JY:n laatujärjestelmän ulkoinen auditointi 1-3.12.2008 KTK:n auditointi-info ma 24.11.2008
Auditoinnin tavoitteena on arvioida millaisilla prosesseilla ja menettelytavoilla korkeakoulu ylläpitää ja kehittää toimintansa laatua toimiiko laadunvarmistus korkeakoulun asettamien tavoitteiden mukaisesti tuottaako laadunvarmistusjärjestelmä toiminnan kehittämisen kannalta tarkoituksenmukaista tietoa johtaako se vaikuttaviin, laatua parantaviin toimenpiteisiin Auditoinnissa ei oteta kantaa korkeakoulun tavoitesisältöihin tai tuloksiin, vaan ainoastaan laadunvarmistusjärjestelmän toimivuuteen!
Auditoinnin kohteena on laadunvarmistusjärjestelmän kattavuus, toimivuus, avoimuus, viestivyys, vaikuttavuus ja jatkuva kehittäminen
KKA:lle LÄHETETTYJÄ AUDITOINTIMATERIAALEJA Yliopiston laatukäsikirja Tiedekunnan laatukäsikirja Näytöt ja näytteet laadunvarmistusjärjestelmän toimivuudesta OKL, yhteiskunnallinen vuorovaikutus: Yhteistyöoppilaitosverkosto Kasvatustieteiden laitos, varhaiskasvatus: Pedagoginen johtaminen ja opetuksen suunnittelu TÄYDENTÄVÄT MATERIAALIT (marraskuussa 2008): Saatavilla olevat tutkimusprosessikuvaukset ja ohjeet (ihmis- ja luonnontieteet) Saatavilla olevat opiskelijapalautteiden yhteenvedot (sekä perustutkinto- että jatko-opiskelijoiden palautteista) sisäisten auditointien yhteenvedot
KKA:N AUDITOINTIRYHMÄ johtaja, dosentti Helka Urponen (VTT) Lapin yliopisto, pj. professori Juha Kinnunen (THT) Kuopion yliopisto ylitarkastaja Kirsi Levä (TkT) Säteilyturvakeskus akatemiaprofessori Risto Nieminen (TkT) Teknillinen korkeakoulu, koulutusalajohtaja Katariina Raij (KT) Laureaammattikoulu fil.yo. Milja Seppälä, Oulun yliopisto
Ensimmäinen vierailupäivä 1.12.2008 (Lea Pulkkisen sali, Agora B 433.1) Haastateltavat johdon ja dekaanien ryhmiä lukuunottamatta niistä yksiköistä, jotka eivät ole ti ja ke yksikkö- ja teemakohtaisten vierailujen kohteita 8:30-9:15 Yliopiston johto 9:30-10:15 Dekaanit 10:30-11:15 Laitosjohtajat 11:15-12:30 Aud.ryhmän palaveri & lounas 12:45-13:45 Tutkimus- ja opetushenkilökunta 14:00-15:00 Opiskelijat 15:15-16:15 Tuki- ja palvelutoimintojen edustajat 16:30-17:30 Yliopiston sidosryhmät Aino Sallinen Rehtori Timo Tiihonen Vararehtori, Matti Leino Vararehtori Erkki Tuunanen Hallintojohtaja Markku Uusitalo Henkilöstöjohtaja Sakari Liimatainen Suunnittelupäällikkö Pirjo Halonen Laatupäällikkö Petri Karonen HTK, Tommi Kärkkäinen ITK, Marjatta Lairio Kasvatustieteiden tdk Lasse Kannas LTK, Matti Manninen MLTK, Jukka Pellinen TTK, Anita Kangas YTK Bertold Fuchs, Kielten laitos, Jaakko Erkkilä, Musiikin laitos Heikki Hanka,Taiteiden ja kulttuurin tutkimuksen laitos Tuomo Rossi, Tietotekniikan laitos Piia Vilenius-Tuohimaa, Kasvatustieteiden laitos Keijo Häkkinen, Liikuntabiologian laitos Pauli Rintala, Liikuntatieteiden laitos Jukka Maalampi, Fys.laitos, Pekka Koskela, Matem. ja til. laitos Mikko Mäntysaari, Yhteiskuntatieteiden ja filosofian laitos Kari Pitkänen Koulutuspalvelut, hallintovirasto Satu Perälä-Littunen Kasvatustieteiden tdk Jaana Markkanen, ITK, tietotekniikan laitos Anne Räsänen, Kielikeskus Jari Ritsilä, TTK Pekka Koskinen, MLTK, fysiikan laitos http://www.jyu.fi/hallinto/laatu/auditointi/kka/haastateltavat081201
Aamupäivä 8:30-9:00 Informaatioteknologisen ja matemaattisluonnontieteellisen tiedekunnan sekä Agora Centerin laadunvarmistusjärjestelmien esittely Tietojen käsittelytieteiden laitoksen, bio- ja ympäristö-tieteiden laitoksen ja Agora Centerin opetus- ja tutkimus-henkilökunnan haastattelut 9:00-10:00 tutkimuksen laadunvarmistus 10:15-11:15 koulutuksen laadunvarmistus 11:30-12:15 opiskelijoiden haastattelu Toinen vierailupäivä tiistai 2.12.2008 Iltapäivän haastatteluissa auditointiryhmä jakautuu kahtia. Paikka: Opinkivi 143 (3.5 t) 13.30-14:00 Humanistisen ja kasvatustiet. tiedekunnan sekä KTL:n laadunvarmistusjärjestelmien esittely Historian ja etnologian laitoksen, viestintätieteiden laitoksen, opettajankoulutuslaitoksen sekä KTL:n opetus- ja tutkimushenkilökunnan haastattelut 14:00-15:00 tutkimuksen laadunvarmistus 15:15-16:15 koulutuksen laadunvarmistus 16:30-17:15 opiskelijoiden haastattelu Iltapäivä 13.30-14:00 Liikunta- ja terveystieteiden, taloustieteiden ja yhteiskuntatieteellisen tiedekunnan laadunvarmistusjärjestelmien esittely Terveystieteiden laitoksen, taloustieteiden tiedekunnan, psykologian laitoksen opetus- ja tutkimushenkilökunnan haastattelut 14:00-15:00 tutkimuksen laadunvarmistus 15:15-16:15 koulutuksen laadunvarmistus 16:30-17:15 opiskelijoiden haastattelu
ULKOINEN AUDITOINTI: TIISTAI 2.12. (3.5 tuntia) Klo 13.30 14.00 Tiedekuntien esittelyt: 10 min /TDK, HTK: historia, viestintätieteet, KTK: OKL KTL Klo 14.00 15.00 Tutkimuksen laadunvarmistus. Johtaja + 2 tutkijaa, kokenut ja nuorempi : Tiina Nevanpää, Helena Rasku-Puttonen, Henry Leppäaho Klo 15.15 16.15 Koulutuksen laadunvarmistus (tutkintotavoitteinen koulutus) Opettajat (2-3), edustavat professori-, lehtori- ja assistenttikuntaa. Osa heistä voi olla aktiivisia toimijoita esim. yliopiston hallintoelimissä, osan toivotaan olevan ns. riviopettajia : Emma Kostiainen, Anna-Maija Poikkeus, Matti Rautiainen Klo 16.30 17.15 Opiskelijoiden haastattelu Perustutkintoa opiskelevat: Jonne Heikkinen, jatko-opiskelijat: Maria Ruohotie-Lyhty CV:t haastateltavilta: korkein koulutus, oppiala, akateeminen työura, pääasiallinen työtehtävä, jäsenyydet erilaisissa ryhmissä yliopiston sisällä sekä alueelliset, kansalliset ja kansainväliset tehtävät, kansainvälisten julkaisujen lukumäärä. CV:t Pirjo Haloselle
Kolmas vierailupäivä 3.12.2008. Jokerikohteen saamme tietää 2.12.2008. Tiedosta ilmoitetaan hallinnon laatusivuilla välittömästi ja myös yliopiston pääsivulla. Haastattelupaikka on kaikissa haastatteluissa todennäköisesti T405. 8:30-9:30 Jokerikohde (selviää tiistaina) 9:45-10:45 Täydennyskoulutuskeskuksen ja tietohallintokeskuksen laadunvarmistus 10:45-11:30 Kansainvälisten palvelujen ja taloushallintopalvelujen laadunvarmistus 11:45-12:30 Kansainvälisten opiskelijoiden haastattelu 12:30-14:00 Auditointiryhmän lounaskokous 14:00-15:00 Yliopiston johdon loppuhaastattelu
Auditointiprosessin eteneminen vierailusta eteenpäin Auditointiraportti ja päätös lopputuloksesta maalis-/huhtikuussa 2009 Keskustelutilaisuus maalis-/huhtikuussa 2009 Hyväksytystä auditoinnista annetaan auditointitodistus. Hyväksytty auditointi voimassa kuusi vuotta. Jos laadunvarmistuksessa todetaan oleellisia puutteita suhteessa auditointikriteereihin, uusinta-auditointi n. kahden vuoden kuluttua.
http://www.jyu.fi/hallinto/laatu/lvj/laatupolitiikka LAATUTYÖN LÄHTÖKOHDAT LAATUPOLITIIKKA Jyväskylän yliopiston laatupolitiikka määrittelee laadunvarmistusjärjestelmän ja laadunhallinnan lähtökohdat Jyväskylän yliopistossa. LAATUTYÖN PÄÄPERIAATTEET OVAT: Toiminnan johtaminen ja vastuut on määritelty. Toiminta perustuu yliopiston hallituksen toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksymiin päämääriin ja yliopiston arvoihin. Koko henkilöstö on sitoutunut laatutyön toteuttamiseen. Laatutyö palvelee yliopiston perustehtävien suorittamista. Prosessit on dokumentoitu riittävästi ja ymmärrettävästi. Sidosryhmien tarpeet otetaan huomioon toiminnassa ja tiedottamisessa. Laatutyöhön kuuluu toiminnan jatkuva arviointi ja kehittäminen.
MITÄ JOKAISEN PITÄÄ TIETÄÄ 1. Mitä on laatutyö? Laatujärjestelmän rakentamista ja hallintaa. Kuka sitä tekee? Laatutyötä tekevät KAIKKI, mutta erityisvastuussa ovat tiedekunnan laaturyhmä ja tiedekunnan ja yksiköiden laatuvastaavat 2. Mistä löytyvät Yliopiston internetsivuilta yliopiston & tiedekunnan laatukäsikirjat 3. Kuka on vastuussa? Löytyy tiedekunnan laatukäsikirjasta (internetsivut) tai laitoksen / yksiköiden toimintakäsikirjasta (internetsivut tai Optima tai I-asema) 4. Keneltä kysyn, jos en tiedä? 5. Keitä ovat tiedekunnan yhteistyökumppanit / sidosryhmät? a) Oman yksikön amanuenssilta tai osastosihteereiltä b) Oman yksikön laatuvastaavilta tai pedagogiselta johtajalta c) Laitoksen johtajalta d) Tiedekunnan kansliasta: hallintopäällikkö, opintoasiainpäällikkö Ainelaitokset ja yliopiston erillislaitokset (sis. Chydenius, KTL), Allianssi, muut kotimaiset ja ulkomaiset yliopistot, koulut ja päiväkodit (sis. Normaalikoulu), osaamis- ja kehittämiskeskukset, järjestöt, ylioppilaskunta ja opiskelijoiden ainejärjestöt, KETÄ VAIN VOIDAAN HAASTATELLA!
LAATUTYÖN ORGANISOIMISESTA VASTAAVAT YLIOPISTON TASO: Laadunkehittämisryhmä, pj vararehtori (Matti Leino), Laatupäällikkö (Pirjo Halonen), Laatusuunnittelija (Soile Väänänen) TIEDEKUNNAN TASO: Laaturyhmät KTK:n laaturyhmä: Aittola Tapio, professori; Erämies Tiina, amanuenssi; From Kristiina, assistentti; Hassinen Paula, hallintopäällikkö; Kesonen Riitta, opintoasianpäällikkö; Leskinen Markku, erikoistutkija; Nyyssönen Tiina, amanuenssi; Perälä-Littunen Satu, tutkimuskoordinaattori; Poikkeus Anna-Maija, professori; Salminen Timo, assistentti; Sopanen Anu, koulutussuunnittelija; Tuominiemi Leila, yliopistonopettaja; Heikkinen Jonne, opiskelija; Soile Koriseva, opiskelija; Jari Satka, opiskelija; Pirkko Nissinen, opiskelija YKSIKÖIDEN TASO: Laatuvastaavat. Laatuvastaavat johtavat ja koordinoivat oman yksikön laatutyötä, kirjoittavat ja kokoavat laatukäsikirjaa, tekevät laatutyötä tutuksi yksikössään sekä henkilökunnalle että opiskelijoille, toimivat yhdyshenkilönä yksikkönsä ja laadunkehittämisryhmän ja laatupäällikön välillä ja viestivät heille laatutyön etenemisestä, esteistä ja ongelmista.
Kasvatustieteiden tiedekunnan laadunvarmistusjärjestelmän hahmotus VALTAKUNNALLINEN TASO KKA Lait, asetukset, kehittämisstrategiat Esim. OPM:n kehittämissuunnitelma Koulutus ja tutkimus vuosina 2007-2012; OPM:n raportti Opettajakoulutus 2020 Yliopiston kokonaisstrategia, koulutusstrategia YLIOPISTON TASO Yliopiston muut strategiat esim. henkilöstöstrategia, tutkimusstrategia Hallintojohtosääntö TTS ja toimintakertomus Laatukäsikirja TIEDEKUNNAN TASO KTK:n strategia 2015 KTK:n tutkimusstrategia, koulutusstrategia TTS LAITOKSEN TASO OPS Toimintakäsikirjat Opetusohjelma TTS ja toimintakertomus Opintoohjauksen suunnitelmat, Hopsit Laatukäsikirja Yliopiston internetsivut Laitoskohtaiset internetsivut tai Optima tai I-asema
Kasvatustieteiden tiedekunnan laatutyöstä vastaavat elimet TDK Päätöksenteko & toimeenpano TIEDEKUNTANEUVOSTO: dekaani (pj), varadekaani (tutkimus) Päätökset, tiedekunnan laatukäsikirjan hyväksyminen TIEDEKUNNAN KANSLIA: Hallintopäällikkö, Opintoasiainpäällikkö Asioiden hallinnollinen valmistelu JOHTORYHMÄ: dekaanin työn tukeminen, asioiden valmistelu, neuvotteleminen TDK Kehittämistyö LAATURYHMÄ: Laatujärjestelmän rakentaminen ja kehittäminen, laatudokumenttien ylläpitäminen OPETUKSEN KEHITTÄMISRYHMÄ: Opetussuunnitelmayhteistyö, arviointijärjestelmien kehittäminen TUTKIMUKSEN JA TUTKIJAKOULUTUKSEN KEHITTÄMISRYHMÄ: Tutkimustoiminnan arviointi ja kehittäminen (esim. jatkokoulutusta koskeva palaute) Laitostason päätöksenteko & kehittämistyö Kasvatustieteiden laitos Varhaiskasvatus Erityispedagogiikka Rehtoriinstituutti Kasvatustiede ja aikuiskasvatustiede - sis. APO OPISKELIJAT: edustajat TDKneuvostossa, työryhmissä ja toimikunnissa, ainejärjestöt LAITOKSET: Johtaja, johtoryhmä, pedagoginen johtaja OPPIAINEET / YKSIKÖT: Laatuvastaavat, henkilökunta Opettajankoulutuslaitos Luokanopettajakoulutus ja aineenopettajakoulutus Opinto-ohjauksen koulutus YHTEISKUNNALLISET YHTEYDET: Yhteistyötahot, sidosryhmät, alumnit
SUUNNITTELU: Ovatko tavoitteet ja niiden perustelut selvillä? Miten suunnitteluvastuu on jaettu? TOTEUTUS: Miten tavoitteisiin pyritään? Työnjako, vastuut, menettelytapojen selkeys, pulmien ratkaisu ARVIOINTI: Miten haetaan palautetta? Mitä mittareita tai kriteerejä käytetään? Kuka vastaa arvioinnista? Miten palaute käsitellään? KEHITTÄMINEN: Mitkä ovat arvioinnin pohjalta tunnistetut ja yksilöidyt lähitulevaisuuden kehittämistarpeet? Mihin toimenpiteisiin on sovittu ryhdyttävän? Kuka toimii ja millä aikataululla? Mitä resursseja varataan kehittämiseen? SUUNNITTELU KEHIT- TÄMINEN TOTEUTUS ARVIOINTI 1. Johtaminen: Strateginen, henkilöstö, yhteistyö, talous- ja laatutyö 2. Tutkimus 3. Koulutus: Tutkintotavoitteinen koulutus: kandidaatti- ja maisterikoulutus & jatkokoulutus, Aikuis- ja täydennyskoulutus 4. Yhteiskunnallinen vuorovaikutus
ESIMERKKI STAK vuosikello, koskien OKL:n koulutusta (Luoko, Aiko) 10. Lokakuu 11. Marraskuu KEHITTÄMINEN: Luokon opetushenkilöstön vertaistapaamiset: yhteisten ilmiöiden tunnistaminen 9. Syyskuu SUUNNITTELU & KEHITTÄMINEN: Joka toinen vuosi OPSin tarkistusten ja muutostarpeiden kartoitus ja työstämisen aloitus Toimintakäsikirjan tarkistukset 12. Joulukuu TOTEUTTAMINEN: opetushenkilöstö vastaa opetuksen toteuttamisesta sekä yhdessä tukitiimin kanssa opintoohjauksesta. Tiimit (erityisesti ohjausala) 8. Elokuu 7. Heinäkuu 1. Tammikuu KEHITTÄMINEN: Aineryhmien kehittämiskeskustelut (laitoksen johtaja, amanuenssi ja juonne / aineryhmän edustajat) esim. resurssointi, kehittämisajatukset Pedagogiset messut: yhteistyö TOTEUTTAMINEN: hallinnollinen päätöksenteko ja toimeenpano (johtaja, johtoryhmä, amanuenssi, osastosihteerit, opintoasiatmk, pedagoginen tmk) TOTEUTTAMINEN: Opiskelijoiden osallistuminen toimikuntien ja työryhmien työskentelyyn, johtajan ja ainejärjestön kuukausittaiset tapaamiset, ARVIOINTI: Opintojaksoittain / kokonaisuuksittain eri tavoin tapahtuva opetusta koskevan palautteen kerääminen ja siitä keskustelu 6. Kesäkuu TOTEUTTAMINEN: Opiskelijavalinnat 2. Helmikuu 3. Maaliskuu SUUNNITTELU: Opetusohjelman tarkistukset ja muutokset seuraavalle lukuvuodelle 4. Huhtikuu KEHITTÄMINEN: Luokon juonne / aineryhmien vertaistapaamiset: jakaminen (toteutus, ydinainesanalyysit) 5. Toukokuu ARVIOINTI & KEHITTÄMINEN: TTS tai Koulutusstrategia: tarkistukset ja linjaukset Opetuksen toteutuksen arviointi, opiskelijapalautteiden käsittely ja koonti, muutosideat (tätä kehitetään edelleen)
LAADUNHALLINTA jakautuu 1) laadun suunnitteluun ja ohjaukseen, 2) laadunvarmistukseen ja 3) laadun parantamiseen. 1) Laadun suunnittelu ja ohjaus keskittyy laatutavoitteiden asettamiseen sekä laatutavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavien toiminnallisten prosessien ja niiden voimavarojen määrittämiseen. 2) Laadunvarmistus on käytännön laatutyötä (= menettelytapoja, prosesseja tai järjestelmiä, joiden avulla turvataan ja kehitetään laatua). 3) Laadun parantaminen tarkoittaa toimintatapojen systemaattista yhtenäistämistä ja kehittämistä arviointimenettelyjen kautta. Laadunvarmistusjärjestelmä tuottaa relevanttia itsearvioivaa tietoa toimintojen ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Laadunvarmistusjärjestelmässään yksiköt tuottavat näkyväksi opetukseen ja oppimiseen liittyvät tavoitteet, arvot, periaatteet, käytänteet, saavutukset ja kehittämistarpeet. Laadunvarmistus-järjestelmän dokumentoinnissa on sovellettu Common Assessment Framework (CAF) arviointimallia. Lisäksi toiminnan tarkasteluun sovelletaan Suunnittelu - Toteutus - Arviointi - Kehittäminen (STAK) -kehää. Laatukäsikirja on laadittu yliopistotason lisäksi tiedekunnissa ja erillislaitoksilla (plonella tehtyinä web-sivustoina). Mahdolliset laitostason toimintakäsikirjat kirjoitetaan laitoksilla niiden itse organisoimalla tavalla.
LAATUTYÖ ON: Asioiden tekemistä järjestelmällisesti Toiminnan suunnittelua vastaamaan tavoitteita Toimintaprosessien kehittämistä Dokumentointia Tiedottamista - avoimuutta Toiminnan arviointia Kehittymistä LAATUTYÖ TÄHTÄÄ Toimintojen sujuvuuteen ja systemaattisuuteen:tiedämmekö mitä kukin tekee, miksi ja mihin kokonaisuuteen hänen tehtävänsä liittyvät? Vahvuuksien tunnistamiseen:missä me olemme hyviä ja miten kerromme sen muille? Hyvin käytänteiden jakamiseen:mitä opittavaa meillä on toisiltamme? Henkilöstön ja opiskelijoiden hyvinvoinnin tukemiseen:miten vahvistamme osaamistamme ja luomme hyvän työskentely- ja opiskeluympäristön? Tulosten ja palveluiden jatkuvaan parantamiseen:miten arvioimme ja kehitämme toimintaamme? Kilpailukyvyn ylläpitämiseen:miten vastaamme muutos-, riski- ja uhkatekijöihin?
PALAUTEJÄRJESTELMÄ & STAK T/A Miten palautetta kerätään? A Miten opiskelijapalaute huomioidaan opintojaksojen kuluessa? T kurssin jälkeen? K A Palautteen palaute? Missä määrin palautetta käsitellään opiskelijoiden ja henkilökunnan kanssa? K/S Miten saatua palautetta hyödynnetään toiminnan kehittämisessä = uuden suunnittelussa?