16 2.2.5 Käänteinen valinta... 16 2.2.6 Valitse kaikki... 16 2.2.7 Poista valinnat... 16 2
Sisällys 2.3 Tietue... 16 2.3.1 Lisää... 16 2.3.2 Muokkaa... 16 2.3.3 Poista... 16 2.3.4 Kopioi... 16 2.3.5 Liitä... 16 2.3.6 Kopioi tietoja... 16 2.3.7 Liitä tietoja... 17 2.3.8 Päivitä... 17 2.3.9 Tyhjennä... 17 2.3.10 Edellinen... 17 2.3.11 Seuraava... 17 2.3.12 Etsi... 17 2.4 Työkalut... 17 2.4.1 Massamuokkaus... 17 2.4.2 Tietojen tarkistus... 17 2.4.3 Tietueiden seuranta... 17 2.4.4 Kenttälaskuri... 17 2.4.5 Kenttämääritykset... 17 2.4.6 Lähetä sähköpostia... 18 2.4.7 Sähköpostilaskutus... 18 2.4.8 Avaa internet-osoite... 18 2.4.9 Korttieditori... 18 2.4.10 Asetukset... 18 2.5 Näytä... 18 2.5.1 Kuvakepalkki... 18 2.5.2 Statuspalkki... 18 2.5.3 Kortti > Kelluvana... 18 2.5.4 Kortti > Oikealla... 18 2.5.5 Kortti > Vasemmalla... 18 2.6 Ohje... 19 2.6.1 Hakemisto... 19 2.6.2 Rekisteröinti... 19 2.6.3 Palaute... 19 2.6.4 Tarkista päivitys... 19 2.6.5 Avaa kotisivu... 19 2.6.6 Tuotetuki / Ilmoita virhe... 19 2.6.7 Info... 19 Luku 3 Tiedostojen käsittely 3.1 Uuden rekisterin luominen... 20 3.2 Rekisterin avaaminen... 21 3.2.1 Viimeksi käsiteltyjen rekisterien avaaminen... 21 3.2.2 Käynnistystiedosto... 21 3.2.3 CSV-tiedoston avaaminen... 21 3.2.4 Vanhemmat versiot... 21 3.3 Rekisterin tallentaminen... 22 3.3.1 Automaattitallennus... 22 3.3.2 Tallentaminen CSV-muodossa... 22 3.3.3 Tallentaminen 3.X muodossa... 22 3.4 Salasanasuojaus... 23 3.4.1 Tiedoston suojaus salasanalla... 23 3.4.2 Salasanasuojauksen poistaminen... 23 3.5 Tietojen siirtäminen... 24 3.5.1 Korttimallin valinta... 24 3.5.2 Kohdekenttien valinta... 25 3
Sisällys Luku 4 Luku 5 Luku 6 Lista 4.4 Sarakejärjestys... 27 4.5 Valinnat... 28 4.6 Lajittelu... 28 Tietueet 5.1 Lisääminen... 29 5.2 Tietojen muuttaminen... 29 5.3 Poistaminen... 29 5.4 Kopiointi... 30 5.4.1 Tietueiden kopiointi... 30 5.4.2 Tietojen kopiointi... 30 5.5 Etsiminen... 31 Työkalut 6.1 Massamuokkaus... 33 6.2 Tietojen tarkistus... 34 6.2.1 Asetukset... 34 6.2.2 Tarkistustulos... 35 6.3 Seuranta... 36 6.3.1 Asetukset... 36 6.3.2 Seuratatulos... 37 6.4 Kenttälaskuri... 38 6.5 Kenttämääritykset... 39 6.6 Sähköpostieditori... 41 6.6.1 Sähköpostin lähettäminen... 41 6.6.2 Lähetystapa... 42 6.6.3 Liitetiedostot... 43 6.6.4 Yleistä... 43 6.7 Sähköpostilaskutus... 44 6.8 Internet-osoitteiden avaaminen... 45 Luku 7 Tulostus 7.1 Tulostusmuodot... 46 7.2 Kirje... 48 7.2.1 Yleiset... 48 7.2.2 Kentät... 49 7.2.3 Asetukset... 49 7.2.4 Muokkaustila... 49 7.3 Lista... 50 7.3.1 Yleiset... 50 7.3.2 Kentät... 51 7.3.3 Tekstit... 51 7.3.4 Asetukset... 52 7.4 Tarra... 53 7.4.1 Yleiset... 53 7.4.2 Malli... 54 7.4.3 Kentät... 54 7.4.4 Asetukset... 55 4
Sisällys 7.5 Kirjekuori... 56 7.5.1 Yleiset... 56 7.5.2 Kentät... 57 7.5.3 Asetukset... 57 7.5.4 Kuva... 58 7.6 Kortti... 59 7.6.1 Yleiset... 59 7.6.2 Kentät... 60 7.6.3 Kortti... 60 7.6.4 Luettelo... 61 7.6.5 Asetukset... 62 7.7 Lasku... 63 7.7.1 Yleiset... 63 7.7.2 Lasku... 64 7.7.3 Tilisiirto... 65 7.7.4 Teksti... 67 7.7.5 Kuva... 67 7.7.6 Kentät... 68 7.7.7 Asetukset... 68 7.8 Laskutietokanta... 70 Luku 8 Luku 9 Asetukset 8.1 Tiedostot... 71 8.2 Oletuskansiot... 72 8.3 Kuvakepalkki... 73 8.4 Statuspalkki... 74 8.5 Lista... 75 8.6 Yleiset... 76 8.7 Omat tiedot... 77 Kysymyksiä ja vastauksia 9.1 Yleiset... 78 9.2 Komentovalikko... 78 9.3 Tiedostot... 78 9.4 Tulostus... 78 Hakemisto... 79 5
Luku 1 Yleistä Luku 1 Yleistä 1.1 Käsikirjassa käytetyt merkinnät Marginaaliteksti Käsiteltävää aihetta selventävät reunatekstit esitetään vasemmassa sivun vasemmassa marginaalissa - esimerkiksi kuvien tai tekstin vieressä - lihavoituna ja kursiivina. Esimerkit Käsiteltävään aiheeseen liittyvät esimerkit esitetään vihreällä, lihavoidulla ja kursiivina tekstinä. Esimerkki Vaihtoehdot Kohteen vaihtoehdot - esimerkiksi alasvetovalikosta valittavat muuttujat - esitetään pallolistana. Vaihtoehto Huomautus Käsiteltävään aiheeseen liittyvä huomaukset esitetään vaaleankeltaisessa laatikossa. Esimerkki huomautuksesta Varoitus Käsiteltävään aiheeseen liittyvät varoitukset esitetään vaaleanpunaisessa laatikossa. Esimerkki varoituksesta 1.2 Mistä apua Tämän käsikirjan lisäksi ohjelma sisältää oman ohjetiedoston joka tulee aina ohjelmapaketin mukana. Myös Codemanin internetsivusto tarjoaa rekisteröityneille käyttäjille tukipalvelua. Jos et löydä ongelmaasi ratkaisua tästä käsikirjasta voit kokeilla seuraavia: 1. Käynnistä ohjelman sisältämän ohje valitsemalla Ohje > Hakemisto 2. Klikkaa hiirellä ohjelmaikkunan vasemmassa alakulmassa olevaa kysymysmerkkiä, jolloin esille tulee aihekohtainen ohje. 3. Jos et löydä ongelmaasi vastausta tästä käsikirjasta etkä ohjelman omasta ohjeesta, voit katsoa löytyisikö vastaus ongelmaasi usein kysytyistä kysymyksistä internetistä osoitteesta www.codeman.fi/klaani/faq.html 4. Jos mikään näistä vaihtoehdoista ei tuo ratkaisua ongelmaasi, kerro ongelmasi meille valitsemalla Ohje > Tuotetuki tai täyttämällä tukilomake internetissä osoitteessa www.codeman.fi/klaani/tukilomake.html 6
Luku 1 Yleistä 1.3 Johdanto 1.3.1 Mikä Klaani on? Klaani on helppokäyttöinen ja monipuolinen kortisto-ohjelma. Ohjelma sopii erinomaisesti jäsenrekisterin ylläpitoon, asiakasrekisteriksi ja erilaisten asioiden luettelointiin. Ohjelma sisältää kymmenittäin valmiita korttimalleja eri käyttötarkoituksiin. Lisäksi Klaani sisältää korttieditorin, jolla omien korttimallien luominen sujuu helposti ja nopeasti. Klaanilla saat rekisterisi tiedot ajan tasalle ja niiden ylläpitäminen on helppoa. 1.3.2 Ominaisuudet Klaani taltioi antamasi tiedot selkeään taulukkoon, jossa kaikki informaatio on kerralla esillä ja sen muokkaaminen käy helposti. Voit lajitella taulukon tiedot yhdellä hiiren napsautuksella minkä tahansa sarakkeen mukaan. Voit etsiä ja rajata tietoja ohjelman hakutoiminnon avulla ja vaikkapa lähettää sähköpostia tai tulostaa laskuja valitulle ryhmälle. Monipuolisten tulostusominaisuuksien avulla voit tulostaa kirjeitä, laskuja, listoja, luetteloita, tarroja ja kortteja. Ohjelman seurantatoiminnolla voit asettaa tietueisiin muistutuksia esimerkiksi laskujen eräpäivistä, syntymäpäivistä tms. Voit asettaa ohjelman tarkistamaan tietueissa olevat päällekkäiset tiedot automaattisesti tai antaa ohjelman laskea kuinka monta samansisältöistä tietoa löytyy kustakin kentästä. 1.3.3 Toimintaperiaate Tietojen kirjaaminen rekisteriin on helppoa ja suoraviivaista. Aloita uuden rekisterin luominen valitsemalla itsellesi sopiva korttimalli. Sen jälkeen voit aloittaa tietojen syöttämisen. Kustakin tietueesta taltioituu tiedostoon kirjattujen tietojen lisäksi päivitysaika. Kaikki yhden tietueen sisältämät tiedot näkyvät rekisterissä yhdellä rivillä. 7
Luku 1 Yleistä 1.4 Asentaminen Voit ladata ohjelman shareware version maksutta internetistä osoitteesta www.codeman.fi. Voit myös tilata sen CD-ROM levyllä. Molemmissa tapauksissa kyse on samasta tiedostosta. Tiedosto on sama kuin varsinainen ohjelmaversio joten sinun ei tarvitse ladata uutta tiedostoa rekisteröinnin jälkeen. Asenna ohjelma seuraavien ohjeiden mukaan. 1.4.1 Internetistä Ladatessasi tiedoston internetistä tallentuu se kovalevylle valitsemaasi hakemistoon. Suorita asennusohjelma käynnistämällä lataamasi tiedosto: 1. Valitse Käynnistä > Suorita 2. Valitse Selaa ja avaa hakemisto c:/temp/ 3. Valitse tiedosto zkla42full.exe ja komento OK Korvaa hakemisto c:/temp/ sillä hakemistolla, mihin olet tallentanut tiedoston 1.4.2 CD-ROM levyltä Asennusohjelma käynnistyy automaattisesti kun laitat cd-rom levyn asemaan. Jos tietokoneesi ei tue tätä toimintoa, voit käynnistää ohjelman seuraavasti: 1. Valitse Käynnistä > Suorita 2. Kirjoita komentorivi ruutuun e:setup.exe ja valitse OK Korvaa asematunnus e: omalla cd-rom asematunnuksellasi 8
Luku 1 Yleistä 1.5 Rekisteröinti Ohjelmalla on 30 päivän testikäyttöaika. Testijakson aikana voit käyttää ohjelman kaikkia toimintoja rajoituksetta. Halutessasi käyttää ohjelmaa testijakson jälkeen sinun tulee rekisteröidä se. Kun käynnistät rekisteröimättömän ohjelman, avautuu ensin Klaani 4.2 - Shareware ikkuna. Voit avata ikkunan myös valitsemalla Ohje > Rekisteröinti. Lisenssiavain Tilattuasi ohjelman saat lisenssiavaimen. Lisenssiavain koostuu neljästä neljän merkin ryhmästä. Kirjoita saamasi lisenssiavain tekstikenttiin (voit myös kopioida koko lisenssiavaimen ensimmäiseen tekstikenttään) ja valitse sitten komento Rekisteröi. Mikäli sinulla ei vielä ole lisenssiavainta, saat sen helposti internetistä, osoitteesta: www.codeman.fi/klaani/tilaus.php Rekisteröi Komento käynnistää ohjelman rekisteröinnin. Ohjelma tarkistaa antamasi lisenssiavaimen ja ilmoittaa hyväksytystä rekisteröinnistä. Aloita Komento aloittaa rekisteröimättömän ohjelman käytön testijakson (30 päivää) ajan. Testikäyttöajan jälkeen komento disaktivoituu eikä ohjelmaa voi käyttää. 9
Luku 1 Yleistä 1.6 Käyttöliittymä Kun käynnistät ohjelman näet seuraavanlaisen käyttöliittymän. Käyttöliittymä on jaettu eri osaalueisiin seuraavan kuvan mukaisesti. Kuvassa on avattu esimerkkitiedosto demoseuranta.kkr. Otsikkopalkki Komentopalkki Kuvakepalkki Rekisteri Statuspalkki Otsikkopalkki. Palkki sisältää ohjelman nimen lisäksi avoinna olevan tiedoston nimen silloin kun rekisteri on maksimoitu (muuten tiedostonimi näkyy rekisterin otsikkopalkissa, kuten kuvassa). Komentopalkki Palkki sisältää kaikki ohjelmassa käytettävät komennot alavetovalikoihin ryhmiteltynä (s. 14) Kuvakepalkki Palkki sisältää ohjelman komentokuvakkeet. Kuvakepalkin kuvakkeita ja niiden järjestystä voit muuttaa ohjelman asetuksista (s. 71). Kaikki vastaavat komennot löytyvät myös komentopalkista. Kuvakepalkki voidaan tarvittaessa piilottaa (s. 18). Rekisteri Ikkuna sisältää rekisteriin tehdyt kirjaukset aikajärjestyksessä. Rekisteri-ikkuna voi olla omana skaalattavana ikkunaan ohjelman työalueen sisällä (kuten kuvassa) tai se voidaan suurentaa koko työalueen kokoiseksi. Rekisterin ulkoasua voit myös muuttaa ohjelman asetuksista (s. 75). Statuspalkki Palkki sisältää tietoja rekisteristä. Statuspalkissa näkyviä tietoja voi muuttaa ohjelman asetuksista (s.74). Statuspalkki voidaan tarvittaessa myös piilottaa (s. 18). 10
Luku 1 Yleistä 1.7 Käyttäjätasot Ohjelman käyttöä voidaan rajoittaa määrittelemällä käyttäjätasoja. Ohjelma voidaan jättää avoimeksi kaikille tai se voidaan määritellä kysymään käyttäjätunnus ohjelmaa käynnistettäessä. Ilman käyttäjätunnusta voi ohjelmaa käyttää rajoitetusti alla kuvattujen asetusten mukaisesti. 1.7.1 Asetukset Voit muokata käyttäjätason asetuksia valitsemalla Tiedosto > Käyttäjätaso (F4). Avoin kaikille Kentän ollessa valittuna ohjelman käyttäjäoikeuksia ei rajata. Se on kaikille avoin ja käynnistyy ilman kirjautumista. Kaikki käyttäjät voivat muuttaa rekisterin tietoja ja ohjelman asetuksia sekä tallentaa niitä. Valitse tämä vaihtoehto kun et tarvitse eri käyttäjätasoja etkä erillistä kirjautumista ohjelmaan. Rajatut oikeudet Kentän ollessa valittuna ohjelman käynnistyessä pyydetään käyttäjää kirjautumaan sisään. Oikealla tunnuksella käyttäjä saa täydet oikeudet käyttää ohjelmaa. Ilman tunnusta käyttäjä voi käyttää ohjelmaa seuraavin rajoituksin: Rekisteriin tehtyjä muutoksia ei voi tallentaa Kentän ollessa valittuna voi rajoitetulla käyttäjätasolla sisäänkirjautunut käyttäjä avata rekisteritiedostoja, etsiä, tulostaa ja käsitellä niitä, mutta ei voi tallentaa mitään muutoksia rekisteritiedostojen sisältöön. Käyttäjä voi periaatteessa tehdä tilapäisiä muutoksia myös tietueiden kenttiin esimerkiksi tulostusta varten tms. mutta nämä tiedot palautuvat alkuperäisiin arvoihin tiedostoa suljettaessa. 11
Luku 1 Yleistä Asetuksiin tehtyjä muutoksia ei voi tallentaa Kentän ollessa valittuna voi rajoitetulla käyttäjätasolla sisäänkirjautunut käyttäjä käyttää ohjelmaa normaalisti, mutta mitään asetuksiin tehtyjä muutoksia ei tallenneta. Kun ohjelma seuraavan kerran käynnistetään ovat vanhat asetukset jälleen voimassa. Toisin sanoen käyttäjä voi istunnon aikana muuttaa asetuksista esimerkiksi ohjelman värejä tai kuvakepalkissa näkyviä kuvakkeita, mutta nän muutokset eivät tallennu seuraavaan käyttökertaan. Ohjelmaa seuraavan kerran avattaessa asetukset palautuvat alkuperäisiin arvoihin. Käyttäjätason asetuksia ei pääse muokkaamaan Kentän ollessa valittuna ei rajoitetulla käyttäjätasolla sisäänkirjautunut käyttäjä pääse käsittelemään näitä käyttäjätason asetuksia ja komento on disaktivoituna Tiedosto valikossa. Kenttä kannattaa valita aina kun tekee jotain rajoituksia käyttäjille, koska muuten rajoitetun tason käyttäjät pääsevät muokkaamaan ja mahdollisesti lisäämään käyttöoikeuksiaan. Ohjelmaa ei voi käyttää Kentän ollessa valittuna ei ohjelmaan voi kirjautua lainkaan rajoitetulla käyttäjätasolla, vaan käyttäjän on tiedettävä käyttäjätunnus ennenkuin ohjelmaa voidaan käyttää. Kirjausikkunassa vaihtoehto Rajoitettu käyttäjätaso on disaktivoituna. Käyttäjätunnus Tekstikenttä sisältää selkokielisenä (=ei korvausmerkkejä *) Master tason käyttäjätunnuksen. Käyttäjätunnus pitää antaa aina kun on valittu vaihtoehto Rajatut oikeudet. Käyttäjätunnus pitää olla vähintään 4:n ja enintään 20:n merkin mittainen merkkijono. Tällä tunnuksella ohjelmaan voi kirjautua täysin oikeuksin. 12
Luku 1 Yleistä 1.7.2 Kirjautuminen Käyttäjätason kirjausikkunan avutuu ohjelmaa käynnistettäessä silloin kun ohjelmaan on asetettu yksi tai useampia käyttäjätason rajoituksia. Ohjelmaan asetetut rajoitukset näkyvät ikkunan infoalueella (vaaleansininen). Rajoitettu Kentän ollessa valittuna voit kirjautua ohjelmaan ja käyttää sitä infotekstin mukaisin rajoituksin. Jos Master tason käyttäjä on valinnut että ohjelmaa ei voi käyttää ilman käyttäjätunnusta, vaihtoehto on disaktivoitu. Master Kentän ollessa valittuna ohjelmaan voi kirjautua vain antamalla oikea käyttäjätunnus. Tällöin voit käyttää ohjelmaan täysin oikeuksin. 13
Luku 2 Komentovalikko Luku 2 Komentovalikko 2.1 Tiedosto 2.1.1 Uusi ( ) Ctrl + N Komento avaa Uusi tiedosto ikkunan, josta voit valita haluamasi korttimallin (s.20). 2.1.2 Avaa ( ) Ctrl + O Komento avaa Avaa ikkunan, josta voit valita avattavan rekisteritiedoston (s.21). 2.1.3 Sulje Komento sulkee avoinna olevan rekisteritiedoston. 2.1.4 Tallenna ( ) Ctrl + S Komento tallentaa tiedoston oletusnimellä. Mikäli tiedostoa ei ole aikaisemmin tallennettu, kysyy ohjelma nimeä tallennettavalle tiedostolle (s.22). 2.1.5 Tallenna nimellä ( ) F12 Komento tallentaa tiedoston uudella nimellä. Komento avaa Tallenna nimellä ikkunan, johon voit kirjoittaa nimen tallennettavalle tiedostolle (s.22). 2.1.6 Tallenna valinta Ctrl + F12 Komento tallentaa listalta valitut tietueet uuteen tiedostoon. Komento avaa Tallenna valinta ikkunan, johon voit kirjoittaa nimen tallennettavalle tiedostolle. 2.1.7 Tallenna korttimalli Shift + F12 Komento tallentaa tiedostoon sisältyvän korttimallin uuteen tiedostoon. Komento avaa Tallenna korttimalli ikkunan, johon voit kirjoittaa nimen tallennettavalle korttimallitiedostolle. 2.1.8 Tuo > CSV-tiedosto Komento avaa CSV (Comma Separated Values) muotoisen tiedoston. Komento avaa Tuo CSVtiedosto ikkunan, josta voit valita haluamasi tiedoston (s.21). 2.1.9 Vie > CSV-tiedosto Komento tallentaa tiedoston CSV (Comma Separated Values) muodossa, siten että sarakkeet ja kentät on eroteltu toisistaan puolipisteellä (;). Komento avaa Vie CSV-tiedosto ikkunan, johon voit kirjoittaa nimen tallennettavalle CSV-tiedostolle. Tämäntyyppinen tiedosto voidaan avata monella eri ohjelmalla (s.22). 14
Luku 2 Komentovalikko 2.1.10 Vie > Tekstitiedosto Komento tallentaa tiedoston tekstimuodossa (.TXT), siten että sarakkeet ja kentät on erotettu toisistaan sarkaimella (TAB). Komento avaa Tallenna tekstitiedosto ikkunan, johon voit kirjoittaa nimen tallennettavalle tekstitiedostolle. Tämäntyyppinen tiedosto voidaan avata lähes kaikilla tekstinkäsittelyohjelmilla. 2.1.11 Salasanasuojaus Voit suojata rekisteritiedoston salasanalla. Komento avaa Salasana ikkunan. Jos tiedostoa ei ole suojattu, voit antaa sille salasanan ja jos tiedostolla on salasana, voit poistaa sen (s.23). 2.1.12 Siirrä tiedot ( ) Ctrl + T Komento siirtää tietoja nykyisestä korttimallista toiseen. Komento avaa Tietojen siirto ikkunan, jossa voit ohjatusti siirtää tiedot nykyisen korttimallin kentiltä uuden korttimallin kenttiin (s.24). 2.1.13 Laskutietokanta ( ) Ctrl + T Komento avaa rekisteriin liitetyn laskutietokannan ja näyttää sen omassa ikkunassaan (s.70). 2.1.14 Tulosta ( ) Komento avaa Tulostusikkunan, josta voit valita mitä haluat tulostaa. Vaihtoehdot ovat kirjeitä, laskuja, listan, tarroja, kirjekuoria tai kortteja (s. 44). 2.1.15 Tulostimen asetukset Komento avaa Tulostimen asetukset ikkunan, jossa voit valita tulostimen ja muuttaa sen määrityksiä. 2.1.16 Käyttäjätaso F4 Komento avaa Käyttäjätaso ikkunan, jossa voit rajoittaa ohjelman käyttöä. (s. 11). 2.1.17 Lopeta ( ) Komento sulkee ohjelman. 2.2 Lista 2.2.1 Sarakejärjestys ( ) Ctrl + Z Komento avaa Sarakejärjestys ikkunan jossa voit muuttaa listan sarakejärjestystä (s. 27). 2.2.2 Optimoi sarakeleveys ( ) Ctrl + L Komento muuttaa listan sarakeleveydet siten että kunkin sarakkeen tekstit näkyvät kokonaisuudessaan. 15
Luku 2 Komentovalikko 2.2.3 Vain nimet Komento näyttää listalla vain ensimmäisen sarakkeen tiedot. 2.2.4 Kaikki kentät Komento näyttää listalla kaikki tietueen tiedot sarakkeisiin jaoteltuna. 2.2.5 Käänteinen valinta ( ) Komento kääntää rekisterin valinnat, siten että rekisteristä valitaan ne tietueet jotka eivät olleet valittuina ja poistetaan valinta niiltä tietueita jotka olivat valittuina (s. 28). 2.2.6 Valitse kaikki Komento valitsee kaikki tietueet rekisteristä. 2.2.7 Poista valinnat Komento poistaa kaikki rekisteristä tehdyt valinnat. 2.3 Tietue 2.3.1 Lisää ( ) F5 Komento lisää uuden rivin rekisteriin ja avaa Tietueikkunan, mikäli se ei ole avoinna. 2.3.2 Muokkaa ( ) F6 Komento avaa Tietueikkunan ja näyttää siinä rekisteristä valittujen tietueiden yhteiset tiedot. 2.3.3 Poista ( ) Del Komento poistaa rekisteristä valitut tietueet. 2.3.4 Kopioi Ctrl + C Komento kopioi listalta valitut tietueet ohjelman omalle leiketaululle (s. 30). 2.3.5 Liitä Ctrl + V Komento liittää ohjelman omalle leiketaulle kopioidut tietueet nykyiseen tiedostoon. Komento vaatii aktivoituakseen samanmuotoisen tiedostomuodon, muutoin siirtoa ei voi tehdä (s. 30). 2.3.6 Kopioi tietoja Komento kopioi listalta valitusta tietueesta tietoja kaikista tai valituista tietokentistä (s. 30). 16
Luku 2 Komentovalikko 2.3.7 Liitä tietoja Komento liittää kopioidut tiedot kaikkiin listalta valittuihin saman tiedoston tietueisiin (s. 30). 2.3.8 Päivitä ( ) Komento päivittää muutetut tiedot kaikkiin rekisteristä valittuihin tiedostoihin. 2.3.9 Tyhjennä ( ) Komento tyhjentää tai palauttaa kortilla olevat kentät oletusarvoihinsa. 2.3.10 Edellinen ( ) Komento valitsee rekisteristä edellisen tietueen. 2.3.11 Seuraava ( ) Komento valitsee rekisteristä seuraavan tietueen. 2.3.12 Etsi ( ) F7 Komento avaa Etsi ikkunan ikkunan, jossa voit etsiä tietoja rekisteristä erilaisilla hakukriteereillä (s. 31) 2.4 Työkalut 2.4.1 Massamuokkaus ( ) Komento avaa Massamuokkaus ikkunan, jossa voit muuttaa useita tietoja useissa tietueissa yhtäaikaa (s. 33). 2.4.2 Tietojen tarkistus ( ) Komento avaa Tietojen tarkistus ikkunan, jossa voit tarkistaa rekisterissä olevia päällekkäisiä tietoja ja laskea niitä (s. 34). 2.4.3 Seuranta ( ) Komento avaa Seuranta ikkunan, jossa voit asettaa tietueen kenttiä ja päivitysaikoja ohjelman seurattavaksi (s. 36) 2.4.4 Kenttälaskuri ( ) Komento avaa Kenttälaskuri ikkunan, jossa voit laskea valitsemasi kenttien sisältämät lukuarvot yhteen (s. 38). 2.4.5 Kenttämääritykset ( ) Komento avaa Kenttämääritykset ikkunan, jossa voit määritellä erilaisia rekisterin sisältämiä erikoiskenttiä (s. 39) 17
Luku 2 Komentovalikko 2.4.6 Lähetä sähköpostia ( ) Ctrl + E Komento avaa Sähkopostieditori ikkunan, johon voit kirjoittaa viestisi ja lähettää sen haluamiisi osoitteisiin (s. 41). 2.4.7 Sähköpostilaskutus ( ) Ctrl + E Komento avaa Sähkopostieditori ikkunan, johon voit kirjoittaa viestisi ja lähettää sen haluamiisi osoitteisiin (s. 44). 2.4.8 Avaa internet-osoite ( ) Ctrl + W Komento avaa rekisteristä valittuun tietueeseen kirjatun internet-osoitteen järjestelmän oletusselaimella (s. 45). 2.4.9 Korttieditori ( ) F8 Komento käynnistää Korttieditorin, jolla voit muokata uusia ja vanhoja korttimalleja. 2.1.10 Asetukset ( ) F9 Komento avaa Asetukset ikkunan, jossa voit eri välilehdiltä määritellä ohjelmassa käytettäviä asetuksia (s. 71). 2.4 Näytä 2.4.1 Kuvakepalkki Komento näyttää tai piilottaa kuvakepalkin ohjelmaikkunan yläreunassa valikkorivin alla. 2.4.2 Statuspalkki Komento näyttää tai piilottaa statuspalkin ohjelmaikkunan alareunassa. 2.4.3 Kortti > Kelluvana Komento näyttää tai piilottaa statuspalkin ohjelmaikkunan alareunassa. 2.4.4 Kortti > Oikealla Komento näyttää tai piilottaa statuspalkin ohjelmaikkunan alareunassa. 2.4.5 Kortti > Vasemmalla Komento näyttää tai piilottaa statuspalkin ohjelmaikkunan alareunassa. 18
Luku 2 Komentovalikko 2.5 Ohje 2.5.1 Hakemisto F1 Komento avaa ohjelmaan liitetyn ohjetiedoston. 2.5.2 Rekisteröinti Komento avaa ohjelman Rekisteröinti ikkunan (s. 9). Komento poistuu Ohje valikosta ohjelman rekisteröinnin yhteydessä. 2.5.3 Palaute Komento avaa Palautekaavake ikkunan, jolla voit antaa palautetta ohjelmasta. Palautetta ohjelmasta voi antaa vasta kun tietyt aikaehdot täyttyvät. Ohjelmaa on käytetty enemmän kuin 50 kertaa / 2 tuntia ja 2 kuukautta. Tätä ennen komento ei näy valikossa. Kun aikaehdot täyttyvät, tulee palauteikkuna ensimmäisellä kerralla automaattisesti esille. 2.5.4 Tarkista päivitys Komento tarkistaa internetistä onko ohjelmaan saatavissa uusia päivityksiä. 2.5.5 Avaa kotisivu Komento avaa ohjelman kotisivun (http://www.codeman.fi/klaani/) internetissä. 2.5.6 Tuotetuki / Ilmoita virhe Komento avaa järjestelmään määritellyn oletussähköpostiohjelman (esimerkiksi Outlook Express) ja asettaa Vastaanottaja kenttään osoitteeksi helpdesk@codeman.fi. Kirjoita viestiin kysymyksesi tai kuvauksen virheestä ja lähetä se tuotetukeemme toimenpiteitä varten. 2.5.8 Info Komento avaa Info ikkunan, joka sisältää tietoja ohjelmasta, mm. käyttöhistorian. 19
Luku 3 Tiedostojen käsittely Luku 3 Tiedostojen käsittely 3.1 Uuden rekisterin luominen Halutessasi luodan uuden rekisterin sinun tulee ensin valita uudessa rekisterissä käytettävä korttimalli. Aloita uuden rekisterin luominen valitsemalla Tiedosto > Uusi. Selaa Komennolla voit valita kansion mistä ohjelma etsii käytettäviä korttimalleja. Jos listalla ei näy yhtään korttimallia, vaihda tällä komennolla kansio. Valittu korttimallihakemisto päivittyy automaattisesti ohjelman asetuksiin. Hakemisto on muutettavissa myös ohjelman asetuksista välilehdeltä Oletuskansiot (s. 72). Esikatselu Kentän ollessa valittuna listalta valittujen korttimallien esikatselu on käytössä. Esikatseltava korttimalli näkyy Uusi rekisteri ikkunan oikealla puolella. Muokkaa Jos haluat lisätä tai poistaa tietystä korttimallista kenttiä voit tehdä sen korttieditorilla. Komento avaa korttieditorin ja antaa sille syötteeksi listalta valitun korttimallin. Korttieditorissa voit muokata valittua korttimallia ja palauttaa muokatun mallin sitten takaisin ohjelmaan. Ei sopivaa mallia? Voit luoda oman mallisi itse korttieditorilla tai kertoa meille millaista korttimallia kaipaat niin voimme tehdä sellaisen puolestasi. Kerro toiveesi sähköpostilla osoitteeseen helpdesk@codeman.fi. 20
Luku 3 Tiedostojen käsittely 3.2 Rekisterin avaaminen Voit avata olemassaolevan rekisterin seuraavasti: 1. Valitse Tiedosto > Avaa 2. Valitse haluamasi tiedosto ja sitten komento Avaa. 3.2.1 Viimeksi käsiteltyjen rekisterien avaaminen Neljä viimeisintä käsiteltyä tiedostoa näkyy Tiedosto valikon alareunassa. Voit avata ne suoraan valitsemalla kyseisen rivin. Jotta viimeksi käsitellyt rekisteritiedostot näkyisivät Tiedosto valikossa, pitää vastaava valintakenttä olla valittuna ohjelman asetuksista (s. 71) 3.2.2 Käynnistystiedosto Jos käytät jotain rekisteritiedostoa jatkuvasti eikä sinulla ole syytä joka kerta avata eri tiedostoa, voit määritellä sen ohjelman asetuksista avautumaan automaattisesti ohjelman käynnistymisen yhteydessä (s. 71). 3.2.3 CSV-tiedoston tuominen Voit tuoda ohjelmaan myös CSV (Comma Separated Values) tiedoston. 1. Valitse Tiedosto > Tuo > CSV-tiedosto 2. Valitse haluamasi tiedosto ja sitten komento Avaa 3.2.4 Vanhemmat versiot Klaani pystyy lukemaan kaikkien vanhempien Klaani versioiden tiedostomuotoja ja konvertoimaan ne nykyiseen muotoon. Jos haluat avata Klaani 1.X tiedoston, jonka pääte on.rek, valitse Avaa ikkunasta tiedostotyypiksi Klaani 1.X. Muut versiot, 2.X-3.X, käyttävät tiedostopäätettä.kla ja ohjelma tunnistaa niiden version automaattisesti. Ohjelma varmistaa tiedoston muuntamisen uuteen muotoon ja ottaa alkuperäisestä tiedostosta varakopion ennen muuntoa. 21
Luku 3 Tiedostojen käsittely 3.3 Rekisterin tallentaminen Aina kun olet tehnyt rekisteriin muutoksia se pitää tallentaa. Ohjelma huomauttaa jos yrität sulkea ohjelman, etkä ole tallentanut rekisteriin tekemiäsi muutoksia. Tallenna rekisteri seuraavasti: 1. Valitse Tiedosto > Tallenna. tai jos haluat tallentaa tiedoston jollain muulla kuin oletusnimellä 1. Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä. 2. Anna tiedostolle haluamasi nimi ja valitse komento Tallenna. 3.3.1 Automaattitallennus Haluatessasi ohjelma voi tallentaa avoinna olevan tiedoston automaattisesti tietyn ajanjakson välein. Näin vältyt ikäviltä yllätyksiltä jos jotain tapahtuu. Voit asettaa automaattitallennuksen päälle ohjelman asetuksista (s. 71). 3.3.2 Tallentaminen CSV-muodossa Voit tallentaa rekisterin halutessasi CSV (Comma Separated Values) muodossa, siten että sarakkeet ja kentät on eroteltu toisistaan puolipisteellä (;).Tämäntyyppinen tiedosto voidaan avata monella eri ohjelmalla 1. Valitse Tiedosto > Vie > CSV-tiedosto 2. Anna tiedostolle nimi ja valitse komento Tallenna 3.3.3 Tallentaminen 3.X muodossa Voit halutessasi tallentaa tiedoston myös vanhassa, 3.X muodossa. Tällöin tiedosto on luettavissa myös ohjelman vanhemmilla (3.X) versioilla. Valitse Tallenna nimellä ikkunasta tiedostotyypiksi Klaani 3.X ennen tallentamista. 22
Luku 3 Tiedostojen käsittely 3.4 Salasanasuojaus Voit halutessasi suojata rekisteritiedoston salasanalla niin ettei kukaan muu pääse näkemään ja käyttämään rekisterissä olevia tietoja. Suojattua tiedostoa avattaessa kysyy ohjelma salasanan ennen tiedoston avaamista. Kun haluat suojata tiedoston tai poistaa avoinna olevalla tiedostolle määritellyn salasanasuojauksen valitse Tiedosto > Salasanasuojaus, jolloin avautuu Tiedoston suojaus ikkuna. Tiedosto otsikon alta löytyy avoinna olevan tiedoston nimi ja hakemistopolku. 3.4.1 Tiedoston suojaus salasanalla Kirjoita salasana tekstikenttiin kahdesti kertaa sama salasana ja valitse sitten komento OK. Mikäli tiedosto on tallennettu aiemmin (=sillä on jo nimi) se tallennetaan tässä vaiheessa automaattisesti ja saat ilmoituksen tiedoston suojaamisesta. Jos tiedosto on uusi, sitä ei tallenneta automaattisesti. Muista tallentaa tiedosto ennen lopetusta. 3.4.2 Salasanasuojauksen poistaminen Kirjoita salasana tekstikenttään tiedostolle antamasi salasana. Kirjoitettuasi oikean salasanan aktivoituu Poista suojaus valintakenttä. Valitse tämä kenttä ja sen jälkeen komento OK. Saat ilmoituksen suojauksen poistamisesta. 23
Luku 3 Tiedostojen käsittely 3.5 Tietojen siirtäminen Voit siirtää tietoja eri korttimallien välillä. Myös jos muokkaat nykyisen korttimallin kenttiä tai muita ominaisuuksia, tiedot pitää siirtää vanhalta korttimallilta uudelle. Valitse Tiedosto > Siirrä tiedot. Avautuvassa Tietojen siirto ikkunassa siirto tapahtuu kahdessa vaiheessa. Jos muokkaat avoinna olevan rekisterin korttimallia korttieditorissa etkä muuta kenttien nimiä tai kokoa (haluat esimerkiksi muuttaa kortin taustavärin tms.), tietojen siirto suoritetaan automaattisesti eikä Tietojen siirto ikkuna tule esille. Jos muutat kenttäkohtaisia tietoja avautuu Tietojen siirto ikkuna muokkauksen jälkeen suoraan toisesta vaiheesta, jossa valitaan kohdekentät. 3.5.1 Korttimallin valinta Ensimmäisessä vaiheessa valitaan listalta korttimalli johon tiedot halutaan siirtää. Selaa Tällä komennolla voit määritellä kansion mistä ohjelma etsii käytettäviä korttimalleja. Jos listalla ei näy yhtään korttimallia, vaihda kansio tällä komennolla. Valittu korttimallihakemisto päivittyy automaattisesti ohjelman asetuksiin. Kansio on muutettavissa myös ohjelman asetuksista välilehdeltä Oletuskansiot (s.72). Esikatselu Näyttää listalta valitun korttimallin kuvan esikatseluikkunassa. Lista pienenee leveydeltään noin kolmasosaan ja esikatseltava korttimalli näkyy listan oikealla puolella. Jos korttimalli ei mahdu kokonaan sille varattuun tilaan ilmestyy esikatseluruutuun vierityspalkit joiden avulla voit tarkastella korttimallia kokonaisuudessaan. 24
Luku 3 Tiedostojen käsittely 3.5.2 Kohdekenttien valinta Toisessa vaiheessa valitaan korttimallilta kohdekentät. Vasemmassa sarakkeessa näkyy nykyisen korttimallin tietokentät eikä niitä pysty muokkaamaan. Oikeassa sarakkeessa näkyvät alasvetovalikoissa uuden korttimallin tietokentät. Tieto kentästä Vasemmassa sarakkeessa näkyvät kaikki vanhan korttimallin tietokentät. Siirretään kenttään Oikeassa sarakkeessa näkyvät alasvetovalikoissa uuden korttimallin tietokentät. Kukin alasvetovalikko sisältää kaikki uudella korttimallilla olevat tietokentät. Ohjelma valitsee automaattisesti mielestään sopivimman kohdekentän vanhoille kentillä. Voit muuttaa valintaa manuaalisesti valitsemalla alasvetovalikosta itse sopivan kohdekentän. Sopivuus Ohjelma valitsee automaattisesti sopivat kohdekentät siirrettäville tiedoille. Valinta perustuu kenttien tyyppiin ja niiden otsikkoon. Kohdekentän sopivuus esitetään graafisesti parhaan kohdekentän kuvan ollessa 5 vihreää neliötä. Voit halutessasi muuttaa kohdekentät vapaasti valitsemalla alasvetovalikoista haluamasi kohdekentän. Kaikki arvot samoja, kohdekentän koko sama tai suurempi Toisen otsikko sisältyy toiseen, muut arvot samoja Kohdekentän koko pienempi, muut arvot samoja Toisen otsikko sisältyy toiseen, kohdekentän koko pienempi Eri kenttätyyppi, sama otsikko Eri kenttätyyppi, toisen otsikko sisältyy toiseen Ei sopivaa kohdekenttää Manuaalisesti valittu kohdekenttä Tietojen siirto ei ole mahdollista kaikkien kenttien välillä. Et voi esimerkiksi siirtää tietoja tekstikentästä vaihtoehtokenttään. Ohjelma huomauttaa ennen muunnosta jos se havaitsee valituissa kentissä epäjohdonmukaisuuksia. 25
Luku 3 Tiedostojen käsittely Säilytä vanha tiedosto Kentän ollessa valittuna ottaa ohjelma alkuperäisestä tiedostosta kopion ennen muuntoa. Vanhaan tiedostonimeen lisätää teksti _old. Jos siirrettävän tiedoston nimi on esimerkiksi malli.kla, niin se nimetään malli_old.kla. Edellinen Komennolla voit palata tietojen siirrossa ensimmäiseen vaiheeseen. OK Komennon valinnan jälkeen ohjelma tarkistaa valitut kentät. Jos tarkistuksessa ilmenee joitain epäjohdonmukaisuuksia ohjelma ilmoittaa siitä ja antaa käyttäjän päättää jatketaanko siirtoproseduuria. Jos käyttäjä haluaa jatkaa tai epäjohdonmukaisuuksia ei löydy ohjelma suorittaa tietojen siirron ja sulkee Tietojen siirto ikkunan. 26
Luku 4 Lista Luku 4 Lista 4.4 Sarakejärjestys Rekisterissä olevat sarakkeet on järjestetty siten kuin ne on alunperin kortille suunniteltu. Voit kuitenkin muuttaa tätä järjestystä vapaasti Sarakejärjestys ikkunassa. Avaa ikkuna valitsemalla Lista > Sarakejärjestys. Nuoli ylös Siirtää listalta valitun kentän ylemmäksi listalla eli sarakkeen vasemmalle. Komento ei ole aktiivinen jos listalta on valittu ensimmäinen sarake. Nuoli alas Siirtää listalta valitun kentän alemmaksi listalla eli sarakkeen oikealle. Komento ei ole aktiivinen jos listalta on valittu viimeinen sarake. Peruuta Sulkee ikkunan hyväksymättä sarakejärjestykseen tehtyjä muutoksia. OK Hyväksyy muutetun sarakejärjestyksen, päivittää Rekisterin ja sulkee ikkunan. 27
Luku 4 Lista 4.5 Valinnat Kun haluat käsitellä rekisterissä olevia tietueita esimerkiksi tietojen muuttamista varten tai sähköpostin lähetystä varten tulee sinun ensin valita haluamasi rivit rekisterin listalta. Voit valita listalta yhden tai useamman tietueen jollakin seuraavista tavoista. Hiirellä Valitse yksi tietue rekisteristä napsauttamalla kyseistä riviä listalla hiiren vasemmalla näppäimellä. Jos haluat valita useita yksittäisiä tietuita pidä Ctrl näppäin pohjassa valitessasi uusia rivejä listalta. Jos haluat valita monta perättäistä tietuetta listalta valitse ensimmäinen rivi, paina Shift näppäin pohjaan ja valitse viimeinen rivi. Komennoilla Voit käyttää valintaan myös Lista valikon komentoja Käänteinen valinta, Valitse kaikki ja Poista valinnat. Käänteinen valinta poistaa kaikki listalta tällä hetkellä valitut tietueet ja valitsee ne jotka eivät olleet valittuina. Voit valita tietueita myös Etsi toiminnolla (s. 31), jolloin voit rajata valinnan haluamiesi hakukriteereiden mukaan ja luoda siten erilaisia ryhmiä esimerkiksi postitusta tai laskutusta varten. 4.6 Lajittelu Rekisteri lajitellaan oletusarvoisesti ensimmäisen sarakkeen mukaan aakkosjärjestykseen. Voit halutessasi muuttaa lajittelujärjestyksen. Kun haluat lajitella rekisterin jonkun muun sarakkeen mukaisesti, napsauta sarakkeen otsikkoa. Jos haluat käänteisen lajittelujärjestyksen, napsauta otsikkoa uudestaan. Kun rekisteri lajitellaan, niin rivijärjestys muuttuu. Tämä vaikuttaa tietueiden selaukseen. Tietueen selauskomennot aktivoivat rekisteristä aina edellisen tai seuraavan rivin. 28
Luku 5 Tietueet Luku 5 Tietueet 5.1 Tietueen lisääminen rekisteriin Voit lisätä rekisteriin yhden tietueen kerrallaan. Jos haluat lisätä useisiin tietueisiin samoja tietoja, lisää ensin tietueet rekisteriin yksitellen ja kirjoita niihin vain ne tiedot jotka ovat erilaisia. Valitse sen jälkeen kaikki kyseiset tietueet listalta ja muuta yhteiset tiedot yhtäaikaa (5.2). 1. Valitse Tietue > Lisää 2. Kirjaa haluamasi tiedot kortin kenttiin 3. Valitse Tietue > Päivitä Kun rekisteriin lisätään uusi tietue ilmestyy listaan ylimmäiseksi tyhjä rivi. Uudet arvot siirtyvät tyhjälle riville vasta kun valitset Päivitä komennon. 5.2 Tietueen tietojen muuttaminen Voit muuttaa yhden tai useamman tietueen tietoja yhtä aikaa. Jos haluat muuttaa usean tietueen tietoja yhtäaikaa, voit käyttää myös massamuokkausta (s. 33). 1. Valitse muutettavat tietuerivit rekisteristä 2. Valitse Tietue > Muuta 3. Muuta haluamasi tiedot kortin kenttiin 4. Valitse Tietue > Päivitä Jos olet valinnut useampia tietueita, vain tietuiden yhteiset tiedot näkyvät aluksi kentissä. Muutettujen kenttien tiedot päivittyvät kaikkiin valittuihin tietueisiin korvaten niissä aiemmin olleet tiedot. 5.3 Tietueen poistaminen rekisteristä Voit poistaa rekisteristä yhden tai useamman tietueen kerralla. Huomaa että tietueiden poistamista ei voi peruuttaa, joten ole tarkkana mitä poistat. 1. Valitse poistettavat tietuerivit rekisteristä 2. Valitse Tietue > Poista 29
Luku 5 Tietueet 5.4 Kopiointi Ohjelma mahdollistaa kopioinnin kahdella eri tasolla. Voit kopioida kokonaisia tietueita tiedostosta toiseen tai tiedostonsisäisesti valikoituja tietoja kortilta toiselle. 5.4.1 Tietuiden kopiointi Tietueiden kopioinnissa siirretään rekisteristä valitut tietueet kokonaisina (=kaikkine tietoineen) toiseen rekisteritiedostoon. 1. Valitse kopioitavat tietueet rekisteristä 2. Valitse Tietue > Kopioi 3. Avaa rekisteritiedosto jonne haluat siirtää tietueet 4. Valitse Tietue > Liitä Lähde- ja kohderekisterien pitää olla samanmuotoiset eli niiden pitää käyttää samaa korttimallia. Muussa tapauksessa tietueiden siirto ei onnistu eikä Liitä komento ole aktiivinen. 5.4.2 Tietojen kopiointi Tietojen kopioinnissa siirretään tietoja yhden tietueen eri kentistä muihin samassa rekisteritiedostossa oleviin tietueisiin. 1. Valitse rekisteristä tietue josta haluat kopida tietoja 2. Valitse Tietue > Kopioi tietoja 3. Valitse Tietojen kopiointi ikkunasta kopioitavat kentät ja sitten komento OK 4. Valitse rekisteristä tietueet joihin haluat kopioida tiedot 5. Valitse Tietue > Liitä tietoja Siirrettävät tiedot korvaavat kenttien aikaisemmat tiedot eikä siirtoa voida peruuttaa. 30
Luku 5 Tietueet 5.5 Etsiminen Voit etsiä ja rajata tietoja rekisteristä ohjelman Etsi ikkunassa. Avaa ikkuna valitsemalla Tietue > Etsi. Avautuvassa Etsi ikkunassa voit muodostaa yhden tai useita yhtäaikaisia lausekkeita joiden kaikkien pitää toteutua. Voit käyttää kaikkia korttimallilla olevia kenttiä hakulausekkeiden muodostamisessa. Hakulausekkeen luominen 1. Valitse Kenttä alasvetovalikosta kenttä josta etsit tietoa 2. Valitse Ehto alasvetovalikosta sopiva ehto 3. Kirjoita Arvo tekstikenttään haettu arvo 4. Lisää hakulauseke listalle valitsemalla komento Lisää Kenttä Alasvetovalikko sisältää kaikki korttimallilla olevat kentät. Valitse kenttä jonka mukaan haluat etsiä tietoja. Oletuskentän voit valita myös tiedoston kenttämäärityksistä (s. 39). Ehto Alasvetovalikosta valittu vaihtoehto määrittelee kuinka arvoa sovelletaan etsintään. on ehdolla etsitään täsmälleen samanlaista merkkijonoa kuin arvo kenttään on kirjoitettu. sisältää merkkijonon ehdolla valitusta kentästä etsitään merkkijonoa, joka sisältää arvo kenttään kirjoitetun merkkijonon. ei sisällä merkkijonoa ehdolla valitusta kentästä etsitään merkkijonoa, joka ei sisällä arvo kenttään kirjoitettua merkkijonoa. on pienempi kuin ehdolla etsitään pienempää lukuarvoa kuin arvo kenttään kirjoitettu. on suurempi kuin ehdolla etsitään suurempaa lukuarvoa kuin arvo kenttään on kirjoitettu. 31
Luku 5 Tietueet Arvo Tähän tekstikenttään voit kirjoittaa minkä tahansa merkkijonon tai lukuarvon joka vastaa etsintätarvetta, esimerkiksi 34. Lisää Komento lisää tekemäsi uuden hakulausekkeen hakulistalle. Muuta Komennon avulla voit muuttaa nykyistä hakulauseketta. Komento aktivoituu, kun valitset hakuehtolistalta valitaan jonkun rivin. Muuta tarvittavat tiedot ja valitse lopuksi komento Muuta. Poista Komento poistaa valitun hakulausekkeen hakulistalta. Komento aktivoituu, kun valitset hakuehtolistalta poistettavan rivin. Huomioi kirjainkoko Kentän ollessa valittuna erottelee ohjelma isot ja pienet kirjaimet etsinnässä. Jos esimerkiksi etsit merkkijonoa, joka sisältää arvon tie, haku hyväksyy tietueet joissa on teksti Pirkantie ja tiernapolku, mutta ei merkkijonoja Tielaitos tai Karhu Tie. Jos kenttää ei ole valittu, myös edellämainitut merkkijonot hyväksytään. Etsi Komento aloittaa etsinnän annettujen hakukriteerien perusteella. Kaikki hakukriteerit täyttävät tietueet ilmestyvät tuloslistalle. Valitse tämä komento kun olet lisännyt kaikki haluamasi hakuhdot listalle. Näytä tuloslistalla kenttä Alasvetovalikosta voit valita minkä kentän tiedot näytetään tuloslistalla. Etsinnän tuloskentän voit valita myös tiedoston kenttämäärityksistä (s. 38). Valitse Komento valitsee rekisteristä tuloslistalla olevat tietueet. Mikäli rekisteristä on suoritettu valintoja, kysyy ohjelma haluatko poistaa nykyiset valinnat ennen uusien lisäämistä. Sulje Sulkee Etsi ikkunan. 32
Luku 6 Työkalut Luku 6 Työkalut 6.1 Massamuokkaus Voit muokata useita tiedostoja nopeasti yhdellä kertaa massamuokkauksella. Valitse Työkalut > Massamuokkaus. Kenttä Valitse alasvetovalikosta kenttä, johon kirjattuja arvoja haluat muuttaa. Arvo Kirjoita tekstikenttään uusi arvo valitsemallesi kentälle. Lisää Komento lisää valitsemasi kentän ja antamasi arvon muokkauslistalle, mutta ei vielä muuta tietoja rekisterissä. Kaikki muokkauslistalla olevat muutokset tehdään rekisterin kerralla, kun valitset komennon OK. Poista Komento poistaa muokkauslistalta valitsemasi rivin. Komento aktivoituu vasta kun valitset jonkin rivin listalta. Kohdista muutokset Valitse haluatko kohdistaa muutokset rekisterin kaikkiin tietueisiin vai rekisteristä valittuihin tietueisiin. Tekemäsi muutokset päivittyvät tietueisiin korvaten niissä aiemmin olleet tiedot. 33
Luku 6 Työkalut 6.2 Tietojen tarkistus Voit asettaa ohjelman tarkastamaan rekisterissä olevat päällekkäiset tiedot. Ohjelma voi myös laskea montako kertaa jokin teksti esiintyy valitussa kentässä. 6.2.1 Asetukset Pääset muokkaamaan tarkistusasetuksia valitsemalla Työkalut > Tietojen tarkistus. Tarkistettavat kentät Valitse listalta ne kentät jotka haluat ottaa mukaan tarkistukseen. Sallittu esiintymismäärä Kirjoita tekstikenttään tietojen sallittu esiintymismäärä valitussa kentässä. Jos tieto saa esiintyä listalla vain kerran kirjoita arvo 1. Ohita tyhjät kentät Kentän ollessa valittuna ohitetaan tarkistuksessa kentät jotka eivät sisällä mitään tietoa. Ohita kenttä jos siinä on teksti Kentän ollessa valittuna ohitetaan tekstikenttään antamasi teksti. Jos esimerkiksi olet käyttänyt kentässä merkkiä väliviiva, et ehkä halua huomautusta jokaisesta väliviivatusta tietueesta. Tarkista aina kun tietoja päivitetään rekisteriin Kentän ollessa valittuna ohjelma tarkistaa asetusten mukaiset päällekkäiset tiedot rekistestä aina kun tietoja päivitetään rekisteriin ja ilmoittaa Tarkistustulos ikkunassa. Tarkista nyt Komento tarkistaa rekisterin päällekkäiset tiedot annettujen asetusten mukaisesti ja ilmoittaa mahdollisista päällekkäisyyksistä Tarkistustulos ikkunassa. 34
Luku 6 Työkalut 6.2.2 Tarkistustulos Ohjelma voi tarkistaa päällekkäiset tiedot asetuksista riippuen aina kun tietoja päivitetään rekisteriin. Rekisteristä löytyneet päällekkäisyydet esitetään Tarkistustulos ikkunassa. Listalla näytetään missä kentässä ja montako kertaa päällekkäinen teksti esiintyy. Valitse Komento valitsee päällekkäisiä tietoja sisältävät tietueet rekisteristä. Valitse ensin haluamasi rivi listalta ja sitten komento Valitse. Mikäli rekisteristä on suoritettu valintoja, kysyy ohjelma haluatko poistaa nykyiset valinnat ennen uusien lisäämistä. 35
Luku 6 Työkalut 6.3 Seuranta Voit asettaa kolme tietueen kentistä seurantaan, jolloin ohjelma tarkistaa kenttään kirjatun päivämäärän aina kun tiedosto avataan. Saat ilmoituksen tietueista jotka ovat ohittaneet seurantapäivän tai lähestyvät sitä (ennakkovaroitus). 6.3.1 Asetukset Voit määritellä seurannan asetukset valitsemalla Työkalut > Seuranta. Ota seuranta käytöön Kentän ollessa valittuna ottaa ohjelma tietueiden seurannan käyttöön. Voit asettaa kolme tietueen kentistä seurantaan, jolloin ohjelma tarkistaa kenttään kirjatun päivämäärän aina kun tiedosto avataan. Saat ilmoituksen tietueista jotka ovat ohittaneet seurantapäivän tai lähestyvät sitä (ennakkovaroitus). Seurattava kenttä Seurattavan kentän tulee sisältää päivämäärä. Jos kentässä oleva teksti ei sisällä päivämäärää se ohitetaan seurannassa. Seurattava kenttä voi olla esimerkiksi Eräpäivä, Syntymäpäivä tai Määräpäivä Ilmoitus Voit valita annetaanko ilmoitus kenttään kirjatusta päivämäärästä vain silloin kun päivämäärä ohitetaan vai tietyin väliajoin. Ohjelma antaa ensimmäisen ilmoituksen kaikissa tapauksissa silloin kun kenttään kirjattu päivämäärä ohitetaan. Jos olet valinnut vaihtoehdoksi Kerran, et kuittauksen jälkeen saa enää uutta ilmoitusta kyseisestä tietueesta. Muilla vaihtoehdoilla (Vuosittain, Kuukausittain, Viikottain ja X päivän jälkeen) ohjelma laskee kuittauksen jälkeen uuden päivämäärän, joka on valitun aikajakson päässä (esimerkiksi vuoden) edellisen kuitatun ilmoituksen päivämäärästä ja antaa seuraavan ilmoituksen silloin. 36
Luku 6 Työkalut Jos esimerkiksi haluat ohjelman huomauttavan henkilön syntymäpäivästä, kannattaa seurattavaan kenttään kirjoittaa syntymäaika ja valita ilmoitus annettavakasi vuosittain. Näin saat joka vuosi ilmoituksen kun kyseisellä henkilöllä on syntymäpäivä. Ennakkovaroitus Antamalla seurannalle ennakkovaroitusajan saat tiedon kun valitussa kentässä oleva päivämäärä lähestyy. Ennakkovaroitus voi olla esimerkiksi viikko eli 7 päivää. Pävitysmuistutus Ohjelma voi myös seurata koska tietueiden tietoja on viimeksi muutettu ja ilmoittaa kun tietueen päivityksestä on kulunut tietty aika. Kirjoita tekstikenttään aikajaksojen määrä ja valitse alasvetovalikosta aikajaksoksi päivää, viikkoa, kuukautta tai vuotta, esimerkiksi 6 kuukautta. 6.3.2 Seurantatulos Ohjelma voi seurata tietueisiin kirjattuja päivämääriä ja tietueiden päivityksiä. Seurannassa käytettävät asetukset voit määritellä Seuranta-asetukset ikkunassa. Kun ohjelma havaitsee tiedostoa avattaessa tietuita joiden seurantapäiväys on ohitettu tai joiden päivityksestä on kulunut määrätty aika kerää ohjelma tietueista listan ja esittää sen käyttäjälle tiedoston avaamisen jälkeen. Listalla esitetään tietueen numero sekä seurattavan kentän nimi ja arvo. Kuittaa Komento kuittaa kaikki listalla olevat tietueet nähdyiksi. Jos olet valinnut kertailmoituksen, et enää jatkossa saa ilmoitusta kyseisistä seurannoista. Jos taas olet valinnut vuosittaiset, kuukausittaiset tms. seurannat saat uuden ilmoituksen kun seurantajakso tulee täyteen. Poista Kentän ollessa valittuna lisää ohjelma seurantakentässä olevan päivämäärän eteen tähden (*) eikä kyseisiä tietueita jatkossa enää seurata. Voit valita listalta yhden tai useita rivejä. Saat tietueet takaisin seurantaan poistamalla tähden päivämäärän edestä. Valitse Valitsee kaikki seurantalistalla olevat tietueet rekisteristä. Mikäli rekisteristä on suoritettu valintoja, kysyy ohjelma haluatko poistaa nykyiset valinnat ennen uusien lisäämistä. 37
Luku 6 Työkalut 6.4 Kenttälaskuri Voit laskea tietueisiin kirjattuja lukuarvoja yhteen ohjelman kenttälaskurilla. Voit esimerkiksi tarkistaa tavaratietokannasta hintojen yhteissummat tms. Voit laskea kenttien arvoja valitsemalla Työkalut > Kenttälaskuri. Sisällytä laskentaan Kaikki tietueet Kaikki tietueet sisällytetään laskentaan. Valitut tietueet Vain rekisteristä valittujen tietueiden kentät lasketaan. Kentät Valitse alasvetovalikosta kenttä, johon kirjattuja lukuarvoja haluat laskea. Voit valita kaksi kenttää rinnakkain, jotta pystyt helposti vertailemaan kenttien tietoja. Vain numeeriset arvot hyväksytään laskentaan, muut ohitetaan. Esimerkiksi 2,34 hyväksytään, mutta Kalle ohitetaan. Hyväksyttyjen lukuarvojen määrä kerrotaan alasvetovalikon alapuolella. Suurin arvo, Pienin arvo, Keskiarvo ja Yhteensä Ohjelma käy läpi valitusta kentästä löytyvät lukuarvot ja laskee niiden keskiarvon ja summan. Lisäksi näytetään pienin ja suurin kentästä löytynyt arvo. 38
Luku 6 Työkalut 6.5 Kenttämääritykset Voit määritellä kuhunkin tiedostoon erikoiskenttiä, joita ohjelma käyttää eri proseduureissa. Kentät voidaan määritellä kussakin proseduuri-ikkunassa erikseen, mutta Kenttämääritykset ikkunassa ne voi asettaa kootusti. Muokkaa kenttämäärityksiä valitsemalla Työkalut > Kenttämääritykset. Kenttämääritykset ovat tiedostokohtaisia eli ne pitää asettaa jokaiselle rekisteritiedostolle erikseen. Sähköposti Ohjelma käyttää kentän sisältämää tietoa sähköpostiosoitteissa Sähköposti ikkunassa. Kenttävalinta päivittyy automaattisesti vastaavasta alasvetovalikosta viimeksi valittuun kenttään (s. 41). Internet Ohjelma käyttää kentän sisältämää tietoa internet-osoitteena käyttäessäsi komentoa Tiedosto > Avaa internet-osoite (s. 45). Etsintä Ohjelma käyttää valittua kenttää oletuksena Etsi ikkunan Kenttä alasvetovalikkossa. Voit vaihtaa kentän myös suoraan Etsi ikkunassa (s. 31). Etsintätulos Ohjelma käyttää valittua kenttää oletuksena valittaessa mitä tietoja näytetään Etsi ikkunan Tuloslistalla. Voit vaihtaa kentän myös suoraan Etsi ikkunassa. (s. 32) 39