Henkilöstösuunnitelma Päiväys 29.8.2014 Toimiala Tulosyksikkö Työyksikkö Palveluliiketoimen toimiala Espoo Logistiikka -liikelaitos 1. Yksikön perustehtävä, palvelut ja asiakasryhmät Espoo Logistiikka -liikelaitos toimii liiketaloudellisin periaattein kustannustehokkaasti. Liikelaitos tuottaa tai järjestää keskitettyjä sisäisiä palveluja toimialoille ja tulosyksiköille; hankkivat autot ja työkoneet, järjestää kuljetusja varastopalveluja, painatus- ja postipalveluja sekä tuottaa vaihdepalveluja. 2. Espoo-tarinan, valtuustokauden tavoitteiden, tulostavoitteiden ja toiminnan kehittämisen henkilöstövaikutukset. Espoo-tarinan päämäärät ja valtuustokauden tavoitteet jakautuvat kolmeen näkökulmaan: Asukkaat ja palvelut Elinvoima, kilpailukyky ja kestävä kehitys Resurssit ja johtaminen Näistä jokaiselle on asetettu kaupunki-, toimiala- ja tulosyksikkökohtaiset tavoitteet, jotka on esitetty tuloskorteissa. Tuloskortit löytyvät Essistä (Työkalut > Tuloskortit). Kuvataan, miten Espoo-tarinasta johdettujen tavoitteiden ja toiminnan kehittäminen (ml. investointiohjelma) vaikuttavat tai tuottavat muutoksia yksikön henkilöstöön. Kuvataan tärkeimmät muutokset. Muutos: Kuljetus- ja materiaalipalvelut yksikkö luopuu omasta varastosta 1.1.2015 alkaen ja siirtyy hankkimaan tarvittavan varasto- ja terminaalipalvelun niihin liittyvine kuljetuksineen ulkoiselta toimijalta. Uudessa toimintamallissa tarvikelogistiikan hallintaan, suunnitteluun ja ostamiseen jää kaksi henkilöä. Henkilökuljetuksissa uuden keskitetyn toimintamallin kehittäminen jatkuu. Palveluja tuottaa neljä henkilöä, palvelun tarvitsemaa resurssia ja rakennetta seurataan tarkasti. Korjaamon varaosa- ajot ovat vähentyneet Kaupungin sähköiset kokouskäytännöt vähentävät esityslistojen tulostamista painopalveluissa. Kaupungin vaihteeseen tulevien puheluiden määrä on pienentynyt PuhTi projektin myötä. Arvio henkilöstövaikutuksista: Kahden eläkkeelle jäävän henkilön tehtäviin ei palkata uusia henkilöitä. Yksikköön jäävän henkilöstön tehtävien vaativuus lisääntyy uudistuksen myötä. Tehtävien vaativuus on huomioitu henkilöstösuunnittelussa. Henkilöstötarve voi kasvaa. Autonkuljettajan siirtyessä eläkkeelle toimea ei täytetä Henkilöstön tarve vähenee 2-3 henkilöllä tulevina vuosina. Henkilöstön tarve vähenee, eläkkeelle lähtevien tilalle ei palkata uusia henkilöitä.
3. Nykyinen henkilöstörakenne. Kuvataan yksikön nykyinen henkilöstö- ja tehtävärakenne, koulutustaso ja ennakoitu vaihtuvuus (eläkkeelle jäävät sekä muu vaihtuvuus) Henkilöstömäärä 31.12.2013 31.3.2014 31.7.2014 31.12.2014 arvio Auto- ja konepalvelut 11 11 11 11 Kuljetus- ja materiaalipalvelut 9 12 12 12 Painatus- ja postipalvelut 9 9 9 9 Tuotannon tuki 4 4 4 4 Vaihdepalvelut 14 14 14 13 Yhteensä 47 50 50 49 31.12.2013 henkilöstöä oli 47. Henkilöstömäärä 31.3.2014 oli 50, Kuljetus- ja materiaalipalveluiden henkilökuljetuksissa aloitti vuoden alussa 2 palveluneuvojaa, joista toinen siirtyi Sivistystoimesta ja toinen rekrytoitiin ulkoa. Auto- ja konepalveluihin rekrytoitiin vaihdepalveluista vapautuneelle vakanssille kalustopäällikkö helmikuun alusta. Auto- ja konepalveluista siirtyi 1.1.2014 alkaen Kuljetus- ja materiaalipalveluihin varastotyöntekijä. Tuotannon tukeen assistentin sijaiseksi siirtyi vaihdepalveluista puhelunvälittäjä. Henkilöstömäärä 31.7.2014 on yhteensä 50 henkilöä. Vaihdepalveluista siirtyy eläkkeelle 1 puhelunvälittäjä 1.12.2014 alkaen. Henkilöstömäärä 31.12.2014 on yhteensä 49 henkilöä: Tuotannon tuessa 4, joista 3 vakituista ja 1 määräaikainen. Henkilöstön keski- ikä liikelaitoksen eri yksiköissä v. Auto- ja konepalvelut 48,3 Kuljetus- ja materiaalipalvelut 45,5 Painatuspalvelut 54,3 Postipalvelut 49,0 Tuotannon tuki 44,5 Vaihdepalvelut 55,5 Espoo Logistiikka -liikelaitos 49,5 Eläkeiän on saavuttanut tai tulee saavuttamaan v. 2015 yhteensä 5 henkilöä (Auto- ja konepalvelut 1, Kuljetus- ja materiaalipalvelut 2, vaihdepalvelut 2). Näitä liikelaitoksesta v. 2014-2015 mahdollisesti eläkkeelle jäävien vakansseja ei tulla täyttämään. Nimikkeet Auto- ja konepalvelut Kuljetus- ja materiaalipalvelut Painatus- ja postipalvelut Tuotannon tuki Toimitusjohtaja 1 Palvelujohtaja 1 Controller 1 Vaihdepalvelu t Palvelupäällikkö 1 1 1 1 Assistentti 1 1 1 Kalustopäällikkö 1 Tuotepäällikkö 1 Korjaamon työnjohtaja 1 Konesähköasentaja 3 Hitsaaja 2
Autonkuljettaja 1 Toimistosihteeri 1 1 Logistiikkainsinööri 1 Logistiikkasuunnittelija 1 Palveluneuvoja 1 Varastonhoitaja 1 Ostaja 1 Ostosihteeri 1 Autonkuljettaja 2 Varastotyöntekijä 1 Graafinen suunnittelija 1 Offsetpainaja 2 Digitaalipainaja 2 Postipalvelunhoitaja 2 Puhelunvälittäjä 13 Yhteensä 11 12 9 4 14 Auto- ja konepalvelut: Vaihdepalveluista siirretty puhelinvälittäjän vakanssi 294001 muutettiin kalustopäälliköksi 16.12.2013 Uusi kalustopäällikkö rekrytoitiin 3.2.2014. Uusi toimenkuva pitää sisällään ajoneuvokaluston hankintaa ja hallinnointia, sekä korjaamotoimintojen kokonaisvaltaista kehittämistä. Varaston esimies siirtyi eläkkeelle 1/2014, toimea ei täytetä. Varastotyöntekijä siirrettiin Kuljetus- ja materiaalipalveluihin 1/2014. Autonkuljettaja siirtyy eläkkeelle (2014-2017). Toimea ei täytetä. Kuljetus- ja materiaalipalvelut: Yksikön toiminnassa tulee korostumaan ostaminen ja sen hallinta niin materiaali- kuin henkilökuljetusten osalta. Yksikkö luopuu omasta varastosta 1.1.2015 alkaen ja siirtyy hankkimaan tarvittavan varasto- ja terminaalipalvelun niihin liittyvine kuljetuksineen ulkoiselta toimijalta. Uudessa toimintamallissa tarvikelogistiikan hallintaan, suunnitteluun ja ostamiseen jää kaksi henkilöä. Kahden eläkkeelle jäävän henkilön tehtäviä ei täytetä. Yksikköön jäävän henkilöstön osaamistarve kasvaa uudistuksen myötä. Osaamistarve on huomioitu henkilöstösuunnittelussa ja talousarvio sisältää esityksen, jolla palkkausta tarkistetaan yhden henkilön osalta tehtäviä vastaavaksi. Henkilökuljetuksissa uusi kaupunkitason keskitetty toimintamalli on ollut toiminnassa 1.1.2014 alkaen. Palveluja tuottaa tällä hetkellä neljä henkilöä. Palvelun tarvitsemaa resurssia ja rakennetta seurataan tarkasti. Erilaisten kuljetustilausten suuri määrä aiheuttanee sen, että liikelaitoksen sisällä tehdään tehtäväsiirtoja. Talousarvio sisältää esityksen, että palvelupäällikön palkkausta tarkistetaan tehtäviä vastaavaksi. Painatus- ja postipalvelut: Strategia täyttyy muilta osin paitsi monikulttuurisuuden osalta, koska uusia henkilöitä ei ole palkattu, vaan henkilökuntaa on vähennetty v. 2009-2013 4 henkilöllä (2 jäänyt eläkkeelle ja 2 siirtynyt muihin yksiköihin) Vuosien 2018 ja 2020 aikana eläkkeelle jää yhteensä 4 henkilöä. Vaihdepalvelut: Strategia täyttyy muilta osin paitsi monikulttuurisuuden osalta, koska uusia henkilöitä ei ole palkattu, vaan henkilökuntaa on vähennetty v. 2009-2014 yhteensä 5 henkilöllä. Neljä on jäänyt eläkkeelle, yksi siirtynyt toisiin tehtäviin Espoon kaupungille. Tuotannon tuki: Controller virkavapaalla 31.12.2014 saakka. Controllerille on palkattu sijainen ulkoisella haulla. Assistentti äitiys- ja vanhempainvapaalla 14.3.2014-27.1.2015, jonka jälkeen jatkaa hoitovapaalla. Assistentin sijaisuuteen on sisäisin järjestelyin siirtynyt 7.5.2014 alkaen vaihdepalveluista puhelunvälittäjä.
4. Yksikön henkilöstösuunnitelma ja toimenpiteet Määrällinen henkilöstösuunnitelma eli arvio kokonaishenkilöstömäärän kehityksestä (tilanne 31.12.). Arvion on perustuttava kohdassa 2. esitettyihin henkilöstövaikutuksiin. Toteuma 12/2013 12/2014 12/2015 12/2016 12/2017 Vakinaisia 47 49 45 45 43 Määräaikaisia 1 Yhteensä: 47 49 45 45 43
5. Muut resurssit (lähtökohta on, että työyksikkö varaa itse omaan talousarvioonsa riittävät henkilöstökustannukset) Ryhmä Arvio lukumäärästä (per vuosi) Toteuma 2013 2014 2015 2016 2017 Oppisopimuskoulutettavat (rekrytoiva oppisopimuskoulutus) Palkattomat harjoittelijat 1 2 2 2 2 Palkalliset harjoittelijat Kesätyöntekijät 5 3 3 3 3 Maahanmuuttajien rekrytointimallilla palkattavat (palkkaus enintään kolmeksi vuodeksi/maahanmuuttaja) Juniorimallilla palkattavat (palkkaus enintään kahdeksi vuodeksi/juniori) Palkkatuella työllistettävät 2 2 2 2 Siviilipalvelusmiehet 6. Miten yksikön henkilöstösuunnittelussa huomioidaan monimuotoisuussuunnittelu (ikä, sukupuoli, monikulttuurisuus, osatyökykyisyys) ja tasa-arvonäkökulma? Liikelaitokseen ei olla v. 2015 rekrytoimassa kaupungin linjausten mukaisesti uutta henkilöstöä. 7. Osaaminen. Kuvataan kriittisten osaamisalueiden nykyiset vahvuudet ja kehittämiskohteet. Ammatillinen osaaminen - asiantuntijuus Vahvuudet: Monipuolinen hankintaosaaminen, korjaamo-osaaminen, tilaus-toimitusketjun kehittämisosaaminen, Lean toimintamallin ja jatkuvan parantamisen toiminta arkea, turhista työvaiheista pyritään eroon, ammatillinen työkokemus hyvä, taloushallinnon osaaminen Kehittämiskohteet: Hankintalainsäädännön jatkuva päivittäminen, korjaamo-osaamisen jatkuva päivittäminen, tilaus- toimitusketjun kehittämisosaamista täytyy laajentaa useammalle henkilölle, ohjelmistojen päivityksiin liittyvät koulutukset ja uusien ohjelmien koulutukset Organisaatiotaidot: johtaminen, yhteistyö, vuorovaikutus, oppimiskyky, muu <mikä> Vahvuudet: Kyky reagoida nopeasti asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin, asiakasorientoitunut palvelutuotanto, asiakkaan tarpeiden laaja-alainen ymmärrys, kehitysmyönteinen henkilöstö, roolit ja vastuut selkeät, organisaation hyvä tuntemus Kehittämiskohteet: Asiakaspalvelun jatkuva parantaminen, toimintamallit, joissa suurin osa palveluista ostetaan ulkoa edellyttää uusien asioiden omaksumista johtamisessa ja verkostoissa työskentelyä Tietotaidot: tietotekniikka, työkalut, kielet, muu <mikä> Vahvuudet: Toimiva kalustonhallintajärjestelmä, jolla voidaan tuottaa asiakkaille yksityiskohtaista raportointitietoa. Työhön haetaan sähköisiä työmenetelmiä aktiivisesti, kuntalaisia palvellaan molemmilla kotimaisilla kielillä ja englannilla. Kehittämiskohteet: Henkilöstö joutuu käyttämään useita erillisiä seurantatyökaluja, yhtenäinen toiminnanohjausjärjestelmä vapauttaisi osaamista palveluun, tietotekniikan ja kielitaidon ylläpito 8. Yksikön osaamisen kehittämisen suunnitelma (perustuen kohdan 7. Osaaminen kehittämiskohteisiin) Tavoite- ja kehityskeskustelujen käytäntö ja ajoittuminen: Keskustelut käydään keväällä maalis- huhtikuussa; toimitusjohtaja aloittaa keskustelut, jonka jälkeen keskusteluja jatketaan palveluyksiköissä
Osaamisen kehittämisen suunnitellut keskeiset toimenpiteet: Koulutus Lakisääteisten koulutusten lisäksi henkilökunnalle järjestetään tietotekniikka koulutuksia ja omaan työhön liittyvää täydennyskoulutusta Pyritään järjestämään sisäisiä keskustelutilaisuuksia, joissa henkilöstö pääsee jakamaan osaamista. Perehdytys Uusiin toimintatapoihin järjestetään rakenteellista perehdytystä ja yksiköissä on säännölliset työpistekokoukset Mentorointi Pidempään palveluksessa olleet työntekijät huolehtivat hiljaisen tiedon välittämisestä uusille. Tehtävien kierrättäminen / työtehtävien uudelleen suunnittelu Työtehtäviä arvioidaan jatkuvan parantamisen mallin mukaisesti. Muu työssä oppiminen Työntekijät esittävät ehdotuksia oman työnsä kehittämiseen