Palvelutuotannon lautakunta 28 28.04.2016 Elintarvikehankinnat puitesopimusperiaatteella ajalle 1.8.2016-31.7.2019 Palvelutuotannon lautakunta 28.04.2016 28 Elintarvikkeiden hankintasopimus päättyy 31.7.2016. Kunnat (Kauniainen ja Keravan kaupungit sekä Kirkkonummen kunta) ovat pyytäneet yhteistyössä tarjousta elintarvikkeista hankintakaudelle 1.8.2016-31.7.2019. Hankinnan ennakoitu arvo on yhteensä n. 4,7 milj. euroa/vuosi. Kukin kunta tekee itsenäisen hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen valitun tai valittujen toimittajien kanssa. Kunnat varaavat mahdollisuuden jatkaa sopimusta optiokaudeksi 1.8.2019-31.7.2020. Kunnat ilmoittavat option käytöstä kuusi kuukautta ennen perussopimuskauden umpeutumista. Option käytöstä tehdään erillinen kuntakohtainen hankintapäätös ja -sopimus ennen perussopimuksen loppumista. Kunnat pidättävät itsellään oikeuden ostaa sopimuskauden aikana pieniä eriä kausi-, erityis- ja räätälöityjä tuotteita tämän sopimuksen ulkopuolelta. Hankinnan kuvaus Kuntien alueella on yhteensä 16 tuotantokeittiötä ja 40 palvelukeittiötä, jotka tilaavat elintarvikkeita. Sopimuskauden aikana elintarvikkeita käytetään n. 19 milj. euron arvosta. Osatarjoukset tuoteryhmittäin hyväksytään. Tarjoaja voi tehdä osatarjouksen kaikkiin kuntiin tai vain yhteen kuntaan. Tarjoukset vartaillaan tuoteryhmittäin. Tarjoajan tuli tarjota ja hinnoitella vähintään 80 % pyydetyistä tuoteryhmän tuotteista. Muutoin tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Maitotaloustuotteiden osalta vaaditaan, että EU:n maitotuen hakee toimittaja kunnan valtuutuksen perusteella. Tarjoukseen annetaan tuettu hinta. Hintavertailussa tarjoajan tarjouksen tuoteriville lisätään kallein tarjottu hinta, mikäli tuoteryhmän jollekin tuotteelle ei ole annettu tarjoushintaa.mikäli kukaan tarjoaja ei jätä tarjousta tietylle riville, niin rivi poistetaan vertailussa. Tarjoukset pyydettiin antamaan liitteenä olleille tarjoustuotelomakkeille, jotka oli ryhmitelty seuraavasti: einekset, kala, leipä, liha- ja lihavalmisteet, maito- ja maitovalmisteet, perunat, vihannekset ja marjat sekä teolliset elintarvikkeet. Liitteenä oli myös tuotteiden laatukriteerit. Tarjouksen tuli olla suomenkielellä laadittu. Tarjouspyynnön liitteissä oli mainittu kuntien vuosikulutusarviot tuoteryhmittäin ja tuotteittain. Tarjouksen vertailu Tarkistetaan tarjottujen tuotteiden vähimmäislaatuvaatimusten täyttyminen.
Toimittajan antamat tuotteiden hinnat kerrotaan vuosikulutusarviolla. Mikäli tuoteryhmän jollekin tuotteelle ei ole annettu hintaa niin vertailuun lisätään kallein tuoteriville tarjottu hinta. Pisteet lasketaan seuraavasti: Edullisimman tarjouksen tehnyt toimittaja saa täydet 100 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla: (edullisin tuoteryhmätarjoushinta/vertailtava tuoteryhmätarjous) x100. Puitejärjestelyssä noudatetaan seuraavia ehtoja: - Vertailujen perusteella tuoteryhmille valitaan yksi ensisijainen toimittaja, lisäksi valitaan kaksi varatoimittajaa täydennyshankintoihin palvelun päivittäisen laadun varmistamiseksi - Vuosittain voidaan tehdä kevennetty kilpailutus ruokalistakierron mukaan valittujen toimittajien kesken. - Kaikki valinnat perustuvat tarjousvertailuun. Tarjouksista valitaan edullisin toimittaja. Hankinnasta ilmoitettiin 18.2.2016 Cloudia-järjestelmässä. Tarjousten viimeinen jättöpäivä oli 11.4.2016 klo 7 mennessä.. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jätti 11 yritystä. Kaksi yritystä antoi tarjouksensa vain Keravan kaupungille. Tarjouksensa jättivät Kirkkonummen kunnalle seuraavat yritykset: Ab Chipsters Food Oy, Atria Suomi Oy, Cocinar Oy/Expert Food, JH Vihannes Oy, Heinon Tukku Oy, Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy, Kespro Oy, Valio Oy, Arla Oy. Tarjoukset esitellään ja päätösehdotus annetaan kokouksessa. Valmistelija: ruokapalvelujohtaja Toini Linnanmäki, 0400 849 154, etunimi.sukunimi@kirkkonummi.fi Liite: - tarjousvertailu, liite PatuL 1 / 28.4.2016 (jaetaan kokouksessa) Käsittely Ruokapalvelujohtaja Toini Linnanmäki oli kokouksessa läsnä ja selosti hankintamenettelyä. Tarjouspyynnön mukaan osatarjoukset tuoteryhmittäin hyväksytään ja tarjoukset vertaillaan tuoteryhmittäin.tuoteluetteloissa mainittuja tuotteita tuli tarjota vähintään 80 % pyydetyistä tuoteryhmän tuotteista. Muutoin tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena.
Hintavertailussa tarjoajan tarjouksen tuoteriville lisätään kallein tarjottu hinta, mikäli jollekin tuotteelle ei ole annettu tarjoushintaa. Lisäksi tuoteryhmittäin eri tuotteille oli asetettu pakkauskokovaateita, joista piti olla saatavina myös pieniä myyntieriä. Lisäksi rikotut pakkaukset tuli toimittaa tarjottuun hintaan. Maitotaloustuotteiden osalta vaadittiin, että EU:n maitotuen hakee toimittaja kunnan antaman valtuutuksen perusteella. Joillekin lihatuotteille oli asetettu palakokovaade, joka sai poiketa +/- 20 % pyydetystä. Lisäksi eri tuoteryhmille oli asettuu valtakunnallisten ravitsemussuositusten mukaiset ravitsemuskriteerit. Tarjoajille oli annettu mahdollisuus tehdä tarjouspyyntöä koskevia tarkentavia kysymyksiä tarjouspalvelu.fi kautta 1.3.2016 mennessä ja vastaukset oli luettavissa 7.3. mennessä. Hintavertailu, taulukko 1. Hintavertailu tehtiin tuoteryhmittäin siten, että kallein tarjottu hinta kirjattiin kaikkiin niihin tuotteisiin, joita ei oltu tarjottu tai ne eivät vastanneet ravitsemuskriteereitä tai tuotekoko oli väärä tai tuotetietoja ei löytynyt. Tuoteryhmävertailu hyväksytyistä tuotteista, taulukko 2. Tuoteryhmävertailussa verrattiin kriteerit täyttävien tuotteiden ja tarjoukseen pyydettyjen tuotteiden määrän toteutunutta osuutta sekä toteumaprosentti. Tarjottujen ja hyväksyttyjen tuotteiden määrä tuli olla vähintään 80 %. Loppuyhteenveto pisteytettynä, taulukko 3. Pisteiden laskun loppuyhteenvedossa käytettiin hintavertailutaulukkoa 1, jossa edullisimman tuoteryhmätarjouksen tehnyt tarjoaja sai täydet 100 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet laskettiin kaavalla: (edullisin tuoteryhmätarjoushinta/vertailtava tuoteryhmätarjous) x 100. Kaikkia tarjouksia ei oltu tehty tarjouspyynnön mukaisesti. Osassa tuotteista ravitsemuskriteerit eivät täyttyneet, osaa ei oltu tarjottu 80 % tai tuotteista ei saatu kaikkia tuotetietoja. Tästä johtuen osa tuoteryhmätarjouksista tulee hylätä. Tuoteryhmästä eines, hylättyjä: Cocinar Oy Expert Food tarjottujen tuotteiden määrä 14/42 Ab Chipsters Food Oy tarjottujen/ hyväksyttyjen tuotteiden määrä 17/42 Heinon Tukku Oy tarjottujen/hyväksyttyjen tuotteiden määrä 32/42 Tuoteryhmästä leipä, hylättyjä: Heinon Tukku Oy, tarjottujen ja hyväksyttyjen tuotteiden määrä 5/15 Tuoteryhmä liha- ja lihavalmisteet, hylättyjä: Cocinar Oy Expert Food tarjottujen/hyväksyttyjen tuotteiden määrä 3/78 Atria Oyj tarjottujen/hyväksyttyjen tuotteiden määrä 45/78 Kespro Oy tarjottujen/hyväksyttyjen tuotteiden määrä 49/78 Heinon Tukku Oy tarjottujen/hyväksyttyjen tuotteiden määrä 47/78 Perunat, vihannekset ja hedelmä, hylättyjä:
Ab Chipsters Food Oy tarjottujen ja hyväksyttyjen tuotteiden määrä 29/37 Ruokapalveluyksikkö on tarkastanut ja vertaillut tarjoukset. Kaikki pyydetyt liitteet ja todistukset on toimitettu hyväksyttävästi. Tarkastuksessa tehdyt huomiot on mainittu ylläolevassa. Ehdotus Yhdyskuntatekniikan toimialajohtaja: Esittelijän kokouksessa antama päätösehdotus: Elintarviketoimittajiksi valitaan hyväksytysti tarjouksen tehneet tavarantoimittajat tuoteryhmittäin seuraavasti: Palvelutuotannon lautakunta päättää 1. Hylätä seuraavien toimittajien tarjoukset: Tuoteryhmästä eines, hylättyjä: Cocinar Oy Expert Food tarjottujen tuotteiden määrä 14/42 Ab Chipsters Food Oy tarjottujen/ hyväksyttyjen tuotteiden määrä 17/42 Heinon Tukku Oy tarjottujen/hyväksyttyjen tuotteiden määrä 32/42 Tuoteryhmästä leipä, hylättyjä: Heinon Tukku Oy, tarjottujen ja hyväksyttyjen tuotteiden määrä 5/15 Tuoteryhmä liha- ja lihavalmisteet, hylättyjä: Cocinar Oy Expert Food tarjottujen/hyväksyttyjen tuotteiden määrä 3/78 Atria Oyj tarjottujen/hyväksyttyjen tuotteiden määrä 45/78 Kespro Oy tarjottujen/hyväksyttyjen tuotteiden määrä 49/78 Heinon Tukku Oy tarjottujen/hyväksyttyjen tuotteiden määrä 47/78 Perunat, vihannekset ja hedelmä, hylättyjä: Ab Chipsters Food Oy tarjottujen ja hyväksyttyjen tuotteiden määrä 29/37 Laatukriteerit täyttäviä tuotteita ei oltu tarjottu vaadittua 80 %. 2. valita elintarviketoimittajiksi seuraavat: A) Einestuoteryhmä - B) Kala tuoteryhmä
2. Kanta-Hämeen tuoretuote Oy - varalle Heinon Tukku Oy C) Maito- ja maitovalmisteet 1. Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy 2. Heinon Tukku Oy - varalle Valio Oy D) Perunat, vihannekset ja hedelmät 1. Kanta-Hämeen Tuoretuote Oy 2. Heinon Tukku Oy - varalle Kespro Oy E) Teolliset elintarvikkeet tuoteryhmä 2. Kanta-Hämeen tuoretuote Oy - varalle Heinon Tukku Oy F) Leipä - ja liha/lihavalmisteet tuoteryhmä - tuoteryhmään ei tullut yhtään hyväksyttävää tarjousta Kirkkonummen kunnalla on olemassa optiomahdollisuus nykyisten elintarviketoimittajien kanssa. Leipä- ja liha/lihavalmisteet tuoteryhmien osalta käytetään optio-oikeutta niin kauan, kunnes uusi kilpailutus on saatu toteutettua laajennettujen laatukriteerien pohjalta. 3. todeta, että päätös on kuntaa sitova, vasta kun tämä päätös on saanut lainvoiman. EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen tai hakemusosoituksen tiedoksi. Päätös Tiedoksi Muutoksenhakuohje Palvelutuotannon lautakunta päätti päätösehdotuksen mukaisesti. Tarjoajat Hankintaoikaisupyyntö palvelutuotannon lautakunnalle ja/tai valitus markkinaoikeuteen