Muistio 1 (5) Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 3/2014 Aika ti 2.9.2014 klo 8.30 10.33 Paikka Osallistujat nh Merikotka, Ympyrätalo, 9. krs, Siltasaarenkatu 18 20 A, Helsinki Jäsenet: tietohallintojohtaja Max Hamberg, oikeusministeriö, puheenjohtaja ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö tietohallintoneuvos, yksikön päällikkö Kristiina Luukkonen, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen toiminnon edustajana tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, ympäristöministeriö toimitusjohtaja Kari Pessi, yksikön johtaja, neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö Sihteeristö: Kovanen Paula,, sihteeri Asiantuntijajäsenet: asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori Poissa tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö tietohallintojohtaja Irma Nieminen, opetus- ja kulttuuriministeriö ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana osastopäällikkö Auni-Marja Vilavaara, valtioneuvoston kanslia tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö 1 Kokouksen avaus Valtorin asiakasneuvottelukunnan puheenjohtaja Max Hamberg avasi kokouksen klo 8.30 ja toivotti osallistujat tervetulleiksi. 2 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Muihin asioihin lisättiin YT-käsittelyä vaativa verkkoliikenteen seuraaminen ja asiakohtien järjestystä muutettiin. Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys lisäyksen ja asioiden käsittelyjärjestyksen muutoksen jälkeen.
Muistio 2 (5) 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. Käsiteltiin esityslistalle kirjatut avoimet tehtävät ja niiden tilanne. Todettiin, että - Avoin tehtävä 9: tarkoittaa tuotteistamiseen liittyvää materiaalia - Avoin tehtävä 13: todettiin VM:n tulkinta TORI-siirtokokonaisuuden päättämisprosessista sekä TORI-hankkeen aikana että asiakasohjauksen aikana. Valtorin asiakasneuvottelukunnan kuuleminen on prosessissa mukana. 4 Valtorin rahoitus ja investoinnit Merkittiin tiedoksi esitys Valtorin keskeisistä kehitysprojekteista vuonna 2015 (osa kehitysprojekteista toteutunee vasta vuoden 2016 aikana). Valtorilla on käytettävissään vuodelle 2015 siirtomääräraha (10 milj. ), joka on TAE-suunnitelmassa jaettu eri investoinneille. Jako tulee tarkentumaan syksyn 2014 aikana. Asiakasneuvottelukunta nosti esiin huolen, riittääkö siirtomääräraha kaikkiin suunniteltuihin kehitysprojekteihin mikäli priorisointia joudutaan projektien välillä tekemään, edellyttää asiakasneuvottelukunta kommentointimahdollisuutta ennen kuin hallitus päättää asiasta. Asiakasneuvottelukunta edellyttää Valtorilta tarkemmat laskelmat siirtomäärärahan jaosta eri kehitysprojekteille ennen kuin hallitus päättää asiasta. Asiakasneuvottelukunta toivoo investoinneissa panostettavan asiakkaisiin ja asiakaspalveluun esimerkiksi asiakkuudenhallintajärjestelmän kautta. Asiakkaat tarvitsevat tiedon kehitysprojekteista riittävän ajoissa oman toimintansa suunnitteluun. Kehitysprojekteilla on liittymiä asiakkaisiin, esimerkiksi asiakkaiden tilaukset kulkevat toiminnanohjausjärjestelmän kautta. Toiminnanohjausjärjestelmän esiselvitysvaiheessa haastatellaan myös asiakkaita, joten asiakkaiden mielipide tulee esille. Sovittiin, että Valtori valmistelee seuraavaan asiakasneuvottelukunnan kokoukseen toiminnanohjausjärjestelmästä tilannekatsauksen. Sovittiin, että Valtori valmistelee seuraavaan asiakasneuvottelukunnan kokoukseen selvityksen, mitä rahoitusta Valtorilla on käytettävissään oman toiminnan käynnistämiseen sekä palvelu- ja kehitysinvestointeihin ja mitkä asiat rahoitetaan mistäkin määrärahoista. 5 Valtorin rooli VNHY-hankkeessa Merkittiin tiedoksi, että Valtori on otettu mukaan VNHY-hankkeen III vaiheeseen. Uuden VNHY:n on määrä käynnistyä 1.3.2015. VNHY haluaa, että Valtori ottaa viimeistään 1.3.2015 Microsoftin ja Adoben lisenssit hallinnoitavakseen. Todettiin Valtorin mukaan ottaminen VNHYhankkeeseen sekä lisenssien hallinnointi Valtorissa hyviksi asioiksi.
Muistio 3 (5) 6 Valtorin palveluiden hinnat ja laskutus 2015 Merkittiin tiedoksi esitys Valtorin palveluiden hinnoittelusta ja laskutuksesta vuonna 2015. Tavoitteena on päästä vähemmän työllistävään malliin ja lyhentää laskutuksen viivettä. Ratkaisuehdotuksena esitettiin as-is palveluiden hinnoittelu sekä Valtorin yhteisen henkilötyöhinnaston laatiminen. Tavoitteena on siirtyä uuteen hinnoitteluun vuoden 2015 alusta. Muutoksen myötä asiakkaiden hintaliite on päivitettävä. Todettiin, että Valtorin eri asiakkailla sekä myös Valtoriin siirtyneillä ja siirtyvillä organisaatioilla on erilaisia tapoja laskujen käsittelylle ja kustannusten kohdistamistarkkuudelle. Asia vaatii yhtenäistämistä ja selkeää mallia. Asiakasneuvottelukunta näki esitetyn ratkaisuehdotuksen hyvänä. Asiakasneuvottelukunta edellyttää saavansa laskutusmallin tiedoksi, heti kun se on mahdollista. Asiakkaille on tärkeää, että Valtori pystyy osoittamaan toimittajien laskujen oikeellisuuden ja virheellisten laskujen määrä vähenee. Valtori ilmoittaa lokakuussa palveluiden hinnat vuodelle 2015. 7 VY-verkon kustannukset TUVE-verkon käyttäjille Merkittiin tiedoksi esitys VY-verkon hinnoittelusta ja vaihtoehdoista hinnoittelumallin osalta. SM:n hallinnonalan TUVE-verkon käyttäjiltä on saatu palautetta VY-verkon hinnoittelun epätasapuolisuudesta, koska se ei ole huomioinut verkon todellista käyttöä. Todettiin, että VY-verkon kustannukset ovat valtion kokonaistietoliikennemenoista hyvin pieni osa. Strateginen tavoitetila on, että kaikki käyttävät VY-verkkoa. Asiakasneuvottelukunta totesi, että laskutuksessa on olennaista säilyttää yksinkertaisuus ja läpinäkyvyys. Kaikkien asiakkaiden tulee maksaa VY-verkon käytöstä samalla tavalla. 8 Valtorin liiketoimintasuunnitelma strategiaksi Merkittiin tiedoksi esitys Valtorin strategiasta, joka käsitellään Valtorin hallituksen kokouksessa 5.9. Hallituksen on tarkoitus silloin kommentoida strategiaa sen jatkotyöstöä varten. Asiakasneuvottelukunta edellyttää strategian toimittamista asiakasneuvottelukunnalle kommentoitavaksi ennen kuin se hallitus hyväksyy sen 17.10. kokouksessaan. Strategiatyössä asiakkaat ovat mukana asiakasneuvottelukunnan kautta. Lisäksi työssä otetaan huomioon yksittäisissä asiakastapaamisissa esille tulleita asioita. Ensi vuonna henkilöstö otetaan strategiatyöhön paremmin mukaan. Asiakasneuvottelukunnan mukaan strategiamateriaali vaatii tiivistämistä (toimenpiteet pois). Strategiaan on lisättävä vaikuttavuustavoitteita ja keskeisiin tavoitteisiin laadukas palvelutuotanto. Strategiassa tulisi selventää kumppani- ja alihankkija-termit voiko esim. jokin organisaa-
Muistio 4 (5) tio olla molempiakin. Asiakasneuvottelukunnan mielestä kokonaisuutena strategiamateriaali oli oikeansuuntainen. 9 Kuulumiset strategisen ohjaajan, hallituksen ja asiakasneuvottelukunnan tapaamisesta 18.8. 10 Muut asiat 11 Seuraava kokous Tapaamiseen osallistuivat Valtorista Kari Pessi, asiakasneuvottelukunnasta Max Hamberg ja Tiina Pesonen, hallituksesta Timo Valli ja VM:stä Anna-Maija Karjalainen ja Riku Jylhänkangas. Tapaamisen tavoitteena oli selkeyttää kunkin toimijan roolia. Tapaamisessa käytiin läpi Valtorin ohjausmallia sekä asiakasneuvottelukunnan kuulemista ja vaikuttamismahdollisuuksia päätöksiin. Tapaamisessa ei tehty linjauksia, vaan se oli keskustelevaa. Seuraava yhteistapaaminen on 9.10. tapaamisesta kiinnostuneet asiakasneuvottelukunnan jäsenet voivat ilmoittautua Hambergille. Keskusteltiin YT-käsittelyyn tulevasta viestiliikenteen salauksen avaamisesta. Sovittiin, että Valtori valmistelee seuraavaan asiakasneuvottelukunnan kokoukseen asiasta esityksen. 19.11. klo 9.00 12.00 12 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 10.33. Avoimet tehtävät No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu 1 14.5.2014 Yritysten ja yhteisöjen aseman täsmentäminen Valtorin asiakkaina Valtorin esitysmateriaaleissa 2 14.5.2014 Luonnos asiakasneuvottelukunnan tavoitteista ja toimintasuunnitelmasta 3 14.5.2014 Työtilan luominen asiakasneuvottelukunnalle Vyvi ryhmään. 4 14.5.2014 Hallituksen, asiakasneuvottelukunnan ja Valtorin johdon yhteinen kokous. Ehdotus ajankohdaksi 5.9. 5 14.5.2014 Hallituksen materiaalien julkaiseminen ja tuominen asiakasneuvottelukunnan työtilaan Rautanen 15.8.2014 Valmis Viestintämateriaalit noudattavat lakia ja asetusta. Rajatapaukset on käsiteltävä erikseen tapauskohtaisesti. Hamberg + työryhmä 1.8.2014 Valmis Pohjapaperi laadittu, käsittely jatkuu työpajassa 15.8. Kovanen 1.6.2014 Valmis Asiakasneuvottelukunnan työtila on luotu. Pessi 1.7.2014 Kesken Hallituksen uusi ehdotus yhteiseksi kokousajaksi on 17.10. Pessi 1.6.2014 Valmis Hallituksen materiaalit julkaistaan www-sivuilla. Tapauskohtaisesti asiakasneuvottelukunnassa käsitellään muita valmistelussa olevia asioita.
Muistio 5 (5) 6 14.5.2014 Konesali- ja kapasiteettipalveluiden tilanteen ja menettelyiden esittely asiakasneuvottelukunnalle 7 14.5.2014 Asiakasneuvottelukunnan terveiset valtiovarainministeriöön asianhallinnan yhteisen ratkaisun osalta 8 15.8.2014 Strategiamateriaali asiakasneuvottelukunnalle kommentoitavaksi ennen kuin se käsitellään hallituksessa 9 15.8.2014 Suunnittelumateriaali palvelutuotannon uudelleen organisoimisesta asiakasneuvottelukunnalle kommentoitavaksi ennen kuin se käsitellään hallituksessa. 10 15.8.2014 Selvitys Valtorin rahoituksesta ja investoinneista 11 15.8.2014 Valtorin www-sivuilla olevan asiakasneuvottelukunnan alasivun päivittäminen kokouksessa sovitun mukaisesti. 12 15.8.2014 Asiakasneuvottelukunnan palautekanavan rakentaminen Digiumiin 13 15.8.2014 TORI-siirtojen poikkeamislupien virallisen menettelyprosessin selvittäminen VM:stä. 14 15.8.2014 Valtorin rooli VNHY-hankkeessa: tietohallintoon liittyvien asioiden tilanteen selvitys 15 15.8.2014 Doodle-kysely kevään 2015 kokousajoista 16 1.9.2014 Tilannekatsaus toiminnanohjausjärjestelmästä 17 1.9.2014 Esitys YT-käsittelyyn tulevasta viestiliikenteen salauksen avaamisesta Rautanen 15.8.2014 Valmis Tilanteen esittely 15.8. kokouksessa. Rautanen 15.8.2014 Valmis Asia otettu esiin JulkICT:n kanssa. Tällä hetkellä ei ole toimenpiteitä käynnissä tämän asian osalta. Rautanen 2.9.2014 Valmis Rautanen Pessi 2.9.2014 Kovanen ja viestintä Avoin Avoin 19.11.2014 30.9.2014 Kesken Sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja kokouskalenteri lisätty. Valokuvat ja kokousmateriaalit puuttuvat. Kovanen 30.9.2014 Valmis Palautekanava rakennettu ja linkki lisätty Valtorin www-sivuille. Luukkonen 30.9.2014 Valmis Asia käsitelty 2.9. kokouksessa Pessi 2.9.2014 Valmis Asia käsitelty 2.9. kokouksessa Kovanen 30.9.2014 Avoin 19.11.2014 Avoin 19.11.2014 Avoin