HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5)

Transkriptio

1 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto 1. nimi 2. pitäjä Vastaanottokeskuksen vierailijarekisteri Sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö Toinen linja 4 PL HELSINGIN KAUPUNKI SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Metsälän vastaanottokeskuksen johtaja Metsälän vastaanottokeskuksen osalta Helsingin vastaanottokeskuksen johtaja Helsingin vastaanottokeskuksen osalta Tehtävänimike Sosiaali- ja terveysviraston Asiakirjakeskus Osoite Helsingin kaupunki Sosiaali- ja terveysvirasto/asiakirjakeskus PL HELSINGIN KAUPUNKI Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Sosiaali- ja terveysvirasto (vaihde/asiakirjakeskus) [email protected]

2 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (5) 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Vastaanottokeskuksen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäminen sekä vastaanottokeskuksessa vierailevien henkilöiden seuranta. - laki ulkomaalaisten säilöön otettujen kohtelusta ja säilöönottoyksiköstä / tietosisältö Vierailijan etu- ja sukunimi, henkilöllisyystodistuksen laatu, ketä henkilö saapuu tapaamaan, vierailun tai tapaamisen kesto, muut tapaamiseen tai vierailuun liittyvät tarpeelliset tiedot 7. Säännönmukaiset tietolähteet Vierailijan henkilöllisyystodistus, vastaanottokeskuksen työntekijöiden ilmoittamat tiedot. 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Rekisteröidyn tietoja voidaan luovuttaa muille viranomaisille ja tahoille suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajan suostumuksella. Viranomaisille tai tahoille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava säädösperuste, jonka perusteella tietoja pyytää. Tietojen luovutuksesta tulee tehdä merkintä vierailijarekisteriin. Sen lisäksi, mitä muualla laissa säädetään, vierailijarekisteristä saa salassapitosäännösten estämättä luovuttaa Maahanmuuttovirastolle, poliisille, rajatarkastusviranomaiselle sekä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle tietoja, jotka ovat niille välttämättömiä kansainvälistä suojelua hakevien, tilapäistä suojelua saavien ja ihmiskaupanuhrien auttamiseen liittyvien tehtävien hoitamisessa. Tiedonsaantioikeudesta on voimassa, mitä kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta annetun lain 58 :ssä säädetään. Tietoja voidaan luovuttaa tieteellistä tutkimusta, tilastotarkoitusta tai viranomaisen suunnittelu- tai selvitystyötä varten rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella tai luovuttamiseen oikeuttavan nimenomaisen lainsäännöksen perusteella. Tiedot voidaan luovuttaa myös konekielisessä muodossa tai teknisen käyttöyhteyden avulla. Ennen tietojen luovuttamista teknisen käyttöyhteyden avulla on tietoja pyytävän esitettävä selvitys tietojen suojaamisesta henkilötietolain 32 :n 1 momentissa tarkoitetulla tavalla

3 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 (5) 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 10. suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto Arkistoissa ja hoitoyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Toimiyksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. B. ATK:lla käsiteltävät tiedot ATK:lle tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

4 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 (5) 11. Tarkastusoikeus Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti sosiaali- ja terveysviraston toimipaikoissa. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Henkilölle varataan mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin näyttöruudulla ja pyydettäessä tiedot annetaan tulosteina pyytäjän haluamassa laajuudessa. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee syyt tarkastusoikeuden epäämiseen sekä valitusosoitus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. pitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen tieto, se voidaan korjata tai poistaa. Muutokset tehdään siten että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on jälkikäteenkin mahdollista tarvittaessa nähdä. Henkilö tekee tietoa tai tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty. Mikäli henkilön vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä kieltäytymistodistus, josta ilmenevät syyt korjaamisen epäämiseen. Todistukseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 13. Kielto-oikeus Asiakastietojärjestelmän tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain henkilön nimenomaisella suostumuksella tai lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla.rekisteröidyn ei tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa. 14. Rekisteröidyn informointi Viraston eri toimintayksiköt vastaavat asiakkaidensa/potilaidensa tietojen käsittelystä, tietojen oikeellisuudesta, rekisteröidyn informoinnista ja rekisteriselosteiden nähtävillä pidosta. 15. Rekisterihallinto Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksen mukaan sosiaali- ja terveystoimen rekisterien rekisterinpitäjä on sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö. Rekisterien vastuuhenkilöt vahvistetaan virastopäällikön päätöksellä. vastuuhenkilö huolehtii - rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä - periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tietoja luovutetaan - rekisteriselosteen laatimisesta

5 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 (5)