Turvapaikanhakijoiden vastaanottojärjestelmän VALTAKUNNALLINEN VALVONTAOHJELMA. Esipuhe

1 (15)

2 (15) Turvapaikanhakijoiden vastaanottojärjestelmän VALTAKUNNALLINEN VALVONTAOHJELMA Esipuhe Turvapaikanhakijoiden vastaanottojärjestelmä on vuoden 2015 aikana kokenut suuren muutoksen. Asiakasmäärien ja vastaanottokeskuksia ylläpitävien tahojen määrän voimakas kasvu vaikuttavat merkittävästi vastaanottojärjestelmän rakenteeseen ja toiminnan sisältöön. Muutoksilla on myös selkeä vaikutus valvonnan tarpeeseen, vaatimuksiin ja sisältöön. Turvapaikanhakijoiden vastaanoton käytännön toiminnan ohjaus, suunnittelu ja valvonta kuuluvat Maahanmuuttovirastolle. Maahanmuuttoviraston toimivalta perustuu kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta annetun lain (746/2011, jäljempänä vastaanottolaki) 8 :n 1 momenttiin sekä Maahanmuuttoviraston vastaanottolain 10 :n perusteella tekemiin sopimuksiin vastaanottokeskusten kanssa. Valvontaohjelma parantaa valvonnan ennakoitavuutta, ja läpinäkyvyyttä koko vastaanottojärjestelmässä. Valvonnan tavoitteena on taata vastaanottotoiminnan ja palveluiden lainmukaisuus ja laatu ja taloudellisuus. Vastaanottokeskusten valvontaa suunnataan kolmen kokonaisuuden kautta. Kokonaisuudet ovat vastaanottopalvelujen sisältö ja laatu, vastaanottokeskuksen toiminnalliset puitteet ja edellytykset sekä vastaanottokeskuksen turvallisuus. Valvonnan kautta pyritään myös yhdenmukaistamaan vastaanottopalvelujen sisältöä ja kulurakennetta sekä varmistamaan toiminnan taloudellisuus. Valvontakulttuurin keskiössä ovat vuorovaikutteiset ja ennakoivat valvontamenetelmät, kuten vastaanottokeskusten omavalvonnan ja toiminnasta laadittavien suunnitelmien tukeminen ja varmistaminen, sekä valtakunnallinen että alueellinen informatiivinen ohjaus-, neuvonta- ja koulutustoiminta. Maahanmuuttovirasto ja valtion vastaanottokeskukset toteuttavat lisäksi ohjaus- ja arviointikäyntejä vastaanottokeskuksiin sekä pyytävät tarpeen mukaan vastaanottokeskuksilta kirjallisia selvityksiä toiminnasta. Valvonnan sisältöä raamittaa kansallinen lainsäädäntö, Euroopan unionin lainsäädäntö ja Suomea velvoittavat kansainväliset sopimukset, vuoteen 2020 ulottuva vastaanottojärjestelmän strategia, Sisäministeriön ja Maahanmuuttoviraston tulostavoitteet sekä hallituksen turvapaikkapoliittiset toimenpiteet. Maahanmuuttovirasto seuraa valvontaohjelman toteutumista jatkuvasti. Seurannasta saatuja tietoja hyödynnetään vastaanottotoiminnan ja -kapasiteetin kehittämisessä, valvonnan kehittämisessä sekä valvontakohteiden ja -menetelmien määrittelemisessä jatkossa. Maahanmuuttovirasto arvioi valvonnan vaikuttavuutta vuosittain. Valvontaohjelma on voimassa toistaiseksi.

3 (15) Sisällysluettelo TURVAPAIKANHAKIJOIDEN VASTAANOTTOJÄRJESTELMÄN VALTAKUNNALLINEN VALVONTAOHJELMA... 2 Esipuhe... 2 1. Turvapaikanhakijoiden vastaanotto Suomessa... 4 1.1. Maahanmuuttovirasto... 4 1.2. Vastaanottotoiminta... 4 1.3. Vastaanottolaki... 4 1.4. Muut toimintaa ohjaavat lait ja säädökset... 5 1.5. Laillisuusvalvonnan oikeudellinen perusta vastaanottotoiminnassa... 5 1.6. Viranomaisohjeet... 5 1.7. Vastaanottojärjestelmän strategia... 6 1.8. Hallituksen turvapaikkapoliittinen toimenpideohjelma... 7 2. Turvapaikanhakijoiden vastaanoton toimintaympäristö on muuttunut... 7 2.1. Turvapaikanhakijoiden määrä on kasvanut... 7 2.2. Vastaanottokeskusten määrä, sijainti ja ylläpitäjät... 7 3. Vastaanottojärjestelmän valvonnan järjestäminen... 8 3.1. Valvontaviranomaiset... 8 3.2. Valvontakulttuuri... 8 3.3. Valvontaohjelman tavoitteet... 8 3.4. Valvonnan sisältö... 9 3.4.1. Toiminnasta laadittavat suunnitelmat ja omavalvonta... 9 3.4.2. Ohjaus ja neuvonta... 10 3.4.3. Ohjaus- ja arviointikäynnit sekä toiminnan tarkastus... 10 3.4.4. Kantelut ja selvityspyynnöt... 11 3.4.5. Laillisuusvalvonta... 12 3.4.6. Talouden ohjaus ja valvonta... 13 4. Tietoa vastaanottojärjestelmän ja vastaanottokeskusten toiminnasta tarvitaan... 14 4.1. Tarkastuskertomus... 14 4.2. Raportointi muille viranomaisille... 15 5. Vuoden 2016 valvonnan painopisteet... 15

4 (15) 1. Turvapaikanhakijoiden vastaanotto Suomessa 1.1. Maahanmuuttovirasto Maahanmuuttovirasto on maahanmuutto-, turvapaikka-, pakolaisuus- ja kansalaisuusasioissa asiantuntija-, palvelu- ja päätöksenteko-organisaatio, joka toteuttaa Suomen maahanmuuttopolitiikkaa. Virasto tuottaa tietopalveluja poliittisen päätöksenteon tueksi sekä kansallista ja kansainvälistä yhteistyötä varten. Maahanmuuttovirasto osallistuu hallitusohjelman ja hallituksen maahanmuuttopoliittisten toimenpiteiden tulokselliseen toimeenpanoon. Turvapaikanhakijoiden vastaanoton käytännön toiminnan ohjaus, suunnittelu ja valvonta kuuluvat Maahanmuuttovirastolle (746/2011). Sisäministeriön ja Maahanmuuttoviraston laativat vuosittaisen tulossopimuksen. Tulossopimuksessa on sovittu viraston keskeiset tulostavoitteet. 1.2. Vastaanottotoiminta Turvapaikanhakijoiden vastaanotolla tarkoitetaan kansainvälistä suojelua hakevien ja tilapäistä suojelua saavien vastaanottokeskuksia ja niiden järjestämien vastaanottopalveluiden kokonaisuutta. Vastaanottokeskus on paikka, johon turvapaikanhakija ja tilapäistä suojelua saava majoitetaan ja joka järjestää turvapaikanhakijalle vastaanottopalvelut. Myös lapsille tarkoitetut ryhmäkodit ja tukiasuntolat ovat vastaanottokeskuksia. Vastaanottopalvelut järjestää se vastaanottokeskus, jonka asiakkaaksi turvapaikanhakija on rekisteröity. Vastaanottopalveluilla tarkoitetaan majoitusta, sosiaali- ja terveyspalveluja, vastaanotto- ja käyttörahaa, tulkkausta ja työ- ja opintotoimintaa. Palveluiden tarkoituksena on turvapaikanhakijoiden toimeentulon ja hyvinvoinnin turvaaminen. Ilman huoltajaa oleville lapsille tarkoitetuissa ryhmäkodeissa ja tukiasuntoloissa voidaan järjestää täysi ylläpito 1.3. Vastaanottolaki Lakia kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta (746/2011) sovelletaan turvapaikanhakijoiden vastaanottotoimintaan. Lain tarkoituksena on turvata kansainvälistä suojelua hakevan, tilapäistä suojelua saavan ja ihmiskaupan uhrin toimeentulo ja huolenpito ihmisoikeuksia ja perusoikeuksia kunnioittaen ottaen huomioon Euroopan unionin lainsäädäntö ja Suomea velvoittavat kansainväliset sopimukset.

5 (15) 1.4. Muut toimintaa ohjaavat lait ja säädökset Turvapaikanhakijoiden vastaanottoa ohjaavat vastaanottolain (746/2011) lisäksi useat muut lait ja säädökset. Esimerkiksi henkilötietolain (523/1999) velvoitteet koskevat myös vastaanottokeskuksissa tapahtuvaa hakijoiden henkilötietojen käsittelyä. Talouden kannalta keskeisiä ovat laki talousarviosta (423/1988) ja kirjanpitolaki (1336/1997). 1.5. Laillisuusvalvonnan oikeudellinen perusta vastaanottotoiminnassa 1.6. Viranomaisohjeet Suomen perustuslain 2 :n 3 momentin mukaan kaiken julkisen vallan käytön tulee perustua lakiin ja kaikessa julkisessa toiminnassa on noudatettava tarkoin lakia. Suomen perustuslain 21 :n mukaan jokaisella on oikeus saada asiansa käsitellyksi asianmukaisesti ja ilman aiheetonta viivytystä lain mukaan toimivaltaisessa tuomioistuimessa tai muussa viranomaisessa sekä oikeus saada oikeuksiaan ja velvollisuuksiaan koskeva päätös tuomioistuimen tai muun riippumattoman lainkäyttöelimen käsiteltäväksi. Käsittelyn julkisuus sekä oikeus tulla kuulluksi, saada perusteltu päätös ja hakea muutosta samoin kuin muut oikeudenmukaisen oikeudenkäynnin ja hyvän hallinnon takeet turvataan lailla. Suomen perustuslain 22 :n mukaan julkisen vallan on turvattava perusoikeuksien ja ihmisoikeuksien toteutuminen. Vastaanottolain (746/2011) tarkoituksena on turvata turvapaikanhakijan toimeentulo ja huolenpito ihmisoikeuksia ja perusoikeuksia kunnioittaen ottaen huomioon Euroopan unionin lainsäädäntö ja Suomea velvoittavat kansainväliset sopimukset. Hallintolain soveltamisalaa koskevan 2 :n mukaan hallintolakia sovelletaan valtion liikennelaitoksissa, julkisoikeudellisissa yhdistyksissä sekä yksityisissä niiden hoitaessa julkisia hallintotehtäviä. Vastaanottolain perusteluiden mukaan vastaanottokeskus hoitaa julkisia hallintotehtäviä vastaanottopalveluita antamista ja epäämistä koskevissa asioissa, niiden valmistelussa, päätöksenteossa ja päätösten täytäntöönpanossa, riippumatta siitä onko sopimus vastaanoton hoitamisesta tehty kunnan, kuntayhtymän, muun julkisoikeudellisen yhteisön taikka yksityisen yhteisön tai säätiön kanssa. Vastaanotto- tai järjestelykeskusta ylläpitävän palveluntuottajan tulee vastaanottotoimintaa hoitaessaan noudattaa vastaanottolakia ja hallintolakia. Valtion vastaanottokeskukset noudattavat vastaanottolain lisäksi virkamieslakia. Vastaanottolain 10 :n 4 momentissa todetaan, että silloin kuin muu kuin viranomainen käyttää julkista valtaa hoitaessaan vastaanottopalveluihin liittyviä tehtäviä, sovelletaan tähän rikosoikeudellista virkavastuuta koskevia säännöksiä. Toimintaa ohjaavan lainsäädännön ja säädösten tueksi Maahanmuuttovirasto on laatinut tarkempia viranomaisohjeita ja erilaisia menettelytapoja ja toimintamalleja turvapaikanhakijoiden vastaanottoon. Ohjeistuksella ja menettelytavoilla pyritään takaamaan vastaanottotoiminnan lainmukaisuus ja yhdenmukaisuus. Lisäksi esi-

6 (15) merkiksi vuosittainen asiakaspalautteen kerääminen on toimintamalli, jolla asiakkaiden kokemukset saadaan osaksi toiminnan kehittämistä. 1.7. Vastaanottojärjestelmän strategia Maahanmuuttovirasto on laatinut yhdessä vastaanottokeskusten kanssa turvapaikanhakijoiden vastaanottojärjestelmän strategian. Strategia on laadittu vuonna 2013 ja sen on määrä ulottua vuoteen 2020. Vastaanottojärjestelmän toimintaajatuksena on järjestää ihmisarvoinen kohtelu, majoituspaikka ja toimivat vastaanottopalvelut kaikille turvapaikanhakijoille. Toimivien vastaanottopalveluiden kautta edistetään ja ylläpidetään asiakkaina olevien aikuisten ja lasten terveyttä, hyvinvointia ja toimintakykyä. Kaikkien asiakkaiden huolenpito ja arkinen selviytyminen turvataan sekä apua tarvitsevien ongelmissa pyritään auttamaan. Strategisia päämääriä ovat esimerkiksi: toimivat vastaanottolain mukaiset palvelut. palvelut pohjaavat yhdenvertaiseen ja oikeudenmukaiseen kohteluun. Ihmisarvoinen elämä turvataan kaikissa olosuhteissa ja tilanteissa. Lasten etuun ja hyvinvointiin kiinnitetään erityistä huomiota. eri tavoin haavoittuvassa asemassa olevat asiakkaat ja ne asiakkaat joilla on kohonnut riski joutua haavoittuvaan asemaan, tunnistetaan ja heidän erityistarpeisiinsa vastataan. Asiakkaiden tarpeisiin vastataan olemassa olevien palvelumahdollisuuksien mukaan parhaalla mahdollisella tavalla. vastaanottojärjestelmän valmius sopeutua muutoksiin ja kyky järjestää palveluita on hyvä kaikissa olosuhteissa vastaanottojärjestelmä tekee tiivistä yhteistyötä muiden viranomaisten ja järjestöjen kanssa turvapaikkaprosessin tehokkuuden ja joustavuuden parantamiseksi vastaanottojärjestelmässä toimitaan yhteisten päämäärien, käytäntöjen ja toiminnan perusperiaatteiden mukaisesti Vastaanottojärjestelmän arvot ovat: Yhdenvertaisuus Ihmisoikeudet, tasa-arvo, oikeudenmukaisuus ja syrjimättömyys ovat keskeisiä toiminnan perusperiaatteita. Esteitä yhdenvertaisuuden toteutumiselle poistetaan aktiivisesti. Joustavuus Joustavuutta on kyky vastata erilaisiin sisäisiin ja ulkoisiin muutostarpeisiin. Valmiussuunnittelulla mahdollistetaan nopea reagointi ja valmiit toimintamallit erilaisiin muutostilanteisiin. Palveluvarmuus ja toiminnan laatu säilytetään hyvänä kaikissa olosuhteissa. Ammatillisuus Ammatillisuuteen kuuluu asiallinen ja puolueeton toiminta kaikissa tilanteissa. Jokainen asiakas kohdataan ihmisarvoisena yksilönä. Omaa toimintaa tarkistellaan kriittisesti ja sitä parannetaan jatkuvasti. Turvallisuus Vastaanottokeskus on turvallinen paikka asua ja tehdä työtä. Turvallisuuteen liittyvät seikat huomioidaan kaikessa toiminnassa ja uhkiin varaudutaan ennakkoon.

7 (15) Kaikille turvallinen toimintaympäristö luodaan asiakkaiden ja työntekijöiden hyvässä yhteistoiminnassa, jossa eri toimijoiden roolit ja toimintaperiaatteet ovat kaikille selvät. 1.8. Hallituksen turvapaikkapoliittinen toimenpideohjelma Juha Sipilän hallitus on julkaissut 8.12.2015 turvapaikkapoliittisen toimenpideohjelman. Toimenpideohjelmassa on kuvattu hallituksen päivitetyt turvapaikkapoliittiset toimenpiteet, joilla pyritään kansalliset toimintamallimme uudistamalla varmistamaan turvapaikan hakijoiden määrän hallinta tässä vaativassa tilanteessa. Kaikki hallinnonalat toteuttavat toimenpideohjelmaa. 2. Turvapaikanhakijoiden vastaanoton toimintaympäristö on muuttunut 2.1. Turvapaikanhakijoiden määrä on kasvanut Turvapaikanhakijamäärät Suomessa ovat 2000-luvulla vaihdelleet noin 1 500 ja 6 000 hakijan välillä. Vuonna 2014 turvapaikkaa haki 3 651 henkilöä. Suomeen saapui vuoden 2015 aikana 32 478 turvapaikanhakijaa. Ilman huoltajaa tulleita alaikäisiä hakijoita saapui vuoden 2015 aikana 3 021. Hakijoita saapui erityisesti syksyllä 2015 (kuva 1) Kuva 1. Viikkokohtainen hakijamäärä vuoden 2015 alusta 2.2. Vastaanottokeskusten määrä, sijainti ja ylläpitäjät Odottaessaan hakemuksensa käsittelyä Suomessa turvapaikanhakija majoittuu vastaanottokeskuksessa. Osa hakijoista järjestää majoituksensa itse esimerkiksi Suomessa asuvien sukulaistensa tai ystävien luona. Alaikäisille ilman huoltajaa tuleville turvapaikanhakijoille on omia ryhmäkoteja ja tukiasuntoja. Vastaanottokeskusten määrä kasvoi suuresti vuoden 2015 aikana. Vastaanottokeskuksia perustettiin eri puolilla Suomea. Vielä elokuussa 2015 niin aikuisten ja perheiden vastaanottokeskuksia kuin ilman huoltajaa tulleille turvapaikanhakijoille tarkoitettuja yksiköitä oli noin 25 ja vuoden 2015 loppuun mennessä yksiköiden määrä oli kasvanut noin 200 yksikköön (kuvat 2 ja 3)

8 (15) 3. Vastaanottojärjestelmän valvonnan järjestäminen 3.1. Valvontaviranomaiset Turvapaikanhakijoiden vastaanottojärjestelmän valvontaviranomaisena toimii Maahanmuuttovirasto. Toiminnasta vastaa Maahanmuuttoviraston vastaanottoyksikkö. Tarpeen vaatiessa tehtävään voidaan valtuuttaa myös Maahanmuuttoviraston alaiset valtion vastaanottokeskukset. Valtakunnallisesti valvonnan suunnittelu ja valvontaohjelman toimeenpano kuuluu Maahanmuuttovirastolle. Valtion vastaanottokeskukset huolehtivat valvontaohjelman toimeenpanosta alueellisesti. Valtion vastaanottokeskukset voivat tarvittaessa osallistua valvontaohjelman toimeenpanoon myös muilla kuin sijaintinsa mukaisilla ja määritellyillä vastuualueillaan. Vastaanottokeskusten talouden ohjaus ja valvonta kuuluvat Maahanmuuttoviraston suunnittelu- ja talousyksikön vastuulle. 3.2. Valvontakulttuuri Valvonnan painopiste pitkään ollut ns. luottamusperusteisissa ja ennakollisissa menetelmissä, eikä niinkään jälkikäteen toteutettavassa (reaktiivisessa) valvonnassa tai toimintaan liittyvässä erityisessä tarkastustoiminnassa. Valvontaa on toteutettu erityisesti ohjauksen, suunnittelun sekä toiminnan yhteisen kehittämisen kautta Maahanmuuttoviraston ja vastaanottokeskusten välillä. Perustaa tälle toimintamallille on tuonut vastaanottokeskusten vähäinen määrä verrattuna nykyiseen sekä vastaanottokeskusten monivuotinen toiminta turvapaikanhakijoiden vastaanottotoiminnassa. Turvapaikanhakijoiden vastaanottojärjestelmä on kokenut suuren muutoksen erityisesti syksyn 2015 aikana. Vastaanottokeskusten ja vastaanottokeskuksia ylläpitävien tahojen määrä on moninkertaistunut. Tämä on luonut uudenlaisia vaatimuksia ja tarpeita sekä vastaanottotoimintaa että toiminnan valvontaa kohtaan. Valvonnassa yhdistetään ennakollisia ja jälkikäteisiä toimintamalleja. Myös käytännön toiminnan ohjausta, suunnittelua ja valvontaa pyritään integroimaan kokonaisuudeksi. Valvonnassa keskeistä on ohjaava ote ja yhteistoiminnallisuus valvontaviranomaisten ja vastaanottokeskusten kesken. Valvonnassa otetaan huomioon niin säädösten tuomat velvoitteet kuin tärkeiden toiminnallisten kokonaisuuksien varmistaminen. Lisäksi valvonnassa pyritään huomioimaan vastaanottokeskuksen resurssit ja toiminnalliset edellytykset sekä myös asiakkaiden kokemukset vastaanottokeskusten toiminnasta ja palvelutuotannosta. Omavalvontaa nostetaan valvontamenetelmäksi, josta vastaanottokeskukset ovat vastuussa osana normaalia ja jatkuvaa oman toiminnan arviointia ja kehittämistä. 3.3. Valvontaohjelman tavoitteet Valvontaohjelma parantaa valvonnan ennakoitavuutta ja läpinäkyvyyttä koko vastaanottojärjestelmässä. Vastaanottoyksikkö viestii valvonnasta ja siihen liittyvästä ohjauksesta laajasti vastaanottotoimintaa tuottaville tahoille, vastaanottokeskusten

9 (15) 3.4. Valvonnan sisältö työntekijöille ja muille viranomaisille. Valvonnan tavoitteena on parantaa käytännön vastaanottotoiminnan laatua ja yhdenmukaisuutta. Valvonnan yhteydessä tehdään havaintoja toiminnasta ja siihen liittyvistä tarpeista. Valvonnan kautta on mahdollista puuttua toiminnassa ilmeneviin puutteisiin, levittää hyviä käytäntöjä sekä myös suunnata vastaanottojärjestelmän ohjaustoimintaa entistä paremmin. Lisäksi vastaanottoyksikkö saa valvonnan kautta omasta toiminnastaan tietoa, joka on hyödynnettävissä toiminnan suunnittelussa ja vastaanottojärjestelmän kehittämisessä. Käytännön vastaanottotoiminnan valvontaa toteutetaan kuuden menetelmän kautta. 1. Toiminnasta laadittavat suunnitelmat ja omavalvonta 2. Ohjaus ja neuvonta 3. Ohjaus- ja arviointikäynnit sekä toiminnan tarkastus 4. Selvityspyynnöt 5. Laillisuusvalvonta 6. Talouden ohjaus ja valvonta 3.4.1. Toiminnasta laadittavat suunnitelmat ja omavalvonta Vastaanottokeskusten perustoimintaa tukevat erilaiset lakisääteiset ja muut Maahanmuuttoviraston edellyttämät suunnitelmat. Suunnitelmien tavoitteena on, että vastaanottokeskus pystyy tunnistamaan, ehkäisemään ja korjaamaan toiminnassaan ja palveluissaan esiintyviä epäkohtia ja riskejä aiheuttavia tilanteita mahdollisimman suunnitelmallisesti ja nopeasti. Suunnitelmat ovat osa vastaanottokeskusten ennakkovalvontaa ja niiden avulla keskukset voivat myös itse arvioida ja kehittää toimintaansa. Keskeinen osa ennakkovalvontaa on vastaanottokeskusten omavalvonta. Tavoitteena on, että vastaanottokeskuksissa tehdään omavalvontaa, sen seurantaa ja arviointia sekä tarvittavia korjausliikkeitä säännöllisesti. Omavalvonta perustuu yksikössä toteutettavaan riskinhallintaan, jossa palveluprosesseja arvioidaan laadun ja asiakasturvallisuuden näkökulmasta. Tarkoituksena on ennaltaehkäistä riskien toteutuminen ja reagoida havaittuihin kriittisiin työvaiheisiin tai kehittämistä vaativiin asioihin. Jokaisen vastaanottokeskuksen tulee laatia seuraavat suunnitelmat: omavalvontasuunnitelma toimintasuunnitelma (ml. talousarvio) ja - kertomus turvallisuussuunnitelma pelastussuunnitelma poistumisturvaselvitys (alaikäisyksiköt) valmiussuunnitelma lääkehoitosuunnitelma perehdytyssuunnitelma tasa-arvo ja yhdenvertaisuussuunnitelma arkistonmuodostussuunnitelma

10 (15) Lisäksi vastaanottokeskusten tulee laatia henkilörekistereiden osalta rekisteriseloste. Rekisteriseloste laaditaan kaikista henkilörekistereistä. Asiakasrekisteriin ja potilasrekisteriin käytetään Maahanmuuttoviraston laatimaa selostetta. Maahanmuuttovirasto antaa vastaanottokeskuksille omavalvontasuunnitelmien laatimisessa huomioitavat periaatteet ja omavalvontasuunnitelmiin sisällytettävät aiheet. Vastaanottokeskusten ylläpitäjällä on oma vastuu toiminnan asianmukaisuudesta ja tuottamiensa palvelujen laadusta sekä asiakas- ja potilasturvallisuudesta. Suunnitelmien laatiminen sinänsä ei ole itsetarkoitus, vaan niiden toimeenpano käytännön työssä. Suunnitelmat pyydetään tarpeen vaatiessa nähtäväksi Maahanmuuttoviraston vastaanottoyksikköön. Toimintasuunnitelma, talousarvio ja toimintakertomus tulee toimittaa virastoon vuosittain (päivitetty talousarvio myös toimintavuoden aikana). 3.4.2. Ohjaus ja neuvonta Vastaanottokeskusten ohjaus ja neuvonta ovat Maahanmuuttoviraston vastaanottoyksikön ohjaus- ja kehittäminen tulosalueen vastuulla. Tulosalue vastaa vastaanottokeskusten substanssiohjauksesta, toimintaa koskevista linjauksista ja niihin liittyvästä kehittämistyöstä. Ohjaus- ja neuvonta ovat osa ehkäisevää ennakkovalvontaa. Aktiivisen informaatioohjauksen tavoitteena on varmistaa, että vastaanottokeskukset järjestävät lakisääteiset vastaanottopalvelut yhdenvertaisesti, laadukkaasti ja kustannustehokkaasti yhteisten päämäärien, käytäntöjen ja perusperiaatteiden mukaisesti. Lisäksi tavoitteena on ennalta ehkäistä mahdollisten virheellisten toimintatapojen syntyminen. Maahanmuuttovirasto järjestää vastaanottokeskusten henkilökunnalle käytännön vastaanottotoimintaa ohjaavaa ja osaamista kehittävää koulutusta, niin eri ammattiryhmille kuin aiheperusteisestikin. Keskeinen koulutettavien ryhmä on vastaanottokeskusten johtajat. Koulutukset mahdollistavat myös hyvien käytäntöjen leviämisen ja juurruttamisen, ja parantavat osaltaan toimijoiden välistä tietojenvaihtoa ja yhteistyötä. Maahanmuuttovirasto edellyttää vastaanottokeskusten henkilöstön osallistumista koulutuksiin. Osana ohjausta ja neuvontaa Maahanmuuttovirasto kehittää edelleen Vokit verkossa -ekstranettiä. Ekstranetti on kaikkien vastaanottokeskustyöntekijöiden yhteinen työkalu. Sen tavoitteena on toimia toimintakäsikirjana, josta löytyvät kaikki vastaanottotoimintaa koskevat ohjeet, linjaukset ja toimintamallit. Lisäksi ekstranetissä tiedotetaan ajankohtaisista asioista ja koulutuksista. 3.4.3. Ohjaus- ja arviointikäynnit sekä toiminnan tarkastus Maahanmuuttovirasto toteuttaa ennakoivia, ohjaukseen painottuvia ohjaus- ja arviointikäyntejä vastaanottokeskuksiin. Lisäksi tehdään jälkivalvonnallisia toiminnan tarkastuksia. Valtion vastaanottokeskukset toteuttavat ohjaus- ja arviointikäyntejä sekä toiminnan tarkastuksia sijaintinsa mukaisilla ja määritellyillä vastuualueillaan. Ohjaus- ja arviointikäyntien tavoitteena on tukea vastaanottokeskuksen toimintaa ja varmistaa vastaanottopalveluiden lainmukaisuus ja yhdenvertainen saatavuus.

11 (15) Käynneillä arvioidaan vastaanottopalveluiden sisältöä, laatua ja saatavuutta, vastaanottokeskusten toiminnallisia puitteita ja edellytyksiä sekä turvallisuutta. Arvioinnin ja ohjauksen kautta pyritään lisäksi yhdenmukaistamaan vastaanottopalveluiden sisältöä ja kulurakennetta. Käynnit toimivat vastaanottokeskusten ja valvontaviranomaisen välisenä vuorovaikutus- ja ohjaustilanteena. Tavoitteena on jakaa tietoa ja yhdessä arvioida mahdollisia kehittämistarpeita. Toiminnan tarkastus on ohjauksen ja valvonnan apuna käytettävä menetelmä, jolla voidaan hankkia havaintoihin perustuvaa tietoa vastaanottokeskusten toiminnasta ja vastaanottopalveluiden laadusta. Tarkastuksen tekeminen edellyttää perusteltua syytä, eli se voidaan tehdä, kun epäillään, että toiminnassa voi olla puutteita tai muita epäkohtia. Tarkastuskäynti on siten luonteeltaan jälkivalvonnallinen, ja se eroaa ohjaus- ja arviointikäynneistä, joita voidaan tehdä puhtaasti ennakollisessa ja ohjaavassa tarkoituksessa. Tarkastus voidaan tehdä ennalta ilmoittamatta. Maahanmuuttovirasto laatii käynneillä käsiteltäville kysymyksille ja käyntien perusteella laadittavalle muistiolle yhteisen mallilomakkeen menettelytapojen yhdenmukaistamiseksi. Muistioon kirjataan myös käynnillä mahdollisesti esiin nousseet suositukset ja jatkotoimenpiteet, joiden toteutumista Maahanmuuttovirasto seuraa. Muistio lähetetään tiedoksi käynnin kohteena olleelle vastaanottokeskukselle. Terveydenhuollon seurannan ja valvonnan osalta tehdään erillisiä ohjaus- ja arviointikäyntejä sekä toiminnan tarkastuksia. Seurantakäynneillä arvioidaan muun muassa kiireellisten ja välttämättömien terveyspalveluiden saatavuutta, alkuterveystarkastusten ja infektioseulontojen toteutumista, potilasasiakirjojen käsittelyä ja yhteistyötä eri terveydenhuollon toimijoiden välillä. Terveydenhuollon seurannan mallilomake on laadittu yhteistyössä THL:n kanssa. 3.4.4. Kantelut ja selvityspyynnöt Kansalaiskirjeellä tarkoitetaan yhteydenottoa, johon odotetaan vastausta, mutta joka ei sisällä viranomaisen tai virkamiehen arvostelua. Kansalaispalautteella yhteydenottoa, josta käy ilmi, ettei siihen odoteta vastausta ja hallintokantelulla yhteydenottoa, jossa arvostellaan viranomaisen tai virkamiehen toimintaa. Vastaanottokeskuksen asiakkaalla on oikeus valittaa saamistaan vastaanottopalveluista. Vastaanottokeskuksen tulee tiedottaa asiakkaita palveluiden valitusmahdollisuudesta ja laatia toimivat prosessit valitusten käsittelyyn. Ennen kansalaiskirjeen, - palautteen tai kantelun tekemistä on suositeltavaa selvittää asiaa vastaanottopalveluita antaneessa keskuksessa, jossa voidaan käydä läpi asiassa mahdollisesti tapahtuneita puutteita tai virheitä. Asiakkaan tekemä kansalaiskirje, -palaute tai kantelu lähetetään Maahanmuuttoviraston vastaanottoyksikköön 1. Vastaanottokeskusten asiakkaiden lisäksi keskusten työntekijät, vapaaehtoistyöntekijät ja vastaanottokeskusten kanssa yhteistyötä tekevät viranomaiset sekä muut toimijat lähettävät Maahanmuuttovirastolle selvityspyyntöjä ja valituksia vastaanottokeskusten toiminnasta. Maahanmuuttoviraston vastaanottoyksikön vastuulla on ryhtyä niihin toimenpiteisiin, joihin se kansalaispalautteen, - kirjeen tai kantelun pe- 1 Vastaanottolain mukaisista palveluista tehtyjä päätöksiä koskevat valitukset toimitetaan hallinto-oikeuteen. Ks kohta laillisuusvalvonta.

12 (15) rusteella katsoo olevan aihetta. Valitus tai palaute voi vaatia esimerkiksi asian tarkempaa selvittämistä, huomautuksen antamista tai toimintatapojen ja käytäntöjen korjaamista ja kehittämistä. Pääsääntönä on, että valituksen kohteelta pyydetään kirjallinen selvitys asiasta ennen valitukseen vastaamista. Jos valvova viranomainen arvioi, että valituksen johdosta ei ole aihetta ryhtyä toimenpiteisiin, siitä ilmoitetaan valituksen tekijälle. Maahanmuuttoviraston oikeusyksikkö vastaa vastaanottoyksikön toiminnasta tehtyihin kanteluihin ja selvityspyyntöihin. 3.4.5. Laillisuusvalvonta Laillisuusvalvonnalla tarkoitetaan tässä yhteydessä viranomaisten toiminnan lainmukaisuuden valvontaa. Suomen perustuslain 2 :n 3 momentin mukaan kaiken julkisen vallankäytön tulee perustua lakiin ja kaikessa julkisessa toiminnassa on noudatettava tarkoin lakia. Vastaanottojärjestelmässä sisäisen laillisuusvalvonnan tarkoituksena on toteuttaa Suomen perustuslain 21 :ssä jokaiselle taattua hyvää hallintoa ja edistää vastaanottolain toteutumista sekä ylläpitää ja parantaa vastaanottokeskusten toiminnan laatua. Laillisuusvalvonnalla pyritään estämään ennalta mahdolliset virheet sekä paljastamaan ja saattamaan asianmukaiseen menettelyyn virheellinen tai lainvastainen toiminta mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Vastaanottotoiminnan laillisuusvalvonnan painopiste on sellaisten toimien - ja käytänteiden valvonnassa, joilla puututaan turvapaikanhakijoiden vastaanottolain mukaisiin palveluihin. Vastaanottokeskusten tekemiin päätöksiin liittyen vastaanottorahan myöntämiseen, vastaanottopalveluista perittyihin maksuihin, vapaaehtoisen paluun tukemiseen, aineiden ja esineiden haltuunottoon ja tilojen tarkastamiseen on mahdollista hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen. Hallinto-oikeus tutkii päätöksen lainmukaisuuden. Käräjäoikeuden tekemään päätökseen koskien edustajan määräämistä ja tehtävästä vapauttamista voi hakea muutosta valittamalla hovioikeuteen. Vastaanottolain mukaan vastaanottokeskuksen tai Maahanmuuttoviraston 16 :n nojalla tekemään päätökseen, joka koskee majoittamista tai vastaanottokeskuksesta toiseen siirtämistä, ei saa hakea muutosta valittamalla. Vastaanottokeskusten tulee toimittaa Maahanmuuttoviraston vastaanottoyksikköön oma laillisuusvalvontaraporttinsa vuosittain helmikuun loppuun mennessä. Laillisuusvalvontaraportti sisältää soveltuvin osin seuraavat asiakokonaisuudet: 1) Hallintokantelut - ratkaistujen kantelujen lukumäärä, - vireillä olevien kantelujen lukumäärä, - tutkittujen kantelujen aiheet ja - toimenpiteet 2) Rikosasiat - laadittujen ilmoitusten (R ja S) lukumäärä, - nimikkeet, ja - toimenpiteet (ei syytä epäillä rikosta, toimenpiteistä luopuminen, esitutkinnan rajoittaminen, ei syyteharkintaan/syyteharkintaan, muu toimenpide).

13 (15) 3) Virkamiesoikeudelliset asiat - kohta koskee ainoastaan valtion vastaanottokeskuksia - käsiteltyjen tapausten lukumäärä, - vireillä olevien tapausten lukumäärä, - käsiteltyjen tapausten aiheet, ja - toimenpiteet (ei toimenpiteitä, turvaamistoimenpide, varoitus, määräaikainen virantoimituksesta erottaminen, virkasuhteen päättäminen, muu toimenpide). 4) Vahingonkorvaukset ja hyvitykset - vaatimusten lukumäärä, - vaatimuksen aihe, - maksetut korvaukset ja hyvitykset (euroa), ja - oikeudenkäyntikulut (euroa). 5) Henkilötietojen käsittelyn valvonta - raportointivuoden aikana suoritetut lokitarkastukset, niiden tulokset ja tarkastusten johdosta vaaditut/suoritetut toimenpiteet sekä - muut henkilötietojen käsittelyn valvontaan liittyvät toimenpiteet (tilastointi viranomaisen toimintaa tarkoituksenmukaisesti kuvaavalla tavalla) 6) Kansalaispalautteen huomioon ottaminen - eri kanavien kautta saapuneen kansalaispalautteen lukumäärä ja aiheet - kuvaus siitä, millä tavalla viranomainen on seurannut kansalaispalautetta ja ottanut sen toiminnan ohjauksessa, kehittämisessä, koulutuksessa tai muussa vastaavassa tarkoituksessa huomioon. 7) Laillisuusvalvontaraportin johdosta tehdyt havainnot ja toimet sekä muut mahdolliset lausumat 3.4.6. Talouden ohjaus ja valvonta Vastaanottolain (746/2011) 8 :n mukaisesti vastaanoton käytännön toiminnan ohjaus, suunnittelu ja valvonta kuuluvat Maahanmuuttovirastolle. Vastaanottokeskuksille vastaanottotoiminnan toteuttamiseen kohdennettujen määrärahojen käytön ohjausta ja valvontaa toteuttaa viraston suunnittelu- ja talousyksikkö yhteistyössä vastaanottoyksikön kanssa. Talousarviolain (423/1988) 24 b :n mukaisesti viraston on huolehdittava siitä, että sisäinen valvonta on asianmukaisesti järjestetty sen omassa toiminnassa sekä toiminnassa, josta virasto vastaa. Maahanmuuttovirasto vastaa ohjeistuksen ja valvonnan keinoin, että vastaanottopalvelut toteutetaan niistä tehtyjen sopimusten mukaisesti ja että valtion talousarvion säännöksiä noudatetaan. Vastaanottokeskusten tilinpito on järjestettävä siten, että vastaanottotoiminnan menoja voidaan luotettavasti seurata kirjanpidossa erillään palveluntuottajan mahdollisesta muusta toiminnasta. Kirjanpidossa tulee olla oma kustannuspaikka, projektikoodi tai muu tunniste, jolla kaikki vastaanottotoiminnasta aiheutuvat tulot ja menot voidaan yksiselitteisesti erottaa organisaation muusta kirjanpidosta.

14 (15) Vastaanottokeskukset laativat vuosittain talousarviot ja niiden noudattamisesta kululajeittain raportoidaan kuukausittain. Talousarvioita päivitetään tarvittaessa toimintavuoden aikana, jos toiminnassa tapahtuu muutoksia. Mahdollisiin sopimuspoikkeamiin reagoidaan välittömästi, jos kuluissa havaitaan talousarvioista poikkeavia menoja ilman, että muutoksista on sovittu. Vastaanottokeskus laatii kunkin tilikauden toteutuneista kustannuksista kirjanpitoon perustuvan alustavan selvityksen (mukana pääkirja), joka toimitetaan Maahanmuuttovirastolle tilikautta seuraavan kuukauden loppuun mennessä. Lopullinen selvitys tilikauden toteutuneista kustannuksista toimitetaan vastaanottokeskuksen tilikauden tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen. Lopulliseen selvitykseen liitetään auktorisoidun tilintarkastajan lausunto tilikauden kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä. Maahanmuuttovirastolla tai sen valtuuttamalla tarkastajalla sekä valtiontalouden tarkastusvirastolla on oikeus tarkastaa vastaanottokeskuksen tilinpitoa. Osana valvontaohjelmaa Maahanmuuttovirasto suorittaa ohjaus- ja arviointikäyntejä vastaanottokeskuksiin. Ohjauskäyntien yhteydessä suoritetaan vastaanottokeskusten talouden ohjausta ja valvontaa. Viraston oman ohjauksen, valvonnan ja sisäisen tarkastuksen lisäksi virasto voi hankkia tilintarkastustoimistolta tarkastuspalveluita, joilla voidaan tarvittaessa varmistua vastaanottokeskusten tilinpidon riittävyydestä ja oikeellisuudesta. Valtiontalouden tarkastusvirasto tarkastaa vuosittain valtion virastojen tilinpäätökset ja laatii niistä tilintarkastuskertomukset. Tilintarkastuksessa tarkastetaan, onko valtion talousarviota ja sen soveltamiseen liittyviä keskeisiä säännöksiä noudatettu, onko tilinpäätöksessä esitetty oikeat ja riittävät tiedot ja onko tarkastettavan kohteen sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti. 4. Tietoa vastaanottojärjestelmän ja vastaanottokeskusten toiminnasta tarvitaan Vastaanottojärjestelmän kokonaisuuden kehittäminen ja valvonta edellyttää ajantasaista, vertailukelpoista ja eri osa-alueita tarkastelevaa tietoa. Kokonaiskuvan luominen edellyttää tilanteen tarkastelua eri näkökulmista Tietoa tarvitaan siitä, miten vastaanottojärjestelmä ja yksittäiset vastaanottokeskukset vastaavat lainsäädännön vaatimuksiin ja turvaavat asukkaille lakisääteiset palvelut. Tarvitaan tietoa myös siitä, miten vastaanottokeskuksen toiminnalliset puitteet ja edellytykset sekä vastaanottokeskuksen turvallisuusympäristö on järjestetty. 4.1. Tarkastuskertomus Valvontaohjelman toimeenpanoa seurataan jatkuvasti toimenpiteiden edetessä. Vaikuttavuutta arvioidaan vuosittain ja tietoa hyödynnetään valvonnan painopisteiden ja menetelmien kehittämiseksi. Vaikuttavuuden lisäksi arvioidaan valvonnan toimeenpanoa ja seurantaa. Maahanmuuttoviraston vastaanottoyksikkö laatii vuosittain tarkastuskertomuksen, jossa käydään läpi valvonnan toteuttamista, tuloksia ja kehittämiskohtia.

15 (15) 4.2. Raportointi muille viranomaisille Maahanmuuttoviraston vastaanottoyksikkö raportoi vastaanottokeskusten toiminnassa ilmenneistä havainnoista tarpeen mukaan muille asianomaisille viranomaisille. 5. Vuoden 2016 valvonnan painopisteet Valvonnan kohteita ovat vuonna 2016 palveluiden sisältö ja laatu, vastaanottokeskusten toiminnalliset puitteet ja edellytykset, terveydenhoito, tietojärjestelmien käyttöönotto sekä turvallisuus ja taloudellisuus. Kaikki vastaanottokeskukset kartoitetaan turvallisuuskysymysten osalta helmikuun 2016 loppuun mennessä. Lisäksi rikoksentorjuntaneuvosto järjestää yhdessä Maahanmuuttoviraston kanssa turvallisuusaiheisen kyselyn vastaanottokeskuksien henkilökunnalle kevään 2016 aikana. Ohjaus-, valvonta-, ja tarkastuskäyntien kohteet ja määrä valitaan tarpeiden ja resurssien mukaan. Vuonna 2016 painopisteenä ovat uudet yksiköt ja yksiköt, joiden toiminnassa on havaittu puutteita.