Näkökohtia TE-toimistojen sovelletuista toiminnan kuvauksista Johtaminen, ohjaus, henkilöstö, prosessit, kumppanuudet



Samankaltaiset tiedostot
TE-palvelujen asiakasprosessien kehittäminen

Osaamisen johtamisen viitekehys ja toimintamalli TE-palvelussa

TE-palvelu-uudistus TEM

Osaamisen johtamisen toimintamalli TE-toimistoissa

TE-PALVELU-UUDISTUKSEN JOHTAMISEN AJANKOHTAISFOORUMI Hallitusneuvos Päivi Kerminen

TE-toimistouudistuksen tilanne SeutuYp koordinaattoreiden työkokous

TYÖHYVINVOINTI VERKOSTO TEM ja työelämän laatu. Antti Närhinen

Keski-Suomen ELY-keskuksen lausuntopyyntö Keski-Suomen TE-toimiston toimistoverkkoratkaisun seuraavasta vaiheesta

Pohjanmaan työ- ja elinkeinotoimisto

Lapin ELY-keskuksen. monikanavaisesti

VIRANOMAISYHTEISTYÖ RIKOSSEURAAMUSASIAKKAIDEN PROSESSEISSA LAPISSA SEMINAARI

Esimiestutkimuksen eri osa-alueiden kokonaisarviot

Poimintoja Laiturin toteuttamasta ELY - kyselystä. Laituri-projekti / Mervi Sirviö

Kaupunkistrategian toteuttamisohjelma 5:

Raahen Työllisyyden kuntakokeilu valtakunnallisessa ympäristössä Raahe Pääsihteeri Erja Lindberg

Sosten arviointifoorumi Elina Varjonen Erityisasiantuntija, RAY

Lapin ELY-keskuksen. monikanavaisesti. Taustat, tavoitteet ja muutokset. Lapin TE-toimiston kuntainfo , strategiapäällikkö Tuija Ohtonen

Lapin ELY-keskuksen strategiset painotukset lähivuosina sekä TE-toimistojen ydintehtävät ja palvelut

Kainuun ELY-keskus 2013

AVA MET SEUDULLISEN MENESTYKSEN YRITYSPALVELUN

Ulos toimistosta. Mikkelin kesäpäivä Pasi Patrikainen Johtaja, Pohjois-Savon TE-toimisto

Seudullisten yrityspalveluiden prosessikuvausmallin ohjeistus

PIRKKALAN KUNTA. TOIMINTAMALLIEN JA PALVELUJÄRJESTELMIEN UUDISTAMINEN Strategiahanke-suunnitelma

TE-TOIMISTON UUDISTETTU PALVELUMALLI

SKI-kyvykkyysanalyysi. Kyvykäs Oy Ab

Uudistetut julkiset työvoima- ja yrityspalvelut työnhaun ja työssä pysymisen tukena. Kaapelitehdas Ylitarkastaja Hanna Liski-Wallentowitz

Osaamisen kehittämisen palvelulinjan palvelumalli

Lapsuuden arvokas arki ARVO-hankkeen koulutus PRO koulutus Ulla Rasimus ja konsultointi

Kajaanin Mamsellin toimintastrategia

Miten viemme TE-palveluuudistuksen

PALVELUKOKONAISUUKSIEN JA -KETJUJEN VALMISTELUTILANNE MAAKUNNISSA

Ryhmien tehtävistä : Etelä-Savon elinikäinen oppiminen ja nuorisotakuu. Tuija Toivakainen ISO ELO -kokous

Elinvoima- ja osaamislautakunnan palvelu- ja vuosisuunnitelma Esittely, elinvoima- ja osaamislautakunta

Strategiset tavoitteet laadukkaaksi toiminnaksi pedagogisen toiminnan johtaminen

Ohjauksen uudet tuulet valtiovarainministeriön näkökulma hallinnon uudistumiseen. Palkeet foorumi Alivaltiosihteeri Päivi Nerg ltanen, VM

Miten integraatiossa yhdessä eteenpäin? Integraatiofoorumi Jaana Räsänen Erityisasiantuntija, STM

SOSIAALI- JA TERVEYSTOIMI Heinolan kaupunki TOIMINTAOHJELMA 2015

Yritys-Suomi nousuun. Innoforum Tampere. Jarmo Palm Työ- ja elinkeinoministeriö

Työpolitiikan palvelurakennearviointi esitykset ja niiden toimeenpano Tulosseminaari

Työvoiman osaamisen kehittäminen työ- ja elinkeinoministeriön näkökulmasta Valtakunnalliset sivistystoimen neuvottelupäivät 2.10.

Alueellisen elinikäisen ohjauksen yhteistyöryhmän tehtävät, alueellinen koordinointi ja rahoitus. Salmia

JOHTAMISEN JA ESIMIESTYÖN KEHITTÄMINEN Hr-toimintana Vaasa

SeutuYp tukihanke Seudulliset yrityspalvelut arviointi- ja kehittämiskeskustelu

Perusturvakuntayhtymä Akselin toimintaa koskeva selvitystyö

Parempaan ja tuottavampaan työelämään Satakunnassa

Elinikäisen ohjauksen alueellinen organisoituminen

KESKI-SUOMEN TE-TOIMISTON TYÖNANTAJA- JA YRITYSPALVELUT

HOITOTYÖN STRATEGIA Työryhmä

Valtion lupa- ja valvontavirasto (Luova) Perustetaan

Pohjanmaan palveluohjaus kuntoon agenttityön tulokset Pohjanmaan maakunta I&O muutosagentti Pia Vähäkangas

Potilasturvallisuuden johtaminen ja auditointi

Kriittinen menestystekijä. Mittari(t) Nykytaso Tavoitetaso 2022

Integrated Management System. Ossi Ritola

Opetus- ja kulttuurinministeriön ja Opetushallituksen hankepäivä

Oma Häme. Tehtävä: Koulutustarpeen ennakointi ja alueellisten koulutustavoitteiden valmistelu. Aluekehitys ja kasvupalvelut. Nykytilan kartoitus

JOHTAJUUDEN LAADUN ARVIOINTI

TE-palvelut ja validointi

Työvoima- ja yrityspalveluiden alueellinen kokeilu Tampereen kaupunkiseudulla ja Sastamala-Punkalaidun alueella

TOIMIVAN LAADUNHALLINTAA JA LAADUN JATKUVAA PARANTAMISTA TUKEVAN JÄRJESTELMÄN KRITEERISTÖ

Työssäoppimisen ohjausprosessin kehittäminen. koulutuspalvelujen tilaajan ja. palveluiden tuottajan. näkökulmista

Ammattitaitoa yhdessä -kysely Keskeiset tulokset

OPETUKSEN JÄRJESTÄJÄN PAIKALLINEN KEHITTÄMISSUUNNITELMA

Oma Häme arvot ja strategiset painopisteet - luonnos Marjo Lindgren Oma Häme projektipäällikkö

TE-toimiston palvelulinjat osana palvelumallin muutosta

Innovaatiot sosiaali- ja terveyspalveluissa

Nuorisotakuun ja elinikäisen oppimisen ja ohjauksen avulla hyvinvointia ja elinvoimaa Etelä-Savoon

Matkalla tavoitteelliseen, asiakaslähtöiseen. johtamiskulttuuriin. Arja Heikkinen

Ammatillisen koulutuksen laatutyöryhmä työskentelee

Asiakasohjauksen tiekartta PÄIJÄT-HÄMEEN HYVINVOINTIYHTYMÄ

RYHMÄTÖIDEN TUOTOKSET. Mitkä tekijät vaikuttavat hyvien käytänteiden käyttöönottoon yrityksissä ja organisaatioissa? SITOUTUMINEN

Team Finland-verkosto edistää Suomen taloudellisia ulkosuhteita, yritysten kansainvälistymistä, Suomeen suuntautuvia investointeja sekä maakuvaa.

Ammatillisen koulutuksen laatupalkinto 2014

Hyvän johtamisen kriteerit julkiselle sektorille: Hyvällä johtamisella hyvään työelämään

Ikäihminen toimijana hanke

Muutos 22! -koulutus

Savonlinnan kaupunki 2013

TYÖELÄMÄN LAADUN JA TUOTTAVUUDEN KEHITTÄMINEN PAROCISSA

ETSIVÄN NUORISOTYÖN KÄSIKIRJA. Anna Vilen

LAITURI-projekti - toimintaa ja tuloksia

vastuullisuuslupaukset konkretisoituvat

Kasvupalvelupilotit Hämeen TE-toimiston toimintamallin muutos

Henkilöstöstrategia. Kirkkonummen kunta henkilöstöpalvelut

Lapin TE-palvelut ja henkilöstö tällä hetkellä Lapin ELY-keskus ja Lapin TE-toimisto

Vammaispalvelujen valtakunnallinen kehittämishanke 2. OSA A (koskee koko hankeaikaa alkaen) Seurantakysely

Kasvupalvelupilotit Pohjois-Pohjanmaa

Kasvupalveluilla työllisyyttä ja hyvinvointia Päijät-Hämeeseen

Työllistymistä edistävä monialainen yhteispalvelu

Miten johdan huolto- ja korjaamotoimintaa laadukkaasti? Autokauppa Finlandiatalo

ELINIKÄISEN OPPIMISEN OHJAUKSEN YHTEISTYÖRYHMÄ SATAKUNNASSA

Henkilöstöjohdon rooli ja organisaation tiedonhallinta

Työ- ja elinkeinoministeriön terveiset seudullisille yrityspalveluille

SEUDULLISET YRITYSPALVELUT SOPIMUS ETELÄ-PÄIJÄNTEEN SEUTU

Toimiva laadunhallintaa ja laadun jatkuvaa parantamista tukeva järjestelmä

ELY-keskusten raportointi vuoden 2016 toiminnasta - yhteenvetoa

Osaamisen kehittäminen kuntaalan siirtymissä. Workshop Suuret siirtymät konferenssissa Terttu Pakarinen, kehittämispäällikkö, KT

YS - seudullisten yrityspalvelujen uudistaminen

Yhtenäisempi henkilöstöhallinto, tehokkaat toimintatavat. Valtion henkilöstöjohtamisen iso kuva 2020

Kasvupalvelut / TE-palvelut

Onnistumisia nuorten palveluketjun kehittämisessä

Maakunnan ja kuntien elinkeino ja yrityspalveluiden yhteistoimintamalli

Transkriptio:

Näkökohtia TE-toimistojen sovelletuista toiminnan kuvauksista Johtaminen, ohjaus, henkilöstö, prosessit, kumppanuudet TE-johdon ajankohtaisfoorumi 21.8.2013 Elisabet Heinonen

Yleistä TE-toimistojen kuvauksista Toiminnan kuvaukset mitaltaan 3-29 sivua, keskimäärin kuitenkin ohjeellisen 10 sivun mittaisia Kuvaukset huolellisesti laadittuja TE-palvelu-uudistuksen käynnistymisestä ja kasvaneista asiakasvirroista huolimalla osassa toimistoja kuvausta oli käsitelty kiitettävän laaja-alaisesti CAF toiminnan kuvaus (ja edelleen arviointi) on ensisijaisesti työvälinen TEtoimiston ja sen henkilöstön oman ymmärryksen lisäämiseksi Yksi tapa arvioida kuvausta on pohtia sitä, miten se toimisi uuden virkailijan perehdyttäjänä 2

Miten kuvauksiin on perehdytty TEM:ssä? Lähtökohta ministeriön ohje 11.2.2013: Miten TE-palvelu-uudistus on CAF:n Toiminnan osa-alueilla lähtenyt eri puolilla maata liikkeelle? on tarkoituksenmukaista keskittyä kuvaamaan niitä toimintatapoja ja prosesseja, joiden avulla TE-toimistot toiminnallaan pyrkivät TE-palvelu-uudistuksen tavoitteisiin Seuraavassa käydään toiminnan kuvausten perusteella arviointialueittain (johtajuus, ohjaus, henkilöstö, kumppanuudet ja prosessit) läpi sitä, mikä on kunnossa (olemassa olevat tai rakentumassa olevat käytänteet)? esim. hyvät käytännöt missä on kehitettävää? minkä asioiden kehittäminen on tehtävä TE-toimiston itsensä toimesta? mistä kehittämiskohteesta TEM ottaa koppia? 3

Johtamisjärjestelmä (mitkä asiat kunnossa) Organisaatiorakenne ja johtamisjärjestelmä ovat selkeitä Johtamisvastuut on määritelty Toimipaikkakohtaisesta johtamisesta on luovuttu, johtaminen ja toimintojen organisointi tapahtuu palvelulinjoittain Monipuoliset johtamisfoorumit ja kokouskäytännöt 4

Kehittämiskohteita Toimiston omana työnä Koko johdon yhdenmukainen toimintatapa sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä ja toiminnassa. Viestintä on keskeinen osa johtamista. Arvokeskustelua henkilöstön kanssa ei ole vielä käyty. Arvokeskustelu tulee saada sellaiselle tasolle, että sen tulokset näkyvät ja heijastuvat käytännön toimintaan. Toimiston johdon ja esimiesten säännölliset keskustelut henkilöstön kanssa organisaation toimintatapoihin, johtamistapaan ja esimiestyöhön liittyvissä asioissa Nykyistä enemmän panostusta henkilöstöjohtamiseen (työhyvinvointi, hallinnollinen johtaminen) Johtamisjärjestelmän käytännön toimivuuden jatkuva arviointi) 5

Mitä tulisi tehdä valtakunnallisesti? TE-palvelujen nykyistä selkeämpi yhteinen tahtotila ja visio Valtakunnallinen viestintä TE-toimistojen yhteiset arvot Valtakunnalliset toimet: - TE-palvelujen sisäisen ja ulkoisen viestinnän kehittäminen vuosille 2013-2015 - TE-palvelujen tahtotila (työllisyys- ja yrittäjyysstrategia) - Valtakunnallinen TE-palvelujen johtamisohjelma vuosille 2013-2015 6

Ohjausketju (mitkä asiat kunnossa) Tulosohjauksen osalta ohjausketju on selkeä (TEM-ELY-TEtoimisto) TEM:n ohjaus konkretisoituu valtakunnallisesti koordinoituna kehittämistyönä ja säädösohjauksena. Säädösohjaus muodostaa perustan julkisen työvoimapalvelun toimeenpanolle. TEM:n järjestämät TE-johtajien kokoukset sekä ns. linjafoorumit vahvistavat toiminnan valtakunnallista yhdenmukaisuutta TE-toimistojen hallintoasiat on joko siirretty ELY-keskukseen tai niitä hoidetaan tiiviissä yhteistyössä ELY-keskuksen hallintoyksikön kanssa 7

Kehittämiskohteita (mitä tulisi tehdä valtakunnallisesti ja alueellisesti) TEM:n ohjaus toimii, mutta se on lähes kokonaan suoraa ohjausta TE-toimistoihin TEM:n substanssiohjauksen selkiinnyttäminen ELYihin Ohjausketjun käytännön toiminta; ELY-keskuksen rooli hakee vielä muotoaan. Kuluvaa vuotta voidaan pitää siirtymäkautena, jonka jälkeen toimivuutta voidaan paremmin arvioida. ELY:n ohjausroolin selkiinnyttäminen ja resurssien suuntaaminen TE-palvelujen ohjaamiseen Substanssiasioiden työpari ELY-keskuksessa Valtakunnalliset toimet: 8

Sisäinen ohjaus (mitkä asiat kunnossa) Sisäisesti toimiston ohjaus tapahtuu johtoryhmässä, palvelulinjojen ohjausryhmissä ja yhteisissä esimieskokouksissa Palvelulinjakohtainen johtaminen luo perustan ohjaukselle Palvelulinjojen rajat ylittävät yhteistyöryhmät koordinoivat toimintaa palvelulinjoilla ja niiden välillä Johto ja johdon tuki palvelevat kaikkia palvelulinjoja

Kehittämiskohteita Toimiston omana työnä Palvelulinjojen johtamisen ja yhteistyön kehittäminen Yhdenmukaisten toimintatapojen varmistaminen kaikilla palvelulinjoilla Apuna nimetyt koordinaattorit, jotka vastaavat asiakkuuksien hallinnasta ja ylimenevistä asiakasprosesseista Viestinnän tehostaminen; on keskeinen osa sisäistä ohjausjärjestelmää 10

Kuinka johto motivoi ja tukee henkilöstöä? (mitkä asiat kunnossa) Määritelty keskeiset foorumit asioiden yhteistä käsittelyä ja sopimista varten, mm. kehittämispäivät, aamukoulut, kokoukset Sisäinen viestintä: Toimiston viikkotiedotteet, johtajan sähköpostiterveiset, sisäisen viestinnän kautta henkilöstölle tiedotetaan mm. onnistuneista palvelutapahtumista ja suorista asiakaspalautteista. Jokaisella asiantuntijalla on viestintävastuu omasta työstään ja oikeus saada tietoa itseään ja organisaatiota koskevista tehtävistä ja niiden muutoksista oikea-aikaisesti, luotettavasti ja nopeasti. Kokonaisvastuu toimiston viestinnästä ja sen organisoinnista on johtajalla TE-palvelu-uudistus ja sen tavoitteet tulevat esille kaikessa toiminnan kehittämisessä ja sitä viestitetään henkilöstölle Henkilöstöhallinnon käytäntöihin on luotu yhdessä ELY-keskuksen kanssa yhteisiä pelisääntöjä (mm. työajan seuranta, henkilöstön muistamiskäytännöt, tyky-toiminta) 11

Kehittämiskohteita Toimiston omana työnä On rakenteilla, luodaan parhaillaan uusia henkilöstön kannustus- ja motivointitapoja. Uudistuksen alku on mennyt käytäntöjen yhtenäistämiseen. Luottamuspääoman kasvattaminen; TE-toimiston johto on koko toimiston esimerkki ja toisaalta käyntikortti ulospäin toimistosta. Esimiehellä on vastuurooli, joka on samalla myös luottamusrooli. Luottamus vaikuttaa siihen, miten alaiset ottavat vastaan esimiehen välittämän informaation, päätökset ja tavoitteet. Luottamus parantaa sitoutumista, jolloin työntekijöiden sitoutuminen organisaatioon lujittuu ja työntekijöiden hyvinvointi kasvaa. Viestintään panostettava edelleen, ja avoimuus muutosprosessin aikana vaatii lisäpanostusta, johdon tavoitettavuutta on parannettava Monitoimipaikkainen rakenne muodostaa erityisen haasteen hyvän tuen ja johtamisen toteuttamiselle Johdon jalkautuminen kentälle ja virkailijoiden arkeen paremmin tutustuminen 12

Hyvät käytännöt Henkilöstön työssä jaksamisen tueksi on järjestetty tarpeen mukaisia yksilöllisiä tukitoimenpiteitä. Henkilöstöllä on ollut mahdollisuus osallista mm. muutostukeen, työnohjaukseen. Henkilöstön keskinäisten kuormittavuuserojen tasaamisia on tehty sitä mukaan, kun on huomattu kuormittavuuksien epätasaista jakaantumista (mm. asiakasmäärissä eri asiantuntijoiden kesken) Tehty ns. rautalankamalleja henkilöstön työn tueksi (mm. koulutusjärjestelmät ja niiden rahoitus) TE-toimiston henkilöstöä huomioidaan ja kiitetään hyvästä asiakaspalvelusta. Toimisto palkitsee hyvästä asiakaspalvelusta Vuoden Asiakaspalvelija kunniakirjalla Määritelty yhdessä toimiston yhteiset pelisäännöt: Jokainen meistä on tunnelman luoja Tiedostan ja ymmärrän, että voin vaikuttaa työpaikan ilmapiiriin ja töiden sujumiseen omalla asenteellani ja toiminnallani Vaalin ja pidän yllä me-henkeä 13

Työvälineet ja mittarit (mitkä asiat kunnossa) Seurannassa käytetään monipuolisia mittareita (määrälliset ja laadulliset mittarit) Strategisesti tärkeitä mittareita: tulostavoiteseuranta, palvelulinjojen toimivuutta kuvaavat toteumatiedot, nuorisotakuun toimeenpanoa koskevat tiedot, sähköisten palvelujen käyttöä koskevat seurantatiedot, työllisyystilanteen kehitys Työtarjousten määrät, seuranta linjoittain virkailijatasolla Toimipaikkojen kuormitusseuranta Puhelinpalveluseuranta Asiakkuuksien ohjautuminen eri palvelulinjoille Asiakaspalvelun sujuvuuden seuranta: asiakkaiden palvelun odotusajat, yhteydenotot asiointipaikoittain ja virkailijoittain, asiakasmäärät asiointipaikoittain ja virkailijoittain Asiakaspalautteet (valtakunnallinen ASPA, toimistojen omat asiakaskyselyt, käytössä suora asiakaspalautejärjestelmä) Henkilöstöbarometri ja toimistokohtaiset ilmapiiri/henkilöstökyselyt 14

Käytössä olevia tietolähteitä ovat myös mm. Toimiala Online tietopalvelu, Ammattibarometri sekä alueellinen työllisyys- ja aluetalouskatsaus Ennakointi: TE-toimiston yrityspalveluryhmä laatii seutukunnallisen katsauksen yhdessä ELY-keskuksen kanssa TEM:n valtakunnalliseen alueellisten talousnäkymien katsaukseen 2 kertaa vuodessa Asiantuntijakohtaiset mittarit, joissa tarkastellaan asiantuntijoiden tekemiä toimenpiteitä (työvoimapalveluja) henkilö- ja yritysasiakkaiden palvelussa. Mittareiden toimivuus on vasta kokeilussa ja niiden käytettävyyttä selvitetään vuoden 2013 aikana. TE-palvelu-uudistusta on seurattu ELY-keskuksen tekemällä kyselyllä, joka on toteutettu 2012 ja 2013 15

Kehittämiskohteita Toimiston omana työnä Tavoitteena on tavoitteiden ja resurssien samanaikainen käsittely ja näiden asioiden kytkeminen toisiinsa Resurssien jakautuminen eri palveluissa Tarvitaan tarkempaa toimipaikkakohtaista seurantatietoa (ELYkeskus on jo osittain tuottanutkin tietoa toimiston käyttöön) Päivittäisen työn tekeminen niin näkyväksi, että jokainen työntekijä ymmärtää miksi tehdään mitäkin ja millä asioilla on vaikutusta mihinkin Tuloksellisuuden seuranta on jatkuvaa toimintaa ja toimintaa suunnataan uudelleen ja kehitetään tarpeen vaatiessa 16

Mitä tulisi tehdä valtakunnallisesti? Valtakunnalliset seurantamittarien kehittäminen, tarvitaan linjakohtaisesti nykyistä tarkempaa seurantaa. Valmistelutyö tulee yhteen sovittaa alueilla jo kehitteillä olevan valmistelutyön kanssa Asiakkuuksien kestoista tarvitaan valtakunnallista seurantatietoa URAn vakioraporttien yhtenäistäminen Kumppanuuksien seurantaan ei ole mittareita Valtakunnalliset toimet: Systemaattinen TE-palvelujen seurantakokonaisuus 17

Henkilöstö/ Osaaminen (mitkä asiat kunnossa) Osaaminen tunnistettu muutoskeskusteluissa, ryhmä- ja yksilökehityskeskusteluissa Henkilöstösuunnitelma, jossa kuvataan henkilöstön sijoittuminen ja määrät. Osaamisalueet määräytyvät TE-palvelukokonaisuuksien mukaan Henkilöstön osaamisen kartoittaminen erillisillä kyselyillä Käytössä ns. perehdytyspassi (muistilista eri osaamisalueista) Uusien henkilöiden rekrytointi Akuutteihin osaamistarpeisiin on järjestetty koulutusta (mm. työmarkkinainfot, tekniset työvälineet jne.) 18

Kehittämiskohteita Toimiston omana työnä Osaamisen kehittäminen nykyistä selvästi suunnitelmallisemmaksi ja pitkäjänteisemmäksi Osaamisen johtamisen terävöittäminen Valtakunnalliset toimet: TE-palvelujen osaamisen ja kyvykkyyksien johtaminen TE-palvelun henkilöstön työhyvinvointiohjelma 19

Henkilöstön osallistaminen ja avoin vuoropuhelu (mitkä asiat kunnossa) Erilaiset kokoukset, infotilaisuudet, yhteistyöfoorumit, kehittämis- ja virkistyspäivät Tavoitteena on ollut neuvoa, opastaa, ohjata ja kannustaa henkilöstöä TE-palvelujen hengessä ja henkeen, kuitenkin niin, että uuden työotteen ja kulttuurin omaksumiseen annetaan aikaa Sisäinen viestintä Virallinen yhteistoiminta (yt-toiminnan kehittämisestä on laadittu yhteinen vuosiohjelma) Johtajien toimipaikkakäynnit Henkilöstön mukaan ottaminen palveluprosessien kehittämiseen, osallistuminen erilaisiin työryhmiin, joissa toimintaa ja työtapoja arvioidaan ja kehitetään Ilmapiirikyselyt 20

Kehittämiskohteita Toimiston omana työnä Palvelulinjojen välinen yhteistoiminta, vuorovaikutus ja vuoropuhelu etsivät vielä muotojaan Vuorovaikutteisen ja avoimen organisaatiokulttuurin luominen edellyttää pitkäjänteistä työtä, työ on vasta käynnistynyt Henkilöstön motivointi ja mukaan ottaminen palveluprosessin kehitystyöhön Valtakunnalliset toimet: TE-palvelun henkilöstön työhyvinvointiohjelma 21

Kumppanuudet (mitkä asiat kunnossa) TE-palvelu-uudistuksen tavoitteiden toteutuminen edellyttää toimistolta entistä vahvempaa kumppanuutta ja sidosryhmäyhteistyötä Kasvun ja työllisyyden tukemiseen TE-toimisto tarvitsee toimivan, aktiivisen ja laajan toimijajoukon Kumppanuuksien kehittäminen on usein yhteisten palveluprosessien hiomista ja yhteistyön syventämistä sekä uusien yhteisten toimintamallien kehittämistä Merkittävä osa TE-toimiston tavoitteista on alueen muiden toimijoiden kanssa yhteisiä tavoitteita (mm. nuorten työllistymisen edistäminen, maahanmuuttajien kotouttaminen, osaavan työvoiman saatavuus, yrittäjyyden lisääminen) Keskeiset kumppanuudet ja sidosryhmät on määritelty mm.: yrittäjäjärjestöt ja yrittäjät, työntekijäjärjestöt, seudulliset yrityspalvelut, YritysSuomi kumppanit, kehittämisyhtiöt, Uusyrityskeskukset, eri palveluntuottajat, koulutusorganisaatiot, kunnat, kela, muut valtion laitokset, erilaiset välityömarkkinoiden toimijat, TY-neuvottelukunta, ELY-keskus, muut TE-toimistot, TEM 22

Kumppanuudet (jatkoa) Johto käynyt läpi tärkeimmät ulkoiset kumppanit ja sidosryhmät Kumppanuudet on määritelty palvelulinjoittain Tärkeimmille kumppaneille on sovittu vastuuhenkilöt ja yhteistyökäytännöt Verkostoituminen tapahtuu sekä strategisella tasolla että henkilötasolla 23

Kehittämistoimet Toimiston omana työnä Toimistoilla ei ole vielä kumppanuusstrategiaa Kumppanuusstrategian laatiminen yhdessä ELY-keskuksen kanssa Kumppanuuksien hoitamiseen liittyvät menettelytavat ovat osin vielä muotoutumatta ja yhteisesti sopimatta. Varsinainen yhteydenpito ja sidosryhmäsuhteiden hoito käynnistyy laajemmassa määrin loppu vuonna. Alkuvuoden aikana kumppanuutta on tehty lähinnä akuutteihin asioihin liittyvänä. Palvelulinjojen suuntaan kumppanuuksia ei ole avattu vielä riittävästi ja prosessiajattelu on alkuvaiheessa Kumppanuus- ja verkostoyhteistyötä tulee kehittää koko ajan. Tarvitaan uusia yhteistyömuotoja ja tapoja. Valtakunnalliset toimet: Kumppanuudet osana uutta työllisyys- ja yrittäjyysstrategiaa? Kumppanuudet osana asiakasprosessien kehittämistyötä 24

Prosessikuvaukset (mitkä asiat kunnossa) Kaikissa TE-toimistoissa prosessityö on käynnistynyt TE-toimistot ovat prosessityön ja prosessikuvausten osalta hyvinkin eri vaiheissa, kehittämistyö on vielä kesken, kuvatut prosessit oat vielä alustavia, alkuvuosi mennyt hallinnollisten ja teknisten asioiden akuuttiin hoitamiseen Prosessityön merkitys on ymmärretty Prosessikuvausten avulla on tarkoitus varmistaa yhtenäinen toiminta Hyvin toteutuneen prosessin avulla pyritään onnistuneeseen työnvälitykseen ja työmarkkinoiden toimivuuden turvaamiseen siten, että työnantajat saavat työvoimaa ja työnhakijat työtä mahdollisimman kitkattomasti Palvelulinjat ovat ydinprosesseja Prosessikuvauksia on tehty keskeisistä palveluista 25

Kehittämiskohteita Toimiston omana työnä Prosessien täydentäminen asiakasnäkökulmalla (asiakkaiden palveluiden kokonaisuus ja palveluketju näkökulma) sekä palvelulinjojen välisillä yhteyksillä Prosessikuvausten täydentäminen työkorteilla ja toimintaohjeilla Prosessien kehittämisen vastuuhenkilöt/koordinaattorit Monikanavaisuus vahvemmin esillä: TE-Aspan, Yritys-Suomen ja omien puhelin- ja verkkopalvelujen markkinointi kaikissa asiakastilanteissa Yritys- ja työnantajanäkökulman vahvistaminen prosessikuvauksissa ja prosessien kehittämisessä Prosessiajattelun kirkastaminen koko henkilöstölle, sovitut prosessit otetaan aidosti käyttöön ja toiminta (ja resurssien kohdentaminen) on käytännössä prosessien mukaista 26

Mitä tulisi tehdä valtakunnallisesti? Prosessien kuvauksessa olisi syytä lähteä ylhäältä alaspäin ja rakentaa systemaattinen kokonaisuus läpi koko TE-hallinnon Palvelulinjat ovat strategisia prosesseja, joita tulee kehittää TEM:n, ELY-keskuksen ja TE-toimistojen yhteistyönä Palvelulinjan keskeiset toimintaprosessit rakennetaan valtakunnallisesti yhteensopivaksi yhdessä muiden toimistojen linjajohtajien, TEM:n ja ELY-keskusten kanssa. Prosessit kuvataan vasta tämän jälkeen. Tulosohjauksen kehittäminen: toiminnallisia prosesseja suuntaavat myös tulostavoitteet ja palvelulinjakohtaiset vuosisuunnitelmat. Valtakunnalliset toimet: TE-palvelujen asiakasprosessien kehittäminen 27

Hyviä käytäntöjä Kuvaukseen sisältyy sekä ulkoinen että sisäinen asiakkuus : Kuvaamisen periaatteena on ollut asiakkuuden elinkaari ilmoittautumisesta asiakkuuden päättymiseen. Kuvaamisessa on myös huomioitu sisäinen asiakkuus ja alkukartoituksen ja palvelulinjojen välinen yhteistyö. Prosessien toimivuutta arvioidaan jatkuvasti paitsi tuloksilla (seurantamittarit, tilastot) keräämällä asiakaspalautetta ja kuulemalla henkilöstä. Näin voidaan varmistaa se, miten prosessit käytännössä toimivat ja mitä/miten prosessien toimivuutta voidaan parantaa? Asiakasraatitoiminta on käynnistynyt ja raatitoiminnassa tullaan arvioimaan prosessien toimivuutta. TE-toimiston tuloskortissa arvioidaan prosessien kriittiset menestystekijät, toiminnan keskeisimmät painotukset, tavoitteet ja vastuutahot. Johto arvioi kokouksissaan ja johtoryhmissä tuloskortiston kokonaisuuksien toteumaa. Prosessien toimivuutta arvioidaan päivittäisessä asiantuntijatyössä.

Hyviä käytäntöjä (jatkoa) Prosessien toimivuuden arviointitapoja: asiakasmäärät/virkailija, palvelutarpeen selvittämisen ja tarpeeseen vastaamisen seuranta työllistymissuunnitelmien etenemisen tarkastelu (kuukausittain), palkkatukipäätösten ja työtarjousten määrän ja laadun seuranta, asiakkaiden odotusaikojen seuranta Sidosryhmät : ydinprosessien toiminnan kannalta olennaisimpien sidosryhmien asiakasrajapinnassa kulkevat liitosprosessit huomioidaan prosessien kuvaamisessa ja kehittämisessä Prosessien kehittämiselle on sovittu tavoitteet tälle vuodelle, jotka vahvistetaan johtoryhmässä. Tavoitteet on aikataulutettu ja prosessien kehittämiseen on nimetty vastuuhenkilöt palvelulinjoittain. Asiakasprosessien toimivuuden kannalta painopisteeksi on tällä hetkellä otettu palveluiden tavoitettavuus. Prosessia tutkitaan sekä puhelinpalveluiden että monikanavapalveluiden kehittämisen kannalta.

Hyviä käytäntöjä (jatkoa) Töiden organisoimiseksi toimiston sisällä on määritelty ensi vaiheessa kaikille yhteiset prosessit. Tähän liittyen keskeiset tukiprosessit tai yksittäisiin asioihin liittyvät prosessikuvaukset on tehty ja niihin määritelty asioiden kulku ja vastuunjako.

Palveluohjaus (mitkä asiat kunnossa) Palveluohjauksen toimintatavat asiakkaan palvelutarpeen mukaisiin palveluihin tai palveluista toisiin siirtymätilanteessa on sovittu. Lisäksi palvelulinjoilla on rakennettu oma ohjeistus palvelun sisäiseen ohjaukseen. Uusien asiakkaiden ohjaus palveluprosesseihin on varmistettu tekemällä virkailijoille kirjallinen ohje. Asiakkaille on aulatilassa opastusta työnhaun aloituksesta ja asiakkaille jaettavaksi on tehty kirjallinen ohje palvelujen monikanavaisuudesta ja työnhaun voimassaolosta. Virkailija-aloitteisesta puhelinpalvelusta on tehty kirjallinen ohje. Asiakkaiden ohjaamisesta eri palvelulinjoille on tehty yhteinen kriteeristö. Toimintatapoja on osittain sovittu ja osittain ne ovat vielä kehitteillä, erityisesti eri linjojen ja toimintojen rajapintojen osalta kehittämistyötä on vielä tarpeen tehdä Siirtomenettelyä täsmennetään ja kehitetään, kun palvelulinjojen prosessikuvaukset on käsitelty Palvelulinjojen välistä yhteistyötä ja palveluohjausta edistetään erilaisin yhteistyömuodoin ja foorumein, siten että niihin osallistuu asiantuntijoita kaikilta palvelulinjoilta, osaan toimistoja on nimetty koordinaattorit

Kehittämiskohteita Toimiston omana työnä Toimiston yhteisten pelisääntöjen luominen. Pelisäännöillä varmistetaan ja tuetaan prosessien toimivuutta ja palvelulinjojen välistä yhteistyötä. Huolimatta yhteisestä palveluohjauksen määrittelystä, käytännössä asiakkaan näkemykset asiakkaan palvelutarpeesta vaativat vielä yhteistä keskustelua ja pohdintaa Valtakunnalliset toimet: - TE-palvelujen asiakkuuslinjaukset: Palveluohjauksen valtakunnalliset kriteerit